¿Cómo ser Organizado en el trabajo?
Encargarte de los correos electrónicos de manera sistemática
Revisa tu correo electrónico a horas programadas. Archiva tus correos electrónicos. Usa otros tipos de comunicación, si brindan una mayor eficacia. Reduce las interrupciones. Recurre a la nube. Usa marcadores en línea.
No siempre tenemos que revisar nuestra bandeja de entrada constantemente, ya que algunos mensajes no requieren tanta prontitud como podríamos creer. Si tu trabajo no requiere que respondas los correos electrónicos de inmediato, revisa tu correo a horas programadas, solo 3 o 4 veces al día aproximadamente. Archiva las carpetas y marca los correos para sacarles provecho, en lugar de dejar que los mensajes se acumulen en tu bandeja de entrada. Por ejemplo, puedes beneficiarte si empleas las carpetas y subcarpetas de Outlook o las etiquetas y las múltiples bandejas de Gmail. Por ejemplo, si eres periodista, podrías contar con carpetas denominadas historias actuales, historias futuras, historias antiguas, entrevistas y fuentes, y presentaciones e ideas. Elimina y archiva. Archiva los correos antiguos e importantes, y elimina los demás. En el ejemplo anterior, la carpeta “historias antiguas” es la carpeta de archivos del periodista. Cuando empieces a eliminar los correos electrónicos antiguos, te sorprenderás al notar que la cantidad de correos que debes eliminar es mayor a la de los que debes archivar. Algunos prefieren no tener correos no leídos (es decir, ningún correo electrónico nuevo en su bandeja de entrada). Además de las carpetas y etiquetas, puedes lograr que tu bandeja de entrada esté libre de correos electrónicos no leídos si empleas la función de archivar, si eliminas los correos antiguos durante las horas que no trabajes, y si usas aplicaciones para limpiar tu correo electrónico. En ocasiones, una breve llamada telefónica puede tener el mismo resultado que un intercambio de 10 correos electrónicos. En este caso, ¡debes hacer la llamada! En ocasiones, es mejor hacer una llamada telefónica si sabes que un intercambio de correos generará una conversación o implicará una cantidad de correos considerable. Por lo general, podrás obtener más detalles a través del teléfono, y al mismo tiempo la otra persona y tú no tendrán que escribir correos extensos que quiten tiempo. Incluso podrías enviarle un correo electrónico a un colega diciéndole “Quiero hacerte muchas preguntas sobre este tema. Quizás sea mejor que habláramos por teléfono. ¿Puedo llamarte en 5 segundos?”. Los descansos estratégicos son de utilidad, lo que no ocurre con las interrupciones durante las horas de trabajo. Las interrupciones pueden hacer que trabajes más lento, arruinar tu ritmo laboral y hacer que pierdas la ilación de tus pensamientos. Por ello, si sabes que estarás muy ocupado, usa mensajes y correos de voz que indiquen que no estás disponible. Además de usar estas herramientas cuando no te encuentres en la oficina, también puedes emplearlas si estás demasiado ocupado. Muchas personas tienen una “política de puertas abiertas”, pero en realidad tu puerta no tiene que estar abierta en todo momento. Incluso podrías colocar un mensaje amigable en la puerta, el cual diga “Conferencia telefónica en curso” o “Estoy ocupado, regresar más tarde o enviar un correo electrónico”. Vale la pena tener en cuenta a la computación en nube, ya que puede ser más barata, ampliable y eficiente, y se puede actualizar con más facilidad. El contenido que se encuentra en la nube es bastante útil, ya que puedes tener acceso a él a través de todos tus dispositivos: computadoras, tabletas, teléfonos inteligentes, etc. Asimismo, el almacenamiento en nube puede ser de utilidad como un tipo primario o secundario de soporte digital. Consulta al administrador de TI o al proveedor de software, ya que es probable que cuentes con una cantidad gratuita de espacio en la nube, o por un pequeño costo anual. Los principales buscadores de Internet cuentan con marcadores en los que puedes guardar y organizar tus páginas web favoritas o las que visites con más frecuencia, así podrás acceder a ellas con rapidez y de manera fácil. Aprovéchalos para recordar las páginas importantes en las que podrás informarte sobre las noticias o las actualizaciones de la industria.
Tackling Email Systematically