¿Cómo hacer Un plan de comunicación?
Crear puntos clave específicos
Escoge tres puntos importantes que tendrás que transmitir a cada audiencia. Infórmale a la audiencia cuál es la decisión en primer lugar. Explica por qué es la decisión correcta. Explica quién ha tomado la decisión y a quién afectará. Habla acerca de cómo se ha tomado la decisión y cómo se implementará. Informa cuándo tendrán efecto los cambios. Informa a la audiencia dónde puede obtener más información.
En función de tu audiencia y tus objetivos generales, comienza a escribir tres (o menos) puntos principales que cada audiencia deba conocer. Pregúntate qué es lo más importante que cada audiencia debe saber. ¿Cuál es el nivel de detalle que necesita cada una? Por ejemplo, imagina que quieres ampliar el inventario de una empresa minorista para incluir prendas tanto de niños como de adultos. Quizás tengas que informarle al fabricante hechos más prácticos de la implementación del cambio y cómo tendrá que modificar sus procesos actuales. Para los departamentos menos impactados, puedes enfocar tu mensaje en los efectos más generales del cambio. Todas las audiencias querrán saber exactamente cuál es la decisión, así que explícala con la mayor claridad posible. Procura hacerlo en una o dos oraciones simples y directas. Por ejemplo, puedes escribir “Como empresa, hemos decidido extender nuestra gama de ropa para adultos al segmento de ropa para niños”. Ahora debes informar a la audiencia por qué has elegido este cambio, por qué es importante y por qué se realiza en este momento. Respalda tus explicaciones con datos, hechos y anécdotas, que probablemente debas adaptar un poco a cada grupo de audiencia. Piensa en qué factor será particularmente convincente para cada audiencia y cómo puedes usar esa estrategia para transmitir tu mensaje. Por ejemplo, puedes decir “Como empleados del equipo de datos, saben que la mayoría de nuestros clientes también son padres, es decir, alrededor del 70 %. Al ampliar nuestra gama para incluir ropa para niños, podremos satisfacer más a nuestros clientes”. Tu audiencia querrá saber exactamente quién ha tomado la decisión y quiénes percibirán los mayores cambios. En esta parte, es importante que seas específico y sincero, por más que algunos de los cambios no sean tan deseados. Por ejemplo, puedes escribir “Esta decisión ha sido tomada por un equipo de empleados y gerentes de todas las áreas de nuestra empresa. La expansión también aumentará un poco la carga de trabajo. Todos, pero especialmente el equipo de recopilación de datos, tendremos que trabajar un poco más para que este proyecto tenga éxito. También iniciaremos procesos de contratación de analistas y así reducir parte de la carga de trabajo”. Algunas audiencias podrían necesitar o querer saber cómo se ha tomado la decisión a nivel gerencial. Además, informarles acerca del proceso demuestra confianza y consideración por sus necesidades. Las audiencias generalmente también querrán saber cómo se implementará el cambio, dado que las afectará.  Por ejemplo, puedes decir “Tomamos esta decisión después de evaluar la satisfacción del cliente y la lealtad del cliente varias veces. Enviamos encuestas a todos nuestros clientes para averiguar qué les gustaría que hiciéramos para que sigan haciendo sus negocios con nosotros, y la idea de incluir ropa para niños fue extremadamente popular”. Al decirle a un departamento cómo lo afectará la decisión, puedes decir: “Como equipo de recopilación de datos, esto significa que tendrán que obtener información acerca de una nueva fuente ahora: nuestro departamento para niños. Cuando lancemos este nuevo departamento, tendrán que medir las tasas de clic y retención, como así también la información de compra, comparando estos números con los de nuestros productos para hombre y mujer”. Una vez que describas completamente el alcance y los antecedentes de los cambios, debes informar a la audiencia cuándo se aplicarán. ¿Cuándo verán los primeros cambios y cuándo tendrán que comenzar a implementar acciones por cuenta propia? Por ejemplo, puedes decir algo así como “El equipo de diseño comenzará a desarrollar productos nuevos durante las próximas semanas. A partir de allí, el sector de fabricación comenzará a producirlos. Nuestro objetivo es tener los productos y el sitio web correspondiente listos en tres meses. El lanzamiento previsto es el 15 de mayo. Su tarea de recopilar los datos relevantes, por lo tanto, comienza en este momento”. Dependiendo de cómo te comuniques con tus audiencias, puedes preguntarles si tienen preguntas personalmente o por correo electrónico. Si se trata de una comunicación menos directa, pueden consultar a través de una página de preguntas frecuentes o una línea directa de ayuda.  Por ejemplo, si hablas con un equipo en personal, puedes decir “¿Alguien tiene alguna pregunta?”. Para los cambios a mayor escala, puedes solicitar el envío de preguntas por correo electrónico y organizar una sesión de seguimiento para abordarlas una por una.
Creating Specific Key Points