extracted_text:
ЛЕКЦИИ
ИКТ В ПД
100414 «Туризм» РАЗДЕЛ 1.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ И КОММУНИКАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ
ОБРАБОТКЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
ТЕМА 1.1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОБРАБОТКЕ
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ.

Понятие информационных и коммуникационных технологий, и классификация
и роль в обработке экономической информации
Определение информационных технологий
Создание и функционирование информационных систем в управлении
экономикой тесно связано с развитием информационных технологий, их
главной составной частью. Технология в переводе с греческого означает
искусство, мастерство, умение, т. е. то, что имеет непосредственное
отношение к процессам, которые представляют собой определенную
совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели.
Процесс определяется выбранной стратегией и реализуется совокупностью
различных средств и методов. Технология изменяет качество или
первоначальное состояние материи в целях получения материального
продукта.
Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с
традиционными материальными ресурсами: нефтью, газом, полезными
ископаемыми и пр. Значит, процесс ее переработки – информационный
процесс по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов
называется технологией (рис. 3.1).
Информационные процессы (англ. information processes) по законодательству
Российской Федерации – это процессы сбора, обработки, накопления,
хранения, поиска и распространения информации. Информационная
технология – это информационный процесс, использующий совокупность
средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной
информации) для получения информации нового качества о состоянии
объекта, процесса или явления (информационного продукта) (рис. 3.1).
Цель технологии материального производства – выпуск продукции,
удовлетворяющей потребности человека или системы. Цель информационной
технологии – производство информации для ее анализа
человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо
действия.
 Информационные технологии в управлении – это комплекс методов
переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную
информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и
программных средств с целью достижения оптимальных рыночных
параметров объекта управления. Автоматизированные информационные
технологии – это системно-организованная для решения задач управления
совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации,
передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе
применения развитого программного обеспечения, используемых средств
вычислительной техники и связи, а так же способов, с помощью которых
информация предлагается клиентам.
Инструментарий информационной технологии – один или несколько
взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа ком-
пьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную
пользователем цель. В качестве инструментария используются: текстовый
процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные
таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки,
электронные календари, информационные системы функционального
назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные
системы и др. Информационная технология тесно связана с информационными системами,
которые являются для нее основной средой. Информационная технология
представляет собой процесс из четко регламентированных правил
выполнения операций над первичными данными, основной целью которого
является получение необходимой информации. Информационная система
является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры,
компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного
рода технические и программные средства связи и пр., т. е. это
человекокомпьютерная система обработки информации, основная цель
которой организация хранения и передачи информации. Реализация функций
информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее
информационной технологии. Информационная технология может
существовать и вне сферы информационной системы.
Технологический процесс необязательно должен состоять из всех уровней,
представленных на рис. 3.2. Он может начинаться с любого уровня и не
включать, например, этапы или операции, а состоять только из действий.
Для реализации этапов технологического процесса могут использоваться
разные программные среды. Информационная технология, как и любая
другая, должна обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса
обработки информации на этапы (фазы), операции, действия и включать весь
набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели.
Роль и значение информационных технологий
Успешность ведения бизнеса определяется квалификацией руководителя,
знанием запросов потребителей и пониманием ситуации на рынке
(информацией). Современное российское законодательство распространило
понятие частной собственности на информацию, а самой информации
придало юридический статус объекта гражданских прав. В современный
информационный век для предприятия решающее значение имеет
формирование инновационного направления в производстве и нового рынка,
только в этом случае оно может рассчитывать на приемлемый уровень
издержек производства и снижение степени риска при выходе на рынок.
Современный бизнес основывается на информационной поддержке со
стороны государства, которое строит информационную инфраструктуру
бизнеса в виде традиционной и автоматизированной информационных
систем. Государство законодательно объявило информационные ресурсы
России национальным достоянием, подлежащим защите наряду с другими
ресурсами. Организационно-информационные ресурсы функционируют в
составе Государственной системы научно-технической информации (ГСНТИ) и
Государственной автоматизированной системы научно-технической
информации (ГАСНТИ). В составе информационных ресурсов концентрируются
значительные потоки отечественной и зарубежной информации, которая в
обработанном и удобном виде доступна бизнесу. Образовательный и научный
потенциал общества – единственная реальная возможность для генерации
актуальных и коммерчески значимых знаний.
В аграрном обществе главными ресурсами были земля и
низкоквалифицированная рабочая сила. В индустриальном обществе
главенствовала капиталоемкая технология переработки природных ресурсов
и высококвалифицированная рабочая сила. Индустриальная цивилизация
создала гигантские вещественно-энергетические потоки, которые
недостаточно рационально использовались в экономике. Переход общества к
постиндустриальной эпохе и наукоемким технологиям вводит в оборот
информационные ресурсы и повышает требования к квалификации спе-
циалистов. Интенсивное использование информации позволяет значительно
снизить материалоемкость и энергоемкость продукции и рационально
распоряжаться всеми видами ресурсов. Знания, организованные в систему, повышают профессиональную
компетентность руководителя и позволяют рационально достичь цели и
эффективнее и экономически выгоднее организовать производство товаров
или услуг. Знания и информация становятся стратегическими ресурсами,
поскольку наряду с эмпирическим знанием и повседневным опытом в
экономическую деятельность вовлекается систематизированное
теоретическое знание, которое становится производительной силой
(например, знание, заложенное в управляющие программы роботов).
Предприятие представляет собой информационный центр, в который
сходятся два потока информации:
• внешние потоки информации (макросфера) – совокупность экономических и
политических субъектов за пределами предприятия (реальные и
потенциальные клиенты и конкуренты) и отношения, складывающиеся между
ними и предприятием;
• внутренние потоки информации – отношения в коллективе, определяющие
насыщенность информационных потоков и интенсивность коммуникационных
потоков, а также знания, закладываемые и порождаемые в производстве.
Согласно оценкам экспертов наибольшие возможности предприятию
обеспечивают квалификация персонала и технологическая база, а наи-
большая опасность заключается в неожиданных действиях со стороны
конкурентов. От организации информационных потоков, от качества ин-
формации в существенной степени зависит производительность работы
предприятия. Информация позволяет: устанавливать стратегические цели и
задачи предприятия, использовать открывающиеся возможности, принимать
обоснованные и своевременные управляющие решения и координировать
действия разрозненных подразделений, направляя их усилия на достижение
общих поставленных целей. На предприятии проводится работа по выявлению
проблем и определению информационных потребностей, отбору источников
информации, сбору, обработке, анализу и оценке полноты и значимости
информации, разработке и оценке прогнозов и альтернатив поведения
предприятия, выбору стратегии и принятию управляющих решений для
реализации стратегических планов.
Характерной чертой современного бизнеса является его информационное
обогащение. Суть экономической деятельности заключается в
комбинированном эффективном применении ресурсов под будущие
результаты, что сопряжено с неопределенностью и риском, которые пре-
одолеваются знанием ситуации и определением тенденции происходящих
изменений деловой среды. Выигрывает тот, кто эффективнее собирает,
обрабатывает и использует информацию.
Руководитель ведет систематический поиск информации и создает
персональную базу знаний. Оценив сильные и слабые стороны, выявив
возможности и опасности, руководитель выбирает цель и неуклонно
движется к ней, уточняя и корректируя отклонения от цели, решая при этом
главную задачу – производство и передачу на рынок новых
высококачественных товаров и услуг.
Особое значение в деловой среде имеют семь наиболее важных областей
изменений, за которыми руководитель ведет мониторинг (наблюдение и
анализ) на предмет выявления решений и идей. Изменения в пределах
предприятия и отрасли: неожиданные события (успех, провал),
несоответствие с реально происходящими событиями, насущная потребность,
негативные симптомы, внешнее давление не предприятие (вследствие
внезапных изменений в отрасли). Изменения во внешней среде:
демографические изменения, культурные изменения (вызывающие
трансформации восприятия, настроений и ценностей жизни), научно- информационные изменения, связанные с расширением границ и результатов
познания мира.
В настоящее время создан, совершенствуется и развивается сложнейший
комплекс: распределенная совокупность различных по мощности и
комплектации компьютеров, информационных устройств, систем, линий связи
между ними и систем коммуникации. Благодаря чему любое событие или
информация, предназначенная для широкого использования, практически
мгновенно становятся известными. Информация передается в реальном
масштабе времени, записывается в память комплекса и может быть найдена в
любое время. Человечество создало техническую основу для объединения в
планетарном масштабе знаний и информации. Единая планетарная
информационная система позволяет руководителю отобрать информацию,
соответствующую поставленной цели.
 Современная информационная технология использует электронные способы
наполнения, хранения и распространения информации посредством
информационно-коммуникационных общественных сетей, что снижает
трудоемкость процессов использования информационных ресурсов, повышает
их надежность и оперативность. В современной экономике предприятие
понимается как совокупность информационных, человеческих и
технологических ресурсов и методов их взаимодействия, организованных для
достижения стратегических целей. В автоматизированной информационной
технологии предприятия все экономические факторы и ресурсы выступают в
единой информационной форме – в виде данных. Это позволяет
рассматривать, например, процесс принятия решения как информационную
технологию получения, осмысления и преобразования данных.
Автоматизированные информационные технологии позволяют
манипулировать укрупненными данными, чтобы скорректировать
стратегическую линию, обрабатывать детальную первичную информацию для
решения тактических вопросов, передавать сообщения и анализировать
данные для оперативного анализа результатов за счет использования
различных научных подходов. Автоматизированные информационные
технологии отражают действительное состояние организации, полнее
объясняют факты, обеспечивают условия возможной взаимозаменяемости
ресурсов, вырабатывают достаточно надежные альтернативные варианты
решений, позволяют принимать обоснованные управленческие решения. В
современных условиях для управления предприятием необходимо:
• вести мониторинг производственного процесса и обеспечивающих
производство процессов;
• иметь быстрый доступ к архивам документов, проектной и технической
документации, технологическим картам производственных процессов;
• получать информацию о загрузке рабочих мест, перемещении материалов
по участкам производства, расходе рабочего времени;
• проводить непрерывную инвентаризацию, регистрировать изменение
запасов материалов, готовой продукции, незавершенного производства,
детально классифицировать затраты.
Для решения этих сложных комплексных задач, автоматизированные
информационные технологии должны предоставлять совокупность эф-
фективных методов обработки информации в виде разнообразных пакетов
прикладных программ. Современный менеджмент немыслим без
оперативного информационного обеспечения, построенного на базе
комплексных автоматизированных систем. Современный комплекс ин-
формационных технологий охватывает все типовые разделы менеджмента:
исследовательский маркетинг, маркетинг продаж, бизнес-планирование,
финансы, экономику, управленческий учет, структуру и логистику. Во многих
российских компаниях используются информационно-технологические системы, с помощью которых менеджеры осуществляют текущее руководство
различными сферами бизнеса: планированием ресурсов (ERP), организацией
снабжения (SCM) и сбыта (SFA), взаимодействием с клиентами (CRM),
регулированием потребительского спроса (CDM) и т. д.
Наибольший эффект от внедрения программного продукта достигается тогда,
когда он автоматизирует технологию не только одного конкретного бизнес-
процесса, но и охватывает в комплексе большинство деловых потоков
организации. В этом случае:
– исключается повторный ввод информации, что существенно уменьшает
трудозатраты и практически сводит к нулю количество ошибок при работе;
– достигается высокая оперативность информационной технологии за счет
отсутствия пауз, связанных с переносом информации;
– организуется единое информационное пространство, что позволяет
менеджерам и аналитикам быстро и надежно получать интегрированные
данные о деятельности организации в целом и каждого ее звена, в частности.
Современные тенденции развития информационных технологий направлены
на повсеместное использование технологий Internet/Intranet. Например, в
финансовой сфере технологии позволяют решать задачи организации доступа
клиентов к информационным ресурсам финансовой организации и
оперативного (online) безопасного приема поручений клиентов (решение
«InternetBank» позволяет организовать полноценное информационное
обслуживание клиентов банка через Internet).
Развивая стратегическое сотрудничество с клиентами, многие фирмы
внедряют технологию EDC (Efficient Design Cooperation – «эффективная
совместная работа по постановке задачи»). В рамках этой технологии
создается webпортал, через который клиенты оперативно получают
информацию о новых концептуальных разработках, принимают
непосредственное участие в обсуждении постановок задач, способов их
реализации и т. д. Технология EDC позволяет более эффективно учитывать
пожелания клиентов по развитию программных продуктов, а также повысить
качество программного обеспечения за счет всестороннего обсуждения и
согласования новых решений на всех стадиях разработки, начиная с этапа их
проектирования.
Базой предприятия (корпорации) является капитал (и иные производственные
ресурсы) и бизнес-платформа (включающая в себя основное производство, его
технологию, рынки и бизнес-стратегию, в которую включен персонал, активно
использующий информационные технологии). Предприятие посредством
информационных технологий активно взаимодействует с внешней средой,
осуществляя эффективную обратную связь, в результате чего повышается
гибкость предприятия при реакции на изменение условий деловой среды.
Компьютер как техническое устройство обработки экономической
информации, назначение, состав, основные характеристики компьютера
Компьютер как универсальное устройство обработки информации
Назначение и устройство компьютера
Что общего между компьютером и человеком
Для информатики компьютер - это не только инструмент для работы с
информацией, но и объект изучения. Вы узнаете, как компьютер устроен,
какую работу с его помощью можно выполнять, какие для этого существуют
программные средства.
С давних времен люди стремились облегчить свой труд. С этой целью
создавались различные машины и механизмы, усиливающие физические
возможности человека. Компьютер был изобретен в середине XX века для
усиления возможностей умственной работы человека, т. е. работы с
информацией.
Из истории науки и техники известно, что идеи многих своих изобретений
человек "подглядел" в природе. Например, еще в XV веке великий итальянский ученый и художник Леонардо
да Винчи изучал строение тел птиц и использовал эти знания для
конструирования летательных аппаратов.
Русский ученый Н. Е. Жуковский, основоположник аэродинамики, также
исследовал механизм полета птиц. Результаты этих исследований
используются при расчетах конструкций самолетов.
Можно сказать, что Леонардо да Винчи и Жуковский "списывали" свои
летающие машины с птиц.
А есть ли в природе прототип у компьютера? Да! Таким прототипом является
сам человек. Только изобретатели стремились передать компьютеру не
физические, а интеллектуальные возможности человека.
По своему назначению компьютер - универсальное техническое средство для
работы человека с информацией.
По принципам устройства компьютер - это модель человека, работающего с
информацией.
Какие устройства входят в состав компьютера. Имеются четыре основные
составляющие информационной функции человека:
 прием (ввод) информации;
 запоминание информации (сохранение в памяти);
 процесс мышления (обработка информации);
 передача (вывод) информации.
Компьютер включает в себя устройства, выполняющие эти функции
мыслящего человека:
 устройства ввода;
 устройства запоминания - память;
 устройство обработки - процессор;
 устройства вывода.
В ходе работы компьютера информация через устройства ввода попадает в
память; процессор извлекает из памяти обрабатываемую информацию,
работает с ней и помещает в нее результаты обработки; полученные
результаты через устройства вывода сообщаются человеку. Чаще всего в
качестве устройства ввода используется клавиатура, а устройства вывода -
экран дисплея или принтер (устройство печати) (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Информационный обмен в компьютере
Что такое данные и программа. И все-таки нельзя отождествлять "ум
компьютера" с умом человека. Важнейшее отличие состоит в том, что работа
компьютера строго подчинена заложенной в него программе, человек же сам
управляет своими действиями.
В памяти компьютера хранятся данные и программы.
Данные - это обрабатываемая информация, представленная в памяти
компьютера в специальной форме. Немного позже вы познакомитесь со
способами представления данных в компьютерной памяти.
Программа - это описание последовательности действий, которые должен
выполнить компьютер для решения поставленной задачи обработки данных.
Если информация для человека - это знания, которыми он обладает, то
информация для компьютера - это данные и программы, хранящиеся в
памяти. Данные - это "декларативные знания", программы - "процедурные
знания компьютера".
Принципы фон Неймана. В 1946 году американским ученым Джоном фон
Нейманом были сформулированы основные принципы устройства и работы
ЭВМ. Первый из этих принципов определяет состав устройств ЭВМ и способы их информационного взаимодействия. Об этом говорилось выше. С другими
принципами фон Неймана вам еще предстоит познакомиться.
Вопросы и задания
1. Какие возможности человека воспроизводит компьютер?
 2. Перечислите основные устройства, входящие в состав компьютера. Какое
назначение каждого из них?
 3. Опишите процесс обмена информацией между устройствами компьютера.
 4. Что такое компьютерная программа?
 6. Чем отличаются данные от программы?
Компьютерная память
Внутренняя и внешняя память. Работая с информацией, человек пользуется не
только своими знаниями, но и книгами, справочниками и другими внешними
источниками. В главе 1 "Человек и информация" ныло отмечено, что
информация хранится в памяти человека и на внешних носителях. Заученную
информацию человек может забыть, а записи сохраняются надежнее.
У компьютера тоже есть два вида памяти: внутренняя (оперативная) и
внешняя (долговременная) память.
