extracted_text:
Лекция
16
Информационные технологии управления
Оглавление
1.  Информатизация
общества, понятие информации.
2.  Информационная
технология управления (ИТУ)
2.1.  Свойства
и  структура ИТУ
2.2.  Классификация
ИТУ

2.2.1.
Информационные технологии
2.2.2.
Информационно-управляющая система
2.2.3.
Управляющая технологии
3.  Иммитационное
моделирование

4.  Автоматизация
офиса

4.1.  Электронный
офис

4.2.  Виртуальный
офис

5.  Документооборот
5.1.  Понятие
документа и документооборота.
5.2.  Критерии
оценки эффективности документооборота.
5.3.  Способы
реализации электронного документооборота.
5.4.  Жизненный
цикл документа.

5.5.  Технологии
электронного документооборота
5.6.  Примеры
электронного документооборота
5.7.  Автоматизация
деловых процессов
5.7.1.
Автоматизированное рабочее место специалиста
5.7.2.
Автоматизированное рабочее место руководителя
5.7.3.
Автоматизированное рабочее место конструктора
5.7.4.Автоматизированное рабочее
место специалиста-разработчика технической документации
5.7.5. Автоматизированное рабочее
место технолога

5.7.  6.Автоматизированное рабочее
место экономиста 5.7.7. Автоматизированное рабочее место
бухгалтера

5.8.  Интегрированные
пакеты программных продуктов
5.8.1. Microsoft Office
6.  Экспертная
система

6.1.  Основные
задачи экспертных систем 6.2. Построение экспертных систем 6.3.
Базы знаний.

1. Информатизация общества, понятие
информации.

Измерение
производительности – это способ оценки возможностей страны обеспечить
повышение жизненного уровня. Обратная связь позволяет оценивать эффективность
производственного процесса (выход производственной системы), степень
удовлетворения покупательского спроса.
Рост
производительности подразумевает совершенствование производственного
процесса, которое предполагает нахождение наиболее результативного варианта
соотношения количества затраченных ресурсов (входа производственной системы) и
количества полученных товаров и услуг (выхода системы).
Снижение
потока ресурсов на входе системы, в то время как ее выход (выпуск товаров и
услуг) остается постоянным, или увеличение потока продукции на выходе системы,
когда ее вход постоянен, характеризуют рост производительности. С экономической
точки зрения вход производственной системы - это факторы производства (земля,
труд, капитал и менеджмент), которые комбинируются в ходе производственного
процесса.

Росту
производительности способствует развитие системы здравоохранения,
образования, улучшение рациона питания, сокращение рабочей недели и т. п.
Выделяют три ключевых параметра, определяющих уровень производительности
труда:
§  уровень базового
образования;
§  продолжительность
жизни;
§
уровень социального обеспечения (в том числе транспортных и медицинских
услуг).
Фредерик
Тейлор - основатель научного менеджмента (1881 г.). Он полагал, что
менеджмент как форма организации управления производством должен быть более
результативным и активным в совершенствовании методов работы. Тейлор и его
коллеги были первыми, кто систематически стремился к поиску оптимальных путей
производства. Ему же принадлежит идеи отбора персонала, планирования
составления расписаний, использования человеческого фактора в производстве
Тейлор
установил различия между менеджментом (осуществляющим планирование,
организацию, управление персоналом, руководство и контроль) и трудом.
Он полагал, что менеджмент
должен гарантировать большие возможности для:
§  содействия работникам
в выборе работы, повышающей уровень их способностей; § обеспечения
правильного обучения;
§
обеспечения работников необходимыми методами работы и
инструментами; § создания
стимулов для совершения работы.
Особенно важное воздействие на развитие
менеджмента оказали  информационные технологии управления.
Информационные технологии
управления - процессы систематизации данных и переработки информации.
Информационные технологии получили
развитие еще в ХIX веке. Чарльз Бэбидж в 1832 г. был первым, кто
спроектировал прототип компьютера, Ада дочь поэта Байрона - впервые
разработала подход к программированию его работы. Веком позже, в конце 30-х
начале 40-х появились первые серьезные примеры реализации прототипов в первых
цифровых компьютерах (ABC-компьютер – 1937-1938, Марк-1 и UNIVAC – 1947).
Появление в
80-е, персонального компьютера произвело информационную революцию. За дисплей
ЭВМ сел непрограммист.
Информация
стала ресурсом наравне с материалами, энергией и капиталом. Появилась новая
экономическая категория – национальные информационные ресурсы. Число занятых в
сфере обработки информации - 60-90% экономически активного населения
индустриально развитых стран. Внедряются дистанционное обучение,
автоматизированные офисы, всемирные каталоги изделий. Проектируются
геоинформационные системы по управлению природными богатствами, экологией,
информационной политикой правительств. Страны становятся зависимыми от
источников информации, от уровня развития и эффективности использования средств
передачи и переработки информации. Происходит информатизация общества.

ИНФОРМАТИЗАЦИЯ ОБЩЕСТВА
— совокупность взаимосвязанных политических, социальноэкономических, научных
факторов, которые обеспечивают свободный доступ каждому члену общества к любым
источникам информации (кроме составляющих государственную и коммерческую тайну).

Информатизация означает широкое
использование информационных технологий во всех сферах деятельности. Появилась
индустрия информационных услуг.
Термин «ИНФОРМАЦИЯ»
— один из самых популярных в нашем лексиконе. В него вкладывается широкий смысл
и, как правило, его объяснение дается на интуитивном уровне. Информация
передается по телефону, телеграфу, радио, телевидению. Она хранится в
библиотеках, архивах, базах данных. Информация — это и показатели измерительных
приборов, и вкус пищи, и запахи, и вид звездного неба и т. д.
В общем,

ИНФОРМАЦИЯ
- это новые сведения, которые могут быть использованы человеком для
совершенствования его деятельности и пополнения знаний.

Исследованием
методов передачи, хранения и приема информации занимается теория информации,
инструментами которой служат теория случайных процессов, теория кодирования,
математическая статистика, теория вероятностей. Внимание к проблеме передачи и
количественной оценки информации было привлечено фундаментальными работами Н.
Винера и К. Шеннона (США), положившими начало теории информации.
Значительный вклад в теорию информации внесли отечественные ученые А.Н.
Колмогоров, А.А. Харкевич, В.А. Котельников, работы которых хорошо известны
специалистам во всем мире.
Самым
простейшим случаем является выбор альтернативы из двух событий. Поэтому за
единицу информации целесообразно принять количество информации, заключенное в
выборе одного из двух равновероятных событий. Эта единица называется двоичной
единицей, или битом (binary digit, bit).

ТЕХНОЛОГИЯ
— это правила действия с использованием каких-либо средств, которые являются
общими для целой совокупности задач или заданных ситуаций.

Если реализация технологии направлена
на выработку управляющего воздействия, то это технология управления.

ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ
— это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических
средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение,
обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости
процессов использования информационных ресурсов, повышения их, надежности и
оперативности.

Для
информатизации общества и бизнеса необходимы ((широкий спектр
программно-аппаратных средств, в том числе вычислительной техники и средств
связи)):
§  технические средства,
обеспечивающие  прием и передачу трех основных видов информации (речь, печатный
текст, графика) в статике и динамике с максимальным использованием трех чувств
восприятия человека (слух, осязание, зрение).
§  устройства,
обеспечивающие согласование разнообразных человеко-машинных входных и выходных
потоков информации (дисплеи, клавиатуры, «мыши», джойстики и иные манипуляторы
и многое другое, включая электронные планшеты и табло).
§  технические средства
связи обеспечивают передачу информации во внешней деловой среде. При этом в
системе связи используются не только «чистые» устройства связи, но и
информационнокоммуникационные компьютеры. На деловом предприятии в зависимости
от масштаба и особенностей предпринимательства может использоваться от одного
до нескольких тысяч компьютеров для хранения и обработки информации.

В
традиционном понимании ПЛАТФОРМА — это комплекс
аппаратных и программных средств, на котором функционирует программное
обеспечение пользователя ЭВМ.

Основа аппаратной
платформы (hardware-платформы) — процессор. Тип процессора определяет
архитектуру аппаратных средств - аппаратную платформу, т. е. тип и
характеристики компьютера.
Существует
несколько направлений развития аппаратных платформ для персональных
компьютеров, рабочих станций; миникомпьютеров, больших компьютеров и
суперкомпьютеров. В мире персональных компьютеров, занимающих в настоящее время
лидирующие позиции в обеспечении информационных технологии управления, наиболее
широко распространены IBM-совместимые персональные компьютеры с процессорами
Intel (семейство процессоров х86). Кроме того, в борьбу за лидерство в
производстве нового поколения процессоров х86 включились компании, ранее
занимавшиеся изготовлением Intel-совместимых процессоров. Это компании
Advanced Micro Devices (AMD), Cyrix Corp. Еще одним ярким представителем фирмы
Apple.
Понятия программная
платформа (software-платформа), или «программное обеспечение» вошли в
жизнь с развитием компьютерной индустрии. Без программного обеспечения
компьютер — всего лишь электронное устройство, которое не управляется и потому
не может приносить пользы. В зависимости от функций, выполняемых программным
обеспечением, его можно разделить на две большие группы: системное и прикладное
программное обеспечение.
Системное программное обеспечение – это
«программная оболочка» аппаратных средств, предназначенная для отделения
остальных программ от непосредственного взаимодействия с оборудованием и
организации процесса обработки информации в компьютере. Прикладное программное
обеспечение предназначено для решения определенных задач пользователя. К
системному программному обеспечению относятся такие типы программ, как
операционные системы, различные сервисные средства, функционально дополняющие
возможности операционных систем, инструментальные средства (системы управления
базами данных, программирования, оболочки экспертных систем).

ПРОГРАММНЫЙ
ПРОДУКТ (изделие) — это совокупности отдельных программных
средств, их документации, гарантий качества, рекламных материалов, мер по
обучению пользователей, распространению и сопровождению готового программного
обеспечения.

Приобретение
программного продукта — это покупка лицензии (права) на его использование.
Условия использования любого программного продукта описаны в лицензионном
соглашении, которое представляет собой договор между производителем
программного продукта и пользователем программного обеспечения. Для разных пользователей
(индивидуальных покупателей, организаций разного масштаба, учебных заведений и
правительственных учреждений) могут быть установлены различные условия
приобретения программного обеспечения.

Программные средства обеспечивают
обработку данных и состоят из общего и прикладного программного
обеспечения и программных документов, необходимых для эксплуатации этих
программ. К ОБЩЕМУ
ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ относят операционные системы, системы
программирования и программы технического обслуживания, которые предоставляют
сервис для эксплуатации компьютера, выявления ошибок при сбоях, восстановления
испорченных программ и данных. ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ определяет
разнообразие информационных технологий и состоит из отдельных прикладных программ
или пакетов, называемых приложениями. Ряд приложений могут применять все
пользователи, а применение некоторых приложений требует определенного уровня
квалификации проектировщика.

ИНТЕРФЕЙС – это
технология общения с компьютером и взаимодействия частей компьютера.

