ويشمل ذلك توزيع أي اقتراح جديد أو سياسات جديدة على جميع المعنيين إذا كان ذلك يؤثر على التسيير الطبيعي لأعمال البعثات والأمانة العامة، وذلك من أجل السماح بالتخطيط المُسبق وتجنّب الصدمات والتأخيرات التي تؤدي إلى الشلل.