Often the documents themselves are not kept or stored directly in the IR system, but are instead represented in the system by document surrogates or metadata.
Συχνά τα ίδια τα έγγραφα δεν αποθηκεύονται ή διατηρούνται απευθείας στο σύστημα ανάκτησης πληροφοριών, αλλά αντ’ αυτού εκπροσωπούνται στο σύστημα από υποκατάστατα έγγραφα ή μεταδεδομένα.