Иными
словами, это сопряжение частей средств информатики [информации (данных),
программ, аппаратуры], в котором все информационные, логические, физические и
электрические параметры отвечают установленным стандартам. И именно через
стандартизацию интерфейсов обеспечивается совместимость специалиста-функционера
с компьютером, т. е. через стандарты интерфейса специалистфункционер может
выполнять с помощью компьютера определенные действия определенную технологию)
по превращению данных в информацию. Таким образом, информационно-командная
среда представляет собой совокупность программного и информационного
обеспечения и определенного стандарта интерфейса.

ИНФОРМАЦИОННОЙ (КОМПЬЮТЕРНОЙ) СЕТЬЮ называется группа компьютеров,
соединенных между собой с помощью специальной аппаратуры, обеспечивающей обмен
данными.

Компьютеры,
расположенные в пределах одного или нескольких рядом стоящих зданий и
объединенные с помощью высокоскоростного сетевого оборудования, называют
локальной сетью. Для подключения компьютера к локальной сети необходимо
устройство, называемое сетевым адаптером. Современные сетевые адаптеры
обеспечивают передачу информации со скоростью 10-100 Мбит (миллионов бит) в
секунду. При объединении компьютеров, расположенных на более значительном
расстоянии друг от друга (в разных городах, странах), говорят о глобальной
сети. Основным (наиболее массовым в настоящее время, но далеко не единственным)
каналом передачи данных в этом случае является телефонный канал. Устройство,
необходимое для подключения компьютера к телефонной линии, называется модемом.
Скорость передачи данных здесь меньше, чем в локальных сетях и находится в
существенной зависимости от качества канала связи и типа модема. Сейчас
абсолютное большинство локальных сетей подключены к мировой глобальной сети
Internet.
Существует
несколько способов объединения компьютеров в локальную сеть. Наиболее широко
используются топологии «звезда», «общая шина», «кольцо».
Топология «звезда» предполагает, что каждый компьютер подключен с помощью
отдельного кабеля к объединяющему устройству. Топология «общая шина»
предполагает использование одного кабеля, к которому подключены все компьютеры
сети. В топологии «кольцо» данные передаются от одного компьютера к другому как
бы по эстафете. Несколько локальных сетей, выполненных с помощью различных
топологий, можно объединить в единую сеть.
Передача
данных по сети регламентируется определенными правилами. Набор правил
взаимодействия между компьютерами сети называют протоколами
передачи данных, или сетевыми протоколами.
Протоколы
определяют формат, способ синхронизации, порядок следования, методы обработки
ошибок при передаче данных. Передача данных между компьютерами требует
выполнения многих шагов. Например, для передачи файла с одного компьютера на
другой файл должен быть разбит на части, эти части должны быть определенным
образом сгруппированы.
Таким
образом, компьютер, принимающий файл, должен получить дополнительную информацию
о том, каким образом связаны между собой образованные группы, а также
информацию о способе синхронизации, информацию, позволяющую корректировать
ошибки, связанные с передачей данных, и т. д. Учитывая сложность осуществления
коммуникаций между компьютерами, этот процесс обычно разбивается на шаги.
Каждый такой шаг выполняется в соответствии со своими правилами, т. е. в
соответствии со своим протоколом. Работая в локальной сети, пользователи могут
посылать друг другу текстовые сообщения, получать доступ к файлам, находящимся
на локальных дисках других компьютеров сети, использовать другие устройства
(ресурсы) сети. Примером может служить использование принтера, подключенного к
другому компьютеру сети.
Понятие ГЛОБАЛЬНАЯ
СЕТЬ в настоящее время является синонимом понятия Internet. Сеть
Internet - это множество серверов и локальных сетей, созданных на базе
компьютеров различной мощности, от небольших с операционными системами UNIX и
Windows, мини-ЭВМ и крупных компьютеров. Эти компьютеры служат хранилищами
данных и принадлежат различным организациям, коммерческим и некоммерческим,
университетам, исследовательским институтам, национальным библиотекам,
отдельным лицам и т.д.
Серверы
объединяются между собой различными линиями связи: спутниковыми,
волоконнооптическими, а также телефонными. Серверы глобальной сети могут быть
включены в состав локальных сетей.

В настоящее
время сеть Internet обеспечивает пользователей, такими видами сервиса, как
электронная почта, передача файлов, просмотр и получение информации,
организованной в виде гипертекстовых файлов (сервис Word Wide Web), электронные
конференции, Telnet. Рассмотрим эти виды сервиса более подробно. Электронная
почта
Этот сервис
был реализован первым. Но и в настоящее время к его услугам прибегают
практически все пользователи глобальной сети. Электронная почта представляет
собой наиболее удобный и быстрый способ доставки сообщении в любую точку
планеты. Для того чтобы послать электронное письмо, вы должны знать электронный
адрес своего корреспондента. Помимо текстового сообщения вы можете передать
через электронную почту произвольный файл. В сети Internet существуют так
называемые серверы рассылки, способные по предварительной заявке автоматически
рассылать сообщения. С помощью такого сервера вы можете подписаться, например,
на электронный вариант газеты или получать любую другую периодически
обновляемую информацию в виде писем.
Передача
файлов
Для передачи
файлов используется протокол FTP (File Transfer Protocol), позволяющий
переписывать файлы с дисков удаленного сервера на локальный диск вашего
компьютера. Разработаны удобные программы, напоминающие широко известную
оболочку Norton Commander, упрощающие процесс передачи файлов. Кроме того, для
получения файлов из серверов FTP вы можете использовать программынавигаторы,
предназначенные для работы с серверами WWW. Серверы WWW
Электронная
почта и передача файлов - это то, с чего начиналось становление глобальных
сетей. В последнее время во всем мире наблюдается лавинообразный рост числа
серверов WWW (World Wide Web), которые могут быть использованы для
представления мультимедийной информации, имеющей отношение к самым разным
сферам человеческой деятельности. Серверы WWW хранят информацию в виде
гипертекстовых файлов, подготовленных специальным образом. Эти файлы ссылаются
на другие такие же файлы, на файлы, содержащие изображение, звук и т. п.
Примечательно то, что ссылки могут указывать на файлы, расположенные не только
на том же самом сервере WWW, но и на любом другом сервере, подключенном к сети
Internet.
Электронные
конференции
В глобальной
сети имеются серверы электронных конференций, которые хранят статьи (в виде
текстовых документов), объединенные в группы. Имея доступ к такому серверу,
пользователи сети могут посылать в выбранные ими группы свои статьи, а также
просматривать и получать статьи, записанные туда другими пользователями.
Группы
создаются по интересам, причем существует большое число таких групп и
появляются все новые и новые. Посылая статьи в конференцию, вы можете
участвовать в обсуждении любой проблемы, имеющей отношение к теме конференции.
Большинство конференций доступны во всей сети Internet (глобальные
конференции). Существуют и локальные конференции, доступные ограниченному кругу
пользователей сети Internet. Существует возможность подписки на интересующие
вас конференции. При этом вы будете получать новые статьи из выбранной вами
конференции.

2. Информационная технология управления (ИТУ)
2.1. Свойства и
структура ИТУ

Предметом
изучения данной дисциплины являются, автоматизированные информационные
технологии управления (в дальнейшем информационные технологии управления
или ИТУ). В ИТУ поступает информация, которая перерабатывается, и
полученные результаты также представляются в виде информации.
При создании единой системы обработки
информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя
для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности
состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых
знаний. Преодоление Организованной сложности (присущей любой системе) состоит в
упрощении, оптимизации и многоуровневом и многоаспектном моделировании. При
этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый
специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер — одну, технолог
- другую и т. п.).

Под
ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИЕЙ
УПРАВЛЕНИЯ (ИТУ) понимается система методов и способов сбора,
накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на
основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной
техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация
предоставляется пользователям.

ИТУ играют важную стратегическую
роль, поскольку:
§  позволяют
активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, что
экономит другие виды ресурсов;
§  реализуют наиболее
важные, интеллектуальные функции социальных и экономических процессов;
§  позволяют
оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы в
период становления информационного общества;
§  обеспечивают
информационное взаимодействие людей, что способствует распространению массовой
информации. ИТ снимают многие социальные, бытовые и производственные проблемы,
расширяют внутренние и международные экономические и культурные связи, влияют
на миграцию населения по планете;
§  занимают центральное
место в процессе интеллектуализации общества, развитии системы образования,
культуры и новых (экранных) форм искусства, популяризации шедевров мировой
культуры и истории развития человечества;
§  играют ключевую роль
в процессах получения, накопления, распространения новых знаний;
§
позволяют реализовать методы информационного моделирования
глобальных процессов, что обеспечивает возможность прогнозирования многих
природных ситуаций в регионах повышенной социальной и политической
напряженности, экологических катастроф, крупных технологических аварий.
Все это ведет к  экономии затрат
труда, времени и других материальных ресурсов.
Структура конкретной ИТУ для
своей реализации предполагает наличие трех компонент:
§  комплекса технических
средств, состоящего из средств вычислительной, коммуникационной и
организационной техники;
§  системы программных
средств, состоящей из системного (общего) и прикладного программного
обеспечения;
§  системы
организационно-методического обеспечения, включающей инструктивные и нормативнометодические
материалы по организации работы управленческого и технического персонала в
рамках конкретной АИТУ обеспечения управленческой деятельности.

НОВАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ
– это технологии, которая основывается на применении компьютеров, активном
участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в
информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского
интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного
направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к
удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

