¿Cómo organizar Los archivos del personal de una empresa?
Tomar las precauciones necesarias
Guarda las copias impresas de la información confidencial en un gabinete asegurado y bloqueado. Protege los archivos de información confidencial con contraseña. Permite que el Departamento de Nómina organice sus propios archivos.
Si tienes archivos con información confidencial, debes mantenerlos bajo llave en todo momento para evitar el acceso no autorizado. Asegúrate de que únicamente las personas autorizadas tengan acceso a este gabinete.  Esto incluye cualquier documentación con información relacionada con registros médicos, discapacidades, edad, raza, género, nacionalidad, creencias religiosas, estado civil y cualquier tipo de datos identificatorios como, por ejemplo, los números del seguro médico. Considera invertir en un gabinete resistente al fuego. Ten en cuenta que suelen ser algo caros. Analiza si es más conveniente aprovechar los beneficios de tener una protección adicional o si prefieres contar únicamente con las copias de seguridad electrónicas. Asegúrate de implementar un procedimiento de autenticación para acceder a cualquier archivo electrónico que quieras proteger por razones de privacidad. Solo unas pocas personas pueden tener acceso a estos archivos, por lo cual es importante protegerlos con contraseña. El ingeniero de redes o profesional de TI (tecnología de la información) de la empresa puede proteger determinados archivos con contraseña. Este departamento debe organizar y proteger sus propios archivos. Dado que la mayoría de estos documentos contienen información confidencial, es necesario que tengan un acceso restringido. Únicamente los gerentes del Departamento de Nómina pueden acceder a estos archivos bloqueados y asegurados.  Esta información incluye formularios, información de pagos, embargos, registros de horarios del personal y formularios de retenciones estatales. Es posible que otros departamentos necesiten llevar un registro de su documentación. Por ejemplo, quizás el Departamento de Recursos Humanos necesite conservar los documentos relacionados con la salud y los antecedentes médicos, como así también las denuncias entre oficinas o cualquier medida disciplinaria relacionada con el comportamiento del empleado.
Taking the Proper Precautions