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以需求为驱动谈集中采办模式下的统筹工作

作者：何津来源：《中国民商》2020年第06期

摘要：随着经济市场的竞争力度不断加剧，组织的采办工作已经成为增强企业竞争实力的重要环节。采办工作在具体执行过程中存在诸多问题，例如采办腐败、组织竞价能力偏弱等，为了避免这些问题，部分组织开始实施集中采办模式，而集中采办模式又存在统筹工作庞大、繁琐等问题，为了更好地开展集中采办模式下的统筹工作，本文从采购需求的角度进行分析，分析采办需求工作中存在的问题，进而从需求的角度提出解決方案，以提高组织在集中采办模式下统筹工作的效率，所研究的结论以期对相关组织在集中采购模式下的统筹工作具有一定的借鉴性价值。

关键词：需求;驱动;集中采办;统筹

新时代集中采办模式的实行有效地提升了组织采办工作中的议价能力，同时还能够有效地避免采购腐败等问题。但是集中采办工作也有其自身的弊端，集中采办将组织各个部门以及各个分、子公司的采购集中统一采购，这样较大程度地增加了采购人员的工作量，以及工作难度。同时，采购工作的分析从各个部门及各个分、子公司的需求出发，需求的收集与分析也是一项较为复杂的工作，而采办工作中需求分析工作还存在部分问题，在这样的情况下，以需求为驱动的采办统筹工作难以有效地开展。对此，本文分析了采办需求工作中存在的问题，并提出了对应的解决建议，所得出的结论具有现实价值和理论意义。

一、采办需求工作中存在的问题

（一）采办需求主体责任不明确

采办需求分析工作需要执行者具有良好的主体责任意识和主动作为意识，目前组织中采办需求工作存在主体责任不明确的问题，该问题使得采办需求工作易出现需求分析结论不准确，给组织造成资金和资源浪费问题。当前，组织中主体责任意识不足的问题主要表现在，一是采办执行者主动作为意识不足，在进行采办需求分析时，做制定的采办需求报告仅为了满足各部门的采办需求或满足专家的意见，未根据实际情况进行需求分析;二是推卸责任，缺乏担当意识。采办执行人在需要对市场进行调查的工作，完全依赖于专家的结论，最后所得出来的采办需求出现问题时，又将责任推卸给相关专家。采办需求分析是保证采办资源被最大化利用的重要环节，需求分析不准确，易出现多余采办或采办不足等问题，严重影响组织的正常生产运营，进而影响组织的经营能力和市场竞争力。

（二）采办需求缺乏规范化

采办工作的执行人在调查、收集各个部门的采办需求时，也存在采办需求缺乏规范化的问题，缺乏规范化和标准化的采办需求清单易使得采办人员出现重复采办、所采办的物资不符合相关需求部门的要求，从而出现资源浪费，或因为退换货出现延长收货时间等问题，进而给组织的财务资金和正常的生产运营带来负面影响。当前组织的采办需求不规范化主要体现在，一是物资的品名、型号、属性等没有统一规范的描述，使得采办人员无法获得准确的信息，从而出现采办错误等问题;二是需求部门所提供的采办需求清单描述不符合标准，造成采办需求统计人员统计工作繁杂，需求审核时间耗时较长;三是需求部门所提供的采办需求清单描述不详细，细节表述不规范，易使得所采办物资需要相关人员花费大量的时间来验证采办物资是否符合生产要求。

（三）采办需求系统利用效率不高

在信息化的新时代，办公信息化科技化已经成为各个组织的工作常态，采办工作是一项复杂且繁琐的工作，利用信息化系统来辅助采办工作，提高采办工作的效率是新时代企事业组织必备的硬件条件。当前，组织的采办需求系统利用效率不高，阻碍了采办需求工作提高工作效率。采办需求系统利用率不高主要表现在以下几个方面，一是采办的管理系统不完善，流程与制度的制定缺乏高效性，使得采办工作环节多耗时长;二是采办的需求系统与业务系统关联性差，使得采办需求系统不能较好地支持组织的业务系统;三是组织的采购系统的咨询系统未充分发挥作用，无法及时地为各个需求部门提供较好的咨询服务，降低了组织的采办工作效率。

