Systemet skal ligeledes sørge for, at samtlige autoriserede medarbejdere modtager og får adgang til dokumenterne, sikre registreringen af dokumenter, således at sagsforløbet fremgår, og at personalet altid har adgang til den seneste dokumentversion.
Durch die Einführung eines Systems zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten (EDMS) will die EMEA ihre Arbeitsabläufe transparenter und rationeller gestalten, indem die Dokumente in einem zentralen Speicher gehalten werden und sichergestellt wird, dass sie an alle befugten Mitarbeiter weitergeleitet werden bzw. von ihnen abgerufen werden können, dass sie zwecks Rückverfolgbarkeit ihres Werdegangs registriert werden und dass den Mitarbeitern stets die aktuellste Version zur Verfügung steht.