والمشتركون والمستفيدون يتوقعون تلقي ردود سريعة على استفساراتهم، ويصبح لذلك من الضروري أن يتم بشكل سريع وسليم التعامل مع الوثائق اللازمة لتجهيز الاستحقاقات وفتح المراسلات الواردة عن طريق البريد العادي/الإلكتروني ومسحها ضوئيا وفتح ملفات العمل المختلفة للوحدات المعنية في الصندوق.