ووفقا للإجراء الذي وضعته اللجنة في دورتها لعام 1986 وأعيد تأكيده في دورتها لعام 1992، يقوم رؤساء الأجهزة الفرعية التابعة للجمعية العامة، التي ترغب في الاجتماع في المقر أثناء الجزء الرئيسي من الجمعية، بتقديم طلباتهم إلى رئيس اللجنة.