¿Cómo responder Los correos electrónicos de los clientes?
Responder al correo electrónico del cliente
Agradécele por su correo electrónico. Discúlpate por los errores. Establece unas expectativas razonables para dar respuestas. Trata cada tema mencionado en su correo electrónico. Haz unas preguntas para esclarecer unos puntos. Encárgate con cuidado de los clientes molestos. Ofrece unas soluciones sin excusas. Monitorea una correspondencia de seguimiento con el cliente.
Cuando un cliente se toma el tiempo de enviar un correo electrónico, se te da la oportunidad de vencer los obstáculos y fortalecer la relación con él. Deja en claro que el cliente es valioso y que encontrarás una manera de brindar unas respuestas concisas que resuelvan su problema. Algunas veces, todo lo que un cliente quiere es el reconocimiento de un error, un mal servicio brindado o un producto poco satisfactorio. Prueba con lo siguiente para aliviar al cliente:   Discúlpenos por nuestro error. Trabajaremos más la próxima vez para hacer que su experiencia sea maravillosa.  Nos gustaría ofrecerle nuestras más sinceras disculpas. No se volverá a cometer este error.  ¡Lo sentimos! Definitivamente, no estuvimos a la altura de sus expectativas en nuestra última interacción. Trataremos de esforzarnos en sus futuras visitas. Muchas compañías tienen la política de responder los correos electrónicos dentro de las próximas 24 horas laborales o menos. Asegúrate de que tu cliente sepa cuándo puede esperar razonablemente recibir una respuesta. Una manera fácil de responder a cada punto es en el mismo orden en que se mencionaron en el correo electrónico original. Esto suele hacer que le sea más fácil al cliente relacionar rápidamente las respuestas a sus comentarios, ya que el flujo de las respuestas están sincronizadas con la disposición de su texto. Si alguno de los comentarios dados por el cliente no está claro de alguna forma, haz unas preguntas diseñadas para obtener más detalles. Evita hacer unas preguntas que solo permitan dar una respuesta simple de sí o no. Lo ideal es que obtengas unos detalles suficientes para tratar por completo los problemas que permanezcan en la mente del cliente.   ¿Puede explicarnos las interacciones del servicio al cliente con las que esté disgustado?.  ¿Qué artículos compró y cuáles fueron poco satisfactorios?.  ¿Podría brindar unos detalles de la transacción de compra, incluidos la fecha, el tiempo y el número de identificación de ventas?. Los clientes que están molestos tienen pocas probabilidades de responder amablemente a cualquier trato, excepto el reconocimiento y la comprensión de su queja.  El cliente siempre tiene la razón. En casi cualquier situación, no te concierne culparlo por un error. Atribúyete este tipo de interacciones como una forma de ganar al cliente. No tengas una discusión con el cliente a través de un correo electrónico. Sigue intentando resolver la situación al ofrecer varias soluciones para el problema. Ofrece unas respuestas realistas. Si bien es cierto que algunos clientes difíciles pueden pedir unos resultados poco realistas, es preferible ni si quiera sugieras una opción que no se puede cumplir. Solo menciona lo que se puede hacer para remediar el problema. No respondas negativamente, incluso si un cliente quiere algo que no se puede cumplir. Dile las soluciones que están disponibles para ocuparse del problema subyacente, en especial si la falla recae en tu compañía. A fin de cuentas, los clientes están más interesados en lo que los proveedores pueden hacer, en vez de lo que no pueden.   Le agradecemos por el correo electrónico. Hemos encontrado la fuente de donde procede el error y nos gustaría recompensarlo con 15 % de descuento en su orden anterior. Apreciamos el tiempo que ha invertido para comunicarse con nosotros. Nos gustaría ofrecerle el reembolso completo del producto defectuoso. ¡Gracias por su compra!  Lamentamos enviarle el artículo incorrecto. Ya hemos enviado un reemplazo a través de un servicio de envío en 24 horas. Sírvase considerar el primer artículo como un regalo.  Le agradecemos porque su correo electrónico nos ha llamado la atención hacia un problema que desconocíamos. Sírvase utilizar el cupón adjunto y acepte una comida de cortesía en su próxima visita. Pídele unas sugerencias al cliente, quien podría considerar tu solución como insuficiente. Siempre y cuando su solicitud sea razonable, es posible que ganes un cliente valioso al permitirle indicar sus propios términos. Asegúrate de que tu compañía cumpla con la solución que brindó y que el cliente está satisfecho. Nunca dejes un tema sin resolver.
Answering the Customer Email