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管理栄養士コラム
仕事の効率化に悩む管理栄養士は必見！同じ時間で効率よく働く方法
管理栄養士コラム 2020.02.25 管理栄養士　岡田明子
仕事の効率化に悩む管理栄養士は必見！同じ時間で効率よく働く方法
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岡田
こんにちは。NS　Laboの岡田です。
岡田さん～。岡田さんは沢山の仕事をされていると思いますが
最近私は、もっと仕事を効率よく進めていきたいと悩んでいるんです・・・
新米ママ
岡田
そうだったんですね。それでは、今日は管理栄養士の仕事効率化について、さまざまな管理栄養士がやっている仕事の効率化についてみてみましょう。
仕事を効率化して、時間内に終わらせることでどんなメリットがあるでしょうか？
仕事に余裕ができる、いつも焦らなくていい、効率よくすることで新たな仕事にも取り組める、時間内に仕事を終わらせることができるため、プライベートも充実します。
やるべき仕事に自分で期限を決め、どんどん取り組み、ベストを尽くすことで仕事を効率化していくことができます。どうせ終わらないと諦めるのではなく、残業することは格好悪いこと、残業しても疲れがたまるだけで、残業をしたりダラダラと仕事をすることによって、いいことはありません。
いつもの仕事がどのくらいで出来るのか、自分の仕事とそれを終わらせられる時間を把握すし、仕事の効率化術を取り入れることで、新たな仕事を契約することも可能で、収入アップに繋がることもあるでしょう。仕事を効率化するメリットを知って、今日から実践してみませんか？
管理栄養士は一人職場で、あれもこれもと仕事をしていると、ついつい残業していませんか？
仕事が終わらずダラダラと、就業時間を超えて仕事をすることが毎日当たりまえになっていませんか？
また、小さいお子さんがいるママ栄養士にとっては保育園のお迎え時間に間に合うように仕事を終わらせなければいけないのに、仕事が終わらず焦ってしまう、そんな悩みを抱えていませんか？
決められた時間内に効率よく仕事を進め、終わらせたいですよね。とくに、年末年始は忙しく、気持ちだけが焦って仕事が終わらないなんてことになりかねません。残業したくない、残業できない管理栄養士のための仕事をもっと効率化する方法をお伝えします。
「今日も仕事が終わらない」と、仕事に追いかけられていませんか？
仕事は長い時間かければいいと思っていませんか？
確かに、丁寧にもとめられている以上のいい仕事をすることはとても大切ですが、1つの仕事に時間をかけていてはさまざまな仕事はこなせません。
管理栄養士や栄養士は一人職場も多く、あれもこれも自分で仕事を進めていかなければならない環境にあるかたも多いでしょう。現場でトラブルが発生した、思ったより時間が押して提供時間に間に合わないなど、自分の仕事を中断して、現場作業に入ることも多々あって、自分の仕事は二の次、三の次・・・ということも少なくありません。
また、在宅ワークをしていると、家の中のことが気になったり、あとでやれば良いかと、後回しにし、締め切りギリギリに焦って仕事を終わらせているということはありませんか？
能力を最大限に発揮するために、より早く正確に仕事ができる栄養士、管理栄養士がさまざまな職場で必要とされる人材です。
あなたはどっちのタイプ？
例えば、2人の管理栄養士を比べてみましょう。丁寧に仕事をしてくれますがいつも時間ギリギリ、定時をすぎ残業する毎日でプライベートも充実できない状況の管理栄養士Aさん。
一方、同じ仕事をてきぱきとこなし残業0で、仕事のあとは趣味のヨガ教室を満喫してリラックスタイムをとるという管理栄養士のBさん。
皆さんはどちらの管理栄養士になりたいですか？
