¿Cómo hacer Una subasta silenciosa?
Durante el evento
Haz que los voluntarios monitoreen las mesas. Advierte a las personas con bastante anticipación conforme vaya acercándose la hora de cierre. Recoge las hojas de oferta y los bolígrafos cuando terminen las ofertas. Revisa para asegurarte de que las ofertas ganadoras hayan seguido las reglas en cuanto a la oferta mínima y los incrementos mínimos. Pídeles a los voluntarios del "banco" que ordenen las hojas. Acordona la zona del banco y pídeles a todos que esperen. Llama a las personas al banco cuando los banqueros estén listos. Haz a un lado las hojas de oferta de las personas que no vayan al banco. Pídele a un voluntario que recolecte los artículos conforme las personas vayan pagando.
Los monitores ayudarán a asegurar que las hojas de oferta se mantengan en su lugar y que las personas sigan las reglas en cuanto a la oferta mínima y los incrementos mínimos. Es probable que las personas tengan preguntas acerca de algunos artículos, por lo que debes tratar de preparar a los voluntarios para responderlas. Haz anuncios como mínimo 10 y 5 minutos antes. En caso de que hagas un cierre, anúncialo con fuerza y claridad. En caso de que tengas horas de cierre en intervalos, anuncia con fuerza y claridad a cuál cierre te refieres. Las personas querrán ofertar hasta el final. Termina en ese momento. Elige el reloj de pulsera de una persona para usarlo y haz que ella se encargue del tiempo, ya que todos tienen relojes distintos. Pídeles a los voluntarios que recojan rápidamente todos los bolígrafos y hojas de forma que nadie pueda ser taimado y tratar de introducir una oferta tardía. Los voluntarios deben encerrar en un círculo la oferta ganadora y trazar una línea a través de los espacios en blanco de las hojas de oferta de forma que nadie pueda añadir su nombre después de la hora de cierre. En caso de que haya muchos artículos, considera la posibilidad de cerrar las mesas en intervalos (por ejemplo, cada 15 minutos). Hacerlo ayuda a que los voluntarios no se abrumen a la hora de cierre de las mesas. En caso de que no se haya cumplido una oferta mínima, haz a un lado la hoja. Más tarde, los organizadores pueden decidir la forma de manejarlo. En caso de que no se haya cumplido con el incremento mínimo, elige al mayor postor más reciente (por encima de la oferta mínima) que sí haya cumplido con la oferta mínima. Luego, los voluntarios llevan las hojas de oferta al "banco". Es fácil ordenarlas según el apellido en orden alfabético. En caso de que alguien haya ganado más de un artículo (lo cual suele ocurrir), engrapa esas hojas unas con otras. Esto permitirá que solo tengas que pedirles que paguen una vez. En caso de que apenas haya unos cuantos artículos, puedes llamar a esas personas por sus nombres y pedirles que vayan a recoger sus cosas. En caso de que los postores puedan llevarse sus artículos a casa con ellos después de la subasta, pídeles que esperen en tanto se verifican las ofertas. Te será de ayuda tener algún juego u otro entretenimiento a la mano para que los postores no se aburran. Llama a los postores por su nombre uno por uno o bien tan solo pídeles que formen una fila. En caso de que vayas a usar este último método, los banqueros tendrán que buscar el nombre del postor entre las hojas de oferta y, por ende, es importante que estén en orden alfabético. En caso de que alguien haya ganado uno o más artículos y no aparezca por su cuenta, haz a un lado esas hojas de oferta. Cuando estés por terminar con las personas en la fila, pídele al maestro de ceremonias que anuncie sus nombres por si acaso aún se encuentren en el evento. En caso de que el postor de todos modos no aparezca, toma nota de ello en la hoja de oferta. Puedes hacer arreglos para que lo recoja de otro modo o darle el artículo al siguiente postor más alto según las reglas que hayas establecido. Puedes enviar a las personas a que recojan sus propios artículos, aunque las subastas silenciosas suelen atraer a personas que quieran obtener una buena oferta y quizás no apoyen particularmente la causa para la cual vayas a recaudar fondos. En su mayoría, las personas son muy honestas, pero una manzana podrida puede realmente echar a perder el evento para los demás.
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