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互联网背景下档案信息共享途径探究

作者：孙泉来源：《管理观察》2019年第23期

摘要：“互联网+”时代背景下，信息资源是各行各业运行发展的重要元素，档案资源的共享更是互通有无的重要途径。“让信息多跑路，让人民少跑路”已经成为社会的一种共识，无论是政府公共服务机构还是企业都要将档案信息资源实现共享，才能更好的服务社会，实现自我发展。本文以档案信息共享为主题展开讨论，探索互联网背景下档案信息真正实现共享的方法，以期为相关工作人员提供一定参考。

关键词：互联网+;档案信息;共享;途径

中图分类号：G270.7文献标识码，A

信息是当前社会发展的重要元素，不仅紧密了人与人之间的联络，还融合了社会，促进了各个领域的整体发展。企业是社会的重要发展力量，但在‘互联网+”背景下，信息共享却受到很大的局限性和网络环境的弊端，形成了持续发展的障碍，因此，客观的分析当前信息资源共享存在的问题，找出有效途径解决问题，才能促进档案信息资源共享的科学化，实现企业的整体进步，带动社会的可持续发展。

1“互联网+”下档案信息资源共享的内涵

信息资源共享是指各类型的档案资源储存单位以资源为主体、以平等互利为原则，与其他资源机构、图书馆之间创建的协助、合作、互利的信息档案机构联盟，以满足民众信息需求为最大目标的活动或过程。

共享的本质，就是现实不同空间的融合。对于信息资源来讲，就是跨行业、跨区域、跨时空的汇聚，使信息资源形成一个强大的资源网，以最大程度来满足民众的信息需求，使档案资源得到充分的利用，从而发挥最大效能[1]。信息资源是不同于实物的一种物质，它的共享是一种不断增长的活动，同时也是自身价值不断提升的过程，因此，在“互联网+”背景下，信息资源共享是各单位资源互联互通实现一体整合，再将此变为节点和入口，便捷的为大众提供丰富资源，将资源利用率实现最大化，真正的实现档案信息资源的共享。

2档案信息共享的现状

各行业的发展是推动社会进步的主要力量，而信息化是重要的培育土壤，因此从当下环境出发，切实抓住档案信息服务与共享的现状，做出正确分析是当前工作的一个重要环节。

2.1档案信息化水平仍在初级阶段

尽管当前已经进入到互联网数字时代，但大多数企业的档案信息化水平仍处于初级水平。很多单位的档案数字化建设才刚起步，与档案信息化标准存在较大差距，仍有很大的发展空间。企业的信息化技术水平对于档案的管理、储存、传输顺利实现数字化、智能化、便捷化等方面起着一定的影响作用，在很大程度上会束缚档案信息服务与共享的进程。

2.2档案信息服务与共享渠道单一

目前来看，多数档案信息还是以网站作为中枢实现交流共享的。网站也是以网页的形式来呈现内容，设置基本上包含了介绍、制度、指南、咨询、检索等项目[2]。这些对于信息服务完全实现资源共享，在网页功能设置上还有很大的空缺和不完善性，导致用户无法实现资源的检索，满足资源需求。因此，在“互联网+”背景下完全实现资源共享，就要改变陈旧的单一共享模式，将开发多种网络渠道如微博、微信、QQ等作为工作的方向。

2.3行业间档案信息交流薄弱

当前的档案工作，在管理制度和细则的建设方面存在很大漏洞，缺乏行业间的讨论，这就造成档案管理规范的不统一、系统的不完善，在进行档案信息流转时，就会由于软件的不兼容而导致信息无法进行传递和共享。行业间也存在着不交流、不协作的状态，导致了档案管理无法形成行业统一制度，难以实现资源的共享。利用网络技术构建档案资源跨馆联合索引实现联机检索，实现服务便捷、资源共享，对各企业仍是一项挑战。

3“互聯网+”下实现档案信息资源共享的有效途径

3.1将档案信息化真正融入到“互联网+”环境中

档案信息化是目前档案工作的一项基础，更是推动档案资源共享、实现档案事业持续发展的重要支撑。

第一，认清形势，转变观念，实时顺应信息化形势发展。企业要站在自身发展的总体规划上，认真思考，做出定位，以企业自身资源为条件，针对性的制定个性化档案信息化专案，才能在有效收管档案的同时，更好的实现档案信息化管理，促进档案工作的转型和升级，掀起档案信息化建设新高潮。

第二，增加信息化建设技术投入，为档案信息工作奠定良好基础。开发建设档案信息化系统，建设电子档案中心、数字档案馆库，是实现档案服务便捷化、服务领域扩大化、信息资源共享化的核心驱动力。

第三，强化专业人才的培养。档案信息管理人才是工作开展的主体，在当前互联网时代，应符合档案信息利用的新要求，摈弃故步自封的工作习惯，改变传统的思维方式，提高软件的使用操作，强化新媒体运用，在档案信息工作中有机融入互联网知识，优化档案工作模式，使档案工作真正实现信息化、科学化，摆脱固化、陈旧，助力档案信息化建设。

