Auteur: Jos Moerkamp - 21/10/2011
Eén systeem van betalingen voor de hele eurozone. Dat moet de Single Euro Payments Area (SEPA) bewerkstelligen. Ook de financiële systemen van gemeenten behoeven aanpassing om SEPA aan te kunnen. Maar het gonst nog niet in de gemeentelijke backoffices.
Eigenlijk is het allemaal heel eenvoudig. Elk banknummer in Nederland gaat bestaan uit achttien tekens. De particulier of organisatie die bankiert bij bijvoorbeeld ING, met rekeningnummer 12345678, krijgt straks het Internationale Bank Account Nummer (IBAN) NL20 INGB 0012 3456 78. Geen hocus pocus, maar gewoon een automatisch aangemaakte combi van landencode, controlegetal, bankcode en eigen rekeningnummer. Dit rekeningnummer moet het Europese betalingsverkeer gemakkelijker en efficiënter maken. Een Nederlands probleempje is dat het betalingsverkeer hier verhoudingsgewijs al zeer efficiënt georganiseerd is en de invoering van SEPA dus weinig oplevert. Zeker, internationaal opererende bedrijven hebben er voordeel bij. En het is prettig om als particulier straks overal in de eurozone te kunnen pinnen, ook in de souvenirwinkel of het restaurant.
Maar voor gemeenten vallen er eigenlijk geen directe voordelen te behalen met SEPA. Of zoals Peter Zuiddam, projectleider SEPA van Rotterdam zegt: 'Voor ons is er geen financiële business case, alleen een wettelijke. De invoering van SEPA kost menskracht en geld. Het is niet zo gek dat gemeenten er niet warm voor lopen.'
Moetje
SEPA is voor gemeenten een moetje. Dat realiseert ook Friso Spinhoven zich. Hij is sinds 2008 voorzitter van het SEPA Platform voor de Publieke Sector namens het ministerie van Financiën. 'Betalingsverkeer staat niet hoog op de agenda van bestuurders. Voor hen is betalingsverkeer iets wat het gewoon doet.' Aan hem de schone taak om gemeenten toch aan te sporen zich tijdig voor te bereiden op deze verandering. Extra lastig is dat er geen 'big bang' komt, zoals bij de invoering van de euro. Of destijds bij de eeuwwisseling, toen de vrees bestond dat we in één klap zouden terugvallen naar het jaar nul, omdat jaartallen in software maar tot 99 konden tellen.
Nog problematischer is dat Europa nog niet eens heeft vastgesteld wanneer de overgang naar SEPA moet zijn voltooid. 'Bij gemeenten leeft daardoor geen gevoel van urgentie', stelt Spinhoven vast, 'terwijl de overgang naar SEPA een aanzienlijke impact kan hebben op de betaalsystemen en -organisatie.'
Aanpassen
Leuk of niet, elke gemeente moet er iets mee. In de eerste plaats door gemeentelijke financiële systemen zo aan te passen dat ze straks kunnen blijven communiceren met banken. Rekeningen van leveranciers moeten betaald, bijstandsgerechtigden op tijd hun uitkering krijgen. Het elektronische veld waarin het huidige banknummer past, moet ook het lange IBAN-nummer aankunnen. Tegelijkertijd verandert het format waarin gemeenten hun betaalbestanden bij de bank mogen aanleveren. Een bundel facturen wordt voortaan bij de bank aangeboden in het zogeheten XML-formaat. Een nieuwe standaard, die dus om aanpassing van software vraagt.
Facturen
In de tweede plaats moeten gemeenten iets doen aan hun incassosystemen, zodat burgers en bedrijven facturen kunnen voldoen. Woz-beschikkingen bijvoorbeeld. Volgens de nieuwe Europese regels moet de gemeente, telkens als ze bij de bank automatische incasso's aanbiedt om geld te innen van burgers, gelijktijdig digitale informatie meesturen waaruit blijkt waartoe die burger de gemeente heeft gemachtigd. Ook dat is nieuw en vereist dus eveneens softwarematige aanpassing. Daarnaast brengt de nieuwe technologie met zich mee dat de gemeente de incasso-opdracht een paar dagen eerder bij de bank moet aanbieden dan de datum waarop incassering daadwerkelijk plaatsvindt. Nu vinden opdracht geven en incasseren vaak nog op dezelfde dag plaats. Met deze langere verwerkingstijd moet in de financiële en administratieve planning rekening worden gehouden.
