extracted_text:
Введение.
Основные задачи курса «ДОУ».
Значение
дисциплины для подготовки специалистов в рыночных условиях

1.
Значение
и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления» и связь с
другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.
2.
Понятие
терминов «документ»,  «делопроизводство», «документационное обеспечение
управления».
3.
История
развития научных представлений о документационном обеспечении управления.
Современное состояние документационного обеспечения управления.
4.
Нормативно-правовая
база организации документационного обеспечения управления как основа технологии
управления

1 Значение
и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления» и связь с
другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов

Управленческая
деятельность (управление) основана на следующих процессах:
·
получение
информации и ее обработка;
·
анализ,
подготовка и принятие решений;
·
выполнение
решений;
·
учет
и контроль принятых решений.
Документационное
обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации,
предприятия.
Документационное
обеспечение управления (делопроизводство) - отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил,
устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности.
Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ)
являются:
· организационное
и документационное обеспечение деятельности организации;
· организация
единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;
· координация
деятельности структурных подразделений при составлении документов;
· передача
документов внутри и между структурными подразделениями;
· создание
унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в
структурных подразделениях организации;
· разработка
и использование унифицированных форм документов;
· организация
документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;
· регистрация
документов;
· организация
хранения и использования документов;
· организация контроля исполнения
документов;
·  проведение справочно-информационной
и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения
управления.
Документационное
обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая
вопросы документирования и организации работы с документами в процессе
осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства,
непосредственно связанная с созданием документов называется документированием.
Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.
Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное
обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента,
основной целью которого является обеспечение руководства информацией о
состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и
контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как
отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность
оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности
предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям
ГОСТа.
Цель изучения дисциплины
заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей
организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
- отражение
управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в
соответствующих документах;
- обеспечение
рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Работа с документами
должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от
главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно
выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную
и смешанную.
При централизованной
форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре-
канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма
предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между
структурными подразделениями.
При смешанной форме
операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано
(хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с
учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных
подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется
централизованная форма).

2        Понятие терминов
«документ»,  «делопроизводство», «документационное обеспечение управления»

Под документом понимается
зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация,
созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве
доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой
деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая
наличием соответствующих реквизитов.
Документы содержат
информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации (наряду с
материальными, финансовыми, кадровыми и др.), обеспечивающих возможность
реализации управленческой деятельности.
Проблема
документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей
актуальности. Объясняется это следующими причинами:
существует явное отставание темпов
научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и
информации управленческой в частности.
Способы и методы
обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных
предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных
деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с
документами влияет на качество работы управления, от того, насколько
профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности
в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с
документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и
каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои
особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только
правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае
необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться
информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое
решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или
управляемому объекту.
К информации помимо
достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1.
Она должна быть своевременной.
2.
Она
должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с
опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях,
мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то
наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же
как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь
информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как
свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на
бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами
уделяется большое значение.
ИНФОРМАЦИЯ - это сведения
о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы
их представления.
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ
ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной
созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Рассмотрим свойства и
функции документа.
Документ имеет два
свойства- информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство
документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят
актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным
свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность
противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют
сохранность  документа, которая зависит от материального носителя и средств
письма.
Основные функции
документа:
- информационная (в
документе фиксируются факты, события, явления..);
- организационная (с
помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для
организации и координации их деятельности);
- коммуникативная
(документ обеспечивает внешние связи предприятия);
- юридическая (содержание
документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных
вопросов;
- воспитательная
(документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня
образовательной подготовки;
- учебная (Для начинающих
работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся
образцами для подготовки и оформления новых документов).
Классификация документов
В процессе управленческой
деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов.
Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и
содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для
повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным
группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по
отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
- документы по общим и
административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его
деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
- документы по функциям
управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии,
планирования, снабжения и сбыта.
Все документы также
подразделяются на следующие группы:
1)
по способу документирования:
а) рукописные;
электронные; графические;
б) кино-, фотодокументы.
2) по сфере использования:
а) организационно-распорядительные;

б) финансовые;
в) научно-технические;
г) отчетно-статистические.
3) по содержанию:
а) простые;
б) сложные.
4) по месту составления:
а) внутренние;
б) внешние.
5) по степени гласности:
а) открытые;
б) с грифом ограничения
доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для
работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение
которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация,
составляющая государственную тайну).
6) по происхождению:
а) официальные или
служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в
установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
б) личные (затрагивающие
интересы определенного лица, именные документы). по юридической силе
в) оригиналы или
подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов,
подписанные автором);
г) копия  (документы,
полностью  воспроизводящие  информацию  подлинников  и  все  его внешние
признаки, не имеющие юридической силы);
д) отпуск (копия,
изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах
предприятия, как правило, подписью не заверяется);
е) заверенные копии
(копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
ж) выписки (части
документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные
должностным лицом и печатью);
з) выписки (части документа
с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом
и печатью);
и) дубликаты(повторные     экземпляры подлинника         документа, имеющие
такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или
уничтожении подлинника.
7) по форме изложения (степени унификации):
а) индивидуальные  (разовый  документ,
содержание  которого  излагается  в
произвольной форме);
б) трафаретные  (когда  структура  и
часть  содержания  документа  заранее  подготовлены,  а другая часть
заполняется при его составлении);
в) типовые         (документы,        описывающие     стандартные        процессы
и явления -    типовые инструкции);
г) примерные ( используются для
составления и оформления документов по аналогии); унифицированные ( входящие в
какую-либо унифицированную систему документации).
8) по срокам исполнения
а) срочные (с указанием срока исполнения);

б) несрочные.
9) по срокам хранения
а) временного хранения (до 10 лет);
б) долговременного хранения (свыше 10
лет);
в) постоянного хранения.

3
     История развития научных представлений о документационном обеспечении
управления. Современное состояние документационного обеспечения управления

На ранних стадиях
развития Древнерусского государства (до конца ХV
в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего
отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система
делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее,
документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в
Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период (
Х-ХV вв.) в основном документируются
правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ
государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения.
Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные
кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.
В период Х-ХIV
столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления
документов с учетом их функционального назначения.
С увеличением числа
создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их
хранения. В городах это, как правило, центральные храмы и монастыри. Появляются
также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии
хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в
политических и лично-корыстных целях.
Вплоть до конца ХIV
в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом
выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Документы писались сплошным
текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV
в. стала использоваться точка в конце предложения. В ХV
в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из
западноевропейских стран, а со второй половины ХVII
в. использовалась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из
тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из
чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно
стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо
читаются.
Рассмотренный период
можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской
системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения
документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не
делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.
Приказное
делопроизводство ХV-
ХVII вв.
В управленческой сфере
практическое документоведение стало оформляться в особую систему одновременно с
процессом становления российского централизованного государства в 15- 16
столетиях.
Система государственного
делопроизводства начинает складываться только в середине 15 века, с развитием
Московского княжества в государство. Тогда были созданы первые приказы -
центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями
княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на
местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами,
получившая название приказное делопроизводство.
Приказное
делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах. В приказах
постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, знающих    свое  дело  и
со временем      начавших   оказывать         влияние      на      решение
государственных вопросов.
Производство дела в
приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с
подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. Документы,
относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек
заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо
было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. В наследство от приказного
делопроизводства получили мы слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в
среднем 50-80 м., документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении
волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и
не по существу решение того или иного вопроса.
Характерная особенность
документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем
перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.
Именно на этом этапе
постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений,
складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы
документов и приемы их составления. В середине ХVII
в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве,
появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.
Коллежское
делопроизводство
Взамен устаревшей системы
приказов в 1717- 1718 гг. Петром 1 было создано 12 коллегий, каждая из которых
ведала определенной отраслью, или сферой управления. Генеральным регламентом
государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена
должность секретаря;  27 февраля 1720г. можно считать датой рождения
секретарской должности в России.
Коллежское
делопроизводство- организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.).
Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия
решений присутствием коллегии, как правило, президентом, вице-президентом, 2-3
советниками.
В первую очередь, в
коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. На решение
государственных дел полагалась неделя, частные дела по жалобам должны были
решаться в течение шести месяцев. Все делопроизводство коллегии велось под
наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под
его надзором.

При каждой коллегии состоял
прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В коллежском
делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом
формуляра дата документа. Самостоятельным элементом формуляра становится и
наименование документа. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось
значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались
служащие. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты
канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к
медлительности делопроизводства и волоките.
В период коллежского
делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов,
тогда же впервые появилось название “архив”.
ХVIII
в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной
регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом,
формированием и закреплением общих административных начал деятельности
учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.
Министерское
делопроизводство ХIХ-
начала ХХ вв.
Начало ХIХ
в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и
делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления.
В данный период появилась новая система управления – министерская, основанная
на принципе единоначалия.
Первыми министерствами,
созданными в 1802 г. были: военно-морских дел, иностранных дел, финансов,
народного просвещения и др. Каждому министру предписывалось создать канцелярию
и иметь помощника.
Следует отметить, что
само понятие делопроизводства появилось во второй половине ХVIII
в. и обозначало деятельность, которой занималась не только канцелярия, но и
весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от
сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не
папка с документами, как в современном значении этого слова, а рассматриваемый
и решаемый вопрос, т.е. решение дела.

