وبالإضافة إلى ذلك، يتطلب نظام الوثائق الرسمية تحديثا من الناحية الوظيفية لإتاحة فرصة للإدارات والمكاتب التي تعد الوثائق، بصرف النظر عن موقعها الجغرافي، للتعاون في إعداد الوثائق والموافقة عليها، مع وجود مسارات تتبع تفصيلية للاستعراض والموافقة والترجمة.