Внутренняя память - это электронное устройство, которое хранит
информацию, пока питается электроэнергией. При отключении компьютера от
сети информация из оперативной памяти исчезает. Программа во время ее
выполнения хранится во внутренней памяти компьютера. Сформулированное
правило относится к принципам Неймана. Его называют принципом хранимой
программы.
Внешняя память - это различные магнитные носители (ленты, диски),
оптические диски. Сохранение информации на них не требует постоянного
электропитания .
На рис. 2.3 показана схема устройства компьютера с учетом двух видов
памяти. Стрелки указывают направления информационного обмена.
Рис. 2.3. Схема устройства компьютера
Структура внутренней памяти компьютераВсе устройства компьютера
производят определенную работу с информацией (данными и программами).
А как же представляется в компьютере сама информация? Для ответа на этот
вопрос "заглянем" внутрь машинной памяти. Структуру внутренней памяти
компьютера можно условно изобразить так, как показано на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Структура внутренней памяти компьютера
Наименьший элемент памяти компьютера называется битом памяти. На рис.
2.4 каждая клетка изображает бит. Вы видите, что у слова "бит" есть два
значения: единица измерения количества информации и частица памяти
компьютера. Покажем, как связаны между собой эти понятия.
В каждом бите памяти может храниться в данный момент одно из двух
значений: нуль или единица. Использование двух знаков для представления
информации называется двоичной кодировкой.
Данные и программы в памяти компьютера хранятся в виде двоичного кода.
Один символ двухсимвольного алфавита несет 1 бит информации.
В одном бите памяти содержится один бит информации.
Битовая структура определяет первое свойство внутренней памяти
компьютера - дискретность. Дискретные объекты составлены из отдельных
частиц. Например, песок дискретен, так как состоит из песчинок.
"Песчинками" компьютерной памяти являются биты.
Второе свойство внутренней памяти компьютера - адресуемость. Восемь
расположенных подряд битов памяти образуют байт. Вы знаете, что это слово
также обозначает единицу количества информации, равную восьми битам.
Следовательно, I одном байте памяти хранится один байт информации.
Во внутренней памяти компьютера все байты пронумерованы. Нумерация
начинается с нуля.
Порядковый номер байта называется его адресом. Принцип адресуемости означает, что:
Запись информации в память, а также чтение ее из памяти производится по
адресам.
Память можно представить как многоквартирный дом, в котором каждая
квартира - это байт, а номер квартиры - адрес. Для того чтобы почта дошла по
назначению, необходимо указать правильный адрес. Именно так, по адресам,
обращается процессор к внутренней памяти компьютера.
В современных компьютерах имеется еще один вид внутренней памяти,
который называется постоянным запоминающим устройством - ПЗУ. Это
энергонезависимая память, информация из которой может только читаться.
Носители и устройства внешней памяти. Устройства внешней памяти - это
устройства чтения и записи информации на внешние носители. Информация
на внешних носителях хранится в виде файлов. Что это такое, подробнее вы
узнаете позже.
Важнейшими устройствами внешней памяти на современных компьютерах
являются накопители на магнитных дисках (НМД), или дисководы.
Кто не знает, что такое магнитофон? На магнитофон мы привыкли записывать
речь, музыку, а затем прослушивать записи. Звук записывается на дорожках
магнитной ленты с помощью магнитной головки. С помощью этого же
устройства магнитная запись снова превращается в звук.
НМД действует аналогично магнитофону. На дорожки диска записывается все
тот же двоичный код: намагниченный участок - единица, ненамагниченный -
нуль. При чтении с диска эта запись превращается в нули и единицы в битах
внутренней памяти.
К магнитной поверхности диска подводится записывающая головка (рис. 2.5),
которая может перемещаться по радиусу. Во время работы НМД диск
вращается. В каждом фиксированном положении головка взаимодействует с
круговой дорожкой. На эти концентрические дорожки и производится запись
двоичной информации.
Рис. 2.5. Дисковод и магнитный диск
Другим видом внешних носителей являются оптические диски (другое их
название - лазерные диски). На них используется не магнитный, а оптико-
механический способ записи и чтения информации.
Сначала появились лазерные диски, на которые информация записывается
только один раз. Стереть или перезаписать ее невозможно. Такие диски
называются CD-ROM - Compact Disk-Read Only Memory, что в переводе значит
"компактный диск - только для чтения". Позже были изобретены
перезаписываемые лазерные диски - CD-RW. На них, как и на магнитных
носителях, хранимую информацию можно стирать и записывать заново.
Носители, которые пользователь может извлекать из дисковода, называют
сменными.
Наибольшей информационной емкостью из сменных носителей обладают
лазерные диски типа DVD-ROM - видеодиски. Объем информации, хранящейся
на них, может достигать десятков гигабайтов. На видеодисках записываются
полноформатные видеофильмы, которые можно просматривать с помощью
компьютера, как по телевизору.
Вопросы и задания
 1. Постарайтесь объяснить, зачем компьютеру нужны два вида памяти:
внутренняя и внешняя.
 2. Что такое "принцип хранимой программы"?
 3. В чем заключается свойство дискретности внутренней памяти ЭВМ?
 4. Какие два значения имеет слово "бит"? Как они связаны между собой?
 5. В чем заключается свойство адресуемости внутренней памяти ЭВМ?
 6. Назовите устройства внешней памяти ЭВМ.
 7. Какие типы оптических дисков вы знаете?
Как устроен персональный компьютер (ПК) Что такое ПК.Современные ЭВМ бывают самыми разными: от больших,
занимающих целый зал, до маленьких, помещающихся на столе, в портфеле и
даже в кармане. Разные ЭВМ используются для разных целей. Сегодня самым
массовым видом ЭВМ являются персональные компьютеры. Персональные
компьютеры (ПК) предназначены для личного (персонального) использования.
Несмотря на разнообразие моделей ПК, в их устройстве существует много
общего. Об этих общих свойствах и пойдет сейчас речь.
Основные устройства ПК. Основной "деталью" персонального компьютера
является микропроцессор (МП). Это миниатюрная электронная схема,
созданная путем очень сложной технологии, выполняющая функцию
процессора ЭВМ.
Персональный компьютер представляет собой набор взаимосвязанных
устройств. Главным в этом наборе является системный блок. В системном
блоке находится "мозг" машины: микропроцессор и внутренняя память. Там
же помещаются: блок электропитания, дисководы, контроллеры внешних
устройств. Системный блок снабжен внутренним вентилятором для
охлаждения.
Системный блок обычно помещен в металлический корпус, с наружной
стороны которого имеются: клавиша включения электропитания, щели для
установки сменных дисков и дисковые устройства, разъемы для подключения
внешних устройств.
К системному блоку подключены клавишное устройство (клавиатура),
монитор (другое название - дисплей) и мышь (манипулятор). Иногда
используются другие типы манипуляторов: джойстик, трекбол и пр.
Дополнительно к ПК могут быть подключены: принтер (устройство печати),
модем (для выхода на телефонную линию связи) и другие устройства (рис.
2.6).
Рис. 2.6. Комплект ПК
На рис. 2.6 показана настольная модель ПК. Кроме того, существуют
портативные модели (ноутбуки) и карманные компьютеры.
Все устройства ПК, кроме процессора и внутренней памяти, называются
внешними устройствами. Каждое внешнее устройство взаимодействует с
процессором ПК через специальный блок, который называется контроллером
(от английского "controller" - "контролер", "управляющий"). Существуют
контроллер дисковода, контроллер монитора, контроллер принтера и др. (рис.
2.7).
Рис. 2.7. Минимальный комплект устройств ПК. КМ - контроллер монитора, КК
- контроллер клавиатуры, КМш - контроллер мыши
Магистральный принцип взаимодействия устройств ПК. Принцип, по которому
организована информационная связь между процессором, оперативной
памятью и внешними устройствами, похож на принцип телефонной связи.
Процессор через многопроводную линию, которая называется магистралью
(другое название - шина), связывается с другими устройствами (рис. 2.8).
Подобно тому как каждый абонент телефонной сети имеет свой номер,
каждое подключаемое к ПК внешнее устройство также получает номер,
который выполняет роль адреса этого устройства. Информация,
передаваемая внешнему устройству, сопровождается его адресом и подается
на контроллер. В данной аналогии контроллер подобен телефонному
аппарату, который преобразует электрический сигнал, идущий по проводам, в
звук, когда вы слушаете телефон, и преобразует звук в электрический сигнал,
когда вы говорите.
Рис. 2.8. Структура ПК (треугольниками изображены контроллеры)
Магистраль - это кабель, состоящий из множества проводов. Характерная
организация магистрали такая: по одной группе проводов (шина данных)
передается обрабатываемая информация, по другой (шина адреса) - адреса
памяти или внешних устройств, к которым обращается процессор. Есть еще третья часть магистрали - шина управления; по ней передаются управляющие
сигналы (например, проверка готовности устройства к работе, сигнал к
началу работы устройства и др.).
Вопросы и задания
1. Назовите минимальный комплект устройств, составляющих персональный
компьютер.
 2. Какие устройства входят в состав системного блока?
 3. Что такое контроллер? Какую функцию он выполняет?
 4. Как физически соединены между собой различные устройства ПК?
 5. Как информация, передаваемая по шине, попадает на нужное устройство?
Основные характеристики персонального компьютера
Все чаще персональные компьютеры используются не только на производстве
и в учебных заведениях, но и в домашних условиях. Их можно купить в
магазине так же, как покупают телевизоры, видеомагнитофоны и другую
бытовую технику. При покупке любого товара желательно знать его основные
характеристики, для того, чтобы приобрести именно то, что вам нужно. Такие
основные характеристики есть и у ПК.
Характеристики микропроцессора. Существуют различные модели
микропроцессоров, выпускаемые разными фирмами. Основными
характеристиками МП являются тактовая частота и разрядность процессора.
Режим работы микропроцессора задается микросхемой, которая называется
генератором тактовой частоты. Это своеобразный метроном внутри
компьютера. На выполнение процессором каждой операции отводится
определенное количество тактов. Ясно, что если метроном "стучит" быстрее,
то и процессор работает быстрее. Тактовая частота измеряется в мегагерцах -
МГц. Частота в 1 МГц соответствует миллиону тактов в одну секунду. Вот
некоторые характерные тактовые частоты микропроцессоров: 600 МГц, 800
МГц, 1000 МГц. Последняя величина называется гигагерцем - ГГц.
Современные модели микропроцессоров работают с тактовыми частотами в
несколько гигагерц.
Следующая характеристика - разрядность процессора. Разрядностью
называют максимальную длину двоичного кода, который может
обрабатываться или передаваться процессором целиком. Разрядность
процессоров на первых моделях ПК была равна 8 битам. Затем появились 16-
разрядные процессоры. На современных ПК чаще всего используются 32-
разрядные процессоры. Наиболее высокопроизводительные машины имеют
процессоры с разрядностью 64 бита.
Объем внутренней (оперативной) памяти. Про память компьютера мы уже
говорили. Она делится на оперативную (внутреннюю) память и
долговременную (внешнюю) память. Производительность машины очень
сильно зависит от объема внутренней памяти. Если для работы каких-то
программ не хватает внутренней памяти, то компьютер начинает переносить
часть данных во внешнюю память, что резко снижает его
производительность. Скорость чтения/записи данных в оперативную память
на несколько порядков выше, чем во внешнюю.
Объем оперативной памяти влияет на производительность компьютера.
Современные программы требуют оперативной памяти объемом в десятки и
сотни мегабайтов.
Для хорошей работы современных программ требуется оперативная память в
сотни мегабайтов: 128 Мб, 256 Мб и более.
Характеристики устройств внешней памяти. Устройства внешней памяти - это
накопители на магнитных и оптических дисках. Встроенные в системном
блоке магнитные диски называются жесткими дисками, или винчестерами.
Это очень важная часть компьютера, поскольку именно здесь хранятся все
необходимые для работы компьютера программы. Чтение/запись на жесткий диск производится быстрее, чем на все другие виды внешних носителей, но
все-таки медленнее, чем в оперативную память. Чем больше объем жесткого
диска, тем лучше. На современных ПК устанавливают жесткие диски, объем
которых измеряется и гигабайтах: десятки и сотни гигабайтов. Покупая
компьютер, вы приобретаете и необходимый набор программ на жестком
диске. Обычно покупатель сам заказывает состав программного обеспечения
компьютера.
Все остальные носители внешней памяти - сменные, г. е. их можно вставлять
в дисковод и доставать из дисковода. К ним относятся гибкие магнитные
диски - дискеты и оптические диски - CD-ROM, CD-RW, DVD-ROM. Стандартная
дискета вмещает 1,4 Мб информации. Дискеты удобны для длительного
хранения программ и данных, а также для переноса информации с одного
компьютера на другой.
В последнее время на смену гибким дискам как основному средству переноса
информации с одного компьютера на другой приходит флэш-память. Флэш-
память - это электронное устройство внешней памяти, используемое для
чтения и записи информации в файловом формате. Флэш-память, как и диски,
- энергонезависимое устройство. Однако, по сравнению с дисками, флэш-
память обладает гораздо большим информационным объемом (сотни и тысячи
мегабайтов). А скорость чтения и записи данных на флэш-носителе
приближается к скорости работы оперативной памяти.
Практически обязательной составляющей комплекта ПК стали дисководы для
CD-ROM. Современное программное обеспечение распространяется именно на
этих носителях. Вместимость CD-ROM исчисляется сотнями мегабайтов
(стандартный объем - 700 Мб).
DVD-дисководы вы можете приобретать по собственному желанию. Объем
данных на дисках этого типа исчисляется гигабайтами (4,7 Гб, 8,5 Гб, 17 Гб).
Часто на DVD-дисках записываются видеофильмы. Время их воспроизведения
достигает 8 часов. Это 4-5 полноформатных фильмов. Пишущие оптические
дисководы позволяют производить запись и перезапись информации на CD-
RW и DVD-RW. Постоянное снижение цен на перечисленные виды устройств
переводит их из категории "предметов роскоши" в общедоступные.
Все остальные типы устройств относятся к числу устройств ввода/вывода.
Обязательными из них являются клавиатура, монитор и манипулятор (обычно
- мышь). Дополнительные устройства: принтер, модем, сканер, звуковая
система и некоторые другие. Выбор этих устройств зависит от потребностей и
финансовых возможностей покупателя. Всегда можно найти источники
справочной информации о моделях таких устройств и их эксплуатационных
свойствах.
Основные методы и средства обработки, хранения, передачи и накопления
информации
Модели информационных процессов передачи, обработки, накопления данных
3.1.1    Обобщенная схема технологического процесса обработки информации
При производстве информационного продукта исходный информационный
ресурс в соответствии с поставленной задачей подвергается в определенной
последовательности различным преобразованиям. Динамика этих
преобразований отображается в протекающих при этом информационных
процессах. Таким образом, информационный процесс - это процесс
преобразования информации. В результате информация может изменить и
содержание, и форму представления.
Управляющие воздействия формируются на основе накопленной и
функционирующей в системе управления информации, а также поступающих
по каналам прямой и обратной связи сведений из внешней среды.
Таким образом, важнейшая функция любой системы управления - получение
информации, выполнение процедур по ее обработке с помощью заданных алгоритмов и программ, формирование на основе полученных сведений
управленческих решений, определяющих дальнейшее поведение системы.
Поскольку информация фиксируется и передается на материальных
носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по
восприятию, сбору информации, ее записи, передаче, преобразованию,
обработке, хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают
нормальное протекание информационного процесса и входят в технологию
управления. Они реализуются технологическими процессами обработки
данных с использованием электронных вычислительных машин и других
технических средств.
Фазы преобразования информации в информационной технологии достаточно
многочисленны. Однако если провести структуризацию технологии,
обобщенная схема технологического процесса обработки информации может
быть представлена схемой, показанной на рис. 3.1.
Рис.3.1 — Обобщенная схема технологического процесса обработки
информации
При обработке данных формируются четыре основных информационных
процесса: сбор и регистрация, обмен, обработка, накопление и хранение
информации. Рассмотрим их модели.
3.1.2    Сбор и регистрация информации
Сбор и регистрация информации происходят по-разному и в различных
объектах.
Процесс перевода информации в выходные данные в технологических
системах управления может быть полностью автоматизирован, так как для
сбора информации о состоянии производственной линии применяются
разнообразные электрические датчики, которые уже по своей природе
позволяют проводить преобразования физических параметров, вплоть до
превращения их в данные, записываемые на машинных носителях
информации, без выхода на человеческий уровень представления. Это
оказывается возможным благодаря относительной простоте и однозначности
физической информации, снимаемой датчиками (давление, температура,
скорость и т.п.).
В организационно-экономических системах управления информация,
осведомляющая человека о состоянии объекта управления семантически
сложна, разнообразна и ее сбор не удается автоматизировать. Поэтому в
таких системах информационная технология на этапе превращения исходной
(первичной) информации в данные в основе своей остается ручной. На рис.3.2
приведена последовательность фаз процесса преобразования информации в
данные в информационной технологии организационно-экономических систем
управления.
Рис.3.2 - Процесс преобразования информации в данные
Сбор информации состоит в том, что поток осведомляющей информации,
поступающей от объекта управления, воспринимается человеком и
переводится в документальную форму (записывается на бумажный носитель
информации). Составляющими этого потока могут быть показания приборов
(например, пробег автомобиля по спидометру), накладные, акты, ордера,
ведомости, журналы, описи и т.д.
Для перевода потока осведомляющей информации в автоматизированный
контур информационной технологии необходимо собранную информацию
передать в места ее ввода в компьютер, так как часто пункты получения
первичной информации от них пространственно удалены. Передача
осуществляется, как правило, традиционно, с помощью курьера, телефона.
Собранная информация для ввода должна быть предварительно
подготовлена, поскольку модель предметной области, заложенная в
компьютер, накладывает свои ограничения на состав и организацию
вводимой информации. В современных информационных системах ввод информации осуществляется по запросам программы, отображаемым на
экране дисплея, и часто дальнейший ввод приостанавливается, если
оператором проигнорирован какой-либо важный запрос. Очень важными на
этапах подготовки информации и ввода являются процедуры контроля.
Контроль подготовленной и вводимой информации направлен на
предупреждение, выявление и устранение ошибок, которые неизбежны в
первую очередь из-за так называемого "человеческого фактора". Человек
устает, его внимание может ослабнуть, кто-то может его отвлечь - в
результате возникают ошибки. Ошибки при сборе данных и подготовке
информации могут быть и преднамеренными. Любые ошибки приводят к
искажению вводимых данных, к их недостоверности, а значит, к неверным
результатам обработки и в конечном итоге к ошибкам в управлении системой.
При контроле собранных данных и подготовленной информации применяют
совокупность приемов, как ручных, так и формализованных, направленных на
обнаружение ошибок.
Вообще процедуры контроля полноты и достоверности информации и данных
используются при реализации информационных процессов повсеместно и
могут быть подразделены на визуальные, логические и арифметические.
Визуальный метод широко используется на этапе сбора и подготовки
начальной информации и является ручным. При визуальном методе
производится зрительный просмотр документа в целях проверки полноты,
актуальности, подписей ответственных лиц, юридической законности и т.д.
Логический и арифметический, являясь автоматизированными методами,
применяются на последующих этапах преобразования данных.
Логический метод контроля предполагает сопоставление фактических
данных с нормативными или с данными предыдущих периодов обработки,
проверку логической непротиворечивости функционально-зависимых
показателей и их групп и т.д.
Арифметический метод контроля включает подсчет контрольных сумм по
строкам и столбцам документов, имеющих табличную форму, контроль по
формулам, признакам делимости или четности, балансовые методы,
повторный ввод и т.п.
Для предотвращения случайного или намеренного искажения информации
служат и организационные, и специальные мероприятия. Это четкое
распределение прав и обязанностей лиц, ответственных за сбор, подготовку,
передачу и ввод информации в системе информационной технологии. Это и
автоматическое протоколирование ввода, и обеспечение санкционированного
доступа в контур ИТ.
В настоящее время в нашей стране, как и во всем мире, персональные
компьютеры все шире применяются на рабочих местах служащих,
ответственных за сбор, подготовку и предварительный контроль первичной
информации. В этом случае используются автоматизированные подготовка и
контроль собранной необработанной информации и, таким образом, фазы
подготовки и ввода объединяются.
Ввод первоначальной информации при создании информационной технологии
в организационно-экономической системе в конечном итоге является ручным -
пользователь ЭВМ "набирает" данные (алфавитно-цифровые) на клавиатуре,
визуально контролируя правильность вводимых символов по отображению на
экране дисплея. Каждое нажатие клавиши - это преобразование символа,
изображенного на ней, в электрический двоичный код, т.е. в машинные
данные. Этап ввода - заключительный этап процесса преобразования
исходной информации в машинные данные. Конечно, сейчас есть, помимо
клавиатуры, и другие устройства ввода, позволяющие убыстрить и упростить
этот трудоемкий и изобилующий ошибками этап, например сканеры или
устройства ввода с голоса. Однако указанные устройства, особенно
последние, далеки от совершенства и имеют довольно высокую стоимость. Для решения задач ИТ, помимо ввода осведомляющей информации об объекте
управления, необходимо также подготавливать и вводить информацию о
структуре и содержании предметной области (т.е. модель объекта
управления), а также информацию о последовательности и содержании
процедур технологических преобразований для решения поставленных задач
(т.е. алгоритмическую модель). Суть подготовки информации такого вида
состоит в написании программ и описании структур и данных на специальных
формальных языках программирования. Этап разработки и ввода программ в
настоящее время автоматизирован благодаря использованию развивающихся
многофункциональных систем программирования. С их помощью существенно
облегчаются процесс создания программ, их отладка и ввод. Тем не менее,
сам процесс моделирования, т.е. разработки моделей предметной области
решаемых задач и их алгоритмической реализации, остается творческим и на
этапе разработки информационных технологий в своей основе практически
неавтоматизируем.
Таким образом, после сбора, подготовки, контроля и ввода исходная
информация (документы, модели, программы) превращается в данные,
представленные машинными (двоичными) кодами, которые хранятся на
машинных носителях и обрабатываются техническими средствами
информационной технологии.
3.1.3    Передача информации
Информационный процесс обмена предполагает обмен данными между
процессами информационной технологии. Из рисунка 1 видно, что процесс
обмена связан взаимными потоками данных со всеми информационными
процессами на уровне переработки данных.
Передача информации осуществляется различными способами: с помощью
курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами,
дистанционная передача по каналам связи, с помощью других средств
коммуникаций.
При дистанционной передаче по каналам связи (рис. 3.3) можно выделить два
основных типа процедур. Это процедуры передачи данных по каналам связи и
сетевые процедуры, позволяющие осуществить организацию вычислительной
сети. Процедуры передачи данных реализуются с помощью операции
кодирования - декодирования, модуляции - демодуляции, согласования и
усиления сигналов. Процедуры организации сети включают в себя в качестве
основных операции по коммутации и маршрутизации потоков данных
(трафика) в вычислительной сети. Процесс обмена позволяет, с одной
стороны, передавать данные между источником и получателем информации,
а с другой - объединять информацию многих ее источников.
Рис. 3.3. Передача данных по каналу связи
Дистанционная передача по каналам связи сокращает время передачи
данных, однако, для ее осуществления необходимы специальные технические
средства, что удорожает процесс передачи. Предпочтительным является
использование технических средств сбора и регистрации, которые, собирая
автоматически информацию с установленных на рабочих местах датчиков,
передают ее в ЭВМ для последующей обработки, что повышает ее
достоверность и снижает трудоемкость.
Дистанционно может передаваться как первичная информация с мест ее
возникновения, так и результатная в обратном направлении. В этом случае
результатная информация фиксируется различными устройствами:
дисплеями, табло, печатающими устройствами. Поступление информации по
каналам связи в центр обработки в основном осуществляется двумя
способами: на машинном носителе или непосредственно вводом в ЭВМ при
помощи специальных программных и аппаратных средств. Дистанционная
передача информации с помощью современных коммуникационных средств
постоянно развивается и совершенствуется. Особое значение этот способ передачи информации имеет в многоуровневых межотраслевых системах, где
применение дистанционной передачи значительно ускоряет прохождение
информации с одного уровня управления на другой и сокращает общее время
обработки данных.
Модель обмена данными включает в себя формальное описание процедур,
выполняемых в вычислительной сети: передачи, маршрутизации, коммутации.
Именно эти процедуры и составляют информационный процесс обмена. Для
качественной работы сети необходимы формальные соглашения между ее
пользователями, что реализуется в виде протоколов сетевого обмена. В свою
очередь, передача данных основывается на моделях кодирования, модуляции,
каналов связи. На основе моделей обмена производится синтез системы
обмена данными, при котором оптимизируются топология и структура
вычислительной сети, метод коммутации, протоколы и процедуры доступа,
адресации и маршрутизации.
В подсистему обмена данными входят комплексы программ и устройств,
позволяющих реализовать вычислительную сеть и осуществить по ней
передачу и прием сообщений с необходимыми скоростью и качеством.
Физическими компонентами подсистемы обмена служат устройства приема -
передачи (модемы, усилители, коммутаторы, кабели, специальные
вычислительные комплексы, осуществляющие коммутацию, маршрутизацию и
Доступ к сетям). Программными компонентами подсистемы являются
программы сетевого обмена, реализующие сетевые протоколы, кодирование -
декодирование сообщений и др.
3.1.4    Обработка информации
Обработка информации производится на ПЭВМ, как правило,
децентрализовано, в местах возникновения первичной информации, где
организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной
управленческой службы (отдела материально-технического снабжения и
сбыта, отдела главного технолога, конструкторского отдела, бухгалтерии,
планового отдела и т.п.). Обработка, однако, может производиться не только
автономно, но и в вычислительных сетях, с использованием набора ПЭВМ
программных средств и информационных массивов для решения
функциональных задач.
Процесс обработки данных связан с преобразованием данных и их
отображением.
Процедуры преобразования данных на логическом уровне представляют
собой алгоритмы и программы обработки данных и их структур. Сюда
включаются стандартные процедуры, такие, как сортировка, поиск, создание
и преобразование статистических и динамических структур данных, а также
нестандартные процедуры, обусловленные алгоритмами и программами
преобразования данных при решении конкретных информационных задач.
Моделями процедур отображения данных являются компьютерные программы
преобразования данных, представленных машинными кодами, в
воспринимаемую человеком информацию, несущую в себе смысловое
содержание. В современных ЭВМ данные могут быть отражены в виде
текстовой информации, в виде графиков, изображений, звука, с
использованием средств мультимедиа, которые интегрируют в компьютере
все основные способы отображения.
Процедура отображения данных - одна из важнейших в информационной
технологии. Без возможности восприятия результата обработки информации
человеческими органами чувств этот результат оставался бы вещью в себе
(ведь мы не ощущаем машинное представление информации).
В современных информационных технологиях при воспроизведении
информации предпочтение отдано графическим режимам работы дисплеев (в
отличие от исторически более ранних текстовых режимов) как наиболее
универсальным. Графический режим позволяет выводить на экран дисплея любую графику (ведь буквы и цифры тоже графические объекты), причем с
возможностью изменения масштаба, проекции, цвета и т.д. звитие
информационных технологий относительно ввода и вывода информации идет
по пути создания объектно-ориентированных систем, в которых настройка
систем, программирование функциональных задач, ввод и вывод информации
осуществляются с помощью графических объектов, отображаемых на экране
дисплея (примером могут служить широко распространенный графический
интерфейс Windows, объектно-ориентированные языки Delphi, Java и т.д.).
Отображение информации на экране дисплея в виде графических объектов
(графиков, геометрических фигур, изображений и т. д.) носит название
компьютерной графики.
В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой
формируется результатная информация, которая в дальнейшем используется
на этапе принятия решения.
Принятие решения в автоматизированной системе организационного
управления, как правило, осуществляется специалистом с применением или
без применения технических средств, но в последнем случае на основе
тщательного анализа результатной информации, полученной на ЭВМ. Задача
принятия решений осложняется тем, что специалисту приходится искать из
множества допустимых решений наиболее приемлемое, сводящее к минимуму
потери ресурсов (временных, трудовых, материальных и т.д.). Благодаря
применению персональных ЭВМ и терминальных устройств повышается
аналитичность обрабатываемых сведений, а также обеспечивается
постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в
процессе диалога пользователя с вычислительной системой. Этому
способствует использование новых технологий экспертных систем поддержки
принятия решений.
Модель обработки данных включает в себя формализованное описание
процедур организации вычислительного процесса, преобразования данных и
отображения данных. Под организацией вычислительного процесса
понимается управление ресурсами компьютера (память, процессор, внешние
устройства) при решении задач обработки данных. Эта процедура
формализуется в виде алгоритмов и программ системного управления
компьютером. Комплексы таких алгоритмов и программ получили название
операционных систем.
Операционная система (ОС) - комплекс программ, организующих
вычислительный процесс в вычислительной системе.
Вычислительная система - совокупность аппаратных и программных средств
ЭВМ, взаимодействующих для решения задач обработки информации.
Для выполнения функций подсистемы обработки данных используются
электронные вычислительные машины различных классов. В настоящее время
при создании автоматизированных информационных технологий применяются
три основных класса ЭВМ: на верхнем уровне - большие универсальные ЭВМ
(по зарубежной классификации - мэйнфреймы), способные накапливать и
обрабатывать громадные объемы исходных данных и используемые как
главные ЭВМ; на среднем - абонентские вычислительные машины (серверы);
на нижнем уровне - персональные компьютеры либо управляющие ЭВМ.
Обработка данных, т.е. их преобразование и отображение, производится с
помощью программ решения задач в той предметной области, для которой
создана информационная технология.
3.1.5 Хранение и накопление информации
Хранение и накопление информации вызвано многократным ее
использованием, применением условно-постоянной, справочной и других
видов информации, необходимостью комплектации первичных данных до их
обработки. Назначение технологического процесса накопления данных состоит в
создании, хранении и поддержании в актуальном состоянии
информационного фонда, необходимого для выполнения функциональных
задач системы управления. Хранение и накопление информации
осуществляется в информационных базах в виде информационных массивов,
где данные располагаются по установленному в процессе проектирования
порядку.
С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных, т. е.
выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск
информации, подлежащей корректировке или замене. Процедура поиска
информации выполняется автоматически на основе составленного
пользователем или ПЭВМ запроса на нужную информацию.
Указанные функции, выполняемые в процессе накопления данных,
реализуются по алгоритмам, разработанным на основе соответствующих
математических моделей.
Процесс накопления данных состоит из ряда основных процедур, таких, как
выбор хранимых данных, хранение данных, их актуализация и извлечение.
Информационный фонд систем управления должен формироваться на основе
принципов необходимой полноты и минимальной избыточности хранимой
информации. Эти принципы реализуются процедурой выбора хранимых
данных, в процессе выполнения которой производится анализ
циркулирующих в системе данных и на основе их группировки на входные,
промежуточные и выходные определяется состав хранимых данных. Входные
данные - это данные, получаемые из первичной информации и создающие
информационный образ предметной области. Они подлежат хранению в
первую очередь. Промежуточные данные - это данные, формирующиеся из
других данных при алгоритмических преобразованиях. Как правило, они не
хранятся, но накладывают ограничения на емкость оперативной памяти
компьютера. Выходные данные являются результатом обработки первичных
(входных) данных по соответствующей модели, они входят е состав
управляющего информационного потока своего уровня и подлежат хранению
в определенном временном интервале. Вообще, данные имеют свой
жизненный цикл существования, который фактически и отображается в
процедурах процесса накопления.
Процедура хранения состоит в том, чтобы сформировать и поддерживать
структуру хранения данных в памяти ЭВМ. Современные структуры хранения
данных должны быть независимы от программ, использующих эти данные, и
реализовывать вышеуказанные принципы (полнота и минимальная
избыточность). Такие структуры получили название баз данных.
Осуществление процедур создания структуры хранения (базы данных),
актуализации, извлечения и удаления данных производится с помощью
специальных программ, называемых системами управления базами данных.
В процессе накопления данных важной процедурой является их
актуализация. Под актуализацией понимается поддержание хранимых
данных на уровне, соответствующем информационным потребностям
решаемых задач в системе, где организована информационная технология.
Актуализация данных осуществляется с помощью операций добавления новых
данных к уже хранимым, корректировки (изменения значений или элементов
структур) данных и их уничтожения, если данные устарели и уже не могут
быть использованы при решении функциональных задач системы.
Процедура извлечения данных из базы необходима для пересылки требуемых
данных либо для преобразования, либо для отображения, либо для передачи
по вычислительной сети.
При выполнении процедур актуализации и извлечения обязательно
выполняются операции поиска данных по заданным признакам и их сортировки, состоящие в изменении порядка расположения данных при
хранении или извлечении.
На логическом уровне все процедуры процесса накопления должны быть
формализованы, что отображается в математических и алгоритмических
моделях этих процедур.
Модель накопления данных формализует описание информационной базы,
которая в компьютерном виде представляется базой данных.
Процесс перехода от информационного (смыслового) уровня к физическому
описывается трехуровневой системой моделей представления
информационной базы: концептуальной, логической и физической схем.
Концептуальная схема информационной базы описывает информационное
содержание предметной области, т.е. какая и в каком объеме информация
должна накапливаться при реализации информационной технологии.
Логическая схема информационной базы должна формализовано описать ее
структуру и взаимосвязь элементов информации. При этом могут быть
использованы различные подходы: реляционный, иерархический, сетевой.
Выбор подхода определяет и систему управления базой данных, которая, в
свою очередь, определяет физическую модель данных - физическую схему
информационной базы, описывающую методы размещения данных и доступа
к ним на машинных (физических) носителях информации. Модель данных -
формализованное описание информационных структур и операций над ними.
Назначение и принципы использования системного и прикладного
программного обеспечения.
1. Классификация программного обеспечения
Назначением ЭВМ является выполнение программ. Программа содержит
команды, определяющие порядок действии компьютера. Совокупность
программ для компьютера образует программное обеспечение (ПО). По
функциональному признаку различают системное и прикладное программное
обеспечение.
