As entidades titulares de pedidos de financiamento estão obrigadas a organizar um processo técnico/pedagógico do projeto, que contem os documentos comprovativos da execução das diferentes fases, e que deve incluir fichas de registo ou folhas de presença de formandos e formadores; processo que deve estar sempre atualizado e disponível cfr. art. 18 da Portaria n799-B/2000, de 209).