2.2.
Классификация ИТУ

КЛАССИФИКАЦИЯ
АИТУ (автоматизированные
информационные технологии) По степени охвата задач управления: § электронная обработка данных;
§  автоматизация функций
управления;
§  поддержка принятия
решений; §          электронный
офис;
§  экспертная поддержка.
По классу реализуемых технологических операций:
§  системы с текстовым
редактором;
§  системы с табличным
процессором;
§  системы управления
базами данных; §           системы
с графическими объектами; §       мультимедийные системы; §           гипертекстовые
системы. По типу пользовательского интерфейса:
§  пакетные
(централизованная обработка);
§  диалоговые;
§  сетевые
(многопользовательские). По способу построения сети:
§  локальные; §        многоуровневые;
§   распределенные.
По обслуживаемым предметным областям:
§  технологии
бухгалтерского учета;
§  технологии банковской
деятельности; §         технологии
налоговой деятельности; §      технологии страховой деятельности
и т. д.
По
распределению информационных и управляющих функции между оператором и ЭВМ,
между ЭВМ и средствами контроля и управления всей технологии:
§  информационные
технологии;
§  информационно-управляющая
система;
§  управляющие
технологии;
ПОДРОБНЕЕ
2.2.1. Информационные технологии
Информационные
технологии, обеспечивающие сбор и выдачу в удобном для обозрения виде
измерительную информацию о ходе технологического или производственного
процесса, в результате соответствующих расчетов определяют, какие управляющие
воздействия следует произвести, чтобы управляемый процесс протекал наилучшим
образом.
Выработанная
управляющая информация служит рекомендацией оператору, причем основная роль
принадлежит человеку, а машина играет вспомогательную роль, выдавая для него
необходимую информацию.
Информационные технологии должны, с одной стороны, представлять отчеты о
нормальном ходе производственного процесса и, с другой – информацию о
ситуациях, вызванных любыми отклонениями от нормального процесса.  Различают
два вида информационных технологии.
§  информационно-справочные
(пассивные), которые поставляют информацию оператору после его связи с системой
по соответствующему запросу. На основе информации, переработанной ЭВМ и
представленной в удобной для восприятия форме, оператор принимает решения
относительно способа управления объектом. Общение между оператором и ЭВМ
Ведется в режиме«запросответ».
((В данном случае ЭВМ необходима
только для сбора и обработки информации об управляемом объекте. ЭВМ
предоставляет широкие возможности для математической обработки данных (сравнение
текущих значений параметров с их максимально и минимально допустимыми
значениями, прогнозирование характера изменения контролируемых параметров). В
математическое обеспечение ЭВМ входят библиотека рабочих программ, каждая из
которых выполняет одну или несколько функций централизованного контроля, и
программа-диспетчер, выбирающая для выполнения ту или иную рабочую программу.
))
§  информационно-советующие
(активные), которые сами выдают абоненту предназначенную для него информацию
периодически или через определенные промежутки времени.
Эти технологии применяют в тех случаях, когда требуется
осторожный подход к решениям, выработанным формальными методами. Это связано с
неопределенностью в математическом описании управляемого процесса:
математическая модель недостаточно полно описывает технологический
(производственный) процесс, так как учитывает лишь часть управляющих и
управляемых параметров; математическая модель адекватна управляемому процессу
лишь в узком интервале технологических параметров; критерии управления носят
качественный характер и существенно изменяются в зависимости от большого числа
внешних факторов. Неопределенность описания может быть связана с недостаточной
изученностью технологического процесса, и реализация адекватной модели
потребует применения дорогостоящей, ЭВМ. При большом разнообразии и объеме
дополнительных данных, общение оператора с ЭВМ строится в виде диалога. 2.2.2.
Информационно-управляющая система
Промежуточным классом между
информационной и управляющей технологиями можно считать информационно-управляющую
система, которая предоставляет оператору достоверную информацию о
прошлом, настоящем и будущем состоянии производственной системы. Следовательно,
кроме программ сбора и обработки производственной информации необходима
реализация ряда дополнительных программ статистики, прогнозирования,
моделирования, планирования и др.  2.2.3. Управляющая технологии
УПРАВЛЯЮЩАЯ ТЕХНОЛОГИЯ осуществляет
функции управления по определенным программам, заранее предусматривающим
действия, которые должны быть предприняты в той или иной производственной
ситуации. За человеком остается общий контроль или вмешательство в тех случаях,
когда возникают непредвиденные алгоритмами управления обстоятельства.
В сфере
промышленного производства с позиций управления можно выделить следующие основные
классы структур ИТ:
§  децентрализованная -
совокупность нескольких независимых систем со своей информационной и алгоритмической
базой для выработки управляющего воздействия на каждый конкретный объект
управления, о котором и собирается необходимая информация.
Эффективна при автоматизации
технологически независимых объектов управления по материальным, энергетическим,
информационным и другим ресурсам.
§  Централизованная
осуществляет реализацию всех процессов управления объектами в едином органе
управления, который осуществляет сбор и обработку информации об управляемых
объектах и на основе их анализа в соответствии с критериями системы
вырабатывает управляющие сигналы,
§
Централизованная рассредоточенная, алгоритм управления в данном
случае состоит из совокупности взаимосвязанных алгоритмов управления объектами,
которые реализуются совокупностью взаимосвязанных, органов управления. Для
реализации функции управления каждый локальный орган по мере необходимости
вступает в процесс информационного взаимодействия с другими органами
управления.
С ростом
числа задач управления в сложных системах значительно увеличивается объем
переработанной информации и повышается сложность алгоритмов управления. В
результате осуществлять управление централизованно невозможно, так как имеет
место несоответствие между сложностью управляемого объекта и способностью
любого управляющего органа получать и перерабатывать информацию. Кроме того, в
таких ИТУ можно выделить следующие группы задач, каждая из которых
характеризуется соответствующими требованиями по времени реакции на события,
происходящие в управляемом процессе:
§  задачи сбора данных с
объекта управления (время реакции – секунды, доли секунды);
§  задачи экстремального
управления, связанные с расчетами желаемых параметров управляемого процесса
(время реакции - секунды, минуты);
§  задачи оптимизации и
адаптивного управления процессами (Время реакции - несколько секунд);
§  информационные
задачи, задачи диспетчеризации и координации в масштабах цеха или предприятия,
задачи планирования и др. (Время реакций - часы).
Очевидно, что иерархия задач управления приводит к
необходимости создания ИЕРАРХИЧЕСКОЙ системы средств
управления.
§
Иерархическая – для решения различных задач управления создается
местный орган управления; для согласования принимаемых этими органами решений
над ними создается новый управляющий орган. Кроме того, многие производственные
структуры имеют собственную иерархию.(( Чаще всего иерархическая структура
объекта управления не совпадает с иерархией системы управления. Следовательно,
по мере усложнения систем )) выстраивается иерархическая пирамида управления.
В многоуровневой иерархической системе
управления (например, гибкой производственной системой) выделяют обычно три
уровня:
1. уровень управления работой оборудования
и технологическими процессами,  Функции:
§  сбор и обработка
информации и непосредственное управление работой оборудования и
технологическими, процессами с учетом команд, поступающих с вышестоящего
уровня;
§  фиксация времени
простоя оборудования с учетом причин простоя;
§  контроль за
состоянием инструмента и учет его использования;
§  учет числа
обработанных деталей;
§  передача информации
на уровень оперативного управления.  2.
уровень оперативного управления ходом производственного процесса и
Функции:
§  анализ наличия
ресурсов для выполнения сформированных задании;
§  оперативная
корректировка режимов отдельных технологических процессов и выдача заданий по
коррекции технических устройств низшего уровня; контроль качества изделий;
§  прием и
систематизация информации с управляющих устройств низшего уровня; §           координация
работы всех элементов системы в соответствии с полученным заданием;  §           передача
информации на верхний уровень управления.
3. уровень планирования работ.
Функции:
§  решение комплекса
задач, связанных с управлением и контролем за работой уровня оперативного
управления;
§  управление
библиотекой управляющих программ для оборудования и технологических процессов;
§  сбор, обработка и
выдача информации о ходе производственного процесса в системе.
2.2.3.1. Автоматизированные системы
Комплексная автоматизация охватывает
проектирование и производство изделий и обеспечивается совокупностью
автоматизированных систем.
В эту совокупность входят
§  системы
автоматизированного проектирования (САПР),
§  автоматизированные
системы научных исследований (АСНИ),
§  автоматизированные
системы технологической подготовки производства (АСУПП),
§  автоматизированные
системы управления технологическими процессами (АСУТП),
§  автоматизированные
системы управления производством (АСУП),
§  автоматизированные
информационные технологии управления гибкой производственной системой (АИТУ
ГПС).

Что
такое САПР?
Системы автоматизированного
проектирования (САПР) предназначены для выполнения проектных работ с
применением математических методов и компьютерной техники.
Системы САПР широко используются в
архитектуре, электронике, энергетике, механике и др. В процессе
автоматизированного проектирования в качестве входной информации используются
технические знания специалистов, которые вводят проектные требования, уточняют
результаты, проверяют полученную конструкцию, изменяют ее и т.д.
Кроме того, в
САПР накапливается информация, поступающая из библиотек стандартов (данные о
типовых элементах конструкций, их размерах, стоимости и др.). В процессе
проектирования разработчик вызывает определенные программы и выполняет их. Из
САПР информация выдается в виде готовых комплектов законченной технической и
проектной документации.

Что
такое АСНИ?
Автоматизированные
системы научных исследований (АСНИ) предназначены для автоматизации научных
экспериментов, а также для осуществления моделирования исследуемых объектов,
явлений и процессов, изучение которых традиционными средствами затруднено или
невозможно.
В настоящее
время научные исследования во многих областях знаний проводят большие
коллективы ученых, инженеров и конструкторов с помощью весьма сложного и
дорогого оборудования.
Большие
затраты ресурсов для проведения исследований обусловили необходимость повышения
эффективности всей работы.
Эффективность
научных исследований в значительной степени связана с уровнем использования
компьютерной техники.
Компьютеры в АСНИ используются в информационно-поисковых и
экспертных системах, а также решают следующие задачи:  управление
экспериментом; подготовка отчетов и документации; поддержание базы
экспериментальных данных и др.
В результате применения АСНИ
возникают следующие положительные моменты:
в
несколько раз сокращается время проведения исследования; увеличивается точность
и достоверность результатов; усиливается контроль за ходом эксперимента;
сокращается количество участников эксперимента;           повышается качество и
информативность эксперимента за счет увеличения числа контро-
лируемых параметров и более тщательной
обработки данных;         результаты экспериментов
выводятся оперативно в наиболее удобной форме — графиче-
ской
или символьной (например, значения функции многих переменных выводятся
средствами машинной графики в виде так называемых «горных массивов»). На
экране одного графического монитора возможно формирование целой системы
приборных шкал (вольтметров, амперметров и др.), регистрирующих параметры
экспериментального объекта.

Какая взаимосвязь между АСНИ и САПР?
Каждая из систем АСНИ и САПР, конечно, имеет свою специфику и
отличается поставленными целями и методами их достижения. Однако очень часто
между обоими типами систем обнаруживается тесная связь, и их роднит не только
то, что они реализуются на базе компьютерной техники.
Например, в процессе проектирования может потребоваться
выполнение того или иного исследования, и, наоборот, в ходе научного
исследования может возникнуть потребность и в конструировании нового прибора и
в проектировании научного эксперимента.
Такая взаимосвязь приводит к тому, что на самом деле «чистых»
АСНИ и САПР не бывает: в каждой из них можно найти общие элементы. С повышением
их интеллектуальности они сближаются. В конечном счете и те и другие должны
представлять собой экспертную систему, ориентированную на решение задач
конкретной области.

