Identificatieplicht
Ook verschenen in MOAFlash, januari 2012 - Tekst: Mandy Peters
Werkgeversvereniging AWVN is gespecialiseerd in arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen. AWVN is verantwoordelijk voor de MOA-werkgeverslijn, hier kunnen MOA-leden hun arbeidsrechtelijke vragen stellen. Elke maand licht de AWVN een actueel onderwerp toe. Deze maand: Identificatieplicht
De Wet op de identificatieplicht (WID) vond zijn ingang op 1 januari 2005. Vanaf dat moment is ieder persoon verplicht zich vanaf de leeftijd van 14 jaar te kunnen identificeren. Naast deze verplichting regelt de WID ook de verplichtingen voor werkgevers en werknemers.
Wat zijn de verplichtingen voor u als werkgever?
Ten eerste heeft u een verificatieplicht. Dit houdt in dat u als werkgever aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs, de identiteit van een nieuwe werknemer moet verifiëren wanneer hij bij u in dienst treedt. U bent verplicht het identiteitsbewijs te controleren op echtheid. Hierbij moet u bijvoorbeeld letten op de pasfoto, de kenmerken zoals leeftijd en lengte, de geldigheid van het document, de nationaliteit en de handtekening. Geldige identiteitsbewijzen zijn: paspoort, Nederlandse identiteitskaart en gemeentelijke identiteitskaart. Geldige identiteitsbewijzen voor buitenlandse werknemers zijn: een nationaal paspoort en identiteitsbewijs van een land van de EER, vergunning tot vestiging (document A), vergunning tot toelating als vluchteling (B), vergunning tot verblijf voor onbepaalde duur (C), vergunning tot verblijf (D), verblijfskaart voor een onderdaan van een EG-lidstaat (E), paspoort laissez-passer, reisdocument voor vreemdelingen, reisdocument voor vluchtelingen, registratiekaart meldingsplicht asielzoeker en identiteitsbewijs asielzoeker. Zie hiervoor de website: www.identiteitsdocumenten.nl. Documenten waarvan de geldigheid is verlopen of een kopie mogen niet worden geaccepteerd. Twijfelt u over de echtheid? Dan kunt u het document laten controleren door de Koninklijke Marechaussee op Schiphol. Ten tweede heeft u als werkgever een bewaarplicht. U moet een kopie van het identiteitsbewijs toevoegen aan het dossier van uw werknemer zodat u bij eventuele controles de gevraagde inlichtingen kunt geven. Op de kopie moet duidelijk de aard en het nummer van het identiteitsbewijs zichtbaar zijn. De kopie dient u tenminste tot vijf jaar na het eind van het kalenderjaar waarin het dienstverband is beëindigd te bewaren. Ten derde is er de zorgplicht. U moet als werkgever uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Dit geldt voor zowel werknemers die direct bij u in dienst zijn als inleenkrachten.
Ben ik als werkgever verplicht een kopie van een identiteitsbewijs van mijn werknemers te hebben?
Ja, u bent verplicht om van alle werknemers die bij u in dienst zijn, ook stagiaires en vrijwilligers, een kopie van een identiteitsbewijs te hebben. Doet u dit niet, of weigert de werknemer dit te geven en onderneemt u daarop geen actie, dan wordt de werknemer als anonieme werknemer beschouwd en moet u als sanctie het hoogste belastingtarief over het loon toepassen. Tevens mag u geen rekening houden met de algemene heffingskorting, de arbeidskorting, de franchise en de bovengrens premie. Dit geldt ook wanneer achteraf blijkt dat u een kopie van een vals identiteitsbewijs hebt. U moet dan met terugwerkende kracht tot aan het begin van de indiensttreding 52% loonbelasting betalen plus alle premies.
Hoe zit het met de identificatieplicht van uitzendkrachten?
In beginsel bent u niet verplicht om een kopie te vragen en te hebben. De uitlener is de werkgever van de uitzendkracht en hij dient dan ook een kopie te hebben van een geldig identiteitsbewijs. Zorg wel dat u altijd het originele identiteitsbewijs controleert voordat de uitzendkracht aan het werk gaat. Een kopie hebben, en bewaren, is wel verplicht wanneer u een buitenlandse uitzendkracht inleent, dan gelden er namelijk extra identificatieverplichtingen. Overigens is deze verplichting beperkt tot werknemers die niet de nationaliteit van een lidstaat van de Europese Unie hebben.
Overigens geldt deze laatstgenoemde extra verplichting niet enkel voor buitenlandse uitzendkrachten. Alle personen die bij u op kantoor of op het terrein aanwezig zijn moeten zich kunnen identificeren en voor niet EU onderdanen heeft u tevens de verplichting een kopie van het identiteitsbewijs te maken en dit gedurende 5 jaar te bewaren.
Moet ik altijd een up-to-date kopie van het identiteitsbewijs van mijn werknemers in hun personeeldossier hebben?
Nee, het gaat om de geldigheid van het identiteitsbewijs op het moment van indiensttreding. Wanneer de geldigheid verloopt, hoeft u niet om een nieuwe kopie te vragen. Voor werknemers van buiten de EU kan dit anders zijn. Vastgesteld moet worden dat zij nog steeds beschikken over geldige verblijfspapieren, tewerkstellingsvergunningen, etc.
Tekst: Mandy Peters