Systemet skal ligeledes sørge for, at samtlige autoriserede medarbejdere modtager og får adgang til dokumenterne, sikre registreringen af dokumenter, således at sagsforløbet fremgår, og at personalet altid har adgang til den seneste dokumentversion.
Le projet d'introduction d'un système de gestion électronique des documents (EDMS) au sein de l'EMEA vise à garantir: − la transparence et l'intégrité des processus de travail de l'Agence en introduisant un système qui conserve les documents dans un entrepôt central; − que les documents sont transmis et accessibles à tous les membres du personnel autorisés; − l'enregistrement de documents pour refléter leur historique; − que le personnel ait toujours accès à la dernière version d'un document.