¿Cómo redactar Un procedimiento operativo estandarizado?
Asegurar el éxito y la eficacia
Prueba el procedimiento. Haz que los que realmente realizan el procedimiento revisen el POE. Haz que tus asesores y el equipo de Aseguramiento de la Calidad revisen el POE. Una vez esté aprobado, empieza a implementar el POE.
Si no quieres probar el procedimiento, probablemente no lo hayas escrito muy bien. Haz que alguien con un conocimiento limitado del proceso (o una persona que represente al lector promedio) use tu POE como guía. ¿Qué problemas encontraron? Si hubo alguno, consúltalo y haz las mejoras necesarias.  Es mejor que varias personas prueben el POE. Individuos diferentes tendrán problemas diferentes, permitiendo una gran variedad de respuestas (esperando que sean útiles). Asegúrate de probar el procedimiento con alguien que nunca antes lo haya hecho. Cualquier persona con conocimiento previo seguirá su conocimiento para realizar el proceso y no tú trabajo, sin cumplir el objetivo. Al final del día, realmente no importa lo que tu jefe piense del POE. Los que realmente importan son los que realizan el trabajo. Así que antes de entregar tu trabajo a tus superiores, muéstralo a los que estarán haciendo (o a los que hacen) el proceso. ¿Qué piensan ellos? Dejar que se involucren y que sientan que son parte del proceso hará que acepten el POE en el que estés trabajando. Y de seguro tendrán muy buenas ideas. Una vez que el equipo te haya dado su aprobación, envíalo a tus asesores. Probablemente tendrán menos sugerencias sobre el contenido en sí, pero te harán saber si este cumple con los requerimientos del formato, si hubiese algo que hayas pasado por alto y sigue el protocolo para hacerlo oficial y agregarlo al sistema.  Haz la ruta de las aprobaciones del POE usando los sistemas de gestión de documentos para asegurar de que siga el camino de auditoría para las aprobaciones. Esto variará dependiendo de cada organización. Básicamente, quieres que todo cumpla con las guías y las regulaciones. Las firmas serán necesarias y la mayoría de organizaciones actualmente no tienen problema para aceptar firmas electrónicas. Esto podría involucrar la ejecución de un entrenamiento formal para el personal afectado (por ejemplo, entrenamiento presencial, entrenamiento electrónico, etc.) o que tu procedimiento termine colgado en el baño. Cualquier cosa que sea, ¡haz que se implemente! Trabajaste en ello. Es hora de que lo reconozcan. Asegúrate de que tu POE se mantenga actualizado. Si alguna vez se vuelve obsoleto, actualízalo, haz que las actualizaciones sean aprobadas y documentadas, y redistribuye el POE como sea necesario. La seguridad de tu equipo, productividad y éxito dependen de ello.
Ensuring Success and Accuracy