2.2.3.2. Автоматизированные системы в бизнесе
В условиях
рыночных отношении растущий спрос на информацию и информационные услуги привел
к тому, что современная технология обработки информации ориентирована на
применение широкого спектра технических средств, прежде всего, ЭВМ  и средств
коммуникации. На их основе создаются вычислительные системы и сети различных
конфигураций с целью не только накопления, хранения, переработки информации, но
и максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста
или руководителя, принимающего решения.
Развитие рыночных отношений привело к
появлению новых видов предпринимательской деятельности и, прежде всего, к
созданию фирм, занятых информационным бизнесом, разработкой информационных
технологий. Их совершенствованием, распространением компонентов АИТУ, в
частности программных продуктов, автоматизирующих информационные и
вычислительные процессы. К их числу относят также вычислительную технику,
средства коммуникации, офисное оборудование и специфические виды услуг -
информационное, техническое и консультационное обслуживание, обучение и т.п.
Это способствовало быстрому распространению и эффективному использованию
информационных технологий в управленческих и производственных процессах,
практически к повсеместному применению АИТУ и их большому многообразию.
Правильное
определение бизнеса фирмы обычно требует принятия во внимание трех факторов: 1)
потребностей покупателей (что надо производить?); 2) специфических групп
покупателей (для кого надо производить?); 3) технологического или
функционального исполнения (как, каким образом удовлетворяются потребности
покупателей?). Таким образом, бизнес компании определяется тем, какие
потребности необходимо удовлетворить и какой именно целевой группы
потребителей, а также технологиями, которые будут использоваться, и функциями,
которые будут осуществляться при работе на целевом рынке. БИЗНЕС
– это деятельность, осуществляемая частными лицами, предприятиями или
организациями по извлечению природных ресурсов, производству или приобретению и
продаже товаров или оказанию услуг в обмен на другие товары, услуги или деньги
к взаимной выгоде заинтересованных лиц или организации.
В развитии
бизнеса в настоящее время большую роль играет его информатизация. В
конкурентной борьбе решающее значение приобретают вопросы насыщения
производства потоками информации и управление этими потоками. Чтобы
руководитель имел возможность более эффективно использовать информацию, он
должен получать ее в меньшем объеме, более концентрированной и соответствующей
тем задачам, которые решаются на данном уровне управления. Обычно только
незначительная часть факторов имеет существенное значение при принятии решений.
Поэтому основную массу данных, которые возникают при функционировании объектов,
следует тщательно «фильтровать» и только необходимые данные передавать в
подсистемы управления для принятия соответствующих управляющих воздействий.
Прошедшую «фильтр» информацию следует агрегировать, т.е. исключить второстепенное,
обобщить и укрупнить.
Высшие органы
управления в большей степени решают стратегические задачи, связанные с
перспективным планированием, перераспределением значительных ресурсов, но не
могут решать тактические задачи в таком объеме, как это делается на низших
уровнях. Эта особенность систем управления не всегда отражается в
информационных системах. Потоки информации, идущие от низших уровней управления
к высшим, представляют собой практически одни и те же сведения, которые лишь
суммируются, обобщаются по мере продвижения к верхним уровням управления. При
передаче информации от подсистем управления низшего уровня к подсистемам более
высокого уровня должно происходить сжатие информации. Это относится к процессам
передачи осведомительной информации (обратная связь управления). При движении
же распорядительной информации «вниз» (прямая связь управления) узлы
информационной системы выступают как генераторы дополнительной информации,
причем в отдельных случаях объем дополнительной информации может быть очень
большим.

Информационное пространство
бизнеса включает: §           биржевую и финансовую информацию;
§  экономическую и
статистическую информацию;
§  коммерческую
информацию; §             юридическую
информацию; §        политическую
информацию.

Современные информационные процессы
требуют, чтобы предприниматели по-новому взглянули на информационные технологии
управления. В современных компаниях информационный менеджмент опирается на
использование компьютеров.
Направления деятельности, которые
были улучшены благодаря информационным технологиям: § прогнозирование,
планирование и загрузка оборудования,  § управление запасами,
§  планирование
потребности в материалах, деталях и узлах,
§  программное
управление оборудованием,
§  компьютерное
проектирование (CAD)
§  (в последнее время)
экспертные системы
§
протокол стандартизации в области автоматизации производства.
В современном бизнесе выигрывает тот,
кто эффективнее собирает, обрабатывает и использует информацию о возможностях,
открываемых во внешней среде предприятия.
ИТ при ведении бизнеса могут
выступать в следующих качествах:
§  как инструмент
составления документации (взаимодействие разработчиков и графическая
интерпретация позволяют полностью документировать процесс);
§  как средство
визуализации производства (на мониторах можно отражать информацию,
характеризующую ход производства, в том числе отражающую его узкие места);
§  как средство слежения
(мониторинга) и контроля (протоколирование процессов позволяет получать
специфическую информацию о производственном периоде, времени начала и окончания
работ, неполадках, причинах возникновения проблем, состоянии портфеля заказов);

§
как средство поддержки пользователей при принятии управленческих
решений.
Для того
эффективно использовать ИТ необходимо сначала  изучить  систему, в которой они
будут применяться.
Системный анализ
производства включает в себя:
§  Определение
назначения системы, которая также определяет основную цель системы;          Для
промышленного предприятия - это производство продукции определенной номенклатуры,
   для транспортной организаций — перемещение грузов заданного характера,   для
высшего учебного заведения - выпуск специалистов установленного профиля и т.п.

§  Выявление  всех
выполняемых системой функции системы, установление их приоритета и взаимосвязи
между ними (основную функцию также определяет Назначение системы
).   Возможно наличие у системы нескольких функций, причем некоторые из них по
значению близки к основной.
Например, транспортная
организация наряду с перевозкой грузов может перевозить людей, как для
собственных нужд, так и для других организаций.
§ Составление общего представления о деятельности
предприятия, движении материальных и информационных потоков;
§  выявление и
формализация цели и критериев эффективности-управления.
Надо определить, являются ли
удовлетворительными достигнутые значения показателей, характеризующих работу
предприятия — прибыли, рентабельности, фондоотдачи, выполнения договорных
обязательств, себестоимости продукции и др.
§  Структуризация
системы – локализация ее границ и выделение структурных составные частей.

Для предприятия или организации
это легче всего сделать с использованием штатного расписания, где указаны все
работающие с разбивкой по подразделениям.
Наиболее эффективным путем
изучения процесса функционирования предприятия, технологии его деятельности для
производственных систем является анализ движения материальных потоков, для
непроизводственных систем — выявление последовательности операций по обработке
входных заявок, документов, запросов потребителей и т.п.
Выделенную по
определенному признаку часть системы называют подсистемой.
Обеспечивающая часть ИТУ состоит из:
§  техническое
обеспечение — комплекс технических средств, применяемых для функционирования
автоматизированной информационной технологии управления;
§  математическое
обеспечение – совокупность используемых экономико-математических
методов, моделей и алгоритмов;
§  программное
обеспечение – совокупность общесистемного и прикладного программного
обеспечения. Общесистемное программное обеспечение включает операционные
системы, трансляторы, утилиты, базы данных и т.п. Прикладное программное
обеспечение включает прикладные программы, реализующие функциональные запросы
пользователей и различного рода описания (пользователя, оператора, программиста
и т. д.), позволяющие успешно применять программное обеспечение;
§  информационное
обеспечение — включает нормативно-справочную информацию, необходимые
классификаторы технико-экономической информации, унифицированные документы,
массивы данных, контрольные примеры, используемые при решении, задач
управления;
§  организационно-методическое
обеспечение — совокупность документов, регламентирующих деятельность
персонала в условиях функционирования системы управления. Оно предназначено для
описания изменений организационной структуры управления объектом, связанных с
созданием ИТУ (схема организационной структуры); для описания действий
персонала по обеспечении функционирования ИТУ (технологическая инструкция,
инструкция по эксплуатации); для установления функций, прав и обязанностей
должностных лиц по обеспечению функционирования ИТУ (должностная инструкция);
§  лингвистическое
обеспечение - совокупность информационных языков, методов
индексирования, а также лингвистической базы (словарей, тезаурусов,
рубрикаторов) и методов ее ведения;
§
правовое обеспечение - совокупность правовых норм,
регламентирующих правоотношения при функционировании ИТУ и юридический статус
результатов ее функционирования.
Пример использования ИТ в управлении проектами
Практически
каждый хозяйственный проект достаточно сложен, так что разбивка его на этапы и
его внутренние связи должны быть зафиксированы на бумаге. Разработанный план
представляет собой своего рода модель, позволяющую связать данные плана с
другими факторами и служащую основанием для оценки реализации плана и
управления работой.
В течение
первой половины XX века в качестве таких моделей использовались линейные
диаграммы. В большом сложном проекте могут содержаться сотни или даже тысячи
операций. Руководители не могут помнить множество деталей всех задач. Они
держат на учете лишь некоторые цели или узловые события, поэтому к линейным
диаграммам были добавлены узловые события. Линейные диаграммы просты при
построении, но они не характеризуют взаимосвязи между различными операциями.
Они не позволяют ответить на следующие вопросы:
§  можно ли сократить
продолжительность той или иной операции?
§  можно ли изменить
последовательность выполнения некоторых операций?
§  если есть временные
отклонения в реализации проекта, многие ли последующие операции испытывают
влияние этого отклонения? Кроме линейных диаграмм для управления проектами
использовались следующие средства:
§  таблицы трудовых
затрат, из которых видно, сколько требуется специалистов различных профессий;
§  таблицы ресурсных
затрат, в которых указываются сроки подготовки чертежей, утверждения этих
чертежей и образцов материалов, начала производства, периодов отгрузки,
получения и использования материалов;
§  таблицы оборудования,
содержащие данные по типам и количеству оборудования, которое должно быть
приобретено или арендовано;
§  финансовые таблицы,
отражающие доходы и расходы;
§
J-кривая, которая указывает прогнозируемый и фактический
совокупный процент выполнения проектных заданий как функцию времени.
С переходом
от простых линейных диаграмм к более сложным сетевым графикам в
хозяйственной деятельности стали находить все большее применение методы
исследования операций, такие, как линейное программирование, машинное
моделирование, исследование динамических процессов, методы научной организации
труда, управление запасами, управление качеством и др.
В 1956 г.
специалисты фирмы «Дюпон» попытались использовать ЭВМ для составления
планаграфика строительства. В результате был создан рациональный и простой
метод описания проекта с использованием ЭВМ. В дальнейшем он получил название метода
критического пути (СРМ).
 В 1957 г.
Главное управление вооружений ВМС США начало осуществлять проект, состоящий из
60 тыс. операций. Это была программа «Поларис», в которой требовалось
скоординировать работу около 3800 основных подрядчиков. Для управления
реализацией этого проекта был создан специальный метод планирования работ на
основании оптимальной логической схемы процесса, названный методом
анализа и оценки программ (PERT). Этот метод позволял руководству
проекта точно знать, что требуется делать в данный момент времени и кто именно
должен это делать, а также вероятность своевременного завершения отдельных
операций.
Этот и другие
методы впоследствии были развиты до такой степени, что с их помощью оказалось
возможным планировать и управлять выполнением проектов, содержащих до
нескольких сотен тысяч операций.
Еще одним
методом управления является метод анализа и графической оценки (GERT),
который используется в том случае, когда для завершения проекта не обязательно
выполнение всех операций.
Одновременно
был развит новый системный подход к решению сложных технических
проблем, , который рассматривался как серия логически взаимосвязанных шагов, с
помощью которых можно использовать многочисленные средства управления
проектными разработками для достижения оптимального результата.
Первые
системы позволяли представить проект в виде сети рассчитать ранние и поздние
даты начала и окончания работ по проекту, отобразить работы на временной оси в
виде диаграммы.
Позже в
системы были добавлены возможности ресурсного финансового планирования,
средства контроля за ходом выполнения работ.
Использование
систем долгое время ограничивалось традиционными областями (крупными
строительными, инженерными или оборонными проектами) и требовало
профессиональных знаний.
Однако за
последнее десятилетие благодаря повышению мощности и снижению стоимости
персональных компьютеров ситуация резко изменилась. Программное обеспечение и
методики управления проектами, доступные раньше только состоятельным
организациям, вошли в повседневную практику средних и малых компаний.
Современные
системы управления проектами обеспечивают основной набор функциональных
возможностей, которые включают:
§  средства
проектирования структуры работ по проекту;
§  средства планирования
по методу критического пути;
§  средства планирования
ресурсов;
§  стоимостный анализ;
§  средства контроля за
ходом выполнения проекта;
§  средства составления
отчетов, построения графиков и диаграмм.  + дополнительные функции:
§  анализ рисков;
§  учет рабочего времени
исполнителей;
§  расчет расписания при
ограниченных ресурсах;
§
интеграция систем управления проектами в корпоративные
управленческие системы; §       настройка универсальных пакетов
на специфику конкретной области.
Программное
обеспечение для управления проектами разделяется на профессиональные
системы и системы массового пользователя.
Профессиональные
пакеты представляют собой гибкие средства реализации функций
планирования и контроля, но они требуют значительных финансовых вложений,
больших затрат времени на подготовку и анализ данных, высокой квалификации
пользователей.
Основной характеристикой пакетов массового
пользователя является более низкая стоимость, простота использования и
скорость получения результата.
3. Иммитационное моделирование
Одна из
важных особенностей автоматизации управления — принципиальная невозможность
проведения реальных экспериментов до завершения проекта.
Возможным выходом является
использование имитационных моделей.
Сущность
метода имитационного моделирования состоит в построении так называемой
имитационной модели исследуемого объекта и целенаправленном экспериментировании
с татой моделью для получения ответов на те или иные вопросы. Говоря о методе
имитационного моделирования, как правило, имеют в виду метод, ориентированный
на применение ЭВМ, хотя могут использоваться любые средства, включая лист
бумаги и карандаш.
Другой важный
аспект - использование имитационных моделей в процессе эксплуатации
информационных технологий управления для Принятия решений. Такие модели
создаются в процессе проектирования, чтобы их можно было непрерывно
модернизировать и корректировать в соответствии с изменяющимися условиями
работы пользователей. Эти же. модели могут быть использованы для обучения
персонала перед вводом в действие информационных технологий в эксплуатацию и
для проведения деловых игр. Общие сведения об имитационном моделировании.

