extracted_text:
Регистрация документов
Регистрация документов является одним из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма
регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов
документооборота.
Согласно ГОСТ Р 5114198, регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
К   сожалению,   данное   определение   не  раскрывает   полностью   сам   процесс   регистрации.   Для   того   чтобы   провести   запись
учетных данных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно – регистрационный номер и дата – появились на документе.
Точнее было бы сказать, что регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления
на нем даты и регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или
входном формате.
Из этого следует, что основная цель регистрации – придать юридическую силу документу, т.е. пока документ окончательно не
оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в
управленческой деятельности. Придание юридической силы документу – это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует
и другие цели – организацию учета, контроля исполнения документов, информационносправочной работы по документам.
Итак,   если   следовать   определению   по   ГОСТ   Р   5114198,   регистрации   подлежат   все   документы.   Однако   практикой   и
требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все
входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. К
таким   документам   относятся   поздравительные   телеграммы   и   письма,   рекламные   документы   (листки,   проспекты   и   др.),   сводки   и
информация, присланная в копиях для сведения и др. Иногда в этот перечень попадают документы, которые не регистрируются службой
ДОУ, но регистрируются в других структурных подразделениях организации.
Таким   образом,   можно   сказать,   что   регистрации   подлежат   документы,   требующие   учета,   исполнения   и   использования   в
информационносправочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами
вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).
Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает
в информационнопоисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:



в журналах;
на регистрационноконтрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств;
на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т.е. с использованием компьютерных технологий.
Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность. Это означает,
что   документ   в   организации   должен   быть   зарегистрирован   один   раз,   у   него   должен   быть   только   один   регистрационный   номер,
присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался  в службе ДОУ, отделе кадров,
бухгалтерии и т.п.
Выбор   места   регистрации   зависит   от   принятой   в   организации   системы   делопроизводства   и   соответственно   системы
регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и
крупных   организациях  –  смешанная   система,   при   которой   важнейшие   документы   регистрируются   в   службе   ДОУ,   остальные   в
структурных подразделениях, в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров,
бухгалтерская документация  в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, в
этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей регистрируются в отделе учета и регистрации.
Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в
дела.   Первым   в   составе   любого   регистрационного   номера   указывается   порядковый   номер   в   пределах   данной   группы,   исчисление
которого   начинается   с   начала   делопроизводственного   года.   Порядковые   номера   возрастают   в   течение   года.   Как   правило,
делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в
определенный   период.   Например,   при   регистрации   протоколов   заседаний   выборных   органов   регистрационный   порядковый   номер
дополняется номером созыва, а исчисление порядковых номеров начинается с начала работы выборного органа и продолжается до ее
окончания.
Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в
заголовках   которых   есть   название   вида   документов,   например:   «Приказы   Комитета   социальной   защиты   Москвы   по   основной
деятельности».   Как   правило,   такой   регистрационный   номер   имеет   большинство   внутренних   документов   организации  –  приказы,
протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.
Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какуюлибо информацию, указывающую их
место   составления   или   хранения,   потому   что   они   формируются   в   одно   дело   в   определенном   месте.   Так,   приказы   по   основной
деятельности согласно требованиям ГСДОУ всегда должны формироваться в службе ДОУ организации.
В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие
дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место
хранения документа, т.е. подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер. Например, если письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 0212/155 это означает, что в день
поступления это был 155й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 0212 «Переписка с подведомственными
организациями по вопросу ...», где 02 – служба ДОУ, а 12 – это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет
подшит документ (0212 – это индекс дела по номенклатуре).
Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении
делопроизводства   по   обращениям   граждан,   при   регистрации   которых   к   порядковому   номеру   добавляют   первую   букву   фамилии
исполнителя.
Регистрационный   индекс   совместного   документа,  т.е.   документа,   авторами   которого   являются   несколько   организаций,
образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.
Регистрационный   номер   можно   дополнять   и   другими   данными   для   большей   информативности,   если   в   этом   есть
необходимость.
на месте реквизита 12 – регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;
на месте реквизита 29 – регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.
Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТ Р 6.302003:


При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений,
которая   остается   неизменной   в   течение   длительного   времени   и   может   быть   изменена   только   при   реорганизации   организационной
структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями
организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их расположения должны быть постоянными.
Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационнопоисковой системы по
документам   организации,   обеспечения   контроля   исполнения   документов   необходимо   соблюдать   также   единую   систему   и   единые
правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их
заполнения в регистрационных формах.
Это   следующие   реквизиты:   автор   (корреспондент);   название   вида   документа;   дата   документа;   номер   документа,   дата
поступления;   номер   поступления,   заголовок   документа   или   его   краткое   содержание;   резолюция;   срок   исполнения;   отметка   об
исполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции
по делопроизводству организации.
Рекомендуемые формы журналов регистрации приведены в Приложении 14.
Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации
может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации (для распорядительных документов), подпись
исполнителя   о   получении   документа,   количество   листов   документа,   количество   приложений   (для   писем   обязательно),   отметка   об
исполнителе, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса,
отраженного в документе, оценка исполнения документа, срок хранения, отметка об исполнении документа и др.
Как   уже   отмечалось,   существует   несколько   форм   регистрации.   Журнальная   форма   регистрации   не   может   обеспечить
проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не
всегда   обеспечивает   и   проведение   однократной   регистрации.   Данная   форма   регистрации   практически   обеспечивает   только   учет
документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, например такие, как
документы об образовании, пропуска, трудовые книжки.
Регистрация документов с помощью регистрационноконтрольных карточек (РКК) позволяет выполнить все цели регистрации
при ее рациональной организации. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные
отличия для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по  краю РКК или по диагонали. Полностью  цветные  РКК
используют редко. РКК заполняются машинописным способом в нужном количестве экземпляров, чтобы обеспечить однократность
регистрации,   формирование   регистрационных,   справочных   и   контрольносроковых   карточек.   Нужное   количество   экземпляров   РКК
можно обеспечить и с помощью копировальномножительной техники. Для ведения регистрации документов с помощью таких РКК и
регистрационных   картотек   необходимо   иметь   нужное   количество   РКК,   картотечное   оборудование   (простые   картотеки,
механизированные и др.), разработать единую схему их построения, применяемую в службе ДОУ и других структурных подразделениях
организации.
Наиболее рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится экранная форма карточки и
ввод данных о регистрации в автоматизированную информационнопоисковую систему осуществляется непосредственно с документа на
машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода.
Одновременно может изготавливаться один экземпляр РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную
(страховую)   картотеку,   построенную   по   хронологическому   признаку.   Таким   образом,   при   осуществлении   автоматизированной
регистрации формируется такая информационнопоисковая система (ИПС), которая обеспечит эффективную организацию последующих
этапов   документооборота,   будет   использоваться   и   при   подготовке   документов   исполнителями   при   наличии   автоматизированных
рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.
Регистрация документов  –  один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические
операции.   Сотрудник,   осуществляющий   регистрацию,   должен   хорошо   знать   структуру   и   функции   организации,   распределение
обязанностей   исполнителей,   систему   делопроизводства,   хорошо   владеть   организационной   и   вычислительной   техникой,   уметь
пользоваться   всеми   видами   справочников,   которые   применяются   при   регистрации,   особенно   при   применении   автоматизированной
регистрации.
Контрольные вопросы 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Что такое регистрация документов, и какова ее основная цель?
Какие документы не подлежат регистрации?
Какие формы регистрации документов существуют?
В чем состоит основной принцип регистрации?
Чем характеризуется смешанная система регистрации?
Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?
Можно ли к регистрационным номерам добавлять буквенные обозначения?
Где проставляются регистрационные номера на входящих документах?

