K žádostem o zápis převodu, licence či zástavy se přikládají převodní smlouva, licenční smlouva či zástavní smlouva, případně plná moc. Pouze u ochranných známek je místo převodní smlouvy možno přiložit formulář Potvrzení o převodu. Doklady se předkládají i při písemném podání v jednom vyhotovení a to v originálu či v ověřené kopii. Podpisy na dokladech nemusí být ověřeny. Pokud je žádost podána elektronicky se zaručeným elektronickým podpisem nebo prostřednictvím datové schránky a k této žádosti je připojena převodní, licenční či zástavní smlouva, případně plná moc, musí být u přiloženého dokladu provedena autorizovaná konverze do elektronické podoby ve smyslu zák.č. 300/2008 Sb. - pak má tento dokument stejné právní účinky jako původní konvertovaný dokument a není třeba zasílat Úřadu ještě jeho písemný originál či ověřenou kopii; pokud není autorizovaná konverze do elektronické podoby provedena, je doklad považován za kopii a podatel žádosti je povinen dodat Úřadu ještě originál či ověřenou kopii tohoto dokladu v papírové podobě.