فيجب على الموظفين المسؤولين عن مناطق معينة القيام بزيارات ميدانية منتظمة إلى المناطق التي تقع ضمن نطاق مسؤولياتهم بغية تقييم الأوضاع في أرض الواقع، ويجب أن تكون المنظمة قادرة على التحرك بسرعة من أجل توفير خدمات الوساطة أو مساعدة الدول الأعضاء أو المنظمات الإقليمية حالما يظهر توتر أو يحتمل نشوء صراع.