إن أي شخص يتم إدخاله إلى مراكز الإصلاح والتأهيل سواء أكان موقوفاً أم محكوماً يتم فتح ملف خاص لـه مبيناً فيه حالته الصحية عند دخوله المركز والمعلومات الشخصية عنه وسبب توقيفه والجهة التي أصدرت أمر التوقيف أو الحكم وتاريخ وزمان دخوله، ويتم تزويد هذا الملف بكافة الوقائع المتعلقة بوجود الموقوف داخل المركز.