한국도로공사기록물관리규정/제14조(기록물의 등록)
제14조(기록물의 등록)  ① 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 처리부서별로 별지 제1호 서식의 기록물등록대장에 당해 기록물을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여한 후 당해 생산등록번호 또는 접수등록번호를 기록물에 표기하되 제3항의 처리부서코드에 갈음하여 처리부서명을 표기한다. ?개정 2006. 08. 29.   ② 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호에 따른다. ?개정 2006. 08. 29.  1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.  2. 제15조제2호에 따라 등록하는 반려된 문서 또는 재작성전의 원본문서의 경우에는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후에 생산등록번호를 부여한다.  3. 사진·필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물중 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.  4. 영화·비디오·오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유하지 아니한 경우에는 편집되지 아니한 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.  5. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.   ③ 생산등록번호 및 접수등록번호는 각각 처리부서코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다. ?개정 2006. 08. 29.   ④ 생산등록번호는 다음 각호의 방법으로 표기한다. ?개정 2006. 08. 29.  1. 기안문·시행문등 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호를 표기한다.  2. 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있지 아니한 문서·카드류·도면류등의 기록물은 당해기록물의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다.  3. 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 당해 사진·필름등을 넣은 봉투 또는 당해 사진·필름등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기하여야 한다.  4. 테이프·디스크·디스켓류의 기록물에 대하여는 당해기록물과 그 보존용기에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다.  5. 기타 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물에 대하여는 당해 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다.   ⑤ 접수등록번호는 다음 각호의 방법으로 표기한다. ?개정 2006. 08. 29.  1. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호를 표기한다.  2. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물외의 접수기록물에 대하여는 제4항 각호와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 별표 1의 표시를 하여 접수등록번호를 표기한다.   ⑥ 문서부서의 장이 접수하여 처리부서로 배부하는 기록물에 대하여는 별지 제2호 서식의 기록물배부대장에 당해 기록물의 접수 및 배부사항을 등록하여야 한다. ?개정 2006. 08. 29.   ⑦ 기록물의 본문과 첨부물이 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문에서 떼어내어 따로 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 분리하여 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다. ?개정 2006. 08. 29.   ⑧ 기록물등록대장 및 기록물배부대장은 전산으로 관리하되, 당해 기록물등록대장(분류등록사항을 제외한다) 및 기록물배부대장에 등록된 사항은 임의로 삭제 또는 수정되지 못하도록 관리하여야 하며, 사후에 이를 삭제 또는 수정하는 경우에는 삭제 또는 수정전의 기록이 그대로 남도록 관리하여야 한다. ?개정 2006. 08. 29.