file_name: Регистрация документов.docx

intro:
Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования). Лекция на тему: "Регистрация документов". Регистрация документов является одним из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.
Согласно ГОСТ Р 51141-98, регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования).

title: Регистрация документов


extracted_text:
Информационносправочная работа
Служба   ДОУ  организации  должна  быть  готовой  оперативно  ответить  на  любой вопрос об  информации, содержащейся  в
документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.
Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного
рода информационносправочные системы. Основой для построения любой информационносправочной системы является проведение
учета и регистрации документов. Информационносправочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация.
Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и информационносправочная работа
организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят
от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок,
наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в
организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:
 по корреспондентскому – рубриками являются названия постоянных корреспондентов;
 по географическому – рубриками являются названия области, города, месторождения и др.;
 по   предметновопросному
(тематическому,   производственноотраслевому)
 –  рубриками   являются   названия
управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;
 по структурному – рубриками служат названия структурных подразделений организации;
 по номинальному – рубриками являются наименования видов документов;
 по алфавитному – рубриками являются буквы русского алфавита.
Корреспондентский   и   географический   признаки  построения   справочной   картотеки   используются   в   том   случае,   если   у
организации   есть   большая   подведомственная   сеть   подчиненных   ей   организаций   или   она   ведет   переписку   со   значительным   числом
постоянных корреспондентов.
Предметновопросный  признак  (тематический,  отраслевой)   используется  и   в  построении  кодификационных  тематических
картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется
тематическая   карточка,   поэтому   на   один   нормативный   акт
  составлено   несколько   тематических   карточек.   Тематическая
кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения,
внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые
записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.
Структурный   признак  построения   справочной   картотеки   применяется   тогда,   когда   отсутствует   (или   не   разработана)
тематическая картотека. В какойто  мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует  тематическую
картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.
Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационносправочного массива по
документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации
и распорядительные документы других организаций.
Алфавитный   признак  построения   справочной   картотеки   широко   используется   при   организации   делопроизводства   по
обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора
жалобы (заявления, предложения).
Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в
первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть – РКК на исполненные документы, которые
после   исполнения   документа   изымают   из   первой   части   и   переставляют   во   вторую   часть.   Это   также   ускоряет   выдачу   справки   по
документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. Причем для удобства в работе применяется
обратный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.
Число   справочных   картотек,   их   размещение   в   службе   ДОУ   и   структурных   подразделениях   зависят   от   применяемой   в
организации   системы   делопроизводства,   характера   справок  и  других   факторов.   Однако   технология   работы   с   картотеками   по
традиционной системе в ручном режиме стандартна.
После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:
1   и   2й   экземпляры   РКК   вместе   с   документом   отправляются   исполнителю,

1й экземпляр   с   подписью   исполнителя   о   получении   возвращается   в   подразделение   по   учету   и   регистрации   службы   ДОУ   и
устанавливается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются названия месяцев года. Внутри РКК помещаются по датам
поступления и порядковым номерам. Эта картотека иногда называется хронологической, является основной (страховой) и все отметки о
движении документа вносятся в этот экземпляр РКК.
затем

2й   экземпляр   РКК   остается   в   структурном   подразделении   и   устанавливается   в   картотеку   структурного   подразделения
организации.
3й экземпляр РКК передается в контрольную службу (если документ подлежит контролю исполнения) и устанавливается в
контрольносроковую картотеку по сроку исполнения.
4 и 5й экземпляры РКК устанавливаются в справочных картотеках подразделения службы ДОУ по учету и регистрации,
которые построены по выбранным признакам. Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1–2 года. Архивный
срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, – 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена,
а часть (РКК на распорядительные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научносправочного
аппарата.
Если регистрация в организации осуществляется в автоматизированном режиме, то возможности информационносправочной
работы значительно расширяются и увеличивается скорость ее проведения. Автоматизированный информационнопоисковый массив
ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением, единой формой РКК, в которой
нормативно закреплен состав показателей, вводимых в ИПС. Также в ГСДОУ приведены правила заполнения этих показателей для
обеспечения их однозначного толкования.
Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому из показателей РКК или по
их комбинации. Поиск сведений может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной
базе данных, сформированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в
виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществляться в табличной форме.
С какой целью создается в организации информационно-справочная система?
Контрольные вопросы
Как строится ИПС, если регистрация документ мощью РКК?
Какие признаки могут быть использованы для картотек?
Что представляют собой рубрики справочных картотек?
Какова технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме?
Как организуется справочная работа в автоматизированном режиме с использованием ПК?
1.
2.
3.
4.
5.
6.

file_name: Информационно-справочная работа.docx

intro: Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования). Лекция на тему: "Информационно-справочная работа". Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования).

правоведение

group: Дисциплины

администрации

group: Педагогика

доп. образование взрослых

group: Другое

title: Информационно-справочная работа


extracted_text:
Контроль исполнения документов
Контроль   исполнения   документов   по   ГОСТ   Р5114198   определяется   как   совокупность   действий,   обеспечивающих
своевременное исполнение документов. Функция контроля  –  одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой
принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два
аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений, и контроль за сроками исполнения.
Контроль по существу решения вопроса,  т.е. фактически контроль за качеством исполнения,  –  одна из должностных
обязанностей руководителей всех уровней, начиная от руководителя любого структурного  подразделения  и кончая руководителем
организации.
При большом объеме документооборота такой контроль также могут осуществлять специально уполномоченные лица или
специальное контрольное подразделение, например инспекция при руководителе.
Такой   контроль   может   осуществлять   и   вышестоящая   организация   путем   проведения   ревизий,   проверок,   анализом
представленных отчетов, справок, однако такой контроль не всегда проводится систематически и планомерно.
Контроль за сроками, как правило, осуществляют работники службы ДОУ или при небольшом объеме документооборота
эту работу выполняет секретарь или специально назначенный работник.
Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации,
которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Оценка качества
работы управленческих работников включает в себя много факторов, а показатель, характеризующий исполнительскую дисциплину,
является один из важнейших.
Наиболее   часто   в   состав   службы   ДОУ   включается   подразделение,   осуществляющее   контроль   за   сроками   исполнения
документов, в виде группы контроля (отдела), состоящее из нескольких сотрудников и руководителя подразделения.
Основными этапами, осуществляемыми последовательно в таком подразделении, являются:


получение данных постановки документа на контроль;
проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном
сроке исполнения;


получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения;
снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности оформления документов в части соответствия
подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;

обобщение   результатов   контроля   исполнения,   составление   аналитических   справок   (сводок)   о   состоянии
исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.
Все документы, требующие исполнения, должны быть поставлены на контроль. Однако не всегда это реально осуществить
технически   и,   кроме   того,   в   силу   сложившейся   практики   на   контроль   ставятся   документы,   содержащие   наиболее   важную   для
деятельности конкретной организации информацию.
Учитывая данный фактор, в каждой организации разрабатывается перечень документов, подлежащих контролю исполнения с
указанием сроков  исполнения.  Данный перечень  является, как  правило, приложением  к инструкции  по  ведению делопроизводства.
Иногда он издается в виде самостоятельного документа.
Перечень типовых сроков исполнения документов представлен в Приложении 16.
Сроки исполнения большинства управленческих документов регламентируются действующим законодательством (поэтому
они называются типовыми сроками исполнения) Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных
актах,   например   о   предоставлении   статистической   отчетности,   о   сроках   подачи   апелляций   на   решение   судебных   инстанций   и   др.
Типовой срок исполнения таких распространенных видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен ГСДОУ. Если в
организации есть специфические виды документов, для которых не установлены типовые сроки упомянутыми выше документами, то
организация   устанавливает   для   таких   документов   сроки   исполнения   и   включает   их   в   перечень,   после   утверждения   которого   они
становятся типовыми.
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения, установленный резолюцией руководства.
Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с момента поступления документа в организацию. Однако с
момента фиксации факта поступления до проставления резолюции руководителя, определяющей исполнителей, характер исполнения и
сроки, иногда проходит несколько дней, поэтому в некоторых организациях срок исполнения документа исчисляют от даты резолюции.
Сроки   исполнения   внутренних   документов   исчисляют,   как   правило,   с   момента   доведения   их   до   исполнителей.   Срок
исполнения может корректироваться только руководителем, автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль за
сроками исполнения. Фактически руководитель, рассматривающий документ, и определяет: подлежит ли данный документ контролю за
исполнением.   На   верхнем   поле   документа,   справа,   выше   реквизита   адресат   предусмотрено   проставление   реквизита     «Отметка   о
контроле» в виде буквы «К» или ставится штамп «контроль». Эту отметку могут проставить и работники службы ДОУ перед отправкой
к исполнителю, исходя из резолюции руководителя или текста документа (приказа, указания, распоряжения и др.).
При   необходимости   контроля   устных   поручений   руководства   на   них   заполняется   контрольный   экземпляр   РКК.   Также
заполняются   несколько   экземпляров   РКК   на   документы,   содержащие   ряд  заданий   с  различными  сроками   исполнения,  выполнение
которых поручено нескольким исполнителям. Чаще всего это относится к распорядительным документам, текст которых состоит из
отдельных пунктов, содержащих разные поручения. Необходимость заполнения отдельного экземпляра РКК на конкретное поручение обусловлена тем, что при формировании
контрольного массива РКК основным признаком группировки РКК является срок исполнения.
Контроль исполнения всегда строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных
данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.
Форма   контроля   выбирается   в   зависимости   от  объема   документооборота,   принятой   системы   регистрации,   возможностей
организации.
Контроль можно проводить  в ручном режиме  с помощью контрольносроковой картотеки, что чаще всего встречается в
небольших организациях при незначительном объеме документооборота. В других случаях рационально применение автоматизированной
системы контроля исполнения документов с помощью вычислительной техники.
Для ведения контроля в ручном режиме используют контрольносроковую картотеку, разделенную на 33 ячейки. Удобнее
использовать не стандартный картотечный ящик, а картотеку, у которой нет одной боковой стороны.
Ячейки контрольносроковой картотеки, отделенные друг от друга разделителями, обозначаются цифрами:
с 1 по 31ю ячейки – это дни текущего месяца;
32я ячейка – для карточек на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц (месяцы);
33я ячейка – для карточек на документы, срок которых истек в предыдущем месяце. Чаще всего эту ячейку делают нулевой
и помещают перед первым разделителем. Карточки из этой ячейки перемещаются в другие в том случае, если будет продлен срок
исполнения.
Контрольносроковая картотека при небольшом объеме документооборота может быть одна на организацию, при больших
объемах их может быть несколько – по исполнителям, по группам документов (приказы, постановления коллегии и др.), однако внутри
картотеки документы группируются по срокам исполнения.
Служба контроля ежедневно получает с участка регистрации документов контрольные экземпляры РКК и расставляет их по
срокам исполнения. В течение всего срока исполнения осуществляются регулярные проверки хода исполнения, результаты которых
фиксируются на контрольном  экземпляре  РКК (как правило, на оборотной  стороне). Служба  контроля имеет право получать всю
необходимую информацию о ходе исполнения документа. Ответственность за достоверность этой информации несут исполнители.
по заданиям последующих лет – не реже одного раза в год;
по заданиям следующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
Проверка хода исполнения в соответствии с ГСДОУ должна проводиться:



Если задание должно быть исполнено в срок от 2 до 10 дней, проверка хода исполнения осуществляется чаще, как правило, раз
по заданиям текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
в 2–3 дня.
Если   документ   пересылается   на   исполнение   в   подведомственную   организацию   с   последующим   информированием   о
результатах рассмотрения, то вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один
экземпляр карточки возвращается с информацией об исполнении.
Проверка   хода   исполнения   осуществляется   либо   по   телефону,   либо   путем   личного   опроса.   Если   исполнение   задания
срывается и необходим перенос срока исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, давшему задание, исполнителем
или работником контрольной службы.
Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены документы, срок которых истекает, т е. проводит
текущий контроль, но ведет предупредительный контроль. Выбирая карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3–5
дней, карточки на задания с более длительными сроками исполнения, контрольная служба делает напоминания исполнителям как в
устной форме (при ручном контроле), так и в письменной (при автоматизированном контроле) путем вывода необходимой информации
на экран дисплея.
Систематическая проверка хода исполнения заданий, содержащихся в документах, повышает исполнительскую дисциплину
работников, позволяет своевременно их руководителям скорректировать ход выполнения заданий, принять меры к своевременному
выполнению.
Все перемещения контрольного документа от одного исполнителя к другому проходят с извещением контрольной службы и
отметкой в РКК.
Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде ответного документа или справки об исполнении, если
задание выполнено в устной форме (по телефону или путем личной встречи).
Снять   документ   (задание)   с   контроля   согласно   ГСДОУ   может   либо   руководитель,   поставивший   его   на   контроль,   либо
ответственный исполнитель после выполнения задания, сообщения результатов исполнения заинтересованным лицам или организациям.
Подписывая ответный документ  или справку об исполнении контрольного задания, руководитель, который определял  это задание,
подтверждает, что он провел контроль исполнения документа по существу и что исполнение проведено качественно.
Однако   в   практике   случаются   ситуации,   когда   контрольная   служба   устанавливает,   что   содержание,   форма   и   процедура
исполнения не соответствовали заданию. Это часто бывает при смене руководителей, определявших задание, смене исполнителей. В
этом случае контрольная служба имеет право вернуть документ исполнителю, считая его неисполненным.
Для снятия документа с контроля исполнитель обязан предоставить в контрольную службу следующие документы. Контрольный документ  с проставленным  в левом  нижнем  углу  реквизитом  28 «Отметка  об  исполнении  документа   и
направлении его в дело».
Отметка   об   исполнении   и   направлении   его   в   дело   должна   быть   подписана   и   датирована   исполнителем   документа   или
руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Ответный документ или любое другое документированное подтверждение исполнения (например, справка об исполнении).
Эти документы должны быть подписаны тем руководителем, который давал задание. Они также до предъявления контрольной службе
должны быть зарегистрированы на участке регистрации, т.е. иметь регистрационный номер и дату.
Контрольная   служба   знакомится   с   представленными   документами,   перенося   необходимые   данные   об   исполнении
контрольного задания в РКК. Если представленные документы не вызывают вопросов у контрольной службы и в РКК внесены все
необходимые   отметки,   документы   возвращаются   исполнителю,   РКК   изымаются   из   контрольносроковой   картотеки.   Фактически
контроль за данным заданием (поручением) окончен.
В конце каждого месяца контрольная служба переформировывает контрольносроковую картотеку:  карточки на задания,
срок исполнения которых истек в текущем месяце, изымаются из всех ячеек и устанавливаются в 33-ю ячейку; карточки на
задания следующего месяца изымаются из своей ячейки и расставляются по срокам исполнения.
Одновременно  контрольная служба подбирает  данные  о состоянии исполнительской дисциплины в текущем
месяце. Они анализируются и обобщаются в виде справки (сводки), содержащей следующую информацию:

общее количество документов (заданий), находящихся в момент составления сводки в работе у исполнителей, в том
числе со сроками исполнения в данном месяце. В крупных организациях это количество может быть представлено по видам документов,
по потокам (входящие, внутренние, исходящие), по другим признакам;

количество документов (и процент), выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков; количество
неисполненных документов (и процент) с указанием выходных данных этих документов. Также справки (сводки) обычно делаются в
разрезе структурных подразделений, конкретных исполнителей.
Контрольная служба должна представить такую сводку в первый день нового месяца руководителю службы ДОУ,
который знакомит с ней руководителя учреждения. Также сводки рассылаются руководителям всех уровней, в том числе
заместителям руководителя, руководителям всех структурных подразделений.
Контрольная   служба   путем   проведенного   анализа   выявляет,   что   является   характерными   причинами
неисполнения   документов   в   срок.   Это   могут   быть   недостатки   в   организации   документооборота,   недостаточное
техническое обеспечение или недисциплинированность сотрудников, их перегрузка, нерациональное распределение их
обязанностей   и   др.   Таким   образом,   создаются   необходимые   предпосылки   для   совершенствования   работы   по
документационному обеспечению управления и работы организации в целом.
В случае применения автоматизированного  контроля исполнения документов, который наиболее рационален
сегодня,   цели,   последовательность   контрольных   операций,   нормативные   документы,   регламентирующие   эту   работу,
естественно,   остаются   прежними.   С   применением   компьютеров   возрастают   скорость   работы   контрольной   службы   и
объемы   контролируемых   массивов.   Для   внедрения   автоматизированного   контроля   исполнения   необходимы   наличие
автоматизированной   системы   регистрации,   применение   единых   РКК,   разработка   внутренних   классификаторов
(структурных   подразделений,   исполнителей,   корреспондентов   и   др.).   Автоматизированный   контроль,   как   указано   в
Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, строится на базе данных
автоматизированной   регистрации   и   обеспечивает   оперативное   информирование   о   состоянии   исполнения   всех   видов
документов, поручений и изданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов,
анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные   действия   осуществляются   в   контрольной   службе,   местах   регистрации   документов   с
использованием   автоматизированных   рабочих   мест   или   автоматизированных   пунктов   обработки   информации.
Напоминание исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершение
исполнения   выводятся   на   экран   дисплея;   рассылка   машинограммы   допускается   лишь   при   отсутствии   в   структурных
подразделениях соответствующих технических средств.
После   завершения   исполнения   и   внесения   всей   необходимой   информации   в   банк   регистрационных   данных
изготавливается   машинограмма   полностью   заполненной   карточки,   которая   используется   в   справочном   дублирующем
массиве. Эти карточки могут передаваться в ведомственный архив одновременно с документами.
Контрольные вопросы
Как определяется контроль исполнения документов по ГОСТР51141-98?
Какие два аспекта выделяются в контроле исполнения документов?
Кто осуществляет в организации контроль исполнения документов?
Какова цель контроля исполнения документов?
Каковы основные этапы работы подразделения, осуществляющего контроль исполнения документов?
Какие документы должны быть поставлены на контроль?
Что представляет собой типовой срок исполнения?
Чем индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока?
Кто имеет право корректировать срок исполнения?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9. 10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Как оформляется отметка о контроле и где она помещается?
Подлежат ли постановке на контроль устные поручения руководства?
В чем особенность проведения контроля за исполнением распорядительных документов?
Как осуществляется контроль исполнения документов с использованием контрольно-сроковых картотек?
Как часто должна осуществляться проверка хода исполнения документов?
Кто имеет право снять документ с контроля?
Когда документ считается исполненным?
Что должен представить исполнитель в контрольную службу для снятия документа с контроля?
Что должна делать контрольная служба в конце каждого месяца?
Каковы преимущества проведения автоматизированного контроля исполнения документов?
Что является необходимым для внедрения автоматизированного контроля исполнения документов?

file_name: Контроль исполнения документов.docx

intro: Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования). Лекция на тему: "Контроль исполнения документов". Контроль исполнения документов по ГОСТ Р51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Функция контроля – одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений, и контроль за сроками исполнения.Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования).

title: Контроль исполнения документов


extracted_text:
Организация оперативного хранения документов
Движение   документов,   т.е.   документооборот   организации,   заканчивается   после   этапа   исполнения   документов.   Однако
информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и,
следовательно,   содержащейся   в   них   информации   это   одна   из   важнейших   задач   в   документационном   обеспечении   управления,   в
деятельности службы ДОУ. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти,
чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения
(защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве это гарантия
правильного и полного формирования архивного фонда организации.
Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дело  –  совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную
обложку.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
Номенклатура дел  –  систематизированный   перечень  наименований  дел,  заводимых  в  организации,  с указанием  сроков
хранения и оформленный в установленном порядке.
Формирование   документов   дела   начинается   с  начала   делопроизводственного   года.   При   формировании   дел   используются
различные виды папок с картонными обложками. Это могут быть отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов,
имеющие металлические замки. Из таких папок извлекать документы неудобно, так как приходится вынимать все документы до того
документа, который необходим, а затем все снова подшивать. Скоросшиватели не могут храниться в вертикальном положении, на
корешке  дела   трудно   изобразить   даже  индекс   дела,   и  все   это  затрудняет   поиск  нужного   дела.  Можно  использовать   папкифайлы
импортного производства типа «Leitz», «Grand», «Bantex» и другие, которые позволяют подшивать в 2–3 раза больше документов, чем в
скоросшивателе, и которые могут использоваться в течение длительного времени и храниться в вертикальном положении.
Обложка дела может не наклеиваться на внешнюю обложку папки, но все сведения о документах дела в краткой форме
фиксируются на сменяемом листевкладыше, который помещается в специальный карман на корешке обложки. Такие карманы могут
быть разных размеров – от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки, что позволяет менять данные
при   многократном   использовании   таких   папок   для   разных   дел.   Более   всего   распространены   папки   типа   «Согопа»   с   толстыми
картонными обложками, удобными металлическими замками, жестко фиксирующими подшитые документы, но позволяющими быстро
извлекать нужные документы, не вынимая остальные документы. Такие папки устанавливаются вертикально в запирающемся шкафу, на
внутренней   стороне   которого   прикрепляется   номенклатура   дел.   На   корешок   такой   папки   также   наклеиваются   наименование
организации, индекс дела, его заголовок, срок хранения. Обложка дела при необходимости может наклеиваться на внешнюю обложку
папки, чаще она может быть наклеена на внутреннюю обложку папки. Обложка дела будет полностью оформлена при подготовке дела
для сдачи в архив, но тогда будут использоваться папки, предназначенные для архивного хранения.
При   составлении   номенклатуры   дел   необходимо   руководствоваться   Основными   правилами   работы   архивов   организаций,
ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном
фонде и архивах. В этих документах устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их составления, оформления, согласования и
утверждения.
Номенклатуры дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ организаций, которые имеют подведомственную сеть, или
архивными учреждениями, принимающими на госхранение документы от однородных групп организаций и учреждений, предприятий.
Типовая   номенклатура  дел   содержит   унифицированные   заголовки   дел,   образующихся   в   деятельности   однородных
организаций,   и   может   быть   применена   в   этих   организациях   без   внесения   в   нее   какихлибо   изменений   и   дополнений   в   тексте,
конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций,
например   муниципальных   управлений   социальной   защиты.   При   ее   применении   можно   исключить   дела,   которые   не   образуются   в
деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения номенклатуры дел.
Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры, которая должна быть в
каждой организации.
Если нет типовой или примерной номенклатуры дел, то для составления конкретной необходимо ознакомиться со структурой,
характером   деятельности   организации,   изучить   состав   документов,   принятый   порядок   формирования   дел,   требования   к   порядку
составления конкретной номенклатуры дел. В Основных правилах приведены формы номенклатуры дел организации и номенклатуры дел
ее структурного подразделения.
Как правило, номенклатура дел организации составляется в конце текущего года на следующий год и состоит из разделов,
соответствующих   наименованиям   структурных   подразделений   или   направлениям   деятельности,   если   структура   организации   часто
меняется.
Первым разделом всегда является служба ДОУ, независимо от места в утвержденной структуре. Индексом службы ДОУ
всегда будет 01, и в этой службе всегда будут формироваться важнейшие документы, фиксирующие организационнораспорядительную
деятельность, это положения, уставы, приказы по основной деятельности и другие распорядительные документы, инструкции, планы и т.
п.
После   службы   ДОУ   в   номенклатуру   дел   включаются   разделы,   названия   которых   являются   наименованиями   других
структурных   подразделений   в   соответствии   с   утвержденной   структурой.   В   номенклатуру   дел   организации   включаются   разделы,
содержащие дела общественных организаций, временно действующих органов, учреждений, а также дела организации, правопреемником
которой выступает организация  автор номенклатуры дел. Таким образом, документ, полученный или созданный в организации, должен быть   включен  в  определенное   дело  и  иметь  свой  адрес   в виде  индекса  и  заголовка   дела.  Кроме  документов  в  номенклатуру  дел
включаются   все   справочные   и   регистрационные   картотеки,   журналы,   электронные   документы   и   базы   данных.   Однако   не   следует
включать в номенклатуру дел печатные издания (журналы, книги, газеты и т.п.).
Конкретная   номенклатура   дел   должна   охватить   все   документируемые   участки   деятельности   организации.   Каждое
структурное подразделение составляет свою конкретную номенклатуру дел на бланке структурного подразделения, заголовком которой
является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название раздела с указанием
индекса этого дела (табл.1).
Построение текста номенклатуры дел
Название раздела
Индекс дела
Заголовок дела
Количество единиц хранения
Срок хранения
и № статей по перечню
1
2
3
4
Название раздела
Таблица 1
Примечание
5
Индекс дела (графа 1) всегда обозначается арабскими цифрами и состоит из цифрового индекса, присвоенного в организации
структурному подразделению (эти индексы фиксируются или в классификаторе индексов структурных подразделений, или в инструкции
по делопроизводству) и порядкового номера  дела (заголовка) в пределах данного раздела. Индекс  дела 0115 будет означать,  что
указанное дело включено пятнадцатым по счету в номенклатуру дел службы ДОУ. Этот индекс может быть дополнен информацией из
классификатора вопросов деятельности, если он разработан в организации.
Заголовок дела (тома, части) (графа 2) фиксируется во второй графе, и здесь необходимо соблюдать следующие требования:

заголовок дела должен быть сформулирован в соответствии с требованиями, указанными в Основных правилах работы
архивов организаций;

заголовки дел внутри разделов номенклатуры дел должны располагаться по степени их важности и во взаимосвязи.
Заголовок дела должен быть сформулирован так, чтобы по его наименованию было понятно, какие виды документов могут
быть   подшиты   в   дело   и   по   какому   вопросу,   т.е.   заголовок   должен   кратко   отражать   содержание   и   состав   документов   дела.   Для
достижения   единообразия   в   формулировках   заголовков   дел   Основные   правила   работы   архивов   организаций   устанавливают
максимальный набор элементов заголовка дела. К ним относятся:
записки);







