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军队科研单位科技档案管理问题探析作者：林宇斐来源：《管理观察》2019年第27期

摘要：科研单位是科学技术储备、创新和传播的重要阵地，拥有着最丰富的科技知识。科技档案管理是科技活动的组成部分，是科研单位管理工作的重要环节。做好科技档案管理工作，对科研单位的发展意义重大。本文首先分析科技档案管理对科研单位的重要性，然后针对军队科研单位特点，提出科技档案管理工作的问题，最后给出对策建议。

关键词：科研单位;科技档案;档案管理;档案意识;涉密档案

中图分类号：G271文献标识码：人

科技档案是指在科技活动的各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式的历史记录[1]，具体包括科研项目、产品、基建、设备、仪器、成果、学术档案等。为了确保科技档案系统、准确、完整、安全的保管和有效的利用，需要进行科技档案管理工作。科技档案管理是科技活动的组成部分，是科研单位管理工作的重要环节。随着国家经济的高速发展和科学技术的不断进步，做好科技档案管理工作，对科研单位的发展所发挥的作用越来越重要。本文首先分析科技档案管理对科研单位的重要性，然后针对军队科研单位特点，提出科技档案管理工作存在的问题，最后给出相应对策建议，以期对类似科研单位起到借鉴和参考作用。

1科技档案管理工作的重要性

清代龚自珍在《定庵续集》里写到：“欲知大道，必先为史。灭人之国，必先去其史。”毛泽东同志曾提到：“性命可以牺牲，档案文件是不能丢掉的。任何时候都要注意保护档案文件，因为它关系到人民的命运和前途。”自古以来，档案的地位和作用就被深刻地关注。当前，新一轮科技革命已经到来，习近平总书记指出：“中国要强盛、要复兴，就一定要大力发展科学技术。”科研单位是科学技术储备、创新和传播的重要阵地，在建设世界科技强国的新时代，科技档案作为科研单位科技活动的历史记录，其意义和价值越来越重要。

1.1科技档案是知识储备的谋略库

科技档案蕴含着科研单位无数的原始数据、工艺方法、科研成果、技术秘密、经验教训圆，凝结了科研人员在实践中创造的新成果、新经验、新思维，是知识储备的一种形式，对科研单位的发展具有重要的参考价值。进行科技档案管理工作，目的是对上述重要的有效信息完整安全的保存，形成科研单位的谋略库，从而，不仅为科研单位的发展提供有力的数据和信息支撑，而且能够使科研单位通过总结和分析，更准确地谋划、评估和决策单位未来的研究领域、发展方向、战略规划。

1.2科技档案是依据凭证的数据库

科技档案客观地反映和记录了一个单位的科技活动的全过程，是对科技发展进程的不可更改的记录。一个单位逐年累积的科技档案，因其客观性和不可更改性，形成了强大的依据凭证数据库。一方面，它是科研单位进行相关科研活动和生产活动的依据;另一方面，它可以发挥判明是非、澄清事实、还原真相的作用，特别是在知识产权领域、经济领域等方面发生纠纷和争议时，它可以作为依法判决或仲裁的凭证。

1.3科技档案是提高经济效益的资源库

科技档案中记录和蕴含的各项内容是单位的无形资产和宝贵财富。一方面，有效地利用科技档案，充分发挥其在管理、决策、交流等方面的凭证和参考作用，可以避免重复劳动，节约研发和生产周期，从而有效地提高工作效率。另一方面，通过转让和推广科技成果，科技档案可以转化为现实生产力，从而增强科研单位活力，提高知识创新能力、新产品开发能力和同行業的竞争力。详尽、丰富和完整的科技档案，具有较高的利用价值，可以提高科研单位的经济效益。

2军队科研单位科技档案管理问题

近年来，随着一系列科技档案管理制度、军队标准的出台，军队科研单位档案管理工作逐步规范。但从整体情况来看，还有一些共性问题，例如，科技档案管理意识较弱，档案管理人员专业化水平不足，信息化建设落后等。

2.1军队科研单位对科技档案重视程度不够，管理意识有待加强

目前，从军队科研单位的实际情况来看，大家普遍倾向于看重科技活动本身，对科技档案的价值、作用和意义认识不足，轻视科技档案工作的现象时有发生，往往出现“整理归档麻烦”“放在档案室，不如自己保管用起来更方便”的想法，出现“想起来则归，忘记就不归”“哪些资料要归档搞不清楚，干脆不归”的现象。一些科技人员对档案的收集和移交缺乏主动意识，把归档看作只是档案管理人员的工作，形成了根据行政命令或应付检查而被动归档的局面。有的科技人员在被催收档案时，甚至存在抵触情绪。

