9- وعليه، اقترح الرئيس على المكتب أن يوافق على وثائق تفويض جميع الممثلين المذكورين في مذكرة الأمين التنفيذي، المسؤول بالإنابة، على أن يكون مفهوماً أن وثائق التفويض الرسمية للممثلين المشار إليهم في الفقرة 8 أعلاه ستقدم إلى الأمانة في أقرب وقت ممكن وفي حالة إجراء تصويت، لن يُسمح لتلك الأطراف التي لم تقدم وثائق تفويضها أو قدمت وثائق تفويض غير سليمة بالاشتراك في التصويت.