наименование   вида   дела   (журнал,   переписка)   или   разновидности   документов   (постановления,   решения,   докладные
наименование автора документа (организации, структурного подразделения, комиссии, должностного лица и др.);
краткое содержание документов дела (о чем? по какому вопросу?);
наименование адресата (корреспондента документа);
наименование местности, с которой связано содержание документов;
даты (период), к которым относится содержание документов дела;
указание на количество копий документов.
Как   было   указано,   это   максимальный   набор   элементов,   включаемых   в   заголовок,   и   не   всегда   они   все   должны   в   нем
присутствовать.   Так,   наименование   адресата   (корреспондента)   будет   включаться   в   заголовок   дела,   содержащего   переписку,   даты
указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в
текущем году как отчетные за прошлый год.
В   номенклатуре   дел   не   указывается   дата   (период)   в   заголовках   дел,   место   формирования   дел   текущего
делопроизводственного года, не указывается подлинность документов, а только количество копий. В этом случае к заголовку добавляют
слово «копия», например: «Приказы директора Московского политехникума по личному составу. Копии».
При формулировке заголовков дел необходимо руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, Основными
правилами   работы   архивов   организаций   и   перечнями   документов   с   указанием   сроков   хранения,   а   также   типовыми,   отраслевыми,
ведомственными,   в   которых   приводятся   типовые   формулировки   заголовков   дел.   Эти   заголовки   после   незначительного   уточнения
(внесение конкретного адресата, например) включаются в номенклатуру дел организации.
Количество   единиц   хранения   (графа   3)   заполняется   в   конце   года,   когда   становится   очевидным,   сколько   томов   дела
сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250 при сдаче дела в архив.
Срок хранения и № статей по перечню (графа 4) указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков
хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название использованного перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих
перечнях,  то  сроки их  хранения  согласовывают  с  экспертнопроверочной  комиссией  соответствующего  государственного  архива,  в
который организация передает дела на хранение.
Основным   перечнем   в   стране   принято   считать  «Перечень   типовых   документов,   образующихся   в   деятельности
госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». Но
данный перечень не охватывает весь состав документов, образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созданы отраслевые
(ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них
легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка
на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст.508.
Примечание (графа 5) – эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание
уточняет,   дополняет   или   разъясняет   заголовок   дела   или   какиелибо   условия   формирования   или   хранения   данного   дела.   Так,   в
примечаниях   необходимо   сделать   отметку   о   том,   что   данное   дело   является   «переходящим»,   т.е.   что   оно   не   сдается   в   архив   в
установленные   сроки,   а   необходимо   для   использования   в   делопроизводстве   еще   несколько   лет.   В   нормативных   документах   не
содержится особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в
графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место его хранения.
Номенклатура   дел   структурного   подразделения   должна   быть   подписана   руководителем   структурного   подразделения,
одобрена   экспертной   комиссией   этого   подразделения   и   согласована   с   заведующим   архивом   организации.   После   оформления
номенклатура   дел   структурного   подразделения   передается   в   службу   ДОУ   для   составления   и   оформления   номенклатуры   дел
организации.
Номенклатура   дел   организации   оформляется   на   общем   бланке   организации   по   такой   же   табличной   форме.   Разделами
номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Однако номенклатура дел организации не должна представлять
собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности
документов, т.е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземплярах, определяются места хранения
подлинника   и   копий   и   соответственно   проставляется   срок   хранения.   Уточняются   примечания,   внесенные   в   номенклатуру   дел
структурными подразделениями, редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов. Проект номенклатуры дел
визируется заведующим архивом организации или лицом, ответственным за архив, рассматривается экспертной комиссией организации,
подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. В том случае, если организация передает
документы на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с экспертнопроверочной комиссией архивного учреждения
и   только   после   этого   она   утверждается   руководителем   организации   и   может   быть   введена   в   действие   с   начала   нового
делопроизводственного года.
К   номенклатуре   дел   крупной   организации   может   составляться   научносправочный   аппарат,   включающий:   оглавление,
пояснительную   записку   (введение),   список   принятых   сокращений,   список   перечней   документов,   используемых   для   составления
заголовков дел и определения сроков хранения, и др.
Номенклатура дел составляется в 4 экземплярах, из которых:

первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком
хранения;

второй экземпляр используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в
течение всего срока действия;


организация.
третий экземпляр находится в качестве учетного документа в архиве организации;
четвертый   экземпляр   хранится   в   государственном   архиве,   источником   комплектования   которого   является   данная
Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов
номенклатуры дел.
При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры
иметь и ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому
делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В
случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.
В процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизводственного года в нее могут вноситься отметки о заведении
дел,   уточнения   в   заголовки;   может   возникнуть   необходимость   формирования   новых   дел,   если   появились   новые   направления
деятельности организации, и соответственно внесения их в номенклатуру дел. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы
ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и
передают   эти   сведения   в  службу  ДОУ,   которая   в  свою   очередь   обобщает   данные   структурных   подразделений,  добавляет   данные,
полученные   в   самой   службе   ДОУ,   а   затем   передает   итоговые   сведения   по   организации   в   архив   организации.   Итоговая   запись
составляется по следующей форме: Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации
По срокам хранения
Всего
В том числе
1
2
3
4
переходящих
с отметкой «ЭПК»
Таблица 2
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства организации
Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения
Расшифровка подписи
Дата
Подпись
Подпись
Данные   сведения   необходимы   архиву   организации   для   подготовки   места   для   приема   и   размещения   дел   постоянного   и
временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по архиву организации, контроля за передачей
документов через 1–2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и др.
Таким образом, номенклатура дел организации является важнейшим учетным документом в делопроизводстве, определяющим
основные принципы группировки и систематизации дел организации в текущем делопроизводстве, и основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архиве организации. В том случае, если архив организации принимает на хранение
дела

(до 10 лет), номенклатура дел в этом архиве также используется для учета дел данной категории.
временного
срока

хранения
Контрольные вопросы
Дайте определение понятия «дело». Как происходит его формирование?
Что представляет собой номенклатура дел? Как она оформляется?
Назовите виды номенклатуры дел.
Какие виды папок используются при организации оперативного хранения документов?
Как формируется индекс дела по номенклатуре дел?
Как должен быть сформулирован заголовок дела?
На основании чего происходит определение сроков хранения документов?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7. 8.
Что называется итоговой записью в номенклатуре дел и по какой форме она составляется?

file_name: Организация оперативного хранения документов.docx

intro: Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования). Лекция на тему: "Организация оперативного хранения документов". Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации это одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве это гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования).