もちろん、Bさんですよね。Bさんは、どんな工夫をしながらAさんと同じ仕事をテキパキとこなしているのでしょうか？Bさんが仕事を効率化するために、取り入れていることを次章でお伝えしていきます。
仕事は長い時間をかければ「ベストを尽くした」と思っていませんか？
1日の仕事にデッドラインはありますか？
ほとんどの仕事は、「何をいつまでにする」と、いう締め切りが設けられていますよね？
例えば、給食施設で献立を作って発注するには、発注締め切りを守らなければ、食材が届かず給食が提供できません。それでは、発注締め切りに間に合うように仕事を終わらせるには、発注時間にどのくらいかかるか？発注するための献立をいつまでに仕上げないといけないのか？
と、1つ1つリスト化して、締め切りに間に合わせるために仕事を終わらせる期限を決めること、つまり、仕事のデッドラインが必要になってきます。日付をある程度決めている方は、多いでしょう。もっと、自分の仕事を効率化するために、〇時までと時間も明確にしていますか？つまり、この仕事は「〇月〇日〇時まで」と、デットラインを設けることで、もっと仕事を効率化することができます。
毎日やるべき仕事を改めて考えよう
毎日ルーティンでする仕事、曜日ごとにする仕事、イレギュラー対応する仕事など、仕事は毎日、たくさんありますよね。
毎日の業務、曜日ごとの業務、急ぎではないけれど〇日までに終わらせる仕事など、分けて何をするか明確にしておくととても分かりやすいです。
仕事を分けて、明確にする方法はいくつかありますが、おすすめの方法を3つご紹介します。
①書類があればクリアファイルごとに分けておき、デッドライン順に並べる
②付箋に、やることを1つ1つ書き出してパソコンや手帳に張り出し、終わったら1つ1つ処分する
③メモ帳にやることを書き出し、終わったら1つ1つペンで消す
その他にも、時間軸のついている手帳を活用し、細かく1日の流れを書いていくのもおおすすめです。まず、1日の流れを始業時に書き出し時間内に絶対に終わらせるという覚悟をもって、仕事を淡々と進め、時間内に終わらせていくことが仕事を効率化する第一歩です。
「誰が、何を、いつまでに」を常に考え、仕事を効率化する
栄養士や管理栄養士は一人職場で、自分で仕事を終わらせていかなければいけないという状況も多いでしょう。
ただ、一人職場と言っても、お願いすることも出てきますし、決定事項など上司に報告して、最終決定を待たなければいけないという状況もあるでしょう。この仕事は、「誰が、何を、いつまでに」を常に考えて行動して、仕事を終わらせていく必要があります。
先ほどの給食の発注業務の例をもとに考えてみましょう。発注を〇日の〇時までに終わらせなければいけないと、デッドラインがある場合、発注するための献立を自分が決めるのか？部下が決めるのか？
献立を確認してもらう人がいるのであれば、確認にどのくらいかかるのか？
修正が入った場合を考慮して、献立作成のデッドラインを決めます。そして、献立作成が終わったら、次に、誰が、発注業務を、いつまでに終わらせるのか、発注業務のデッドラインを決めるという風に、給食を提供するという大きな仕事を細かく分けて、その中の自分の仕事を書き出し、誰が、何を、いつまでにするのかを明確にすることで仕事を効率化していくことができます。
いつもこうだから、あの人がやってくれるだろう？などと、人任せにせず、1つ1つ確認しておくことで、行き違いを防ぎトラブルを未然に防いでおくことが大切です。
いい仕事は効率よく、全力で取り組むからこそ得られるもの
仕事のデッドラインが分かっているから、全力がだせる
誰が、何を、いつまでに終わらせなければいけないと、仕事のデッドラインが分かっていると、それに向けて集中して仕事をやり遂げられます。さまざまなトラブルが多いことが予想されるのであれば、あえてデッドラインを1日前にしておくことも大切です。
