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事业单位人事档案管理的创新路径

作者：覃燕春来源：《企业科技与发展》2018年第07期

【摘要】事业单位人事档案关乎单位人员的实际利益，在工作调动、提供服务工资依据、职称评定等方面起到十分重要的作用。事业单位为了保护各方的合法权益一般都设置有档案管理室，专门负责档案的收集、整理、管理工作，为选拔优秀人才提供可靠的材料依据。文章阐述了人事档案管理的作用，分析了事业单位人事档案管理现状，提出了创新事业单位人事档案管理的路径。【关键词】事业单位；人事档案管理；创新路径【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1674-0688（2018）07-0208-02人事档案管理工作是事业单位职工及单位人才储备情况、资料保存情况的重要反映。一个单位的人事档案是否真实、完整、有效、便于使用，充分反映了一个单位的管理模式是否符合市场经济及我国法律法规的要求。而要充分发挥人事档案管理工作的作用，必须创新人事档案管理方式。1人事档案管理的作用人事档案对事业单位的作用主要体现在促进作用及动力作用方面。为了实现事业单位更好更快发展，必不可少的资源是高素质的人才，而人事档案的收集归档一方面扩大了人才队伍的范围和质量，另一方面便于了解人才队伍的思想动态，更好地进行人才筛选工作。从某种程度上来看，人事档案管理工作对事业单位的长期发展起到推动作用。因此，相关领导首先要加强对于档案工作重要性的认识，在资源投入及政策上给予支持，健全人事档案管理工作体制，使得人事管理工作朝着信息化、标准化、全面化的方向发展；档案负责人员需要不断提高自身意识和专业素质，积极参与单位组织的相关培训，提高工作效率。2事业单位档案归档文件整理的过程及注意事项2.1对事业单位的文件进行分类事业单位档案归档文件的分类是文件整理的基础性工作。事业单位的文件可以分为如下3类：综合类文件、组织人事类文件及业务类文件。将事业单位的文件分为3类主要是依据其文件内容的不同。这3类文件具有其鲜明的特点。综合类文件包括的内容较多，除了组织人事类及业务类文件外，都可以将其归入综合类文件中。2.2对事业单位的文件进行编码、存档

对事业单位的文件进行分类后，还应对文件进行编码及存档。综合类文件、组织人事类文件及业务类文件都可以依据年份进行编码，这也是文件整理的基础性工作。例如，2016年的人事任命则在编号第一位写2016。除了依据发布年份进行编码外，业务类文件可以依据业务内容的不同进行再次细致的分类。例如，社会保障局的经办业务分为关系类、医疗类、工伤类、养老类等，可以将业务类的文件资料依据具体业务的不同进行二次分类，关系类可以简写为GX，医疗类可以简写为YL等。2.3对事业单位的文件的利用对事业单位的文件的利用主要体现在对归档文件的查询与借阅。归档文件的查询主要体现在查询的准确与效率上，归档文件的借阅主要体现在借阅记录的准确及及时归还上，防止文件丢失。有些事业单位在归档整理的过程中通过对文件进行扫描形成电子文件，电子文件的优势是在不需要原件的情况下，借阅方便，不需要去档案室亲自查询，提高了文件的利用效率。此外，可防止多次借阅对原文件的磨损，对于原文件的保存也起到积极作用。除了借阅与查询功能外，事业单位还可以将需要公开的文件上传到事业单位网站，增加工作的透明度。对原文件的扫描是一项工作量较大的任务，要求档案室工作人员具有较高的工作责任心及耐心，对原文件纸质版编码与电子版编码相一致。除了扫描之外，档案室工作人员还要做好电子档案的维护工作，按时抽查电子档案，出现电子档案破损情况时应当及时对原文件扫描上传。对于原文件的借阅，档案室应当设立专门的文件借阅册，对于借阅文件的名称、借阅单位、借阅人联系方式、借阅目的、预计归还时间等内容进行登记。对于逾期未归还的文件应当及时催还。3事业单位人事档案管理现状3.1事业单位对档案管理工作不够重视事业单位的人事档案管理是一项默默无闻的工作，它不像其他工作那样容易出成绩，所以很少有人注意，有许多一线员工甚至不清楚人事档案管理是一份什么性质的工作。相关研究统计，在全国各事业单位中，49%的单位没有配备专用的档案管理库房，这其中装设有去湿设备的库房不到10%，由此也可看出，大多数事业单位领导都没有重视档案管理方面的工作，也未把人事档案管理工作提到日程上，所以人事档案管理敷衍了事，只要不出差错即可。3.2人事档案管理人员水平不高人事档案管理的工作比较繁琐，而且具有较强的专业性和连续性，如果没有足够的人力、物力、财力作为保障，就无法保证档案管理的质量。这些人员对于档案的重要性和信息收集、整理、收纳、装订等业务都没有明确的规定，这就会造成人事档案不能及时归档，严重影响了档案管理的水平。3.3人事档案中出现断档与人档分离

