Overheidsorganisaties moeten hun archiefstukken na twintig jaar overdragen aan het Nationaal Archief.
Overheidsorganisaties zijn verantwoordelijk voor de archiefbescheiden tot aan de overbrenging, twintig jaar na creatie. 'Traditionele' archieven moeten dan fysiek naar het Nationaal Archief worden overgedragen.
De overbrenging van digitale archieven heeft een meer virtueel karakter, maar in beiden gevallen verschuift de verantwoordelijkheid naar het Nationaal Archief, die dus voortaan ook voor het beheer verantwoordelijk is. Een archief maakt pas deel uit van de rijkscollectie als de archiefstukken aan het Nationaal Archief zijn overgedragen. Na overdracht wordt het archief ter beschikking gesteld aan het publiek.