ولكي يتمكن فريق صغير نسبيا من الموظفين من توفير الدعم الفعال للمداولات الحكومية الدولية المتعددة الأوجه للجان المختلفة، واللجان الفرعية، والأفرقة العاملة، فلا مناص من أن يكون هناك نظام مرتب بصورة جيدة ومفهرس بصورة واضحة وسهل الاستخدام لتجميع المعارف المؤسسية وصيانتها.