¿Cómo conducir Juntas de trabajo efectivas?
Prepararse para una junta
Decide quién será el director de la junta. Pídeles a los oradores que participen. Coordina los horarios. Prepara una agenda Establece cumplir con las reglas. Establece unos límites de tiempo. Haz circular la agenda. Envía unos recordatorios.
Este rol suele recaer en los gerentes. Sin embargo, una manera excelente de crear unas oportunidades de liderazgo para los miembros que asistirán a la junta es asignándoles el rol de presidir unas juntas departamentales. Los oradores suelen ser el personal asignado para los objetivos individuales. Han organizado a las personas y los recursos para hacer el trabajo y pueden describir el proceso y los resultados con mayor efectividad. Asimismo, pueden expresar las preocupaciones acerca de unas dificultades no anticipadas y la necesidad de más recursos. Programa unas juntas para ajustarse a la disponibilidad y las limitaciones realistas. Por ejemplo, mientras todas las personas podrían estar disponibles al final de la tarde del viernes, este podría no ser el mejor momento para discutir unos asuntos difíciles.  Si no todas las personas pueden asistir a la junta, evalúa quiénes son fundamentales para el proyecto y asegura que esta se acople a sus horarios respectivos. Delega la labor de tomar apuntes y asegúrate de que los detalles de la junta se distribuyan a las personas que no pudieron asistir. . Una agenda debe al menos tener una lista de temas a tratar, delegar las responsabilidades de las presentaciones y establecer el tiempo dedicado a cada tema escrito en la agenda. A continuación, presentamos algunas sugerencias útiles para realizar una agenda para una junta:  Pide unas sugerencias. El correo electrónico es un buen medio para estas porque puedes recibir unas solicitudes por escrito. Acepta unas sugerencias para la agenda hasta dos días antes de la junta. Resume todas las solicitudes para la agenda en una tabla con unas columnas para los temas, los oradores y el tiempo asignado. Si ciertas solicitudes están fuera del tema general, comunícate con las personas que las mencionaron y sugiéreles convertirlas en un memorándum separado o discutirlas en una junta futura. Sé realista. No trates de acortar 30 minutos de descripción y discusión en 15 minutos. En lugar de ello, programa un tiempo adicional para las juntas y termina temprano si es necesario. Este acto no tiene que ser formal o sancionador, pero sirve de ayuda sugerir un protocolo para asegurar que la junta se realice sin complicaciones y que todas las personas logren compartir sus percepciones. Esto se puede hacer al principio de la junta. Solo di "Por cuestiones de tiempo, reserven las preguntas y los comentarios hasta que el orador haya terminado de hablar. Si no llegamos a sus comentarios durante el tiempo asignado para la discusión, envíenme un correo electrónico después y podremos discutirlos". Como parte de la agenda, incluye la duración de la junta, los indicadores de la duración de la participación de los oradores y la duración de la discusión general por cada tema a tratar en la agenda.  Esto le da a los participantes una idea general en cuanto al tiempo de su participación y puede reducir el hecho de que divaguen o mencionen unos temas ajenos a la discusión. Un regla práctica es estimar al menos 10 minutos de discusión después de cada tema de conversación. El día antes de la junta, haz circular la agenda de la junta. Eso asegura que todas las personas cuenten con una copia y que estén preparadas para lo que deben esperar que se dé en la junta. Asimismo, les da la oportunidad para acercársete si existe una información incorrecta en la agenda. Si esta es una junta nueva o poco frecuente, envía un recordatorio una hora antes de la junta para hacer que todas las personas recuerden asistir a esta.
Preparing for a Meeting