وسيفرز شاغلا الوظيفتين أيضا المراسلات القادمة ويرتبانها حسب الأولوية، ويرصدان ويتابعان الإجراءات اللازم اتخاذها، ويبحثان ويجمعان ويلخصان مستندات المعلومات الأساسية لاستخدامها في التقارير والعروض والخطب وما إلى ذلك، ويفحصان التقارير الواردة من الوكالات المتخصصة وكذلك الصحف والمجلات والدوريات وغيرها من مصادر المعلومات لتحديد المقالات ذات الأهمية ويمارسان أيضا وظيفة مراقبة النوعية في جميع الوثائق الصادرة، ويقومان بتصحيح وتحرير النصوص للتقيد بالشكل واحترام قواعد النحو ووضع علامات الوقف وسلامة الأسلوب.