仕事は次から次へとこなしていかなければいけませんから、1日前に終わってしまったから、今日は暇でする仕事がないということはないでしょう。自分で決めたデッドラインを、絶対に守り切るために、その仕事に集中して全力を出すことで、仕事を効率化することができます。
目の前の仕事に集中して、効率化UP
ある程度の時間集中することが難しいという職場環境もあるでしょう。ただし、この時間は集中しやすいなど、1日の中で集中できる時間を作ることが大切です。
この時間は集中したいから、と同じ環境で働く人に伝えて協力してもらうなど、集中できる時間を確保することも大切です。また、在宅ワークで一人で仕事をしているという栄養士さんもいるでしょう。
家にいると気が散って集中できないのなら、思い切って外で集中する時間を決め、もくもくとその日のやるべき仕事を時間内に終わらせる環境に行くことも大切です。ついつい、小腹がすいたからお菓子でも食べようか、SNSが気になるなと、気が散るものは目の前から排除し、どんどんと仕事を片づけるために目の前のことに集中しましょう。
集中力を保つためにプチリフレッシュで仕事を効率よく進めよう
目の前の仕事に集中して終わらせることが理想ですが、その日の体調や環境によって、集中力を保つことが難しい場合もありますよね。そんなときは、プチリフレッシュも大切です。どんなプチリフレッシュで、仕事に集中できるのかみてみましょう。
１．深呼吸する
集中力が途切れたとき、場所を選ばずすぐにできるプチリフレッシュの1つとして、深呼吸を取り入れることも効果的です。深呼吸することは、健康のためのリラクゼーションの1つとして、厚生労働省「統合医療」情報発信サイトでも紹介されており、仕事以外でも取り入れたいプチリフレッシュです。深呼吸の基本は、腹式呼吸です。
まず、目を閉じて背筋をのばしてお腹に手をあてます。次に、一度息を吐ききってから、新鮮な空気を取り入れていきます。気持ちいいなと感じる程度に数回繰り返すと頭がすっきりとし、途切れた集中力が復活します。
２．瞑想する
瞑想とは、仏教から始まったと言われアップルの創業者スティーブ・ジョブズやGoogle、Facebookなどの企業が研修として取り入れ、様々な効果があると科学的にも実証されてされてきています。とくに、マインドフルネス瞑想といって、今に集中し意識をもつ（マインドフル）な状態になるための瞑想方法です。瞑想といっても、難しく考えず、まずは目を閉じて深呼吸することに集中します。その間、頭にさまざまなことが浮かんでも、受け流し、ひたすら呼吸を繰り返します。呼吸法は、腹式呼吸でも胸式呼吸でもやりやすい方法で構いません。時間が気になる場合は、5分などタイマーを活用したり、瞑想アプリなどで計測するといいでしょう。
３．ストレッチする
パソコン業務をしていると、体が凝り固まり血流が悪くなり、脳に酸素が行かなくなります。そうすると、目の前の仕事に集中できなくなり、仕事の効率が悪くなっていきます。集中していて、少し疲れたなと感じた場合、体を動かすことで血流が良くなく、また集中しやすくなります。その場で出来ない場合は、お手洗いなどに立って、個室でするのもいいでしょう。手を頭上にゆっくりと伸ばし、左右に動かして伸びをしたり、肩をまわすと上半身の血流がよくなります。また、座ったまま作業をしていると足の血流が悪くなりむくみの原因とりますので、座ったまま足首を回すだけでもスッキリします。無理せず、気持ちのいいところでストップしましょう。
４．コーヒーや好きな飲み物を入れる
集中がどうしても切れてしまった場合は、飲み物でプチリフレッシュすることもいいでしょう。コーヒーの香りで癒されるという人も少なくありません。また、ハーブティーなどでリラックスすることもできます。リラックスして一呼吸おいてから、再度目の前の仕事に集中したいものですね。
５．集中できる時間をルーティンにする
毎日、仕事をはじめて1日の流れがだいたい決まっていれば、この時間は集中しやすい、話かけられにくいなど、仕事を進めやすい時間が見えてくるものです。昼休憩の後が一番効率よく仕事を進められるのであれば、その時間に1日の中でとくに進めたい仕事を持ってくるのもよいでしょう。
