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信息化新形势下工程档案管理模式及实现途径作者：姜迪迪来源：《卷宗》2014年第05期

摘要：随着当今社会和经济信息化的快速发展，工程档案在其传统的管理模式和服务手段上势必要适应这一新形势，本文通过阐述信息化新形势下对工程档案在管理模式上的现状分析，进而提出如何进行科学管理的实现途径，以实现工程档案与工程建设的同步发展。

关键词：信息化；工程档案；管理模式；途径

1绪论

工程档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是建设项目全过程原始、真实的记录，是城市建设一种潜在的生产力。随着当今社会信息化的迅猛发展，档案事业也逐步登上了新的台阶，这就要求档案管理人员在对工程档案的传统管理模式上不断地适应信息化新形势的要求，利用先进设备和技术手段优化对工程档案的管理，在确保其完整、准确、真实、系统的前提下，通过扫描等技术将纸质档案转化为电子图像文件，以便更加高效地提供给有关信息利用者。

2当今形势下工程档案管理模式的现状分析

2.1工程档案前期文件的数字化工作成为历史遗留的问题

一套完整的工程档案包括从工程的立项、设计、开工、施工过程到最后竣工验收的全部文字资料和图纸。而在实际的工作中，对工程档案的归档往往是从工程的开工开始，特别是对于那些施工时间长、牵涉单位或部门多、年代久远的项目来说，缺少前期文件或原件资料丢失。而对于那些立项审批的前期文件，又多以文书、函件的形式存在，这就在某种程度上，容易造成前期文件的分散性、不完整性。因此前期资料的收集成为工程资料归档工作的一个“瓶颈”，工程档案前期文件的数字化工作也就成为一个历史遗留的问题。

2.2缺乏对工程施工过程资料的前端控制

对工程档案的管理工作并不是在工程竣工验收后才开始收集、归档，而是在工程的建设前期，档案管理人员就应将档案的编制工作一齐纳入到工程建设之中，与工程施工同步进行，监督施工单位按照相关工程档案编制要求真实地记录施工情况，准确地填写数据，避免施工资料的滞后性。

2.3对声像档案的管理上存在薄弱环节

在信息化的今天，工程档案的载体形式应该是多样化的，不仅有纸质材料，电子文档，也有声像档案。随着办公自动化程度的提高和电子时代的到来，影像、录音、电子图片、电子文档等记录工程建设活动的方式越来越重要。相比纸质材料，声像档案更加生动、直接、真实地反应了工程运作过程中的实际情况，为日后档案查找工作提供更加直观的参考价值。但在实际的工作中，档案管理人员往往重纸质材料，轻声像档案，并没有重视对新兴载体的收集，也没有对如何提交声像档案提出相关要求，或未对声像档案进行科学而合理地存档、保管、利用。因此，主要资料存在了个人手中，或办公电脑，时间长了或电脑出现问题便导致资料的最后遗失。

2.4档案管理人员的专业素质参差不齐

作为工程档案管理人员，不仅要有专业的档案知识，也要熟悉相关工程档案的法律法规、管理制度及管理流程。在越来越重视知识的今天，档案管理人员应为复合型人才，将理论和实际结合起来，将档案专业与实际的工程项目情况结合起来。而一些单位并没有配备专职的工程档案管理人才，或未进行专门的档案管理业务培训，对工程项目建设流程不熟悉，对工程概况不了解，致使工程档案资料归档、立卷不规范的情况时有发生，严重地影响了工程档案的归档质量。

3建立科学工程档案管理的实现途径

3.1加强对工程前期资料的收集、整理，保证档案的系统性、完整性

首先，档案管理人员要加强对工程前期资料的重视程度，前期资料并不是可有可无，一些立项审批公文，是日后查找工程项目建设情况的法律依据和有力支持。因此，加强对工程前期资料的收集工作，一开始就要纳入工程档案的管理范围之中。同时要求工程项目的现场负责人做好跟踪和追踪工作，及时跟进，及时补充，不断完善，以保证档案的系统性和完整性。制定工程档案的归档范围、保管期限等，是企业重视档案管理办法、依法治档的表现，是重大工程档案管理的切入点，是确保重大工程档案收集的完整性、系统性和准确性的有效办法，这就要求加强对工程档案的前端控制，必要时写入合同，坚持依法治档。

3.2提高对施工过程资料的重视程度，各相关单位进行严格把关

施工过程资料真实地记录了施工过程当中的实际情况，从档案管理人员、建设单位现场负责人、施工单位、监理单位、质量监督部门从一开始就应该对各阶段形成的工程文件的数量和质量进行严格把关，将工程档案工作纳入到整个工程项目管理工作之中，根据施工进度，及时地督促施工单位做好工程档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料在形成过程中的真实性、完整性。特别是做为档案管理人员，要深入现场，加强对工程档案形成过程的指导与监督，以便发现问题，及时整改。

3.3提高声像档案的数字化转换程度

声像档案有两种形式，一种是以往库存的照片、底片及录音带和录像带等，另一种是近几年归档的数码照片及多媒体光盘。提高声像档案的数字化转换程度，首先要对其进行统一的资源整合，对库藏录音带和录像带实施载体转换，由录音带、录像带载体转换到光盘存储介质上；对纸质照片、胶质底片进行翻拍，存储到光盘存储介质上[1]。其次建立专门的声像档案数据库，制定声像档案管理办法，统一、科学、合理地管理，最大限度地发挥其利用价值。

3.4进一步加强工程档案的数字化、信息化工作，实现资源共享

工程档案是企业档案管理工作的核心，做好工程档案管理工作，对提高企业在更新、改造和大项目建设中的工程管理经济效益，推动企业的经济发展都有着重要的不可替代的突出作用。随着现代计算机技术、网络技术以及通信技术的快速发展，工程档案的数字化和信息化将成为必然趋势[2]，做好工程档案的电子化归档与管理，为实现资源共享提供了先决条件。

3.4.1建立统一的档案管理系统平台，确保工程档案信息化的安全性和保密性

实现档案数字化的第一步是对资料进行电子扫描，档案管理人员可根据实际情况，对那些利用率较高、具有保存和收藏价值的重要资料实现全文扫描，扫描后形成的图像数据库，应纳入到企业局域网建设，统一管理和利用，使其真正做到数据共享，查看快捷。同时，设置权限限制，根据不同人员设置不同的权限来查阅资料，这就在某种程度上保证了工程档案信息化的安全性和保密性。

3.4.2提高档案管理人员的信息化管理水平

从事工程档案管理的工作人员，应必须掌握专业技术知识和相关技能，不仅要懂公文档案和科技档案，也要懂得与工程有关的一些专业类别的档案。只有这样才能达到工程档案整理规范化的要求。随着档案信息化的发展，档案管理人员的电子计算机技能和应用软件的使用技能要进一步的提高。因此，要建立长效的培训机制，强化档案人员的专业素质，使工程档案管理工作形成和达到制度化、标准化、规范化、电子化。

4结语

信息化的快速发展，对档案事业和档案管理人员提出了更高的要求和挑战，档案部门应转变观念，改变传统的工程档案管理模式，建立有效的档案管理信息系统，使工程档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务。

参考文献

[1]李彦聪.对工程档案数字化转换的思考[J].信息化建设，2010，（1）：58.

[2]范小莉.网络环境下工程档案存在的问题及解决对策[J].陕西档案，2013，（06）：45.