Все поступающие в
министерство дела делились на три категории: текущие дела (донесения,
ведомости, переписка и др.); чрезвычайные дела (дела по обнаруженным
злоупотреблениям); дела, «не терпящие времени» или срочные. Документы,
создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы:
документы, составлявшие внутреннее делопроизводство (записки, справки,
регистрационные журналы), и документы, поступавшие в учреждение из других
учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.
Изменения в системе
управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности
новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве
министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.
Бланки печатались типографским способом или писались от руки.
На протяжении всего ХIХ
и начала ХХ вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства
высших, центральных и местных учреждений.
Несмотря на существенные
изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, к концу ХIХ
в. требовались более гибкие формы делопроизводства.  Для быстро меняющихся
общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала
оставаться громоздкой.
Появление пишущих машинок
ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать
несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме
того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего
сократился объем документов в учреждениях.
Появление телеграфа
вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро
сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению
телефонограмм- письменной записи переданного по телефону сообщения.
В конце ХIХ-начале
ХХ вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость
ее упрощения за счет ее централизации. Особенностью организации
делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная
регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной
литературы. Во второй половине ХVIII
в. появляются первые сборники образцов документов. Предназначались такие
сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходилось
обращаться в государственные учреждения.
История управления и
делопроизводства в ХХ вв.
В результате Октябрьской
революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный
аппарат, шло конструирование нового.
Для работы в советских
учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, не имеющие специального
образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.
Тем не менее, работы по
совершенствованию системы делопроизводства продолжались вестись. При
рационализации технологии управления использовался опыт работы
предшественников. В период становления советского государственного аппарата
много внимания уделялось упрощению и  рационализации делопроизводства.
Период 20-х годов можно
считать наиболее благотворным с точки зрения организации исследований в области
управления, НОТ и делопроизводства. В 1921 г. состоялась 1-ая Всероссийская
конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с
вопросами НОТ в производстве были затронуты проблемы научной организации
управленческого труда и работы с документами. В 1923 г. было создано бюро
«Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения
управления. В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления
(ИТУ), который занимался совершенствованием государственного аппарата.
Наиболее интересные и
перспективные разработки проблем делопроизводства велись  в ИТУ по следующим
основным направлениям:
- документооборот
учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов;
- контроль исполнения
документов; хранение документов.

Однако низкая общая
культура управления работников советских учреждений стала причиной
невостребованности многих направлений.
В 30-ые гг. формируется и
укрепляется жесткая, централизованная административно- командная система
управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к
организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры,
занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства, ликвидируется ИТУ.
Конституция 1936 г.
существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов
власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов
документов для каждой иерархической структуры.
Значительное сокращение
исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-ые
гг. работы в этой сфере прекратились. В этот период проводились исследования по
стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные
успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации.
Начавшаяся Великая
Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного
времени. Разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация
были приостановлены.
Послевоенный период
потребовал значительных усилий по восстановлению народного хозяйства и оттеснил
на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Лишь к началу
60-х годов возобновились исследования в области рационализации технологии и
техники управления. В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР
был  образован Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и
архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой
государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
В 1969-1970 гг. была
разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую
документацию.

С 1972 г. в СССР стали
действовать единые правила подготовки и оформления
организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы
с документами.
В 1975 г. был принят ГОСТ
6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-
распорядительной документации. Основные положения.», определяющий основные
требования к унифицированным фондам  организационно-распорядительных
документов.
К началу 1984 г. было
разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных
стандартов и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.
Новый этап в развитии
отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В России
произошла смена политического и экономического строя. В работе с документами
стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала
входить в мировое информационное пространство.
Значение некоторых ГОСТов
проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в
практику управления значительно улучшило оформление документации,
рационализировало процедуры поиска, учета и хранения информации.
Таким образом, в развитии
делопроизводства России в 20 веке было три основных периода: перестройка всей
системы организации делопроизводства в 20-30-х гг., период почти полного
отсутствия разработок в этой области в 40-50-х гг., и развитие обширной
законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-х гг.
В условиях кардинальной
перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного
обеспечения управления.

4       Нормативно-правовая
база организации документационного обеспечения управления как основа технологии
управления

Нормативно-правовую
базу управления документами составляют как правовые акты, в основном ее
регулирующие, так и отдельные положения нормативных актов, имеющих более
широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества,
работы органов власти, деятельности коммерческих структур и т.д.).
В
состав нормативно-правовой базы управления документами входят:

правовые и
     нормативные акты, принятые законодательными и исполнительными органами
     государственной власти федерального уровня;
государственные и
     международные стандарты;
межведомственные и ведомственные
     инструктивно-методические материалы.

Правовой
акт — официальный письменный документ или действие,
исходящие от уполномоченных органа государственной власти или местного
самоуправления, должностного лица, которыми устанавливаются определенные
правила поведения участников общественных отношений.
Нормативный
правовой акт — письменный официальный документ,
принятый (изданный) правотворческим органом в пределах его компетенции и
направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В Российской
Федерации и ее субъектах нормативные правовые акты издаются в форме
конституций, уставов, федеральных конституционных законов, федеральных законов,
законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений
глав региональных администраций (губернаторов) и др. Согласно Правилам
подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти
и их государственной регистрации, утвержденным постановлением Правительства РФ
от 13.08.1997, федеральными органами исполнительной власти нормативные
правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил,
инструкций и положений.
Конституция
— в материальном смысле это писаный акт, совокупность
актов или конституционных обычаев, которые прежде всего провозглашают и
гарантируют права и свободы человека и гражданина, а равно определяют основы
общественного строя, форму правления и территориального устройства, основы
организации центральных и местных органов власти, их компетенцию и взаимоотношения,
государственную символику и столицу; в формальном смысле представляет собой
закон или группу законов, обладающих высшей юридической силой. Конституция —
наивысшая правовая форма, в которой официально закрепляются ценности,
институты и нормы конституционного строя, основы государственно-правового
регулирования качественных общественных связей и отношений государственной
власти.
Правовая
норма — общеобязательное государственное предписание
постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
Устав —
установленный государством (государствами), собственником имущества либо
общественной организацией свод правил, регулирующих:
а)
правовой статус государственного (область, край и другие
виды субъектов РФ) либо муниципального (район, город, муниципальный округ)
образования — устав субъекта РФ, устав муниципального образования;
б)
правовой статус международной организации (например, Устав ООН, Устав СНГ,
Устав Союза России и Беларуси)—в этом случае устав является формой или составной
частью международного договора;
в)
правовой статус конкретных юридических лиц (унитарных
предприятий, хозяйственных обществ и товариществ, общественных и религиозных
организаций, профсоюзов и т.д.)— в этом случае устав выступает как
учредительный документ;
г)
организация определенной сферы деятельности Вооружен-
ных сил (воинские уставы) и других военизированных формиро-
ваний (например, Дисциплинарный устав военизированных гор-
носпасательных подразделений в транспортном строительстве).
Закон —
в широком смысле слова все нормативные правовые акты, любые установленные
государством общеобязательные правила. В собственном юридическом смысле закон
— нормативный акт, принятый в особом порядке высшим представительным органом
законодательной власти либо непосредственным волеизъявлением населения
(например, в порядке референдума) и регулирующий наиболее важные и устойчивые
общественные отношения. Законы составляют основу правовой системы государства,
ее центральную часть.
Федеральный
закон — нормативный правовой акт, принятый в
рамках установленной законодательной процедуры Государственной Думой РФ,
одобренный Советом Федерации и подписанный Президентом РФ, по вопросам
исключительного ведения Российской Федерации или по вопросам совместного
ведения Российской Федерации и ее субъектов, обязательный для всех, имеющий верховенство
и прямое действие на всей территории Российской Федерации.
Федеральный
конституционный закон — федеральный закон, принятый по
вопросам, предусмотренным Конституцией Российской Федерации (ч. 1 ст. 108
Конституции РФ), квалифицированным большинством голосов членов Федерального
Собрания (не менее чем тремя четвертями голосов от общего числа членов Совета
Федерации и не менее чем двумя третями голосов от общего числа депутатов Государственной
Думы). Федеральные законы не могут противоречить федеральным конституционным
законам. Конституционные законы отклонению Президентом РФ не подлежат.
Кодекс (лат. codex) —
в буквальном смысле «собрание законов». В современном понимании кодекс представляет
собой сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизируются
правовые нормы, регулирующие сходные, однородные общественные отношения.
Подзаконный
акт — правовой акт органа государственной власти, имеющий
более низкую юридическую силу, чем закон. Подзаконные акты принимаются на
основании и во исполнение законов. В Российской Федерации на федеральном уровне
к подзаконным актам относятся Указы Президента РФ, постановления и распоряжения
Правительства РФ, акты Центрального банка РФ, министерств, федеральных служб и
агентств и других органов исполнительной власти, а также постановления палат
Федерального Собрания, решения судов и арбитражных судов.
Указ —
в Российской Федерации и в ряде других государств собственное название наиболее
важных актов, издаваемых главой государства (президентом). Указом, как
правило, производится назначение и освобождение от должности высших
должностных лиц, вводится режим чрезвычайного положения или военного положения,
производится награждение орденами и медалями, присвоение
высших
воинских и почетных званий, оформляются решения общенормативного характера. По
общему правилу указы не должны противоречить конституции и законам данного
государства (в Российской Федерации — Конституции Российской Федерации, федеральным
конституционным законам и федеральным законам).
Постановление —
правовой акт ряда органов и должностных лиц. В форме постановлений принимают
акты по вопросам своего ведения Совет Федерации и Государственная Дума
Федерального Собрания РФ, Правительство РФ, правительства субъектов РФ.
Распоряжение —
один из видов подзаконных актов (Президента РФ, Правительства РФ, министерств и
ведомств и др.), акт органа власти или управления, изданный в рамках его
компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц,
которым распоряжение адресовано.
Приказ —
правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом (федеральным
министром, начальником УВД, директором завода и т.п.) в порядке осуществления
единоначалия.
Правила —
форма нормативного правового акта, которым устанавливаются процедурные нормы,
определяющие порядок осуществления какого-либо рода деятельности, например,
Правила пользования отдельными видами транспорта, Правила противопожарной
безопасности. Администрация предприятий и учреждений по согласованию с
профсоюзом утверждает Правила внутреннего трудового распорядка.
Инструкция (от
лат. instructio — наставление, устройство) — это:
а)
подзаконный нормативный акт, издаваемый министерствами, другими центральными и
местными органами государственного управления в пределах их компетенции на
основании и во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений
Правительства и актов вышестоящих органов государственного управления;
б)
собрание правил, регламентирующих производственно-техническую деятельность.
Положение
— это:
а)
нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции,
компетенцию, обязанности и организацию работы государственного органа;
б)
нормативный акт, устанавливающий права, обязанности, формы, порядок
деятельности, ответственность организаций, их должностных лиц и структурных
подразделений.
Указание
— правовой акт, издаваемый органом управления преимущественно
по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с
организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и
вышестоящих органов управления. Регламент — правовой акт,
определяющий порядок деятельности управленческого персонала, коллегиального
или совещательного органа власти.
Стандарт
— нормативный документ, содержащий комплекс норм,
правил, требований к объекту стандартизации
Правовая
база управления документами
Нормы
права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие сферу
управления документами, являются частью информационного права — системы
охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при
осуществлении процессов сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения,
копирования, упорядочивания, поиска, представления, выдачи и защиты
документной информации. Информационные ресурсы (данные на различных носителях)
и в их составе документы являются объектами отношений физических, юридических
лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Отдельные
направления управленческой деятельности называются функциями управления.
Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.
Основные
(административные) функции управления - планирование, организация, координация,
контроль.
Специальные
функции управления - финансирование, учет, снабжение и т.д.
Функции
управления обслуживаются системами документации. Основные (административные)
функции управления обслуживает система организационно-распорядительной
документации (ОРД).
Система
ОРД включает в себя три документационных массива:
1.        Документы
организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.).
2.        Документы
распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.).
3.        Документы
справочно-информационные (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные
записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).
В
учебном курсе рассматриваются вопросы составления, оформления, регистрации,
организации документооборота, контроля исполнения, систематизации, хранения
организационно-распорядительных документов.
Учебная
дисциплина Документационное обеспечение управления  является
общепрофессиональной дисциплиной, формирующей базовые знания, необходимые для
освоения специальных дисциплин.

