|Projectmanagement|
|Inhoud:|
1. Inleiding
2. Projecten leiden
3. Samenwerken in projecten
In de projectomschrijving maak je voor alle betrokkenen duidelijk wat het project wel en niet beoogt, wat je wel gaat realiseren en wat niet, wat de effecten zijn van het project en wat je nodig hebt. Veel hiervan vind je terug in je projectopzet. In het projectplan moet je echter een stuk nauwkeuriger zijn. Het projectplan is een contract. Als je beweert dat je het project kunt realiseren voor €100.000 en je hebt het dubbele nodig, heb je je werk niet goed gedaan.
Over de aanleiding, doelen en resultaat vind je hiervoor onder "projectopzet" meer. Op deze plaats staan we nog nader stil bij de andere onderdelen van de projectomschrijving.
Onder het kopje "Resultaat" beschrijf je concreet wat je gaat realiseren. Onder het kopje "Afbakening" beschrijf je concreet wat je nietgaat realiseren. Soms kan dat heel verhelderend werken.
Een voorbeeld. De Biologische Winkel wil een website laten ontwikkelen. In het projectplan vind je onder "Afbakening" onder meer: "Niet tot de resultaten behoren het aanmaken van een e-mailadressenlijst van potentieel belangstellenden, het promoten van de website bij zoekprogramma's en andere sites en de promotie van de site onder de huidige of potentiële klanten."
Wat krijgt je opdrachtgever wel en wat krijgt hij niet? Hij krijgt wel een website maar niet de promotie ervan, hij krijgt wel het feest maar niet de herinnering aan de fusie die medewerkers de volgende dag op hun bureau aantreffen. Overtuig je ervan dat je opdrachtgever dat weet.
In deze paragraaf zet je op een rijtje aan welke risico's je tijdens het project blootstaat. En we hebben het dan niet over de kans dat een meteoor het bedrijf raakt. Het gaat hier om de reële risico's. Bij een bouwproject kun je denken aan langdurig slecht weer, een opdrachtgever die zich vier keer bedenkt, een onderaannemer die ziek wordt, een architect die zich vergist of onverwachte fusie.
Maak er met het projectteam een aangenaam uurtje "beren op de weg" van. Wat kan je allemaal overkomen? Welke risico's zijn beheersbaar? Voor welke risico's moet je een noodscenario ontwikkelen? Het is geen vreemd idee om bij een bouwproject een noodscenario vooraf te ontwikkelen voor wat er gebeurt als er forse vertraging optreedt. Als je een groot feest moet organiseren maak je een "slecht weer"-scenario. Als je voor nieuwe bedrijfskleding moet zorgen, houd je rekening met langere levertijden. Je houdt in je plannen echter geen rekening met beton dat niet blijkt te harden, een plotseling landelijk alcoholverbod of nieuwe Europese regelgeving over de lengte van de rok voor bedrijfskleding.
Behalve het beschrijven van de reële risico's neem je natuurlijk ook de noodscenario's op. What if ...? Hoe verklein je het risico op schade door slecht weer? Je kunt bijvoorbeeld overwegen om in je projectplan op te nemen om de gehele gevel af te laten dekken bij langdurige regen. Je kunt in plaats van het beton te laten storten kiezen voor het werken met prefab-elementen. Je ziet: het denken over de risico's heeft nog een voordeel. Het helpt je het project dóór te denken. Als je dat als projectteam doet, werk je ook samen aan een beter gemeenschappelijk beeld over wat je wel en niet gaat doen.
Risicomanagement
Een organisatie die wat wil bereiken moet vaak risico's nemen. Met inzicht in die risico's en gerichte beheersmaatregelen kun je een gunstigere verhouding tussen risico's en opbrengsten bereiken. Verdiep je in de professionele benadering van risicomanagement.
"Krijgen we nu ieder jaar zo'n feest. Zou eigenlijk helemaal niet gek zijn. Het bedrijf van mijn buurman organiseert jaarlijks een reisje naar een grote Europese stad." Dat komt ervan! Wie zijn medewerkers eenmalig denkt te trakteren op een leuk, spectaculair feest kan nog wel eens met een kater thuiskomen. Het project is geslaagd, het feest was een succes. Maar een onbedoeld effect was dat medewerkers vonden dat zo'n feest eigenlijk ieder jaar zou georganiseerd moeten worden. En dát laat de begroting niet toe!
Een project voer je uit omdat je een bepaald resultaat wilt behalen. Houd in de projectplanning echter ook rekening met effecten die je niet beoogt. Een supermarkt die het zijn klanten makkelijk wil maken, organiseert een bezorgdienst. De bezorgdienst is een groot succes maar de omzet daalt: de klanten komen niet meer in de winkel. In het projectplan moet je daar rekening mee houden. Je kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat klanten wél naar de winkel komen maar niet zelf met de boodschappen hoeven te sjouwen.
Onder het kopje "Randvoorwaarden" vind je de niet-inhoudelijke voorwaarden waaronder het project moet worden uitgevoerd. Het gaat dan om
Het zijn aandachtspunten die de projectleider goed moet uitonderhandelen: het is zijn speelruimte. Meer tijd, betekent meer mogelijkheden.
Bron: www.leren.nl/cursus/management/projectmanagement/projectplan-omschrijving.html
Copyright © 1999-2014 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon