한국도로공사기록물관리규정/제18조(기록물철의 작성 및 관리)
제18조(기록물철의 작성 및 관리)  ① 처리부서의 장은 단위사안별로 기록물철을 만들어 기록물을 발생순서에 따라 편철한다. ?개정 2006. 08. 29.   ② 기록물철을 신규로 작성한 때에는 별지 제5호 서식의 기록물철등록부에 이를 등록하여 별표 3의 기록물철 표지를 전산으로 출력한 후 당해 기록물철의 표지로 사용하여야 한다. ?개정 2006. 08. 29.   ③ 처리부서의 장은 단위업무별 기록물철 작성기준을 수립하여 기록물이 체계적으로 편철·관리되게 하여야 한다.   ④ 제1항 내지 제3항에 따라 작성된 기록물철은 기록물철등록부에 등록하여 분류번호를 부여받은 후 기록물철에 당해 분류번호를 표기하여야 한다. 다만, 2권이상으로 분철된 기록물철에 대하여는 기록물철의 분류번호 다음에 괄호를 하고, 괄호안에 권호수를 기입한다. ?개정 2006. 08. 29.   ⑤ 기록물철의 분류번호는 처리부서코드, 단위업무코드 및 연도별기록물철 등록연번으로 구성한다.   ⑥ 처리부서의 장은 기록물을 기록물분류기준에 따라 기록물종류별 관리에 적합한 파일 및 보관용기에 넣어 안전하게 관리하여야 한다. ?개정 2006. 08. 29.   ⑦ 기록물철등록부에 등록된 사항을 변경하고자 하는 때에는 다음 각 호의 방법에 따른다. ?개정 2006. 08. 29.  1. 기록물철등록부에 등록된 기록물철을 삭제하고자 할 경우에는 기록물철에 포함된 기록물을 삭제할 수 없으며, 다른 기록물철에 분류편철을 하여야 한다.  2. 기록물철등록부의 등록사항을 변경하고자 하는 때에는 기록물철 생산자는 단위업무 및 보존기간등을 고려하여 기록물의 특성에 맞게 등록사항을 변경하여야 한다.  3. 등록사항을 변경한 경우에는 변경일자 및 변경사항을 전자적으로 관리하여야 한다.