ग्राम सभा की बैठक की सूचना ग्रुप सचिव द्वारा संबंधित क्षेत्र के सभी विधायकगण, सांसद, प्रमुख, प्रधान एवं अन्य सभी पंचायती-राज के जनप्रतिनिधियों को दी जावेगी तथा यह सुनिश्चित करने का प्रयास किया जावेगा कि ग्राम सभा की बैठक में ग्राम पंचायत के प्रत्येक गाँव के अधिक से अधिक नागरिक उपस्थित होकर सक्रिय भागीदारी निभायें।