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企业档案管理的网络信息化及开发利用

作者：廖小金来源：《科技信息·下旬刊》2017年第04期

摘要：一直以来，档案就被当成一种信息资源，主要是用来记载整件事件的发展过程或是其产生的影响。尤其是最近几年来，由于市场经济的快速发展，信息技术的不断进步，企业档案管理也迎来发展的高峰期，主要是因为以前的纸质档案已很难适应当今时代的发展要求，所以，必须要朝着信息化的方向去前进。以下主要是对企业档案管理的网络信息化进行的探讨，并同样对档案管理的开发利用展开了合理化论述。目的是为档案管理人员提供参考依据。关键词：企业档案管理；网络信息化；开发利用；论述；分析档案在人类社会的发展进程中发挥出至关重要的作用，尤其是在经济社会，企业档案管理资料就如同雨后春笋般涌现出来，这表明，传统的档案管理模式已无法再适应社会，所以，必须要对档案管理引起重视，重点是档案管理系统。也就是说，如果想要尽快提高档案管理工作的质量，就必须要提高企业的竞争力。这样一来，就能为企业档案未来的开发利用奠定基础。1企业档案管理实现信息化的必要性企业档案管理的信息化是大数据时代发展的必经之路，同样是提高档案管理水平的方法。档案信息化管理和传统档案管理模式相比较而言，前者更能提高档案管理的质量，必要时，还能推动企业的经济发展，更是该企业信息化建设的基础。1.1有利于提高档案管理水平因为一个企业在发展过程中衍生出许多文件，比如，人事档案、会计档案、文书档案等，当然还有许多，上述这些档案都需要进行管理。可如果是运用传统的方式来进行管理，势必会占据大量空间，而且，还必须配置专业人员来进行整理和存档，长时间下去，必然会加大管理难度。而运用现代化管理方法来进行管理，就能很好的改变上述现象，这样一来，不光节约了管理人员的时间，还能留有存储空间，便于查阅者进行查阅，关键是，还能提高档案管理工作的效率，节省物力和人力。此外，操作人员还能借助计算机完成难度较大的工作。1.2方便查阅档案信息由于信息技术具备开放性和包容性，所以，企业可灵活运用计算机来实现信息资源的共享。这是因为检索模块具备快速查询功能，此时，只需输入关键词就可查询到所需资料，如此一来，不光提高了档案管理效率，同时，还提高了档案管理的时效性，使得档案信息更易于复制。1.3有助于保存档案文件

纸质档案在存储一段时间以后，就会变黄，而且字迹也比较模糊，不适合长时间进行存档，尤其是在潮湿环境下，还有可能会受潮，致使文件被损坏，进而给企业带来损失。而运用现代化存储技术，就能避免出现上述现象，关键是，在进行存档时，只需对文档进行扫描就可将其存档到系统或是云盘中，方便查阅。2企业档案管理面临的主要问题2.1档案存储成本高之所以档案存储成本高，主要是因为企业需要存档的文件比较多，因而，就需要更多的库房来进行存放。可就当前形势来看，全部档案都被存储在不同仓库中，且每个仓库都安装有空调、打印机、电脑等办公用品，致使资源被浪费，成本也处于升高状态。再加上，有些单位的建筑面积小，根本就没有多余的库房用来存档文件，只能租赁，故又会加大存储成本。2.2档案管理人员的整体素质不高档案管理工作的繁琐性与复杂度要求管理人员必须熟练掌握存档技术与办公软件，同时，也对管理人员的实践能力、综合能力提出更严格的要求。纵观每个区域的档案管理工作，大多数的档案管理人员不光要处理日常琐事，而且，还需要解决办公问题，结果就是管理人员根本没有多余的精力再来处理档案管理问题，尤其是过一段时间以后，管理人员就需要连夜来处理上述问题，毫无疑问，肯定会出现错误，情况严重的话，就有可能会直接影响到企业的正常运行。2.3管理模式落后现如今，大多数企业的档案管理模式都存在问题，时间一长，势必会影响到档案管理工作的正常开展。虽然，信息技术和计算机技术都已广泛运用到各个行业，但是，企业的档案管理工作还有落实到位，根本没有真正实现信息化和智能化，而且，档案管理水平也不符合企业发展要求，长时间下去，只会再次影响到档案管理工作的效率。3对企业档案管理的网络信息化及开发利用进行论述3.1提高计算机系统的安全性和可靠性档案管理工作的核心环节就是要提高计算机系统的安全性和可靠性，以免档案信息受到外界因素的影响，进而大幅度提高档案管理水平。具体做法如下：第一，为确保操作系统的可靠，就应在计算机连上网以后，安装防火墙或是杀毒软件，这是因为连网后就更容易受到病毒的干扰，一旦遭受病毒袭击，整个系统就会处于瘫痪，甚至还会泄露档案信息，所以，就必须要引起重视，并定期进行升级处理。第二，对计算机的保密工作引起重视。当计算机出现故障时，应尽可能让公司内部人员来进行维修，尽可能减少外聘人员维修次数，目的是为消除不安

