¿Cómo facilitar Una reunión?
Saber el rol de facilitador que tendrás en la reunión
Llega temprano a la reunión. Empieza la reunión a tiempo y ten en claro los objetivos. Modera la reunión y haz que todos los asistentes hablen. No te salgas del tema. Ten un plan para las situaciones difíciles y disípalas. Responde y redirige las preguntas. Resume y simplifica lo que has averiguado. Pregunta qué tal ha sido la reunión cuando concluya.
Como facilitador, debes estar presente para saludar a todos los que lleguen a la reunión. Dales la mano cuando entren en la sala o salúdalos cuando se conecten a la teleconferencia, lo que creará un ambiente cálido en la reunión y además demostrará que eres confiable y estás listo para hablar. Aunque todas las personas que están en una reunión habrán recibido una agenda, al volver a presentar los objetivos, todos los participantes estarán en el mismo punto de partida. Además, esto contribuye a fijar el ritmo de la reunión y pondrá a las personas en el camino correcto de inmediato.  También puedes hacer un anuncio de orden al principio de la reunión, como información sobre las horas de descanso y la ubicación de las salidas para incendios y los baños. También piensa en fijar reglas de interacción dependiendo de quién asiste a la reunión. Algunas reglas son mostrarse respeto entre ustedes, no salirse del tema, abordar el problema y no a una persona, concluir una discusión y no interrumpir a los demás. Cada persona tiene un método diferente de moderar una reunión y hacer que los oradores no se salgan del tema. Un método crucial es garantizar que una o dos personas no dominen la conversación y el debate. Mantente atento a las personas que quieran presentar una idea y dales la oportunidad de hablar preguntándoles qué piensan. Si tuvieras una colega llamada Samantha que se ve interesada pero aún no ha aportado nada, di lo siguiente: "Samantha, ¿de qué manera este problema afecta tu área y a tu persona de manera específica?". El trabajo del facilitador es que los asistentes y oradores no se salgan del tema. Permitir asuntos tangenciales alterará el programa y el resultado podría ser que no se consiga el objetivo de la reunión. Si sientes que el debate se está saliendo del tema, vuelve a direccionar la conversación con preguntas directamente relacionadas a él.  Si el diálogo ha empezado a desviarse, podrías decir "Pero, ¿de qué manera esto afecta el asunto que estamos discutiendo hoy?" o "Todas estas ideas son muy interesantes. Debemos hablarlas más adelante, pero por ahora, concentrémonos en el asunto en cuestión".    {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/72\/Facilitate-a-Meeting-Step-12-Version-2.jpg\/v4-460px-Facilitate-a-Meeting-Step-12-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/72\/Facilitate-a-Meeting-Step-12-Version-2.jpg\/v4-760px-Facilitate-a-Meeting-Step-12-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":760,"bigHeight":570,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}  También sería bueno marcar las ideas que se hayan expresado y hablarlas en una reunión posterior u otra forma. Entonces, respetarás esas ideas tangenciales y no ofenderás a ninguno de los asistentes. Si sientes que los participantes están a punto de iniciar un debate acalorado, dale la palabra a otra persona que sabes que no se saldrá del tema. Básicamente, disipa un debate creando más diálogo. En el caso de que hubiera un conflicto, podrás escuchar a ambas partes e identificar puntos en común para juntarlas. En el caso de que hubiera una situación difícil, podrías decir "Es claro que ambos tienen perspectivas distintas. Sin embargo, es evidente que están de acuerdo en la importancia de este asunto, así que tratemos de enfocar nuestra energía en encontrar un resultado que sea beneficioso para todos". Como facilitador, puedes responder preguntas de los asistentes siempre que puedas hacerlo con precisión. Si no es así, derívala a otra persona en la reunión que pueda responderla mejor. En el caso de que no supieras la respuesta a una pregunta, podrías decir "Esta es una pregunta excelente. Sin embargo, pienso que Samantha está mejor informada sobre el tema. Samantha, ¿qué piensas?". Toma notas durante la reunión y no olvides escribir las ideas y opiniones principales. Al final del debate en un tema en particular, será útil si el facilitador hace una revisión de lo que se ha dicho y las conclusiones a las que se han llegado. Haz tu mayor esfuerzo por resumir los puntos principales que cada asistente haya presentado. Además, resalta las decisiones tomadas sobre los temas que se hayan abordado. Puedes preguntar lo siguiente: ¿Se distribuyó la agenda en un buen momento? ¿Cuán preparados estaban los asistentes? ¿El tiempo designado para cada asunto funcionó? ¿Hubo suficiente tiempo para discutir? ¿De qué manera se podría mejorar la distribución de la habitación?  También se puede recolectar comentarios por medio de una encuesta vía correo electrónico que se envíe a los participantes un poco después de la reunión. No olvides revisar el resultado y hacer cualquier cambio necesario para la siguiente reunión.
Knowing Your Role Facilitating the Meeting