¿Cómo hacer Una minuta de una reunión?
Transcribir la minuta
Comienza el proceso cuanto antes. Escribe las notas de la reunión en una computadora. Organiza tus notas en párrafos ordenados. Distribuye un borrador de tu minuta a los miembros. Solicita la aprobación de la minuta de la reunión.
Lo mejor será transcribir la minuta oficial inmediatamente después de la reunión, cuando todo lo sucedido siga fresco en tu memoria. Quizá ya lo hayas hecho si has usado una laptop en la reunión. Guarda tus notas y abre un documento nuevo para la minuta a fin de que puedas comparar tus notas y la minuta frente a frente. Cada moción, decisión o cuestión de procedimiento nueva deberá estar en su propio párrafo. Mientras los organizas, revisa lo siguiente:   Usa la ortografía y la gramática correctas. Si es necesario, usa el corrector ortográfico. Usa el mismo tiempo verbal en todo el documento. Usa el tiempo pasado o presente, pero no los uses alternadamente en el mismo documento. Sé lo más objetivo posible. Tu opinión nunca deberá deducirse de la minuta. Se supone que tendrás que crear un registro objetivo para que todos lo usen. Usa un lenguaje sencillo y exacto. Deberás reemplazar todo lenguaje vago por frases precisas. Deberás eliminar por completo las descripciones floridas. Incluye solo las acciones que se hayan tomado, no las conversaciones. A menos que te pidan específicamente anotarlas, deberás concentrarte en lo que se hizo, no en lo que se dijo. Incluye el número de páginas para una referencia más fácil. Envía una copia a cada miembro con los datos personales que te brindaron en la hoja de inscripción. Si no tienes sus datos personales, el líder de la reunión podrá comunicarse con ellos. Es probable que te pidan leer la minuta en voz alta en la siguiente reunión y presentarla para su aprobación. Si la moción se aprueba, indica que la minuta fue aceptada.  Si la minuta se corrige antes de su aprobación, haz los cambios en el documento e indica al final del mismo que se ha modificado. No describas las correcciones específicas. Si se propone una moción para corregir la minuta después de haber sido aceptada, incluye el nombre exacto de esa moción en la minuta pertinente y si se aprobó o no la moción.
Transcribing the Minutes