ووفقا للمادة 27 من النظام الداخلي للمؤتمر، يتعيَّن تقديم وثائق تفويض الممثّلين، وأسماء وألقاب الأشخاص الآخرين الذين يتألف منهم وفد الدولة العضو، إلى المدير العام قبل افتتاح الدورة التي سيحضرها الوفد، بأسبوع على الأقل، إن أمكن ذلك.