Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat masuk. Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam yaitu :