¿Cómo dirigir Exitosamente una reubicación de oficina?
Elaborar un plan de reubicación
Asigna roles de mudanza al personal. Determina el inventario existente. Elabora un cronograma para la mudanza. Elabora un plano de la oficina guiándote por el local nuevo.
Debes hacerlo por lo menos entre 6 y 12 meses antes de mudarte, en particular si tu oficina es grande y tiene una gran cantidad de empleados. Puedes designar a una persona clave como el "jefe de mudanza" para que encabece el equipo de mudanza. Como otra opción, puedes sugerir que unas cuantas personas que tengan puestos de gerencia sean quienes dirijan el equipo de la mudanza. Si asignas roles al personal, podrás asegurarte de que la reubicación marche sobre ruedas.  El jefe de mudanza debe ser una persona de un rango lo suficientemente alto como para poder tomar decisiones, además de que debe poder realizar varias tareas a la vez. También debes tener cuidado de que esta persona sea capaz de motivar a los demás empleados y comunicarse bien con ellos, ya que será necesario que hable con el personal, con el corredor y con los accionistas respecto a la mudanza. Asimismo, comparte el presupuesto de la mudanza con el equipo de forma que puedan estar al tanto de cuánto es posible gastar en la mudanza. En caso de que no pertenezcas al equipo de mudanza, ten cuidado de consultar de manera periódica con ellos para así tener la certeza de que la mudanza se mantenga bien encaminada. También puedes formar el equipo de mudanza basándote en los roles que de por sí existan dentro de la empresa. Por ejemplo, podrías asignar el rol de jefe de mudanza al gerente, ya que será la persona de rango más alto entre los empleados. Es necesario que hagas un inventario y sepas con exactitud la cantidad de existencias que haya en tu empresa. Asimismo, debes revisar este inventario y tus suministros de oficina de forma que puedas identificar cuáles son los artículos que ya no se usen. Emplea notas adhesivas para marcar estos artículos sin usar de forma que sepas que no se trasladarán al local nuevo. De este modo, podrás obtener una idea de la cantidad de inventario que deberá trasladarse y de lo que desecharás, de ser el caso.  Lleva un registro preciso del inventario. Revisa todos los departamentos o áreas de la oficia para identificar cuáles artículos se trasladarán y cuáles no. Esto es de particular importancia al trasladar archivos y documentos de los clientes para que así no se extravíen los archivos importantes durante la mudanza. Asimismo, podrías indicarle al equipo de mudanza que fotocopie los documentos importantes y guarde copias de ellos. De esta forma, no se perderán en la mudanza. Elabora un cronograma detallado consultándolo con el equipo de mudanza. En caso de que tengas la intención de emplear una compañía profesional de mudanzas, debes ponerte en contacto con ellos lo más pronto posible. Proponles una fecha y hora para la mudanza y averigua si la compañía estará disponible en ese momento.  Trata de contratar a una compañía profesional de mudanza por lo menos con 6 meses de anticipación a la fecha que hayas planificado para la mudanza de forma que tengas el tiempo suficiente para prepararte. Asimismo, determina si es que la compañía de mudanzas empacará todo lo que haya en tu oficina o si es que será necesario que el personal colabore con empacar las cajas y las existencias. Quizás debas tomar en cuenta tu presupuesto y elegir una opción mediante la cual puedas ceñirte a él. Después de establecer un cronograma para la mudanza, debes reunirte con el equipo de mudanza y los jefes del personal para elaborar un plano basándose en el local nuevo. Tomen nota de la ubicación de cada departamento y consideren cuál será la forma más práctica y eficiente de llevar a cabo la mudanza.  Por ejemplo, podrías ubicar al departamento de tecnología de la información (TI) junto a la sala de servidores, ya que es probable que necesiten acceder a esta sala más que cualquier otro departamento. Asimismo, puedes hacer cambios en la organización del personal en el nuevo local. Por ejemplo, podrías pasar a un plano abierto en lugar de emplear cubículos de forma que se fomente una mayor comunicación y discusión entre el personal.
Making a Relocation Plan