Konsep surat keluar rahasia dibuat oleh pimpinan unit pengolah yang bersangkutan, setelah konsep surat rahasia diketik, diberi nomor, cap dan sekaligus dibuatkan sampulnya. Surat tersebut kemudian dicatat dalam lembar pengantar surat keluar rahasia rangkap dua. Surat asli dimasukkan dalam amplop, kemudian diteruskan kepada ekspedisi untuk dikirim. Lembar pengantar I diberikan kepada pengarah, kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk difile. Surat Tembusan berikut lembar pengantar II tetap disimpan oleh pengolahsebagai arsip aktif .