ويساعدون أيضا في تجهيز مواد المعلومات الأساسية اللازمة للزيارات الرسمية التي يقوم بها كبار المسؤولين، وتجهيز المراسلات الواردة والصادرة، وفرز المكالمات الهاتفية، وإعداد ترتيبات السفر للموظفين المسؤولين وكبار المسؤولين.