ولكفالة حضور هذه الاجتماعات بكثافة وخفض تكاليفها اللوجستية وغيرها من التكاليف، ستعقد بالتزامن مع اجتماعات الأجهزة المعنية بالسياسات التابعة لكل من الجماعات الاقتصادية الإقليمية الخاصة بكل مكتب من المكاتب دون الإقليمية وفي المواقع نفسها .