Privacy statement NTA
Privacy statement in verband met opname van persoonsgegevens in de Nederlandse Thesaurus van Auteursnamen (NTA). De Nederlandse Thesaurus van Auteursnamen (NTA), ook wel de Persoonsnamenthesaurus genoemd, is onderdeel van het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem (GGC). Het GGC wordt beheerd door OCLC. Gebruik van de NTA is die instellingen toegestaan die met OCLC een GGC-overeenkomst hebben gesloten of die instellingen die met OCLC een aparte NTA-gebruiksovereenkomst hebben gesloten. OCLC is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens van de personen die worden opgenomen in de persoonsnamenthesaurus. OCLC is daarbij gehouden aan de regels en voorwaarden zoals gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens.
Doel verwerking persoonsgegevens
Het doel van de thesaurus is het uniformeren van persoonsnamen zodat het mogelijk wordt om de publicaties van en over een auteur in de catalogus bij elkaar te brengen. Dit is de zogenaamde collocatiefunctie van de catalogus. Om deze functie te realiseren is worden naams- en andere persoonsgegevens van auteurs opgeslagen zodat onderscheid gemaakt kan worden tussen auteurs met dezelfde naam. Met behulp van deze gegevens kunnen ook de zoekfuncties in verschillende zoeksystemen verbeterd worden. OCLC verschaft deelnemende instellingen de mogelijkheid deze functie te gebruiken in vergelijkbare systemen waar dezelfde behoefte bestaat, zoals Metis, het onderzoekregistratiesysteem dat bij universiteiten gebruikt wordt, of DSPACE, een van de systemen die als institutional repository bij universiteiten en andere onderzoeksinstellingen gebruikt worden.
Invoer van persoonsgegevens
OCLC verschaft deelnemende instellingen de mogelijkheid om persoonsgegevens vast te leggen in de NTA. Voor invoer in de NTA gelden de regels die door OCLC zijn vastgelegd in de richtlijnen voor het catalogiseren in het GGC. Deze richtlijnen zijn gebaseerd op de regels voor titelbeschrijving zoals vastgesteld door de FOBID.
Zorgvuldigheid
OCLC respecteert de privacy van auteurs en onderzoekers van wie gegevens in de NTA worden opgenomen. OCLC gaat zorgvuldig om met de gegevens van auteurs en onderzoekers en heeft in de richtlijnen voor het catalogiseren vastgelegd dat gebruikers van de NTA alleen die gegevens dienen in te voeren die in overeenstemming zijn met doel van de NTA. De NTA is aangemeld als een verwerking van persoonsgegevens bij het College bescherming persoonsgegevens.
De gegevensverwerking
In de NTA worden de gegevens opgenomen die nodig zijn voor het nu of in de toekomst kunnen identificeren en onderscheiden van auteurs met dezelfde naam. Het betreft altijd de naam, maar het kan daarbij ook gaan om pseudoniemen, spellingvarianten en de meisjesnaam van auteurs, om de geboortedatum en datum van overlijden, om de titulatuur en om gegevens betreffende werkrelaties, zoals beroepsaanduiding of een aanduiding van het werkverband.
Inzage, wijziging en verwijdering
Auteurs en onderzoekers die zijn opgenomen in de NTA hebben het recht de over hen opgenomen gegevens in te zien, te laten verbeteren, aan te laten vullen of te laten verwijderen. Daarbij dienen auteurs en onderzoekers er rekening mee te houden dat de gegevens in de NTA primair afkomstig zijn uit door de auteur of onderzoeker gepubliceerde of anderszins toegankelijk gemaakte documenten waarvan de beschrijving door bibliotheken of vergelijkbare organisaties in een catalogus of ander registratie- of zoeksysteem zijn opgenomen, of uit algemeen toegankelijke naslagwerken. Bij een verzoek om wijziging of verwijdering van gegevens door een auteur zal dan ook altijd door OCLC in overleg met de invoerende instelling een afweging plaatsvinden tussen het respecteren van de privacy van de auteur of onderzoeker, de openbaarheid van de opgenomen gegevens én de eisen die gesteld worden aan zorgvuldig catalogusbeheer. Persoonsgegevens die direct afkomstig zijn uit algemeen toegankelijke documenten of uit de documenten die de aanleiding zijn voor opname in de thesaurus worden niet verwijderd.
Bewaring en beveiliging
OCLC beheert de NTA in een database die beveiligd is tegen verlies van gegevens en tegen enige vorm van onrechtmatige inzage of verwerking. De persoonsgegevens worden bewaard gedurende de periode die nodig is voor de uitvoering van de door OCLC aangeboden diensten.
Doorgave aan derden
OCLC zal deze persoonsgegevens niet gebruiken voor doeleinden die niet te verenigen zijn met het doel waarvoor deze worden geregistreerd. Deze gegevens worden niet afgestaan aan derden behalve aan deelnemende instellingen of andere organisaties die hetzelfde doel nastreven. Daarop kan een uitzondering worden gemaakt op grond van wettelijke bevoegdheden van politie of justitie tot het vorderen van identificerende gegevens in het kader van voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.
Inlichtingen en klachten
Indien u vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de specifieke persoonsgegevens en de wijze waarop deze door OCLC worden opgeslagen en gebruikt, kunt u contact opnemen met OCLC. Dat kan schriftelijk of via e-mail.
E firstname.lastname@example.org
P Postbus 876, 2300 AW Leiden, Nederland