alt: Введение. Основные задачи курса «ДОУ»

alt: в) научно-технические; г) отчетно-статистические. 3) по содержанию: а) простые; б) сложные. 4) по месту составления: а) внутренние; б) внешние. 5) по степени гласности: а) открытые;…

alt: з) выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью); и) дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же…

alt: Во второй половине Х VIII в. появляются первые сборники образцов документов

alt: Советом Федерации и подписанный

title: Лекция ДОУ 1


extracted_text:
Рагьараб дарсил план.
Дарсил тема: «Прилагательное»
Дарсил мурадал.
Лъайкьеялъул:
прилагательноялъулгун лъималазул лъай
–хъвай гьаби;
ЦебетIеялъул:
кӀалзул ва хъвавул калам
цебетӀезабизе;
Тарбия кьеялъул:
Авар мацӀалде лъималазул рокьи
бижизабизе;

Дарсил алатал: компьютер, интерактивияб доска,
призентация.
Дарсил ин.

Байбихьи.
Ассаламу
г1алайкум,
Аваразул миллат – мац1,
Адаб кьоч1ое лъураб,
Ахир рокьуе гьеч1еб.
Армяназул пашманлъи
Арарат
мег1ер буго.
Аваразул пашманлъи –
Авар
мац1 лъач1ел лъимал.
(Слайд№1)
МугIалим.
-Лъимал, лъалищ нужеда гьал коч1ол
мухъазул автор щивали?
-Кинал маг1арулалха гьел кколел гьезда
рахьдал мац1 лъалеб гьеч1они? Рач1аха, нилъеца х1аракат бахъила лъик1 магIарул
мацI лъазабизе. Жакъа нилъер дарсил тема буго прилагательное.

Рокъобе хӀалтӀиялъул хал
гьабила.
Арал темабазда т1асан фронталияб гьикьи
гьабила, гьез жавабал кьела:
1)Предметияб цIар сунда абулеб? Мисал
баче.
2) РекIехъе падежазул суалал рице.

3) Авар мацІалда цІиял рагІаби лъугьаналъе
кинал къагІидаби ругел? Мисал баче.
4) Журарал рагІабазул битІунхъвай бице.
Мисал баче.
5) Журарал къокъ гьарурал рагІаби кин
цІалулел? Мисал баче.
Предложениялъул членазде риххе кьела.
Исана хинаб хасел бачІана.
Исана хасел хинаб буго. (Слайд№3)

Предметияб цIаралъул морфологияб разбор.
(хасел) (Слайд№4)

ЦӀияб тема.
МугIалим:
-Жакъа нилъеца бицине буго цIияб
каламалъул бут1а –прилагательноялъул х1акъалъулъ. Хъвай, лъимал, нужеца дарсил
тема тетрадазда.
Морфология ккола мацІазул гІелмуялъул цо
бутІа. Гьелда гъорлъе уна:
1)каламалъул бутІаби
2)гьезул грамматикиял гІаламатал
3)каламалул бутІаби формабазде хисиялъул
къагІидаби.
Прилагательное нилъеда батула художествияб
литератураялда куч1дузулъ ва харбазулъ.
Прилагательное абула предметалъул
гІаламатал рихьизарулеб ва кинав? (-б, -й, -л,) абурал суалазе жаваблъун
бачІунеб каламалъул бутІаялда: цІакъав вас, цІакъаб чу, цІакай яс.
Прилагательное хисула жинсазде ва
формаялде.
Прилагательное предметияб цІаргун рекъон
ккола жинсалъулъги цолъул ва гІемерлъул формаялъулъги: лебалав чи,
лебалай чІужу.
Прилагательное бикьула лъабго
бутІаялде: качествиял, гьоркьоблъиялъулал ва бетІергьанлъиялъулал
прилагательноял
Качествиял ккола жидеца загьир гьабулеб
хасият, сипат батІи-батІияб даражаялъул букІунел прилагательноял.
Мисалал: цІакъаб чу буго гьаб; цобцояб жеги цІакъаб буго; бищунго
цІакъаб къватІибго бачІун гьечІо. (Слайд№5)
Материалалдехун, бакІалдехун, заманалдехун
предметалъул бугеб хурхен бихьизабула гьоркьоблъиялъул прилагательнояз.
Мисалал: гІарцулаб рачел, жакъасеб къо. (Слайд№6)
Гьоркьоблъиялъул прилагательноялъул
дандекквеялъулаб даража букІунаро.
Предметалъул гьоркьоблъиялъулаб
бетІергьанлъи загьир гьабула бетІергьанлъиялъулал прилагательнояз: инсулаб
тІалаб, борхьилаб хасият. (Слайд№7)
Словарияб х1алт1и.
Азал-мегIералда цIар
Алхар- мегIералда цIар
КIкIал – ущелье
Щар- кефир
Къапила -толпа(Слайд№8)
Т1ехьалдасан х1алт1и т1убала:
Х1алт1и №1 гьум.60 (Жидеца сипат-сурат
гьабулел предметиял цIаралгун цадахъ прилагательноял ратIа росун хъвазе.
Предметияб цIаралдасан суал лъезе).

МугIалим.
-Лъимал, гьаниб Абакар ТIагьировас
«ГIандадерил ралъадалъул» дурусаб сурат цебе чIезабун буго. Абакар вукIана
гьунар бугев журналист, хъвадарухъан ва шагIир. Гьев КIудияб ВатIанияб рагъда
шагьидлъана.
(Учителас К1удияб Ват1анияб рагъул
х1акъалъулъ гара-ч1вари гьабила).
Берзул диктант.
х1алт1и №5, 61 гьумер. (ГъалатI биччачIого
40 секундалде кIочIол текст цIализе тIамила. Тексталда ругел прилагательноял
ратIа росун хъвала. Гьезде предметиял цIараздасан суалал лъезе тIамила)

Цияб тема щула гьаби.
(ХIаял)
1. «Бищунго хехав»
(Предложениял членазде рихизе. ТIоцебе
хIалтIи тIубарав лъабгоясе къимат лъела.)
А) ЛъикIай Асма цIалдолей йиго. Нижер Асма
лъикIай йиго.
Б)Къинаб гIака рокъоб тана. Гьаб гIака
кинаб буго.
В) ЧIухIараб шагьаралде щвана ниж. Гьазул
шагьар чIухIараб буго.

2. «Лъалищ нужеда?»
Лъимал, лъалищ нужеда лъица гьал коч1ол
цIар ва автор щивали?

А) Вач1унев вихьула лъабго нухлулав
КIал ч1ег1ераб х1ама цебеги къот1ун.
(Халкъияб кечI «МугIрузул ГIали»)
Б) Пилалъ халатал къалал
Доре -гьанир хьвагIана,
Гьелъул хванхилъги рекIун,
БакI ккун, цIунцIраги чIана.
(ЦI. ХIамзат «Пилги ЦIунцIраги)

В) БукIана кIудияб Крымалъул ах,
Авлахъал багIарлъун рукIана тIугьдуз.
(Р. ХIамзатов «Россиялъул солдатал» )
(Слайд№8,9,10)

Творческияб хIалтIи.
МугIалим:
-Доскаялда бугеб росдал сураталда тIасан,
гъорлъе прилагательнояги ккезарун гьитIинабго сочинение хъвай.
Дарсил хӀасил.
Прилагательное сунда абулеб?
Прилагательное гІемерисеб мехалъ кинаб
предложениялъул членлъун кколеб?
Гьоркьоблъиялъул прилагательнояз щиб бихьизабулеб?
(Слайд№11)
Къимат кьей.

