Mempertahankan urutan dokumen dalam file adalah persyaratan penting. Hal ini berpengaruh dalam menetapkan konteks di mana keputusan dan tindakan yang diambil, dan urutan dari keputusan dan tindakan mereka. Oleh karena itu, makalah harus diajukan dalam urutan yang sama. Ini tidak sama dengan memberikan urutan tanggal pada surat-surat yang diajukan. Tempatkan kertas dalam sebuah file dalam urutan di mana mereka diterima pada kantor rekod.