全隐患。第三，对档案管理制度进行完善。为进一步规范管理人员与操作人员的行为，就应设置好各自的权限，避免出现相互推诿的现象。3.2不断开发出新的档案管理软件与硬件系统目前阶段，大部分企业的档案管理系统都是应用一种软件系统，然而，每个企业的管理方法与经营手段都是不一样的，此时，如果运用相同的的软件系统，势必会出现许多问题。也就是说，为提高档案管理水平和质量，就必须要结合各自的情况开发出属于本企业的系统软件，尤其是系统的性质，同时，还必须选取适宜的硬件系统，比如，计算机的硬件配置、其他辅助配置、交换器、路由发射器以及USB等。由此可见，管理软件与硬件系统在企业档案信息化管理中的重要作用，从而进一步为其发展奠定基础。3.3努力创建档案管理队伍企业档案管理工作为尽快实现信息化、智能化，就应积极打造管理团队，无论是软件开发、软件维护、系统升级，还是档案管理水平高的，都应具备。这是因为上述这些都是提高档案管理水平的关键。具体可从两方面着手，其一，企业应当提高招聘要求，并聘请经验丰富、专业水平高、综合素养高等方面的人才，为进一步提高档案管理效率。其二，定期对从事档案管理工作的员工进行培训，重点是计算机网络与软件开发、维护等方面的内容。3.4提高档案管理人员的产权保护意识档案是企业发展的信息资源，是不能用金钱来衡量的，尤其是档案的管理过程，在此过程中，不光需要花费大量的时间、人力，更需要投入大量的资金，因而，必须要保护好档案。比如，当企业之间用档案进行沟通时，必须提前签订好协议，而关于协议的内容双方必须遵守，否则，一旦出现外泄，就必须要赔偿。除此之外，对于部分保密性较差的档案，坚决不允许上传，而且，也不能随意出现在大众眼前。只有做到上述几点，才不会出现档案信息丢失等现象。4结语综上所述，企业档案信息化管理工作是一项极为复杂且繁琐的工作，如果企业档案管理想尽快实现信息化和智能化，就必须要合理运用信息技术和网络技术，因为这是时代发展的必然趋势，更是时代发展的产物，而且，企业还应找出自身存在的问题，及时将其处理好，以便顺利开展档案管理工作，进而为企业创造出更多的经济效益，最终实现单位和社会的可持续发展。参考文献：[1]覃日珍.企业档案管理的网络信息化及开发利用分析[J].通讯世界，2017（07）：132133.

[2]詹海飞.分析企业档案管理的网络信息化及开发利用[J].经营管理者，2017（16）：266.[3]孙继芳.浅谈企业档案管理的网络信息化及开发利用[J].经贸实践，2016（21）：219.

