In een klassieke kostencalculatie maakt men het onderscheid tussen directe en indirecte kosten.
Naast de kosten die direct voortspruiten uit de realisatie van een kunstenproject (materialen, huur, diensten, personeelskosten…), brengt het realiseren op zich ook een aantal overheadkosten mee. Zij worden ook indirecte kosten genoemd, omdat het niet mogelijk is om een eenduidig varband te leggen met een specifiek eindproduct.
Typische voorbeelden van overhead- of indirecte kosten zijn : communicatiekosten (gsm, internet), verzendingen, verplaatsingen naar vergaderingen, verzekeringen (brandverzekering, 'alle risico'- verzekering), EGW (energiekosten), onderhoud en herstellingen, bankkosten,…
Overheadkosten kunnen in enge zin of ruimer omschreven worden, waarbij bvb. ook promotiekosten die verder gaan dan een welbepaalde activiteit of infrastructuurkosten als algemene werkingskosten kunnen opgenomen worden.
Om de kostprijs van een productie te achterhalen moet je een verdeelsleutel toepassen op de verschillende overheadkosten. Indien je bvb. 3 artistieke producties maakt zou je de telefoonkosten kunnen opsplitsen, waarbij een vierde gaat naar secretariaatskosten en telkens een vierde naar de drie artistieke producties. Deze toewijzing is in zekere zin willekeurig, want je weet niet exact hoeveel telefoonkosten er aan een project gespendeerd worden. Om het budget beter beheersbaar te maken is het dus beter om het aandeel overheadkosten te beperken.
Het is een veel voorkomende misvatting om vaste kosten, zoals huur en personeelskosten, gelijk te stellen met overheadkosten. In werkelijkheid kunnen zowel indirecte- als directe kosten vast of variabel zijn. Zo kan in een artistieke organisatie het secretariaatspersoneel beschouwd worden als een overheadkost en het artistiek personeel als een directe kost.