¿Cómo escribir Las actas de reuniones corporativas?
Escribir el acta
Escribe el acta lo más pronto posible. Identifica en qué momento se llevó a cabo la reunión. Escribe en qué momento se dio inicio a la reunión. Indica si se adoptó un acta anterior. Escribe sobre cualquier informe o exposición que se haya presentado. Resume el debate de los puntos de la agenda. Haz apuntes más completos sobre puntos importantes de la agenda. Agrega la información que quedara. Circula el borrador del acta. No le hagas cambios al acta final. Guarda el acta que se haya aprobado.
Es posible tomar notas a mano mientras estés sentado en la reunión. Incluso si las tomaste a máquina, es posible que solo hayas podido captar fragmentos de las oraciones. Lo más antes que puedas, siéntate y escribe un acta más completa en la computadora.  Recuerda utilizar una gramática estándar y oraciones completas. Por ejemplo, “El Sr. Smith se mostró en contra de la nueva línea de crédito” es aceptable; “Smith no al crédito” no lo es. Hay plantillas de actas corporativas en Internet. Sería bueno que les echaras un vistazo si necesitas ayuda para saber cómo organizar tus actas. Al inicio de la página, incluye dónde, cuándo y quiénes asistieron o no asistieron. Además, anota a los invitados que hubieran asistido y quién escribió el acta de la reunión. Por ejemplo, podrías escribir lo siguiente: “El acta de una reunión normal de la junta directiva de la Compañía ABC se realizó el 22 de enero de 2017 en la Avenida Corporación 1245. Los directores que asistieron fueron: Abrams, Jones, Smith, Calvert, Bono. Los siguientes directores estuvieron ausentes: Clinton. Estuvieron presentes los siguientes invitados: Michael Matthews, contador. El acta la redactó J.Allen”. Menciona quién dio inicio a la reunión y reconoció el quorum. Además, indica la hora. Por ejemplo, “El presidente Abrams inició la reunión a las 6:15 p. m. e indicó que había quorum. Además, presentó a los invitados que habían asistido”. Por ejemplo, puedes escribir lo siguiente: “La junta presentó, secundó y prosiguió con una moción que aprueba el acta del [insertar fecha] que se distribuyó previamente”. En cada reunión se presentan algunos informes. Sin embargo, tal vez haya habido una presentación especial sobre un artículo de la agenda. Identifica lo siguiente:  La persona que hizo la presentación o el informe. Además, anota el título. Algunas presentaciones están a cargo de invitados y el acta debe reflejar su identidad completa. De qué se trató la presentación o el informe. Si el presentador respondió a las preguntas que se hicieron. Si se presentó un informe para que lo adopte la junta, indica si hubo un debate y si se adoptó. Por ejemplo: “Después de un breve debate sobre los asuntos, se presentó una moción para aceptar el informe financiero, que se secundó y se aprobó”. Quizás la junta decidió adoptar una resolución o tomar medidas sobre algún punto de la agenda. Resume el debate de los miembros. Además, escribe sobre la votación de cada punto.  Usa un lenguaje sencillo. Evita las palabras y los adjetivos innecesarios que enmarañan un acta. Por ejemplo, “El Sr. Smith no estuvo de acuerdo con la Sra. Jones” es preferible que “El Sr. Smith estaba en un contundente desacuerdo con la Sra. Jones”. Identifica adecuadamente los documentos que los asistentes revisaron. Por ejemplo, “La directiva aprobó las adiciones que se propusieron a la política de conflicto de interés” no es claro. Más bien, identifica el documento de esta forma: “La junta aprobó de manera unánime la propuesta ‘Modificación al Informe de conflicto de interés’ con fecha de 1 de junio de 2016, cuya copia se distribuyó antes de la reunión”. Algunos puntos de la agenda corporativa serán más importantes que otros. Son importantes porque podría surgir una demanda en base a la decisión de la junta. Los abogados y jueces consideran un acta como una descripción precisa de la forma en que actuó la junta. Si quieres protegerla, incluye más detalles”.  Las unificaciones y las adquisiciones, la compra de acciones y otras decisiones significativas requerirán más detalles. Es posible que se demande a los directores por ejercer el juicio corporativo de manera incorrecta. Los miembros de la junta, a menudo, tienen que consultar con expertos o revisar informes y estudios antes de tomar una decisión en estas áreas. El acta debe reflejar que hubo una presentación de un experto o que se distribuyeron estudios o informes a los miembros de la junta antes de tiempo. También debes incluir que se les dio suficiente tiempo para debatir y que la junta actuó de una manera profesional. Escribe si la junta debatió las alternativas que se propusieron sobre el proceder. Resume por qué la junta rechazó o adoptó la opción. Si fuera pertinente, indica los siguientes detalles en el orden cronológico en el que ocurrieron en la reunión:  Anuncios. Tal vez el presidente y los demás miembros hagan anuncios sobre las reuniones próximas u otros asuntos. Sesión ejecutiva. Indica si la junta inició una sesión ejecutiva después de que el personal y los invitados se fueran. Conclusión. Por ejemplo, podrías escribir “Sin más asuntos que tratar, la reunión concluyó a las 7:55 p. m.”. El borrador tiene que revisarse. Sigue la política de la empresa. Por ejemplo, quizás tengas que mostrarle el borrador al departamento jurídico o al director financiero. Quizás hagan comentarios que luego debas incorporar.  Es posible que luego tengas que distribuir el borrador a un grupo mayor de la administración que también tendrá comentarios. Finalmente, distribuirás el acta a toda la directiva, pues votarán para aprobarla en la siguiente reunión. Cuando ya la haya aprobado la junta directiva, el acta está terminada y será mejor no hacerle ningún cambio. Algunos expertos indican que se le puede hacer algunas ediciones menores, como corregir errores ortográficos. Sin embargo, en realidad no es necesario corregir errores de escritura y otros menores a menos que no permitan que alguien entienda lo que está escrito. Nunca cambies nada substancial. Si un miembro de la junta quiere hacer un cambio al acta que ya se ha aprobado, dile al presidente de la junta. No tienes que presentar el acta corporativa con el estado. Sin embargo, sería bueno que la guardes con los demás archivos de la empresa, como los estatutos y los artículos de constitución. Conserva el acta al menos por siete años o quizás de forma indefinida, lo que dependerá de las políticas internas.  Si el acta hace referencia a un documento, adjúntalo. También debes descartar cualquier borrador del acta después de que se haya adoptado la versión final. Quizás tengas que borrar las versiones electrónicas de seguridad también.
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