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公告写作探析

作者：阎杰来源：《档案管理》2011年第01期

摘要：公告是法定文种之一。随着各项公务活动的日趋丰富和规范，公告写作不断变化和完善，但也出现一些有待解决的问题。对公告的文种归属、发文机关、种类、事项、格式、语言、时限、媒体等进行探讨，有利于公告写作的规范化和科学化。

关键词：公文；公告；写作

公告是一种权威性较高、读者对象很广的文种。随着各项公务活动的日趋丰富和规范，公告写作不断变化和完善，但也出现文种归属较窄、内容和形式失当、滥用公告等问题。本文拟就公告写作略陈管见。

1、取消公告的文种归属

公告是法定文种之一。根据现行有关规定，公告分别归属于人大、行政、人民法院、人民检察院的公文种类，党委、军队、人民团体的公文种类则不包括公告。笔者认为，应当取消公告的文种归属。理由是：第一，公告本身具有通用性。从词义上看，“公”意即公开，“告”意即把事情向人陈述。公告这一文种并无特定的归属范围，不必仅限于人大、行政、人民法院、人民检察院使用，应当在各类机关通用。第二，公告是各类机关与公众沟通的主要工具之一。在现代信息社会里，机关与公众之间的沟通愈益重要，各类机关均应提高机关工作的透明度、维护公众的知情权。公告因其特定的权威性和读者的广泛性而具有很大的影响力，有利于发挥机关信息对人民群众生产、生活和经济社会活动以及国际交流的服务作用。第三，尽管党委、军队公文已有对外发布信息的文种，但所载事项和读者对象受到某些限制。比如，党的机关用公报公开发布重要决定或者重大事件、军队机关用通告向社会公布应当遵守或者周知的事项，而公报、通告均不适用于向国内外宣布重要事项或法定事项，公告恰好与其配合。第四，公告写作实践已打破了文种归属的限制。其中，有的是同级党委、政府、军队机关或者相应的党委、政府、军队部门联合行文，如《中共湖南省委组织部湖南省人力资源和社会保障厅2010年考试录用公务员公告》；有的是党委部门或者军队部门联合行文，如中共中央办公厅、中共中央对外联络部就党的“十七大”期间所接到的贺电、贺函发公告表示衷心的感谢；有的是党委、军队、政协、人民团体机关或者部门单一行文，如《全国政协办公厅2010年招考录用公务员面试公告》、中国人民解放军驻澳门部队就2010年5月1日举行凼仔军营开放活动所发的公

告。这些公告切实而恰当，不应视为误用文种名称。基于此，建议党委、军队、人民团体在修订公文处理规范时，增设公告种类，政协在制定相关规范时，将公告作为文种之一。

2、限定公告的发文机关

近年来，滥用公告渐成“风气”，主要原因之一，是发文机关(即公告的主体)混杂，因此，有必要明确其使用权限。这里，强调公告适用于各类机关，并不是说，各个级别的机关及部门或者其他社会组织均可发公告。在公文学界流行公告用于级别较高的机关或者法定机关之说，尚需具体探讨。笔者认为，公告的发文机关一般有以下五种：一是国家及省级的党委、人大、政府、政协、军队和人民法院、人民检察院以及工会、团委、妇联等人民团体。它们的级别高，对涉及面广的重要或者法定事项具有决策权。二是市级、县级的党委、人大、政府、政协和人民法院、人民检察院就某些特殊事项发公告。比如，市、县政府可以划定“崩塌滑坡”危险区和“泥石流”易发区的范围并对外公告；市、县级人民法院裁定债务人破产并发企业破产公告。三是其他职能部门就职权范围内的法定事项发公告。一般是级别较高的党委部门，如组织部、宣传部；县以上政府部门，如财政、交通、农业、科技、公安部(厅、局)。四是特定的企事业单位。企事业单位大多无权发公告，不过也有法律、法规规定和发文机关授权的特例。例如，创立大会公告、股票发行公告、股东大会公告、公司合并公告、公司分立公告由股份有限公司发布，拍卖公告由依法设立的从事拍卖活动的企业法人一一拍卖人发布，都是依据有关法律的规定；中国人民银行授权其直属事业单位一一中国外汇交易中心公布人民币汇率中间价公告。五是受权的主流媒体。我国国家通讯社一一新华社所发的受权公告即是。顺便提及，互联网电子公告的提供服务者和利用者并无严格限制，只要申请或者备案即可，但互联网电子公告不属于公文，其提供服务者也不能称为发文机关。

