SEPA is meer dan een software upgrade (3)
Product Development Manager
Expert van Computable voor de topics: ERP, CRM en Cloud ComputingMeer
In twee eerdere blogs schreef ik over de gevolgen van SEPA voor je organisatie, het gebruik van IBAN, BIC en het nieuwe overschrijvingsproces. In dit laatste artikel over SEPA behandel ik de veranderingen voor het incassoproces die het teweeg brengt.In tegenstelling tot het excassoproces (overschrijvingen), heeft SEPA wel grote gevolgen voor het incassoproces van organisaties. Tot nu toe was een incasso-afspraak eigenlijk vooral een kwestie van vertrouwen; machtigingen komen tot nu toe veelal telefonisch of via een online formulier tot stand. Met de komst van SEPA verandert dat.
Om zo goed mogelijk in te spelen op de nieuwe situatie rondom incasso, zet ik de belangrijkste aandachtspunten op een rij:
- SEPA maakt onderscheid tussen twee soorten incasso-producten: algemene euro incasso (machtiging aan een consument of organisatie, genaamd Core), en zakelijke euro incassomandaten (incasso-overeenkomst tussen organisaties, genaamd b2b (business-to-business).
- Voor de Europese incasso is een nieuw (Europees) incassocontract met de bank vereist. Dit contract houdt in dat je je committeert aan de Europese spelregels voor incasso. In het contract wordt het Incassant ID opgenomen van het bedrijf dat gaat incasseren; dit Incassant ID is een uniek registratienummer binnen het SEPA-gebied. In Nederland is dit nummer gebaseerd op het KvK-nummer van je organisatie. Met dit ID is je organisatie in het hele SEPA-gebied herkenbaar. Wanneer je besluit om van bank te veranderen, zal het Incassant ID met je meeverhuizen. Het ID moet je bij iedere incasso-opdracht meesturen.
- Indien je incasseert in een ander Europees land via een lokale rekening in dat land, dan kun je de buitenlandse schuldenaar vragen de buitenlandse incasso om te zetten in een Europese. Hierdoor is incasso vanaf een Nederlandse rekening mogelijk. Zo kun je vanaf je eigen bankrekening betalen. In principe heb je een buitenlandse rekening niet meer nodig om te kunnen incasseren in het buitenland ( 32 SEPA landen). Dat kan voortaan via je eigen bank in Nederland.
- Wanneer je gebruik wil maken van een b2b-incasso, dan zijn nieuwe machtigingsformulieren vereist voordat je kunt starten met het aanleveren van incasso-opdrachten. De machtiging mag je zelf ontwerpen, maar moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen. Zo moeten de volgende onderdelen minimaal op het machtigingen formulier vermeldt staan: tekst waarbij de klant de leverancier en de bank toestemming geeft om te incasseren van zijn bankrekening, naw-gegevens van de incassant, incassant ID, IBAN nummer en BIC code van de klant, naw van de klant, plaats en datum van ondertekening van de klant en kenmerk van de machtiging namens de incassant.
- Sommige softwarepakketten leveren dit rapport mee om klanten te ondersteunen.
- Voorlopig is een machtiging uitsluitend via een fysiek formulier vast te leggen. Er wordt op dit moment wel gewerkt aan een digitale vorm (e-mandaten), maar deze is naar verwachting niet eerder klaar dan 2016. Voor bestaande (Core) machtigingen zijn geen nieuwe machtigingen nodig. Hiervoor is gesteld dat de datum van ondertekening 1 november 2009 is. Het is een ongeschreven regel dat met het invullen van deze datum de bank bestaande Core incasso's blijven respecteren. Denk eraan dat je moet communiceren wanneer de incasso plaatsvindt, van welk rekeningnummer dit gebeurt, de hoogte van het bedrag en ten laste van welk mandaat referentienummer dit gebeurt. Dit bericht moet je minimaal veertien dagen voor de incasso sturen. Deze boodschap heet een pre-notificatie. Deze kun je apart communiceren maar het is ook mogelijk om deze mededeling op je factuur te zetten.
- Check tijdig bij je bank hoe het zit met de aanlevertijden van betaalbestanden. Is het aanleveren van bestanden binnen het huidige financiële systeem te regelen, of verleent de bank service voor de tijdige verwerking van de incasso? Europese incassoregels schrijven voor dat je de incasso-opdracht bij een eenmalige of eerste incasso vijf werkdagen voor de gewenste verwerkingsdatum bij de bank van de geïncasseerde moet aanleveren. Voor een doorlopende incasso geldt een aanlevertermijn van twee werkdagen. Voor de b2b-incasso geldt een aanlevertermijn van één werkdag. Het is verstandig om de precieze termijn bij je bank op te vragen.
- Een ander groot verschil tussen de Europese incasso en de zakelijke incasso is de mogelijkheid tot storneren. Bij een Europese incasso heeft een geïncasseerde 56 dagen de tijd om de geïncasseerde post alsnog te storneren. Bij een zakelijk incasso is er geen mogelijkheid om te storneren. Wil je dus meer zekerheid kies dan voor de zakelijke incasso. Informeer hiervoor bij je bank naar de mogelijkheden en kosten.
- Wees ervan bewust dat het verplicht is om originele machtigingen te archiveren. De bewaartermijn is minimaal veertien maanden nadat de machtiging door de debiteur is ingetrokken.
Conclusie
Er staan voldoende veranderingen voor de deur met de komst van SEPA. Al zullen niet alle wijzigingen een even grote impact hebben op de organisatie, het is sterk aan te raden snel van start te gaan met de voorbereidingen om de implementatie van SEPA zo gunstig mogelijk te laten verlopen. Met nog een jaar te gaan voor de invoering van de Europese betaalmarkt is het zaak om ruim op tijd SEPA-ready te zijn.
Hoe ver is jouw organisatie met SEPA? Heb je nog tips? Laat een reactie achter.