Sağlam Bir Başlangıç Yapmak E-postayı Sonlandırmak Kısa ve Öz Tutmak
Alıcı, e-postayı açmadan önce onun konusu hakkında bir fikir edinmeli. Aynı zamanda konuyu kısa tut çünkü konu satırına uzun bir şeyler yazarsan okuyan kişi sıkılabilir. Kendini tanıtma e-postası yazarken "Tanıtma - Ad ve Soyad" yazmak gayet uygun olur.  İlk önce konu satırına konuyu yazdığından emin ol! En yaygın yapılan hatalardan biri de konu satırını doldurmayı en sona bırakmaktır. Bu da konu satırını doldurmayı unutmana sebep olabilir. Cep telefonlarında genellikle konu satırında yalnızca 25-30 karakter gösterilir bu yüzden konuyu kısa tut. "Merhaba" ya da "Selam" ile başlama. Bu tarz selamlaşma kelimelerini bir insanı tanıdığında kullanabilirsin. Genel kabul görmüş, profesyonel bir hitap tarzı kullanarak yazmaya başla. Hitap ederken alıcının ismini kullanmaktan kaçın.  "Sayın Bay/Bayan" – E-posta gönderdiğin kişinin cinsiyetinden emin değilsen bunu kullanman uygun olacaktır. "Sayın ilgili" – Bunu yalnızca e-postayı kimin alacağından emin olmadığın durumlarda kullanmalısın. İlk cümlende kendini alıcıya tanıtmalısın. Bu sayede alıcıya, diğer e-postalarda hatırlayabileceği bir isim vermiş olursun.  "Benim adım..." Uygunsa unvanını yaz. Birden çok unvanın varsa hepsini yazma, en ilgili ya da önemli olanı yaz. Hiç kimse tüm e-postaları açıp okumaktan hoşlanmaz dolayısıyla seninkini okurken zaman ayırdığı için ona teşekkür ettiğinden emin ol. Bu nazik ifade, alıcının ruh hâlini büyük ölçüde etkileyecektir ve sana yanıt vermesi ihtimalini artıracaktır.  "Bu e-postayı okumak için zaman ayırdığınızdan dolayı teşekkür ederim." "Bu e-postayı okumak için programınızda bana zaman ayırdığınızdan dolayı teşekkür ederim." Alıcıdan seninle iletişim kurması için sana geri dönmesini, seni aramasını, senin önerini düşünmesini talep et. Soru sormak, bağlantı kurma ihtimalini artırmanın iyi bir yoludur.  "Boş vaktiniz olduğunda lütfen beni arayın" "Yakın bir zamanda sizinle öğle yemeği yemek isterim" "…konudaki düşünceniz nedir?" "Yanıtınızı bekliyorum" Profesyonel bir e-postayı sonlandırırken teşekkür ettiğin ama kısa ve öz yazdığın bir bitiş yap. Basit bir hitap ile bitirerek teşekkürlerini iletirken e-postanın profesyonel görünmesini sağlayabilirsin.  "Saygılarımla" "Teşekkür ederim" "İçten dileklerimle" "İyi çalışmalar dilerim" "Hürmetler", "Hoşça kalın", "Güle güle", "İlginiz için teşekkür ederim." ve "Görüşmek üzere" gibi sonlardan kaçın. E-postana daha önce imzanı eklemediysen e-postayı adın, soyadın, unvanın ve iletişim bilgilerin ile bitir. Bu kısma beş telefon numarası, iki e-posta adresi ve üç adet İnternet sitesi yazma. Olabildiğince basit tut ki alıcı seninle iletişime geçmenin en iyi yolunun hangisi olduğunu anlasın. İmzanda tırnak işareti kullanma.  Elif Şen   elif.sen@mail.com (555)555-1234   www.elifseninternetsitesi.com "Gönder" butonuna basmadan önce e-postanı birkaç kez okumak için zaman ayır ve okurken herhangi bir hata görürsen onları düzelt. Bu, muhtemelen alıcı ile iletişime geçtiğin ilk e-posta olacağından mümkün olduğunca iyi bir izlenim bırakmalısın. Yazım ve dil bilgisi hataları, e-postanın profesyonel görünmesine engel olacaktır. Alıcı, senin onların e-posta adresini nasıl bulduğunu öğrensin. Bu, onlara ulaşmak için doğru yollardan geçtiğini göstermene yardımcı olur.  "Bu e-posta adresini bana ofis müdürünüz yönlendirdi " "Bu e-posta adresini İnternet sitenizden aldım " "Şu kişi sizinle iletişime geçmem için beni yönlendirdi " Kişinin hafızasında buluştuğunuz zamanı canlandırarak daha iyi bir iş bağı kurabilirsin.  "Geçen haftaki konferansta kısaca konuşma şansımız olmuştu " "Dün telefonda konuşmuştuk " "…tarihinde sunumunuzu izlemiştim" Bu, alıcı ile ilişki kurmana yardımcı olurken iş e-postalarının soğuk görünmesini de önler. Ortak ilgi alanlarını belirlemek için alıcı hakkında küçük bir araştırma yapman gerekebilir. Araştırma yapabileceğin sosyal mecralar Facebook, Twitter ve LinkedIn olabilir.  Alıcıya, bu ortak ilgi alanını nereden bulduğunu söyle. Aksi takdirde saplantılı görünebilirsin. Bu ortak ilgi alanı mümkünse iş ile ilgili olsun. Mesela çalıştığınız alanla ilgili ya da mesleki bir konuda ikinizin de duyduğu bir merak olabilir. Asıl meseleye gelmek için çok bekleme. Asıl meseleye gelmeden önce birçok paragraf içeren bir e-postayı kimse okumaz. Ne istediğini ve bu konuda söz konusu kişiyle neden iletişime geçtiğini anlaşılır ve açık bir şekilde yaz. Tavsiye istiyorsan ya da başka bir şey talep ediyorsan, özellikle de o kişiyle ilk defa iletişim kuruyorsan, talebinin gerçekleştirilebilir bir şey olduğundan emin ol.  "…hakkında daha fazla şey öğrenmek isterim" "Sizinle …hakkında tartışmak için bir ara buluşmak isterim" "…hakkında fikrinizi öğrenmek isterim" E-postada anlatmak istediğini dolambaçlı bir yolla yazarsan bu, alıcının ilgisini kaybetmesine ya da ilk başta ne ile ilgili e-posta yazdığını unutmasına sebep olabilir. Tanıtma amaçlı yazdığın e-posta basit olsun ve alıcıya yalnızca bir şey sor.
Konu satırına konuyu anlaşılır bir şekilde yaz. Profesyonel bir hitap ile yazmaya başla. Kendini tanıt. Alıcıya, ayırdığı vakit için teşekkür et. Eylem çağrısında bulun. E-postayı sonlandır. İmzanı ekle. E-postadaki yazım hatalarını kontrol et. Alıcının e-posta adresine nasıl ulaştığını açıkla. En son görüştüğünüz zaman hakkında konuş (eğer uygunsa). Ortak ilgi alanınızı paylaş. Neden iletişime geçtiğini anlat. E-postada odaklandığın sadece bir konu olsun.
https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email
Starting Strong Signing Off Keeping it Concise