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信息时代提升档案管理工作实效性的方法

作者：任禾栾天浩孙祎龙翟季来源：《办公室业务》2019年第09期

【摘要】本文就信息时代提升档案管理工作实效性的问题进行研究，通过研究目前档案管理工作中存在的问题，从而提出相关解决措施，以期能提升档案管理工作的实效性，促进我国档案管理工作水平稳步提升。

【关键词】信息时代;档案管理工作;实效性;问题与措施

档案是体现历史及其发展历程的重要见证。档案具有特殊功能，是无形资产，是无价之宝，为此，档案管理工作是功在当代、利在千秋的重要事业。档案管理工作对一个单位的发展有着重要的作用，随着现代科学技术的发展，信息化技术逐步运用到档案管理工作中，目前档案管理工作涉及内容更加广泛，如电子文档、音频文件、视频文件等，传统的档案管理模式以及方式方法已经无法适应现代档案管理发展需求，在日常工作管理中存在较多的问题，因此，要积极面对这些问题，利用科学的原则和方法管理档案，有效提升档案管理的实效性，从而提升档案管理工作水平，为本单位、本行业各项事业发展提供服务支撑。

一、信息时代的档案管理

档案管理承担本单位历史馆藏、现阶段文书、科研（其他）活动记录的收集、整理、鉴定、保存、统计、检索、利用、编研等。在传统的档案管理工作中，档案的收集、整理以及归档等都需要人工完成，不可避免的会造成一些问题的存在。面对新时代信息技术的发展，档案管理工作人员要对信息技术有全面的认识，并充分利用信息技术的先进性与便捷性，促进档案管理事业的不断进步。

信息化技术在档案管理工作中应用势在必行且具有显著的优势：第一，促进档案管理更加规范化发展。将信息化技术有效融入日常管理工作中，不仅可以促进本部门加强管理制度与机制的完善，还符合国家档案管理相关法规、标准的导向。第二，有效提升档案管理工作效率。信息化技术在档案管理中的应用，有效改变了传统档案管理工作中效率低下、资源浪费的情况，可以大量减少后期工作的投入，有效提升了工作效率与质量，对于现代档案管理发展有着重要的推动作用。第三，信息化技术的融入，有效简化了档案管理工作流程，使档案管理工作更加便捷有效，为阅读者提供优质的服务，极大提高档案管理工作的准确性与工作效率，对于现代经济建设与事业的发展进步有着重要的作用与意义。

二、信息时代档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理的标准化与规范化存在困难。档案管理工作对于标准化与规范化有着严格的要求。但是，就目前档案管理工作而言，由于受传统工作思维影响，在档案管理过程中缺乏严格的规范与标准，主要体现为：国家档案局对各项档案信息化工作的要求、标准仍在不断制订、完善中，具体工作缺乏系统性的参照依据。需要的相关技术、硬件条件在大多数基层单位的档案管理部门仍不具备。在后续工作中，无法有效进行统一标准管理，服务能力较差且共享性较差，这是阻碍现代档案管理工作发展进步的重要因素之一。

（二）相关从业人员综合素质有待提升。信息时代对于现代档案管理工作提出了新的要求与挑战，要求具有较高综合素质的管理人员对档案进行全面信息化管理。但是，受传统思维影响，对于档案管理工作没有足够的重视，特别是企事业单位，档案管理人员大部分不是专业出身或未经过体统的专业培训，缺乏专业管理能力与素质，虽然部分人员经过多年的档案管理工作，具备了一定的管理能力。但是对于信息化技术认识不足，应用能力较差，这些因素都导致档案管理工作的实效性得不到提升，阻碍档案管理工作的发展与服务质量的提升。

三、信息时代提升档案管理工作实效性的方法

（一）提升档案管理的意识。只有具备良好的工作管理意识，才能有效提升工作效率与质量。所以，信息时代，提升档案管理工作实效性就必须提升档案管理意识。首先，管理者与决策者要转变传统思维，对档案管理工作有全新的认识，认识到档案管理工作的真正价值，重视档案管理工作。其次，注重提升档案管理人员的管理意识，只有工作人员通过实践工作，不断总结与反思，才能有效提升信息化服务水平，提升档案管理工作的实效性，促进本部门的发展与进步。

（二）创新管理工作模式。信息时代，档案管理工作要摈弃传统的工作思维与工作模式，运用现代信息化技术有效创新管理工作模式，提升档案管理工作的效率与实效性。可以从以下几个方面进行创新：第一，根据现代档案管理工作要求结合实际工作，不断完善档案管理制度，以此来约束从业人员的行为规范，同时，还要建立相应的工作激励机制，有效激发从业人员的工作积极性，促进其更好地参与到工作中。第二，加强档案管理工作的信息化建设。要积极面对信息时代发展理念，摒弃传统的管理模式，将信息化技术有效运用到管理工作中，建立与完善档案管理信息平台，实现信息化全面管理。第三，相关工作人员要注重自身能力的提升，通过不断的学习提升自身工作能力与服务水平。尤其是企事业单位，要把档案管理工作提到议事日程上来，重视档案管理工作，注重档案管理人员专业技能与信息化技术的培训工作，通过建立有效的培训体系，逐步提升工作人员的综合素质，更好地完成档案管理工作。第四，档案管理人员要创新工作思维，通过实践探索，逐步建立符合实际的信息化管理模式，从而有效提升档案管理工作的实效性。

（三）信息时代有效完善档案管理工作制度。档案管理工作涉及内容较广，管理工作较为全面，服务性较强，在信息时代背景下，需要建立完善的档案管理工作制度，才能有效保证档案管理工作科学有效地开展。同时，档案管理工作还是一项动态的工作过程，在工作管理过程

中需要及时对信息资源进行登记与检查，如果出现信息变动，还需要及时进行更新补充，从而有效保证档案信息资源的完整性与准确性。此外，完善的档案管理工作制度不仅可以有效规范管理人员的工作与行为，使档案管理工作人员在日常工作中可以参照制度更好地完成工作，保证了档案管理的完整性与连续性，避免在工作中出现重大失误，同时，有效完善的档案管理工作制度还是一种重要的监督机制，有效监督档案管理工作，不仅可以提升档案管理实效性，还可以提升工作人员的服务意识，促进各项事业有序发展。

（四）注重档案管理人员的安全意识培养。档案是国家的宝贵财富，各门类档案分为不同的密级，为此，档案管理工作具有较强的保密性，档案信息的安全对国家、地方、单位有着重要意义。在档案管理信息化建设中，由于信息技术的开放性与共享性，虽然有效提升了檔案管理的时效性与管理水平，同时也面临着网络的恶意攻击，对档案管理的安全性造成严重影响。因此，在进行档案信息化建设的同时要加强档案管理人员的安全意识教育，防止在档案收集、整理、归档与使用等过程中，造成档案信息的泄露，给国家、地方、单位带来严重的安全隐患。这也是提升档案管理工作实效性的一项重要因素，需要管理者高度重视，定期对管理人员开展安全意识培训工作，提升档案管理的安全性。

四、结束语

综上所述，档案管理对于一个单位的发展与进步有着重要的影响，基于信息时代，管理者要对信息化技术有全面的认识，提升档案管理意识，有效将信息技术融入档案管理工作中，创新管理模式，提升管理人员综合素质与安全意识，从而促进信息化档案管理工作的全面开展与发展，有效提升工作效率、实效性以及工作质量，更好地为各项事业的发展提供高效的服务。

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