Рокъобе хӀалтӀи.
МугIалим:
-Лъимал, нилъер росдал ракьалда руго
гIемерал бакIал. Гьел бакIазда лъурал цIарал гIуцIун руго батIи-батIиял
каламалъул бутIабаздаса. Прилагательное гъорлъ бугеб бакIазда цIарал(
топонимал) хъвай. (Слайд№12)

file_name: 8прилагательное.docx

alt: Рагьараб дарсил план. Дарсил тема : «Прилагательное»

alt: Предложениялъул членазде риххе кьела

title: Открытый урок по родному языку на тему: " Прилагательное"


extracted_text:
ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ
ПРАКТИКА - НЕОБХОДИМАЯ ЧАСТЬ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ПРОЦЕССА В ПОДГОТОВКЕ
ВЫСОКОКВАЛИФИЦИРОВАННЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ

Среднее профессиональное образование является важной
составной частью современного образования. Оно обеспечивает подготовку
специалистов-практиков, работников среднего звена для всех отраслей экономики,
повышение образовательного и культурного уровня личности.
Комплекс политических, социально-экономических,
демографических и экологических факторов, возникших в последние годы в Донецкой
Народной Республике, крайне негативно сказался на состоянии здоровья населения
и определил необходимость реформы здравоохранения. Важная роль в реформе
здравоохранения - обеспечение доступности и качества предоставляемых населению
услуг, усиление профилактической направленности, оказание медико-социальной
помощи - отводится специалистам, имеющим среднее медицинское образование.
Качество оказываемой медицинской помощи напрямую связано с качеством
профессионального образования медицинских работников.
Прохождение студентами производственной практики
является частью основной профессиональной образовательной программы,
разработанной в соответствии с государственным образовательным стандартом
среднего профессионального образования.
Повышение качества практического обучения студентов
предполагает учет современных требований к оказанию медицинских услуг,
повышение уровня общей и профессиональной культуры специалиста, воспитание
профессионально и личностно значимых качеств, усиление творческих начал в
профессиональном обучении.
Целью производственной практики является поэтапное
формирование полной готовности к самостоятельной профессиональной деятельности.
Значительное расширение функций среднего медицинского персонала, обусловленное
внедрением в практику здравоохранения сложных технологий, необходимость
обеспечения лечебно-профилактических учреждений практико-ориентированными
кадрами, обладающими высокопрофессиональной квалификацией и
многофункциональными умениями, требуют новых подходов к организации
образовательных деятельности средних профессиональных образовательных
учреждений медицинского профиля.
Компетентностный подход предполагает формирование не
только знаний, умений и навыков, но и овладение способами действий в различных
ситуациях жизни и деятельности, что составляет социальную компетентность.
В аспекте личностного подхода практическая подготовка
специалиста - это прежде всего формирование личности, способной к осуществлению
целостной профессиональной деятельности. Деятельностный подход позволяет
преодолеть разрыв между знаниями и их практическим применением, т.е. знания и
умения выступают в единстве, в рамках единой деятельности.
Деятельностная модель подготовки среднего медицинского
работника предполагает постоянную трансформацию видов деятельности. Первоначально
студент овладевает опытом учебно-познавательной деятельности академического
типа, где моделируются действия специалистов, обсуждаются теоретические вопросы
и проблемы. Далее осваивается опыт предпрофессиональной деятельности в
кабинетах доклинической практики путем моделирования условий, содержания и
динамики реального производства, отношений занятых в нем людей, используя такие
активные формы, как деловая игра, мозговая атака и т.д. В ходе учебной практики
студенты овладевают реальным опытом выполнения прикладных работ - обследование,
написание истории болезни, выполнение манипуляций.
Трансформация содержания деятельности завершается
приобретением опыта профессиональной деятельности в ходе производственной
практики. Впервые, для усиления практико-ориентированного обучения в
соответствии со стандартами 3-го поколения выделено три вида практики:
·
практические занятия;
·
учебная практика;
·
производственная практика.
Обучающиеся по специальностям «Сестринское дело»,
«Лечебное дело», «Акушерское дело» на практических занятиях по ПМ «Выполнение
работ по профессии младшая медицинская сестра по уходу за больными» с
преподавателем обсуждают теоретические вопросы, отрабатывают на муляжах и
фантомах технологии выполнения простых медицинских услуг.
Практические занятия трансформируются в учебную
практику, где обучающиеся уже на практических базах под руководством
преподавателя закрепляют полученные знания, отрабатывают умения и приобретают
навыки. Чтобы обучающийся смог соотнести свое представление о профессии с
требованиями, предъявляемыми реальными условиями лечебных учреждений и
осознания собственной роли в лечебном процессе, его погружают в
профессиональную среду - отправляют на производственную практику, где под
контролем опытных специалистов практического здравоохранения он приобретает
опыт профессиональной деятельности.
Производственная практика способствует достижению
основной цели подготовки специалистов - обеспечить здравоохранение
профессиональными кадрами среднего звена и повысить качество оказания
медицинской помощи населению. Являясь составной и необходимой частью
образовательного процесса, она обеспечивает практико-ориентированный характер
обучения будущего медицинского работника, целенаправленное и осознанное
овладение им системой базовых, общепрофессиональных и специальных дисциплин,
приобретение позитивного профессионального опыта и завершение подготовки к
самостоятельной работе в лечебном учреждении. В это время студент становится
участником множества реальных отношений - с пациентами, коллегами,
родственниками пациентов и пр. У него развивается система ценностей и
формируется устойчивая положительная мотивация к профессиональной медицинской
деятельности.
Производственная практика проводится в форме
практической деятельности студентов на базах учреждений здравоохранения
Донецкой Народной Республики, в соответствии с рабочей программой практики под
контролем руководителей производственной практики от ГПОУ «ДМК» и от базы
практики.
Между колледжем и учреждениями здравоохранения
республики обеспечена двусторонняя, обоюдовыгодная связь. Взаимодействуя с
учреждениями здравоохранения, колледж получил возможность:
·
привлекать для учебной и практической работы со студентами
высококвалифицированных специалистов учреждения;
·
вырабатывать единые требования к компетентности специалиста;
·
ускорять процесс профессиональной адаптации выпускников,
гарантировать их трудоустройство.
·
лечебно-профилактические учреждения, в свою очередь, получают
возможность:
·
получить специалистов, соответствующих потребностям работодателя;
·
осуществлять работу по непрерывному образованию сотрудников;
·
быстро адаптировать молодых специалистов;
·
получать помощь в организации и проведении конференций,
семинаров.
В современных условиях возрастающих требований
работодателя к профессионализму и компетентности специалистов со средним
медицинским образованием педагогический коллектив колледжа обеспечивает высокое
качество подготовки выпускников в интересах практического здравоохранения
республики.

Литература

1.
 Бедерханова В. П. Педагогическое проектирование в инновационной
деятельности: учеб. пособие для вузов / В. П. Бедерханова, П. Б. Бондарев -
Краснодар, 2000.
2.
 Распоряжение Правительства РФ от 17 ноября 2008 г. N 1662-р «О Концепции долгосрочного социально-экономического
развития РФ до 2020 года».
3.
 Стратегия развития науки и инноваций в РФ на период до 2015 года
(Утверждена Межведомственной комиссией по научно-инновационной политике
(протокол от 15 февраля 2006 г. № 1)).
4.
 Эффективность взаимодействия образовательных учреждений и
бизнес- среды: теория, методология, практика: колл. монография / Т. Н.
Бондаренко [и др.]; под науч. ред. д-ра экон. наук, проф. А. П. Латкина. -
Владивосток: Изд-во ВГУЭС, 2010.
5.
 Беспалько В П. Педагогика и прогрессивные технологии обучения. /
В. П. Беспалько. - М.: Педагогика, 1995.
6.
 Просалова В. С. Концепция внедрения практикоориентированного
подхода / В. С. Просалова / Интернет-журнал «НАУКОВЕДЕНИЕ» [Электронный
ресурс]. URL: http://naukovedenie.ru/PDF/10pvn313.pdf
(дата обращения:
11.10.2013).