В первом приближении все программы, работающие на компьютере, можно
условно разделить на три категории (смотри рисунок):
1.  прикладные программы, непосредственно обеспечивающие выполнение
необходимых пользователям работ;
2.  системные программы, выполняющие различные вспомогательные
функции, например:
управление ресурсами компьютера;
создание копий используемой информации;
проверка работоспособности устройств компьютера;
выдача справочной информации о компьютере и др.;
3.  инструментальные программные системы, облегчающие процесс создания
новых программ для компьютера.
При построении классификации ПО нужно учитывать тот факт, что
стремительное развитие вычислительной техники и расширение сферы
приложения компьютеров резко ускорили процесс эволюции программного
обеспечения.
 Если раньше можно было по пальцам перечислить основные категории ПО —
операционные системы, трансляторы, пакеты прикладных программ, то
сейчас ситуация коренным образом изменилась.
 Развитие ПО пошло как вглубь (появились новые подходы к построению
операционных систем, языков программирования и т.д.), так и вширь
(прикладные программы перестали быть прикладными и приобрели
самостоятельную ценность).
 Соотношение между требующимися программными продуктами и
имеющимися на рынке меняется очень быстро. Даже классические
программные продукты, такие, как операционные системы, непрерывно
развиваются и наделяются интеллектуальными функциями, многие из которых ранее относились только к интеллектуальным возможностям
человека.
 Кроме того, появились нетрадиционные программы, классифицировать
которые по устоявшимся критериям очень трудно, а то и просто невозможно,
как, например, программа — электронный собеседник.
 На сегодняшний день можно сказать, что более или менее определённо
сложились следующие группы программного обеспечения:
операционные системы и оболочки;
системы программирования (трансляторы, библиотеки подпрограмм,
отладчики и т.д.);
 инструментальные системы;
 интегрированные пакеты программ;
динамические электронные таблицы;
системы машинной графики;
системы управления базами данных (СУБД);
прикладное программное обеспечение.
Структура программного обеспечения показана на рисунке. Разумеется, эту
классификацию нельзя считать исчерпывающей, но она более или менее
наглядно отражает направления совершенствования и развития
программного обеспечения.
  2. Системное программное обеспечение
Системное (базовое) ПО - программное обеспечение, включающее в себя
операционные системы, сетевое ПО, сервисные программы, а также средства
разработки программ (трансляторы, редакторы связей, отладчики и пр.).
 Основные функции операционных систем (ОС) заключаются в управлении
ресурсами (физическими и логическими) и процессами вычислительных
систем. Физическими ресурсами являются: оперативная намять, процессор,
монитор, печатающее устройство, магнитные и оптические диски. К
логическим ресурсам можно отнести программы, файлы, события и т. д. Под
процессом понимается некоторая последовательность действий,
предписанная соответствующей программой и используемыми ею данными.
 В настоящее время существует большое количество ОС, разработанных для
ЭВМ различных типов. На ЭВМ Единой Системы (ЕС ЭВМ), например,
используются такие операционные системы, как СВМ и ОС ЕС, на малых ЭВМ
(СМ-4, СМ-1420 и др.) - ОС РВ и RSX-11 М, на ПЭВМ - DOS 6.22, Windows 95,
Windows NT, Unix, OS/ 2.
Сетевое ПО предназначено для управления общими ресурсами в
распределенных вычислительных системах: сетевыми накопителями на
магнитных дисках, принтерами, сканерами, передаваемыми сообщениями и т.
д. К сетевому ПО относят ОС, поддерживающие работу ЭВМ в сетевых
конфигурациях (так называемые сетевые ОС), а также отдельные сетевые
программы (пакеты), используемые совместно с обычными, не сетевыми ОС.
 Например, большое распространение получили следующие сетевые ОС:
NetWare 4.1 (4)ирма Novell), Windows NT Server 3.5 (фирма Microsoft) и LAN
Server 4.0 Advanced (фирма IBM).
 Для расширения возможностей операционных систем и предоставления
набора дополнительных услуг используются сервисные программы. Их можно
разделить на следующие группы:
интерфейсные системы;
оболочки операционных систем;
утилиты.
 Интерфейсные системы являются естественным продолжением
операционной системы и модифицируют как пользовательский, так и
программный интерфейсы, а также реализуют дополнительные возможности
по управлению ресурсами ЭВМ. В связи с тем, что развитая интерфейсная система может изменить весь пользовательский интерфейс, часто их также
называют операционными системами. Эго относится, например, к Windows
3.11 и Windows 3.11 for Work Groups (для рабочих групп).
Оболочки операционных систем, в отличие от интерфейсных систем,
модифицируют только пользовательский интерфейс, предоставляя
пользователю качественно новый интерфейс по сравнению с реализуемым
операционной системой. Такие системы существенно упрощают выполнение
часто запрашиваемых функций, например, таких операций с файлами, как
копирование, переименование и уничтожение, а также предлагают
пользователю ряд дополнительных услуг. В целом, программы-оболочки
заметно повышают уровень пользовательского интерфейса, наиболее полно
удовлетворяя потребностям пользователя.
На ПЭВМ широко используются такие программы-оболочки, как Norton
Commander и DOS Navigator.
Утилиты предоставляют пользователям средства обслуживания компьютера и
его ПО. Они обеспечивают реализацию следующих действий:
обслуживание магнитных дисков;
обслуживание файлов и каталогов;
предоставление информации о ресурсах компьютера;
шифрование информации;
защита от компьютерных вирусов;
архивация файлов и др.
Существуют отдельные утилиты, используемые для решения одного из
перечисленных действий, и многофункциональные утилиты. В настоящее
время для ПЭВМ среди многофункциональных утилит одним из наиболее
совершенных является комплект утилит Norton Utilities. Существуют его
версии для использования в среде DOS и Windows.
Средства разработки программ используются для разработки нового
программного обеспечения как системного, так и прикладного.
3. Прикладное программное обеспечение
Прикладным называется ПО, предназначенное для решения определенной
целевой задачи из проблемной области. Часто такие программы называют
приложениями. Спектр проблемных областей в настоящее время весьма
широк.
Из всего разнообразия прикладного ПО выделяют группу наиболее
распространенных программ (типовые пакеты и программы), которые можно
использовать во многих областях человеческой деятельности.
К типовому прикладному ПО относят следующие программы:
 • текстовые процессоры;
 • табличные процессоры;
 • системы иллюстративной и деловой графики (графические процессоры);
 • системы управления базами данных;
 • экспертные системы;
 • программы математических расчетов, моделирования и анализа
экспериментальных данных.
 Предлагаемые на рынке ПО приложения, в общем случае, могут быть
выполнены как отдельные программы либо как интегрированные системы.
Интегрированными системами обычно являются экспертные системы,
программы математических расчетов, моделирования и анализа
экспериментальных данных, а также офисные системы. Примером мощной и
широко распространенной интегрированной системы является офисная
система Microsoft Office.
  4. Операционные системы
Операционная система (ОС) - система программ, предназначенная для
управления устройствами ЭВМ, управления обработкой и хранением данных,
обеспечения пользовательского интерфейса. Операционная система обычно хранится во внешней памяти компьютера —
на диске. При включении компьютера она считывается с дисковой памяти и
размещается в ОЗУ.
 Этот процесс называется загрузкой операционной системы.
 В функции операционной системы входит:
 • осуществление диалога с пользователем;
 • ввод-вывод и управление данными;
 • планирование и организация процесса обработки программ;
 • распределение ресурсов (оперативной памяти и кэша, процессора, внешних
устройств);
 • запуск программ на выполнение;
 • всевозможные вспомогательные операции обслуживания;
 • передача информации между различными внутренними устройствами;
 • программная поддержка работы периферийных устройств (дисплея,
клавиатуры, дисковых накопителей, принтера и др.).
 В зависимости от количества одновременно обрабатываемых задач и числа
пользователей, которых могут обслуживать ОС, различают четыре основных
класса операционных систем:
 1. однопользовательские однозадачные, которые поддерживают одну
клавиатуру и могут работать только с одной (в данный момент) задачей;
 2. однопользовательские однозадачные с фоновой печатью, которые
позволяют помимо основной задачи запускать одну дополнительную задачу,
ориентированную, как правило, на вывод информации на печать. Это ускоряет
работу при выдаче больших объёмов информации на печать;
 3. однопользовательские многозадачные, которые обеспечивают одному
пользователю параллельную обработку нескольких задач. Например, к
одному компьютеру можно подключить несколько принтеров, каждый из
которых будет работать на "свою" задачу;
 4. многопользовательские многозадачные, позволяющие на одном
компьютере запускать несколько задач нескольким пользователям. Эти ОС
очень сложны и требуют значительных машинных ресурсов.
 В различных моделях компьютеров используют операционные системы с
разной архитектурой и возможностями. Для их работы требуются разные
ресурсы. Они предоставляют разную степень сервиса для программирования
и работы с готовыми программами.
 Операционная система для персонального компьютера, ориентированного на
профессиональное применение, должна содержать следующие основные
компоненты:
 • программы управления вводом/выводом;
 • программы, управляющие файловой системой и планирующие задания для
компьютера;
 • процессор командного языка, который принимает, анализирует и
выполняет команды, адресованные операционной системе.
 Каждая операционная система имеет свой командный язык, который
позволяет пользователю выполнять те или иные действия:
 • обращаться к каталогу;
 • выполнять разметку внешних носителей;
 • запускать программы;
 • ... другие действия.
 Анализ и исполнение команд пользователя, включая загрузку готовых
программ из файлов в оперативную память и их запуск, осуществляет
командный процессор операционной системы.
 Для управления внешними устройствами компьютера используются
специальные системные программы — драйверы. Драйверы стандартных устройств образуют в совокупности базовую систему ввода-вывода (BIOS),
которая обычно заносится в постоянное ЗУ компьютера.
 Современные операционные системы для ПЭВМ отличаются друг от друга,
прежде всего ориентацией на машины определенного класса,
поддерживаемыми ими режимами обработки, предоставляемыми сервисными
возможностями. Примерами ОС для ПЭВМ являются СР/М, MS DOS, OS/2 Warp
(IBM), Windows 95 (Microsoft).
  5. Системы программирования
Система программирования — это система для разработки новых программ на
конкретном языке программирования.
 Современные системы программирования обычно предоставляют
пользователям мощные и удобные средства разработки программ. В них
входят:
 • компилятор или интерпретатор;
 • интегрированная среда разработки;
 • средства создания и редактирования текстов программ;
 • обширные библиотеки стандартных программ и функций;
 • отладочные программы, т.е. программы, помогающие находить и устранять
ошибки в программе;
 • "дружественная" к пользователю диалоговая среда;
 • многооконный режим работы;
 • мощные графические библиотеки; утилиты для работы с библиотеками
 • встроенный ассемблер;
 • встроенная справочная служба;
 • другие специфические особенности.
 Популярные системы программирования – Turbo Basic, Quick Basic, Turbo
Pascal, Turbo C.
 В последнее время получили распространение системы программирования,
ориентированные на создание Windows-приложений:
  пакет Borland Delphi (Дельфи) — блестящий наследник семейства
компиляторов Borland Pascal, предоставляющий качественные и очень
удобные средства визуальной разработки. Его исключительно быстрый
компилятор позволяет эффективно и быстро решать практически любые
задачи прикладного программирования.
пакет Microsoft Visual Basic — удобный и популярный инструмент для создания
Windows-программ с использованием визуальных средств. Содержит
инструментарий для создания диаграмм и презентаций.
пакет Borland C++ — одно из самых распространённых средств для
разработки DOS и Windows приложений.
6. Инструментальные программы
Инструментальные программные средства — это программы, которые
используются в ходе разработки, корректировки или развития других
прикладных или системных программ.
 По своему назначению они близки системам программирования. К
инструментальным программам, например, относятся:
 редакторы;
 средства компоновки программы;
 отладочные программы, т.е. программы, помогающие находить и устранять
ошибки в программе;
 вспомогательные программы, реализующие часто используемые системные
действия;
 графические пакеты программ и т.п.
 Инструментальные программные средства могут оказать помощь на всех
стадиях разработки ПО. exelentc@yandex.ru
Возможности системы электронных таблиц для анализа, планирования
хозяйственной деятельности предприятия и решения экономических задач
. Расчёт показателей, применение стандартных функций, создание
вычисляемых условий
Фильтрация информации, консолидация, сводные таблицы, поведение
промежуточных итогов.
Сводные таблицы Excel 2007Автор: Индык Игорь Викторович
e-mail:
СМОТРЕТЬ УКРАИНОЯЗЫЧНЫЙ ВАРИАНТ СТАТЬИ
Сводные таблицы предназначены для удобного просмотра данных больших
таблиц, т.к. обычными средствами делать это неудобно, а порой, практически
невозможно.
Сводными называются таблицы, содержащие часть данных анализируемой
таблицы, показанные так, чтобы связи между ними отображались наглядно.
Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений.
Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить
соответствующим образом данные.
В этой статье мы хотим познакомить Вас, уважаемые читатели, с
инструментом анализа данных в пакете MS Excel 2007 под названием
"сводные таблицы". Данная статья открывает мини-цикл статей, посвященных
вопросам - что такое сводные таблицы, как их создать, как правильно
форматировать и изменять сводные таблицы, как с помощью сводных таблиц
анализировать данные.
Что же такое сводные таблицы, и зачем они нужны? Мы часто сталкиваемся с
ситуациями, когда у нас есть много разнообразных данных (которые можно
назвать статистическими), но нас интересуют какие-то общие выводы или
промежуточные итоги.
Например, у нас есть информация о продажах мобильных телефонов в сети
магазинов мобильной связи. Всего в сети есть три магазина, которые
ежедневно сообщают нам, какие модели телефонов они продали, в каком
количестве и по какой цене.
Все эти данные мы свели в одну таблицу, которую Вы можете увидеть ниже.
За 17 дней продаж у нас получилась большая таблица на 350 записей. Но эта
таблица не решает наших проблем. Нам необходимо узнать объемы продаж в
денежном и количественном выражении по датам и по отдельным магазинам,
но как это сделать? Сортировать таблицу и суммировать отдельные её части?
Это требует времени, а завтра поступят новые данные, и всю работу нужно
будет снова повторить.
Вот тут нам может помочь сводная таблица. С помощью простого диалогового
окна мы создаём нашу первую сводную таблицу. В этой таблице мы
группируем данные по столбцам Дата и Точка продажи, а так же указываем,
что нужно суммировать данные из столбцов Объем продаж, шт. и Сумма
выручки.
 Как Вы видите на иллюстрации, все данные автоматически сгруппировались
по датам. Теперь можно сразу увидеть количество проданных телефонов и
общую сумму выручки. Кроме того, используя фильтр - список, который
находится в левом верхнем углу страницы, мы можем отобразить обобщенные
данные по отдельно взятому магазину. Для этого достаточно нажать на
значок фильтра в правой части ячейки В2, и выбрать нужный нам магазин из
списка:
 Таблица сразу же отобразит нужные нам результаты:
Этот пример наглядно демонстрирует преимущества сводных таблиц, к
которым относятся:
очень простой способ создания такой таблицы, который не требует много
времени; возможность консолидировать данные из разных таблиц и даже из разных
источников;
возможность оперативно дополнять данные сводной таблицы, просто
расширив исходную таблицу и немного изменив настройки сводной.
Сводные таблицы используются в первую очередь для обобщения больших
массивов подробной информации и подведения различных итогов:
суммирования по отдельным группам, вычисления среднего и процентного
значения по отдельным группам, подведения промежуточных и общих итогов
и так далее. Кроме того, сводную таблицу можно распечатать, в том числе и
постранично, что очень ускоряет подготовку различной информации.
Следует помнить, что пользователь не может поменять значения отдельной
ячейки в сводной таблице. Для этого нужно изменить данные исходной
таблицы.
Средства деловой графики - наглядное представление результатов с
помощью диаграмм.
Деловая графика - это область компьютерной графики, предназначенная для
наглядного представления различных показателей работы учреждений.
Плановые показатели, отчетная документация, статистические сводки - это
объекты, с помощью которых в деловой графике создаются иллюстративные
материалы. Программные средства деловой графики включаются в состав
электронных таблиц.
Основной целью деловой графики, является оперативная выдача информации
в графической форме в процессе анализа задачи, при ее решении средствами
электронной таблицы. Такая постановка задачи не предъявляет слишком
высоких требований к качеству выдаваемых на экран картинок. Главным
критерием здесь является быстрота подготовки и отображения графических
образов, соответствующих оперативно изменяющейся числовой информации.
При решении задач планирования и управления очень важна форма
отображения результатов. Чем это отображение нагляднее, тем легче
воспринимаются результаты человеком. Самой наглядной формой
представления информации являются рисунки, графики и диаграммы. Это
породило в информатике целое направление, называемое компьютерной
графикой, в которой имеется подраздел - деловая графика. Деловая графика
состоит в визуализации, то есть представлении в наглядной форме больших
массивов числовой информации.
