(1) كل المستندات والإشعارات والقرارات والمعلومات الأخرى التي تنشأ في إطار عملية الاشتراء ويجري الإبلاغ بها على النحو الذي يشترطه هذا القانون، بما يشمل ما يتصل منها بإجراءات إعادة النظر بمقتضى الفصل السادس أو ما ينشأ منها إبان اجتماع ما، أو التي تشكل جزءا من سجل إجراءات الاشتراء بمقتضى المادة ، يجب أن تكون في شكل يوفّر سجلا لفحوى المعلومات ويكون سهل المنال بحيث يتسنى استعماله في الرجوع إليه لاحقا.