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中小电梯企业灵活应用财务集中管理作者：吴虹来源：《中国集体经济》2020年第17期

摘要：中小电梯企业注重品牌建设，选择多区域推广产品营销，但财务管理由于系统软件、人员配备所限，经常无法解决多销售网点的企业发展需要，造成企业资源浪费、经营和财务风险上升。对于适用于企业集团的财务集中管理工作，可以借鉴其统一核算管理、集中调拨资金用度、消除地区舞弊发生等多方面优势，灵活应用于中小电梯企业，充分发挥财务管理岗位职能。

关键词：中小电梯企业;财务管理;财务集中管理

一、引言

中小电梯企业财务管理发展重点往往在扩大生产、开拓销售渠道、申请各项政府发展扶持资金，通常无瑕顾及财务管理。但往往由于财务管理缺失，导致电梯企业在大项目竞标、项目立项申请、融资前尽职调查等关键时刻，才发现公司财务工作不到位带来的困难。

每个企业对于财务管理的关注点和边界各有不同。对于大多数中小企业来说，既希望享受中小企业所带来的各种税收和政策上的优惠，又希望能够快速发展壮大，早日步入大型企业的行列。对于目前全国遍地开花的中小型电梯企业来说，有的企业选择贴牌生产，财务管理重点放在成本管理。更多电梯企业则致力于创立品牌，财务管理工作更加繁重。

电梯属于特种设备，其频发的安全事故，迫使招标单位将品牌质量放在了更重要的地方。大型商超、高档社区，CBD写字楼在电梯招标过程中，都会把企业规模，产品知名度放在重要位置上，作为重要评分项。知名度的打开非常影响电梯的市场开拓。作为一家中小企业，如何能够在如此看重品牌的时代获得竞争力，是企业生存要考虑的问题。为了扩大知名度，就要在全国设立更多经销网点，最好还能走出国门，成为国际化的电梯品牌。各地设立分公司、子公司，能够快速在全国推广品牌，但也会带来更加分散的管理模式，对于资金、人力、财务管理水平能力有限的中小电梯企业来说，无疑是巨大的压力。因此作为一家集生产、销售、安装、维保为一体的中小电梯公司，往往会选择全国各地广泛铺设销售网点、拓展经销商的发展模式，财务集中管理成为主要的运作模式。但基于此种经营模式的中小电梯企业，却面临许多财务管理方面问题。

二、中小电梯企业财务集中管理存在的问题

（一）企业注重抓订单，财务集中管理力度不足

迫于经营成本压力，对于每年电梯销售一两千台的中小企业来说，维护全国二十几家销售网点的运行成本压力已经非常巨大。每台电梯的销售，除了直接销售方式以外，大部分要靠地区经销商。争夺经销商的关键不是电梯品牌，而是支付给经销商的居间服务费用。有实力的居间人，甚至能获取整台电梯一半以上的利润，大大压缩了中小电梯企业的利润空间。此外，各个销售网点还要配备必要的电梯安维保人员、招投标人员、区域销售人员。因此中小型电梯厂商，通常会把财务管理的压力集中在公司总部，通过远程管理监督模式，确保各地区销售网点的财务运行工作。

1.预算管理困难，资金难以控制

由于电梯生产介于标准化大规模生产与小量订单化定制之间，针对每个订单会涉及设计、生产、运输、安装、维保各自不同过程，在偏定制化的订单中废品发生率较普通生产型企业更高、在偏大规模单一订单中补投补发概率更大、异地雇佣分包安装队拆箱后丢件问题频发，造成预算经常与项目实际决算结果发生偏差。由于电梯行业这种多模式、异地运作的特殊性，财务管理复杂程度更高，但由于管理系统及人力投入有限，导致管理难度增加。

2.应收账款难以控制，收款环节风险大

由于行业特殊性，收款常常涉及建筑物整体竣工验收，而且拖欠电梯安装工程款、维保款情况频发。财务部门不了解各地项目情况，按照账龄以及合同约定的节点开票催收，导致已开出发票长时间押在销售网点人员手中，应收账款收不回来，还存在发票丢失风险。财务部门通过电话、催款函件等方式跟踪应收账款，往往不了解客户的合同情况，造成潜在订单丢失，往往还造成客户经理怠于项目签订后的管理。

（二）企业电子化程度不足，财务集中管理乏力

对于中小型电梯企业，都配备有普通的财务核算软件和生产管理软件，能够满足基本财务核算要求，但是缺乏电梯行业系统的、应用于设计、采购、生产、销售、安装、维保全流程管控的软件系统。因此，对于各分支网点的销售经费使用、人员成本控制、报销审批流程管理，财务部门就很难发挥集中管理的作用。往往区域负责人监控多个地区，各地经理为跑业务常年不在经销点，导致外地经销网点的费用申请审批流程不畅。尤其年末，为了保证当年票据能及时入账报销，往往浪费了极大的力量、资源在财务各项申请的签字审批流程上。报销票据来回邮寄也造成了时间、资金消耗。为了保证财务工作的高效运行，还需要扩充力量，配备专人前期处理票据。

（三）内控标准设立复杂，财务集中管理风险增加

1.地域差异导致财务集中管理困難

对于全国各地的物价消费水平财务人员并不了解，而各地经济发展快慢不同，经济水平差异较大，增加了集中进行财务管理的难度。例如各地销售办事处租赁房屋租金、物业等水平差异很大，为满足票据核算管理要求，通常采用房主一揽子包干的方式缴纳房租，增加了财务判别的难度。