Представьте себе огромный годовой отчет о работе предприятия, состоящий
из множества числовых таблиц, содержание которых воспринять человеку в
целом очень трудно. Но если эту же информацию представить в виде
диаграмм, как она становится обозримой, лучше понимается характер
изменения величин, легче производится их сравнение. Табличные процессоры
содержат развитые средства деловой графики
Основное предназначение деловой графики - раскрывать трудно
интерпретируемые понятия и явления, отражать их содержание средствами
легко воспринимаемых наглядных образов. Важнейшими элементами деловой
графики являются схемы, графики, карты и различные виды диаграмм. В
современном мире существует большое число прикладных программ,
предназначенных для графических приложений.
Основные функции современной системы офисной автоматизации
Назначение программ офисной автоматизации
Автоматизированные системы управления предприятием представлены
несколькими видами систем автоматизации, к числу которых относятся
системы класса ERP. ERP наиболее распространенный тип систем офисной
автоматизации, поэтому далее и пойдет речь об этой системе.
Термин ERP происходит от английского «Enterprise Resource Planning», что
переводится как «планирование ресурсов предприятия». Спирли Э. Корпоративные хранилища данных. Планирование, разработка, реализация. -
М.: АСТ, 2005.
ERP-система, или система планирования ресурсов предприятия, позволяет
посредством целого комплекса интегрированных приложений создать единую
информационную среду с целью автоматизации всех сфер деятельности
предприятия от планирования бизнес-процессов до контроля над их
реализацией и последующего анализа достигнутых результатов.
Появление ERP-систем явилось результатом усовершенствования и
расширения функциональных возможностей более ранних систем класса MRP
II (Manufacture Resource Planning - планирование ресурсов производства).
Область применения систем MRP II охватывала планирование финансовых,
материальных и мощностных ресурсов, необходимых для организации
производства. В процессе их развития и модернизации появилось понимание
того, что универсальный и комплексный характер системы позволяет
использовать ее для управления всеми без исключения бизнес-процессами
предприятия, что и послужило толчком к созданию систем нового поколения,
воплощением которых и являются ERP-системы.
На сегодняшний день, набор подсистем, входящих в состав ERP-системы,
позволяет управлять многочисленными аспектами экономической
деятельности организации, включая финансы, снабжение, производство,
хранение и сбыт продукции и т.д.
Многофункциональность ERP-систем позволяет использовать этот термин
одновременно в нескольких значениях:
• Во-первых, ERP система - это один из классов интегрированных систем
управления, представляющий собой единую централизованную базу данных,
реализованную в виде одного единственного приложения с общим
пользовательским интерфейсом и позволяющую контролировать всю
финансово-экономическую деятельность организации, в том числе
производство, экономику и финансы, закупку материалов, хранение и
реализацию продукции и пр.
• Во-вторых, это совокупность программных средств и административных
решений, предназначенных для контроля всех стадий исполнения заказа
потребителя, включая планирование, распределение и направление ресурсов
предприятия.
• В-третьих, это комплекс интегрированных программных инструментов для
создания единой базы данных, благодаря которым обеспечивается
автоматизация процессов планирования, учета, контроля и анализа всех
ключевых аспектов деятельности организации.
Основное назначение ERP-системы: обеспечить рост конкурентоспособности
предприятия путем повышения эффективности бизнес-процессов и
сокращения расходов.
Цель ERP-системы: оптимизация всех сфер деятельности предприятия для
выработки наиболее эффективных средств управления себестоимостью
продукции и получения преимуществ перед конкурентами.
Для достижения данной цели в системах класса ERP реализованы особые
методы планирования и управления, благодаря которым становится
возможным усовершенствование производственного процесса в следующих
направлениях:
• изготовление продукции в минимально короткие сроки и с минимальным
количеством затрат путем оптимизации бизнес-процессов;
• повышение контроля над спросом и предложением благодаря сокращению
производственного цикла;
• оценка мощностей предприятия, имеющихся на момент поступления заказа,
для установления возможности его выполнения; • выявление и сравнение реальной и предусмотренной спецификациями
производительности имеющихся единиц оборудования с последующим
внесением корректив в производственный процесс;
• своевременное прекращение незавершенного производства при отсутствии
спроса на конечную продукцию, а следовательно, и сроков исполнения заказа;
• осуществление контроля над количеством запасов с целью устранения
дефицита и залеживания запасов, а также предотвращения роста складских
издержек;
• повышение качества обслуживания путем направления ресурсов
предприятия на своевременное осуществление поставок.
Краткие характеристики ERP-системы:
• интеграция основных производственных процессов организации;
• обработка большинства бизнес-операций;
• единовременное сохранение каждой единицы информации в общей базе
данных предприятия для последующего ее использования;
• обеспечение доступа к базе данных в режиме реального времени;
• интеграция обработки деловых операций и действий по планированию в
случае необходимости;
• применение как в традиционной внутренней среде «клиент - сервер», так и
во внешней среде с привлечением Интернет-технологий;
• поддержка различных отраслей народного хозяйства;
• возможность настройки системы с учетом специфических нужд
предприятия при отсутствии навыков программирования;
• поддержка нескольких языков и иностранных валют. Материалы с сайта
http://www.erp-online.ru/
1.2 Преимущества ERP-систем
1) Интегрирование всех аспектов деятельности предприятия
Разрозненные приложения, ранее обеспечивавшие хранение данных по
различным направлениям деятельности фирмы, объединены в рамках одной
целостной системы, обеспечивающей интеграцию всех бизнес-процессов и
позволяющей выйти за традиционные функциональные и локальные рамки в
процессе планирования ресурсов.
2) Привлечение лучших методологий
Внедрение ERP-систем дает возможность поставить на службу предприятию
более тысячи самых современных методов организации бизнес-процессов, что
позволяет наиболее оптимальным образом управлять деятельностью
компании.
3) Ликвидация информационного дисбаланса
Единая база данных ERP-системы, охватывающая весь поток информации от
различных структур организации, исключает возможность возникновения
информационных несоответствий внутри системы, что значительно повышает
качество информации и обеспечивает дополнительные преимущества при
принятии решений.
К таким преимуществам можно отнести упрощение процедуры контроля над
информацией и ее открытость для служащих, которым она необходима в
процессе работы. Благодаря широкой доступности информации, отпадает
необходимость в посреднических услугах по передаче данных между
сотрудниками или от руководства компании к ее служащим. Данное
обстоятельство, в свою очередь, позволяет сократить штат компании за счет
работников, чьи функциональные обязанности ограничиваются
исключительно подготовкой и распространением информации.
4) Доступ к базе данных в реальном времени
Тогда как традиционные системы используют многоступенчатую схему
обработки данных, при которой за фиксацией информации на бумаге следует
передача бумажных носителей в конкретное структурное подразделение, где
данные переоформляются или вводятся в компьютер, в ERP-системах помещение информации в базу данных производится непосредственно от
источника, минуя промежуточные стадии, после чего данные становятся
доступны всем заинтересованным лицам.
5) Возможность синхронного доступа для решения задач планирования и
контроля
Благодаря единовременному вводу данных в общую базу предприятия,
информация может использоваться одновременно любым количеством
пользователей системы, что повышает эффективность как планирования, так
и контроля, а также обеспечивает согласованность действий всех звеньев
предприятия и продуктивность управления в целом.
6) Формирование организационной целостности предприятия
ERP-системы делают возможным объединение географически удаленных друг
от друга филиалов и отделений компании и вовлечение их в единое
информационное пространство, что позволяет осуществлять обмен
организационными наработками между структурными подразделениями с
нестандартными и высокоэффективными процессами, а также способствует
формированию единого корпоративного образа и улучшению имиджа
компании на мировом рынке.
7) Повышение эффективности взаимодействия и сотрудничества между
подразделениями организации
Создание отлаженной процедуры взаимодействия и сотрудничества между
подразделениями одной организации, в том числе и географически
удаленными, приводит к тому, что каждое подразделение своевременно и в
полном объеме получает все необходимые данные. Неизменно возникающие в
результате такого взаимодействия общие процессы могут быть
стандартизированы при помощи ERP-системы, чтобы минимизировать риск
возникновения противоречий и разногласий.
8) Возможность взаимодействия и сотрудничества между различными
организациями
ERP-системы позволяют создавать своего рода информационные каналы,
способные связать предприятие с компаниями-партнерами для
предоставления им доступа к базе данных предприятия и обмена
необходимой информацией. В результате такого сотрудничества формируется
единый информационный архив, что позволяет оптимизировать процессы
снабжения, поставки и другие виды совместной деятельности, а также
вывести на качественно новый уровень весь процесс взаимодействия в целом.
9) Возможность привлечения дополнительных инвестиций
Внедрение ERP делает бизнес-процессы компании более прозрачными,
повышая ее привлекательность для инвесторов, а следовательно, позволяет
привлечь дополнительные инвестиции для дальнейшего развития
производства.
10) Управление себестоимостью продукции
Предоставляемые ERP-системой методы и средства контроля над
себестоимостью продукции являются мощным оружием в конкурентной
борьбе, так как вероятность получения высокой прибыли возрастает, и вместе
с тем появляется возможность варьирования рыночных цен в результате
снижения себестоимости продукции.
Автоматизированные системы управления служат мощным инструментом для
развития бизнеса и важным средством выживания в условиях рыночной
экономики, поэтому внедрение ERP-системы конкурентом лишний раз
доказывает необходимость ее скорейшей установки и в вашем офисе.
Материалы с сайта http://www.sql.ru
1.3 Критерии выбора ERP-систем
Выбор той или иной ERP-системы во многом зависит от критериев, которые
выдвигаются и рассматриваются в процессе принятия решения. Точность и
детальность разработанных критериев, хотя и усложняет процедуру подбора вариантов, позволяет сделать правильный и осознанный выбор, основанный
на учете большого количества разнообразных факторов.
Как показывает анализ опыта выбора ERP-систем, к наиболее
распространенным относятся критерии, связанные со стоимостью системы, в
частности, соотношение «цена - качество», «цена - функционал». Помимо
этого, высоко ценятся гибкость, интегрируемость и масштабируемость
системы наряду с открытостью, возможностью расширения функционала и
адаптации системы под специфические нужды предприятия. При этом,
несомненно, учитывается и базовый функционал, входящий в стандартный
комплект поставки, и СУБД (система управления базами данных),
составляющая основу КИС (корпоративной информационной системы).
Немалое значение для компаний, имеющих удаленные филиалы и
представительства, имеет возможность создания единого информационного
пространства. Принимаются в расчет и такие показатели, как репутация
фирмы-производителя и опыт внедрения системы на других предприятиях
данной отрасли. Непоследнюю роль в процессе выбора, а также в ходе
дальнейшей эксплуатации системы играет сплоченность и нацеленность
коллектива компании на успех.  Материалы с сайта http://www.citforum.ru
IT-специалисты и ответственные сотрудники компаний, оценивая такие
характеристики выработанных критериев, как точность и четкость
формулировок, степень детализации, объективность и независимость выбора
от информации рекламного характера, взаимосвязанность с бизнес-
процессами предприятия, степень систематизации критериев, могут прийти к
выводу о целесообразности и осознанности выбора той или иной системы.
Состав и характеристика пакета электронного офиса
В состав пакета Office входят:
Большие прикладные программы
WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ
любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства
информационный бюллетень или брошюру .
 Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня
самой популярной в мире программой. Word начинен “ быстрыми “ командами
и самыми современными средствами, такими как встроенная программа
проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам
грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам
сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.
EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и
глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel
как рыба в воде. Программой Excel можно пользоваться для составления
бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные
диаграммы и графики, проведения анализа типа «А что будет, если ?»
практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков
в считанные секунды .
 С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за
строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel
правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как
следует.
PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув
броской графикой и эффектно оформленными тезисами . Но что самое
замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный
в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.
ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными,
предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется
только в составе профессионального издания пакета Office.
Программы - помощники: Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в
график.
Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.
Программа Equation Editor предназначена для создания математических
формул в редакторе Word.
Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв
или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов
или заголовков.
Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в
поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или
презентации.
Система оперативной помощи :
Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и
пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.
Талантливые Мастера ( Wizards ) проведут шаг за шагом к решению сложных
задач.
Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые
постоянно будут перед глазами во время работы.
Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют
выполнение сложных задач.
. Обработка экономической информации текстовыми процессорами
Обработки текстовой информации
Текстовая информация может возникать из различных источников и иметь
различную степень сложности по форме представления. В зависимости от
формы представления для обработки текстовых сообщений используют
разнообразные информационные технологии. Чаще всего в качестве
инструментального средства обработки текстовой электронной информации
применяют текстовые редакторы или процессоры. Они представляют
программный продукт, обеспечивающий пользователя специальными
средствами, предназначенными для создания, обработки и хранения
текстовой информации. Текстовые редакторы и процессоры используются для
составления, редактирования и обработки различных видов информации.
Отличие текстовых редакторов от процессоров заключается в том, что
редакторы, как правило, предназначены для работы только с текстами, а
процессоры позволяют использовать и другие виды информации.
Редакторы, предназначенные для подготовки текстов условно можно
разделить на обычные (подготовка писем и других простых документов) и
сложные (оформление документов с разными шрифтами, включающие
графики, рисунки и др.). Редакторы, используемые для автоматизированной
работы с текстом, можно разделить на несколько типов: простейшие,
интегрированные, гипертекстовые редакторы, распознаватели текстов,
редакторы научных текстов, издательские системы.
В простейших редакторах-форматерах (например, “Блокнот”) для внутреннего
представления текста дополнительные коды не используются, тексты же
обычно формируются на основе знаков кодовой таблицы ASCII.
Текстовые процессоры представляют систему подготовки текстов (Word
Processor). Наибольшей популярностью среди них пользуется программа MS
Word. Технология обработки текстовой информации с помощью таких
программ обычно включает следующие этапы:
1) создание файла для хранения текстовой информации;
2) ввод и (или) копирование текстовой информации в компьютер;
3) сохранение текста, представленного в электронной форме; 4) открытие файла, хранящего текстовую информацию;
5) редактирование электронной текстовой информации;
6) форматирование текста, хранящегося в электронной форме;
7) создание текстовых файлов на основе встроенных в текстовый редактор
стилей оформления;
8) автоматическое формирование оглавления к тексту и алфавитного
справочника;
9) автоматическая проверка орфографии и грамматики;
10) встраивание в текст различных элементов и объектов;
11) объединение документов;
12) печать текста.
К основным операциям редактирования относят: добавление; удаление;
перемещение; копирование фрагмента текста, а также поиска и контекстной
замены. Если создаваемый текст представляет многостраничный документ, то
можно применять форматирование страниц или разделов. При этом в тексте
появятся такие структурные элементы, как: закладки, сноски, перекрестные
ссылки и колонтитулы.
Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного
документа – контейнера, включающего различные объекты. Она позволяет
вставлять в текст документа рисунки, таблицы, графические изображения,
подготовленные в других программных средах. Используемая при этом
технология связи и внедрения объектов называется OLE (Object Linking and
Embedding – связь и внедрение объектов).
Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий в текстовых
процессорах используют макрокоманды. Самый простой макрос – записанная
последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков мышью. Она
может воспроизводиться, как магнитофонная запись. Её можно обработать и
изменить, добавив стандартные макрокоманды.
Перенос текстов из одного текстового редактора в другой осуществляется
программой-конвертером. Она создаёт выходной файл в соответствующем
формате. Обычно программы текстовой обработки имеют встроенные модули
конвертирования популярных файловых форматов.
Разновидностью текстовых процессоров являются настольные издательские
системы. В них можно готовить материалы по правилам полиграфии.
Программы настольных издательских систем (например, Publishing, PageMaker)
являются инструментом верстальщика, дизайнера, технического редактора. С
их помощью можно легко менять форматы и нумерацию страниц, размер
отступов, комбинировать различными шрифтами и т.п. В большей степени они
предназначены для издания полиграфической продукции.
Деловой текстовой документ
Деловой стиль — это арсенал лексических — словесных и грамматических
средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть
официальный характер общения.
Выбор слова и его формы, построение предложения — все это приемы, с
помощью которых автор текста не только передает информацию, но и
сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на
полученное сообщение.
При составлении служебных [[документов большую роль играет правильный
выбор слов, точно передающих смысл информации. Надо помнить несколько
основных правил лексики.
Очень важно грамотно использовать термины (от латинского terminus —
граница, предел) — слова или словосочетания, называющие специальное
понятие из какой-либо области человеческой деятельности.
Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов
понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, воспользуйтесь словарем (толковым, терминологическим,
иностранных слов или другим). Иначе ваше толкование может оказаться
неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные
обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».
Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной.
Одна из самых распространенных болезней официального стиля -плеоназм
(греч. pieonasmos — излишество). Она заключается в том, что в
словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла
слова. Например:
тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance —
оттенок, тонкое отличие);
форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр.
forcer — ускорять темп деятельности);
в декабре месяце (декабрь не может быть ничем, кроме месяца);
375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);
прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix —
цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;
главная суть («суть» -это и есть главное) и т.д.
Однако некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход и
приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование.
Например, «реальная действительность», «практический опыт»,
«информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу
словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.
