De nieuwe schoolpas
Contract kopieer- en printapparatuur
Het contract tussen het MaartensCollege en Ricoh op het gebied van kopiëren en printen liep begin 2010 af. Het contract kon niet zondermeer verlengd worden, aangezien het MaartensCollege op basis van Europese wetgeving gedwongen werd om aan te besteden. Aanbesteden is niets anders dan het in de markt zetten van een opdracht door een overheidsinstantie, waarbij ondernemers kunnen inschrijven door het indienen van een offerte. Het aanbestedingstraject moest in de loop van 2009 opgestart worden en is eind 2009 afgerond. De beste aanbieding werd wederom gedaan door Ricoh.
De planning om in het eerste kwartaal van 2010 alle oude apparatuur vervangen te hebben door nieuwe apparatuur is helaas niet gehaald. Op dit moment is het MaartensCollege op het punt dat de nieuwe apparatuur geplaatst is en in gebruik genomen kan worden.
De nieuwe schoolpas
Vanaf donderdag 25 november 2010 worden de nieuwe schoolpassen aan de leerlingen uitgedeeld door de mentoren. De leerlingen worden, net als de medewerkers, gevraagd om te tekenen voor ontvangst van de schoolpas. Hiervoor is gekozen omdat de schoolpassen reeds voorzien zijn van een tegoed van EUR 10,- voor kopiëren en printen (dit geldt voor de passen voor de leerlingen). Dit tegoed krijgen de leerlingen jaarlijks van het MaartensCollege (opgenomen in het schoolgeld) om te kunnen kopiëren en printen. Overschrijding van dit bedrag komt voor rekening van de leerling zelf. Om ervoor te zorgen dat het tegoed voor het kopiëren en printen niet voor andere doeleinden gebruikt gaat worden, bijvoorbeeld voor aankopen in de aula, zijn de schoolpassen voorzien van 2 zogenaamde beurzen. De eerste beurs is het netwerktegoed. Hier staat de EUR 10,- op geladen en kan alleen gebruikt worden bij het kopiëren en printen. De tweede beurs bevat geld wat leerlingen zelf op de schoolpas storten. Dit saldo kan gebruikt worden voor aankopen in de aula, bij de vendingautomaten of kan worden overgezet naar het netwerksaldo. Geld dat eenmaal op het netwerksaldo staat kan niet worden teruggeplaatst naar de andere beurs op de schoolpas.
Nieuw is dat de schoolpassen binnenkort niet alleen meer opgeladen kunnen worden met contant geld, maar ook met PIN. Hiervoor is een nieuw oplaadpunt geplaatst in de aula.
Wat gaat er nog meer veranderen?
Tot voor kort stonden er vele kopieerapparaten binnen het MaartensCollege en waren ook veel werkplekken voorzien van losse printers. De verhouding tussen het aantal apparaten en het aantal gebruikers was volledig zoek. De Europese aanbesteding bood de kans om de verhouding weer te herstellen. De centrale plaatsen binnen het MaartensCollege zijn nog steeds voorzien van de benodigde apparatuur, maar het aantal losse printers is aan banden gelegd.
Alle kopieerapparaten en printers zijn voorzien van een kaartlezer (voor de schoolpassen) of werken op basis van een pop-up systeem. De kaartlezers zorgen er voor dat afdrukken of kopieën pas gemaakt kunnen worden nadat een schoolpas voor de kaartlezer gehouden is. (Vertrouwelijke) informatie wordt dus pas afgedrukt als de gebruiker zich aanmeld. Dit geldt voor zowel leerlingen als medewerkers. De kaartlezer zorgt er ook voor dat de gemaakte kopie of afdruk direct wordt afgeschreven van het netwerktegoed van de leerling en wordt geregistreerd onder het account van de medewerker.
Het pop-up systeem is aanwezig bij apparaten in lokalen of in bepaalde kantoren. Na het geven van een printopdracht volgt een pop-up voorzien van informatie over het aantal pagina's en de kosten van de printopdracht. De printopdracht wordt dan bevestigd door de gebruiker of geannuleerd. Indien de opdracht wordt bevestigd en dus afgedrukt volgt direct een verrekening met het netwerktegoed voor leerlingen en een registratie op het account van de medewerker. Dit gebeurt allemaal automatisch.
Belangrijke aanvullende informatie
Het netwerktegoed van EUR 10,- is nog niet direct te gebruiken. Naar alle waarschijnlijkheid worden alle systemen en apparaten in week 49 in gebruik genomen. Hierover volgt zo snel mogelijk nadere informatie. Niet alleen op de internetsite, maar ook op de informatieborden binnen het MaartensCollege.
De schoolpas is persoonsgebonden (uitlenen van de schoolpas is altijd voor eigen risico en voor eigen rekening). De schoolpas is noodzakelijk voor het kunnen kopiëren en printen op het MaartensCollege. De schoolpas moet dan ook iedere dag mee naar het MaartensCollege genomen worden. Leerlingen en medewerkers zijn hier zelf verantwoordelijk voor.
Indien schoolpassen verloren zijn of beschadigd raken door onzorgvuldig handelen dan kost dit de leerling of medewerker EUR 15,- per schoolpas. Dit bedrag moet vooraf aan de bestelling van de nieuwe schoolpas worden afgerekend.
Zowel het netwerksaldo als het saldo van de andere beurs zijn door de medewerkers van ICT van het MaartensCollege digitaal af te lezen indien nodig. In geval van verlies of beschadiging van de schoolpas kan het resterende saldo van de schoolpas worden overgezet naar de nieuwe schoolpas. Hierbij is het saldo zoals uitgelezen is door de ICT afdeling het saldo dat gebruikt gaat worden. Hierover is geen discussie mogelijk. De oude schoolpas wordt daarna direct geblokkeerd en is dan onbruikbaar.
De huidige schoolpas is voorlopig nog te gebruiken tot aan 1 februari 2011. Daarna kan het gebruik van deze schoolpas niet meer worden gegarandeerd. Het saldo dat op 1 februari 2011 nog op de oude schoolpas staat is onbruikbaar. Zorg er dus voor dat het resterende saldo voor die datum gebruikt is.
Vragen
Mochten er naar aanleiding van dit bericht vragen zijn dan verzoeken wij u om contact op te nemen met Kirsten Bos, Hoofd Ondersteunende Dienst. Zij is te bereiken op 050 -5375200 of per e-mail firstname.lastname@example.org.