2.业务分散导致资金集中管理不及时

公司设立备用金制度，由于保管人员变更频繁，常常导致票据无法及时报销、备用金不足。为了跑业务，销售员往往在一些费用上垫付个人资金，再通过其它消费取得财务凭据报销，导致实际业务与发票不一致、虚构业务支出。区域负责人一旦忙于销售业绩，不跟进监管，内部控制执行就会出现漏洞。

3.政策灵活多样导致内控失效

散布全国的销售网点，各地灵活的销售策略，往往造成内部控制发挥不了作用。销售员通常与客户有极好的私人关系，导致有的客户过度相信销售人员，甚至超过了对于合同的信赖程度。销售人员为争取客户做出口头承诺，对于佣金、免保期限等涉及利益条款，会给客户很多公司无法兑现的承诺。客户一旦追讨起来，就反过来用客户施压于公司，或者辞职了事，影响了客户对于公司的信赖。另外，也常发生客户不按照合同约定的付款账户，以现金形式直接支付给销售人员的情况，造成双方风险。

三、中小电梯企业财务集中管理问题的解决对策

（一）加强人员管理，提高财务工作质量

1.定期集中培训

中小企业员工流动性比较大，参加专业培训机会少。对于财务人员，以及和财务对接的部门内勤人员、各个营销点的销售人员，虽然不能像大型企业有专门培训机会和定期培训计划，但可以效仿其培训内容，定期组织视频培训会议，达到财务培训效果。

（1）增强财务风险意识。通过财务培训提高相关人员风险防范意识，有针对性的提升业务能力。对于遇到的具体财务问题，由相关部门负责人进行收集、反馈。财务部门专门负责对接费用报销、备用金管理的人员，也应该将工作中问题及时总结上报。财务部门将近期发生的财务工作中遇到的风险点，归纳整理、部门内分享经验，利用有限的培训时间提升财务工作质量。对于风险防控重点岗位，通过风险培训，确保轮岗后工作交接平稳、能通过培训掌握发现问题的方法，确保财务管理有效运行。

（2）提升财务管理能力。中小电梯企业财务工作以核算为主，通过培训能提升财务工作者的财务管理水平，有利于做好财务的集中管理。通过定期培训，宣传强调公司财务制度，做好对于业务负责人财税方面最新政策的解释和传递。开展问题讨论会，邀请个人提出观点、反馈问题，在会议中探讨解决。不仅能够架起财务部门与销售网点的沟通桥梁，加强网点人员对财务管理工作的理解，还能提高财务工作者对各地情况的把控能力，有助于部门领导及时发现并解决问题。

（3）进行职业道德教育。销售网点的销售员在公司业务最前线，接触客户、订单，第一手取得款项票据，其职业道德水平重要性，并不亚于销售业务能力。必须通过法制教育、职业道德宣传等途径提高自我约束意识。财务工作者涉及公司资金保管运用、物资保全清查、对外数据报送等工作，更是要时刻保持高度的职业警惕意识和职业道德，定期的职业道德教育，督促个人自律。

2.建立项目经理负责制，提高项目预算管理水平

中小电梯企业由于资金、规模所限，很难做到建立专门的预算管理委员会、项目运营指挥部，为了保证电梯项目达成项目预算目标，可以通过设置项目经理负责制达成控制预算的目标。将预算达成率与项目经理业绩挂钩，最终与个人奖金相关联，确保项目经理对于整个项目持续跟进，直至分包安装队的监管。对前期从电梯技术设计到生产发运中的各个流转环节，可以设置各环节负责人的项目经理反馈评分，直接挂钩负责人绩效，通过项目完成用时限定、工作达标率，控制各环节质量，促使预算达成。

3.通过应收台账管理，财务持续跟进应收账款

对于已开展的项目，财务部门应从合同角度跟进应收账款。项目负责人建立各自应收账款台账，记录应收账款跟踪进度、票据保管情况，定期与财务核对应收账款，确保应收无遗漏。对于超期项目，财务需要重点跟踪。各个项目负责人将不正常项目作出反馈，区域经理需介入跟进，双渠道确保应收账款催收及回款确认。

（二）关注事前控制审批，提升财务集中管理效果

对于外地销售网点备用金管理、销售人员费用开支，实行事前审批制度，审批通过后再开展业务，降低费用发生后长期无法签批，不能报销的问题。实行事前审批，可以较好的控制费用发生、节约成本。事前审批会增加上层审批部门工作量，可以通过审批权利下放缓解压力。权利下放的同时，应加强内部监督，通过抽检、轮岗等方法控制舞弊风险。同时，为应对临时及突发性事件，应设立快速通道，充分利用中小企业规模小、运作灵活优势，解决重要事件。

（三）设立内审专员，降低财务集中管理风险

在中小型企业设立专门内部审计、内部控制部门，费用太高，不利于实现，但可以设立内部审计专职人员，对股东负责，向公司管理层定期汇报。做好对于各外地销售网点管理监督工作。同时，可以从内控角度，审查财务部门业务，有助于及时发现并解决问题，灵活机动，更加适合业务分散的中小型电梯企业。

（四）推广企业官网，建立合同领导负责制

为了生存和发展，中小电梯企业无法效仿大型企业的合同管理。为了获得项目，中小企业会更加灵活的变更合同条款。针对由此产生的，客户与销售员私下交易，随意承诺的情况，公司可通過公司网站解决双方信息不对称问题，通过加大网站的宣传力度、建立完善的网络订单查询机制，方便客户从公司网站上，根据订单号，直接获取合同最全面信息，从而能够较大程度规避销售员的个人不规范行为，保护客户及公司权益。对于每个订单，客户通过生成的单号，在网站都可以查询到进度，包括合同收款、开票、完工进度，有效避免销售员挪用客户款项、滞留票据的问题。

