ويطلب كذلك إلى الموظفين المعاونين إعداد إعلانات الشواغر في نظام غالاكسي (تم وضع 209 إعلانات لشواغر خلال فترة الستة شهور الأخيرة)، والتنسيق مع مكتب المساعدة في نظام غالاكسي بشأن المسائل المتصلة بالشواغر، وجمع تقارير تقييم الأداء للمرشحين الداخليين والتحقق منها، والاحتفاظ بمصفوفات لإعلانات الشواغر السابقة لتبسيط وضع الإعلانات للشواغر الحالية، وتحديد مواعيد المقابلات الأولية مع المرشحين.