随着人才流动性的不断增大，大部分人才的档案却没有随着人才的流动而流动，档案还保存在原来的工作单位。对于流出的人才，人事档案管理人员就不会对流出的人才档案继续进行信息更新，也就造成流出后人才的工作经历出现空白的情况。随着社会的变迁，特别是人才资源配置的市场化，人才的流动性也越来越大，越来越多的“单位人”成为“社会人”，人才的流动也就造成了人档分离的现象，也就有许多人选择了弃档不用。3.4人事档案归档工作操作规范不明晰在进行人事档案管理过程中缺乏完善的管理体制，具体来说，就是工作人员在进行档案的保管、归档等工作中，存在一些不明晰的地方。这就导致部分人员档案材料不全，甚至存在将档案放在自己手中更安全的认知误区。一方面档案材料不完全会给事业单位人员的选拔、升迁造成一定的影响，另一方面将档案放在自己手中，容易导致档案的丢失问题。4事业单位人事档案管理的创新路径4.1提高事业单位领导对人事档案的重视程度一些领导干部对于人事档案的管理意识相当薄弱，认为只要不丢失资料，资料信息不泄露，应付档案检查就可以了，所以事业单位分管人事的领导，应进一步加强对于人事档案管理重要性的认识，充分意识到人事档案管理工作在人事管理过程中所处的重要地位和起到的重要作用。将人事档案管理工作提上日程，定时检查、指导、督导人事档案，确保对于其中的问题能够做到早发现，早解决。事业单位的领导应该高度重视关于人事档案管理的相关问题，并且同样把它放在单位干部队伍建设的高度上来对待，提高对它的重视程度。对人事档案工作进行实时的检查，分级分类地进行指导，等级升降也要及时地进行更改，进一步实现对人事档案规范化、科学化的管理。4.2提升人事档案管理人员的管理水平作为人事档案管理人员，要提升自己的业务素质，首先要提高自己的专业知识水平。对于目前一些非档案管理专业出身的工作人员来说，更要加强学习档案学理论知识。要多读一些有关档案管理学、档案文献编撰学、科技档案管理学、档案保护技术学、文书学等方面的书籍。从档案的收集、整理、保管、统计、检索、利用、编研、鉴定等方面熟悉专业工作，提高工作效率，保证工作质量。此外，人事档案管理人员还要熟练掌握与档案管理工作相关的科技知识。比如，要学会利用信息化媒体手段进行人事档案管理，学会使用各种相关的软件。常用的软件如WORD和EXCEL的功能是极其强大的。即便人事档案管理人员没有机会参加专门的业务培训，也完全可以借助网络熟悉软件的应用。4.3建立良好的人与档案相分离的人事管理体制大部分档案管理者在整理档案的过程中经常发现，有些人的档案存在着空白期，询问之后发现，是由于在原单位辞职之后档案没有带到新的单位，再次换工作的时候又从原单位将档案

调出，所以有一段时间的档案自然就是空白的，也就出现了断档的现象。此外，许多事业单位将人才引进以后，很少查看人才之前的档案记录，用人单位也是热衷于人才在实际工作中的业绩来考核员工；有的员工，虽然已进入单位，但是其人事档案依旧挂在人才市场上，也造成了此人的人事档案得不到及时的更新。要建立一个良好的体系来保证“人档合一”，所有部门的人事档案都按照集中统一的改革思路，将政府人事部门所属的人才流动机构、就业服务机构、教育机构有效地结合起来，成立一个政府所属的统一的人事档案管理中心，事业单位人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心进行管理，开始逐步地杜绝人档分离、断档等现象出现。5结语综上所述，加强对于事业单位人事档案的收集归档对更好地发挥人才力量起到巨大的推动作用，同时有利于了解、分析、整合人力资源，使其发挥更大的效果。在新时代背景下，档案工作人员在做好档案信息的收集整理等工作的基础上，还需要利用互联网的智能化、电子化的特点，及时更新人事档案管理的软件系统，简化档案的归档流程，提高人事管理效率。参考文献[1]刘明，李红芹.干部人事档案收集归档工作初探[J].北京档案，2016（6）.[2]李淑诗.关于新时期人事档案的收集归档工作研究[J].城建档案，2016（1）.[3]介燕菁.探索人事档案数字智能化建设的新思路.企业科技与发展，2014（7）.[责任编辑：高海明]

