(أ) تقييم الاحتياجات من حيث خدمات المؤتمرات لهيئات الأمم المتحدة الموجودة في فيينا والمنظمات التي تتلقى الخدمات (الوكالة الدولية للطاقة الذرية، ومنظمة الأمم المتحدة للتنمية الصناعية، ومنظمة معاهدة الحظر الشامل للتجارب النووية) ومساعدتها في صياغة هذه الاحتياجات، وتقديم جميع وثائق ما قبل الدورات على النحو الأمثل، وذلك بطرق من بينها إقامة حوار نشط مع مقدمي الوثائق ومع أمانات اللجان لتعيين فترات زمنية واقعية لتجهيز الوثائق، وتواريخ لعقد الدورات وعقد الاجتماعات في فترات ما بين الدورات، وزيادة الجهود ذات الصلة بالتحضير لمساعدة الأمانات الفنية في الصياغة والأعمال السابقة للتحرير.