أولا، بسبب طبيعة هذه السجلات (أي الحساسية الشديدة للمعلومات، وحجم السجلات ذات الصلة، وتعقُّد النظم التي تُحفظ فيها، وتنوع الأشكال التي تُخزَّن بها)، يجب أن يبدأ العمل فورا على إعداد السجلات والمحفوظات لحفظها وتمكين مختلف الجهات المعنية من الوصول إليها.