¿Cómo escribir Un manual de capacitación?
Adecuarte a tus usuarios
Escribe por y para tu audiencia. Incluye escenarios de resolución de problemas y discusión de temas. Potencia el manual con grabaciones de video o audio.
Asegúrate de tener en claro quién es tu audiencia. Considera si ellos tienen un conocimiento base o comienzan desde cero. Esto te dará una idea de cuán amplia o específica debería ser la información del manual. Cuando ya tengas la idea, escribe de manera directa a tu audiencia: “Cuando llegues a este paso…”, en lugar de algo como “Cuando se llega a este paso”.  Si estás capacitando a empleados sobre un nuevo software que nadie ha visto antes, siéntete libre de asumir que no saben nada de dicho software. Si estás capacitando sobre técnicas de venta en una tienda de ropa, no necesitas explicar qué son pantalones y camisas. No seas condescendiente con las personas explicándoles conceptos simples, pero tampoco asumas que ellos saben algo que quizás no saben. No todos pueden aprender leyendo 20 páginas de un texto, por lo que debes incluir maneras en la que los usuarios pueden aplicar lo que leyeron y para que así puedan adquirir experiencia. Preséntales una situación y pregúntales cómo solucionarían el problema. Permite que discutan y colaboren entre ellos. Debes cubrir los diferentes estilos de aprendizaje, por lo que el manual debe ser útil para tantas personas como sea posible. No puedes complacer a cada empleado en su totalidad, pero si solo usas un enfoque, es probable que no seas capaz de complacer a muchos de ellos. El objetivo del manual de capacitación es ayudar a los empleados para que aprendan lo que deben saber, así que debes enfocarte en hacer el manual lo más entendible posible para todos. Si se trata de un manual impreso, decide si les darás a los empleados acceso a materiales adicionales, tales como grabaciones de video o audio. Para quienes tengan problemas con leer todo un manual, puedes tomar acción para asegurarte de que están aprendiendo lo que necesitan. Muchas veces, los manuales escritos son la principal herramienta de capacitación; sin embargo, unos cuantos materiales adicionales harán una gran diferencia. Esto dependerá del tipo de contenido que incluye el manual y podría no aplicarse en algunos casos. Haz una lista de los detalles de tu manual y juzga si se deberían o no crear materiales adicionales.
Accommodating Your Users