In SharePoint Workspace 2010 kunt u drie soorten werkruimten maken:
- SharePoint-werkruimten
- Groove-werkruimten
- Gedeelde mappen
In dit artikel
Terug naar boven
SharePoint-werkruimten
Met dit type werkruimte kunt u op uw lokale computer een kopie maken van een SharePoint-site die automatisch met de server wordt gesynchroniseerd.
Een SharePoint-werkruimte is uw eigen, persoonlijke kopie van de SharePoint-site, of zijn geselecteerde lijsten en bibliotheken die u hebt gekozen om deze offline weer te geven en vanaf de site te synchroniseren. De werkruimte bevat alleen u als een lid. U deelt inhoudsupdates met andere SharePoint-gebruikers door de werkruimte te synchroniseren met de SharePoint-site. U ontvangt ook updates die SharePoint-gebruikers op de SharePoint-site hebben gemaakt door de werkruimte te synchroniseren.
Eenvoudig gezegd: een SharePoint-werkruimte geeft u altijd toegang tot de inhoud van de SharePoint-site-, ongeacht u met het netwerk bent verbonden.
Waarom SharePoint-werkruimten maken?
De belangrijkste reden om een SharePoint-werkruimte te maken is om toegang te hebben tot de gegevens van uw SharePoint-site wanneer u geen toegang kunt krijgen tot uw netwerk, of wanneer u offline bent.
Bovendien geven veel gebruikers mogelijk de voorkeur aan de functies en de werkomgeving van SharePoint-werkruimten vergeleken met de functies en de werkomgeving die rechtstreeks in SharePoint-sites in een webbrowser te vinden zijn. SharePoint-werkruimten stellen u in staat snel en gemakkelijk door lijsten en bibliotheken te navigeren. U kunt tussen deze lijsten en bibliotheken schakelen door met de muis te klikken, dus hoeft u geen webpagina's te laden. Wanneer u met de inhoud van verschillende SharePoint-sites werkt, kunt u deze inhoud wellicht downloaden naar verschillende SharePoint-werkruimten en deze op de startbalk van SharePoint Workspace rangschikken zodat u snel toegang tot de werkruimten krijgt.
Tot slot stellen veel gebruikers mogelijk de uitgebreide toepassingsfuncties van SharePoint-werkruimten op prijs en appreciëren zij de eenvoud waarmee vele standaardactiviteiten, zoals het toevoegen of bewerken van nieuwe items of bestanden in lijsten en bibliotheken kunnen worden uitgevoerd.
Manieren om een SharePoint-werkruimte te maken
U kunt een SharePoint-werkruimte rechtstreeks op een SharePoint-site maken door op het menu Siteacties en vervolgens op Synchroniseren met SharePoint Workspace te klikken. Dit is waarschijnlijk de gemakkelijkste en meest betrouwbare manier om een werkruimte te maken als u bedenkt dat het uitgangspunt de SharePoint-site is die u naar uw computer wilt kopiëren.
U kunt ook een SharePoint-werkruimte met de startbalk van SharePoint Workspace of in de Backstage-weergave maken. In dit geval moet u het webadres hebben van de gewenste SharePoint-site en moet u mogelijk referenties voor de SharePoint-site opgeven.
Downloadopties in SharePoint-werkruimten
Wanneer u voor het eerst een SharePoint-werkruimte maakt, worden de aanvankelijke downloadinstellingen geconfigureerd om alle items van alle ondersteunde lijsten en bibliotheken van de geselecteerde SharePoint-site te downloaden. In het geval van documentbibliotheken downloadt u de iteminhoud in de SharePoint-werkruimte door documenten te openen of de optie Inhoud downloaden op het tabblad Synchronisatie te gebruiken.
U kunt optioneel de download zo configureren dat alleen items van geselecteerde lijsten en bibliotheken worden opgehaald. Selectief downloaden geeft u de mogelijkheid om het downloaden van items van andere lijsten en bibliotheken uit te stellen totdat u met deze inhoud wilt werken. De lijsten en bibliotheken worden nog altijd weergegeven in de SharePoint-werkruimte, maar in plaats van een lijst met items ziet u opties om de items nu te downloaden, of om naar de lijst of bibliotheek op de SharePoint-site te gaan.
Het gebruik van externe lijsten in SharePoint Workspace
Sommige SharePoint-lijsten worden gemaakt via Microsoft BCS-toepassingen (Business Connectivity Services). Wanneer u een SharePoint-werkruimte maakt, worden deze lijsten weergegeven in het deelvenster Inhoud onder 'Externe lijsten' wanneer u deze op Type sorteert.
