يجوز للرئيس تلقي تعليقات أو ملاحظات أو بيانات كتابية، ويبذل، بدعم من منسق الاجتماع المعني المخصص لبلد محدد ومكتب دعم بناء السلام، كل ما في وسعه من جهد لضمان إتاحة العروض المكتوبة ذات الصلة بعمل اللجنة إلى الأعضاء المشاركين في الاجتماع المعني المخصص لبلد محدد في موعد أقصاه أسبوع قبل عقد الاجتماعات عن الموضوع محل النظر.