¿Cómo planear Una reunión de secundaria?
Organizar un comité de planeamiento
Empieza por lo menos un año antes. Ponte en contacto con la oficina de exalumnos de la secundaria. Comunícate con los miembros designados del comité. Recluta un comité de rencuentro. Delega las tareas. Crea un cronograma tentativo para las reuniones. Crea un cronograma tentativo.
Los rencuentros de secundaria implican mucha coordinación. Se tiene que reservar el local, organizar el servicio de catering y reservar una fecha. Para que estés seguro de que contarás con tiempo suficiente para planificar una gran reunión, empieza a organizar el comité por los menos doce meses antes. Así evitarás correr o tener que organizar precipitadamente la reunión a último minuto. Ten en cuenta que los graduados de secundaria pueden dispersarse mucho. Los miembros del comité quizá vivan en otros estados o incluso en otros países. Algunos compañeros de clase podrían haber cambiado de nombre. Cuanto más temprano empieces a armar el comité, más tiempo tendrás para comunicarte con las personas adecuadas. Muchas escuelas tienen una oficina de exalumnos. Si esta oficina gestiona reuniones, quizá puedan ayudarte con la planificación. Si no gestionan reuniones habitualmente, quizá puedan apoyarte de otras maneras, como proporcionándote la información de contacto de tus compañeros de clase o sugiriéndote locales. Antes de tomar cualquier decisión oficial, habla con los administradores de la secundaria acerca de cómo se organizaron las reuniones de las otras clases y si hay algún tipo de regalo de promoción que puedas utilizar para financiar el rencuentro. Algunas escuelas secundarias designan un comité de rencuentro antes de la graduación. Por ejemplo, muchas escuelas solicitan al presidente de la clase o a los miembros del consejo estudiantil que asuman el rol de planificadores del rencuentro. Si tu escuela ya designó un comité, solo tendrás que ponerte en contacto con las personas adecuadas. Envíales un correo electrónico u organiza una conferencia telefónica para dar inicio a la planificación del rencuentro. Si has perdido contacto con los otros miembros del comité de rencuentro, ponte en contacto con algún administrador de tu antigua secundaria. Muchas escuelas tienen listas de contacto de los exalumnos. Algunas secundarias no designan un comité de rencuentro antes de la graduación y a veces los miembros ya designados de los comités de rencuentro no pueden cumplir sus roles. En este caso, tendrás que armar tu propio comité para el recuentro de la secundaria. Envía un mensaje mediante a la lista de correos electrónicos de tus compañeros de clases o utiliza un grupo de Facebook para pedir voluntarios que puedan ayudar con esta importante tarea. Recuerda que los mejores miembros del comité de planeamiento tendrán las siguientes características:  Deben tener la disposición para dedicar entre cinco y diez horas semanales a las tareas de organización durante los doce meses previos a la reunión. Durante las últimas cuatro o seis semanas previas a la reunión, la cantidad de tiempo que tendrán que dedicar será significativamente mayor. Un comité de planeamiento debe ser diverso y representar a personas con intereses diversos. No querrás que el comité de planeamiento sea cerrado o exclusivo: un rencuentro de secundaria es para todos. Un comité debe ser suficientemente grande como para permitir la delegación de las tareas a varios miembros, pero lo suficientemente pequeño como para ser manejable. El tamaño ideal de un comité fluctúa entre los tres y los doce miembros, de acuerdo al tamaño de la clase. Tener un miembro por cada veinticinco alumnos es una buena regla general.  Deben ser personas organizadas que puedan hacer varias tareas de manera efectiva. Un rencuentro de secundaria supone muchas partes en movimiento. Una sola persona no puede manejar todos estos roles además de sus otras responsabilidades en la vida. Delega tareas para asegurarte de que todos en el comité pongan de su parte. Procura dividir las tareas de manera bastante uniforme. Trata de ceñirte a las tareas designadas tanto como puedas, pero mantén la flexibilidad en caso una tarea resulte especialmente difícil o demande mucho tiempo para algún miembro del comité. Es probable que el comité tenga que designar a miembros específicos para que se encarguen de las tareas siguientes:  Un presidente que contribuya a mantener encaminadas las reuniones. Un secretario que tome notas durante las reuniones y las comunique, y que lleve la agenda de la reunión. Un equipo de comunicaciones que reúna la información de contacto de los compañeros de clases y que arme una página web, un grupo de Facebook y una lista de correos para informar a los compañeros de clases sobre el rencuentro. Un equipo de eventos que busque posibles locales e investigue proveedores (proveedores de alimentos y bebidas, cantineros, disc-jockeys, fotógrafos, hoteles, etc.). Un subcomité financiero que maneje el presupuesto y se encargue del registro, de la venta de las entradas y de las donaciones. Un comité de decoración que ayude a montar, decorar y limpiar el local del rencuentro. Un comité de bienvenida que se encargue de trabajar en el evento mismo, de saludar a los asistentes y de dirigir a los voluntarios que colaboren en el evento. Un coordinador de actividades que ayude a planificar el entretenimiento en torno al rencuentro, como un juego de softbol, una excursión u otros eventos. Uno de los miembros del comité debe encargarse de fijar una agenda para las reuniones, con el fin de que todos estén en la misma página. Decidan reunirse a intervalos predeterminados y pónganlos inmediatamente en sus calendarios. Aspiren a reunirse dos veces al mes mientras estén en las etapas tempranas del proceso de planeamiento (de dos a doce meses antes del rencuentro) y una vez a la semana durante los dos últimos meses previos al rencuentro. Si los miembros del comité viven en otras ciudades o estados, utilicen videocharlas o conferencias telefónica para mantenerse informados adecuadamente. Algunas tareas son más importantes que otras, y algunas deben hacerse antes de que las demás puedan completarse. Por ello, es importante que el comité elabore un cronograma razonable que permita que la planificación del rencuentro marche sin inconvenientes. Cada rencuentro es diferente, pero el siguiente cronograma es un buen punto de partida:  Doce o más meses antes: organiza el comité de planeamiento, elabora un presupuesto tentativo, abre una cuenta bancaria, recolecta los nombres y la información de contacto de tus compañeros de clases, empieza a definir la fecha del rencuentro, ponte en contacto con la escuela secundaria, y propón diversas opciones de locales.  Entre seis y doce meses antes: concreta la fecha del evento, completa el presupuesto, reserva el local y los proveedores claves (el proveedor de alimentos y bebidas, el fotógrafo, etc.), promueve el evento entre tus compañeros de clase, define el precio de las entradas, busca la información de contacto de los compañeros desaparecidos.  Entre dos y seis meses antes: vende los boletos y reúne las confirmaciones de asistencia, sigue promoviendo el rencuentro, encarga cualquier decoración o recuerdo especial, reúne los suministros necesarios, recluta voluntarios para que colaboren en el evento.  Dos meses antes: termina la lista de invitados, entrega los cómputos finales a los proveedores, ensambla las decoraciones y los demás suministros (como las tarjetas de identificación), confirma con los proveedores, envía correos electrónicos recordatorios a los invitados, concluye el proceso de registro, decora el espacio, entrega el cronograma específico del rencuentro a los voluntarios y a los invitados.
Organizing a Planning Committee