Часто в служебных словах встречается и тавтология (греч. tau- to — тот же,
logos — слово) — повтор однокоренных слов в пределах одного
словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и
затрудняет его понимание. Например: польза от использования чего-либо;
следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Такие
словосочетания надо заменять другими без потери смысла: «польза от
применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы»,
«направить в адрес».
Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются
друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости.
Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Вот
некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:
приказ — издается
должностной оклад -устанавливается
выговор — объявляется
порицание — выносится и т. д.
Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть
роль» и никогда не менять местами их компоненты.
При работе с текстом документа следует различать паронимы (греч. para —
возле, при; onyma — имя) — родственные слова, близкие по звучанию, но
различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом
влечет за собой существенные искажения смысла. Особенно часто
встречаются ошибки с паронимами:
оплатить — заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих
глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-
либо»; «заплатить» — косвенного: «заплатить за что-нибудь»;
командированный — командировочный (причастие «командированный»
образовано от глагола «командировать»; «командированный» — «тот, кого
командировали», например командированный сотрудник; прилагательное
«командировочный» произведено от существительного «командировка» и
имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное
удостоверение»). Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет
орфография.
Чаще всего составляющий документ испытывает затруднения в написании
названий учреждений, организаций, предприятий. Запомните, что в
названиях высших правительственных, важнейших международных
организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например:
Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской
Федерации.
В большинстве названий — первое слово с прописной: Федеральная архивная
служба России.
Помимо первого слова, с прописной может писаться первое слово той части
словосочетания, которая сама по себе используется как название:
Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея);
Центральный Дом актера (Дом актера).
В наименовании должностей и званий с прописной буквы пишутся
наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент
Российской Федерации. Другие должности и звания пишутся со строчной:
начальник Управления кадров.
В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы
пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все
собственные имена:
Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор святого Вита,
храм Христа Спасителя, Первая симфония Чайковского.
Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с
собственными именами, что совершенно естественно, так как в этом разделе
русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят
изменения. Новые институты, организации, предприятия, должности
получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа,
проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не
делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться
несколькими общими правилами.
Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы
(некрасовское стихотворение, третьяковское наследство) — кроме
прилагательных на -ский, означающих «имени ко- го-либо», «памяти кого-
либо»: Булгаковские чтения.
В географических названиях все слова пишутся с прописной буквы, кроме
входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Северная Африка,
Северный Ледовитый океан.
Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если
употреблены не в прямом значении: город Нижний Тагил.
Но в названиях улиц: Патриаршие пруды, Каретный ряд, Кузнецкий мост,
Покровские ворота, Коровий вал, — они пишутся со строчной буквы, так как
исторически имели прямое значение.
В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже —
в неофициальных вариантах названий — отдельные слова — со строчной:
Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное
королевство.
В названиях российских территориально-административных образований
слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.
Широкое распространение в служебных документах получило применение
сокращенных слов и словосочетаний (аббревиатур — от ит. abbreviature), что
уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.
Сокращения могут состоять из слогов (завхоз), начальных звуков слов,
входивших в словосочетание или их начальных букв (ГПУ, ПВО). Важнейшие причины использования сокращений состоят не только в том, что они
позволяют экономить место и избегать громоздких словосочетаний, но и в
том, что они дают возможность избежать словесных повторов. Чтобы у
адресата документа не возникали трудности с их расшифровкой, пишущий
должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только
общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в
данной области.
От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения —
условные письменные обозначения, которые не произносятся. К ним
относятся графические сокращения:
почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с.
(село — при названии), д., пос.);
названия месяцев (янв.);
телеграфные сокращения (тчк);
условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм,
А (ампер), с); млн., млрд., тыс., р. (руб.);
сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №, накл. №;
расн. счет №);
текстовые сокращения (т.д.; т.п.; с.г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);
наименования должностей, званий, степеней (проф.; член- корр.; к.т.н.; с.н.с.;
зав.; зам.; и.о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению
в аббревиатуры;
обращение г-н (господин)
Написание общепринятых сокращений уточняется по словарю сокращений
русского языка.
Не менее важно знание для управленца основных правил грамматики.
При составлении документов очень часто вызывают затруднения применение
причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине,
благодаря. Подсказкой к их выбору должны стать оттенки значений,
которыми обладают эти предлоги:
ввиду — чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего
проведения сессии;
вследствие — чаще о совершившемся факте: прошу внести изменения в план
вследствие изменения процентных ставок Центробанка;
благодаря — чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: благодаря
своевременной доставке грузов проблема снабжения была решена.
Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном
падеже.
Нельзя говорить: согласно указания, согласно вашего предложения. Надо:
согласно указанию, согласно вашему предложению (существительное в
дательном падеже).
При составлении служебных документов, содержащих числительные, следует
учитывать, что в большинстве случаев количественное числительное
согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и
винительного):
Недостает пяти стульев, изложено на четырех листах;
Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: доходы,
исчисляемые тремястами тысячами рублей.
В составных числительных склоняются все части:
Подарки стоимостью в тысячу пятьсот рублей.
При подготовке выступлений, рассчитанных на произнесение в официальной
обстановке, дается словесная расшифровка цифровых обозначений:
В вуз были приняты 1150 (одна тысяча сто пятьдесят) студентов.
К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят
четкость и последовательность изложения материала. Необходимо стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с
этой непростой задачей помогает знание ряда языковых правил.
При работе над текстом чрезвычайно существенно найти нужную форму
сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы
рассмотрели ваши предложения», — и пассивной: «Нами рассмотрены ваши
предложения». Разница состоит в том, что
в первом случае подлежащее называет производителя действия (он
выступает как активное лицо), во втором случае — объект действия.
Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность.
Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того,
кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно
реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения
рассматриваются».
Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших
примет официального стиля. Однако не стоит злоупотреблять пассивом. Во-
первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в
нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто
снимают ответственность с того, кто подписывает документ.
Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и
безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте
подобающее им скромное место.
Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным
порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в
предложении, и общий смысл при этом не нарушается:
Вчера подготовлен отчет.
Вчера отчет подготовлен.
Отчет вчера подготовлен.
Отчет подготовлен вчера.
Подготовлен отчет вчера.
Подготовлен вчера отчет.
Хотя все предложения содержат одни и те же слова, нельзя сказать, что все
варианты равноценны. Очевидно, что в зависимости от порядка слов мы
подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае
ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1-м и 6-м варианте
акцент сделан на самом отчете, во 2-м и 3-м — на факте его подготовки, в 4-м
и 5-м — на времени подготовки.
Как видим, порядок слов дает нам определенные стилистические
возможности.
Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека,
составляющего документ, языкового чутья и специального внимания к
построению фразы. Так как в письменной речи отсутствует такое важное
языковое средство, как интонация, обратить внимание адресата на ту или
иную часть сообщения можно> лишь поставив ее в конец предложения — в
актуализированную позицию.
На вопрос: «Будет ли закончена рукопись к назначенному сроку?» —
правильнее всего ответить:
К 15 декабря статья будет сдана в издательство.
Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет закончена рукопись?» —
надо предпочесть другой порядок слов:
Рукопись будет сдана к 15 декабря.
Составители служебных документов часто увлекаются деепричастными
оборотами. С одной стороны, использовать деепричастный оборот очень
удобно, так как он позволяет сказать в одном предложении о нескольких
действиях и таким образом способствует краткости изложения. Например:
Изучая дополнительно направленные в министерство документы, коллегия
пришла к выводу о неправомерности ранее принятых решений. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности.
Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия,
обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело
обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать
придаточное предложение.
Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный
оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т. е.
названо действующее лицо). Например:
Подготавливая текст постановления, члены коллегии ознакомились с
различными предложенными вариантами.
Для официального стиля характерно использование большого числа сложных
предложений (предложения, состоящие их двух или нескольких частей,
каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее
и сказуемое или один из главных членов)), в особенности
сложноподчиненных, т. е. таких, в которых одна из частей является главной,
другая — придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без
подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как
средства будут выделены, мы начнем строительство...» и т.п.), условия («Если
деньги будут перечислены, мы немедленно заключим контракт...» и т.п.),
цели («Предполагается приобрести саженцы, для того чтобы озеленить
территорию школы...» и т.п.) и других.
Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные
предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами.
Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля» как
«безглагольность». Именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию»
косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»),
делает речь тяжеловесной» осложняет понимание. Часто замена причастного
или деепричастного оборота придаточным предложением позволяет придать
сообщению ясность и динамику.
Наряду с лексической» грамматической» стилистической грамотностью от
человека» работающего со словом» требуется умение располагать,
преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным
адресату. Композиция (от латинского compositio) — это построение,
организация текста. Бывают ситуации» когда абсолютно правильный с точки
зрения языка и стиля документ трудно воспринимается только потому, что в
нем царит хаос, нет логики в сочетании частей, плохая композиция.
Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует
повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.
Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Этой цели могут
служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между
строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные
редакторские программы дают большой простор для выразительного
оформления текста.
Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.
Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает
наличие пункта 2.
В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации
частей документа: номер каждой части включает номера соответствующих
составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1,2.9.1.
Соблюдение названных лексических» грамматических» композиционных
правил требует от работника сферы управления высокого уровня
филологической культуры и большой собранности.
Стили оформления документов
Стили документа Word 2010: удобно, быстро, эффективно
oszone Илья Вяткин
В предыдущих версиях Microsoft Word (до 2003 включительно) стилям
уделялось недостаточное место и, возможно, вы о них даже и не слышали. В
Word 2007 и 2010 стили вынесены на главную вкладку, и не заметить их
невозможно (см. рис. 1). Чем же они так примечательны, и как с ними
работать? Об этом и пойдёт речь в данной статье.
Рисунок 1 - Стили на главной вкладке
Представьте, что вы работаете над достаточно объёмным материалом
страниц на десять или более. Вы оформили текст и показали его заказчику
(начальнику, руководителю, преподавателю), но он остался недоволен
выбранным шрифтом, цветовой гаммой и посчитал междустрочные интервалы
слишком узкими. Листать весь документ и вручную менять оформление?
Весьма неприятная процедура.
Но если вы будете использовать для оформления стили, вам не придётся
заниматься такой нудной работой. Достаточно поменять несколько
параметров одного заголовка, чтобы все они изменились в соответствии с
новыми требованиями.
Стили удобны при оформлении большого количества однотипных документов.
Вы можете использовать их в организации для создания "корпоративного
стандарта". Кроме того, с помощью стилей задаётся структура документа,
облегчающая навигацию и построение оглавления.
Давайте разберём работу со стилями Word 2010 на примере документа с
текстом закона "О правовой защите программ".
-        Скачать архив с примерами
В архиве содержатся три версии документа:
Без какого-либо оформления;
Размеченный стандартными стилями;
Размеченный пользовательскими стилями;
Для начала работы нам понадобится первый документ. Остальные
потребуются для демонстрации результатов в ходе повествования.
Разметка стандартными стилями
Для начала мы разберёмся с использованием стандартных наборов стилей.
Здесь всё достаточно просто. Вы выделяете фрагмент текста и жмёте на
кнопку соответствующего стиля. Увидеть весь набор (см. рис. 2) можно, нажав
на кнопку Дополнительные параметры (см. рис. 1)
Рисунок 2 - Весь набор стилей
Как видите, здесь есть несколько уровней заголовков, цитаты, абзацы,
названия различных объектов и т.д. Стиль Обычный используется для текста
по умолчанию. Специально его назначать не нужно, но вы можете применить
его к тексту, чтобы удалить заданное оформление. Альтернативный вариант
возврата к обычному стилю - комбинация клавиш . Так вы
можете быстро очистить весь документ от элементов структуры и
оформления. Нажав , вы вернёте документу стандартный
набор стилей, удалив добавленное вручную форматирование.
Размечая названия и заголовки, не обращайте пока внимание на внешний вид
фрагментов текста. Они могут выглядеть громоздко, но позже мы над этим
поработаем.
Главы в тексте вполне логично будет определить как заголовки первого
уровня, а статьи - второго. Некоторые абзацы можно оформить
маркированным списком, а термины выделить стилем Строгий или просто
полужирным шрифтом.
После разметки структуры документ выглядит уже гораздо лучше, чем
сплошной текст, но того же эффекта вы могли добиться и задавая
конкретные параметры оформления. Вот только потратили бы больше
времени. Откройте второй документ из прикреплённого архива, чтобы увидеть
результат, получившийся у меня.
Теперь вы можете посмотреть, как легко полностью поменять оформление
документа, изменив лишь набор стилей (см. рис. 3). Изменения отображаются
сразу, как только вы наводите курсор на новый пункт меню.
Рисунок 3 - Выбираем новый набор стилей
Точно так же вы можете изменить цвета, шрифты и интервалы между
абзацами для текущего набора стилей.
Создание своего набора стилей
Если вас не устраивает ни один из стандартных наборов, вы можете создать
свой. Сделать это совсем не сложно.
Нажмите кнопку открытия окна стилей (отмечено на рис. 1), чтобы получить
доступ к настройкам (см. рис. 4). В окне стилей вы можете выбирать между
отображением названий и названий с оформлением, устанавливая и снимая
флажок Предварительный просмотр.
Рисунок 4 - Окно стилей. Слева - только названия, справа - названия с
оформлением
Давайте изменим стиль Название, сделаем его менее громоздким. Этого
можно добиться двумя основными способами.
Способ 1. Отформатируйте фрагмент с названием в соответствии со своими
предпочтениями, используя настройки шрифта и абзаца вкладкиГлавная,
после чего в меню стиля Название (см. рис. 5) выберите пункт Обновить
Название в соответствии с выделенным фрагментом. Стиль будет обновлён и
все другие названия, если они имеются в вашем документе, также поменяют
свой внешний вид.
Способ 2. Наведите курсор на строку с названием стиля и нажмите кнопку
раскрывающегося списка, появившуюся справа. В меню выберите
пунктИзменить (см. рис. 5). Обратите внимание, что если вы нажмёте на саму
строку, то соответствующий стиль будет применён к выделенному фрагменту,
либо к будущему тексту от текущего положения курсора, если фрагмент не
выделен, нам же нужна кнопка меню.
Рисунок 5 - Меню стиля
Будет открыто окно (см. рис. 6), где вы можете выбрать стиль из другого
набора или настроить множество параметров самостоятельно, например,
изменить размер шрифта или цвет текста. Обратите внимание на список
Стиль следующего абзаца. Если вы укажете тот же стиль, что настраиваете
сейчас, то новый абзац (после нажатия клавиши ) будет оформлен так
же. При настройке заголовков лучше указать здесьОбычный, ведь в
подавляющем большинстве случаев после заголовка идёт именно обычный
текст. Но, например, для заголовка первого уровня здесь можно указать и
подзаголовок. Руководствуйтесь своими предпочтениями и структурой
документа, над которым вы работаете.
Рисунок 6 - Окно изменения стиля
Вам может показаться ненужным тот или иной стиль. Вы можете удалить его
из меню (см. рис. 5), однако не всегда следует отказываться от него
полностью. Снимите флажок с пункта Добавить в список экспресс-стилей,
чтобы убрать лишнюю кнопку со вкладки Главная, сохранив только часто
используемые стили. К остальным вы сможете получить доступ, открыв
плавающее окошко.
Установив флажок Обновлять автоматически, вы будете изменять стиль и,
соответственно, оформление всего фрагментов текста, использующих его,
каждый раз, когда применяете новую настройку к тексту (автоматический
аналог первого способа).
В общем-то, на окно изменения вынесено не так много настроек, как можно
найти на Главной вкладке. Чтобы получить доступ к остальным, нажмите кнопку Формат и выбирайте нужную вам группу параметров из списка (см.
рис. 7).
Рисунок 7 - Настройки форматирования стиля
Например, щёлкнув по пункту Граница, вы вызовете стандартное окно
Границы и заливка (см. рис. 8). Здесь вы можете добавить заголовку
подчёркивание по левому и нижнему краю.
Рисунок 8 - Добавляем граничные линии к заголовку
Вместо того чтобы изменять имеющиеся стили, вы можете создать свой
новый. Нажмите кнопку Создать стиль  в окне Стили (см. рис. 4) и
производите все те же манипуляции, что вы делали при редактировании.
Здесь есть лишь два основных отличия:
Нужно задать имя стиля (впрочем, вы могли переименовать и имеющийся, но
здесь это более важно, т.к. по именам Стиль1, Стиль2 и т.д. ориентироваться
будет невозможно). Используйте "говорящее" наименование. Например, при
разработке набора стилей корпоративных документов, вы можете
использовать названия Реквизиты, Номер/дата договора, Примечания и т.д.
Тогда сразу будет ясно для какого элемента разрабатывался стиль.
Нужно указать тип в раскрывающемся списке Стиль. Имеются пять заготовок:
Абзац. Влияет только на отдельные абзацы. Если отдельные слова размечены
другими стилями, то они будут сохранены при применении нового;
Знак. Эти настройки будут влиять только на текст, но не на стиль абзаца.
Естественно, вам будут недоступны выравнивание, нумерация и другие
"ненужные" параметры;
Связанный (абзац и знак). Определяет внешний вид и абзаца, и текста.
