¿Cómo mantener La precisión en los inventarios?
Reabastecer el inventario
Planifica el ciclo de compra. Procura automatizar los procesos. Adapta tus compras según tu experiencia.
Uno de los mayores beneficios de contar con un sistema de inventario preciso es que puedes planificar las compras en consecuencia para evitar tener más artículos de los que necesitas. Evalúa la cantidad de cada grupo de productos que necesitas diariamente y decide con qué frecuencia reabastecerás el inventario (semanal, mensual, etc.). Multiplica la cantidad diaria de productos necesarios por la duración entre tus viajes de compra y suma de dos a cinco días adicionales para las demandas incrementales. Esta será la cantidad que necesitas tener disponible después de la compra; debe ser lo suficiente para cumplir con las necesidades de tu negocio hasta la próxima compra más unos días adicionales (generalmente, de dos a cinco). Para determinar cuánto debes comprar cada vez que necesites reabastecer el inventario, tendrás que saber cuál es la cantidad que tienes disponible de cada producto y luego restarla de la cantidad deseada.  A mayor fluctuación de la demanda de tus productos, mayor será la cantidad que necesites, además de las necesidades básicas para administrar tu negocio diariamente. A la hora de decidir los niveles del inventario, considera la dificultad de obtener más productos, en el caso de que te quedes sin existencias antes de tiempo. Si tienes una cafetería y has encargado pocos productos, no te resultará muy difícil salir a comprar algunos litros de leche adicionales. Por otro lado, si eres dentista y solicitas el envío de óxido nitroso, es importante que cuentes con una cantidad adicional disponible, dado que esta falta de existencias podría implicar un problema mayor. Por ejemplo, un peluquero utiliza aproximadamente una botella de champú por día y desea reabastecer su inventario una vez al mes. Esto significa que, después de reabastecerlo, lo ideal será que tenga 33 botellas de champú (31 para cada día del mes y 2 adicionales). Cuando sea el momento de comprar más champú, aún tendrá siete botellas restantes. En este caso, deberá restarle 7 a 33 y comprar 26 botellas de champú. Si has invertido en un sistema de gestión de inventario, existen muchas características y funciones que puedes utilizar para realizar las compras. Si no quieres trasladarte para hacer una compra al por mayor o pedirles a varios vendedores que realicen el envío de los artículos, puedes programar el sistema para que te envíe una notificación cuando cuentes con un nivel bajo de artículos de cierto grupo. Algunos sistemas incluso pueden realizar los pedidos por ti basándose en el nivel de artículos disponibles. Este método suele ser más costoso que el manual, pero en una empresa grande con un inventario muy amplio, puede ahorrar una gran cantidad de tiempo y dolores de cabeza.  Al igual que con el caso del champú, si cuentas con un sistema automatizado que permita escanear cada botella a medida que la retires del depósito, el sistema te permitirá automatizar la compra de reabastecimiento del champú. En este caso, el usuario debe programar el sistema para que solicite el envío de 30 botellas de champú cada vez que tenga cinco en el inventario. Por más que no automatices las compras, el sistema te alertará cuando te estés quedando sin algún producto en particular. Puedes usar estos recordatorios para saber cuándo realizar pedidos manuales, en vez de hacerlos en intervalos específicos. A medida que ganes más experiencia en tu negocio, podrás predecir con mayor precisión cuáles son tus necesidades de inventario. Si observas de manera regular que tienes muchos productos disponibles cuando vas a hacer compras, reduce el nivel de necesidad del inventario. Lo importante es tener apenas un poco más de lo necesario, dado que tendrás que pagar por el almacenamiento y la posible pérdida de las existencias no utilizadas.
Restocking Your Inventory