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企业合同管理中的法律风险及控制作者：李晔来源：《管理观察》2011年第25期

摘要：合同的签订与履行是企业取得经济效益的主要途径。来自于合同管理过程中的法律风险既包括合同本身产生的法律风险，也包括外部因素引起的法律风险。防范合同管理过程中可能出现的法律风险，对企业发展具有十分重要的意义。

关键词：合同管理法律风险控制

合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉。现代企业中半数以上的业务都要涉及到各种各样的合同，而其中大多数的法律纠纷都直接或间接地与合同管理中的某个环节有关。可以说，合同法律风险是时时处处存在的。如不加以重视并及时地规避化解，一旦风险出现，常常非企业所能控制，会给企业带来巨大损失。因此，如何规范合同管理，并防范其中的法律风险，已经成为企业越来越关注的焦点问题。

一、企业合同法律风险的概念及特征

企业合同法律风险是指在市场交易过程中，由于外部法律环境、社会环境发生变化，或由于合同主体未按照法律规定或合同约定有效行使权利、履行义务，而对企业造成负面的法律后果的可能性。合同法律风险具有以下特征：企业合同风险的产生是市场交易和企业运营的各种因素所致，带有明显的复杂多变性；企业合同风险存在于市场交易当事人设立、变更、终止民事权利义务关系的全过程；企业合同风险发生导致的后果是企业承担合同法律责任；合同法律风险是可以避免、可以预防、可以控制的。

二、存在的主要法律风险问题及成因

（一）无书面合同现象突出。企业盲目轻信“口头承诺”，轻视书面合同，双方的权利义务不能明确，给履行合同带来隐患，一旦引起诉讼导致证据不足，法律风险极为严重。其原因是主观上混淆了要约、要约邀请的规定，既有出于信任对方的可能，也有图省事的原因，没有重视交易中书面承诺的价值。虽然现行合同法对签订书面合同没有了以往经济合同法中对书面合同的严格要求，但作为一份证明当事人合意主张的重要证据，在可能会出现的纠纷和诉讼中具有及其重要的价值。

（二）合同签订过程中因合同主体不符合法律规定导致的合同无效。我国《民法通则》和《合同法》规定，违背法律和行政法规的合同属无效合同。对于有些特殊行业，尤其是关乎国计民生的行业，国家实行行业准入制度，不具备资质的主体不允许进入市场。因主体不合格导致合同无效后，所有合同条款中只有争议解决条款对双方当事人有约束力，双方订立合同的目的不能得以实现，造成人力物力的浪费，给企业带来经营风险。

（三）合同履行过程中因相对方履约能力降低而给合同当事人带来的法律风险。履约能力既包括支付能力也包括生产能力。合同当事人作为市场主体，面临的风险是多方面的，很多因素都可能影响到其支付能力和生产能力。如合同当事人和金融机构的关系恶化就可能会影响其支付能力，合同相对方就有可能因此受到牵连。

（四）合同履行过程中合同主体和合同内容变更带来的法律风险。合同在履行过程中可能会发生主体的变更，合同的权利义务转让给第三人。合同主体发生变更后，第三方的信用程度和履约能力对合同一方来说存在未知的风险。有些合同在履行的过程中，合同内容不可避免会发生变化，尤其是对履行时间长、权利义务复杂的合同来说更是如此。合同条款的制定者不可能穷尽需要合同双方完成的每一项工作，已经约定的条款根据现实情况的变化可能会发生变化，原来的条款可能已经没有履行的必要。此时合同内容的变更对双方当事人来说意味着风险的产生。

三、防范合同管理中法律风险的措施

（一）构建合同管理组织体系

建立健全合同管理组织体系，是加强企业合同管理、防控合同法律风险的组织保证。按我国法律规定，企业合同的签订只能由企业法人代表及其授权的委托代理人行使，合同的诉讼权也只能由企业法人代表及其授权的委托代理人行使。在经济全球化的今天，合同管理已成为一项具有较强专业性的工作，涉及到复杂的法律关系，所以，合同管理工作应由专职法律事务机构负责。同时,又因其工作的综合性特点，而需要企业内部其他部门的密切配合。因此，企业应按统一管理、分级负责、合理分工、大力协同的原则，建立一套由法人代表亲自主管，专职法律事务机构统管，各职能部门分管，具体承办人专管的上下成线、纵横成网、彼此协调、相互配合的企业内部合同管理组织体系。