Идеально подходит для оформления заголовков;
Таблица. Влияет исключительно на внешний вид таблиц;
Список. Указывает стиль оформления маркированных и нумерованных
списков.
Рисунок 9 - Создание нового стиля
Обратите внимание, что и при использовании новых стилей вы сможете
быстро изменить цветовую гамму документа. Однако для этого вы должны
использовать только цвета темы (см. рис. 10) .
Рисунок 10 - Выбор цвета текста
Если вы выбираете другие цвета, то они не будут изменяться при выборе
новой цветовой темы.
Но вот вы создали свой набор. Что с ним делать дальше? Ведь хочется его
использовать и в других документах, а также передавать, например,
коллегам для применения в схожих по типу документах. В Word 2010 есть
несколько возможностей по дальнейшему использованию стилей.
Во-первых, вы можете взять копию документа со стилями, удалить из него
весь текст и вставить (или вписать) новое содержимое. Лучше всего удалить
всё содержимое из файла перед сохранением его в виде шаблона. Стили
останутся даже в "пустом" документе. Не забудьте поставить на файл
атрибут Только для чтения, чтобы никто его не перезаписал по ошибке.
Во-вторых, вы можете сохранить текущий набор стилей в отдельном файле.
Для этого выберите пункт меню Сохранить как набор экспресс-стилей (см.
рис. 11).
Рисунок 11 - Сохранение набора стилей
Будет вызвано диалоговое окно сохранения файла в формате шаблона Word
(*.dotx). Чтобы воспользоваться им, скопируйте текст в пустой шаблонный
документ и сохраните под новым именем или поверх файла с документом без
оформления.
Использование структуры документа
Как я уже говорил выше, с помощью стилей можно определять структуру
документа. Давайте посмотрим, для чего это нужно.
Оглавление Самое очевидное применение - создание оглавления. Его обычно размещают в
начале или в конце книги, но для электронного документа наиболее
актуальным будет вариант с размещением в начале, особенно если вы пишете
текст, делённый на небольшое количество разделов. Стоит отметить, что
оглавление электронного документа позволяет осуществлять быструю
навигацию. Достаточно щёлкнуть мышью по строке списка, удерживая
клавишу , чтобы перейти к соответствующему фрагменту.
Для вставки оглавления откройте вкладку Ссылки и выберите вариант с
автоматической сборкой (см. рис. 12).
Рисунок 12 - Вставка оглавления
Примерный формат отображается уже в списке выбора - здесь также
используются стили вашего документа. Вот только отличий первого шаблона
от второго мне найти не удалось. Если вас не устраивает такой формат,
можете зайти в меню Оглавление ещё дальше и настраивать его в
соответствии со своими запросами. Мы не будем останавливаться на этой
возможности слишком подробно, чтобы не отклоняться от главной темы
статьи.
Пример документа с изменёнными стилями и оглавлением вы можете найти в
прикреплённом архиве.
Режим структуры
Вы можете просматривать и редактировать документ в режиме структуры.
Для этого перейдите на вкладку Вид и выберите режим Структура, либо
нажмите соответствующую кнопку в нижнем правом углу окна (см. рис. 13).
Рисунок 13 - Режимы просмотра документа
В режиме просмотра структуры документа вы можете сворачивать
неинтересные для вас разделы двойным щелчком мыши по знаку плюс и
проводить работу над отдельными фрагментами (см. рис. 14). Также вы
можете изменять положение частей относительно друг друга, перетаскивая
заголовки вверх или вниз, ухватив мышью за маркер со знаком "плюс".
Перемещая маркер по горизонтали, вы изменяете уровень заголовка.
Подробнее об этом можно прочитать в статье "Режимы отображения
документа Word 2010".
Рисунок 14 - Просмотр структуры
Но в режиме структуры читать текст не очень удобно. Часто для чтения
используется режим разметки - тот же, что и при создании документа. Вы
можете включить область навигации, поставив соответствующий флажок на
вкладке Вид. Программа отобразит в левой части окна оглавление документа.
Вы можете переходить между разделами, щёлкая мышью по заголовкам.
Заголовки также как и в режиме структуры группируются и могут быть
свёрнуты (см. рис. 15).
Рисунок 15 - Область навигации
Самая верхняя строка навигации (над первой главой в нашем примере)
переводит к началу документа.
Обратите также внимание на строку поиска. Когда вы вводите слово в данное
поле, Word 2010 подсвечивает не только фрагменты в самом документе, но и
части оглавления (см. рис. 16). Таким образом, вы можете выполнять поиск
только по нужному вам разделу.
Рисунок 16 - Поиск по структуре
Для быстрого перехода между разделами щёлкните мышью по кружку в
нижнем правом углу окна. Во всплывающем списке укажите Заголовки (см.
рис. 17). Теперь, нажимая кнопки вверх и вниз около кружка, вы можете
перемещаться между заголовками. Можно использовать и клавиатуру:
сочетание клавиш  и  также будет
отправлять вас к предыдущему и следующему заголовку.
Рисунок 17 - Кнопки быстрого перехода Но хватит навигации, ведь есть ещё одна небольшая область применения
стилей.
Сохранение веб-документа
Сохраняя документ в виде страницы html, вы получаете набор тэгов
структуры (h1, h2 и т.д.) вместо тэгов абзаца (p), что хорошо скажется на
отношении к сайту поисковых машин. Кроме того, к таким элементам
возможно простое применение стилей (CSS) сайта.
Заключение
При использовании стилей вы значительно увеличиваете эффективность
своей работы. Они не только позволяют быстро изменять оформление
документов, но и определяют структуру, используемую при чтении, поиске и
при создании оглавления. Неспроста в Word 2010 стилям уделено такое
видное место интерфейса.
Хорошо продуманный шаблон со стилями поможет поднять эффективность
работы и ваших коллег, а также привести множество однотипных документов
к единому стандарту оформления.
Шаблоны и формы
1 шагВыбрать вид формы (текстовая или сетчатая); создать шаблон
документа, в котором разместить структуру формы (команда меню
Файл/Создать, включить флажок  Шаблон, нажать кнопку Ok (рис. 1).
Если в диалоговом окне Создать (MS Word 6.0) нажать кнопку Сводка и в поле
Заголовок ввести краткую справку о форме, то эта информация появится в
поле Описание диалогового окна Создать при выборе шаблона формы.
2 шагВставить поля формы подходящих типов. Для каждого поля формы
задать его размер, ввести устанавливаемые по умолчанию значения, указать
вид хранимой информации, подключить макросы, которые будут выполняться
при входе в поле или при выходе из поля, ввести справку к полю.
3 шагЗащитить шаблон и сохранить его. Поля формы можно расставлять
постепенно, по мере подготовки текста, или все сразу после набора текста. В
последнем случае, там, где должно быть поле формы, необходимо вставить 2
пробела, тогда при заполнении поля его содержимое автоматически будет
отделяться от основного текста с каждой стороны одним пробелом.
2.1.Вставка текстовых полей формы
1 способ.Выполнить команду меню Вставка/Поле формы,откроется далоговое
окно Поле формы(рис.2), в котором указать тип поля, включив
соответствующий флажок - текстовое, затем нажать кнопкуПараметры.
Открывается диалоговое окно Параметры текстового поляформы (рис.3).
2 способ.(основной в Word 97/2000). Вывести на экран панель инструментов
Формы (команда меню Вид/Панели инструментов, указать Формы). Нажать на
панели инструментов кнопку Текстовое поле и мышью указать место его
расположения в документе, затем нажать кнопку Параметры. Открывается
диалоговое окно Параметры текстового поля формы (рис. 3).
В списке Тип следует указать нужный тип данных текстового поля: Обычный
текст - хранит символы, числа, слова; Число - хранит только числа; Дата -
воспринимает только даты; Текущая дата - вставляет текущую дату; Текущее
время - вставляет текущее время; Вычисления - подсчитывает значение в
соответствии с вставляемой формулой. Можно указать ограничение длины
поля, подключить макрокоманды, которые будут выполняться при входе в
поле или выходе из него; определить текст по умолчанию;  указать формат
отображения содержимого поля, определить доступно поле для
редактирования или нет, включив или выключив флажок  разрешить
изменения.
Каждое поле формы имеет имя - закладку, которое назначается полю
автоматически при его вставке, затем используется, например, "Текстовое
Поле1". Имя закладки можно изменить в диалоговом окне Параметры поля. Пробелы в именах не допускаются (в Word 6.0), первый символ - всегда буква.
После определения параметров текстового поля формы нажать Ok.
2.2.Вставка переключателей в форму
Если в форме есть вопросы, ответы на которые - "Да", "Нет",  нужно
использовать флажки - переключатели. Команда меню Вставка/Поле формы, в
разделе Тип указать  Флажок (рис.2), затем нажать кнопку Параметры,
появляется диалоговое окно Параметры флажка (рис. 4), в котором можно
установить: размер по высоте окружающего текста; включен или выключен по
умолчанию; может ли пользователь изменять состояние переключателя,
изменять имя закладки; назначить макрос при входе и выходе из поля. При
нажатии кнопки Ok окно Параметры закрывается, назначенные параметры
сохраняются.
2.3.Вставка полей ввода со списком
Это поле позволяет выбрать нужный вариант из списка, а не вводить
содержимое вручную. Можно определить 25 возможных вариантов списка.
Команда меню Вставка/Поле формы, в разделе Тип указать: Со списком
(рис.2), затем нажать кнопку Параметры, появляется диалоговое окно
Параметры поля со списком (рис.5).
Для заполнения поля Список (элементов) надо в поле Элемент списка ввести
вариант и нажать кнопку Добавить и т.д. (максимально возможно добавить 25
вариантов). Для удаления варианта из поля Список элементов надо его
выделить мышью и нажать кнопку Удалить. После внесения варианта в поле
Список элементов его редактировать нельзя, можно только удалить и внести
заново.
Для упорядочения элементов списка использовать кнопки Порядок (Сдвиг) -
на одну позицию вверх или вниз сдвигает выделенный элемент. Если включен
флажок  Разрешить изменения (Поле доступно), то пользователь может
выбирать варианты, иначе доступен лишь 1-й вариант, который задан всегда
по умолчанию. Остальные свойства определяются аналогично. Кнопка Оk
сохраняет назначенные свойства поля.
Таблицы в текстовых документах
Таблицы Word 2007 (часть 1)
Таблицы являются очень мощным инструментом форматирования. При
помощи таблиц странице документа можно придать любой вид. Зачастую для
решения поставленной задачи использование таблиц является наиболее
приемлемым (а иногда единственно возможным) вариантом.
Создание таблицы в Word 2007
Любая таблица состоит из строк и столбцов. Их пересечение образуют ячейки
таблицы.
Для вставки таблицы служит кнопка "Таблицы", расположенная на панели
"Таблицы" лента "Вставка". При нажатии на эту кнопку можно в
интерактивном режиме выбрать необходимое количество строк и столбцов
для будущей таблицы.
Если таблица очень большая и количество предлагаемых ячеек недостаточно,
нужно воспользоваться опцией "Вставить таблицу" и в появившемся окне
задать необходимое количество строк и столбцов.
При необходимости создания сложной таблицы, состоящей из разнообразных
комбинаций ячеек, то проще и быстрее нарисовать таблицу "вручную". Для
этого служит кнопка-опция "Нарисовать таблицу". В этом режиме курсор
приобретает вид карандаша. Рисование таблицы происходит путем
перемещения мыши с нажатой левой кнопкой.
Рисование начинается с указания одного из углов таблицы (обычно начинают
с левого верхнего угла):
курсор-карандаш устанавливается в нужное место документа;
нажимается левая кнопка мыши; мышь передвигается по диагонали к тому месту, где будет расположен
правый нижний угол таблицы;
когда курсор достиг нужного места, левая кнопка отпускается;
внешние границы таблицы нарисованы.
Теперь можно рисовать внутренние (сколь угодно сложные) ячейки таблицы.
По окончании рисования таблицы необходимо повторно нажать кнопку
"Нарисовать таблицу", чтобы выйти из режима рисования.
Кроме вышеупомянутых вариантов создания таблицы Ворд 2007
предоставляет несколько вариантов уже готовых экспресс-таблиц.
Как и в предыдущих версиях Ворд позволяет вставлять документ таблицы
Excel. Для этого служит кнопка "Таблица Excel".
При этом в документ вставляется "настоящая" электронная таблица Excel, а
верхняя лента текстового редактора Word заменяется на ленту электронной
таблицы Excel. Переключаться между программами можно путем двойного
щелчка на поле документа Word или на поле таблицы Excel.
Можно превращать уже набранный текст в таблицу.
Для этого необходимо выделить нужный блок текста и выбрать пункт меню
"Преобразовать в таблицу". В появившемся окне надо задать параметры
будущей таблицы. Следует иметь ввиду, что, фрагмент должен быть
предварительно отформатирован символами-разделителями, чтобы
программа смогла различить столбцы таблицы.
После того как таблица вставлена в окне текстового редактора появляется
контекстный инструмент "Работа с таблицами", содержащий две ленты:
"Конструктор" и "Макет".
Форматирование текста в таблице
Перед тем как форматировать текст в ячейках таблицы, их надо
предварительно выделить.
Для выделения всей таблицы необходимо нажать на перекрестие,
расположенное у верхнего левого угла таблицы.
Для выделения строки необходимо сделать щелчок в поле документа,
расположенного левее выделяемой строки.
Для выделения столбца необходимо щелкнуть у верхней границы
выделяемого столбца (при этом курсор приобретает вид жирного указателя).
Выделить несколько соседних ячеек можно протяжкой мыши при нажатой
клавише Shift.
Выделять ячейки в произвольном порядке можно протяжкой мыши при
нажатой клавише Ctrl.
Кроме того, можно воспользоваться кнопкой "Выделить", расположенной на
ленте "Макет" контекстного инструмента "Работа с таблицами".
Само же форматирование текста в выделенных ячейках таблицы ничем не
отличается от форматирования обычного текста документа.
Тонкие настройки таблицы (параметры строк, столбцов, ячеек) можно
произвести в окне "Свойства таблицы", которое открывается кнопкой
"Свойства" на панели "Таблица".
.Внедрение и связанные объектом комплексные документы
Под  внедрением   объектов  подразумевается создание  комплексного
документа , содержащего два или более автономных  объектов .
Обычным средством  внедрения   объектов  в  документ  является их импорт
из готового файла, в котором данный  объект  хранится.
Так, например, если в графическом редакторе Paint был создан  и  сохранен на
диске файл рисунка ABCD.BMP, то в текстовом процессоре WardPad этот
рисунок можно вставить в текстовый документ с помощью команды Вставка
-->  Объект  . При этом открывается диалоговое окно Вставка  объекта :
Рисунок 1 Импорт вставляемого  объекта  обеспечивается переключателем Создать из
файла, а его выбор на диске — кнопкой Обзор . Кроме графических  объектов
в текстовый  документ  можно внедрять  и   объекты  другой природы —
тексты, фрагменты звукозаписи  и  видеозаписи.
Так, мы можем вставить в  документ , например, диаграмму из пакета
Microsoft Excel. Она содержит статистические данные исследования компании
«GfK Marktforschung,2003»  и  называется «Отношение европейцев к рекламе
(%)».
Рисунок 2
Мы можем изменить эту диаграмму уже в самом  документе  Ms  Word , нажав
по ней дважды левой кнопкой мыши. После этого на экране появиться такое
же окно, как  и  табличном процессоре Excel. Там мы сможем произвести все
необходимые изменения. Например, если уменьшить процентное
соотношение опрошенных россиян, которые считают, что реклама развлекает,
то соответствующий столбик на этой диаграмме понизится.
Рисунок 3
С помощью  внедрения  OLE  объектов  в  документ  можно вставить  и
таблицу из пакета Ms Excel. Это может быть, например, прайс – лист
предоставляемых рекламным агентством товаров и услуг. Такие прайс - листы
рекламное агентство, например, может рассылать по электронной почте
своим потенциальным клиентам.
Рисунок 4
Также в документ можно вставить слайд или презентацию, выполненную в
программе Ms Power Point. Это может быть презентация рекламного
агентства, нового продукта, какого-либо мероприятия и т.д. Можно вставить
уже имеющуюся в файле презентацию, а можно сначала выбрать вставку
объекта презентации, а потом только её создать. Удобнее вставить в
документ не саму презентацию, а её значок.
Чтобы просмотреть эту презентацию, нужно просто нажать на неё двойным
щелчком мыши или нажать на неё правой кнопкой мыши  и  в появившемся
меню выбрать команду «Объект презентации» -->«Показать». Для изменения
этой презентации нужно выполнить такие же действия, но кроме команды
«Показать» нужно выбрать команду «Открыть», где  и  произвести нужные
изменения  и  дополнения.
Таким же образом в  документ  можно вставлять точечный рисунок,
выполненный самостоятельно в «Paint». Например, это может быть разработка
логотипа фирмы.
Рисунок 5
При сохранении  комплексного   документа  происходит сохранение  и  текста,
и всех внедренных в него  объектов . Рисунок, ранее существовавший в виде
отдельного графического файла, теперь внедрен в текстовый  документ  и
располагается внутри него. Разумеется, при этом размер исходного
текстового  документа  возрастает на величину внедренных объектов.