extracted_text:
Требования к формированию дел в делопроизводстве
Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в
соответствии   с   утвержденной   на   данный   год   номенклатурой   дел.   С   начала   делопроизводственного   года   должны   быть   оформлены
обложки   дела   по   правилам,   оговоренным   в   Основных   правилах   работы   архивов   организаций.   Форма   обложки   дел   постоянного   и
временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 1791472 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности,
технические требования».
На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:
 наименование организации;
 наименование структурного подразделения;
 индекс дела;
 заголовок дела;
 дата дела (на данном этапе – год);
 срок хранения и статья по перечню.
Сведения,   вынесенные   на   обложку   дела   в   начале   делопроизводственного   года,   могут  уточняться   и   дополняться   новыми
данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если
сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т.п.
Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты
первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например на распорядительные.)
При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование
государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела  эти сведения будут
проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.
Наименование   организации   на   обложке   дела   указывается   полностью   в   именительном   падеже   с   указанием   полного
наименования   организации,   которой   она   непосредственно   подчинена   (также   в   именительном   падеже).   Если   организация   или
вышестоящая  организация  имеют  официально  принятые  сокращенные  наименования,  то  они  указываются  в  скобках  после  полного
наименования, например:
 Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);
 Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).
При   изменении  наименования   организации  (структурного   подразделения)  в   течение   делопроизводственного   года  или  при
передаче   дела  в  другую  организацию  (структурное  подразделение)  на  обложке   дописывается  новое  наименование   организации  или
организациипреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.
Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.
Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны
осуществлять   либо   делопроизводственные   работники,   либо   специально   назначенные   лица,   знающие   основные   требования   к
формированию дел.  Формирование дел включает в себя:
 получение исполненных документов,
 проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок,
свидетельствующих об окончании работы с документами;
 распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела – в дело помещаются документы,
которые по своему   содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные
экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны
исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, – это формирование в отдельные дела документов постоянного
и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 250 листов в одном томе, расположение
документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации
внутри дел документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные
вопросы.
Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и
кончая   более   поздними.   Документы   могут   быть   расположены   по   их   порядковым   номерам   (приказы),   что   также   отражает
хронологическую   последовательность.   Часто   применяют   и   обратную   хронологическую   последовательность   при   формировании
документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний  в начале дела, например, при формировании
личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного
документа.   При   передаче   таких   дел   на   архивное   хранение   их   переформировывают,   чтобы   обеспечить   обычную   хронологическую
последовательность.
При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:  распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;
 переписка группируется в дело таким образом, чтобы документответ помещался сразу за документомзапросом;
 приложения   к   документам,   независимо   от   даты   их   утверждения   или   составления,   присоединяются   к   документам,   к
которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе;
 утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;
 при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела;
дела, содержащие особо ценные документы);
 дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному
заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов.
 внутри документы располагают в хронологическом порядке.
Формирование   документов   дела   начинается   с   начала   делопроизводственного   года.   Как   уже   отмечалось,   для   подшивки
документов лучше всего использовать папки типа «Согопа». В организациях дела, как правило, формируются децентрализованно. Только
в   небольших   организациях   возможно   централизованное   формирование   дел   службой   ДОУ.   При   децентрализованном   формировании
служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы фор
мируются   в   структурных   подразделениях.   За   правильностью   формирования   дел   следят   служба   ДОУ,   архив   организации   и
государственный архив.
Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.
Контрольные вопросы
Назовите документ, регламентирующий оформление обложки дела.
Какие реквизиты выносятся на обложку дела в момент его заведения?
Расскажите о правилах оформления этих реквизитов.
Когда дело считается заведенным?
Что включает в себя формирование дела?
1.
2.
3.
4.
5.
Перечислите правила формирования дел отдельных категорий документов

file_name: Требования к формированию дел в делопроизводстве.docx

intro: ребования к формированию дел в делопроизводстве"Требования к формированию дел в делопроизводстве". Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования».Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования).


extracted_text:
Экспертиза ценности документов
Результатом   управленческой   деятельности   является   документ.   Ценность   создаваемых   или   получаемых   организацией
документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких
документов  «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в
организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов. Другие документы отражают работу организации, ее
достижения, имеют определенное экономическое, научнотехническое, историческое значение и должны храниться максимально долго,
т.е., следуя принятой терминологии, постоянно.
Документы,   содержащие   информацию   о   трудовой   деятельности   граждан,   об   их   обучении   и   других   событиях   их   жизни
(рождении, прописке и т.д.), имеют ценность, как правило, для конкретного гражданина на протяжении всей его жизни. Документы,
содержащие информацию о выдающихся гражданах, имеют историческое значение и подлежат постоянному хранению. Оценка ценности
документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.
Деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых
критериев называется  экспертизой  ценности  документов.  Экспертиза   ценности  документов  является одной  из  важнейших  функций
службы ДОУ, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в
конечном счете, определение состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.
Основными задачами экспертизы ценности документов являются:
 определение   состава,   установление   сроков   хранения   документов,   несущих   оперативную   информацию   справочного
характера или содержащих ценную информацию и подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы. При
выполнении этой задачи идет  разделение  документов по срокам хранения на три группы:  постоянного хранения; долговременного
(свыше 10 лет) хранения; временного хранения;
 установление профильности документов тому или иному государственному архиву. В ходе определения профильности
документов тому или иному архиву решается вопрос о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти
документы.
 обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов;
 определение уникальных и особо ценных дел и документов.
Экспертиза  ценности   документов   проводится  в  три   этапа:  в  делопроизводстве,  в архиве  организации  и  государственном
архиве.
В делопроизводстве экспертиза ценности документов проходит практически на всех этапах создания и обработки документов.
На этапах приема и рассмотрения документа оцениваются важность его содержания и значимость корреспондента и в зависимости от
этого определяются маршрут прохождения и место группировки документа в дело после его исполнения. Регистрация наиболее тесно
связана с изучением ценности документов для определения или уточнения сроков хранения документов. При создании документа идет
согласование  проекта, и число лиц, участвующих в его визировании и согласовании, характеризует значимость данного документа.
Экспертиза   ценности   документов   проводится   также   при   составлении   номенклатуры   дел,   при   формировании   дел   и   проверке
правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению и при выделении их на уничтожение.
В   архиве   организации   экспертиза   ценности   документов   проводится   при   подготовке   дел   к   передаче   на   государственное
хранение и при выделении дел к уничтожению.
Для проведения экспертизы ценности в соответствии с установленными правилами создается система экспертных органов, под
руководством которых осуществляется экспертиза ценности документов на каждом этапе.
В   любой   организации,   учреждении,   предприятии   независимо   от   формы   собственности   должна   быть   создана   постоянно
действующая экспертная комиссия (ЭК), методическое руководство которой осуществляет экспертнопроверочная комиссия (ЭПК)
соответствующего архива или архивного учреждения.
В   крупных   организациях   с   большим   объемом   документооборота   (в   министерствах   и   ведомствах,   например)   создается
центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и ЭК структурных подразделений. ЦЭК является совещательным органом, осуществляющим
методическое   руководство   работой   экспертных   комиссий   структурных   подразделений,   и   работает   в   тесном   контакте   с   ЭПК
соответствующего  государственного   архива  или  архивного   учреждения.  Центральным  органом,  рассматривающим   наиболее   важные
вопросы в осуществлении деятельности экспертных органов, рассматривающим и утверждающим нормативнометодические документы,
является Центральная экспертная проверочная комиссия (ЦЭПК) Федерального архивного агентства.
ЭК создается приказом руководителя организации в количестве не менее трех человек, один из которых является заведующим
ведомственным архивом. ЭК действует на основании утвержденного руководителем организации положения о постоянно действующей
экспертной комиссии, разработанного на основании Примерного положения об ЭК организации, утвержденного Федеральным архивным
агентством в 1995 г.
Председателем   ЭК,   как   правило,   назначается   один   из   заместителей   руководителя   организации,   секретарем      сотрудник
службы ДОУ. Все члены комиссии должны хорошо знать структуру и функции своей организации, состав и содержание документов,
организацию документационного обеспечения своей организации.
Обычно в состав ЭК включают еще и специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации,
которая есть в организации, специалиста по обеспечению защиты информации. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже
двух раз в год. Оформление всех документов ЭК, подготовка заседаний осуществляются секретарем.
ЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как
согласно законодательству, руководитель несет ответственность за сохранность документов.
Задачами ЭК являются:  рассмотрение   ежегодно   пересоставляемой   номенклатуры   дел;   актов   о   выделении   к   уничтожению   документов   и   дел;
годовых разделов описей дел постоянного хранения; описей дел свыше 10 лет хранения;
 решение вопроса о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
 установление и изменение сроков хранения отдельных категорий документов (совместно с ЭПК государственного архива);
 проверка   правильности   оформления   комплексов   документов   (дел,   единиц   хранения   на   небумажных   носителях)   для
постоянного и долговременного хранения и др.
Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Современная
экспертиза ценности документов проводится на основе нормативнометодических документов, в том числе номенклатур дел, перечней
документов   с   указанием   сроков   хранения,   классификаторов,   методических   рекомендаций   по   проведению   экспертизы   ценности
отдельных категорий документов. Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности документов –
системы   научно   обоснованных   признаков,   на   основе   которых   определяется   ценность   документов.   Все   критерии   могут   быть
классифицированы на три большие группы:
 критерии оценки происхождения документов;
 критерии содержания документов;
 критерии внешних особенностей документов.
Таким   образом,   экспертиза   ценности   документов   это   сложный   процесс,   требующий   наличия   специальных   знаний   и
квалификации   проводящих   ее   членов   комиссий.   В   архивных   органах   и   учреждениях   в   состав   экспертнопроверочных   комиссий
включаются, как правило, специалисты: архивисты, документоведы.
В организациях, где не всегда есть такие специалисты, наиболее распространенным способом проведения экспертизы ценности
документов является экспертиза ценности на основе перечней, при разработке которых учитывались все критерии.
Перечень документов со сроками хранения согласно ГОСТ Р 5114198 представляет собой систематизированный список видов
и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Различают два типа перечней:
 с указанием сроков хранения;
 подлежащих постоянному хранению.
Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть:
 типовые для всей системы государственных учреждений, организаций и предприятий;
 примерные – для однородных организаций, например для коммерческих банков;
 ведомственные – по отдельным отраслям деятельности (подведомственности).
Типовой  перечень  унифицирует   сроки   хранения   типовой   документации,   образующейся   в   деятельности   учреждений,
организаций   и   предприятий,   независимо   от   их   ведомственной   и   отраслевой   направленности.   Такие   типовые   документы   во   всех
учреждениях, организациях, предприятиях выполняют одинаковые функции, поэтому они должны иметь одинаковые сроки хранения,
например личные дела сотрудников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника на момент увольнения.
Одни и те же виды документов создаются в разных организациях, копии одного и того же документа могут формироваться в
дела разных организаций. Для того  чтобы избежать поступления на архивное  хранение  одних и тех же документов,  но от разных
организаций, в перечнях предусмотрена их группировка по звеньям управления организационной структуры. Как правило, в перечнях
предусмотрены следующие звенья:
 высшие органы государственной власти и управления;
 центральные органы власти и управления;
 органы власти и управления субъектов Российской Федерации;
 учреждения среднего звена (краевого, областного уровня учреждения).
Контрольные вопросы
1.
2.
3.
4.
Что называется экспертизой ценности документов и перечислите ее основные задачи?
Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.
Какие органы входят в систему экспертных органов?
Кто входит в состав экспертной комиссии организации и назовите основные задачи этой комиссии? 5.
6.
Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов.
Что   представляют   собой   перечни   документов   с   указанием   сроков   хранения?   Какие   действующие   перечни
документов с указанием сроков хранения вы знаете?

