¿Cómo planear Una reunión de secundaria?
Coordinar la logística del evento
Abre una cuenta de banco para el rencuentro. Define un presupuesto para el rencuentro. Establece una fecha para el rencuentro. Reserva un local adecuado. Envía las invitaciones tres meses antes del rencuentro. Contrata a los proveedores.
Los rencuentros pueden financiarse mediante las donaciones de los exalumnos, los regalos de la clase, las cuotas de la asociación de exalumnos o la venta de entradas. Sin importar cómo manejes las finanzas del rencuentro, querrás llevar un registro meticuloso. Es probable que esta tarea recaiga en el tesorero de la clase o en el miembro del comité que maneje la venta de las entradas. Asegúrate de que cualquier dinero recolectado se gaste de manera responsable y cíñete al presupuesto. Quizá ya tengas fondos disponibles provenientes de los regalos de la clase o de las cuotas de la asociación de exalumnos. Por otro lado, tal vez el dinero para el evento deba provenir completamente de la venta de las entradas. Independientemente del origen del dinero, tienes que definir un presupuesto integral para el evento. Asegúrate de no depender de una venta alta de entradas o de unas entradas costosas. Querrás que el evento sea accesible para todos y las caras pueden afectar la asistencia. Asegúrate de dejar espacio en el presupuesto para:  coctelería y catering alquiler del local para el evento alquiler de suministros para la fiesta (mesas, sillas, copas, equipos audiovisuales, etc.) decoraciones suvenires (bolsas de regalo, camisetas especiales, etc.) otros proveedores (fotógrafos, personal de limpieza, disc-jockeys, etc.) Lo ideal es que este se lleve a cabo un fin de semana, a finales de la primavera o durante el verano, cuando las personas tienen más posibilidades de viajar con libertad. El rencuentro podría ser un asunto de un fin de semana completo, con muchas actividades, o simplemente una reunión un viernes o un sábado en la tarde. Si gustas, puedes pedir a tus compañeros que voten para elegir entre varias posibles fechas para el rencuentro. Mediante servicios en línea, como Doodle o los formularios de Google, puedes incentivar la participación entre tus invitados. Evaluar dónde se llevará a cabo el evento exactamente es una parte vital del planeamiento. Asegúrate de que el local sea adecuado para el tamaño de la reunión, el tono que quieras establecer y el presupuesto. Además, es mejor que el local esté cerca de tu antigua secundaria, para facilitar la asistencia de los invitados. Los siguientes son algunos locales excelentes que puedes evaluar:  el gimnasio o el auditorio de tu antigua secundaria el salón de un hotel local un salón de banquetes o un restaurante un centro comunitario un parque con zona de picnic Utiliza la lista de contactos para enviar las invitaciones a todos tus compañeros de la secundaria. Asegúrate de incluir a sus cónyuges o a sus parejas en la invitación. Si el rencuentro es un evento familiar diurno, dile a tus compañeros que pueden llevar también a sus hijos (sin embargo, un evento nocturno no sería apropiado para los niños). Las invitaciones pueden ser digitales, de las que se envían por correo electrónico, o pueden ser invitaciones de papel, las cuales se envían por correo postal. En ambos casos, tendrás que incluir la información siguiente en las invitaciones:  Fecha y hora del evento. A quiénes incluye la invitación y si es extensiva a los acompañantes, hijos o amigos. Local del evento. Código de vestimenta, si es necesario (es decir, si los asistentes deben vestir formal o casualmente). El costo por asistencia. ¿El evento será gratuito o los asistentes tendrán que pagar una cuota pequeña? Asegúrate de especificar exactamente cómo deben pagar los invitados (mediante cheque, PayPal, etc.). Las actividades para las cuales los asistentes deben prepararse. ¿Habrá juegos de preguntas? ¿Actividades deportivas? ¿Baile? ¿Cena? Da a los asistentes cierta información específica sobre lo que pueden esperar del rencuentro. Otra información logística importante. Por ejemplo, debes informar a los asistentes si has reservado habitaciones en los hoteles cercanos o un bus de transporte para los invitados. Instrucciones sobre cómo confirmar la asistencia y cuándo deben hacerlo. ¿Los asistentes deben enviarte un correo electrónico, llenar una encuesta de Google o hacerlo mediante una tarjeta de respuesta? Sé muy claro respecto a cómo tus compañeros deben responder la invitación. El tipo de proveedores que contratarás dependerá de la clase de evento que organices. Tal vez sea un simple coctel o quizá una comida formal; sin embargo, en cualquier caso, tendrás que contratar algunos proveedores para atender los detalles importantes del evento. Un rencuentro de secundaria es un evento demasiado grande para que manejes todo por tu cuenta. Entre los proveedores que debes considerar están los siguientes:  un cantinero con licencia y seguro un proveedor de alimentos con licencia y seguro un disc-jockey un fotógrafo un chofer de ómnibus (si el rencuentro tiene lugar en dos o más sitios diferentes)
Coordinating Event Logistics