¿Cómo utilizar Una máquina de fax?
Enviar un fax
Enciende la máquina. Utiliza una hoja de presentación. Ordena los documentos de manera adecuada. Inserta los documentos en el escáner. Marca el número de fax del destinatario. Envía los documentos.
Asegúrate de que la máquina esté encendida y de que el cable de teléfono esté asegurado en su lugar antes de enviar un documento. También podrías levantar el receptor para escuchar el tono de marcado y así asegurarte de que la conexión está asegurada. Una hoja de presentación es una manera excelente de garantizar que tu documento llegue a la persona correcta. Esto será muy útil cuando envíes faxes a empresas en la que varios empleados podrían estar usando el mismo dispositivo. Una hoja de presentación debe incluir el nombre del destinatario, su número de fax y el tuyo, tu información de contacto y el número de páginas que el destinatario debe esperar a recibir en el fax. Incluir la cantidad de páginas en la hoja de presentación es útil para el destinatario ya que así sabrá si recibió todas las páginas necesarias. Asegúrate de agregar números de página y pon los documentos en el orden en que deseas que el destinatario los reciba. No querrás que el destinatario reciba en desorden todas las páginas. Esto puede causar confusión y podría interferir con la finalidad del documento. Ordenar y numerar las páginas garantizará una transferencia eficiente de información. La mayoría de máquinas de fax requerirán que coloques el documento hacia arriba o hacia abajo en el escáner que tienen. No hay un método estándar para todos los dispositivos. La mayoría de máquinas de fax indicarán el método a usar con un símbolo fácil de leer en la parte frontal del dispositivo. En el teclado de la parte frontal del fax, marca el número de fax del destinatario (incluyendo el código de área). Si vas a mandar un documento a otro país por fax, deberás insertar el código de país. Si hay un número corporativo que se utiliza para llamar a alguien fuera de la empresa (con frecuencia “7” o “9”), asegúrate de marcar ese dígito antes del código de área o país y del número de fax. Una vez que hayas marcado el número, la mayoría de máquinas de fax te pedirán que pulses el botón de “Enviar” o “Empezar” para transmitir el documento. Fíjate cómo se va enviando el mensaje en caso de que haya un error o un atasco de papeles. Cuando se haya completado la transferencia del documento, el fax imprimirá un reporte de progreso o una página de confirmación. Si recibes un mensaje de error, procura enviar de nuevo el documento.
Sending a Fax