Скачано с www.znanio.ru

alt: ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ПРАКТИКА - НЕОБХОДИМАЯ


extracted_text:
Практическая
работа №1
Тема: Создание таблиц в
СУБД MS Access.
Цель: - изучение
технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.
Вид
работы:
фронтальный
Время
выполнения: 4
часа
Теоретические
сведения
База данных (БД) -
упорядоченная совокупность данных, предназначенных
для хранения,
накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных (их
обновления, обеспечения доступа по запросам и выдачи данных по ним
пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых
системой управления базами данных (СУБД).
MS Access – это
система управления базами данных (СУБД). Как и другие программные продукты этой
категории, Access предназначен для хранения и получения данных, представления
их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций (например, для
ведения счетов, учета материальных ценностей, планирования и т.п.).
С другой стороны,
Access является мощным приложением Windows. Таким образом, все преимущества
Windows доступны в Access. В то же время Access – это реляционная СУБД. Это
означает, что с помощью Access можно получить доступ к любым данным любого типа
и использовать одновременно несколько таблиц базы данных. Использование
реляционной СУБД позволяет упростить структуру данных и, таким образом,
облегчить выполнение работы.
Простейшие базы
данных можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам:
например, в электронных таблицах Excel. Но существует несколько отличий между
ними. Во-первых, системы управления базами данных (СУБД) разрабатываются с
целью обеспечения эффективной обработки больших объемов информации, намного
больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы. Во-вторых, СУБД
может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут
представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных
таблицах практически невозможно. И, в-третьих, СУБД минимизирует общий объем
базы данных за счет исключения дублирования информации, практически неизбежное
при любых других форматах хранения.
Если таблицы
позволяют организовать данные, то запросы – управлять данными и обновлять их.
Запросы являются основным средством просмотра, отбора, изменения и анализа
информации, которая содержится в одной или нескольких таблицах базы данных.
Иногда необходимо
просмотреть все данные из таблицы, но в других случаях может потребоваться
просмотреть только данные из определенных полей или только данные,
удовлетворяющие определенным условиям. Для просмотра данных с использованием
условий существует запрос на выборку.
Запрос представляет
собой обращение к данным для получения информации и выполнения действий с
данными.
Существуют два
основных типа запросов:
1.
Запросы
на выборку -
это запросы, выполняющие извлечение данных, предназначенных для отображения.
2.
Управляющие
запросы -
так называют сохраненные процедуры, выполняющие вставку, изменение или
удаление данных. Эти запросы позволяют создавать новые таблицы базы данных из
итоговых таблиц запросов или вносить значительные изменения в уже имеющиеся
таблицы.
Наиболее
распространенными являются запросы на выборку. Результат работы такого
запроса называется выборкой. Выборка представляет собой динамическую таблицу,
т.е. она существует только в текущем сеансе работы, не сохраняется в базе
данных; она создается заново каждый раз при выполнении запроса и уничтожается
при его закрытии. В Access различают три основных типа запросов на выборку,
позволяющих решать различные задачи:
1.       Простые запросы на
выборку -
это запросы, используемые для извлечения данных из таблицы или выполнения
расчетов. Эти запросы извлекают необходимую информацию из одной или нескольких
таблиц, формируя на их основе итоговую таблицу, носящую временный характер и
сохраняемую только на время сеанса работы с запросом.
Обычно таблицы не
используются для хранения значений, вычисленных на основе данных из той же базы
данных. Вычисление таких значений можно выполнить также при помощи запросов на
выборку. В некоторых случаях вычисленные значения могут устареть, поскольку
данные, на основе которых они были рассчитаны, изменились. Например, не стоит
хранить чей-либо возраст в таблице, поскольку потребуется обновлять это
значение каждый год; вместо этого можно хранить дату рождения, а затем
использовать в запросе выражение для расчета возраста.
2.       Запросы с
параметром - применяется
в тех случаях, когда необходимо выполнить запрос, который лишь немногим
отличается от существующего запроса. Можно изменить исходный запрос для
использования новых условий, но если часто требуется запускать различные варианты
одного запроса, стоит воспользоваться запросом с параметрами. При выполнении
запроса с параметрами, Access отображает специальное диалоговое окно,
позволяющее пользователю ввести новое условие отбора. Фактически запросы с
параметрами не являются отдельными запросами, поскольку такие функции можно
добавить к запросам на выборку, перекрестным запросам или запросам на
изменение.
3.       Перекрестные
запросы -
суммируют данные из одной или нескольких связанных таблиц и формируют новую
электронную таблицу. Такие запросы предназначены для задач анализа данных или
создания графиков и диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей
многих таблиц. Например, доходов по месяцам или неделям.
Способы создания
запросов:
1) с помощью
мастера запросов,
2) с помощью Конструктора
запросов.
В данной лабораторной работе рассматриваются запросы
на выборку.
Формы - это объекты базы
данных, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода
данных в базу, корректирования существующих данных и выполнения заданных
действий.
Форма представляет
собой объект базы данных, содержащий упорядоченный набор элементов управления,
которые обеспечивают интерактивное взаимодействие с полями одной или нескольких
таблиц. С помощью элементов управления можно вводить новые данные,
редактировать и удалять существующие и осуществлять поиск информации. Подобно
печатным формам, формы Access включают поля, предназначенные для ввода данных,
и надписи к ним. Но в отличие от печатных форм, они могут включать такие
элементы, как кнопки выбора или командные кнопки, что превращает
формы Access в объекты, подобные диалоговым окнам Windows или страницам
мастеров.
Можно вносить
данные в таблицы и без помощи форм. Но существует несколько причин, которые
делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:
1) при
работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);
2)
разные пользователи могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в
базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм
могут поступать в одну таблицу;
3)
вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы
отображается, как правило, одна запись таблицы;
4) в
большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков
(анкет, счетов, накладных, справок и т.д.). Экранные формы можно сделать точной
копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при
вводе и снижается утомляемость персонала.
Создавать формы
можно на основе как одной, так и нескольких таблиц или запросов.
Способы создания
форм:
1) с помощью
Мастера,
2) используя
средство Автоформы,
3) «вручную» в
режиме Конструктора,
4) сохраняя
таблицу или запрос как форму.
Созданную любым
способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора.
Рассмотрим некоторые
из перечисленных способов.
В Microsoft Office
Access 2007 доступен ряд средств, которые помогают быстро создавать
привлекательные, наглядные отчеты, где данные представлены в наиболее удобном
для пользователей этих отчетов виде.
Отчет – это форматированное
представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они
позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для
восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа
данных.
Чаще всего отчеты
предназначены для вывода информации на печать. Как правило, данные в них
располагаются в табличной форме. При печати таблиц и запросов информация
выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает
необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид
и легко читаются.
В отличие от
распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки
и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения,
а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные
графические элементы.
Создавать отчеты в
базе данных Access можно несколькими способами:
1) с помощью
Мастера отчетов;
2) на основе
таблиц или запросов;
3) в режиме
Конструктора.
Какой бы способ не
был выбран, созданный отчет в любом случае можно изменить в режиме
Конструктора, например, изменить ширину полей, добавить или удалить поля,
добавить дату и время создания отчета и др.
Структура отчета в
режиме Конструктора
Microsoft Access
отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые
элементы, которые упрощают его восприятие.
К числу таких
элементов относятся:
Заголовок. Этот раздел
печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для
вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть
текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета.
Верхний
колонтитул. Используется
для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц,
печатающихся сверху на каждой странице отчета.
Область данных, расположенная
между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета.
В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в
таблице или запросе, на которых основан отчет.
Нижний колонтитул.
Этот
раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода
данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся
снизу на каждой странице отчета.
Примечание. Используется для
вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись,
которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в
режиме Конструктора раздел «Примечание» отчета находится внизу отчета, он
печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета.
Команды на вкладке
ленты Создать
позволяют
создать простой отчет одним щелчком мыши. Для создания более сложных отчетов
можно воспользоваться мастером отчетов или самостоятельно выполнить добавление
всех данных и элементов форматирования вручную.
Задания к
практической работе
Задание
1. С
помощью «Конструктора создания таблиц» по образцу создать БД «Фирма» состоящую
из трех таблиц: «Сотрудники», «Клиенты», «Заказы».
Ход работы
1.     Запустите
Microsoft Access 2007 (Пуск – Все программы –
Microsoft Office – Microsoft Office Access 2007).
2.     Создайте базу
данных «Туризм».
3.     Нажмите на кнопку .
4.     Задайте имя новой
базы данных – «Туризм». Сохраните файл в личной папке. Обратите внимание, файл
базы данных сохраняется с расширением имени .accdb.
5.     Создайте таблицу Сотрудники.
На вкладке ленты Создание в группе Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц. В открывшейся
форме введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся,
согласно таблице 1.
Таблица 1 -
Структура таблицы Сотрудники

Имя поля

Тип данных

Код сотрудника

Числовой

ФИО

Текстовый

Должность

Текстовый

Дата найма

Дата/Время

Дата рождения

Дата/Время

Домашний телефон

Текстовый

Адрес

Текстовый

Размер оклада

Числовой

6.     Для поля Домашний
телефон задайте маску, набрав, например, следующий шаблон (999) 999-99-99.
7.     Для поля Размер
оклад задайте условие, что он больше 5000 р., но не больше 10000. Для этого
в свойстве «Условие на значение» установите (>5000) АND (< 10000).
Предусмотрите выдачу сообщения при ошибке ввода данных.
8.     Установите
для Даты рождения и Даты найма краткий формат даты.
9.     Создайте
первичный ключ, используя поле Табельный номер (Код сотрудника).
10. Сохраните таблицу под именем Сотрудники.
11. Создайте таблицу Клиенты,
структура которой представлена в таблице 2.
Таблица 2 -
Структура таблицы Клиенты

Имя поля

Тип данных

Код клиента

Числовой

Название клиента

Текстовый

Контактное лицо

Текстовый

Признак группы

Логический

Телефон

Текстовый

Адрес

Текстовый

12. В
качестве первичного ключа задайте Код Клиента.
13. Создайте таблицу Страны,
структура которой представлена в таблице 3.
Таблица 3 -
Структура таблицы Страны

Имя поля

Тип данных

Код тура

Числовой

Страна

Текстовый

Регион

Текстовый

14. В
качестве ключевого поля задайте Код Тура.
Задание
2.
Связи между таблицами.
1.
Связать
таблицы «Сотрудники», «Страны» и «Клиенты» с таблицей «Договоры».
2.
Создайте в режиме Конструктора таблицу Договоры, которая
должна иметь следующие поля:
Таблица 4 -
Структура таблицы Договоры

Имя поля

Тип данных

Номер договора

Числовой

Код сотрудника

Числовой

Код клиента

Числовой

Код тура

Числовой

Дата начала тура

Дата/Время

Дата окончания тура

Дата/Время

Число туристов

Числовой

Цена тура

Денежный

Дата платежа

Дата/Время

3.
Поля Код сотрудника, Код клиента, Код тура являются
полями подстановки. Для их задания используется Мастер подстановок.
Для подстановки Кода сотрудника нужно в режиме Конструктора:

>• в Типе данных
поля Код сотрудника раскрыть список типов и выбрать Мастер
подстановок;
>• указать, что столбец
подстановки получает свои значения из таблицы Сотрудники;
>• выбрать поля Код
сотрудника и Фамилия;
>• установить мышью
подходящую ширину столбца;
>• согласиться с
предлагаемой подписью столбца подстановок Фамилия;
>• сохраните таблицу с
именем Договоры.
Аналогично
для подстановки Кода клиента и Кода тура вызывается Мастер
подстановок. При этом для Кода клиента выбираем поля Код клиента
и Название клиента из таблицы Клиенты, а для Кода тура — поля
Код тура и Страна из таблицы Страны.
4.
Закройте
все открытые таблицы, так как создавать, или изменять связи между открытыми
таблицами нельзя.
5.
Выполните
команду: вкладка ленты Работа с базами данных - кнопка
Если ранее никаких
связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно
открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите
таблицы Сотрудники, Клиенты, Страны и
Договоры.
6.
Если
связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой
таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню
выберите пункт Добавить таблицу.
7.
Установите
связь между таблицами Сотрудники и Договоры,
для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники
и перенесите его на соответствующее поле в таблице Договоры.
Для этого указатель мыши следует установить на поле Код сотрудника
в таблице Сотрудники, нажать левую кнопку мыши и, не
отпуская ее, переместить указатель на поле Код сотрудника в
таблице Договоры, затем отпустить кнопку мыши.
8.
После
перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей, в
котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это
позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых
связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.
9.
После
перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей (рисунок 1), в
котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это
позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых
связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рисунок 1 -
Создание связи между таблицами
10.      Флажки Каскадное
обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных
записей
обеспечивают
одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их
изменении в главной таблице.
11.      Параметры связи
можно изменить, нажав на кнопку Объединение.
12.      После установления
всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.
13.      Связь между
таблицами Клиенты и Договоры, Страны и
Договоры установите самостоятельно.
14.      В результате
должна получиться схема данных, представленная на рисунке 2.

