¿Cómo organizar Archivos de oficina?
Clasificar los archivos desordenados
Reúne todos los materiales que se tengan que archivar. Separa los papeles en dos grupos de “acción” y “archivo”. Ocúpate de cada papel una vez. Despliega cada artículo.
Si comienzas con una compilación de papeles desorganizados y desordenados, tendrás que juntarlos. Encuentra un lugar para trabajar y recolecta todo en una pila. De esta forma, podrás ocuparte de la organización. Como primer paso, debes hacer un fólder o una pila para todo lo que necesite una acción inmediata. Estos papeles no se deben archivar. De lo contrario, podrías olvidar hacer la labor que se debe hacer. Haz este fólder de “acción” a un lado para encárgate de él pronto. Luego, procede a archivar los papeles restantes. Organiza el archivo de “acción”. Los papeles con los que se tengan que lidiar de inmediato se deben ordenar en grupos más pequeños según el trabajo que tengas que hacer. Por ejemplo, acondiciona subcategorías como “llamar”, “escribir”, “entregar” y “pagar”. A medida que veas los papeles sueltos que archivas, toma una decisión acerca de cada uno a medida que lo revises. Recoge el papel, léelo, decide a qué categoría y subcategoría pertenece en tu sistema de organización de archivos y luego archívalo. Trabajar de esta forma te ayudará con la constancia en la organización de los archivos y ayudará a ahorrar tiempo al lidiar con cada artículo solo una vez. A medida que revises cada artículo, debes determinar si siquiera necesitas conservarlo. Si se trata de un papel con el que ya se ha lidiado y ya no es necesario conservarlo como registro, entonces considera descartarlo en vez de archivarlo. Quizás, la mayoría de los papeles que tienes son de correspondencia y podrían estar en sobres y doblados. Saca los papeles de sus sobres, despliégalos y archívalos. Archivar cada papel de esta forma hace que los fólderes queden uniformemente en la gaveta de archivos sin abultarse en la parte donde los papeles se apilan.  Decide si tienes que conservar los sobres. En la mayoría de los casos, los sobres son innecesarios y se pueden descartar. Sin embargo, si crees que podrías necesitar una prueba de entrega o de sello postal, entonces debes engrapar el sobre a los papeles y conservarlos juntos. Se debe engrapar varios papeles juntos, lo que prevendrá que se separen o pierdan. Es preferible utilizar grapas que sujetapapeles ya que se acoplan más uniformemente a los archivos y no corren con el problema de resbalarse.
Sorting Disarranged Files