3.2以社会需求为参考，强化“互联网+”档案服务

信息档案应以社会群体需求为基础，公众广泛的利用与共享以实现其社会价值。依托档案信息化建设成果，高效、便捷、适时获取信息的档案服务，是档案信息资源广泛共享的重要保障。

第一，形成档案服务新观念。档案信息工作随着时代的发展不断开放化，以“以人为本”的服务模式[3]，开放式管理服务。信息环境中，档案工作者应将自己调整到用户状态，以“用户思维”走进工作，全面提升自身的主动性;正确理解保密性和可用性概念，处理好档案的这两种属性，使档案信息发挥出真正的价值，从内而外的对档案工作保持一种热情，改变枯燥乏味的工作状态，提升档案工作的社会地位，让其焕发勃勃生机与活力。

第二，创新档案服务方式。当前移动终端市场蓬勃发展，利用电子移动设备实现资源远程交互受到大众的青睐，纸质档案模式逐渐被淘汰。档案机构应顺应时代发展需求，开拓创新，开发网络背景下更大限度、更快速、更便捷的服务形式，为管理者和利用者带来高效便捷的档案应用体验和服务。

第三，以公众网为基础，创建档案服务平台。通过档案门户网站和微博、微信公众号等“微”媒体，设立馆（室）藏介绍、在线咨询、在线查阅等服务窗口，为大众提供资源，满足不同人群需求。建立档案信息交流的互动平台。开通如博客、微博、论坛、人人网等允许人们撰写、分享、评价、交流、传播的社交媒体平台，给予大众一定的档案信息参与权和主动权，扩大档案网络交流和传递的范围;档案工作者可根据用户反馈、用户评价、用户意见不断完善，提升服务质量。

3.3寻求突破，推进“互联网+”档案信息资源共享

进入到信息时代，实现档案信息共享，最大程度发挥档案信息服务社会的价值，是当前档案工作者的普遍关注的焦点。

3.3.1密切协作，实现档案的有效整合

档案信息是企业工作的重要资源，要实现社会化广泛共享，与社会单位创建良好关系，强化与图书馆、档案机构及博物馆等重要信息资源库的协作，做好与各组织的信息交流，是营造外部环境的重要步骤[4]。对于档案资源，要把握好针对性、准确性，做好归类整合，对于保

密性档案资源、重要性档案资源、特色性档案资源、优质档案资源来进行系统的整合，将其从散至聚、从杂到序，成为有效资源，从而从本质上提升档案资料的综合实力，为档案信息共享奠定坚实的基础。

3.3.2加大宣传力度，扩大社会影响力

信息是人们时刻都接收接触的，因此，有效的社会宣传，对于档案信息资源的开发、利用、共享，有着不容忽视的重要作用。互联网已经遍布社会的每个角落，移动设备、媒体软件也被普遍应用，这就为档案宣传开辟了良好的宣传渠道。微信是国内最常用的社交软件，档案宣传也可加以利用，开设微信公众号，用户即可通过扫码或关注的方式随时获取档案信息，了解企业发展动态[5]。企業还可开通档案微博、博客，通过话题性的栏目提高档案信息的活跃性，从而提高社会对档案的认知程度。这样多种方式的档案宣传，既具有时效性、又具有广泛性，不但能创造良好的社会舆论，获得社会支持，还能提升其社会影响力，是一种有效的双赢策略。

3.3.3优化共享模式，丰富共享途径

信息档案是当前社会的重要资源库，企业作为社会发展的重要力量，理应承担起服务社会的责任，探索信息共享的有效途径[6]。信息档案共享，应以开放范围为主要的参考值，划分出不同的群体、共享模式。针对院校、事业单位等可将档案学会、档案协会等作为主要的依托单位，以行业需求和行业制度作为基础，建设档案资源共享平台，向用户提供统一的服务界面，完成信息交互、共享;面对大众，可依托网站，建设大型档案信息网站，收录资源信息，通过网站平台公开档案信息，供社会大众共享利用。通过多种方式，强化信息资源的共享，扩大档案工作社会覆盖面，增强档案事业的生机与活力。

综上所述，信息化时代下档案信息是文化知识的重要载体，对于企事业单位来说，更是关系着未来的发展和方向。为了更好的实现自身发展，就要顺应社会需求，将“互联网十”和档案管理实现良好融合，这样才能为以后的信息共享创建良好途径，更好的实现服务社会服务人民的职责。

参考文献：

[1]蔡盈芳，李子林.大数据环境下政务档案信息共享与利用研究：框架设计[J].浙江档案，2019（01）：10-13.

[2]张文元.区域性数字档案资源共享平台管理研究[J].中国档案，2018（12）：58-60.

[3]金秀凤.大数据时代档案信息资源共享平台数据处理的优化[J].档案管理，2018（06）：29-32.

[4]吴仁钢.探讨企业档案管理电子信息化及其重要性[J].计算机产品与流通，2018（10）：120.

[5]赵软群.互联网+时代档案管理现代化建设的路径研究[J].企业改革与管理，2018（18）：62-63.

[6]林明香，安一硕.“大数据”时代档案信息安全管理浅析[J].兰台世界，2018（S2）：167.

