غير أن المكتب يرى أنه نظراً لأهمية وضع قائمة بالبائعين الذين ينبغي أن توجه إليهم طلبات استدراج العروض، فإن العملية المتصلة بذلك ينبغي أن توثق بشكل كامل في الملف وينبغي ضمان التطابق مع دليل المشتريات إلى أبعد حد ممكن.