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企业档案人心态略谈

作者：王巍来源：《现代企业》2017年第10期

我国国有企业的档案工作，正处在一个历史性的转折时期，国有企业档案工作出现一些新问题，是旧的体制不适应新的外部环境所导致的结果，相信当新的体制建立起来之后，一个充满活力的国有企业档案工作的局面一定会出现，当然要实现这样一个美好的愿望，需要我们作出的不仅仅是努力，可能还要付出更多。所以在这样一个改革的大环境下，我们要肯定过去成功的经验和做法，并继承下来，同时要研究变化了的外部环境对国有企业档案工作的影响，从中发现新的问题，并从这个起点上发展现代国有企业的档案管理科学。

一、企业档案人心态分析

随着经济社会的发展，国有企业改革的深化，企业档案部门也由原来重要的机要神秘部门变为了后勤服务保障部门，企业档案部门也就变成了人们心目中的弱势部门、被冷落的部门，被称为“清水衙门”。

笔者认为我们不能因此而自怨自怜，怨天尤人，既然我们无力改变现状，那么我们就只能改变自己适应新的变化，找到新的着力点。面对变革，我们不能选择逃避，只看到档案部门的“一片假象”，而看不到新形势下档案事业新的生机。试想如果我们自己都瞧不起自己，自己都否定自己，那么，我们还怎能指望谁瞧得起你？还怎能得到别人的认可呢？我们档案事业发展还有什么前景可言？只能是更加被人遗忘，落得个“退而休息、失望而归”了。

所幸的是我们多数企业档案人员，他们面对变革，面对部门职能、地位的转变坦然接受：他们冷静思考，透过假象找到了生机，发现了商机；他们转变观念，开拓创新，找到了自己准确的定位；他们艰苦创业，努力进取，明白“有为才有位”这个道理；他们默默奉献，任劳任怨，脚踏实地努力干好档案工作。

二、内强素质、外塑形象，找回企业档案人的自信

1.企业档案工作人员良好的素质是做好企业档案工作的前提和保障。档案专业人员的政治素质包括应具备的政治品德和职业道德。政治品德包括政治态度、政治品质和思想作风，这就要求企业档案人员坚定不移地贯彻执行党的路线方针政策，在政治上同党中央保持高度一致。热爱档案事业，全心全意为人民服务，勇于开拓，大胆探索。坚持“解放思想，实事求是”的思想路线，以科学的世界观和方法论为指导，以为企业各项工作和活动服务为宗旨，维护党和国家历史真实面貌。

档案职业道德是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。企业档案工作人员要热爱自己的本职工作，勤勤恳恳，任劳任怨，淡

泊名利，忍辱负重，无私奉献，有为档案事业贡献毕生精力忘我的奉献精神，满腔热情脚踏实地干好档案工作。档案工作的性质，决定了档案专业人员必须摈弃名利观念，无私奉献。档案的价值、档案工作者的劳动都体现在社会利用档案而取得的效益中。要尊重档案，尊重历史。维护档案和历史事实的原貌既是档案专业人员的职责，又是职业的道德准则。必须忠于职守，无私无畏地维护党和国家的历史真实面貌。要遵纪守法，严守机密。树立按客观规律办事的科学态度，树立严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。企业档案人员要相对稳定。

档案专业人员的知识素质指档案专业人员除具备档案专业知识外，还应具备比较全面、系统的文化、理论、科学技术知识，才能更好地胜任自己的工作。马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论修养是档案人员必须具备的基本素质。文化知识指档案专业人员熟练掌握语言文字的能力，对于做好档案工作，具有特殊的意义和作用。现代科学技术迅猛发展，档案专业人员应掌握科学技术知识，并将有关的科学技术应用于档案工作，是实现档案工作现代化的基本途径。档案人员还应当掌握与档案学相关的学科知识，如法律、金融、外语等，以适应不断发展的形势对档案工作提出新任务的需要。企业档案人员要求既有档案专业知识，又懂生产专业知识，又具有计算机、网络等方面的知识，成为复合型人才，档案工作者的思想水平和知识水平才能适应时代前进的需要，综合素质才能得到明显的提高。

2.形象就是旗帜，形象就是方向，塑造新时期档案人员新形象。企业的需要，是企业档案存在的前提，企业是一个以赢利为目的的社会组织，企业的一切工作都必须以生产经营为中心，档案工作也必须服务于企业生产经营。①发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益。2007年12月23日公司划归中国神华集团国华电力公司管理以来，为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前，关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全，并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则，1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。②围绕企业生产经营工作做好资料汇编。我们坚持调查研究，确立实用、可行的编研课题，做好经常性的资料汇编工作，满足企业生产经营各项管理需要。几年来，公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂志》等编研材料，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。

3.加快档案管理现代化建设是重塑档案人员新形象难得的机遇。档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的需要。1992年开始，公司就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统，结合公司已经实行的办公自动化（OA）系统的单轨运行，制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图象管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划，并逐步加以实施。目前，公司已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络，开发应用了包括人事档案、经营档案、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能，使授权用户可以上网查询所需信息，全厂各类文件的管理形成了完整的微机管理体系，基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络，自建厂以来的科技档案也已著录进计算机，档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理，科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在，公司档案室配备有6台IBM液晶显示屏幕微机，激光打印机5台。档案微机管理已与厂MIS系统联网，厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。

公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUSNOTES的档案管理系统有无缝的连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUSNOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日，公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其它生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

企业的档案意识、依法治档观念、对档案工作的重视度日渐增强；各种门类、各种载体的档案资料越来越齐全完整，档案中的信息量越来越大，档案工作的现代化、信息化、数字化正在逐步实现；档案人的整体素质越来越高；利用档案为企业所发挥的作用也日益彰显。每一个档案人都要以积极的心态面对我们工作中遇到的困难和挑战，提高工作的主动性和创新性，很好地加强自身形象建设，消除员工对档案工作认识上的误区，以良好的档案部门工作形象得到企业和员工的支持和理解，正确确立自身在企业中的地位，依靠高质量的档案队伍，为企业档案工作创造更好的条件，内强素质，外树形象，建设一支过硬的企业档案干部队伍，进而促进档案工作的发展，更好地为企业发展服务。

（作者单位：神华国华徐州发电有限公司档案室）