3、适当调整法定事项公告的种类

按事项分类，公告可分为重要事项公告、法定事项公告两大类。前者因“事项”酌定，无需再作分类；后者具有“法定”的属性且“事项”繁多，要适当调整。这里强调三点：其一，增加新的种类。随着改革开放的不断深入，法定事项公告逐渐增多，日趋细化。既要发挥原有公告的作用，如商标公告、企业法人登记公告，又要根据行业管理的需要，适时通过法律、法规、规章增加新的公告，能源效率标志公告、入河排污口公告、铁路专用线与国铁接轨开办运输业务公告即属此类。尤其要解决法定事项当用公告却以其他形式发布的问题。以开放档案为例，开放档案是各级国家综合档案馆的法定职责之一，有助于充分开发档案资源、便于社会各方面的利用。然而，各级国家综合档案馆公布开放档案信息所用的文种未尽一致，有公告、通告、启

事、新闻，甚至还发通知。笔者认为，为了突出开放档案的重要意义，应当在有关法规、规章、规范性文件中，确定公告是公布开放档案信息的最主要形式，并规定开放档案公告的内容及原则。其二，力求相关种类之间的协调一致。有些法定事项的处理需要发几个公告，应当注意相关公告内容的联系性和程序的衔接性。例如，政府采购信息公告包括公开招标公告；邀请招标资格预审公告；中标公告；采购信息更正公告；采购代理机构、供应商不良行为记录名单公告；投诉处理决定公告。它们互为关联、各有侧重、循序而发。其三，对相关种类及名称作必要的修改。由于隶属关系的不同、行业主管部门的变更、相关规范的修正等因素的影响，难免出现法定事项公告的种类及名称各行其是或者前后矛盾的情况，需要通过会商、修改的方式使其统一。比如，《中华人民共和国土地管理法》于2004年8月28日修正，已将土地的“征用”易为“征收”，而2001年10月22日发布的《征用土地公告办法》至今未作修订，在文种名称上显得过时，亟待调整。

4、进一步明确公告的事项

尽管公告的事项已有规定，但仍需进一步明确，使其具有可操作性。总的看来，公告的事项包括重要事项和法定事项两个方面。所谓重要事项，是指国家或地区的重要规划、重要政策或决策、重大建设项目的实施、特别重大或重大的突发事件；主要领导人的有关情况；党委、人大、政府、政协、军队、人民团体的其他特殊事项等。国务院为“汶川大地震”遇难者而设立“全国哀悼日”所发的公告就是一例。所谓“法定事项”，是指人大发布法律、地方性法规；各级政府部门依法行政的事项；人民法院的审判、人民检察院的检察事项；企事业单位按照有关法律、法规、规章的规定必须办理的事项等。需要指出，在相关法律、法规、规章中，有些已规定法定事项公告必须载明与不宜写入的事项，写作时便有所依循。例如，对外贸易经营者违法违规行为公告应当写明经营者的名称，组织机构代码、住所、经营场所、法定代表人、工商登记注册号，违法违规行为，依照法律、行政法规规定所受到的处理、处罚和被追究刑事责任的内容；但不能有涉及国家安全、商业秘密等法律、法规规定不予披露的信息。不过，在实际写作中，还有事项含糊、笼统、陈旧等情形，应当力求明确、具体并适时更新。尚需指出，近年来，政府及部门用公告公布规章和规范性文件渐多，其实，这是将其他公文的内容“植入”公告。行政公文中的公告并不适用于公布规章、规范性文件，公布规章用命令(令)，公布规范性文件用通知。例如，《中国证券监督管理委员会公告》((2009)12号)为公布《证券公司分类监管规定》而发，《证券公司分类监管规定》属于规范性文件，应当用印发性通知。

