¿Cómo disminuir La cantidad de correos electrónicos que recibes?
Cambiar los hábitos
Establécete momentos específicos para revisar el correo electrónico. Evita enviar correos electrónicos de “cortesía”. Trata de comunicarte por otros medios cuando puedas. Limita el número de mensajes que se te permita enviar en un día.
Es fácil sumergirte bastante tiempo durante el día en revisar tu correo electrónico. Este es un problema común que pasa especialmente en la oficina. Debido a esto, una buena idea es tratar de cambiar tus hábitos para que así disminuyas la cantidad de tiempo que pasas en tu correo electrónico. Establécete límites, dándote solo dos o tres períodos cortos durante el día, cuando esté “permitido” revisar el correo electrónico.  Por ejemplo, revisa tu correo electrónico a las 9:00 a.m., 1:30 p.m. y 5:00 p.m. y no pases más de 10 minutos en ver tus mensajes a esas horas. Si tú eres el gerente o dueño de un negocio, puedes establecer estas reglas para tu personal para que así también ayudes a mejorar la productividad. Un mal hábito que muchas personas tienen es responder un correo electrónico solo para ser educado. Tratan los correos electrónicos como si fueran una conversación, pero lo que realmente hacen es crear más correo electrónico para todos. No te sientas obligado a responder un correo electrónico con respuestas como “que tenga un buen día” o “gracias”. Por lo general, solo debes responder para hacer saber que recibiste un mensaje si es importante que la otra persona sepa que ya lo tienes. Por ejemplo, si alguien te envía unos documentos, es mejor que respondas devolviendo los documentos llenos o con un mensaje que diga cuándo pueden esperar la recepción de los mismos. Los correos electrónicos están diseñados para ser mensajes únicos y rápidos. Es para el tipo de cosas donde necesitas intercambiar no más de dos o tres mensajes a fin de completar una conversación. Si necesitas enviar muchos mensajes o tener más de una conversación, entonces reunirte personalmente o hablar por teléfono ahorrará tiempo a ambas partes y reducirá significativamente el número de mensajes de correo electrónico que tendrás que revisar. Si quieres ayudar a disminuir la cantidad de tiempo que pasas con tu correo electrónico y también reducir la cantidad de correo electrónico que otras personas tengan que leer, intenta establecerte un límite para el número de mensajes que puedes enviar en un día. Esto te hará pensar un poco más sobre lo importante que es el mensaje y si realmente tienes que enviarlo.  Por ejemplo, si sabes que debes enviar más tarde un mensaje a tu jefe, posiblemente seas menos propenso a enviar un mensaje a todos sobre la campaña de recolección de alimentos de tu hija. Si deseas enviar mensajes masivos a todos, hay mejores medios. Por ejemplo, trata de poner un aviso en la refrigeradora durante el almuerzo.
Changing Your Habits