（二）建立严格的合同评审机制

在企业内部建立严格的合同评审机制，落实合同会签制度，做好合同风险的事先防范。在合同评审体制中最重要的就是合同会签制度，合同在签订之前，必须要有业务部门负责人的签署意见。各个业务部门应当从自己的角度出发，对合同的内容进行审核，将本部门的意见签署在合同会签单上，明确是否同意签订合同，合同内容还应该做什么样的修改。合同评审属于合同风险的事先防范，事先防范投入的成本远远低于事后救济，但起到的作用却不可估量。企业重视发挥合同评审机制的作用，可以以小的投入获得大的收益，防止纠纷和诉讼的发生。

（三）实施合同的全过程管理

1、合同签署阶段的管理

规范合同签订,杜绝缔约过失责任、要约与承诺、合同成立与生效等法律问题的产生。本着审慎性的原则，对合同进行法律审查。一是注重签订前的主体资格和履约能力审查，以及授权委托是否真实有效；如果是重大合同应先按招标程序进行要件审查，防范签订前的法律风险。二是注重合同的内容和形式审查，合同内容是否违反法律强制性规定；是否正确完整合法；是否包含了基本条款约定，明确违约责任和解决争议的办法。三是注重审查形式要件的完整性，最好在格式文本上进行充分商讨；签订时双方代表是否签字、加盖公章，有附件的是否签章、签时间，两页以上的是否加盖骑缝章等。

2、合同履行阶段的管理

合同签订以后，合同管理部门应将合同交付执行部门执行，办理交接手续。同时执行部门应将执行中的情况反馈管理部门，以便管理部门及时发现问题，采取得当措施。强化合同交付执行及履行情况确认程序，对于克服合同管理脱节，及时有效地保障企业权益具有重大意义。在本阶段，要建立合同履行的监控机制，使合同履行中的各项信息和问题能得到有效的搜集和反馈，及时发现异常信号。对于不适应具体情况而需要变更的合同条款要及时按程序办理变更手续，可通过行使合同履行抗辩权、合同保全、合同变更、合同权利义务转让等方式来消除合同风险。

3、合同归档阶段的管理

合同履行或纠纷处理完毕，要进行合同管理制度运行情况评估。评估中发现的问题要及时进行汇总，对不适应实际情况的制度提出修订和完善意见，经过必要的程序对制度进行修正。企业必须要有一个规范的备案方式，比较常见的分类式管理，如按人分类、按项目种类分、按年份分，应根据自己的特色选择自己的标准及其先后排列顺序，且该标准应当是通用标准，这样才能更有利于管理。

（四）加强员工法律知识培训

提高企业全体员工的法律水平，进行有针对性的培训，提高员工履约能力，防范合同履行过程中的法律风险。企业相关人员在合同履行过程中，应当注意保存自己一方已经履行了合同义务的证据，同时注意保存对方违反合同的证据，尽量将这些过程用书面形式记载下来。相对方在这种情形下应该做好补充合同或者备忘录等书面记载，将此类书面文件送交另一方当事人签字或者盖章。如果对方拒绝签收或者在收到文件后不签字盖章的，经办人要保留将此类文件送交给相对人的书面证据。

（五）实现合同管理的信息化

随着世界经济一体化，网络技术的发展以及企业信息化水平的提高，企业合同管理的信息化将成为合同管理未来发展的必然趋势。因此，要采用先进的合同管理软件，建立企业自己的合同管理信息系统。合同管理信息系统将把合同文本制定、合同审查、合同履行及合同存档有机地融为一体，从而实现对合同履行进度、结算情况、变更内容、争议解决办法、合同履行完毕资料归档等合同执行情况的时时跟踪。这不仅可以提高合同管理水平和工作效率，还能够更好地防范企业合同的法律风险，确保合同管理工作的安全，促进企业的管理现代化。

合同管理不是单个的管理行为，而是一个工作体系，应把合同管理视为一个动态的、全流程的管理。唯有对合同进行体系化、动态化、全流程地管理，才能更加及时和准确地防范企业的法律风险，使得企业在防范法律风险的同时亦能从合同管理中实现企业利益的最大化。