Имитационное
моделирование — это метод исследования, заключающийся в имитации на ЭВМ
с помощью комплекса программ процесса функционирования технологии или отдельных
ее частей и элементов. Сущность метода имитационного моделирования заключается
в разработке таких алгоритмов и программ» которые имитируют поведение системы,
ее свойства и характеристики в необходимом для исследования составе, объеме и
области изменения параметров.
Принципиальные
возможности метода весьма велики, он позволяет при необходимости исследовать
системы любой сложности и назначения с любой степенью детализации.
Ограничениями являются лишь мощность используемой ЭВМ и трудоемкость
подготовки/ сложного комплекса программ. Методы имитационного моделирования
развиваются в основном в направлении исследования степени подобия имитационных
моделей реальным системам и разработки типовых методов и приемов создания
имитационных моделей.
Имитационное моделирование
используется в основном для следующих применений:
§  при исследовании
сложных внутренних и внешних взаимодействий динамических систем с целью их
оптимизации. Для этого на модели изучают закономерности взаимосвязи переменных,
вносит в модель изменения и наблюдают их влияние на поведение системы;
§  для прогнозирования
поведения системы в будущем на основе моделирования развития самой системы и ее
внешней среды; д
§  в целях обучения
персонала, которое может быть двух типов:
§  индивидуальное
обучение оператора, управляющего некоторым технологическим процессом или
устройством, и обучение группа людей, осуществляющих коллективное управление
сложным производственным или экономическим объектом. В первом случае модель
ориентирована на тренировку психофизиологических характеристик человека,
поэтому модели называются тренажерами. Модели второго типа гораздо сложнее. Они
описывают некоторые аспекты функционирования предприятия или фирмы и
ориентированы на выдачу некоторых технико-экономических характеристик при
воздействии на входные параметры управляющей системы (чаще всего не отдельного
человека, а группы людей, выполняющих различные функции управления).
Макетирование проектируемой технологии
и соответствующей части управляемого объекта осуществляется с целью проверки
предполагаемых проектных решений, Оно позволяет в наиболее наглядной и понятной
заказчику форме продемонстрировать работу будущей автоматизированной
технологии, что способствует взаимопониманию и согласованию проектных решений.
4. Автоматизация офиса
В системе
делопроизводства информация играет решающую роль. Количество документов и
деловых бумаг увеличилось в несколько раз. Однако в последнее время доля
информации, представленной на бумажных носителях, сократилась благодаря
интенсивному развитию:
§  современных
технологий работы с документами;
§  средств
автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;
§  текстового и даже
графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно
вносить в них изменения;
§  систем электронной
транспортировки;
§
доступа к справочной информации через базы данных и др.
Поэтому главным условием успешной
профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать
компьютерные средства обработки информации.
К офисным задачам можно отнести следующие:
делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск
информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен
информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между
предприятиями.  В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных
типовых процедур, а именно:
§  обработка входящей и
исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров
и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
§  сбор и последующий
анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным
подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
§  хранение поступившей
информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных), Решение
перечисленных задач требует выполнения следующих условий: §        работа
между исполнителями должна быть скоординирована;
§  движение документов
должно быть по возможности оптимизировано;
§  должна быть
предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов
в
рамках объединения.

С помощью АИТУ можно реализовать, как
минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации: 1)
учет; 2) анализ; 3) принятие решений.
К офисам,
основным видом продукции которых является информация (документы), можно отнести
офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды,
издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые
фирмы, налоговые службы и т. п.
Различные управленческие структуры
верхних уровней, диспетчерские службы, конторы по сбыту продукции занимаются в
основном выработкой решений. При этом преобладают интуитивный, субъективный
подход и в значительной мере коллективный характер труда при высоком уровне
деловых коммуникаций. Для каждой предметной области сохраняются индивидуальные
черты .делового процесса принятия решений.
4.1. Электронный офис
Электронным офисом называется программно-аппаратный
комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы
пользователей в системах управления.  В состав электронного офиса входят
следующие аппаратные средства:
§  один или несколько
персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или
глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);
§  печатающие
устройства;
§  средства копирования
документов;
§  модем (если компьютер
подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);
§  сканеры, используемые
для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с
первичных документов;
§
проекционное оборудование для проведения презентаций.
Следует подчеркнуть, что главным звеном
и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты.
4.2. Виртуальный офис
В последнее время все большее распространение приобретают,
так называемые, виртуальные офисы.
Виртуальные офисы  - электронные офисы,
оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях.
Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной
сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому,
абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они
находятся, оказываются включенными в общую сеть.
Необходимость работы с документами,
материалами; базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних
условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных
офисов.
5. Документооборот
5.1.
Понятие документа и документооборота.
При изучении информационных потоков большое значение придается правильной
организации документооборота. Документ – это слабо
структурированная совокупность информационных объектов.
Информационным объектом может быть
текст, изображение (рисунки), таблицы и др. Нельзя заранее предсказать в каком
месте документа встретится объект (поэтому и говорится, что совокупность слабо
структурированная).
Документооборот – вариант информационных
технологий, при котором информация фиксируется в документах и движется от
первичных документов к итоговым документам, от момента выполнения первой записи
до сдачи его в архив..
Например, первичные документы:
докладные, кассовые чеки и т.д. Итоговые документы: годовые финансовые отчеты.
Документооборот
выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая задача
обрабатывается на основании определенного количества первичных документов,
имеющих следующие стадии прохождения: до обработки, в процессе обработки и
после обработки.
Движению
документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило,
составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций,
в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут
участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает
ручной способ составления документа, степень механизации И автоматизации этого
процесса низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в
дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в
разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у
исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.
Практика,
сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что система
документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм
документов, многоэтапного прохождения каждой из них, дублирования одних и тех
же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции
на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта,
бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный
документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет
связь с другими документами. Например, по данным обследования объемов
информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в
среднем в трех-Четырех документах.
По оценкам специалистов, в мире
ежедневно появляется более 1 млрд. новых документов. В основном это текстовая
информация, и лишь 10% — это документы, приспособленные для дальнейшей
автоматизированной обработки. Это свидетельствует 6 необходимости организации
на предприятиях электронного документооборота.
5.2.
Критерии оценки эффективности документооборота.
С
экономической точки зрения эффективность документооборота
определяется четырьмя критериями:
1.
Стоимость хранения. Связана с затратами на хранение нужного
количества экземпляров документов. Стоимость хранения информации можно
подсчитать:
                                    СТОИМОСТЬ
                 р/Кбайт
количество
информации на носителе
2.
Стоимость публикации. Это средства, которые нужно вложить, чтобы
документ получили все заинтересованные лица.
3.
Стоимость поиска. Это трудовые ресурсы, которые нужно потратить
на поиск нужного документа.
4.      Стоимость
передачи. Это средства, которые нужно потратить на доставку документа адресату.
По всем критериям учитываются деньги, время, квалификация.
По критериям оценки эффективности самым
эффективным является электронный документооборот, в котором используются
компьютеры, электронные носители информации и компьютерные линии передачи.
5.3.
Способы реализации электронного документооборота.
1.
Передача файлов (от одного места носят в другое). Вид
электронного документооборота: универсальный, на основе регламента.
2.
Использование электронной почты (по сети). Вид электронного
документооборота: универсальный, на основе регламента.
3.
Использование серверов баз данных. Вид электронного
документооборота: операционный, на основе баз данных.
4.
Групповая работа над документами. Вид электронного
документооборота: операционный на основе регламента.
Существуют
программы, которые позволяют нескольким пользователям разработать один и тот же
документ (в режиме конференции). Программы позволяют отслеживать изменения,
которые вносит каждый пользователь. Эта группа программных средств так и
называется – средства групповой работы (GROUPWARE).
Пример: чаты.
5.
Управление потоком работ. Программы управления потоком работ
автоматически изменяют маршрут документа в зависимости от текущего содержания
документа и его истории. Такие программы входят в комплексы программ управления
предприятием. Вид электронного документооборота: операционный, на основе
полнотекстовых документов.
В малых и средних предприятиях в
основном используются первые 3 способа реализации, реже применяют четвертый.
Пятый способ встречается на крупных предприятиях (численностью больше 10.000
человек).
5.4.
Жизненный цикл документа.
Электронный документ проходит 2
этапа жизненного цикла:
1.
Разработка. Определяется форма и содержание документов. Автор
документов имеет полный доступ к документам, а остальные не имеют. Этап
разработки заканчивается утверждением документа.
2.
Публикация. На этап публикации попадают утвержденные документы.
Доступ пользователей к опубликованному документу устанавливается
администратором системы документооборота. Могут быть различные уровни доступа.
Опубликованный
документ может быть уничтожен, может быть отправлен обратно, или может быть
отправлен в архив. Существует 2 вида архивов:
1.
Статический. Документ хранится в законсервированном состоянии
(каким попал, таким и хранится).
2.
Динамический. Документ может изменять содержание.
5.5. Технологии электронного документооборота
Первые системы электронного
документооборота (СЭД) состояли из трех частей:  1. Система управления
документами обеспечивает:
§  интеграцию с
приложениями,
Разнообразие электронных
документов на предприятии порождают используемые приложения: общего назначения
(word, excel, access и др.) и предметные (бухгалтерский учет, расчеты с
поставщиками, финансовый анализ и др.). Интеграция с ними осуществляется
на уровне операций с файлами, то есть операции приложения – открытие, закрытие,
создание, сохранение и другие – замещаются соответствующими операциями системы
управления документами. Интеграция выполняется автоматически. Ее достоинство в
том, что сохраняются принятые в организации виды документов.
§  хранение данных на
разных носителях (серверах, оптических дисках, библиотеках-автоматах и
т.д.),
К тому же надо обеспечить быстрый
поиск и доступ к различным устройствам хранения информации, чтобы факторы
доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в
зависимости от важности и актуальности информации. Для этого используют
технологии информационных хранилищ HSM и Data Migration – автоматической
миграции документов.
§  распределенную
обработку данных,
Для обеспечения распределенной
обработки данных в режиме реального времени (on-line) можно по сети
посредством запросов получить данные из информационного хранилища. Можно
посредством Web-сервера предприятия подсоединиться к интернет и тем самым
получить доступ к удаленным данным. Можно в почтовом режиме (off-line) по
электронной почте послать запрос в информационное хранилище, задав критерии
выбора данных. По этим критериям будет сформирован список документов и
переправлен пользователю. Этим способом коммерческая служба может оказывать информационные
услуги.
§  Поиск и индексация
электронных документов,
Для организации быстрого поиска
документов используется их индексация. Система индексации может быть
атрибутивной или полнотекстовой.
При атрибутивной индексации электронному
документу присваивается некий набор атрибутов, представленных текстовыми,
числовыми или иными полями, по которым выполняются поиск и доступ к искомому
документу. Обычно это выглядит как карточка в каталоге библиотеки, на которой
записаны имя автора, дата, тип документа, несколько ключевых слов, комментарии.
Поиск ведется по одному или нескольким атрибутам (полям), либо по всей
совокупности.  При полнотекстовом индексировании все слова, из которых
состоит документ, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов,
заносятся в индекс. Тогда поиск возможен по любому входящему слову или их
комбинации. Возможна комбинация методов, что усложняет систему, но упрощает
пользователю работу с ней.
Поиск в Интернете организован
аналогично.
§  коллективную работу с
электронными документами.
Ряд проблем возникает при коллективной
работе с документами. Для предотвращения одновременного редактирования
документа двумя или более пользователями приоритет отдается пользователю,
первому открывшему документ. Все остальные пользователи работают с документом в
режиме «только для чтения».
Так как многие пользователи могут
редактировать и вносить изменения в документ, им выдаются полномочия на
редактирование документа, все изменения протоколируются, чтобы дать возможность
Администратору отследить этапы прохождения документа через инстанции и его
эволюцию.
Каждому сотруднику назначается
пароль и право доступа. Права доступа также разделяются. Одни могут выполнять
полное редактирование и уничтожение документа, другие – только просматривать.
Третьим разрешен доступ к отдельным полям документа.
Если приходится иметь дело с
документом не в текстовом формате, а в виде факсимильного изображения
(например, фото), то его редактирование невозможно, перевод в текстовый формат
не рационален. Тогда как бы накладывается второй, «прозрачный», слой с
комментариями и изменениями. При этом комментарии поддаются редактированию
обычным образом.
Для реализации большинства функций
управления документами используют EDMS -сервер (Electronic Document Management
System). Примером системы управления документами является DOCS OPEN
корпорации PC DOCS.
2. Система массового ввода бумажных
документов - предназначена для перевода их в электронный вид посредством
сканирования, выполнения операций выравнивания изображений, чистки, подготовки
документа к распознаванию, распознавания, формирования задания.
Для выполнения операции сканирования
сканер должен обеспечивать приемлемое разрешение при высокой скорости
сканирования и наличии системы автоподачи документов.
В случае перекосов, возникающих
при сканировании, применяется операция выравнивания изображения документа.

