" Material yang dipublikasikan (surat edaran) dan laporan besar (surat laporan). Banyak material yang dipublikasikan diterima oleh kantor-kantor rekod yang tidak memiliki relevansi dengan pekerjaan badan tesebut. Dengan persetujuan manajer, materi ini harus dihancurkan. Material yang dipublikasikan dan laporan yang relevan harus ditandai dengan file dan nomer folio yang berhubungan dan disimpan secara terpisah. Tandai surat pengantar untuk menunjukkan lokasi materi yang dipublikasikan.