한국철도공사기록물 관리 규정/제9조(기록물의 등록)
제9조(기록물의 등록)  ① 공사는 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 사장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산·관리하여야 한다. 다만, 운영규정 제3조제11호 및 제12호 따른 업무관리시스템 또는 행정정보시스템으로 생산된 행정정보 중 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 전자기록생산시스템으로 해당 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있으며, 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 어느 하나에 따른다. ?개정 2012. 5. 16.,   1. 결재권자가 결재하거나 보고 받은 기록물에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.   2. 제6조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항과 관련된 문서가 결재 또는 검토과정에서 반려된 경우 또는 재작성 전의 원본문서의 경우에는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후에 생산등록번호를 부여한다. 다만, 전자기록생산시스템이 반려 또는 재작성전 문서를 원본의 첨부형태로 관리하는 경우에는 별도의 등록번호를 부여하지 않을 수 있다.,   3. 사진·필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.,   4. 영화·비디오·오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유하지 않은 경우에는 편집되지 않은 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.,   5. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.,   6. 기록관이 직접 수집한 기록물의 경우에는 기록관리시스템에 의하여 획득된 시점에 등록번호를 부여한다.,    ② 공사는 제1항에 따른 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 하고, 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.,    ③ 제1항에 따른 등록번호는 각각 시스템 구분, 처리부서 부서코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다.,    ④ 공사는 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등, 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.