Рисунок 2 - Схема
данных
В приведенном примере используются связи
«один - ко - многим». На схеме данных они отображаются в виде соединительных
линий со специальными значками около таблиц. Связь «один - ко - многим»
помечается «1» вблизи главной таблицы (имеющей первичный ключ) и «∞» вблизи подчиненной
таблицы (имеющей внешний ключ). Связь «один - к - одному» помечается двумя «1»
(оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких
знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на
конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым
и не имеет уникального индекса).
15.      Закройте Схему
данных.
16.      Откройте таблицу Сотрудники
двойным щелчком мыши и заполните в ней 10 строк произвольными данными.
17.      В таблицу Клиенты
внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная турфирма.
18.      В таблице Страны
оформите 10 строк.
19.      В таблице Договоры
оформите 10 строк.
Задание
3. Создание
запросов
Запрос на выборку
20.      Перейдите на
вкладку Создание - Запрос.
21.      В режиме Конструктора
создайте и сохраните следующие запросы на выборку, определив нужные таблицы:
P список всех путешествий
в определенную страну (например, Испанию);
P список всех регионов в
конкретной стране (например, Англии). Сохраните запрос под именем «Страна-Регион»;
P все туры, проданные в *.*.20??
году. Сохраните запрос с именем «Туры 20??»;
P список сотрудников,
работающих с 1995 года и раньше. Сохраните запрос с именем «Ветераны».
Добавьте в запрос строку «Сортировка» и установите сортировку по фамилиям.
22.      Опробуйте
инструмент Построить при построении следующих запросов в
сочетании с вводом критериев поиска вручную. Создайте запросы для извлечения
данных по:
P сотрудникам, которые
родились в 1973 г., используя в качестве критерия выражение: Between... and (Построить
àОператоры àСравнения
àВеtwееп), а
затем повторите запрос, построив выражение с помощью знаков «<» и «>»;
P сотрудникам, фамилии
которых с «Г» по «Я»;
P сотрудникам, фамилии
которых начинаются с «И» по «Я» и с «А» по «В»;
P индивидуальным
клиентам, фамилии которых имеют вторую букву «о»;
P пяти фамилиям сотрудников,
которые начинаются с букв «А» или «В» (используйте
инструмент ).
P постоянным клиентам,
количество договоров с которыми больше 3.
Запросы с вычисляемыми полями
23.      Создайте
запрос для расчета ведомости заработной платы для сотрудников агентства,
включив в нее следующие поля: Фамилия сотрудника, Размер оклада, Стаж,
Надбавка, Налог, На руки.
Для поля Стаж нужно использовать формулу, построенную с помощью
кнопки Построить, в которой учитывается сегодняшняя дата и Дата
найма на работу:
Стаж : (Date()-Сотрудники!ДатаНайма)/365
Для поля Надбавка нужно исходить из того, что она
составляет 10% от Размера оклада, если Стаж меньше 5лет, и 20% —
если стаж больше 5 лет: IIf([стаж]< 10;0,1 *[Сотрудники]![Размер оклада]; 0,2*
[Сотрудники]! [Размер оклада])
Поле Налог рассчитывается как 13% от Размера оклада:

[Сотрудники]![Размер оклада] *0,13
Поле На руки рассчитывается как:
[Размер оклада]+[надбавка]-[налог].
В
результате выполнения запроса будет получена ведомость:

Фамилия
  ИО

Должность

стаж

Размер
  оклада

надбавка

налог

На
  руки

Иванов

Менеджер по продажам

4

8050

805

1046,5

7808,5

Уварова

агент

2

9400

940

1222

9118

24.      Создайте
запрос для определения стоимости путевок корпоративных клиентов, включив в него
поля Клиент, Стоимость путевки: Sum(договоры![Цена
тура]*договоры![Число туристов])
Параметрические запросы
25.      Сформируйте
запрос для выборки всех туров по названию страны.
26.      Создайте
запрос для получения данных на сотрудников, работающих по турам в конкретную
страну.
27.      Создайте
запрос по всем клиентам, оформившим договоры в определенную страну и регион.
Итоговые запросы
28.      Создайте
запрос, используя подходящие функции, найдите наибольший и средний размеры цены
тура.
29.      Создайте
запрос для подсчета объема продаж: путевок в конкретную страну. Для этого:
P добавьте в Конструкторе
запросов таблицу Договоры и Страны;
P добавьте в бланк
запроса поля Название страны (из таблицы Страны) и расчетное поле
Цена тура * Число туристов, которому присвоим название Стоимость
путевок;
P выберите команду Вид
→Групповые операции и в
выпадающем списке в строке «Группировка» для поля Стоимость путевок установите
функцию SUM;
P запустите запрос и
просмотрите результаты.
30.      Создайте
запрос для определения средней цены и общей суммы туров за 200? год (год туров
вашей БД).
31.      Для
объединения записей в группы и получения итоговых значений по каждой группе
используется опция «Группировка». Создайте новый запрос для БД Туризм, в
котором определите общие суммы продаж путевок по годам:
P добавьте таблицу Договоры
в окно запроса;
P в первый столбец
поместите поле Год начала тура, рассчитав его с помощью функции Year, во второй — сумма общих продаж путевок — Sum(договоры![Цена тура]*договоры![Число туристов]);
P установите для первого
столбца в строке «Групповая операция» — «Группировка», для второго —
Выражение;
P выполните запрос и
прокомментируйте результаты.
Можно объединять записи в группы по нескольким полям одновременно,
а также создавать группы внутри групп.
Перекрестные запросы
32.      Составьте
запрос для выяснения: сколько туров организовано в каждую страну в конкретный
регион.
33.      Составьте
перекрестный запрос по теме: сколько туров начались в июле 2006 г. в разные
страны.

34.      Составьте
перекрестный запрос для определения предпочтений клиентов разным регионам
(сколько клиентов, в каком регионе побывали).
Задание 4. Модификация
БД с помощью запросов на изменение
Запрос на создание
35.      Создайте
обобщенную таблицу Договоры по странам, включив в нее следующие поля:
Из таблицы Договоры: Номер договора
Название клиента
Из таблицы Страны: Название страны;
Регион.
Для
этого:
P создайте запрос на
выборку этих данных, выполните его и проверьте результаты;
P если результаты
корректны, то поменяйте статус у запроса: Запрос — Создание таблицы —
укажите новое имя таблицы Договоры по странам;
P выполните запрос с
новым статусом еще раз;
P перейдите на вкладку Таблицы
и убедитесь, что появилась новая таблица. Просмотрите ее.
Запрос на обновление
36.
Увеличьте Размер оклада у менеджеров по продажам на
15%. Для этого:
P составьте новый запрос
на выборку, включив в него поля Фамилия, Должность
и Размер оклада;
P проверьте составленный
запрос;
P видоизмените запрос,
установив ему статус «Обновление» (Запрос — Обновление). В
появившейся в бланке запроса строке «Обновление» для поля Размер оклада внесите
с помощью Построить выражение
[Размер оклада]* 1,15
P выполните запрос,
подтвердите обновление; сохраните запрос, дав ему, имя и обратив внимание на
появившийся значок у его имени ; просмотрите результаты.
Запрос на добавление
37.      Создайте
путем копирования дубликат таблицы Договоры без данных, назвав ее Договоры
2005 года. Для этого в контекстном меню для таблицы Договоры выберите
Копировать, затем выполните команду Вставить, в параметрах
вставки укажите «Только структуру». Просмотрите таблицу Договоры 2005
года — она должна быть пустой и иметь такую же структуру, как и таблица Договоры.
38.      Отберите
в таблицу Договоры 2005 года записи обо всех договорах этого года. Для
этого:
P создайте запрос на
выборку, включив в него все поля таблицы, Договоры в любой
последовательности, и критерий по дате, выполните его для проверки правильности;
P измените, статус
запроса на «Добавление», в появившемся окне задайте имя таблицы для
добавления Договоры 2005 года, обратите внимание на появление строки «Добавление»
в бланке запроса;
P выполните запрос и
подтвердите добавление; просмотрите результаты архивации и сохраните запрос,
обратив внимание на значок у его имени.
Запрос на удаление
39.      Удалите
из таблицы Договоры записи о договорах 2005 года, используя копию
сохраненного запроса на добавление в таблицу Договоры 2005 года, изменив
его статус на «Удаление».
Задание 5. Работа
с формами
Создание формы с помощью Мастера
40.      Выберите
на вкладке Создание выберите Другие формы – Мастер форм для таблицы
Клиенты создайте Автоформу. Оцените результаты.
41.      Зарегистрируйте
новые договоры, используя кнопку со звездочкой введите 1-2 новые записи.
42.      Создайте
с помощью Мастера форм новую форму Сотрудники для
одноименной таблицы. Включите в нее все поля исходной таблицы.
43.      Выберите
фон, на котором будут размещаться поля формы, перебрав в окне Мастера
несколько вариантов оформления.
44.      Завершите
проектирование формы с помощью Мастера.
45.      Перейдите
в режим Конструктора. Вставьте Заголовок формы инструментом .
46.      Измените
мышью расположение и ширину полей заголовка, и размещение данных. Вернитесь в
режим просмотра форм командами Главная – Режим – Режим формы и
оцените результаты. Добейтесь наилучших результатов размещения полей и заголовков
формы.
47.      Произведите
сортировку данных по Дате начала тура. Для этого в режиме Форма установите
курсор в это поле и выполните команды Записи →Сортировка.
Создание формы с помощью Конструктора форм
48.      Создайте
форму для таблицы Договоры в режиме Конструктора форм (см. на образец).
Для этого:
P кнопка Создать
в окне БД →Конструктор — на
основе таблицы Договоры;
P увеличить поле формы,
растянув его за уголок;
P перетянуть каждое поле
из окна Списки полей в область формы (если Списка полей
нет на экране, то можно его активизировать с помощью команды Вид →Список
полей);
P разместить поля в
соответствии с образцом;
P добавить на форму
некоторые дополнительные элементы, используя панель элементов: прямоугольники
различных типов оформления, заголовок формы и др.

