¿Cómo hacer Una minuta de una reunión?
Prepararte con tiempo
Averigua las políticas de reunión de tu organización. Prepara una plantilla con antelación. Lleva un cuaderno o una laptop.
Si se espera que el secretario tome minutas formales, averigua si el grupo sigue las pautas del libro Robert's Rules of Orders o de otro. En ambientes más informales, pregunta qué debes incluir en las minutas o cómo se usarán.  Como el encargado de la minuta, no tendrás necesariamente que familiarizarte con todas las reglas del libro. Sin embargo, adquirir una copia (o pedir prestado la del presidente) puede ser útil para responder ciertas preguntas específicas. Conoce bien tu papel. Algunos secretarios de minutas no participan en la reunión, mientras que otros toman la minuta y a la vez contribuyen en ella. En ambos casos, el secretario no debe ser alguien con un papel muy importante, por ejemplo, el de presidente o promotor. La minuta de cada reunión contendrá casi la misma información. Con una plantilla, tendrás un formato constante para una fácil referencia. Deja espacio para la siguiente información como mínimo.  Nombre de la organización Tipo de reunión. ¿Es una reunión ordinaria semanal o anual, una reunión de un comité pequeño o una convocada para un objetivo especial? Fecha, hora y lugar. Deja espacio para la hora de inicio y fin (de convocatoria y de aplazamiento). Nombre del presidente o líder de la reunión y nombre del secretario (o sustitutos). Lista de presentes y ausentes. Esta será la lista de asistencia. Observa si hay quórum presente (el número de personas necesario para llevar a cabo elecciones). Deja espacio para tu firma. Como el encargado de la minuta, siempre tendrás que firmar tu trabajo. Es posible que se necesite otra firma para aprobar la minuta, ello dependerá de las políticas de tu organización. Una agenda, si te brindan una. Si el presidente o el facilitador de la reunión no te ha pedido que crees la agenda, se supone que te podrá dar una si se la pides. Tener una de referencia te ayudará a organizar las notas de la reunión. Asegúrate de sentirte cómodo con lo que traigas. Si vas a escribir la minuta con frecuencia, asigna un cuaderno para este propósito o crea una carpeta en tu computadora.  Si has tomado la minuta en una reunión anterior y todavía no ha sido aprobada, asegúrate de traerla contigo también. Si bien una grabadora te podrá ayudar a transcribir la minuta después, no reemplaza la toma de notas. Si grabas la reunión, asegúrate de que todos los presentes den su consentimiento y no caigas en la tentación de hacer una transcripción palabra por palabra. Aprender a escribir con abreviaturas acelerará tu toma de notas, pero no es necesario anotar todas las palabras que se digan para tomar la minuta. De hecho, tendrás que evitarlo. Si te piden tomar notas públicamente durante la reunión, usa un proyector de techo o un caballete de presentaciones. Asegúrate de poder después llevar las notas a casa sin borrones para que puedas escribirlas en la computadora.
Preparing in Advance