Jika tidak ada petunjuk yang diberikan oleh staf senior atau tindakan petugas dan jika surat itu tidak mengutip sebuah referensi ke file tertentu di kantor rekod, petugas yang bertanggung jawab pada pengajuan harus membaca surat itu dengan hati-hati untuk menentukan subjek dan meletakkannya di suatu file yang sudah ada dengan ketentuan jika salah satu sudah ada, atau membuka file baru jika tidak ada file yang sesuai.