5、力求公告格式的规范化

大体说来，公告格式分为通用格式、专用格式两类。通用格式即按照公文的一般格式，有繁式和简式两种。其中，繁式由眉首、主体、版记组成。由于公告面向国内外发布，多选择报纸、杂志、广播、电视、网络等媒体，使用繁式的并不多。简式由标题、正文、具名、日期组成，有的加盖印章，连续发布的同一内容公告还标明发文字号(一般只写序号，如“第×号”)。专用格式多用于某些法定事项公告，由主管部门统一规定格式的项目和写法。例如，审计结果公告由封面(包括图案、发文机关标志、发文字号、发布部门)、目录、标题、题注、正文(包括引言、主体)、附件组成。目前，公告格式存在残缺、赘疣、混淆、自设等问题。例如，公文发文字号包括机关代字、年份、序号，法定事项公告应当严格按照这一要求处理。但是，在编写中出现省略机关代字或者文种＋年份＋序号、年份不用六角括号括入，而写“年”字甚至省略年份、序号加“第”字或编虚位等问题，如“公字(2009]1号”、“公告第16号”、“2010年第03号”。再如，拍卖公告的格式基本成型，可是，有些拍卖公告却仿照商品广告的布局，“拟引题+正题”或者“正题+副题”的双标题、加广告词、以敦促语作结尾的现象并非鲜见，显得不伦不类。因此，要以有关法规、规章、规范性文件为基本依据，结合具体情况恰当安排格式；制定法定事项公告格式标准，《上市公司收购、出售资产及债务重组公告格式指引》等已经出台，尚需编制包括格式在内的《拍卖公告写作指南》之类的规范；推行法定事项公告格式范本，司法、气象等行业的行政许可听证公告样本在这方面做了很好尝试，应当借鉴并推广，以保证其格式合乎规范。

6、强调公告语言的准确、精练、平实

首先，公告的政策性和规定性很强，准确是公告语言的最基本要求。运用语言要符合客观实际，合乎语法逻辑，恰如其分地表达内容。尤应注意的是：正确引用有关法律、法规、规章、规范性文件；在遣词上，严格甄别貌似实异的法律词语，对其他词语也要区分含义、性质、范围、轻重、程度、褒贬等方面的细微差别；在句式上，力求结构合理、搭配恰当、语序顺畅、衔接紧密。其次，公告大多篇幅短小，语言贵在简明扼要，以节省时间、提高效率。要善于摘取信息的要点，并用概括性的词句予以表述；选用结构简单、语意明确的词语，如“根据”、“公布”、“现予公告”；使用简洁明了的陈述句、不言自明的省略句、明快活泼的短句；讲究“删”的艺术，删掉多余的话可使公告言简意赅。最后，公告面向国内外而发，平实的语言能让广大读者看得懂。要直截了当，实话实说，不能搞“弯弯绕”，也无需雕饰和渲染；使用浅近易懂的语言，不用晦涩的字词，少说“官话”，慎用“行话”，专业性较强的公告可以对专业术语在文中解释或者加篇末注释。以《国家税务总局关于纳税人权利与义务的公告》为例。该文告知，纳税人在纳税过程中，享有“知情权”、“税收监督权”等14个权利和负有“依法进行税务登记的义务”、“按时缴纳税款的义务”等10个义务，用词非常准确；将上述权利和义务作为小标题很有概括力，“为”、“现就”、“特此公告”词语简约；通篇用敬辞“您”代称纳税人格外亲切，“您有权要求我们为您的情况保密”口语化，对“数据电文方式”等词语解释恰当。该文堪称公告语言运用的范例。

7、注意公告的时限和发布媒体