Рисунок 3 - Список
полей формы

Рисунок 4 - Форма
Договоры в режиме Конструктора
49.      Измените
размеры нескольких полей с помощью команды Формат →Размер. Задайте
группе полей одинаковые размеры, например По самому широкому.
50.      Задайте
текст сообщения в строке состояния, которое будет появляться в момент ввода
информации в поле (например, Дата окончания тура). Для этого
введите текст «Окончание тура в день вылета до 12 часов» в строке «Текст
строки состояния» (контекстное меню поля Дата окончания тура
-Свойства - вкладка Другие — «Текст строки
состояния»). Проверьте в режиме формы, появляется ли в строке состояния
заданный текст при активизации этого поля.
51.      Задайте
всплывающую подсказку «Номер договора не должен повторяться» для
поля Номер договора (Свойства — вкладка Другие
— «Всплывающая подсказка»).
52.      Добавьте
любую картинку в заголовок.
53.      Добавьте
кнопки для перехода к следующей и предыдущей записи, в конец и начало списка.
Сохраните разработанную форму.
54.
Включите в эту форму вычисляемое поле Общая стоимость тура,
которое рассчитывается как произведение значений поля Цена тура и поля Число
туристов. Для этого нужно создать поле с таким названием, используя инструмент , и в его свойствах (Свойства
-вкладка Все - Данные) указать с помощью Построить расчетную
формулу:
=[Цена тура]*[Число туристов]
Создание подчиненных форм
55.      Для БД Туризм
постройте подчиненные формы для таблиц Сотрудники (отношение «один»)
и Договоры (отношение «много»).

Рисунок 5 - Форма
Сотрудники-Договоры
56.      Постройте
подчиненную форму для таблиц Клиенты (отношение «один») и Договоры
(отношение «много»).
Задание 6. Применение
отчетов для наглядного отображения данных
57.      С
помощью Мастера отчетов создайте отчет Ведомость зарплаты на основе
запроса Расчет зарплаты. Включите все поля запроса. Установите
группировку по полю Должность. Подведите итоги по полям Оклад, Надбавка, Налог и На руки. Всем
денежным полям назначьте формат денежный.
58.      Составьте для БД Туризм отчет, в котором указаны
фамилии и сотрудников, а для каждого сотрудника — договоры,
которые он заключил, сведения о клиенте,
стоимости тура. Сохраните отчет с именем
«Отчет по сотрудникам».
59.      Создайте отчет «Общая стоимость договоров по странам», в котором
будут использованы вычисляемые поля. Для этого следует выполнить указанные ниже действия:
P создайте с помощью Мастера
отчет для таблицы Договоры и произведите
группировку по полю Код тура.
P откройте этот отчет в
режиме Конструктора;
P подведите итог по
каждой группе (по каждому туру). Для этого:
ÿ  добавьте
область итогов по группе в отчет Вид — Сортировка/Группировка —
Примечание группы — Да;
ÿ  в
появившейся области «Примечания группы Код тура» инструментом  вставьте новое поле;
ÿ  в
свойствах названия поля укажите подпись «Общая сумма договоров»;
ÿ  в
свойствах поля Все — Данные с помощью Построить сформируйте формулу: =sum([Цена тура]*[Число туристов])
ÿ  на
этой же вкладке установите Формат поля Основной.
60.      Задайте
в макете Цвет текста — яркий.
61.      Просмотрите полученный отчет.
62.      Измените отчет для подсчета общих итогов по всем
сотрудникам.
63.      На основе таблицы Сотрудники создайте отчет с
группировкой по годам рождения сотрудников: каждое десятилетие должно
образовывать группу (1950-1959, 1960-1969 и т.д.).
Для этого
нужно задать группировку по полю Дата рождения и установить свойства: группировка — по годам,
интервал — 10. В разделе Область данных
разместить все поля и вычисляемое поле
Возраст-=Round(((Date()-[ДатаРождения])/365)).
В разделе Заголовок
группы поместить:
Годы
рождения с [МинГр] по [МаксГр],
где «Годы рождения с» и «по» — надписи
[МинГр] и [МаксГр] — вычисляемые поля:
[МинГр]=(Min(DatePart(«уууу»;[ДатаРождения]))/10)*10

DatePart((«уууу»;[ДатаРождения]) — возвращает
год даты,
Min() — возвращает минимальный год
рождения в группе.

Целочисленное деление и
последующее умножение на 10 дает значение года, кратное 10.
[МаксГр] =[МинГР]+9
64.      Создайте почтовые наклейки на основе таблицы Клиенты. Включите в наклейки поля Фамилия и Адрес клиента,
а также произвольный текст и оформление.
Задание 7.
Экспорт и импорт данных
Экспорт данных в Ехсеl
65.      В БД Туризм выделите
таблицу Сотрудники.
66.      Экспортируйте эту таблицу в файл типа Ехсе1. Для этого в
команде Файл →Экспорт в поле
Тип файла выберите из предлагаемого списка «Microsoft Excel».
67.      Запустите Excel и откройте полученный файл. При необходимости поменяйте
шрифт. Обратите внимание на наличие установленного системой примечания в первой
ячейке. Измените подпись рабочего листа на «Адреса».
Импорт данных в Access
68.      Создайте в Excel на основе таблицы Адреса новую таблицу Картотека адресов, исключив
из таблицы Адреса поля Код сотрудника, Должность, Размер оклада, Дата Найма. Сохраните ее в файле с именем Address.
69.      Импортируйте ее (создайте на ее основе новую таблицу) в
БД Туризм:
P откройте БД Туризм;
P Файл →
Внешние данные → Импорт;
P если в файле Excel, который используется для импорта, находится несколько листов с таблицами, то необходимо указать, какую взять за основу для построения таблицы БД;
P далее Мастер импорта
попросит уточнить, считать ли первую
импортированную строку заголовками таблицы (на этом можно остановиться, нажав Готово);
P разрешите Мастеру
импорта самому установить первичный ключ
для импортируемой таблицы;
P присвойте новой таблице
имя «Адреса».
70.      Проверьте наличие новой таблицы на вкладке Таблицы. Откройте
и просмотрите ее.
71.      Закройте БД.
База данных как источник при слиянии документов в MS Word
72.      Для всех клиентов, которые являются групповыми, нужно подготовить и разослать письмо с сообщением о новом
открывающемся туре в экзотическую страну.
73.      Откройте Word. Создайте в окне следующее письмо:

74.      Выделенные и заключенные в кавычки
поля должны соответствовать полям таблицы Клиенты.
75.      Отправьте каждому групповому
клиенту созданное письмо, осуществив слияние документов — текста
письма и атрибутов адресата, взятых из
БД. Для этого в окне Word выполните:
P Сервис — Письма и
рассылки →Мастер слияния;
P далее нужно следовать
указаниям Мастера слияния в нижней части окна;
P Источник данных:
Получить данные — Выбор получателей — выберите БД Туризм — в
нем таблицу Клиенты;
P для выбора из таблицы
только групповых клиентов установите
автофильтр по Признаку группы;
P посредством кнопки Другие
Элементы внесите в письмо на место названий,
заключенных в кавычки, соответствующие
поля из таблицы Клиенты;
P осуществите слияние
данных, используя кнопку Просмотр писем панели инструментов Слияние.
76.      Просмотрите полученные результаты.
Задание 8. Макросы
Создание и
редактирование макросов
В процессе работы нужно будет создать и отредактировать следующие
четыре макроса. Ниже будет подробно изложена методика создания каждого.
«Autoехес» — запуск исходной заставки с
кнопкой для запуска основных объектов БД.
«Завершение» — макрос для выдачи на экран сообщения типа «До свидания!» и выхода из приложения.
«Открыть и расположить» — макрос,
позволяющий одновременно открыть несколько
объектов базы данных и размещающий их на экране в определенном порядке.
«Поиск
продавца» — открывающий форму для таблицы «Продавцы» и выполняющий поиск записи, содержащей определенную фамилию, а также копирующий информацию в Буфер обмена.
77.      Откройте БД Туризм.
78.      Убедитесь, что для всех основных таблиц существуют формы.
При отсутствии какой-либо создайте ее любым способом.
79.      Откройте форму, построенную на основе таблицы Договоры.
80.      Для
создания макроса Завершение:

Рисунок 6 - Аргументы
макрокоманды
P Макросы – Создать
P Макрокоманда -
Сообщение;
P Макрокоманда — Выход —
Сохранить все.
81.      Для создания макроса Открыть и расположить:
P Макросы — Создать;
P расположите окна БД и
макроса без перекрытия командой Окно — Слева направо;
P в окне БД выберите вкладку
Формы. Выделите и перетащите форму в
окно макроса. Разместите в первой ячейке столбца Макрокоманда. В поле
появится макрокоманда Открыть Форму. В столбец Примечание той же
строки введите текст: «Открытие
формы»;
P перейдите во вторую
строку столбца Макрокоманда. С вкладки Таблицы перетащите
таблицы Клиенты и Сотрудники в окно
макроса во вторую и третью ячейки столбца Макрокоманда. Введите,
если нужно, соответствующие примечания;
P в следующей свободной
ячейке столбца Макрокоманда выберите команду Выполнить Команду. В
области Аргументы макрокоманды в поле Команда выберите элемент Рядом
Вертикально. В макрос будет включена операция разделения экрана
в случае открытия нескольких окон.
82.      Запустите
созданный макрос. Закройте все окна, кроме окна БД.
83.      Отредактируйте макрос Открыть и расположить. Для
этого на вкладке Макросы выберите его.
Войдите в Конструктор и щелкните мышью в одном из полей первой строки
(или выделите ее целиком), вызовите контекстное меню — Добавить
строки. В вставленной пустой строке в
поле Макрокоманда поместите команду Свернуть. Сохраните и запустите макрос.
84.      Создайте макрос Открыть форму Договоры. Проверьте
его.
85.      Закройте все окна, кроме окна БД.
Создание
группы макросов
86.      Создайте группу макросов с общим именем Группа. Включите
в эту группу следующие макросы (см. рис.7):