 Связывание объектов
Однако мы могли поместить рисунок в текстовый  документ  и другим
способом. В том же диалоговом окне Вставка  объекта  есть флажок, который
называется Связь. Если установить этот флажок перед вставкой  объекта , то
происходит другой тип вставки, который называется связыванием.
Рисунок 6
Например,  свяжем  наш  документ  с диаграммой:
Можно  связать   и  с  объектом  из файла. Для этого необходимо выбрать
«Вставка» --> « Объект », затем на вкладке «Создание из файла» обязательно
отметить флажком «Связь с файлом»  и  «В виде значка».
Рисунок 7 Связывание отличается от  внедрения  тем, что сам  объект  не вставляется в
документ , а вместо этого вставляется только указатель на местоположение
объекта . Когда при просмотре  документа  читатель дойдет до этого
указателя, текстовый процессор обратится по адресу, имеющемуся в
указателе,  и  отобразит рисунок в тексте  документа .
При использовании связывания  объектов , а не  внедрения , размер
результирующего  комплексного   документа  практически не увеличивается,
гак как указатель занимает очень мало места. Однако если не принять
специальные меры, то при передаче такого  документа  заказчику не
произойдет передача  связанных   объектов , поскольку они останутся в своих
местах храпения. Это явление называется разрывом, или потерей связи.
Потерянные связи надо восстанавливать. Потеря связи может происходить
даже при простом перемещении  связанных   объектов  из одной папки в
другую. Таким образом, при использовании метода связывания  объектов
необходимо специально контролировать целостность связей между
объектами   и  выполнять операции обслуживания этих связей (обновления  и
восстановления).
Использование деловой графики для визуализации текстовой информации.
Справочно-правовые системы (СПС) в профессиональной деятельности
. Основные функции и правила работы СПС Поисковые возможности СПС.
Обработка результатов поиска. Работа с содержимым документов.
Совместное использование СПС и информационных технологий.
Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) (СПС) - это
особый класс компьютерных баз данных, содержащих тексты указов,
постановлений и решений различных государственных органов [2]. Кроме
нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по
праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые
формы деловых документов и др. Причина популярности справочно-правовых
систем среди специалистов объясняется тем, что такие системы
представляют собой доступный и эффективный инструмент для ежедневной
работы с правовой информацией. Они не просто обеспечивают свободный
доступ к правовой информации, но и позволяют специалисту экономить
время.
Одним из основных назначений справочно-правовых систем является
формирование информационной основы для принятия управленческих
решений, обеспечения хозяйствующих субъектов достоверной и полной
нормативной и иной информацией. На сегодняшний день в России и СНГ
существует множество справочно-правовых систем. Выделяют коммерческие
и государственные системы [4].
1) Коммерческие системы. Наиболее известны в России следующие продукты
и разработавшие их компании [3]:
«Гарант» (НПП «Гарант-Сервис») - имеются международные и федеральные
документы, судебные решения, финансовые консультации и которая состоит
из одной объединённой базы;
«Консультант Плюс» (компания «Консультант Плюс») - имеются федеральные
и международные документы, судебные решения, финансовые консультации,
законопроекты, разъяснения к правовым актам, уникальные аналитические
материалы; представлено законодательство России и всех 83 регионов;
«Кодекс» (Центр компьютерных разработок) - большое количество
нормативно-технических документов - ГОСТов, СНиПов, РД и т.д. и имеющая
специализированные справочные системы по различным отраслям
деятельности (строительство, экология, электроэнергетика, охрана труда и
пр.); также здесь имеются международные и федеральные документы,
судебные решения, финансовые консультации, тексты указов президента;
«Референт» (фирма «Референт-Сервис») - уникальная база авторских
материалов, Законодательство РФ, Москвы и МО по всем отраслям права - более молодая система в данном классе, что определяет как ее достоинства
(«свежий» подход к разработке, современный интерфейс, аналитические
инструменты компьютерной сортировки документов), так и недостатки
(небольшое количество материалов региональных арбитражных судов, по
сравнению с аналогами).
2) К системам, созданным государственными предприятиями для обеспечения
потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует
отнести системы: ИПС «Закон»; НТЦ «Система» (НТЦ «Система» при ФАПСИ) -
эталонный банк правовых актов высших органов государственной власти. В
свободном доступе находятся: Законы РСФСР, Законы СССР, Законы
Российской Федерации, Кодексы РСФСР, Кодексы Российской Федерации,
Конституция Российской Федерации, Федеральные законы, Федеральные
конституционные законы, Доктрины Российской Федерации; «Эталон». Кроме
того, на российском рынке представлены следующие системы: «ЮСИС»
(«Интралекс»); «Юридический Мир» (издательство «Дело и право»); «Ваше
право» и «Юрисконсульт» («Информационные системы и технологии»); «1С:
Кодекс», «1С: Гарант», «1С: Эталон» («1С»); «Законодательство России»
(Ассоциация развития банковских технологий) и некоторые другие.
Что общего в структуре и функциях СПС?
Если еще недавно было достаточно лишь найти нужный документ, то сегодня
зачастую необходимо еще и проследить все возможные связи между
документами, получить разъяснения, подготовить обзор по интересующей
теме, создать свою пользовательскую базу данных. Как следствие, в развитии
коммерческих СПС проявляются сходные тенденции – расширение спектра
хранящихся в системе документов, улучшение программной оболочки систем,
введение новых технологических возможностей. Фирмы-разработчики офис-
юристов вводят в свои технологии то лучшее, что используется конкурентами.
Вместе с тем, между существующими правовыми системами сохраняется
много отличий, связанных с различными подходами к построению баз, к
принципам их пополнения. Лучшие современные информационно-правовые
системы - это не только и не столько компьютерные библиотеки, содержащие
многие тысячи нормативных документов с развитыми средствами поиска
необходимой информации, но и многофункциональные информационные
системы, позволяющие оперативно решить конкретную правовую задачу. Не
только найти подборку документов, но и определить их взаимосвязи между
собой и с другими документами, выявить пробелы и противоречия в
нормативных актах и т.д. При этом процедура поиска требуемой информации
должна быть настолько проста и доступна пользователю любой
квалификации, чтобы успешно завершиться даже при минимальной
информации. Практически каждый разработчик информационно-правовых
систем предлагает несколько систем, имеющих различное информационное
содержание и ориентированных на различные группы потребителей. В
соответствии с вышесказанным информационно-правовые системы можно
условно разбить на следующие группы:
профессиональные юридические системы;
системы арбитражной практики, содержащие обобщение практики
применения законодательства;
информационно-консультационные системы (информационно-справочные
системы);
отраслевые справочные системы;
электронные правовые справочники.
Достаточно часто при комплектовании информационно-правовых систем,
предоставляемых пользователю, используется комплексный подход, т.е. в них
могут входить разделы с различными видами правовой информации.
Существует множество параметров, по которым можно сравнивать и
оценивать справочные системы. К ним относятся [3]:

file_name: Лекции ИКТ в ПД.docx

description:
ЛЕКЦИИ
ИКТ В ПД
100414 «Туризм»

description:
Илья Вяткин
В предыдущих версиях Microsoft Word (до 2003 включительно) стилям
уделялось недостаточное место и, возможно, вы о них даже и не слышали. В
Word 2007 и 2010 стили вынесены на главную вкладку, и не заметить их
невозможно (см. рис. 1). Чем же они так примечательны, и как с ними
работать? Об этом и пойдёт речь в данной статье.
Рисунок 1 - Стили на главной вкладке
Представьте, что вы работаете над достаточно объёмным материалом
страниц на десять или более. Вы оформили текст и показали его заказчику
(начальнику, руководителю, преподавателю), но он остался недоволен
выбранным шрифтом, цветовой гаммой и посчитал междустрочные интервалы
слишком узкими. Листать весь документ и вручную менять оформление?
Весьма неприятная процедура.
Но если вы будете использовать для оформления стили, вам не придётся
заниматься такой нудной работой. Достаточно поменять несколько
параметров одного заголовка, чтобы все они изменились в соответствии с
новыми требованиями.
Стили удобны при оформлении большого количества однотипных документов.
Вы можете использовать их в организации для создания "корпоративного
стандарта". Кроме того, с помощью стилей задаётся структура документа,
облегчающая навигацию и построение оглавления.
Давайте разберём работу со стилями Word 2010 на примере документа с
текстом закона "О правовой защите программ".
-        Скачать архив с примерами
В архиве содержатся три версии документа:
Без какого-либо оформления;
Размеченный стандартными стилями;
Размеченный пользовательскими стилями;
Для начала работы нам понадобится первый документ. Остальные
потребуются для демонстрации результатов в ходе повествования.
Разметка стандартными стилями
Для начала мы разберёмся с использованием стандартных наборов стилей.
Здесь всё достаточно просто. Вы выделяете фрагмент текста и жмёте на
кнопку соответствующего стиля. Увидеть весь набор (см. рис. 2) можно, нажав
на кнопку Дополнительные параметры (см. рис. 1)
Рисунок 2 - Весь набор стилей
Как видите, здесь есть несколько уровней заголовков, цитаты, абзацы,
названия различных объектов и т.д. Стиль Обычный используется для текста
по умолчанию. Специально его назначать не нужно, но вы можете применить
его к тексту, чтобы удалить заданное оформление. Альтернативный вариант
возврата к обычному стилю - комбинация клавиш <Ctrl + Shift + N>. Так вы
можете быстро очистить весь документ от элементов структуры и
оформления. Нажав <Ctrl + Пробел>, вы вернёте документу стандартный
набор стилей, удалив добавленное вручную форматирование.
Размечая названия и заголовки, не обращайте пока внимание на внешний вид
фрагментов текста. Они могут выглядеть громоздко, но позже мы над этим
поработаем.
Главы в тексте вполне логично будет определить как заголовки первого
уровня, а статьи - второго. Некоторые абзацы можно оформить
маркированным списком, а термины выделить стилем Строгий или просто
полужирным шрифтом.
После разметки структуры документ выглядит уже гораздо лучше, чем
сплошной текст, но того же эффекта вы могли добиться и задавая
конкретные параметры оформления. Вот только потратили бы больше
времени.

description:
Откройте второй документ из прикреплённого архива, чтобы увидеть
результат, получившийся у меня.
Теперь вы можете посмотреть, как легко полностью поменять оформление
документа, изменив лишь набор стилей (см. рис. 3). Изменения отображаются
сразу, как только вы наводите курсор на новый пункт меню.
Рисунок 3 - Выбираем новый набор стилей
Точно так же вы можете изменить цвета, шрифты и интервалы между
абзацами для текущего набора стилей.
Создание своего набора стилей
Если вас не устраивает ни один из стандартных наборов, вы можете создать
свой. Сделать это совсем не сложно.
Нажмите кнопку открытия окна стилей (отмечено на рис. 1), чтобы получить
доступ к настройкам (см. рис. 4). В окне стилей вы можете выбирать между
отображением названий и названий с оформлением, устанавливая и снимая
флажок Предварительный просмотр.
Рисунок 4 - Окно стилей. Слева - только названия, справа - названия с
оформлением
Давайте изменим стиль Название, сделаем его менее громоздким. Этого
можно добиться двумя основными способами.
Способ 1. Отформатируйте фрагмент с названием в соответствии со своими
предпочтениями, используя настройки шрифта и абзаца вкладкиГлавная,
после чего в меню стиля Название (см. рис. 5) выберите пункт Обновить
Название в соответствии с выделенным фрагментом. Стиль будет обновлён и
все другие названия, если они имеются в вашем документе, также поменяют
свой внешний вид.
Способ 2. Наведите курсор на строку с названием стиля и нажмите кнопку
раскрывающегося списка, появившуюся справа. В меню выберите
пунктИзменить (см. рис. 5). Обратите внимание, что если вы нажмёте на саму
строку, то соответствующий стиль будет применён к выделенному фрагменту,
либо к будущему тексту от текущего положения курсора, если фрагмент не
выделен, нам же нужна кнопка меню.
Рисунок 5 - Меню стиля
Будет открыто окно (см. рис. 6), где вы можете выбрать стиль из другого
набора или настроить множество параметров самостоятельно, например,
изменить размер шрифта или цвет текста. Обратите внимание на список
Стиль следующего абзаца. Если вы укажете тот же стиль, что настраиваете
сейчас, то новый абзац (после нажатия клавиши <Enter>) будет оформлен так
же. При настройке заголовков лучше указать здесьОбычный, ведь в
подавляющем большинстве случаев после заголовка идёт именно обычный
текст. Но, например, для заголовка первого уровня здесь можно указать и
подзаголовок. Руководствуйтесь своими предпочтениями и структурой
документа, над которым вы работаете.
Рисунок 6 - Окно изменения стиля
Вам может показаться ненужным тот или иной стиль. Вы можете удалить его
из меню (см. рис. 5), однако не всегда следует отказываться от него
полностью. Снимите флажок с пункта Добавить в список экспресс-стилей,
чтобы убрать лишнюю кнопку со вкладки Главная, сохранив только часто
используемые стили. К остальным вы сможете получить доступ, открыв
плавающее окошко.
Установив флажок Обновлять автоматически, вы будете изменять стиль и,
соответственно, оформление всего фрагментов текста, использующих его,
каждый раз, когда применяете новую настройку к тексту (автоматический
аналог первого способа).
В общем-то, на окно изменения вынесено не так много настроек, как можно
найти на Главной вкладке. Чтобы получить доступ к остальным, нажмите

description:
Самое очевидное применение - создание оглавления. Его обычно размещают в
начале или в конце книги, но для электронного документа наиболее
актуальным будет вариант с размещением в начале, особенно если вы пишете
текст, делённый на небольшое количество разделов. Стоит отметить, что
оглавление электронного документа позволяет осуществлять быструю
навигацию. Достаточно щёлкнуть мышью по строке списка, удерживая
клавишу <Ctrl>, чтобы перейти к соответствующему фрагменту.
Для вставки оглавления откройте вкладку Ссылки и выберите вариант с
автоматической сборкой (см. рис. 12).
Рисунок 12 - Вставка оглавления
Примерный формат отображается уже в списке выбора - здесь также
используются стили вашего документа. Вот только отличий первого шаблона
от второго мне найти не удалось. Если вас не устраивает такой формат,
можете зайти в меню Оглавление ещё дальше и настраивать его в
соответствии со своими запросами. Мы не будем останавливаться на этой
возможности слишком подробно, чтобы не отклоняться от главной темы
статьи.
Пример документа с изменёнными стилями и оглавлением вы можете найти в
прикреплённом архиве.
Режим структуры
Вы можете просматривать и редактировать документ в режиме структуры.
Для этого перейдите на вкладку Вид и выберите режим Структура, либо
нажмите соответствующую кнопку в нижнем правом углу окна (см. рис. 13).
Рисунок 13 - Режимы просмотра документа
В режиме просмотра структуры документа вы можете сворачивать
неинтересные для вас разделы двойным щелчком мыши по знаку плюс и
проводить работу над отдельными фрагментами (см. рис. 14). Также вы
можете изменять положение частей относительно друг друга, перетаскивая
заголовки вверх или вниз, ухватив мышью за маркер со знаком "плюс".
Перемещая маркер по горизонтали, вы изменяете уровень заголовка.
Подробнее об этом можно прочитать в статье "Режимы отображения
документа Word 2010".
Рисунок 14 - Просмотр структуры
Но в режиме структуры читать текст не очень удобно. Часто для чтения
используется режим разметки - тот же, что и при создании документа. Вы
можете включить область навигации, поставив соответствующий флажок на
вкладке Вид. Программа отобразит в левой части окна оглавление документа.
Вы можете переходить между разделами, щёлкая мышью по заголовкам.
Заголовки также как и в режиме структуры группируются и могут быть
свёрнуты (см. рис. 15).
Рисунок 15 - Область навигации
Самая верхняя строка навигации (над первой главой в нашем примере)
переводит к началу документа.
Обратите также внимание на строку поиска. Когда вы вводите слово в данное
поле, Word 2010 подсвечивает не только фрагменты в самом документе, но и
части оглавления (см. рис. 16). Таким образом, вы можете выполнять поиск
только по нужному вам разделу.
Рисунок 16 - Поиск по структуре
Для быстрого перехода между разделами щёлкните мышью по кружку в
нижнем правом углу окна. Во всплывающем списке укажите Заголовки (см.
рис. 17). Теперь, нажимая кнопки вверх и вниз около кружка, вы можете
перемещаться между заголовками. Можно использовать и клавиатуру:
сочетание клавиш <Ctrl + Page Up> и <Ctrl + Page Down> также будет
отправлять вас к предыдущему и следующему заголовку.
Рисунок 17 - Кнопки быстрого перехода

intro: Конспект лекций дисциплины "Информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности" (ИКТ в ПД) разработан для использования в учреждениях среднего профессионального образования 2 курса специальности "Туризм". Конспект лекций охватывает весь курс дисциплины "Информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности" (ИКТ в ПД) и полностью обеспечивает учебный процесс.

title: Конспект лекций дисциплины "Информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности" для специальности Туризм