In de derde plaats is er de acceptgiro: de voorbedrukte betaalopdracht, waarmee de klant via elektronisch bankieren kan betalen of de betaalopdracht na het zetten van een handtekening op de post kan doen. Deze kaart moet geschikt worden gemaakt voor het langere bankrekeningnummer. Als burgers ook nog eens zelf die achttien tekens moeten invullen, is de kans op fouten groter dan nu.
In de vierde plaats zijn er de pinpasbetalingen. 'Het nieuwe pinnen' is eveneens onderdeel van het SEPA-traject: de magneetstrip verdwijnt, daar komt een chip op de pas voor terug. Dat heeft consequenties voor onder meer de pinapparaten aan de balie of in het gemeentelijke zwembad. En niet te vergeten voor de parkeermeters. Europees gezien is Nederland een buitenbeentje, omdat bankpassen al een ingebouwde chipknip hebben. Deze wordt door de bank vervangen. Maar adequate software, en hardware die de pas kan lezen, is een verantwoordelijkheid voor de gemeente.
Tot slot moet de gemeente het eigen IBAN gaan communiceren. Dat betekent bijvoorbeeld aanpassing van briefpapier en websites.
Testen
Al met al moet het feitelijke werk vooral worden verzet door banken, softwareleveranciers en leveranciers van pinapparaten. Toch weet Rotterdam na twee jaar SEPA-voorbereiding dat er ook bij de gemeente zelf het een en ander moet gebeuren. 'Veel hangt wel af van de softwarepakketten waarover je beschikt', zegt Peter Zuiddam. 'Voor standaardsoftware zal de leverancier met een update komen. Maar heb je veel maatwerksoftware, dan krijg je als gemeente veel meer aan je hoofd. Daarnaast moet je als gemeente de aanpassingen wel testen. Voor Rotterdam geldt bijvoorbeeld dat veel betaalverkeer via een shared service centre loopt. Wij leveren daar betaalbestanden aan, die worden door het shared service centre in een totaalpakket aangeboden aan onze bank, waarna de bank het in de backoffice verwerkt. Die vier stappen moet je in één keer testen, om eventuele fouten in het betaalproces op te sporen.'
Complicerend daarbij - en wellicht een andere reden waarom gemeenten nog niet erg hard lopen voor SEPA - is dat niet altijd duidelijk is wie voor de kosten van de update opdraait. Zuiddam: 'Als je te ver voor de troepen uitloopt, zoals wij een beetje hebben gedaan, dan bestaat het risico dat de softwareleveranciers deze actie beschouwen als meerwerk in plaats van als werk dat valt onder de lopende licentie. Het is een spel tussen gemeente en leverancier: wat valt wel en wat valt niet onder het contract? Wij hebben nooit betaald, maar ik weet dat deze kwestie in meer gemeenten speelt. Daarom zeg ik altijd: check je contracten. Dat geldt ook voor contracten met leveranciers van pin- en parkeerautomaten.'
Riskant
Te vroeg de leverancier inschakelen, betekent betalen, maar te laat is ook riskant. 'Dan zijn er nog tig wachtenden voor u en moet je maar afwachten wanneer je aan de beurt bent', zegt Zuiddam. Voor een goede timing is een einddatum voor invoering cruciaal. De laatste stand van zaken is dat betalingen uiterlijk in februari 2013 SEPA-proof moeten zijn en incasso's een jaar later. De acceptgiro volgt daarna. Maar niets is zeker. Niet eens of de euro tegen die tijd zelf nog wel bestaat.
