¿Cómo redactar Un correo electrónico al departamento de recursos humanos?
Escribir y enviar el correo electrónico
Dirige el correo electrónico a la persona adecuada. Escribe una línea de asunto específica en la que indiques que se necesita acción. Emplea saludos formales tanto al principio como al final de tu correo electrónico. Escribe contenido que sea claro, directo y específico. Describe el problema con precisión. Menciona si es que cuentas con documentación sobre el problema. Explica lo que hayas hecho para abordar el problema. Solicita una entrevista en persona. Ten cuidado de incluir tu información de contacto. Edita el correo electrónico en caso de que haya errores de tecleo, ortografía y gramática.
Fíjate en el directorio de recursos humanos para ver si se ha asignado a alguien para manejar el tipo de problema con el que necesites ayuda. Asimismo, es posible que se le haya asignado un punto de contacto a tu departamento en la empresa. En caso de que te preocupe que se tome en serio tu problema, puedes comunicarte directamente con el jefe del departamento de recursos humanos. Revisa bien que hayas dirigido el correo electrónico únicamente a la persona con quien quieras comunicarte. No querrás enviárselo accidentalmente a la persona equivocada, sobre todo si el problema es privado o delicado. Debes asegurarte sobre todo de eliminar las listas que enviarían el correo electrónico a un grupo establecido de empleados. Puedes ayudar a que el departamento de recursos humanos priorice tu problema con una línea de asunto que sea clara y transmita el problema y también el nivel de urgencia que le hayas asignado. En caso de que dejes en blanco esta línea o que no quede clara, es posible que tu correspondencia quede enterrada en la bandeja de entrada de la persona. Puedes usar líneas como "Problema legal - se requiere acción", "Cambio en circunstancias personales - se requiere atención inmediata", "Pregunta urgente sobre políticas" o "Entrevista reciente - agradecimiento". Es necesario que establezcas un tono formal y profesional a una etapa temprana en la conversación. Esto será útil para que el departamento de recursos humanos sepa que te tomas en serio el problema. No olvides que es una conversación profesional y no amistosa, aunque conozcas al representante personalmente. Puedes empezar con "Estimado [nombre completo del representante]" y terminar con "Atentamente" o "Gracias por su tiempo, [tu nombre completo]". Las oraciones deben permanecer cortas e ir al grano. No debes brindar más información de la que sea necesaria, ya que no querrás que el correo electrónico abrume al lector. Evita incluir detalles que podrían ser confusos para el departamento de recursos humanos en cuanto a tu problema. Los detalles complicados pueden abordarse en persona. Debes explicar exactamente cuál es la naturaleza de tu problema. Proporciona una línea de tiempo en cuanto al momento en el que haya empezado o empezará el problema y deja en claro si es que consideras que es un problema legal o un problema que la empresa pueda manejar por su cuenta. En caso de que vayas a comunicarte con el departamento de recursos humanos para consultar sobre oportunidades laborales, lo que presentarás no será un problema. En cambio, debes presentarte a ti mismo y explicar el contacto que hayas tenido en el pasado con la empresa. Deja en claro las acciones que esperes que tome el representante o que te gustaría que tomara. El departamento de recursos humanos querrá saber de inmediato la forma de abordar los problemas que sean legales o relacionados con las políticas. Es posible que tu documentación tenga un efecto sobre su respuesta, ya que dejará en claro no solo la seriedad del problema sino también las repercusiones legales a las que podría enfrentarse un empleado en particular. Infórmale al representante sobre todas las "pruebas" con las que cuentes y ofrece llevarlas a una reunión en persona.  En lo posible, necesitarás pruebas de cualquier problema legal para presentarlas al departamento de recursos humanos. Por desgracia, la mayor parte de estos departamentos intentarán proteger a la empresa si les es posible.  En caso de que estés sufriendo acoso o discriminación, debes llevar un registro de las fechas de los incidentes o bien guardar la correspondencia por escrito, de haberla, en la que figure lenguaje discriminatorio. Guarda copias no solo electrónicas sino también físicas de toda documentación que le brindes al departamento de recursos humanos. Debes quedarte con los originales y proporcionarles a ellos las copias. Quizás de por sí hayas intentado resolver el problema antes de comunicarte con el departamento de recursos humanos. Podrías haber tenido una conversación con tu jefe o tu colega o incluso haberles avisado que te pondrías en contacto con el departamento de recursos humanos. El representante apreciará contar con esta información debido a que le permitirá comprender quién tiene ya conocimiento sobre el problema. En el caso de los problemas relacionados con cambios en las circunstancias personales, es posible que esta correspondencia tenga una sensación menos formal. Por ejemplo, en caso de que vayas a tomarte licencia de maternidad o paternidad, es probable que de por sí le hayas informado a tu jefe sobre tu condición y que tan solo vayas a hacer un seguimiento a través del departamento de recursos humanos. En una reunión en la que puedas sentarte frente a frente con el representante, podrás discutir el problema detalladamente, lo cual le brindará al representante la oportunidad de hacerte cualquier pregunta de seguimiento o clarificación. El correo electrónico que envíes constituye el lugar perfecto para dar inicio a la programación de esa reunión crucial. Infórmale sobre los espacios que tengas en tu horario y pídele que planifique en concordancia. Es posible que el departamento de recursos humanos quiera comunicarse contigo por teléfono, por lo que debes incluir varios métodos de contacto en la parte inferior del correo electrónico. Puedes colocar esta información directamente debajo de tu nombre después de firmar la correspondencia. Debes revisar bien que los números telefónicos y correos electrónicos que brindes sean correctos. En su mayoría, los servicios de correo electrónico cuentan con un servicio de corrector ortográfico. Luego, debes leer el correo para detectar los errores de gramática, las palabras que hayas omitido y los problemas con la claridad.
Writing and Sending the Email