Adobe EchoSign is een gehoste service die Adobe aanbiedt aan bedrijven. Wanneer een bedrijf dat Adobe EchoSign gebruikt (de "afzender"), een document verzendt naar de "ondertekenaar", moet de ondertekenaar mogelijk persoonlijke gegevens opgeven om het document elektronisch te ondertekenen. We verzamelen ook informatie over het gebruik door de afzender en de ondertekenaar van Adobe EchoSign wanneer zij een document uitwisselen of elektronisch ondertekenen om informatie vast te leggen over het ondertekeningsproces. Dit omvat informatie zoals de datum en tijd van de gebeurtenis, het IP-adres en andere informatie van de browser of het apparaat waarmee het document is verzonden, ondertekend, gedelegeerd of goedgekeurd, of waarmee een andere handeling op het document is uitgevoerd. Als u akkoord gaat met de installatie of het gebruik van de app of online service EchoSign, kunnen we ook uw locatie bepalen en vastleggen (afhankelijk van uw app of browser) wanneer u belangrijke handelingen uitvoert, zoals een document verzenden, ondertekenen, goedkeuren of delegeren. Als u later niet meer wilt dat locatiegegevens worden verzameld, raadpleegt u de privacy- of locatie-instellingen van uw browser of apparaat. Al deze informatie wordt vastgelegd als onderdeel van het "audit trail" dat is gekoppeld aan het elektronisch ondertekende document. Het audit trail wordt in het algemeen beschikbaar gesteld aan afzenders, ondertekenaars en andere "deelnemers" aan een document en wordt bewaard in overeenstemming met de overeenkomst tussen Adobe en de afzender.
Als de afzender de identiteit van de ondertekenaar wil laten controleren via ons proces voor identiteitscontrole, worden aanvullende gegevens van de ondertekenaar verzameld. Als onderdeel van dit proces kunnen bijvoorbeeld het door de overheid afgegeven identificatienummer van de ondertekenaar (of een gedeelte van dit nummer) en antwoorden op beveiligingsvragen worden verzameld. Adobe slaat het identificatienummer of de antwoorden op de beveiligingsvragen niet op. Deze gegevens worden alleen gebruikt om de identiteit van de ondertekenaar te controleren via een bedrijf dat namens Adobe de service voor identiteitscontrole levert.
Bovendien kan de afzender erom verzoeken dat de ondertekenaar kopieën van documenten uploadt of bijvoegt voor diverse doeleinden. Een afzender kan bijvoorbeeld erom verzoeken dat een ondertekenaar documenten uploadt waarmee de afzender zelf (niet Adobe) de identiteit van de ondertekenaar kan controleren. Met deze functie ontvangt de afzender kopieën van de documenten die zijn verstrekt door de ondertekenaar. Deze worden samen met de elektronisch ondertekende kopie van het document opgeslagen.
Standaard wordt vanuit Adobe EchoSign een kopie van het elektronisch ondertekende document verzonden naar zowel de afzender als de ondertekenaar (hoewel de afzender deze instelling kan wijzigen). De afzender bepaalt ook hoelang documenten worden opgeslagen in Adobe EchoSign. De afzender is verantwoordelijk voor het configureren van eventuele beveiligingsopties die beschikbaar zijn in Adobe EchoSign om de documenten en de uitwisseling hiervan tussen de afzender en de ondertekenaar te beschermen.
Adobe EchoSign kan worden geïntegreerd met diverse andere websites, waaronder websites voor sociale netwerken zoals LinkedIn en Facebook. Met deze functies kunnen afzenders en ondertekenaars zich aanmelden bij Adobe EchoSign via hun accounts van de andere websites. Afzenders kunnen ook hun Adobe EchoSign-account koppelen aan een andere service voor onlinedocumenten of voor verkoopautomatisering waarvan de afzender gebruikmaakt, zoals Salesforce.com. In deze gevallen kunnen bepaalde persoonlijke gegevens van de afzender en ondertekenaar alsmede eventuele documenten die zijn ondertekend door of identiteitsdocumenten die zijn verstrekt door de ondertekenaar, worden opgeslagen via deze andere services (en Adobe EchoSign). Het privacybeleid van Adobe is niet van toepassing op gegevens of documenten die worden verwerkt of opgeslagen in systemen die niet van Adobe zijn.