Sistem klasifikasi diperlukan untuk mengidentifikasi file dan bentuk-bentuk rekod serta untuk menunjukkan hubungan logis antara file dan catatan. Tanpa suatu sistem klasifikasi surat, tidak mungkin dapat menunjukkan hubungan antara file terkait atau untuk mengajukan makalah secara konsisten dan akurat. Apapun sistem yang digunakan oleh kantor rekod, setiap file harus memiliki sebuah nomor referensi yang unik. Ini mungkin salah satu nomor atau kombinasi huruf dan angka.