Opbouw van een rapport of verslag
Wereldwijd worden er vele rapporten en verslag geschreven. Een goed rapport of verslag dient een juiste opbouw te hebben. De opbouw van een rapport is immers de 'ruggengraat' van je rapport. Er zijn standaards opgesteld voor het schrijven van een rapport of verslag. Zo krijgt elk verslag of rapport dezelfde volgorde van hoofdstukken. Voorwoord, inleiding, samenvatting, conclusies, allemaal bekende termen in de wereld van rapportagetechnieken. Hier is te lezen hoe deze opbouw er uit ziet.
De opbouw
Een goede opbouw is dus erg belangrijk. Hier is te vinden hoe een rapport of verslag opgebouwd dient te worden. Daarnaast wordt er nog extra inhoudelijke informatie per onderdeel gegeven. De standaard opbouw voor een rapport of verslag ziet er als volgt uit:
- Omslag
- Titelpagina
- Voorwoord
- Inhoudsopgave
- Samenvatting
- Inleiding
- Inhoudelijke hoofdstukken
- Conclusies en aanbevelingen
- Literatuur
Beschrijving per onderdeel
Hieronder is een korte beschrijving per onderdeel gegeven. De volgorde van de onderdelen is tevens de volgorde van de opbouw
Omslag
De omslag van een rapport of verslag moet vooral aantrekkelijk zijn. Het moet de interesse van mensen wekken. Als met de omslag ziet, moet men het rapport willen lezen. Het is dus verstandig om hier afbeeldingen op te plaatsen. Verder komt er op de omslag de Titel van het rapport en de schrijver.
Titelpagina
Achter de omslag komt een titelpagina. Hierop komt alle overige informatie. Is er een onderzoek uitgevoerd, dan komt hier de opdrachtgever te staan. Verder komt er extra informatie over de schrijver(s) te staan, het versienummer en de datum. Overigens komt hier nogmaals de titel en de ondertitel te staan.
Voorwoord
Na de titelpagina volgt het voorwoord. In het voorwoord komen de volgende alinea's naar voren;
Inhoudsopgave
- Aanleiding; In het voorwoord begin je met de aanleiding voor het onderzoek of rapport. Waarom is het rapport geschreven. Dit kan zijn omdat er een opdracht van een bedrijf of school is gekomen, of vanwege bijvoorbeeld een onderzoek.
- Doelgroep; In deze alinea beschrijf je kort voor wie het rapport bedoeld is. Dit kunnen bijvoorbeeld alle medewerkers van een bepaalde afdeling in een bedrijf zijn, of alle geïnteresseerde voor het onderwerp waarnaar onderzoek is gedaan.
- Opbouw; In deze alinea beschrijf je kort hoe het rapport is opgebouwd. Benoem de belangrijkste hoofdstukken en verwijs kleinere doelgroepen door naar hoofdstukken waar zij in geïnteresseerd zijn.
- Dankbetuiging; In de laatste alinea is plaats voor een korte dankbetuiging. Hierin kun je de mensen bedanken die hebben meegewerkt aan het onderzoek en/of de opdracht.
Direct na het voorwoord volgt de inhoudsopgave. Belangrijk is dat het 'voorwerk' aparte paginanummering krijgt. Het voorwoord en de samenvatting krijgen dus niet dezelfde paginanummering als de rest, maar kunnen aangeduid worden met bijvoorbeeld Romeinse cijfers. Bij het gebruik van veel bijlages, is het aan te raden om een aparte inhoudsopgave voor de bijlages te maken. Word geeft de mogelijkheid tot automatische inhoudsopgave maken. Deze functie is dan ook sterk aan te raden.
Samenvatting
De samenvatting is het 'hart' van het rapport. Veel mensen, zoals managers, zullen misschien alleen maar de samenvatting lezen. De samenvatting is een stuk dat 'even tussendoor' gelezen moet kunnen worden in de trein of de pauze. Het is een stuk van één of twee pagina's en geeft een reële weerspiegeling van het werkelijke rapport. Let dus op dat niet één onderwerp extra veel aandacht krijgt in de samenvatting, wanneer dit in het rapport niet het geval is.
Inleiding
In de inleiding beschrijft men de aanleiding en het doel van het project. Beschrijf hier niet de doelstelling van het rapport, maar écht van het project dat is uitgevoerd. Het doel van een rapport is namelijk altijd het informeren van de lezer. De inleiding heeft altijd een vaste opbouw, en bestaat uit maximaal één pagina. De alinea's zijn;
Inhoudelijke hoofdstukken
- Situatiebeschrijving
- Doelstelling
- Structuurbeschrijving
Na de inleiding volgen de inhoudelijke hoofdstukken van het rapport. Hier is niets over te zetten, aangezien dit verschilt per onderwerp en onderzoek. Zorg altijd voor een chronologische opbouw en vermijd 'je' en 'jij' taalgebruik. Zorg dat elk figuur en tabel een figuur- of tabelnummer krijgt, met een figuur- of tabelnaam.
Conclusies en aanbevelingen
In de conclusies en aanbevelingen worden de conclusies van het onderzoek beschreven en is ruimte voor eventuele aanbevelingen. De conclusies zijn een opsomming van feiten. Het is aan te bevelen om hier ook opsommingstekens voor te gebruiken. De conclusies zijn meestal niet langer dan twee pagina's. Erg belangrijk is dat er géén nieuwe informatie in de conclusies naar voren komen. Er mogen dus geen conclusies getrokken worden, die niet al in de tekst getrokken werden.
De aanbevelingen geven nog tips en aandachtspunten voor de schrijver. Hierin kan men aangeven waar zij nog op moeten letten of wat zij in de toekomst nog zouden kunnen uitvoeren en/of verbeteren.
Literatuur
Tot slot is het belangrijk om de gebruikte literatuur te noemen. Dit kunnen boeken zijn, maar ook websites. Schrijf niet de gehele website link op, maar beperk het tot de hoofdpagina. Bij grotere websites zoals google en wikipedia dient er aangegeven te worden welk deel van de website is geraadpleegd.
Bijlagen
Bijlagen worden achter aan het rapport toegevoegd. Zorg er wel voor dat de bijlagen afzonderlijke te lezen zijn. Dit kan gedaan worden door een korte inleiding per bijlage te schrijven.