Invitations are sent by the EPP President and attendees include, besides the members of the EPP's Presidency, all Presidents and Prime Ministers who are members of the European Council and belong to the EPP; the Presidents of the European Parliament, the European Commission and the European Council, as well as the High Representative for Foreign Affairs, provided that they belong to the EPP; Deputy Prime Ministers or other ministers in those cases where the Prime Minister of a country does not belong to an EPP member party; and, where no EPP member party is part of a government, the leaders of the main EPP opposition party.
A meghívást az EPP elnöke intézi és a résztvevők közé tartoznak a párt mindenkori elnöksége mellett: azon állam és kormányfők, akik tagjai az Európai Tanácsnak, illetve az EPP-nek is; az Európai Parlament elnöke, az Európai Bizottság elnöke, az Unió Külügyi- és biztonságpolitikai főképviselője - amennyiben ezen személyek tagjai az EPP-nek is; miniszterelnök helyettesek, vagy egyéb miniszterek, azon esetekben, ha a vonatkozó állam miniszterelnöke vagy államfője nem tagja az Európai Néppártnak (pl. koalícióban kormányzó pártok esetén); illetve abban az esetben, amennyiben egy EPP tagpárt sem tagja az adott ország kormányzatának, az ellenzék vezető EPP-s tagpártja kerül meghívásra.