¿Cómo organizar Una carrera o una caminata benéfica?
Organizar al personal y a los voluntarios
Reúne un comité central de planificación. Asigna y delega las labores. Lleva a cabo reuniones regulares para mantenerse al tanto. Empieza a conseguir voluntarios.
No asumas que puedes hacerlo tú solo, ya que la organización de una carrera benéfica es un proyecto de gran envergadura. Por tanto, reúne a un grupo de personas confiables que conformen el comité central.  No es necesario que haya una cantidad fija de personas en el comité, pero puedes empezar con entre 3 y 7 personas según la escala del evento que vayan a planificar. Debes dejar en claro cuáles serán tus expectativas al reclutar personas para el comité. Por ejemplo, ¿ellas mismas deberán recaudar dinero? ¿Deberán reunirse de forma semanal o mensual? ¿Será una labor paga o un voluntaria? Es una buena idea elegir a personas a quienes conozcas y que ya sean de confianza. De esta forma, sabrás de antemano que trabajarán bien juntos. Sin embargo, si puedes incluir a personas que pertenezcan a otros círculos, esto también es una buena idea, ya que, de esta forma, el evento podrá llegar a personas a quienes normalmente no llegaría. Evalúa la experiencia o la pericia del personal. Lo ideal es conseguir personas que ya hayan trabajado en eventos similares. Tú fuiste el de la iniciativa del proyecto, por lo que puedes decidir si serás tú quien asignará las labores a los miembros del comité, si todos votarán para determinarlas o si cada miembro se ofrecerá como voluntario para las labores que desee. También es posible que la cantidad de labores exceda la cantidad de miembros en el comité.  Debes asegurarte de que cada persona tenga las habilidades y los recursos necesarios para manejar bien su labor. Por ejemplo, si alguien no conoce muy bien las redes sociales, no deberías asignarle la tarea de administrar la presencia en línea del evento. En caso de que debas conseguir personas que no pertenezcan al comité para que se encarguen de determinadas labores, debes establecer quién se encargará de conseguirlas y quién se mantendrá en contacto con ellas en el transcurso del proceso de planificación. Entre las labores que deberás asignar se encuentran la de coordinador de los voluntarios, la de administrador del sitio web, la de tesorero, la de intermediario con la prensa, la de coordinador del equipo y de la seguridad, y la de coordinador de comida y bebida. Establece un cronograma de reuniones para los miembros del comité. En caso de que no puedan asistir en persona a las reuniones, los miembros de todas formas deben poder comunicarse por teléfono o por correo electrónico para brindar actualizaciones e informes a todo el grupo antes de que las reuniones se lleven a cabo.  Una buena idea es establecer cada reunión como un plazo. Por ejemplo, puedes establecer que, para cuando se lleve a cabo la reunión del mes siguiente, la persona encargada de buscar recorridos deberá tener tres propuestas y el comité financiero deberá haber conseguido por lo menos un patrocinador empresarial. Asegúrate de que las reuniones sean cortas y vayan al grano. Los miembros del comité podrían no tomarlas tan en serio si se prolongan demasiado o si no parecen ser particularmente eficaces. Podrías asignar esta labor a un miembro del comité pero, de todas formas, todos los demás deberían ayudar en cierta medida. Si cada miembro del comité recluta a dos o tres voluntarios, podrás obtener un grupo mucho más grande que el que obtendrías de otro modo.  Puedes tratar de conseguir voluntarios por medio de la misma organización benéfica con la que estés trabajando. Por ejemplo, si acordaste recaudar fondos para un albergue local para animales, puedes pedirles que les informen a su propia lista de voluntarios y a las personas que hayan adoptado animales de ese albergue que tu comité también está buscando voluntarios. Hazles saber a los voluntarios que no hay una única forma de ser voluntario. Por ejemplo, una persona de todas formas podrá ayudar a llenar bolsas con regalos la semana anterior a la carrera aunque no pueda estar presente el mismo día. También podría haber personas que no quieran ayudar antes de la carrera pero sí accedan con gusto a darles agua a los corredores el día de la carrera. Haz que el voluntariado sea algo divertido. Si te es posible, bríndales bebidas y organiza algún evento como una forma de honrar su trabajo y agradecerles por ello.
Organizing Volunteers and Staff