Invitations are sent by the EPP President and attendees include, besides the members of the EPP's Presidency, all Presidents and Prime Ministers who are members of the European Council and belong to the EPP; the Presidents of the European Parliament, the European Commission and the European Council, as well as the High Representative for Foreign Affairs, provided that they belong to the EPP; Deputy Prime Ministers or other ministers in those cases where the Prime Minister of a country does not belong to an EPP member party; and, where no EPP member party is part of a government, the leaders of the main EPP opposition party.
Invitațiile sunt trimise de către Președintele PPE și participanții includ, pe lângă Președinția Partidului, toți președinții și prim-miniștrii care sunt membri ai Consiliului și aparțin PPE; președinții Parlamentului European, Comisiei Europene și Consiliului European, precum și înaltul reprezentant pentru afaceri externe, dacă aceștia aparțin PPE; prim-miniștrii adjuncți sau alți miniștri în acele cazuri în care prim-ministrul țării respective nu aparține unui partid membru al PPE (de exemplu, guvernele de coaliție); și, în cazul în care nici un partid membru al PPE nu face parte din guvern, liderul principalului partid PPE de oppozitie este invitat.