Многие бумажные документы
содержит пятна, шероховатости, линии сгиба и другие дефекты, которые глаз не
замечает. Они переходят в электронный образ документа и мешают при
электронной обработке. Поэтому выполняется операция чистки изображения.
Кроме того, зачастую документы имеют фон, одноцветный или разноцветный
(например, на ценных бумагах), который необходимо снять посредством фильтрации
и выделения.
В контексте обработки документы
делятся на две группы – просто документы и формы. Формы, в отличие от просто
документов, содержат массу избыточной, с точки зрения электронной обработки,
информации. К ней относятся пиктограммы, графление, подписи и т.д. Также
возникают трудности, когда элементы букв пересекаются с элементами форм. В этих
случаях выполняют операцию подготовки документа к распознаванию. Элементы
форм удаляют так, чтобы не пострадал текст.  Для выполнения операции распознавание
разработано большое число систем распознавания, которые можно разделить
на два класса: системы оптического распознавания OCR, которые
работают только с полиграфическим текстом, и интеллектуальные системы
распознавания ICR, работающие с рукописным текстом. Системы ICR распознают
также штрих-коды, специальные метки. В последнее время системы массового
ввода печатных документов получили название OCR систем.  Для каждого документа,
прошедшего систему массового ввода, создается задание. Задания
размещаются на сервере баз данных. Они содержат информацию, позволяющую управлять
движением документа и выполнением действий над ним. После того как документ
распознан, он поступает в  систему управления документами, где
проводится его индексация.
Часть операций системы массового
ввода реализуется программно, другая – сервером. Для обеспечения перечисленных
операций выделяют сервер приложений, сервер сканирования и предварительной
обработки изображений, сервер обработки изображений и распознавания (OCR-сервер
или ICR-сервер). Число серверов может быть различным, для их координации
используются серверы баз данных.
Во многих системах функции
управления документами и массового ввода совмещены. Примером такой системы
является система Ефрат корпорации Cognitive Technologies.
3. система автоматизация
деловых процессов (АДП) предназначена для моделирования деятельности
каждого сотрудника, работающего с электронными документами.
        Моделирование
означает метод исследования процессов и явлений на их моделях.
Для описания деятельности
сотрудников предприятия используются методы моделирования, способные учесть
большинство ситуаций, которые могут возникнуть в реальной жизни.
Для описания сложных деловых
процессов (бизнес-процессов) разрабатывают модель бизнеса. Модель
бизнеса дает образ основных хозяйственных процессов (бизнес-процессов)
предприятия, рассматриваемых в их взаимодействии с информационной средой. Бизнес-процесс
определяет деловые операции и информационные потоки в процессе
обработки электронного документа одним сотрудником.
Бизнес-процессы не имеют жесткой
структуры и меняются по самым разным причинам – внешним и внутренним.
Внутренние причины обусловлены желанием оптимизировать деловые процессы с целью
высвобождения ресурсов и экономии средств. Внешние -определяются рынком,
законами, конкуренцией и т.д. Есть разные методы описания бизнес-процессов.
Наиболее используемая – методология направленного графа.
Для каждого бизнес-процесса
разрабатывается модель, аналогичная гипертекстовой модели. В вершинах графа
(узлах) указываются имена бизнес-процессов, ребра служат указателями
бизнеспроцессов из задания. Для обработки моделей разработаны графические
редакторы.
АДП Состоит из:
§  3.1.
Графический редактор обрабатывает задания, формирует и размещает карты
деловых процессов в базу карт деловых процессов.
Задания содержат:
o
статус; изменение статуса задания
означает переход к выполнению следующей операции:
задание выбрано на исполнение,
ожидает, получено адресатом, прочитано, активно, завершено и другие.
o
Параметры задают роль сотрудника, его полномочия и права,
срок исполнения задания, данные для контроля исполнения задания, применяемые
бизнес – процессы (деловые операции и информационные потоки) и т.д.
o
Маршрут движения документа (workflow) содержит
набор сведений о документе: перечень сотрудников, участвующих в его обработке,
или последовательный список исполнителей, сроки исполнения документа, штрафные
санкции в случае нарушения сроков исполнения, бизнес-процессы, выполняемые в
ходе делового процесса и др.
§  3.2. Модуль
преобразования обрабатывает карты деловых процессов и формирует
конкретное АДП-приложение, которое моделирует деятельность (деловой процесс)
одного сотрудника и ориентировано не на конкретного сотрудника, а на роль,
которую он исполняет.
Это дает возможность динамически
переназначать сотрудников на роли, вводить новые, удалять ненужные, что
позволяет гибко реагировать на изменения, происходящие на предприятии,
управлять заданиями, направляя их определенной ролевой категории сотрудников.

Сформированные АДП-приложения
поступают на выполнение. Начинает работать:
§  3.3. модуль
управления деловыми процессами, который запускает на выполнение
АДПприложения и управляет их работой.  реализует исполнительскую
управляюигую систему ЭИС на уровне каждого сотрудника
предприятия и предприятия в целом: автоматизирует планирование и разделение
работ между сотрудниками на основании бизнес-процессов, назначения штрафных
санкций в случае неисполнения работы в указанный срок, планирования
производственных совещаний, встреч и других деловых мероприятий; автоматизирует
маршрутизацию электронных документов, контролирует исполнение деловых операций
сотрудниками, сокращает циркуляцию бумажного потока на предприятии. Критериями
выбора системы автоматизации документооборота являются: § масштабы
предприятия;
§  степень технической и
технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки
информации;
§  структура управления;

