¿Cómo presidir Una reunión?
Prepárate para la junta
Discute la junta venidera con quienes asistirán. Escribe y distribuye la agenda. Investiga los temas que se discutirán y las juntas previas en las que se hayan tratado. Alista con anticipación el espacio en el que se realizará la junta.
Cuando te enteres de que dirigirás una junta es aconsejable que, antes que nada, le dediques un poco de tiempo a hablar con quienes asistirán, especialmente con los altos mandos o las personas importantes. Pregúntales si hay algo específico que quieran discutir en la junta. Toma nota de sus respuestas y utilízalas como guía cuando elabores la agenda. Considera que preguntarles a los asistentes qué desearían discutir es un enfoque inteligente, no solo porque te facilitará la elaboración de la agenda, sino también porque los involucra en el proceso de la junta antes de que esta haya comenzado. Es más probable que las personas asistan a las juntas y presten atención durante las mismas si saben que se tocarán los asuntos que consideran importantes. La agenda de una junta puede ser una herramienta valiosa no solamente para quien la presidirá, sino también para quienes asistirán a la misma. Ten presente que las agendas contienen información valiosa sobre la junta, como por ejemplo cuándo será, dónde será y quiénes asistirán. Lo más importante, también describen todos los temas que se discutirán, lo que permite que todos se preparen. Envía la agenda con anticipación y ten presente que cuanto más importante sea la junta, antes deberías enviarla. Considera que una de las cosas que definitivamente debe contener tu agenda es el límite de tiempo para tratar cada uno de los asuntos que se discutirán. Elaborar un programa aproximado de antemano te ayudará a que sea más sencillo mantener la junta encaminada. Aunque algunos de los temas de tu agenda requieran de más tiempo y otros de menos, un programa hará que te resulte más sencillo darle seguimiento a estos asuntos y te ayudará a ajustar los tiempos en concordancia. Quienes asistan a la junta tal vez no estén al tanto de todos los asuntos que planees discutir; algunos podrían no haber asistido a las juntas previas, mientras que otros tal vez simplemente hayan olvidado toda o parte de la información. Como presidente de la junta, será buena idea que conozcas el historial de la discusión hasta el momento. Intenta hablar con la gente que asistió a juntas importantes previas a fin de averiguar si hay algún asunto significativo sin concluir que puedas retomar en tu junta. Tal vez también quieras pedirle las minutas de las juntas pasadas al encargado oficial del registro, a fin de ayudarte a hacer tu planeación. Las minutas de las juntas previas podrían ser un recurso importante cuando presidas una. Las minutas resumen las discusiones y las decisiones que tuvieron lugar, esto te ayudará a que sea relativamente rápido y sencillo terminar la tarea. Tal vez también quieras repartir la minuta de una junta previa importante junto con la agenda a quienes asistirán a la tuya. El día de la junta querrás asegurarte de que la sala o lugar en el que se vayan a reunir esté limpio, presentable y listo para acomodar a los asistentes. Querrás asegurarte de que todos los componentes tecnológicos de la junta (como presentaciones, proyectores, pantallas, etc.) funcionen adecuadamente y estén listos para usarse, considera que los problemas técnicos pueden consumir tiempo valioso y desorganizar la junta. Si vas a utilizar una presentación electrónica en PowerPont, por ejemplo, tómate unos momentos para familiarizarte con el control remoto o los controles que usarás para cambiar las transparencias. No querrás perder tiempo haciendo malabarismos con los controles cuando se discutan temas importantes.
Preparing for the Meeting