¿Cómo realizar Un evento?
Llegar a la meta
Familiarízate con el local. Considera elaborar kits para tu equipo. Comunícate con todos los equipos y terceros. Prepara una lista de contactos y otros papeles, si es necesario. Evita los cambios de último minuto.
Mucho antes del evento, es una buena idea echarle un vistazo al local y resolver cómo se organizará todo. Es posible que necesites hacer arreglos adicionales para adaptarte al plano del piso (cables de extensión, iluminación, etc.). Y, si el local es difícil de encontrar para ti, probablemente sea difícil de encontrar para tus invitados, así que toma esto en cuenta también.  Si depende de ti, planea dónde irá cada cosa y cuándo. Si no hay espacio, debe irse. Habla con el gerente del local sobre qué clase de ayuda puede y está dispuesto a ofrecerte y si hay algún código urbano que necesites acatar, sobre todo en caso de una emergencia. Tu equipo va a trabajar duro. Para demostrarles tu aprecio y mantenerlos en su mejor desempeño, hazles un kit para dárselo al principio del evento. Botellas de agua, barras de granola, chocolates, pequeños detalles de agradecimiento, cualquier cosa que te parezca apropiada. También les subirá la moral desde el principio.  Considera conseguirles placas o un pequeño regalo para hacer que se sientan parte del evento y para que lo recuerden. ¡Y asegúrate de mantenerlos alimentados e hidratados! Siempre piensa en tu equipo como un recurso que quieres poder usar en el futuro. Antes del evento, es importante tener todo en orden. Asegúrate de proporcionar instrucciones claras a tu equipo sobre cómo llegar al local y darles tu número o preferiblemente una tarjeta de presentación con contactos a los que llamar si necesitan direcciones. ¿Alguien tiene alguna pregunta? ¿No? ¡A trabajar!  Asegúrate de que todos estén cómodos con sus labores. Es posible que algunas personas no estén dispuestas a verbalizar esto, así que trata de analizarlas si es posible. ¿Parecen seguras y confiadas? Si no es así, tranquilízalas, repasa sus labores y hazles algunas preguntas básicas. Si estás en duda, emparéjalas con un compañero más capaz. Tu propia organización es tan importante como la del evento. Si estás organizado y las cosas se ponen caóticas, aún es posible que todo salga bien. Pero si no lo estás, se puede armar la grande. Estas son algunas formas de prepararte:   Elabora una lista de contactos con números telefónicos y direcciones. ¿El pastelero creyó que tú ibas a recoger el pastel? No hay problema. Llama a Ana, que vive cerca; ella puede darse una vuelta por la pastelería de camino al evento. Haz una lista de verificación. A medida que el personal vaya llegando, sabrás cuáles productos, cuál equipo y quiénes faltan. Prepara los recibos y la facturación según sea necesario. Mientras más control tengas sobre todo ahora, tendrás menos problemas más adelante. ¿Es probable que haya cambios artísticos frecuentes? Las bodas son infames porque los clientes hacen cambios de diseño de último minuto, así que es sensato darles a tus clientes una fecha límite para los cambios. Generalmente, 1 semana antes del evento es muy cercano, pero le da al cliente un poco de flexibilidad y evita que los cambios de último minuto lleguen demasiado tarde como para que sea práctico o rentable implementarlos.  Si son cambios simples, sutiles o básicos que usen las decoraciones ya conseguidas, entonces no es irracional acceder a las solicitudes de cambios. Sé lo más complaciente posible en lo que es generalmente un evento muy esperado emocionalmente.
Nearing the Finish Line