¿Cómo enseñar A administrar el tiempo?
Enseñar gestión del tiempo en el trabajo
Aconseja a profesionales que se concentren en las tareas primarias de su trabajo. Desmiente los mitos de hacer varias cosas al mismo tiempo. Ofrece consejos para lidiar con distracciones en la oficina. Habla sobre la importancia de delegar.
Los empleados a menudo son arrastrados en muchas direcciones diferentes y se ven obligados a realizar múltiples funciones. Sugiere que los profesionales relean su descripción laboral e identifiquen sus responsabilidades principales. Deben priorizar tareas que estén relacionadas con su papel específico y, si es necesario, perfeccionar sus habilidades laborales esenciales.  Imagina que un vendedor no tiene tiempo para expandir su clientela dado que está constantemente analizando especificaciones para pedidos personalizados con los equipos de diseño e ingeniería del producto. Ser proactivo puede ayudar al vendedor a evitar problemas de gestión del tiempo. Podría trabajar en vender opciones menos complejas que satisfagan las necesidades de los clientes sin requerir correos electrónicos constantes entre departamentos. Podría parecer que las multitareas te permiten hacer más, pero compaginar múltiples tareas puede perjudicar la productividad. En su lugar, aconseja a profesionales que concentren su atención en una tarea a la vez. Cuando alguien hace varias tareas al mismo tiempo, es incapaz de prestar toda su atención o recordar claramente sus acciones. Esto puede dar como resultado un trabajo de baja calidad y errores prevenibles, lo cual podría costar más tiempo a la larga. Desde correos electrónicos hasta visitas de colegas, la oficina está llena de distracciones. Afortunadamente, existen varias estrategias para manejar estas distracciones inevitables.  Cuando alguien entra a su oficina o cubículo para hacerles una pregunta, podrían pararse para saludar al visitante. De esta manera, el visitante no se sentará, se pondrá cómodo ni se quedará por un largo tiempo. Si reciben una llamada telefónica o alguien entra a su área de trabajo, podrían decir “Con gusto responderé tu pregunta, pero solo tengo un par de minutos” o “Responderé tu pregunta lo más pronto que pueda, pero estoy corto de tiempo”. Podrían tratar de usar auriculares. No tienen que reproducir nada si no les gusta escuchar música mientras trabajan. Solo usar auriculares podría disuadir a colegas de distraerlos. Recuérdales que sean flexibles y mantengan aproximadamente 25 % de su tiempo laboral libre para distracciones importantes. Delegar es un tema particularmente importante si vas a enseñarle a un supervisor o el dueño de un negocio pequeño sobre gestión del tiempo. Dales consejos sobre confiar en sus empleados para realizar tareas, entrenar a empleados y seleccionar tareas para delegar.  Explica que solo pueden delegar efectivamente si su personal está bien entrenado. Los métodos varían según la industria, pero presentar información de una forma bien organizada y brindar oportunidades prácticas son características de sistemas de entrenamiento sólidos. Un gerente o dueño de un negocio debe demostrar una tarea, explicar cómo se realiza y hacer que el aprendiz la realice. Luego debe felicitarlo, ofrecer consejos y cualquier corrección necesaria. Las tareas delegadas deben personalizarse al nivel de habilidad y antigüedad de un empleado. Por ejemplo, la entrada de datos podría ser una buena tarea para delegar, pero no sería recomendable darle a un empleado nuevo acceso a la información más delicada de tu negocio.
Teaching Time Management at Work