¿Cómo hacerle Una factura a un cliente?
Crear un formulario de factura completo
Crea una factura profesional. Escribe el número en la factura. Coloca la fecha. Conserva una copia de todas las facturas. Mantén las facturas al mínimo. Utiliza un servicio de facturación electrónica.
A la hora de enviarle una factura a un cliente, es importante incluir fragmentos de información clave, en vez de escribir únicamente el monto adeudado en un pedazo de papel.   Usa la palabra “factura”. No supongas que el cliente reconocerá una factura si no lo aclaras.  Asígnale un número. Dado que tendrás que llevar un registro de la factura, la forma más sencilla de hacerlo es incluir un número de identificación único para cada una.  Algunos negocios normalmente agregan un número de identificación fiscal en las facturas. Consulta con tu contador si tienes uno y si es necesario incluirlo. Por ejemplo, las organizaciones sin fines de lucro y los organismos de protección al niño son ejemplos de algunas de las entidades que normalmente incluyen un número de identificación fiscal en sus facturas. Numerar las facturas que envías te permitirá llevar un mejor registro de las mismas, especialmente porque debes conservar una copia de cada una.   De esta forma, las facturas estarán en orden por número según la fecha de envío. Puedes comprar facturas que ya tengan número, usar un programa que las cree por ti o confeccionarlas por cuenta propia y asignarles un número. Incluye el número de compra correspondiente a la factura, en el caso de tener uno. Esto te ayudará a aplicar métodos contables más apropiados para tu empresa. Personaliza la factura al preguntarles a los clientes con anticipación si necesitan que incluyas alguna información específica, como el número de identificación del empleador o la orden de compra. Consulta a nombre de quién debe estar la factura al tratar con un cliente. Si quieres recibir el pago de manera oportuna, debes colocar la fecha en la factura, pero también incluir el término de pago que esperas que el cliente respete. También debes especificar estos términos al momento de la compra.  Por ejemplo, la factura debe tener su fecha de emisión, como así también la fecha de la compra de los bienes o servicios. Al detallar los términos de pago, procura que la información sea clara para que el cliente sepa cuándo debe efectuarlo. Por ejemplo, quizás el pago deba realizarse dentro de los siguientes 30 días. Algunas empresas deciden ofrecer descuentos. En este caso, asegúrate de especificarlo claramente en la factura. Por ejemplo, puedes ofrecer un 1 % de descuento si el cliente efectúa el pago dentro de los 30 días. Las pequeñas empresas deben conservar los registros de todas las facturas emitidas durante al menos seis años. Esto es muy importante por fines fiscales y buenas prácticas de contabilidad empresarial.  Un contador te ayudará a comprender las normas y reglamentaciones del mantenimiento de los registros. También es posible conservar registros electrónicos. Sin embargo, asegúrate de tener una copia de respaldo. Registra los ingresos en efectivo inmediatamente para hacer un seguimiento de las cuentas que siguen pendientes, los clientes que te han enviado algo de dinero y aquellos que no han efectuado ningún pago en absoluto. Básicamente, un importe facturado significa que le has otorgado un crédito a un cliente, y la ley considera que se trata de un préstamo no garantizado (es decir, que no ha sido asegurado con una garantía), por lo que puede ser más difícil recuperar el dinero de un cliente que no tiene los medios para devolverlo. Al principio, puede haber un menor margen de error para las pequeñas empresas con respecto a la recaudación, por lo que cada factura cuenta.  Procura mantener las facturas al mínimo cuando estés empezando y obtener los pagos por adelantado y en efectivo siempre que sea posible. Para las pequeñas empresas, no es raro que un tercio de las cuentas por cobrar queden sin pagar.  Evalúa si vale la pena ofrecer servicios por una tarifa plana por adelantado, en vez de una tarifa por hora más costosa, dado que quizás no puedas recuperar lo que se te debe con esta última. Si bien implican un gasto, estos servicios permiten llevar un registro y organizar las facturas, además de proporcionar un aspecto más profesional.  Por ejemplo, algunos servicios permiten crear y enviar facturas por correo electrónico. Además, podrás ver cuáles son las facturas pagas y enviar recordatorios a aquellos clientes que aún no hayan efectuado sus pagos. También existen aplicaciones para enviar facturas por teléfono.  Algunos de estos servicios incluyen un historial completo de la cuenta de los clientes. Esta función te permitirá llevar un registro de los clientes y sus pagos. Otras plataformas permiten incluir el logo de tu empresa en la factura e ingresar la información en las casillas para actualizar el monto. Existen muchos servicios disponibles en internet.
Creating a Thorough Invoice Form