§  наличие других систем
автоматизации управления.
Малые и средние предприятия с небольшим
объемом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут
использовать для автоматизации документооборота достаточно широко
распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с
большим объемом документации, а также все крупные предприятия должны
использовать специализированные системы управления документооборотом.
Для выбора системы электронного
документооборота существуют следующие критерии: §           интеграция с
другими автоматизированными системами и базами данных;
§  легкость освоения;
§  удобство работы;
§  обеспечение работы в
сетях;
§  надежность системы;
§
защита от несанкционированного доступа.
На российском рынке предлагается
достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления
документооборотом («1С: Электронный документооборот»», «1С: Электронная почта»,
«Галактика» - модуль «Управление документооборотом» и др.).
5.6. Примеры электронного документооборота
Программа
«1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации
процесса организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа
позволяет:
1)
разрабатывать шаблоны документов и устанавливать Правила их
заполнения пользователями;
2)
формализовать жизненный цикл документов;
3)
устанавливать маршрутные схемы прохождения документов;
4)
контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных
графиков;
5)
обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на
рабочем месте;
6)
автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении
документов;
7)
отправлять и принимать документы;
8)
вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся
в машине в папках. Система поиска позволяет формировать простые и сложные
запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций
выполняется автоматически (автоприемка, автоконтроль и т. д.). Система
поддерживает несколько списков документов («на контроле», «пришедшие»,
«несохраненные» и др.). Можно установить пароль на вход в систему и выбрать
способ шифрования личных документов. Контроль за документами, находящимися в
работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать.
Программой «1С: Электронная почта»
можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой
осуществляется перенос папки с документами в базу данных. Справочник
организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать
информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки
документов и др. Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа
по маршруту. Редактор маршрута выстраивает маршрут прохождения документов,
определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим
пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на
просмотр или редактирование поля. Устанавливаются ограничения на время
обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.
5.7. Автоматизация деловых процессов
Одной из
основных задач, присущих электронному офису, является документационное
обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и
предполагает проведение большого объема деловых процессов, включающих:
§  обработку входящей и
исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и
обычные), написание всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации,
которая может содержать также рисунки и диаграммы;
§  сбор и последующий
анализ некоторых данных (например, отчетности за определенные периоды времени
по различным подразделениям, организациям, удовлетворяющей различным критериям
выбора). Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде
диаграмм;
§  хранение поступившей
информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимых данных, т.
е. работу с некоторыми базами данных.
Работа должна быть хорошо
скоординирована между выполняющими ее людьми; должны быть обеспечены тесные
связи, позволяющие обмениваться информацией в кратчайшие сроки, процесс
движения документов должен быть по возможности оптимизирован.
Анализ
деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в
общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так
и исполнителями этих задач. Такая классификация задач основана на степени их
интеллектуальности и сложности.
1.
Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых
процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для
исполнителей.
Эти задачи легко стандартизуются
и программируются.
К ним относятся контроль и учет,
оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п.   Подобного рода
задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными
информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства»,
«Кадры», «Складской учет» и т. д.).
Задачи этого класса, если они
используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в
условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные
факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного
вида информационных систем с использованием средств языка системы управления
базами данных (СУБД).
2.
Более сложные задачи - задачи принятия решений в условиях
риска, т.е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых
известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на
основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного
моделирования.
3.
Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или
не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких
задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных
преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в
условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств
и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.
4.
Задачи принятия решений в условиях противодействия или
конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих
конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут
иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их
поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда)
методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.
5.
Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии
возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К
таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного
планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий
потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его
деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и
т. п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.
5.7.1. Автоматизированное рабочее место
специалиста
В
управленческой деятельности главную роль играет оперативный обмен данными,
который занимает до 96% времени руководителя и до 60% времени специалистов. В
условиях нестабильности рыночной экономики принятие решений по управлению
является сложнейшей задачей. Специалисты, принимая решения, встают перед
проблемой изучения и обобщения всей совокупности факторов, от которых зависит
слаженное функционирование рассматриваемой ими системы. В связи с этим получили
распространение и широко применяются различные информационные технологии. Их
использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри организации,
отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест,
проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг
от друга, телеконференции и т. д.
Проблема
обмена данными тесно связана с организацией работы автоматизированных рабочих
мест (АРМ) в составе локальной и глобальной (Internet) сетей.
Автоматизированные рабочие места являются главным инструментом общения человека
с вычислительными системами, на которых специалист выполняет часть ручных
операций и операций, требующих творческого подхода при решении текущих задач и
анализа функций управления. С помощью АРМ усиливается интеграция управленческих
функций, и каждое более или менее «интеллектуальное» рабочее место обеспечивает
работу в многофункциональном режиме. Выбор его конфигурации и оборудования для
реальных видов управленческой и экономической работы носит конкретный характер,
диктуемый специализацией (предметной областью), поставленными целями, объемами
работы.
5.7.2. Автоматизированное рабочее место
руководителя
Задачи
управления требуют от руководителя любого уровня использовать и обрабатывать
большой объем информации, проводить ее анализ в различных разрезах,
моделировать процессы и ситуации, структурировать материал для принятия
решений. Для оперативного и качественного выполнения этих задач существенную
роль играют АРМ руководителя, которые используют современные информационные
технологии, такие, как технологии оперативного анализа распределенных данных
(OLAPтехнологии), сетевые технологии общего доступа, статистические пакеты,
геоинформационные системы (ГИС-технологии), системы поддержки принятия решений.

Комплексы
управленческих задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи.
Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач,
комплексов и участков принятия решений; внешние связи — взаимодействие с
другими подразделениями, Организациями, внешней средой, рынком, вышестоящими
организациями, министерствами и ведомствами, реализующими иные функции
управления. На АРМ руководителя в настоящее время просто необходимо иметь
систему поддержки принятия решений.
Корпорацией
«Парус» была создана система, которая обеспечивает полный цикл управления
предприятием и возможность анализа и прогнозирования бизнеса. Компания ЛАНИТ
создала интегрированную систему BAAN, которая облегчает принятие решений для
управления предприятиями. Она предлагает для руководителей высшего и среднего
звена специальные средства оперативного контроля и управления предприятием,
состоящие из нескольких модулей.
Например,
пользуясь модулем «Информационная система руководителя», руководители высшего
эшелона управления могут оперативно контролировать наиболее важные для
жизнедеятельности предприятия производственные и финансовые показатели. С
помощью такого модуля можно оперативно: § проверить состояние
показателей работы за любой период времени;
§  увидеть проблемные
ситуации;
§  получить список
ответственных лиц;
§  изменить условия;
§  изменить нормативы;
§  изменить порядок
работ и т. д.
Подсистема
«Предприятие» является мощным графическим инструментарием управления,
охватывающим все аспекты деятельности в одной общей интегрированной среде
показателей деловой активности компании. Модуль «Предприятие» способен
воспринимать данные, заимствованные из других систем. Более того, лица,
принимающие решения, имеют быстрый доступ к этой информации. Система раннего
предупреждения, встроенная в подсистему «Предприятие», своевременно
проинформирует руководителей о необходимости упреждения возможных проблем.
Руководителям и аналитикам предоставляется полная картина, отражающая в
реальном режиме времени этапы и фазы прохождения документов или работ. Таким
образом, руководители могут, не выходя из кабинета, осуществлять эффективное
руководство и контроль над деятельностью предприятия, получая всю необходимую
информацию для принятия оперативных решений.
5.7.3. Автоматизированное рабочее место конструктора
В последнее
время системы управления технологическими процессами, основанные на комбинации
компьютер плюс оборудование, заменяются на системы CAD/CAM— системы
компьютеризации оборудования, в которых интегрируются как функции
проектирования и управления технологическими процессами, так и реализация этих
процессов (CAD, Computer Aided Design — система автоматизированного
проектирования; САМ, Computer Aided Manufacturing - система автоматизированного
производства).
В системах
CAD/CAM информация предопределяет как результат труда (продукцию), так и способ
производства (технологию). Эта информация может непосредственно направляться в
компьютеризированное оборудование (станки, автоматизированные технологические
линии по выплавке стали, перегонке нефти, управлению различными химическими или
физическими процессами). Система CAD/CAM представляет собой распределенную
среду, состоящую из датчиков, контроллеров, управляемую единым «мозгом» —
процессором. Такие перемены требуют проведения изменений во всей промышленной
индустрии.
Человек по-прежнему
связан с системой, но уже через компьютеры. В системе CAD создается
компьютерный образ (модель) технологии, продукта труда. Например, на компьютере
полностью разработаны чертеж детали и технология ее изготовления. Направляя
разработку на автоматизированное оборудование, оператор посредством датчиков и
контроллеров получает информацию, например, о качестве обработки детали,
соблюдении размеров, качестве материала, чистоте поверхности, качестве покрытия
и т. д.
На российском
рынке представлена лишь малая часть из сотен существующих программных продуктов
для конструкторов, наиболее используемые в настоящее время программы для
пространственного конструирования и моделирования: Pro Engineer, Autodesk
Mechanical Desktop; CATIA; Umgraphics; CADDS; SolidWorks, Euclid; SolidEdge.
5.7.4.Автоматизированное рабочее место
специалиста-разработчика технической документации
Существуют
пакеты программ САПР (система автоматизации проектных работ) для
конструкторамеханика, архитектора, радиоинженеров, конструкторов электронной
аппаратуры. Кроме того, имеется много пакетов программ для
узкоспециализированных областей проектирования. Один из таких пакетов САПР для
разработчиков, выпущенный компанией Think3 (Италия), предоставляет пользователю
следующие возможности:
§  понятный и удобный
интерфейс, свобода в настройке пользовательского интерфейса (от идентичного
AutoCAD до уникального);
§  гибридное
моделирование, при котором не существует различий между твердотельным и сложным
поверхностным моделированием;
§  открытость системы -
пользователь имеет возможность создавать собственные приложения;
§  наличие
интегрированного приложения для работы с листовыми материалами, оптимальный
раскрой металла, размещение форм для железобетонных изделий, оптимизация
планирования земельных участков и т. д.;
§  отсутствие
ограничении по количеству деталей в сборке;
§  создание
фотореалистичного отображения объектов во всех стандартных форматах, включая
«прогулки» вокруг модели;
§  двунаправленная связь
между двумерными чертежами и трехмерной моделью;
§  возможность
управления проектной документацией;
§  конструирование
изделии различной сложности, использование наработок, созданных в других
системах (от AutoCADno CATIA);
§  моделирование сложных
поверхностных форм и решения задач как дизайнера, оформляющего внешний вид
изделия, так и конструктора, разрабатывающего сложные механические изделия;
§  просмотр модели
отображения конструируемых объектов и создание изображения с высокой степенью
разрешения.
5.7.5. Автоматизированное рабочее место
технолога
Автоматизированное
рабочее место технолога предназначено для разработки технологий изготовления
деталей, узлов, общей сборки изделий. Основой АРМ технолога должна являться
база данных типовых технологий изделий, изготавливаемых на данном предприятии.
Например, получая от конструктора чертеж на разработку технологии, технолог
прежде всего должен обратиться к базе данных для поиска технологии изготовления
аналогичной детали. При отсутствии аналогов технологии разрабатываются вновь и
заносятся в базу данных технологического отдела предприятия.
5.7.6.Автоматизированное рабочее место экономиста
Для АРМ
экономиста необходимо специальное программное обеспечение, которое используется
для решения экономических задач, входящих в состав сложных многофункциональных
систем поддержки принятия решений и бизнес-планов. Такие АРМ ориентированы в
основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач (от
сбора и корректировки информации, поступающей в базу данных, до традиционного
анализа, в котором используются различные методики).
Автоматизированное рабочее место
экономиста позволяет решать такие задачи, как: §           анализ
финансового состояния фирмы;
§  формирование
отчетности и проверка ее полноты, корректности и достоверности;
§  анализ устойчивости,
рентабельности, показателей ликвидности, деловой активности и др.;
§  анализ динамики
основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование состояния
предприятия;
§  анализ степени
влияния тех или иных факторов на состояние фирмы;
§  выработка
рекомендаций по улучшению деятельности фирмы;
§  сравнение финансовых
показателей фирмы с показателями других аналогичных фирм или со
среднеотраслевыми показателями.
К наиболее
известным на данный момент на российском рынке бизнес-приложениям, позволяющим
вести анализ финансового состояния и результатов деятельности фирмы, относятся:
«Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-экспресс»), «ФинЭксперт» (фирма
«Рос-экспертиза»), «Бэст-Ф» (фирма «ИнтеллектСервис»), AuiditExpert (фирма
Pro-Invest Consulting).
В России
такие программы, как «Финансовый анализ» используются мало, что связано в
первую очередь с тем, что большинство таких программ ориентировано «на
нормальную» экономику, функционирующую в условиях стабильной политической
ситуации. Поэтому большинство экономистов в России предпочитают пользоваться
табличным процессором (например, Excel) для анализа и принятия решений.
5.7.7. Автоматизированное рабочее место
бухгалтера
Значительную
роль в процессе управления играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около
60% всей информации. От современного бухгалтера требуются навыки объективной
оценки финансового состояния предприятия, владение методами финансового
анализа, умение работать с ценными бумагами, проводить обоснование инвестиций и
др. В новом качестве бухгалтер может быть назван «финансовым менеджером»,
«бухгалтером-аналитиком».
Основой
информационной подсистемы АРМ бухгалтера принято считать учетные задачи,
объединенные в комплексы и выполняемые отдельными участками учета. Комплекс
задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением
утвержденных синтетических счетов, первичными и сводными документами,
взаимосвязанными алгоритмами расчетов, а также методическими материалами и
нормативными документами конкретного участка учета. Информационная подсистема
бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет
основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы,
учет готовой продукции, учет финансоворасчетных операций, учет затрат на
производство, сводный учет и составление отчетности.
Программное обеспечение решения задач
бухгалтерского учета предполагает анализ фаз обработки информации, интеграцию
учетных задач, а также наличие внешних связей. К информационному обеспечению
бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых
отечественных информационно-справочных про- ' грамм: «Консультант-бухгалтер»,
«Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др.
Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке
применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по
Общероссийской сети распространения правовой информации.
5.8. Интегрированные пакеты программных
продуктов
Электронный
офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ,
включающих специализированные программы и информационные технологии, которые
обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области. В состав
программного обеспечения офиса могут также входить:
§  программа анализа и
составления расписаний;
§  программа
презентации;
§  графический редактор;

