¿Cómo ser Organizado en el trabajo?
Encargarte de la administración de tu espacio y tiempo
Supervisa tus actividades. Identifica cuáles son tus horas de productividad. Determina la prioridad Haz las tareas rápidas de inmediato. Organiza todo desorden y los materiales de trabajo. Programa tus actividades y citas
Escribe sobre tus actividades cotidianas en un diario o un registro por unos días. Esto será de utilidad para que notes con exactitud qué es lo que haces (y de lo que podrías no haberte percatado), y obtener una perspectiva inicial sobre las deficiencias en tu manera de organizarte y tu productividad. Debes realizar este ejercicio teniendo en cuenta tus metas dentro de tu panorama global. Esta actividad de registro te permitirá identificar las actividades que podrían hacerte perder el tiempo y las que serán de ayuda para alcanzar tus metas. Algunas personas son más eficientes en las mañanas, y otras sienten pánico de solo pensar en estas horas. Es probable que tengas una idea de las horas del día en las que eres más productivo. Podrías preferir las tardes, las mañanas, la hora del almuerzo o los momentos previos o posteriores a las horas más complicadas del día laboral; en cualquier caso, saca partido de estas horas para aumentar tu productividad al máximo. de tus tareas. Todos sabemos que algunas tareas tienen más importancia que otras; sin embargo, no siempre les asignamos la prioridad que merecen. Por esta razón, debes elaborar un sistema de clasificación en donde señales las tareas importantes, el cual debe ser sincero y flexible. Emplea recordatorios usando un calendario digital o colocando notas adhesivas en tu computadora o tu escritorio. Dedícales más tiempo y energía a las actividades de tu lista que sean de mayor prioridad. Entre ellas tenemos a las tareas que requieren un tiempo determinado, como las que deben culminarse al final del día laboral o para el siguiente día. Asimismo, tu prioridad podría ser responderles a los clientes, los jefes o a todo aquel que pague las cuentas. Asimismo, siempre es bueno consultar si no estás seguro de la delicadeza o importancia de una tarea. No es necesario que asignes una prioridad y programes todas las tareas para culminarlas en un futuro. Algunas tareas pueden culminarse empleando casi el mismo tiempo que has requerido para planificarlas o programarlas. Si es así y puedes culminar estas tareas de inmediato, ¡hazlas a como dé lugar! También dejarás de postergar las tareas rápidas si las haces de inmediato. Tu escritorio podría quedar desordenado con mucha facilidad, lo que evidentemente será un obstáculo para tu organización. Algunas personas incluso cuentan con una política de trabajar con un escritorio limpio. Esto no es totalmente necesario; sin embargo, puedes adoptar medidas para despejar tu espacio de trabajo.   Ordena tu espacio. Arroja tus desechos a la basura y archiva de manera sistemática los materiales que necesites. Elimina el desorden siempre que puedas: en los momentos en los que no haya mucho trabajo, en los descansos o entre las tareas. Limpia de inmediato lo que uses. Así lo considerarás como una prioridad. Además, no sentirás la agitación inevitable que surge cuando tu desorden actual forma parte de tu desorden futuro. Ten a la mano los implementos necesarios. Evidentemente, no todo lo que está cerca de ti es desorden. Podrás ahorrar tiempo y usar de manera adecuada tu preciado espacio si tienes tus implementos a la mano. . Algunas personas solo programan las reuniones en su lista de cosas por hacer, pero no consideran las actividades. Si programas las tareas más importantes, además de las citas, esto puede ser de utilidad. Asimismo, podrías agrupar tus días, por ejemplo, asistiendo a reuniones solo los martes y los jueves. También debes incluir algunos momentos libres en tu horario, así podrás pasar un tiempo de recreación o adaptar todo lo que surja de manera inesperada.  Usa un organizador y un calendario. Puedes emplear un organizador hecho con papel y pluma, o calendarios elaborados con software y aplicaciones de asistentes personales, como iCalendar o Google Now. Organiza tus actividades en categorías. Si le asignas una categoría o un código de color a tus actividades, podrás contar con un recordatorio visual rápido que te indicará lo que es importante. Por ejemplo, entre las categorías podrías tener a la correspondencia, los proyectos, los eventos, las reuniones, los aportes de ideas e incluso los descansos, los ejercicios y las horas de ir al gimnasio. Haz que tu tecnología esté más optimizada. Puedes combinar tu lista de cosas por hacer, calendarios y direcciones de correo si empleas organizadores en línea y plataformas de correo electrónico como Outlook. Además de mejorar tu eficiencia, esto será de utilidad para optimizar tu manera de pensar.   Delega siempre que puedas. El alboroto de tu día laboral puede hacer que olvides con facilidad que no es necesario que te encargues de todo. Delega tu trabajo a un asistente o, si te encuentras bastante abrumado, pídele a un colega que te haga un favor y te brinde su ayuda para llevar a cabo una determinada tarea. Podrás devolverle el favor cuando las cosas se hayan calmado.
Managing Your Space and Time