Kertas hanya dapat dihapus dari file sesuai dengan instruksi dari kepala kantor rekod. Bila ini dilakukan, tempat catatan sementara file pada titik dari mana kertas telah diekstrak, menunjukkan subjek kertas dan di mana mereka dapat ditemukan. itu harus ditandatangani oleh anggota staf yang bertanggung jawab atas penghapusan.