¿Cómo redactar Un informe de gestión de proyecto?
Recolectar la información
Define el propósito del proyecto. Identifica a la audiencia. Crea un índice. Habla con el supervisor.
Un informe de gestión de proyecto debe presentar el alcance y el objetivo final del proyecto. Comprender el objetivo es esencial para determinar las necesidades que este proyecto trata de satisfacer. Es importante que la audiencia y tú tengan una noción clara del propósito del proyecto para maximizar la eficacia del informe. Pregúntate “¿Cómo ayudará a mi empresa, a nuestros clientes o a nuestra comunidad? ¿Será posible que este proyecto tenga un impacto positivo en otras áreas?”. Comprender el alcance global puede ayudarte a entender cómo puede ser útil este proyecto para ti y para los demás. Debes saber quién leerá el informe y qué es lo que desea aprender del mismo. Debes saber quiénes leerán el informe y qué es lo que desean deducir del mismo. Algunos detalles pueden ser ajenos para audiencias determinadas, mientras que otras pueden necesitar que se les brinde información detallada. Identificar a los lectores desde el principio servirá para orientar el contenido del informe del proyecto. Algunas audiencias pueden estar familiarizadas con el lenguaje, los términos y la jerga que se suele usar en tu entorno laboral. Si redactas un informe para un cliente, por ejemplo, evita usar jergas técnicas que requieran explicaciones extensas. En vez de eso, planea escribir de una forma que describa sencillamente el alcance y la línea de tiempo del proyecto. Un índice provee esencialmente una descripción fácil de leer para la audiencia. Con un vistazo rápido, el lector puede comprender rápidamente la estructura y el contenido del documento. Un índice también puede ayudar a los lectores atareados a hallar rápida y efectivamente la información que es significativa para ellos. Si un inversor lee el informe, quizás quiera primero revisar el presupuesto. Indicar en dónde está el presupuesto en el índice hará que el inversor encuentre la información que necesita. Reúnete con el supervisor para comprender las expectativas del informe de gestión de proyecto. El supervisor puede tener puntos de interés, inquietudes o detalles particulares que desee que incluyas en el informe. También puede explicarte que tan extenso debe ser el documento y si hay algún formato en particular que la empresa requiera para este tipo de informes. Trata de recolectar tanta información útil como puedas para hacer que el informe sea claro y eficaz. Pregúntale al supervisor qué es lo que debes incluir en el informe. “Estaba pensando en incluir los resultados del estudio del año pasado en la introducción del proyecto. ¿Crees que eso ayudaría a los lectores a entender los objetivos del proyecto?”. El supervisor te agradecerá que le des la oportunidad de hacer observaciones al principio del proceso.
Collecting the Information