ولهذا الغرض، من واجب الأمانة أن تعمّم على الدول الأعضاء في وقت مبكّر كل المعلومات ذات الصلة بالهيئات التي ترغب في المشاركة في عمل معيَّن، بغية تمكين الدول الأعضاء من اتخاذ قرار بشأن جواز أو عدم جواز مشاركة تلك الهيئات في اجتماع ما بكامله أو في جزء منه.