Рисунок 7 - Конструктор
группы макросов
P подача сигнала —
макрокоманда Сигнал;
P открытие таблиц (Открыть
таблицу) Договоры, Клиенты, Страны, Сотрудники;
P размещение открытых
таблиц на экране в виде горизонтальной мозаики (Выполнить команду — Рядом
Вертикально);
закрытие всех таблиц (Закрыть);
P выход из Ассеss (Выход).
87.      Проверьте работу каждого из макросов созданной группы.
Связывание
макроса с событием
88.      Для создания макроса Autoexec:
P создайте макрос Открытие
формы Договоры.
89.      Создайте
новую форму, включив в нее заголовок «Вас приветствует база данных Туризм», какую-либо картинку и кнопку «Открыть форму Договоры».
P назначьте для этой
кнопки макрос «Открыть форму Договоры» (контекстное меню на кнопке — Свойства
— вкладка События — Нажатие кнопки — имя макроса). Закройте
созданную форму и дайте ей название Заставка.
90.      Создайте
новый макрос с именем Аutоехес,
состоящий из следующих макрокоманд:
P ВыполнитьКоманду — Окно
Закрыть;
P Открыть Форму;
P Развернуть.
91.      Выполните макрос Завершение.
92.      Загрузите БД Туризм. Проверьте работу макросов Autoexec и Открыть
форму Договоры.
93.      Закройте БД. Запустите ее вновь с нажатой клавишей SН1FТ. При этом макрос Autoexec не выполняется.

Рисунок 8 - Форма
заставка
94.      Создайте и выполните макрос «Поиск договора». Для этого:
ü
откройте новое окно макроса и перетащите форму Договоры в
первую строку;
ü  во второй строке выберите макрокоманду К элементу Управления. Для аргумента «Имя элемента» установите значение Код клиента. Так задается поле, среди значений которого будет осуществляться поиск;
ü
в следующей строке макроса выберите макрокоманду НайтиЗапись. Для аргумента «Образец поиска» задайте любой код клиента. Остальные аргументы оставьте без
изменения.
ü
сохраните макрос под именем «Поиск договора» и запустите его. В результате
программа откроет форму, выполнит поиск и пометит
найденное значение. Если заданное значение не будет найдено, то
маркированным останется первый элемент (первая запись) формы.
Связывание
макроса с кнопкой
95.      Создайте три макроса для открытия форм Клиенты, Сотрудники,
Страны.
96.      Откройте форму Договоры и создайте в ней несколько
кнопок для открытия всех форм БД. Каждую кнопку
снабдите понятным названием или изображением.
97.      Свяжите каждую кнопку с соответствующим макросом.
98.      Проверьте все кнопки.
99.      Создайте
кнопку на форме Договоры с изображением самолета. Свяжите ее с макросом Завершение. Снабдите
кнопку всплывающей подсказкой
«Завершение работы».
Выполнение
макроса с условиями
Создайте
макрос, который каждый раз после ввода в форму Договоры сведений о новом
групповом договоре должен выводить на экран сообщение о том, что клиент является групповым. Порядок выполнения задания:
100.   Создайте новый макрос и присвойте ему имя Групповой
клиент:
ü
если столбец Условие не отображается на экране, щелкните на кнопке Условие на панели инструментов
или выполните команду Вид →Условие;
ü
в первую ячейку столбца условий введите с помощью команды Построить логическое выражение [Forms]![Договор]![
Число туристов]>1;
ü
в той же строке, но в столбце Макрокоманда выберите макрокоманду Сообщение и задайте значение
«Групповой клиент» для аргумента «Сообщение». Именно эта фраза
отобразится на экране в окне сообщения при
выполнении заданного условия. Для аргумента «Тип» установите значение
«Информационное». При этом в окне сообщения,
кроме текста, появится значок с изображением литеры «i» (стандартный вариант в Windows при выдаче сообщений), в поле
Заголовок введите — «Внимание!»;
ü сохраните созданный
макрос с именем Групповой клиент.
101.   Свяжите
макрос с формой Договоры:
ü откройте форму Договоры
в режиме Конструктора;

Рисунок 9 - ФормаДоговоры
в режиме Конструктора
ü откройте
окно свойств формы, выполнив двойной щелчок в указанной на рисунке области;
ü найдите на вкладке События
поле После обновления и выберите в
списке макрос Групповой клиент;
ü закройте окно свойств формы
и перейдите в режим заполнения;
ü перейдите к новой
записи и заполните ее (в поле Число туристов введите любое число больше
1. СООБЩЕНИЕ ПОЯВИТСЯ ТОЛЬКО ПОСЛЕ ЗАВЕРШЕНИЯ
РАБОТЫ С ЗАПИСЬЮ.
102.   Закройте
форму Договоры.
Комбинации
клавиш для запуска макросов
103.   Назначьте
для открытия таблицы Договоры — СТRL +
нуль, для открытия формы Сотрудники — СТRL+F1.
104.   Сохраните файл.
Создание на основе макросов меню, контекстных
меню и панелей инструментов
На основе группы
макросов Группа создайте меню, панель инструментов и контекстное меню.
Свяжите появление меню (контекстного меню или панели
инструментов) с активизацией формы Договоры («Строка меню» («Панель инструментов»,
«Контекстные меню» в Свойствах) — Группа).

Рисунок 10 - Свойства
формы Договоры
105.   Откройте форму Договоры и проверьте все кнопки из
группы макросов.
106.   Отправьте работу
преподавателю на электронную почту – MarinaNazina@mail.ru, ответьте на
контрольные вопросы.

Контрольные
вопросы и задания
1.
Дайте
понятие запроса.
2.
Для
чего предназначены запросы?
3.
Какие
виды запросов вы знаете?
4.
Дайте
определение запроса на выборку.
5.
Какими
способами можно создавать запросы?
6.
Для
чего используют запрос с параметром?
7.
Какое
средство используется для выполнения вычислений в запросах?
8.
Что
означает запись в условии запроса «>=50»?
9.
Что
означает запись в условии запроса «Like [Введите дату]»?
10.
Можно
ли создавать запросы на основе нескольких таблиц?
11.
Каким
образом отменяется вывод на экран какого-либо поля запроса?
12.
Какие
виды сортировки записей предусмотрены в запросе?
13.
Для
чего предназначены формы?
14.
Почему
форма является незаменимым средством в БД?
15.
Назовите
способы создания форм?
16.
На
основе чего можно создавать формы?
17.
В
каком режиме редактируется структура формы?
18.
Как
создать кнопку на форме?
19.
Как
можно разместить несколько таблиц и запросов на одной форме?
20.
Как
создать главную кнопочную форму?
21.
На
какой вкладке располагаются элементы управления для форм?
22.
Назовите
основное отличие кнопочной формы от прочих форм?
23.
Для
чего предназначены отчеты?
24.
Назовите
структурные элементы отчета.
25.
Какие
объекты базы данных могут служить основанием для отчета?
26.
Какие
способы создания отчетов вы знаете?
27.
Назовите
самый простой способ создания отчета.
28.
Как
в отчетах можно посчитать итоговые значения?
29.
Какие
итоговые значения можно посчитать в отчетах?
30.
Можно
ли изменить отчет, если он создан в режиме Мастера отчетов?
31.
Как
в Access напечатать почтовые наклейки?
32.
В
каком режиме можно вносить изменения в конструкцию отчета?
33.
Что
называется базой данных (БД)?
34.
Какие
объекты базы данных Microsoft Access вы знаете?
35.
Какие
существуют типы связей между таблицами?
36.
Как
установить связи между таблицами?
37.
Как
называется структура, отображающая связи между таблицами?
38.
Какие
виды запросов вы знаете?
39.
Для
чего используют запрос с параметром?
40.
Какие
объекты служат основой для создания запросов?
41.
На
основе чего создаются формы?
42.
Как
добавить на форму какой-либо элемент управления?
43.
Какой
режим предназначен для редактирования структуры объектов Access?
44.
Почему
форма является незаменимым средством в БД?
45.
Как
создать кнопку на форме?
46.
Какие
объекты базы данных могут служить основанием для отчета?
47.
Для
чего предназначены отчеты?
48.
Назовите
основные способы создания объектов Access.

file_name: 23. Практическая работа по MS Access «Туризм».doc

alt: Практическая работа №1 Тема:

alt: Создавать отчеты в базе данных

alt: Создайте в режиме Конструктора таблицу

alt: Договоры . Для этого указатель мыши следует установить на поле

alt: P перетянуть каждое поле из окна

alt: Включите в эту форму вычисляемое поле

alt: Общая сумма до говоров»; ÿ в свойствах поля

alt: P если в файле Excel , который используется для импорта, нахо дится несколько листов с таблицами, то необходимо указать, какую взять за основу для построения…

alt: P включена операция разделения экрана в слу чае открытия нескольких окон

alt: Создайте новый макрос с именем

alt: Проверьте все кнопки. 2.

alt: Закройте форму Договоры. Комбинации клавиш для запуска макросов 2

alt: На основе чего можно создавать формы? 2


extracted_text:
Критерии оценивания выполнения практических заданий

Оценка 5 – «отлично» выставляется, если студент демонстрирует
знания теоретического и практического материала
по теме практической работы, определяет взаимосвязи между
показателями задачи, дает правильный алгоритм
решения, самостоятельно делает необходимые выводы и обобщения
по результатам расчетов,
дает четкие ответы на
вопросы.

Оценка 4 – «хорошо» ставится,
если студент демонстрирует знания теоретического и практического материала
по теме практической работы, допуская незначительные неточности в
алгоритме при решении заданий, дает
не совсем полный ответ на
вопросы.

Оценка 3 – «удовлетворительно» ставится,
если студент затрудняется с правильной оценкой
предложенной задачи, дает неполный ответ, требующий наводящих вопросов преподавателя, выбор
алгоритма решения задания возможен при наводящих вопросах преподавателя.

Оценка 2 – «неудовлетворительно» ставится, если студент дает
неверную оценку ситуации, неправильно
выбирает алгоритм действий, не дает правильный
ответ на контрольные вопросы.