Systemet skal ligeledes sørge for, at samtlige autoriserede medarbejdere modtager og får adgang til dokumenterne, sikre registreringen af dokumenter, således at sagsforløbet fremgår, og at personalet altid har adgang til den seneste dokumentversion.
Il progetto di introdurre un sistema di gestione dei documenti su supporto elettronico (EDMS) presso l’ EMEA ha l’ obiettivo di garantire la trasparenza e l’ integrità dei processi di lavoro dell’ Agenzia introducendo un sistema per conservare i documenti in un deposito centrale, assicurare che i documenti siano inviati e che siano accessibili a tutto il personale autorizzato; garantire che la loro registrazione ne rifletta la cronologia; garantire che il personale abbia sempre accesso alla versione più recente di un documento.