§  программа
обслуживания факс-модема; §      сетевое программное обеспечение; §         программы
перевода.
Офисные
программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных
пакетов (ИП). В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные
продукты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:
§  текстовый редактор;
§  электронная таблица;
§  система управления
базой данных;
§  средства телекоммуникаций;

§
графические возможности, т. е. все то, что необходимо для самых
распространенных видов работ в любом из офисов.
Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие
офисные продукты.
Главной отличительной чертой программ,
составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя,
позволяющий применять одни и те же (или, похожие) приемы работы с различными
приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне
документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно
вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность
интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена
комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же
производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по
отдельности.
В настоящее время на рынке
офисных продуктов доминируют три комплекта:
§  • Borland Office for
Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office); § • Smart Suite
фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM); §       •
Microsoft Office фирмы Microsoft.
Назначение офисных программных пакетов
— обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной
совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в
комплексном решении задач предприятия в целом.
Самым
популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft
Office. До последнего времени ведущими разработчиками данного вида программного
обеспечения были три известные компании - Microsoft, Novell и Lotus
Development. Созданные ими программные пакеты предлагают много схожих средств и
возможностей и ориентированы практически на один и тот же сектор рынка (для
«простого» пользователя).
5.8.1. Microsoft Office
Наибольшее
распространение (90% рынка) получил пакет программ Microsoft Office. Этому
способствовала и полнота комплекта, обеспечивающего решение всех основных задач
автоматизации делопроизводства на одном автоматизированном рабочем месте, и
абсолютно строго проведенная унификация интерфейса продукта, позволяющая
пользователю не тратить время на освоение непривычных терминов и команд, и
преобладание IBM-совместимых компьютеров по сравнению с другими компьютерами.
Microsoft
Office - это семейство программных продуктов. Иными словами, все приложения
семейства Office создают единую среду, взаимодействуя друг с другом. При этом
пользователь может не задумываться над тем, в каком приложении создать тот или
иной документ. Он просто указывает тип объекта, с которым собирается работать
(текст, таблицы, графика), и то, как эти объекты должны быть встроены один в
другой или взаимодействовать друг с другом.

6. Экспертная система
ЭКСПЕРТНАЯ
СИСТЕМА - это прикладная диалоговая система искусственного
интеллекта, способная получать, накапливать, корректировать знания из некоторой
предметной области (представляемые в основном специалистами-экспертами),
выводить новые знания, находить на основе этих знаний решения практических
задач, близкие по качеству к решениям экспертов и по запросу пользователя
объяснять ход решения в понятной для него форме.
В отличие от
традиционных программ, предназначенных для решения математически строго
определенных задач по точным разрешающим алгоритмам, с помощью экспертных
систем решаются задачи, относящиеся к классу неформализованных или
слабоформализованных, слабоструктурированных задач. Алгоритмические решения
таких задач или не существуют в силу неполноты, неопределенности, неточности,
расплывчатости рассматриваемых ситуаций и знаний в них или же такие решения
неприемлемы на практике в силу сложности разрешающих алгоритмов. Поэтому
экспертные системы используют логический вывод и эвристический поиск решения.
От систем
поддержки принятия решений (которые не используют экспертных методов)
экспертные системы отличаются тем, что первые опираются больше на
математические методы и модели, а экспертные системы в основном базируются на
эвристических, эмпирических знаниях, оценках, методах, которые получены от
экспертов, и, кроме того, способны анализировать и объяснять пользователю свои
действия и знания.
Идея построения экспертных систем
сформировалась в ходе исследований в области искусственного интеллекта.
Экспертные системы распадаются на два больших класса с точки зрения задач,
которые они решают. Системы первого класса предназначаются для повышения
культуры работы и уровня знаний специалистов в различных областях деятельности
(врачей, геологов, инженеров и т. п.). Системы второго класса можно назвать
консультирующими, или диагностирующими. Для оказания помощи человеку в решении
указанных задач разрабатываются комплексы программ персональных компьютеров,
называемые интеллектуальными системами, основанными на знаниях. Эти разработки
относятся к области приложений исследований по искусственному интеллекту.
6.1. Основные задачи экспертных систем
Задачи
экспертных систем, которые, по сути, представляют собой комбинацию машинного и
человеческого знания - сохранять и пополнять опыт специалистов, работающих в
плохо формализуемых областях, таких, как медицина, биология, история и т. п.
Экспертные системы должны сыграть роль высококвалифицированных помощников,
способных дать полезный совет, сообщить необходимые сведения человеку,
находящемуся в затруднительном положении. Им может оказаться молодой, имеющий
недостаточный опыт врач, перед которым возникла необходимость провести сложную
и нетривиальную операцию. Им может быть археолог, столкнувшийся впервые с
малоизвестной культурой, иди биолог, которому срочно понадобились знания на
уровне профессионального нейрофизиолога, или любой другой исследователь и
специалист.
Экспертная
система хранит массу сведений, полученных из самых различных источников (книг,
журнальных публикаций, устных сообщений специалистов и т. п.). Она может
использовать эти сведения для консультации и при необходимости объяснить
специалисту, как она пришла к сообщаемым ему выводам.
В настоящее
время, применяя компьютерные технологии, стало возможным использовать системы
поддержки в управлении по трем направлениям:
§  поддержка Принятия
управленческих решений;
§  проведение
сравнительного анализа Вариантов решений (различных прогнозов, стратегий
развития
и т. д.);
§
поддержка выбора управленческого решения. Такого рода системы
базируются на методах многокритериального анализа и экспертных оценок.
6.2. Построение экспертных систем
Одним из
самых сложных процессов при создании экспертных систем является построение базы
знаний. Эта сложность в основном связана с необходимостью структурирования
знаний, а возможность той или иной степени структурирования существенно зависит
от изучаемой проблемы. Эксперт, знания которого вводятся в систему, может не
быть знакомым с деталями программы и вычислительной машиной, на которой
реализована экспертная система. Поэтому появляется необходимость привлечения
инженера по знаниям, который знает одновременно и область возможного применения
экспертной системы и структуру указанной программы. Именно этот специалист
поможет подобрать оптимальный вариант структурирования вводимых знаний в
соответствии с возможностями системы.
Создание экспертной системы не может
вестись по обычной схеме «заказчик-исполнитель», т. е. когда в соответствии с
техническим заданием разработки исполнитель сдает заказчику готовую для
эксплуатации систему. Это невозможно потому, что знаниями, которыми должна быть
заполнена конкретная экспертная система располагает заказчик, а не разработчик.
Исполнитель (разработчик) с помощью специальных инструментальных средств создает
пустую экспертную систему; или метасистему, ориентированную на один из классов
экспертных систем. Заполнение знаниями пустой системы осуществляется
непосредственно у заказчика специалистами (инженерами по знаниям), входящими
либо в организацию заказчика, либо в организацию разработчика. Эти специалисты
должны, с одной стороны, быть компетентны в теории экспертных систем, а с
другой - знать предметную область и уметь работать с экспертами, чтобы
превращать их знания в формализмы данной экспертной системы, т.е. в специальные
конструкции, понятные ЭВМ
6.3.
Базы знаний.
База знаний
является основой экспертной системы, еда накапливается в процессе ее
построения. Наибольший интерес в развитии информационного обеспечения
автоматизированных информационных технологий управление экономической,
деятельностью представляют применения в области, искусственного интеллекта.
Одной из форм реализации достижении в этой области является создание экспертных
систем — специальных компьютерных систем, базирующихся на системном
аккумулировании, обобщении, анализе и оценке знаний высококвалифицированных
специалистов (экспертов). В экспертной системе используется база знаний, в
которой представляются знания о конкретной Предметной области.
База знаний -
это совокупность моделей, правил и факторов (данных); порождающих анализ и
выводы для нахождения решении сложных задач в некоторой предметной области.
Выделенные и организованные в виде отдельных, целостных структур
информационного обеспечения знания о предметной области становятся явными и
отделяются от других типов знаний (например, общих знаний). Базы знаний
позволяют вести рассуждения не только и не столько на основе формальной
(математической) логики, но и на основе опята, фактов, эвристик, т.е. базы
знаний приближены к человеческой логике.
Разработки в
области искусственного интеллекта имеют целью использование большого объема
высококачественных специальных знаний о некоторой узкой Предметной области для
решения сложных, неординарных задач. Развитие концепций баз знаний связано с
исследованиями и достижениями в области систем искусственного интеллекта;
Области применения баз знаний и систем на их основе расширяются. Создается
целый спектр баз знаний - от небольших по объему для портативных систем до
мощных, предназначенных для профессионалов, эксплуатирующих сложные, технически
оснащенные АРМ. Очень большие базы знаний хранятся в централизованных единых
хранилищах данных, доступ к которым осуществляется через сети пользователями
различных систем, разного уровня, масштаба и т. д. Совершенствование
создаваемых баз знаний сделает их доступными для массового пользователя, будет
способствовать их превращению в коммерческий продукт.

file_name: 10. Информационные технологии управления.pdf

alt: ЭВМ. 2.2. Классификация ИТУ

alt: Общение между оператором и ЭВМ

alt: Чтобы руководитель имел возможность более эффективно использовать информацию, он должен получать ее в меньшем объеме, более концентрированной и соответствующей тем задачам, которые решаются на данном…

alt: Для того эффективно использовать

alt: ИТУ (должностная инструкция); § лингвистическое обеспечение - совокупность информационных языков, методов индексирования, а также лингвистической базы (словарей, тезаурусов, рубрикаторов) и методов ее ведения; § правовое…

alt: Этот и другие методы впоследствии были развиты до такой степени, что с их помощью оказалось возможным планировать и управлять выполнением проектов, содержащих до нескольких сотен…

alt: Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются: § масштабы предприятия; § степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации; § структура управления; §…

alt: В России такие программы, как «Финансовый анализ» используются мало, что связано в первую очередь с тем, что большинство таких программ ориентировано «на нормальную» экономику, функционирующую…

alt: От систем поддержки принятия решений (которые не используют экспертных методов) экспертные системы отличаются тем, что первые опираются больше на математические методы и модели, а экспертные…

title: Информационные технологии управления