한국기상산업기술원 문서 및 직인관리규정/제2조(정의)
제2조(정의) 이 규정에 사용되는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.  1.  문서 라 함은 기록물로서, 내부 또는 대외적으로 공무상 작성 및 시행된 공문서(도면, 사진, 테이프, 전자문서 등의 모든 형태의 기록물을 포함함)와 기술원이 접수한 모든 공문서를 말한다.  2.  전자문서 라 함은 전산망을 활용하여 작성, 시행 또는 접수, 처리되는 것을 말한다.  3.  처리부서 라 함은 문서를 생산 및 접수하는 각 부서를 말한다.  4.  주관부서 라 함은 기술원 내 문서의 배부, 수발업무지원 및 보존 등에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.  5.  처리부서 기록물관리책임자 란 처리부서에서 생산·접수되는 기록물의 효율적인 관리를 위해 문서업무를 전담하는 부서 담당자를 말한다.  6.  전자문서관리시스템 이란 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 모든 기록물관리 업무를 전자적으로 운영 및 관리하는 시스템을 말한다.  7.  서명 이라 함은 문서를 기안·협조·결재 또는 시행하기 위하여 기안자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 쓰거나 본인임을 알아볼 수 있도록 문자를 표시하는 것을 말한다.  8.  보관 이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.  9.  보존 이라 함은 보관이 끝난 문서를 서고에서 소정의 보존기간에 따라 관리함을 말한다.  10.  직인 이라 함은 기술원장의 인(전자이미지 직인 포함)을 말한다. [전문개정 2019. 4. 8.]