¿Cómo escribir Correos electrónicos profesionales?
Enviar el mensaje
Mantén un tono profesional. Presenta la información más importante primero. Trata de que el resto del mensaje sea conciso. Transmite una idea o una petición clara. Limita el correo electrónico a un solo tema.
Al enviar correos electrónicos de negocios, es importante prestar atención especial al lenguaje que empleas para evitar cualquier confusión o mala interpretación. En general, en un correo electrónico para tu jefe o para tus colegas no debes decir nada que no les dirías en persona. Tus palabras siempre deben ser pacíficas, respetuosas y agradables, incluso en situaciones en las que no te sientas de ánimo.  Una vez que hayas escrito el correo electrónico, léelo de nuevo para ti mismo a fin de determinar si has logrado el tono correcto. Aunque esto es algo obvio, abstente de usar algún tipo de jerga o de grosería. Aunque el humor suele ser una cualidad valiosa en el lugar de trabajo, los correos electrónicos profesionales generalmente no son el medio adecuado para esto. Como se dijo anteriormente, debes asumir que el destinatario está muy ocupado y hacer un esfuerzo para no quitarle mucho tiempo. Después de agradecerle por su atención, ve directo al grano. Habla sin rodeos y no sientas la necesidad de elaborar una introducción muy detallada. A diferencia de métodos más informales de correspondencia, los correos electrónicos profesionales deben ser respetuosos pero directos.  Trata de incluir una oración introductoria como "Escribo para informarte que tu membresía ha expirado y que debes renovarla en persona para que puedas seguir recibiendo los beneficios como miembro". Luego puedes hacer seguimiento con cualquier detalle pertinente que el destinatario necesite para tomar acción. La mayoría de las personas tienden a echar un vistazo a los correos electrónicos en vez de leerlos palabra por palabra. Mientras más cerca esté del principio tu objetivo principal, más probable será que el destinatario lo lea. No tiene sentido que divagues sin ningún propósito una vez que hayas expresado el propósito. En el espacio restante, provee algún otro detalle que creas que valga la pena mencionar. Siempre usa palabras y frases cortas y sencillas para simplificar el trabajo de interpretar lo que quieres decir en la medida de lo posible.  Toma en cuenta la “regla de las cinco oraciones”. Los mensajes de menos de cinco oraciones pueden parecer abruptos o groseros, mientras que los que tienen más te ponen en peligro de perder la atención del lector.  Si por alguna razón debes incluir una gran cantidad de información, hazlo en un archivo adjunto aparte. Una vez que hayas expresado la razón por la que escribes, explica con precisión al lector cómo te gustaría que responda. Si hay algo que deba saber, díselo; si hay algo que deba hacer, pídeselo. Cuando termine de leer el mensaje, el destinatario debe estar preparado para formular una respuesta.  Los comunicadores experimentados se refieren a esto como una “llamada a la acción” y es una buena manera de asegurarte de que el diálogo mantenga un sentido claro del propósito.  Una llamada a la acción en un correo electrónico profesional puede decir algo como “Es importante que memorices el número de autorización de seguridad provisto en este correo electrónico” o “Por favor, actualiza tu disponibilidad de verano para fin de mes”. Enviar al destinatario demasiada información a la vez puede dejarlo sobrecargado. Es mejor limitar la extensión del correo electrónico a uno o dos temas relevantes. Esta medida no solo permitirá al lector comprender qué es lo que sucede más prontamente, sino que también te ayudará a hacer que el mensaje sea escueto. Si tienes varios temas o solicitudes que hacer, resérvalos para otros correos electrónicos.
Delivering Your Message