Účastníci řízení mají právo nahlížet do příslušného správního spisu a pořizovat si vlastními prostředky nebo prostředky ÚPV (na vlastní náklady) fotokopie částí tohoto spisu. Třetí straně lze povolit nahlížení do spisu nebo jeho části pouze tehdy, pokud v žádosti o nahlížení do spisu prokáže právní zájem (např. fotokopií dokumentu, od kterého právní zájem odvozuje – žaloba, soudní spor apod.). Právním, popř. vážným důvodem pro nahlédnutí do spisu může být vědecká či pedagogická činnost, v souvislosti s níž je třeba do správního spisu nahlédnout, související soudní či správní řízení nebo právní nástupnictví některého z účastníků řízení. Žadatel, případně i jeho zmocněnec, musí být v žádosti identifikován. Nahlížení vyřizuje odpovědný pracovník útvaru Úřadu, kde se spis nachází. V žádosti je vhodné uvést telefonní nebo e-mailový kontakt na žadatele, na kterém je možno vyjasnit případné vady žádosti a sjednat termín. Doporučujeme termín nahlížení sjednat nejlépe týden předem, aby se zabránilo časovým ztrátám nahlížejícího spojeným s transportem a přípravou spisu k nahlížení. Před nahlížením do spisu je třeba, aby nahlížející jednoznačně prokázal svoji totožnost, případně též zmocnění k nahlížení (např. plnou mocí). O nahlížení se sepíše protokol.