¿Cómo redactar Un recordatorio de pago?
Enviar el primer aviso
Dale formato a la carta. Solicita el pago. Identifica métodos de pago aceptables. Concluye la carta. Envía el aviso al cliente.
La carta debe configurarse como una carta comercial estándar. Configura una fuente legible; por lo general, Times New Roman 12 puntos funciona para la mayoría de los lectores.  Recuerda incluir la fecha en que envías la carta. Si no utilizas el membrete de la empresa, debes incluir la dirección de la misma en la parte superior. Debes enviar un recordatorio inicial el primer día que vence el pago. Necesitas usar un tono amigable. Después de todo, es posible que el cliente simplemente olvidó que el pago vencía o que incluso envió ya un cheque por correo. Asegúrate de darle al cliente una fecha límite para pagar.  Puedes escribir: “Esta carta es para recordarle que el pago en su cuenta #45667 se venció el 12 de abril del 2016. Hasta el día de hoy no hemos recibido su pago. Tenga la bondad de enviar su pago dentro de siete días". Puedes estar dispuesto a ofrecer un plan de pago. Si es así, menciónalo en la carta. Por ejemplo, puedes aceptar la mitad del monto adeudado este mes y la otra mitad un mes después. No deseas que el cliente te envíe el pago utilizando un método que no aceptas. Para protegerte, indica con claridad qué métodos de pago aceptas: cheque personal, giro postal, efectivo o tarjeta de crédito (como Visa, MasterCard, Discover, American Express, etcétera).  Si el pago con tarjeta de crédito es una opción, incluye líneas en la parte inferior de la carta para el número de la tarjeta, la fecha de vencimiento, el nombre del titular de la tarjeta, la firma y el monto a cobrar. Por ejemplo, puedes escribir: “Puede pagar con cheque o giro postal, a nombre de [ingresa tu nombre]. Como cortesía para nuestros clientes, también aceptamos pagos con Visa, Master Card o American Express. Si elige pagar su saldo con una tarjeta de crédito, complete el formulario en la parte inferior, firme y devuelva esta carta a nuestra oficina. De manera opcional, puede llamar para configurar el pago con tarjeta de crédito". Debes decirle al cliente qué archivos adjuntos incluiste. También asegúrate de decirles que ignoren la carta si el pago ya ha sido enviado. Si el membrete no contiene un número de teléfono o una dirección de correo electrónico, también debes proporcionar esa información.  Por ejemplo, puedes escribir: “He adjuntado una copia de la factura que envié. También se adjunta un sobre con sello y dirección que puede usar. Si ya envió su pago, por favor ignore esta carta".  Recuerda firmar la carta. Incluye también tu título, por ejemplo, Coordinador de Cuentas del Paciente. Puedes enviar la carta por correo electrónico o por correo regular. Si la envías por correo regular, lo mejor es enviarla por correo certificado, con acuse de recibo solicitado.  Esto probará que el cliente recibió el recordatorio.  No olvides incluir ningún anexo, como una copia de la factura o un sobre. Si envías este aviso por correo electrónico, envía los archivos adjuntos como archivos PDF.
Sending the First Notice