¿Cómo mantener La precisión en los inventarios?
Establecer los controles del inventario
Determina tus necesidades de control del inventario. Separa el inventario de la actividad comercial. Restringe el acceso al área de almacenamiento de las existencias. Registra el uso del inventario. Realiza auditorías y recuentos de ciclos. Establece un sistema de control. Predica con el ejemplo.
Si tienes empleados, considera la posibilidad de asegurar tus existencias contra robo o uso inadecuado. El nivel de control que establezcas se debe basar en el valor y el riesgo asociados a tu inventario. Si tienes medicamentos con receta, municiones y otros bienes peligrosos, es importante que desarrolles controles más estrictos. Si tu inventario está compuesto por comida, bebida y otros artículos de bajo costo, los controles pueden ser más leves, dado que tu inventario no es tan riesgoso. Recuerda que es posible realizar un control exhaustivo de tu inventario. De todas formas, ten en cuenta que cuanto más complejo sea, mayor será el costo de la mano de obra asociado con el proceso. Por lo tanto, el control debe reflejar las necesidades comerciales. Al guardar el inventario en un lugar que no sea tu negocio, te asegurarás de que no esté disponible inmediatamente o visible todo el tiempo. Por ejemplo, puedes tener un refrigerador grande y un congelador en la parte trasera de la cafetería para que los empleados puedan llevar leche desde allí hasta el bar cada vez que lo necesiten. Tener un lugar de almacenamiento separado facilitará el registro y seguimiento del inventario. Esto puede ser tan sencillo como colocar un cartel de “Solo empleados” en la parte exterior de la puerta del sector de almacenamiento, o tan complejo como otorgarles a los empleados una llave o una credencial especial para poder ingresar. El nivel de acceso limitado debe reflejar los riesgos asociados con los artículos disponibles. Muchos sistemas de inventarios de venta proporcionan un acceso restringido al requerir contraseñas o tarjetas magnéticas para ingresar a una sala cerrada de almacenamiento. Una buena opción es pedirles a los empleados que registren cada vez que toman un artículo del inventario para usar en tu negocio. Por ejemplo, puedes usar una planilla de retiros donde escriban sus nombres, la fecha y la cantidad de artículos que han tomado. Un sistema más complejo es un acceso a un sistema informático donde los empleados deben iniciar sesión con su identificación única y escanear cada artículo que necesiten. Este registro es especialmente importante si tu inventario está compuesto por artículos peligrosos o muy valiosos. Esto te permitirá reducir los robos y te proporcionará un registro preciso para saber quién y cuándo se ha tomado un artículo del inventario. Si utilizas un sistema que actualiza automáticamente el volumen del inventario cada vez que realizas una venta, puedes realizar una auditoría aleatoria y comparar el recuento con la cantidad registrada en el sistema. Además, es necesario realizar un recuento físico de manera periódica para asegurarte de que los registros contables y los físicos sean iguales. Para garantizar la efectividad, no necesitas realizar una auditoría de cada uno de los grupos; solo escoge algunos por vez. Evalúa cuáles son los artículos que suelen estar por debajo del registro después de realizar la auditoría, y restringe el acceso a los mismos. Sea cual sea el sistema que hayas elegido para registrar el inventario, es importante que sea controlado para evitar que cualquier persona modifique errónea o accidentalmente los registros. Si usas un sistema electrónico, configura un nombre de usuario y una contraseña que solo tú conozcas. Proporciónales el acceso a otros empleados con información única de acceso. En el caso de que uses una hoja de cálculo de Excel, asegúrate de guardar el archivo en una computadora segura a la que solo tú tengas acceso. De manera similar, si usas un cuaderno, guárdalo en un lugar seguro. Esto evitará que los empleados roben tus existencias y modifiquen los registros para encubrir el robo. Si tus empleados perciben que te tomas seriamente la precisión del inventario y que te encargarás de investigar cualquier discrepancia, serán más propensos a seguir tu ejemplo. Para dejarlo en claro, proporciónales la capacitación necesaria con respecto al sistema de inventario y haz que sean responsables por seguir las instrucciones. Infórmales a los empleados acerca de los controles que realices del inventario y diles que tu intención es controlarlo para evitar robos y usos inadecuados. Sobre todo, tómate seriamente la precisión del inventario. Lo peor que puedes hacer es transmitir una actitud informal con respecto a este tipo de registros. Si no predicas con el ejemplo, es poco probable que tus empleados muestren una actitud seria y comprometida con el inventario.
Establishing Inventory Controls