Staf rekod harus memberikan hubungan dan keakurat terhadap berbagai jenis surat-menyurat. Korespondensi yang baru masuk akan mencapai kantor rekod dengan sejumlah cara yang berbeda. Beberapa akan datang melalui surat, sebagian dengan tangan, sebagian oleh teleks, faks atau surat elektronik. Ada juga perbedaan dalam cara di mana item dibahas. Beberapa akan ditujukan untuk pelayanan, departemen atau lembaga dan beberapa kepada perorangan baik berdasarkan nama atau judul kantor. Sebuah item akan melahirkan tanda keamanan atau privasi, seperti 'rahasia' atau 'pribadi.' Beberapa mail mungkin berisi cek, uang atau barang berharga lain yang perlu hati-hati dicatat dan diperhitungkan di kantor catatan.