file_name: Экспертиза ценности документов.docx

intro: Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования). Лекция на тему: "Экспертиза ценности документов". Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в архиве организации и государственном архиве. Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов.Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования).

title: Экспертиза ценности документов


extracted_text:
Подготовка дел к архивному хранению
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1–3 лет по
месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть
дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федерального архивного
агентства.
Дела   временного   срока   хранения   (до   10   лет),   как   правило,   в   архив   организации   принимаются   только   по   разрешению
руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного
и временного срока хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не
пересистематизируются; листы не нумеруются; листзаверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел,
новые учетные формы не составляются.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному
оформлению, которое предусматривает следующие этапы.
1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам
поступления   и  порядковым   номерам)   таким   образом,   чтобы   первый   документ   был   в  начале   дела;   из  документов  извлекаются  все
металлические скрепления (во избежание ржавчины).
2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они
нумеруются   в   развернутом   виде   арабскими   цифрами   валовой   нумерацией   в   верхнем   углу   черным   графитовым   карандашом   или
нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом:
сначала   нумеруется   конверт,   а   затем   очередным   номером  –  каждое   вложение.   В   случае   обнаружения   большого   числа   ошибок   в
нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый
номер.
3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть
в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых
степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если
заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма
внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы архивов организаций. Во внутренней описи
содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием
листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней
описи нумеруются отдельно от документов дела, в  ее  конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве
включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
4. Составление   заверительной   надписи   дела.  Она   составляется   по   установленной   форме   на   любую   единицу
архивного   хранения   и   необходима   для   фиксации   особенностей   нумерации,   учета   количества   листов   дела   и   внутренней   описи,
особенностей   формирования   дела   (наличие   листов   с   наклеенными   документами,   конвертов   с   вложениями,   иллюстраций   и   пр.).
Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке
наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.
5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее
непосредственная  подчиненность на период  создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние  даты
документов дела, количество листов в деле.
6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 1791472 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,
разновидности,   технические   требования».   Если   у   организации   есть   возможность,   она   может   осуществить   переплет   дела.   Все   это
осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах
(коробках).  Как  правило,  вариант   упаковки  документов,  поступающих   на  хранение,   определяется  тем   носителем,   на  котором   они
созданы.   Для   документов,   оформляемых   на   бумаге   стандартных   форматов   (так   оформляются   в   большинстве   случаев   документы
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.
Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:
 обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
 подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только
дописывает на обложке дела архивный шифр.
Контрольные вопросы
1.
2.
3.
В течение, какого срока должны храниться по месту формирования законченные делопроизводством дела?
Каковы сроки хранения дел, подлежащих передаче в архив организации?
Что предусматривает полное оформление дела при подготовке его к передаче на хранение в архив организации? 4.
5.
6.
7.
8.
9.
В каких случаях составление внутренней описи дела обязательно?
Что означает пересистематизация документов в деле и почему она проводится только при подготовке дела к
передаче на хранение?
Как нумеруются листы дела?
Всегда ли составляется заверительная надпись дела? Что в нее входит?
Каким   образом   подшиваются   документы   постоянного   срока   хранения   в   твердую   обложку?   Всегда   ли   дела
переплетаются?
Как должны храниться особо ценные документы?

file_name: Подготовка дел к архивному хранению.docx

intro:
Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования). Лекция на тему: "Подготовка дел к архивному хранению". Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1–3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства.
Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного срока хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.Лекция по дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов среднего профессионального образования).

title: Подготовка дел к архивному хранению