2.2军队科研单位缺乏专业化科技档案管理人员，工作水平有待提高

长期以来，部分单位和个人认为档案管理工作是缺乏技术含量的文书工作，开展档案管理工作不需要高专业素质的人员[3]。但其实，档案学是一门独立的学科，早在50年代，国家就创立了档案管理学、科学技术档案管理学、档案保护技术学等[4]。高标准做好档案管理工作，需要专业化的档案管理人员。在军队科研单位，一方面，因为军人编制数量有限且严格，一名工作人员往往要负责多项工作;另一方面，与大型军工集团和企业相比，军队科研单位的科研体量相对较小，科技档案数量相对较少。因此，大多数的军队科研单位的科技档案管理人员是兼职的。然而，虽然军队科研单位面临上述实际情况，但是科技档案工作对管理质量的要求并不会降低标准，因此工作水平仍然需要提高。

2.3军队科研单位涉密科技档案数量大，信息化手段难以有效利用

对军队科研单位而言，因其单位性质，涉密科技档案的数量相对较多。军队对各类资料的定密十分严格，有的档案密级较高，保管要求高、难度大。一直以来，军队对保密工作都十分重视，在建立档案信息管理系统时，也需要遵从“安全第一”的基本原则。对于档案信息管理系统，要定期查找安全隐患，堵塞风险漏洞，提升安全防护水平，开展测评、整改、检查等信息安全工作。这无疑给科技档案的信息化管理增加了工作难度，因此，很多军队科研单位仅仅是在计算机中保存了档案的目录索引，资料本身仍然是纸质的，信息化程度低。

3军队科技档案管理对策与建议

3.1增强科技档案意识，加强制度建设，做好档案收集工作

通过多种手段，加强对《中华人民共和国档案法》《科学技术研究课题档案管理规范》《科学技术档案工作条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》等国家和军队的法律法规及本单位科技档案管理制度的宣传，帮助增强科技人员的档案意识，提高档案法制观念，形成整个单位自上而下的重视氛围，切实将科技档案工作纳入到科技人员的工作职责中，把科技档案工作作为科研单位的常态化工作，实现科技人员自觉地收集与移交档案。

军队科研单位还可以运用行政手段，下发相关通知，制定相关制度，从而推动收集归档工作。一方面，定期下发相关通知和通报，例如：关于XXX资料收集归档的通知、关于XXX季度归档情况的通报、关于开展XXX档案征集活动的通知等。另一方面，将档案收集归档工作与项目结题验收、成果报奖、绩效发放、财务支出等挂钩，强制科技档案归档。

3.2重视档案管理培训，加强人才队伍建设，提高业务水平

科技档案工作人员的业务水平直接影响科技档案工作的质量。高质量的档案工作需要高水平的工作人员。一方面，对于仅有兼职科技档案管理人员的军队科研单位，要重视档案管理培训，使相关人员熟练掌握科技档案的收集、整理、鉴定、保管等各环节工作;另一方面，对于有条件的军队科研单位，要加强人才队伍建设，可以考虑设置专职的档案管理岗位，例如招录军队文职人员、设置士官岗位等，特别是在招录军队文职人员时，可以根据岗位要求明确招录档案管理学专业毕业的专门人才。

3.3做好科技档案信息化建设，提升档案管理使用效率

对于军队科研单位来说，涉密资料数量大、保密工作要求高，从而导致科技档案信息化建设难度大。但是，档案信息化是信息化时代下科技进步的大势所趋，是科技人员对于归档和利用档案更便捷、更高效的客观需求。因此，军队科研单位需要做好科技档案管理的信息化工作：一是强化单位人员对涉密档案的保密意识，时刻谨记保密纪律是一条不可触碰的“高压线”;二是做好涉密电子文件的安全保障工作，例如：为涉密电子文件设置安全密钥，规范涉密电子文件的加密传输方式，定期进行信息安全检查等;三是制定和严格执行涉密档案复制、借阅制度，掌握涉密电子文件的流转信息;第四、做好涉密档案信息化存储介质的管理，特别是用物理手段将服务器或计算机与互联网隔离。

