Email verwerken blijft voor veel mensen een lastig punt in hun werkdag. Aan de ene kant omdat het lastig is om verschil te maken tussen verwerken, en afhandelen. Aan de andere kant omdat ze gewoon veel te veel mail krijgen.
Zelf adviseer ik altijd om je email te verwerken, tot je inbox op 0 staat. Inbox Zero. En check je mail 1 of maximaal 2x per dag (In de praktijk is het bij mij eerder om de dag).
Makkelijker gezegd dan gedaan. Een veelgehoorde klacht is:
Terwijl ik mijn mail aan het verwerken ben krijg ik gelijk weer allemaal reacties binnen. Mijn inbox is alweer vol voor ik hem leeg heb kunnen krijgen.
Om te voorkomen dat je de hele dag bezig bent met je email, en je nooit toekomt aan het echte werk, adviseer ik: Verwerk alleen je gistermail.
Wat is 'gistermail'
Gistermail is simpelweg een samensmelting van 'Gisteren' en 'Mail'. Je mail van gisteren dus. Niet die van vandaag.
Tony Hsieh (C.E.O. van Zappos) heeft dit ooit bedacht omdat hij af wilde van een 'oneindige' lijst. Je weet niet van te voren hoeveel mail er vandaag nog binnen gaat komen, dus dat kan (onbewust) voor veel stress zorgen. Daarom verwerk je vanaf nu alleen nog maar je mail van gisteren. Je 'gistermail'.
Geen paniek, de wereld vergaat heus niet als jij niet 'Real Time' bereikbaar bent. De postbode komt tenslotte ook maar 1x per dag (met de post van gisteren).
Waarom 'gistermail'
Het grootste voordeel van het verwerken van je gistermail tegen het verwerken van je vandaagmail is vooral dat de lijst eindig is. Je kunt niet voorspellen hoeveel mail er vandaag binnen gaat komen, maar je weet wel hoeveel mail er gisteren binnen is gekomen.
Waar de onvoorspelbaarheid van vandaagmail kan zorgen voor (onbewuste) stress, zorgt de voorspelbaarheid van gistermail voor een gevoel van vervulling. Je weet nog exact hoeveel je moet doen. Hoe dichter je bij het einde komt, hoe trotser je bent op jezelf.
Door deze eindigheid is het verwerken van je gistermail onder andere goed tegen uitstelgedrag.
Daarnaast heeft het ook als voordeel dat je je vooral bezig houd met jouw eigen prioriteiten. Alles wat niet bij jou vandaan komt moet sowieso een dag wachten, daarmee communiceer (naar jezelf) je dat je jouw doelen belangrijk vind. Respecteer jezelf en anderen zullen jou respecteren
De regels voor 'gistermail'
Op zich is het verwerken van je 'gistermail' niet heel anders dan dat je 'normaal' je mail verwerkt.
Je zorgt nog steeds gewoon dat jouw mail app standaard uit staat. Kiest 1 of maximaal 2 momenten per dag dat je besluit de mail te verwerken (dat zijn de enige momenten dat je mail app aan mag staan). Verwerk je mail in 6 stappen. En zorgt dat je geen enkele vorm van meldingen ontvangt.
Een paar specifieke regels om op te letten zijn:
- Verwerk alleen je mail van gisteren (Of eerder, als je achterloopt)
- Archiveer of Verwijder mails zodra je ze verwerkt hebt (Anders blijft je inbox nog steeds permanent vol)
- Zolang het 48 uur kan wachten zonder 'schade' te doen, mag je niet reageren op mails van vandaag (Zelfs niet als het een reactie kan zijn van 1 woord)
- Verwerk 10 emails van gisteren, voor je er überhaupt 1 van vandaag leest (Voorkom dat je alleen de 'makkelijke' mails afhandelt en de rest uitstelt)
- 2 minuten regel (Getting Things Done). Elke mail die langer dan 2 minuten duurt om af te handelen noteer je als een aparte taak, en archiveer in een aparte map (Het doel is verwerken, niet afhandelen)
Hoe 'gistermail' gebruiken
Tot slot het lastigste, voor de meeste mensen. Hoe begin je met zo iets. Je ziet er voordeel in, en snapt de regels, maar hoe doe je het?
Allereerst is het belangrijk dat je jouw contact voorkeuren kenbaar maakt aan jouw omgeving. Laat mensen weten hoe ze jou het beste kunnen bereiken, en geef aan hoe snel je gemiddeld genomen zult reageren. Dan weten zij ook waar ze aan toe zijn. (Voor een voorbeeld, check mijn contact pagina)
Zodra het voor de buitenwereld duidelijk(er) is wat zij kunnen verwachten, zul je er van hen geen klachten over horen. Dan komt het nu allemaal op jou aan, nu is het handig als je jezelf aanleert dat jouw inbox geen haast heeft.
Dit kun je jezelf aanleren door zekerheid te creëren, de zekerheid dat jouw inbox echt geen haast heeft. Want helaas heeft sommige mail wél haast. Inbox niet, mail soms.
Dat kun je doen door bijvoorbeeld AwayFind in te stellen. AwayFind kan ervoor zorgen dat alle mail waar jij op wacht, of die relevant is voor een afspraak op je agenda, bij jou terecht komt. Zonder dat jij je inbox hoeft te checken. Zodra er iets relevants binnenkomt stuurt AwayFind jou gewoon een push berichtje op je smartphone, stuurt je een sms, of geeft je een belletje. Zo wordt jij toch op de hoogte gehouden, en kun je erop vertrouwen dat je niets belangrijks mist.
Dus, nu ben je er echt klaar voor. De buitenwereld weet waar ze aan toe zijn, jij weet dat urgente dingen dankzij AwayFind toch wel direct bij je terecht komen, en alle andere mail kan wel een daagje wachten.
Om nu jouw inbox te beperken tot alleen de mail van gisteren zijn er verschillende tactieken
- Sorteer al je mail op datum. Van oud (boven) naar nieuw (beneden). En verwerk van boven naar beneden tot je bij je mail van vandaag uitkomt
- Maak een 'Smart mailbox', waarin je alle mail laat tonen die ouder is dan 1 dag, en in je inbox staat. Zoiets.
- Doe een zoekopdracht, waarin ongeveer hetzelfde zou staan als de criteria voor de 'Smart mailbox'. In Gmail kun je bijvoorbeeld zoeken naar: "before:11/03/2013 in:inbox" (let op de datum notatie is amerikaans)
- In sommige gevallen kun je ook een Plugin/Extensie/Script installeren voor 'Yesterbox'. Als je daar even kort naar gaat Google'n kom je bijvoorbeeld hier bij uit: Yesterbox for Gmail
Verder is er weinig bijzonders aan. Beperk je inbox tot de email van gister, en verwerk je mail zoals normaal.