¿Cómo organizar Tus archivos personales?
Organizar los documentos
Reúne todos tus documentos. Ordena los documentos en elementos activos y de archivo. Crea y etiqueta las categorías correctas para tu sistema. Archiva documentos de almacenamiento a largo plazo. Coloca los documentos actuales en la sección de documentos activos.
Antes de comenzar a organizar los documentos, debes asegurarte de tenerlos todos frente a ti. Aún no debes preocuparte por cómo estarán organizados. Por el momento, debes reunir todos los documentos que consideras que deben almacenarse y prepararte para clasificarlos.  Debes sacar los documentos antiguos que ya has ordenado, ya que es probable que desees reorganizarlos para que se ajusten al nuevo sistema que vas a crear. Asegúrate de tener todos los documentos recientes recopilados y listos para ser clasificados. Al organizar tus archivos, puede resultarte útil dividirlos en dos categorías principales: documentos activos con los que necesitas trabajar y documentos de archivo que es necesario almacenar. Este procedimiento te ayudará a acceder a los documentos que utilizas con mayor frecuencia y almacenar de manera ordenada aquellos a los que no requieres un acceso inmediato.  Los documentos activos son aquellos que aún necesitas direccionarse, hacer referencia o acceder de manera frecuente. Los documentos de archivo son los que no necesitarás en un futuro próximo, pero que aún se deben conservar. Una vez que hayas reunido tus archivos en un solo lugar, puedes crear un inventario rápido de ellos. A medida que revisas tus archivos, debes tomar nota de las categorías generales que podrían encajar. Anota estas categorías para crear el sistema organizativo básico que utilizarás para tus archivos. Debes echar un vistazo a algunas de estas categorías comunes para que tengas una idea de cuáles podrías utilizar:  registros legales con subcategorías como partidas de nacimiento, certificados de defunción o actas de matrimonio documentos financieros como resúmenes financieros anteriores, información de tarjetas de crédito, informes crediticios o resúmenes financieros anuales registros de propiedad documentos personales como diplomas, historiales laborales, expedientes médicos y pólizas de seguro Debes colocar los documentos que has etiquetado como “de archivo” en el contenedor de almacenamiento a largo plazo. No podrás acceder a estos archivos con frecuencia, por lo que debes asegurarte de colocarlos en las categorías correspondientes en el sistema de archivos para su posterior recuperación. Es probable que los documentos de archivo conformen la mayoría de tus documentos archivados y organizados.  Puedes dividir el almacenamiento a largo plazo en dos categorías adicionales: archivos permanentes y archivos “muertos”. Los archivos permanentes pueden incluir documentos educativos, laborales u otros de importancia a los que aún necesitas acceder. Los archivos “muertos” son documentos a los que ya no necesitas acceder. Algunos expedientes fiscales antiguos pueden encajar en esta categoría. Sin embargo, debes recordar que las declaraciones de impuesto a la renta deben conservarse durante siete años. Debes colocar en la sección de documentos activos aquellos documentos que utilizas con frecuencia o que aún necesitas revisar. Esta sección en el sistema de archivo te permitirá acceder rápidamente a documentos que aún no están listos para archivar. Las cuatro categorías de documentos activos más comunes que podrías considerar utilizar son las siguientes:  documentos que aún necesitan de tu atención documentos que aún necesitas leer o revisar facturas que aún debes pagar documentos que están listos para pasar al almacenamiento a largo plazo
Organizing Your Documents