한국기상산업기술원 문서 및 직인관리규정/제34조(문서발송)
제34조(문서발송)  ① 시행문은 처리부서에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송한다. 이 경우 처리부서의 기록물관리책임자는 발송할 문서와 기록물등록대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다. ?개정 2019. 4. 8.   ② 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편·우편·모사전송·전신·전신타자·전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편·등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.   ③ 인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서부서의 지원을 받아 발송할 수 있다.   ④ 제1항에도 불구하고 전자문서는 기술원의 홈페이지 또는 직원의 공식 전자우편주소(기술원이 직원에게 부여한 전자우편주소를 말한다. 이하 같다)를 이용하여 행정기관외의 자에게 발송할 수 있다.   ⑤ 인편으로 문서를 발송하는 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신기관의 수령자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명(전자서명·전자문자서명 및 전자이미지서명을 제외한다) 또는 날인을 받아야 한다.   ⑥ 원장은 문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실·훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.   ⑦ 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있으며, 직인(전자이미지직인을 제외한다)을 찍어 시행하는 문서는 직인관리자가 직인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다. 전자문서인 경우에는 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 자가 전자이미지직인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다.