File harus mencakup pra-dicetak dengan nama agen dan divisi atau departemen dari jika hal ini tepat. File sampul harus mencakup ruang untuk judul file, nomor file, indeks judul atau kata kunci, tanda sebagai pengamanan, referensi sebelumnya, berikutnya atau file terkait, dan periode file (yaitu tanggal atau tahun pembukaan, dan penutupan ketika diketahui). Sampul juga harus mempunyai kotak (atau tangga) untuk merekam sirkulasi file bila digunakan.