二、给以需求为驱动的集中采办模式下统筹工作的建议

（一）强化采购人员的主体责任

组织的采购工作是依法依规依照组织真实需求所采购，所以采购人员必须要具备较强的责任心和主动作为的意识，才能保障采购工作能够依法依规地进行。因此，组织应该通过多渠道来强化采购人员的主体责任。一是通过宣传教育提高采购人员的主体责任意识，如通过表彰会议、短片宣传、文化宣传活动等方式，让采购人员提高荣誉感，自觉具备主体责任意识;二是通过激励制度来强化采购人员的主体责任，对在采购工作中表现突出，具有较强的积极主动性和担当意识的优秀职工，进行物质和精神奖励，鼓励和宣扬这种行为，使得更多的采购人员自觉激励自己增强责任意识，而对主体责任意识较差，容易推卸责任的采购人员，应进行积极的批评教育，使之不断地提高自我的责任担当意识;三是公开征求相关专家或第三方专业机构的意见，根据组织具体采购需求特点灵活选择专家的意见，使得专家意见符合组织采购的实际需求。

（二）规范采购需求工作

规范化、标准化采购需求工作能够有效地提高采购统筹工作的效率。采购需求工作统一化、标准化采购物资品类、名称、型号等，有利于采购人员准确地采购相关物资，同时也能够

有效地提高验货效率。规范化、标准化采购需求工作的方法如下：一是将相同品类的物资进行归纳汇总，尽量分成一级目录后，再根据一级目录分为二级目录以及三级目录等，使得相关人员能够准确高效地根据大类找到对应的小类物品。分类必须有据可依，同时有相应的分类解说，以便相关人员能够更为便捷地辨认出各类物品的种类;二是标准化采购需求统筹表和申请表等，采购人员应按照相关分类及相关采办要求，制作标准化的统筹工作表格，表格尽量以选择题的形式出现，便于相关需求申请人员能够准确地根据类别对采购物资进行详细准确的描述。从而提高采购统筹工作中的沟通效率，避免反复沟通修改返工。三是，根据集中采购的具体情况，按照类别成立采购小组，明确不同采购小组的工作职责、采购程序、采购要求等。各个不同的采购物资根据类别进行分析后，相对应的采购小组与相应的业务需求部门进行沟通，这样能够更加高效地沟通采购需求，从而提高采购统筹工作的效率。

（三）完善采办需求系统

采办需求系统的进一步完善需要从多方面着手，需要從采办人员、信息系统、业务流程、制度等方面进行逐一关联与完善。首先需要提高采办人员的综合素质，根据组织内采购人员的整体素质，对采购人员进行相应的培训，提高采购人员的责任意识、专业素质和其他相关素质，同时定期组织采购人员进行最新的法律法规知识的学习，对采购信息系统的学习，熟练掌握采购必备的相关技能和知识。其次，提高信息系统的利用效率，将采购系统与各个相互联系的业务系统进行关联，根据业务需求来分析采购需求。再次，优化业务流程，集中采购的工作，会集中组织中各个部门的统一采购需求，这样会使得采购需求的量及工作内容较大，从而增加采办需求工作的统计与分析时间，梳理组织的业务流程，将不必要的业务流程和审批流程进行精简，提高采购需求工作的沟通效率和审批效率，从而提高采购工作的统筹工作的效率。最后，完善采办咨询机制。采办工作需要良好的沟通能力，在采购需求统计及后期的相关采办工作中，无时无刻需要对细节进行沟通和分析，为了提高采购统筹工作的沟通效率，采购需求采集人员需要时刻对不清楚的细节工作与业务部门保持密切的沟通，从而保障采购信息的准确性。

三、结束语

综上所述，采购工作的核心是基于业务部门的需求，因此，基于需求的采购统筹工作要围绕需求来进行。本文所提出的以需求为驱动的分析集中采办模式下的统筹工作，需要以需求为核心来分析。集中采办模式使得采办工作量十分庞大和繁琐，需要采购人员投入较大的时间和精力，据此，本文根据采办需求中存在的主要问题进行了分析，围绕问题提出了强化采购人员的主体责任、规范采购需求工作和完善采办需求系统等措施。这些措施需要根据组织的具体情况进行调整后使用，需使得方法在实际采用过程中切合实际，且方法细化后具备较强的可行性后运用。

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