Niet-ondersteunde inhoudstypen
SharePoint Workspace biedt geen ondersteuning voor het downloaden van de inhoud van allerlei soorten SharePoint-lijsten en -bibliotheken naar een SharePoint-werkruimte. U kunt bijvoorbeeld geen inhoud van een enquête of van Wiki downloaden. Wanneer u een SharePoint-werkruimte maakt, worden deze inhoudstypen vermeld in het deelvenster Inhoud van de werkruimte onder de kop Beschikbaar op de server. In de SharePoint-ruimte is de optie De lijst openen in een browser aanwezig.
Synchronisatie van inhoud tussen een SharePoint-werkruimte en de bijbehorende SharePoint-site
Een SharePoint-werkruimte is hoofdzakelijk een livekopie van de inhoud die is opgeslagen op de SharePoint-site op de server. Uw updates van de inhoud worden daarom doorgevoerd in de serverversie wanneer de werkruimte en de server worden gesynchroniseerd. Als u in de SharePoint-werkruimte bijvoorbeeld items verwijdert of de naam van items wijzigt, worden op de server deze items verwijderd of wordt de naam ervan gewijzigd. Ook wanneer op de server items worden verwijderd of wanneer de naam ervan wordt gewijzigd, worden in de SharePoint-werkruimte deze items verwijderd of wordt de naam ervan gewijzigd.
SharePoint-werkruimten verwijderen
Met het verwijderen van een SharePoint-werkruimte van de startbalk wordt alleen de lokale kopie van de SharePoint-site verwijderd. Het heeft geen invloed op de inhoud die op de SharePoint-site op de server is opgeslagen. Met andere woorden, wanneer u een SharePoint-werkruimte verwijdert, wordt de inhoud die van de server naar de werkruimte is gedownload, NIET verwijderd. Nadat u een SharePoint-werkruimte hebt verwijderd, kunt u, indien u dat wilt, een nieuwe SharePoint-werkruimte maken die naar exact dezelfde SharePoint-site verwijst.
Terug naar boven
Groove-werkruimten
Dit is het oorspronkelijke type werkruimte dat voor Microsoft Office Groove is ontwikkeld, voordat de productnaam in SharePoint Workspace werd gewijzigd.
Met dit type werkruimte kunnen groepen of organisaties met gemeenschappelijke doelstellingen en doelen ideeën delen en samenwerken. Een Groove-werkruimte bevat normaliter twee of meer 'leden', dat wil zeggen personen die na een uitnodiging lid zijn geworden van de werkruimte. De inhoud van een werkruimte is zeer dynamisch. Alle leden die op dat moment online zijn, zien onmiddellijk de updates die zij of andere leden toevoegen. U en andere leden verzenden en ontvangen updates wanneer u online gaat.
Groove-werkruimten stellen leden in staat te werken met een verscheidenheid aan gespecialiseerde toepassingsfuncties. Stel dat u wekelijks een vergadering belegt om de ontwikkeling van marketingmateriaal te bespreken. Tot de activiteiten behoren onder meer het bepalen van deadlines, het toewijzen van taken en het herzien van het voltooide werk. Om deze vergadering te vergemakkelijken, kunnen de leden bestanden posten met de functie Documenten, discussiëren over problemen met de functie Discussie en samenwerken aan vergaderingsagenda's met de functie Agenda. Alle leden die tegelijkertijd online zijn in de werkruimte, kunnen interactief samenwerken via real-time chatberichten, of zelfs met elkaar praten via de audiochat (als hun computers zijn uitgerust met de benodigde audio-onderdelen).
De functie Lijsten wordt gebruikt in combinatie met Microsoft Office InfoPath om aangepaste functies te maken en deze aan de werkruimte toe te voegen. De complexiteit en de mogelijkheden van een aangepaste functie kunnen aanzienlijk variëren en zijn grotendeels afhankelijk van de vaardigheden en het inzicht van de ontwerper van de InfoPath-functie. Ontwerpers moeten in staat zijn een eenvoudige functie te maken die bestaat uit een verscheidenheid aan (gegevens)invoervelden die op een formulier zijn ingedeeld.
Beperkingen van Groove Workspace
Hoewel er geen specifieke beperkingen zijn voor de grootte van werkruimten, raden wij u voor optimale prestaties aan de grootte van een werkruimte te beperken tot 2 GB of minder. U kunt de eigenschappen van een werkruimte weergeven om de huidige grootte van de werkruimte weer te geven.
Opmerking SharePoint Workspace kan geen Groove-werkruimte groter dan 2 GB aan nieuwe genodigden verzenden. Terug naar boven
Gedeelde mappen
Als alternatief voor een Groove-werkruimte kunt u ook geen gedeelde map in uw bestandssysteem maken. Dit type werkruimte stelt u in staat de inhoud van een map in uw Windows-bestandssysteem te delen met alle computers waarvoor u een account hebt en op uitnodiging met andere gebruikers van SharePoint Workspace te delen.
Terug naar boven Terug naar boven