¿Cómo escribir Un manual de oficina?
Redactar un manual de políticas y procedimientos
Divide por departamentos. Redacta las descripciones de los trabajos. Define los procedimientos. Considera las tareas mensuales y anuales. Ofrece información útil a los nuevos empleados.
Empieza por elaborar una lista de tareas que cada departamento de tu organización es responsable de terminar. Puedes asignar esta tarea a una sola persona o a una persona de cada departamento. Si se la encargas a una sola persona, asegúrate de que cuente con el apoyo de los jefes de departamento. Una vez que sepas de qué es responsable cada departamento, determina con exactitud las tareas que realizará cada empleado dentro de cada departamento. Esto servirá para distribuir equitativamente la carga de trabajo y te dejará mejor preparado para contratar nuevos empleados cuando llegue el momento. Podría ser útil crear un organigrama que indique a quién debe informar cada empleado, en especial si eso no está claro en tu organización. Una vez que tengas una lista de tareas de las que cada empleado es responsable, será momento de profundizar en cada tarea y redactar instrucciones detalladas sobre cómo completarlas. El objetivo es ayudar en la capacitación de los nuevos empleados y facilitar a los empleados existentes la posibilidad de cubrir el trabajo de los demás durante las ausencias.  Asegúrate de indicar detalles como, por ejemplo, dónde se guardan los documentos, dónde se conservan determinados suministros y cómo ponerse en contacto con los proveedores y clientes. Una buena idea es hacer que alguien revise cada tarea al tratar de completarla siguiendo las instrucciones con precisión. Asegúrate de que el revisor no sea la misma persona que normalmente hace la tarea. De forma rápida, se hará evidente si hay ineficiencias o pasos que faltan. Además de indicar los procedimientos para las tareas diarias que tus empleados completan, asegúrate de tener en cuenta los proyectos más grandes que ocurren con poca frecuencia, por ejemplo, las revisiones trimestrales o las presentaciones anuales. Trata de establecer un programa para cada una de esas tareas de tal modo que los nuevos empleados entiendan cuándo deben empezar a prepararse para ellas. Además de ofrecer detalles acerca de cómo completar las tareas necesarias del trabajo, es posible que desees ofrecer a tus nuevos empleados algunos consejos adicionales a fin de ayudarlos a familiarizarse con la oficina. Así reducirás la posibilidad de que dependan de otros empleados y, con suerte, harás que se sientan cómodos más rápidamente. Tal vez desees incluir información sobre cosas como:  la ubicación de los baños, salas de descanso y sala de correos la forma de utilizar el teléfono, impresora, computadora y otros equipos el lugar para estacionarse la forma de pedir suministros
Writing a Policies and Procedures Manual