KADER 1
Middelburg
Simon Jongepier is hoofd Planning en control en voorzitter van het treasuryoverleg van 50.000 plus-gemeenten. 'We merken dat softwareleveranciers afwachten tot Brussel met een einddatum komt, maar ze hebben wel allemaal toegezegd dat ze op tijd updates voor boekhoud- en betalingspakketten gereed hebben. Wij hebben een systeem dat het nieuwe rekeningnummer al lang aankan. Nu moeten alleen de rekeningnummers van onze circa zevenduizend crediteuren worden omgezet. Dat is geen onoverkomelijk probleem. Daarnaast moeten bijvoorbeeld onze sociale-dienstklanten hun nieuwe rekeningnummer gaan aanleveren. En bij de automatische incasso's moeten we even goed testen wat er met foutmeldingen gebeurt.
'Met de betaalautomaten hebben we geen probleem. We hebben onlangs pinautomaten aangeschaft die geschikt zijn voor het nieuwe pinnen. En de parkeerautomaten worden binnenkort vervangen, dat zat al in de planning.
'Een grote operatie is het dus niet en dat hoor ik ook uit andere 50.000-plusgemeenten. We dachten aanvankelijk dat we er een zwaar project van moesten maken, maar nu zijn er twee mensen binnen de organisatie die van tijd tot tijd rapporteren over de voortgang. Ik had me er meer van voorgesteld.'
KADER 2
Kapelle
Jolanda de Boer is hoofd Middelen. 'De omnummering naar achttien tekens doet de bank, dat is allemaal al geregeld. Die nummers moeten in onze softwarepakketten terechtkomen, dat is de verantwoordelijkheid van de leverancier. Het bedrijf waarvan wij pinapparaten afnemen, komt met nieuwe, dus ook daarvoor hoeven wij niets te doen.
Onze gemeente heeft het proces van automatische incasso's uitbesteed aan een gemeenschappelijke regeling. En aan acceptgiro's doen wij niet meer.
Voor ons heeft SEPA geen grote impact. Wij wachten rustig af tot we om moeten. Ik verwacht dat banken en leveranciers tijdig leveren. Maar natuurlijk houden we de vinger aan de pols.'
KADER 3
Tilburg
René Jansen is hoofd Boekhouding van Tilburg. 'Sinds 2008 draaien we mee in een SEPA-werkgroep onder leiding van het ministerie van Financiën. Toen zag het ernaar uit dat we volledig om moesten in 2012, maar inmiddels praten we al over 2014 en ook die datum is nog niet zeker. Binnen de gemeente gingen we voortvarend aan de slag, met een projectgroepje bestaande uit mensen die bij verschillende diensten gaan over het betalingsverkeer:
het Woz-heffingensysteem, het systeem van de gemeentelijke sociale dienst, de salarisadministratie, parkeerbeheer, een heel divers gezel-schap. Dankzij dit SEPA-traject ontdekten we dat we nogal wat verschillende softwaresystemen hebben. We hebben de gelegenheid aangegrepen om daar een efficiency-slag in te maken.'
'Waar we nu last van hebben, is de passiviteit van de softwareleveranciers. Alleen als je er expliciet om vraagt, krijg je wat je wilt hebben. De grote leveranciers hebben geen van alle hun systemen op orde. En omdat de einddatum steeds verschuift, maken ze weinig haast. Ik heb begrepen dat er vanuit Financiën druk wordt uitgeoefend op hen.
'In feite zijn wij klaar. Achteroverleunend wachten we op het moment dat er daadwerkelijk iets gaat gebeuren. Er moet een verplichte eind-datum komen, de software-leveranciers moeten aan de bak. En daarna hoop ik van onze ICT-mensen een seintje te krijgen dat we SEPA-proof zijn.'
Vindplaats: VNG Magazine nr. 20, Themanummer Treasury, 21 oktober 2011, pagina 21
Gemeente HattemTeamleider, met een kijk op regionale gemeentelijke ICT Dienstverlening
Gemeente Westlandsenior medewerker Planning & Control
Gemeente Almere