６．タイマーを活用する
タイマーをかけ、この仕事は〇分で終わらせると時間と戦いながら仕事を終わらせるのも仕事を効率化する近道です。毎回15分にタイマーをかけ、その時間内に精一杯のことをやるのも時間の感覚がつかめるためおすすめです。スマートフォンのタイマー機能を使って、時間になったらお気にいりの音楽が流れるように設定しておけば、仕事が楽しくなり効率よく進められるでしょう。決められた〇分という時間だけ集中し、そして休憩、またタイマーを設定して集中するという方法で効率よく仕事を進めていきましょう。
仕事を効率化するために、今日から始めたいこと
仕事を効率よく進めるための「集中できる時間」
前の章でもお話した通り、仕事を効率よく進めるためには目の前の仕事に集中できる時間と環境を作ることです。
まず、毎日の時間の流れを把握し、どの時間帯が一番集中できて仕事が進むのか見直してみましょう。そして、その時間は何があっても集中して全力で仕事を終わらせることを自分と約束して終わらせましょう。
スマートフォンの着信やメール、SNSの更新など、スマートフォンがなる度に集中力が途切れたり気になって、ついスマートフォンを手にしたりと無駄な時間を過ごしてしまうことがないよう、集中して仕事に取り組みたい時間は、あえて機内モードにしてスマートフォンが表示されないようにしておくことも大切です。どうしても、その日に連絡がある場合もあるでしょうから、TPOにあわせて取り入れてみましょう。
栄養指導だけじゃない！「計画・実行・結果を振り返る」こと
栄養指導の基本は、Plan・Do・Seeといわれる、計画・実行・結果を振り返ることですよね。この技法は、栄養指導に限らず自分の仕事にも活かせる技法です。
この仕事をいつまでに終わらせるために、どのような流れでやっていこうという計画をたて、その計画通りに仕事を進め、仕事が終わったかどうか、ベストを尽くせたかどうかなどを振り返り、次へ繋げていくことを繰り返すことで、次はもっとこう進めよう、これはこうした方が効率がいいかも、と仕事を効率化することができます。1つ1つの仕事をやって終わりにせず、結果を振り返ることが、次の仕事をさらに効率化するために重要なことです。
仕事は慣れてくるとどんどんスピードアップできます。自分が取り組んでいる仕事がどのくらいで出来上がるのか把握することで、計画を立てやすくなり、イレギュラーで舞い込む仕事との調整もうまくいくものです。そのためには、目の前の仕事を〇分で片づける、タイマーで管理するなどして、目の前の仕事にどのくらいかかったのか把握して、次の仕事に活かしましょう。
仕事を効率化すると、プライベートも充実する
仕事を効率化して、時間内に終わらせることでプライベートも充実するものです。また、目の前の仕事にデッドラインを決め、自分で決めたデッドラインを何がなんでもやり遂げるためにどうしたらいいのだろうか？と常に自分に問いかけ、日々ベストを尽くすことで仕事を効率化していくことができます。
どうせトラブルがあって終わらないからと諦めモードで仕事をするのではなく、残業することは格好悪いこと、残業しても疲れがたまるだけでいいことはありません。仕事を効率化して、どんどんスピードアップし、より良い方法を見つけ、仕事を回していくことで、さらに良い仕事をすることができるでしょう。
とくに、年末年始や年度初め、仕事によって忙しさの波は違います。ルーティンで行う仕事がどのくらいでできるのか把握していれば、新たな仕事を契約することも可能で、収入アップに繋がることもあるのです。自分の働き方を見直す、仕事の効率化術をぜひ取り入れてメリハリのある仕事を今日から取り入れてみませんか？
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