¿Cómo organizar Una conferencia web?
Dirigir la conferencia web sin problemas
Pídele al organizador que dirija el chat, de ser posible. Ten cuidado de que todo esté dispuesto correctamente una hora antes del inicio. Dedica alrededor de 5 minutos a la introducción. Reserva aproximadamente 25 minutos para la presentación principal. Lleva a cabo una sesión de preguntas y respuestas de 10 minutos al término de la conferencia. Ponte de pie y emplea un micrófono, de ser posible. Alinea la cámara directamente con tus ojos en caso de que no vayas a estar de pie. Incorpora componentes interactivos de forma que todos se involucren. Graba la conferencia web para compartirla con quienes no hayan podido asistir. Haz seguimiento por correo electrónico para saber cuáles fueron las reacciones de las personas a la conferencia web.
El organizador actúa como el director. Debe abordar con rapidez cualquier problema que surja, sobre todo con la tecnología. Asimismo, puede contar con una copia del guion y apoyarte tras bastidores en caso de que lo necesites. Dirígete al espacio en donde vayas a filmar la conferencia web con mucha anticipación a la hora de inicio. Cierra las ventanas y las puertas y coloca en la entrada un letrero que diga "No entrar ni molestar" para así asegurarte de que el espacio permanezca en silencio durante el evento. Revisa toda la tecnología (sobre todo el micrófono) para poder resolver cualquier problema. Esta debe ser breve pero cautivadora. Aprovecha este tiempo para atraer de inmediato al público y establecer una conexión con él. Asimismo, en la introducción debes presentar el objetivo de la conferencia web y la forma como vayas a lograrlo. Por ejemplo, imagina que tu conferencia web trata sobre las mejores formas de ahorrar dinero cuando tienes un presupuesto limitado. Para empezar la conferencia, podrías decir algo como "Vivir sin ahorros es aterrador. ¡Yo he pasado por eso! Y por mucho me encantaba comer fideos para ramen, me di cuenta rápidamente de que comer comida barata no bastaba para llenar mi cuenta de ahorros". Este constituye el meollo de la conferencia web. Debes dar entre 4 y 5 lecciones clave durante esta sección, cada una de las cuales debe poder seguirse con facilidad y, para cuando terminen esos 25 minutos, el público debe poder hacer lo que les digas sin problemas. Suplementa la cátedra valiéndote de los elementos visuales. Dedica una cantidad equitativa de tiempo a cada lección. Por ejemplo, en caso de que debas cubrir 5 lecciones en 25 minutos, puedes dedicarle 5 minutos a cada una. Las preguntas y respuestas constituyen tu oportunidad para establecer una conexión directa con los espectadores, así como también le mostrará al público que tienes respuestas improvisadas para las preguntas para las que no hayas estado preparado. De este modo, demostrarás que de verdad eres un experto.  Asimismo, durante la sesión de preguntas y respuestas, puedes introducir temas relacionados que no hayas tenido tiempo de cubrir en la sección principal de la conferencia web. En caso de que nadie te haga preguntas, debes preparar de antemano como mínimo 5 preguntas y respuestas. Puedes introducirlas diciendo algo como "Una pregunta que me suelen hacer es cuánto debería ahorrar una persona de entre 20 y 30 años todos los meses para su jubilación". Será necesario que tengas acceso a un espacio que cuente con un proyector y una pantalla para poder ponerte de pie. Luego, podrás dirigirte al público en tanto te desplazas por los elementos visuales usando un control remoto para la presentación. Mediante este método, transmites energía, además de que es útil para que el público se mantenga interesado. A través de tus expresiones faciales, reproduce la energía que no vasa tener naturalmente al estar de pie y caminando. Sonríe y establece contacto visual con la cámara. No olvides que el público se encuentra del otro lado de ella. En caso de que tengas la intención de compartir la pantalla de la computadora con los miembros del público, podría ser una mejor opción que te sientes frente a la computadora. Pídeles a tus asistentes o al organizador que lleven a cabo una encuesta (o más) en vivo e incorpora las respuestas del público a tu presentación. Asimismo, debes asegurarte de que los asistentes puedan hacer preguntas en el transcurso del evento, aunque vayas a recopilarlas para responderlas al final. Existen varias plataformas para conferencias web que ofrecen opciones para encuestas en vivo, así como también recuadros para chat y otras opciones interactivas. No olvides tomar estas opciones en consideración al momento de elegir una plataforma. En parte, lo que hace que una conferencia web sea tan útil es que se puede volver a acceder a ella aunque el evento haya terminado. Puedes publicar un enlace a la grabación de la conferencia web en las redes sociales y en tu sitio web e informarles a tus seguidores que es posible ponerse en contacto contigo si tienen alguna pregunta aunque no hayan asistido al evento en vivo. En muchos casos, las plataformas para conferencias web también ofrecen servicios de grabación. Envía uno como mínimo una hora después de que haya concluido el evento de forma que este se encuentre fresco en la mente del público. Luego, envía otro correo electrónico de seguimiento en el espacio de una semana para agradecerles a las personas por haber asistido, pedirles retroalimentación y darles información sobre los eventos que hayas planificado en el futuro. Debes escribir estos correos electrónicos antes del evento de forma que estés preparado para enviarlos con rapidez.
Running the Webinar without a Hitch