Mis on äriprotsess ja miks on vaja seda kirjeldada?
#000000
Susan Page on protsessi kirjeldanud järgnevalt “Everything is a process, from making breakfast for yourself in the morning to building the space shuttle“. Minu arust on see väga mõjus kirjeldus ja annab edasi just seda arusaama, et protsessid ei ole ainult ülikeeruliste valdkondade pärusmaa, vaid sisuliselt ümbritsevaid meid igal sammul. Kui protsessid on koondmõiste misiganes eluvaldkonna loogiliselt üksteisega seotud tegevustele, siis äriprotsessid kirjeldavad kitsamalt konkreetse ärivaldkonna jaoks olulisi tegevusi.
#000001
Kui rääkida äriprotsessi ametlikumast definitsioon, siis mulle väga meeldib Mathias Kirchmeri definitsioon, mis rõhutab seda, et äriprotsess peaks tekitama väärtust – “Äriprotsess on konkreetses järjekorras läbitavad tegevused, mis loob väärtust sisemisele või välisele kliendile. “
#000002
Üks erinevus igapäevaste protsesside ja äriprotsesside vahel on see, et üldiselt ei ole igapäevaseid protsesse vaja formaalselt kuidagi kirjeldada või modelleerida, kuna tegemist on suhteliselt iseenesestmõistetavate tegevustega, mis on enamus inimestele tuttavad. Näiteks kui ütled sõbrale, et valmistad hommikusööki, siis kujutab sõber juba sind ja sinu eelistusi tundes ette, et valmistad endale kohvi, kallad apelsinimahla, teed putru ja asud sööma. Sama loogika ei kehti aga siis, kui ütled sõbrale, et töötad kosmoserakette valmistavas ettevõttes näiteks kvaliteedijuhina. Kui sinu sõber ei tea sellest valdkonnast ega sinu ettevõttest midagi (st see ei ole tema jaoks iseenesestmõistetav), siis ei kujuta ta üldse ette, millega sa päevad läbi tegeled.
#000003
Miks on vaja äriprotsesse kirjeldada?
#000004
Siit jõuamegi küsimuseni, et miks on siis ikkagi oluline (äri)protsesse kirjeldada? (Äri)protsesse on vaja kirjeldada eelkõige siis, kui tahad mõnele teisele osapoolele (kes veel ei tea kõiki sinu harjumusi/eelistusi, töömeetodeid) selgeks teha, millega sa igapäevaselt tegeled. Igapäevaste tegevuste puhul võib paralleeli tuua endale koju koristusteenuse tellimisega. Igal inimesel on kindlasti omad ootused koristusteenusele – kas teenus peab hõlmama köögi koristamisel praeahju puhastamist ja kõikide köögikappide koristamist või ainult üldpindade koristust jne. Neid koristamise tegevusi üldiselt formaalsete protsessi-kirjeldustena ei vormistata, vaid fikseeritakse nt lepingus või kokkuleppes. Ja see on igati mõistlik, kuna antud protsessi ja tegevustega on seotud vähe osapooli (tavaliselt kaks – koduomanik ja koristaja).
#000005
Kui aga meil on seotud rohkem osapooli ja erinevad protsessid on lisaks omavahel sõltuvuses , siis on väga oluline protsesside kohta luua protsessidiagrammid ja -kirjeldused (protsessidiagrammidest tuleb täpsemalt juttu mõnes järgmises blogipostituses). See on tavapärane just ettevõtetes ja asutustes, kus sõltuvalt ettevõtte/asutuse suurusest võib olla väga mitmeid osakondi, mis omakorda koosnevad mingitest väikesematest üksustest (tiimid, talitused vms) jne. Ettevõtetes/asutustes ei ole aga protsessid tavapäraselt tiimide põhised, vaid pigem vajavad mitme osakonna mitmete tiimide panust. Näiteks toidukaupluses on tiim, kes vastutab kauba väljapanemise eest. Nemad ei saa oma tööd teha juhul, kui kauba tellimise eest vastutav tiim ei ole oma tööd teinud ehk siis nad pole tellinud kaupa, mida välja panna. Kauba tellimise tiim ei saa omakorda oma tööd teha, kui tarnijatega kokkulepete tegemise tiim ei ole tööd teinud ehk siis puuduvad kokkulepped vajalike tarnijatega, kes kaupa poodi toovad. Väljatoodud tegevused võib koondada kauba poodi jõudmise protsessiks ning nagu kirjeldusest selgus, siis on selle protsessiga seotud kolm tiimi, kelle tegevused on omavahel sõltuvuses.
#000006
Protsesside ja nende toimimisest arusaamise olulisust iseloomustab väga hästi Bill Gatesi tsitaat “A rule of thumb is that a lousy process will consume ten times as many hours as the work itself requires“.
#000008
Enne kui “sukeldun” järgmiste blogipostitustega äriprotsesside kaardistamise detailsematesse sammudesse, tahan põgusalt peatuda teemal, kes võiks/peaks äriprotsesse kirjeldama? Olles töötanud nii erasektoris teenusepakkujana kui ka riigisektoris teenuse tarbijana, olen korduvalt mõtisklenud selle üle, et kuidas oleks kõige mõistlikum äriprotsesside kirjeldamise tööd korraldada? Ühelt poolt on teenuse tarbija ju see, kellel on olemas detailne arusaam oma tegevustest ja domeenist, samas puuduvad (üldjuhul aga mitte alati!) oskused protsesside kaardistamiseks. Teiselt poolt on teenuse pakkuja see, kel on olemas mainitud oskused aga puudub arusaam kliendi tegevustest ja domeenist. Sellest vaatest lähtuvalt peab mõlemal juhul emb-kumb osapool midagi juurde õppima ja endale selgeks tegema. Paraku on äriprotsessid oma olemuselt ajas pidevalt muutuvad ja see omakorda toob kaasa pideva vajaduse äriprotsesse täiustada. Seega mina arvan, et pikas perspektiivis on ärile kasulik (kuluefektiivsem) endal omada selliseid töötajaid, kes suudavad ettevõtte äriprotsesse kaardistada ja hallata.
#000009
Selleks, et panustada omaltpoolt äriprotsesside alase kompetentsi kasvatamisele, plaanin järgmiste blogipostituste raames käsitleda samme, mis on vajalikud äriprotsesside kaardistamisel. Need sammud põhinevad erinevatel kirjandusallikatel, milles väljatoodut üritan enda kogemuse ja tähelepanekute põhjal laiendada.
#000010
Seega, kes tundis, et äriprotsesside teema teid kuidagi puudutab, siis olete oodatud lugema minu blogi järgmisi postitusi! 🙂
#000011
Kes tahab mõtteid vahetada, siis andke endast mulle märku!
#000012
Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga
#000014
Salvesta minu nimi, e-posti- ja veebiaadress sellesse veebilehitsejasse järgmiste kommentaaride jaoks.
#000015
Millist rolli mängivad äriprotsessid infosüsteemide arendamisel?
Miks on lüüsid äriprotsessides tähtsad ja kuidas neid õigesti kasutada?
Miks on äriprotsessi mudeli suurus oluline?
#000016