લેખ્યસૂચિ (documentation) – Gujarati Vishwakosh – ગુજરાતી વિશ્વકોશ
લેખ્યસૂચિ (documentation) : લેખ્યસૂચીકરણ (પ્રલેખન) એ એક એવી કળા છે, જેમાં પ્રલેખનું પુન: ઉત્પાદન, પ્રલેખ(document)ની વહેંચણી અને પ્રલેખનો ઉપયોગ એ ત્રણનો સમાવેશ થાય છે. માનવપ્રવૃત્તિની સમગ્ર પ્રકારની પ્રલેખનસામગ્રીનું એકત્રીકરણ, વર્ગીકરણ અને વિતરણની પ્રક્રિયા. 'લેખ્યસૂચી' (documentation) શબ્દ – લેખ્ય (document) પરથી આવેલો છે. સૌપ્રથમ 1905માં પૉલ ઑટલેટે – (Paul Otlet) 'ડૉક્યુમેન્ટેશન' શબ્દ ડૉક્યુમેન્ટ્સ એકત્રિત કરવા જરૂરી પ્રક્રિયા કરવી, સંગ્રહ કરવો, પુન: પ્રાપ્ત કરવા અને પરિક્રમણ કરવાની વિશિષ્ટ પ્રવૃત્તિ માટે વાપર્યો હતો. લગભગ એ જ અર્થમાં 1920માં NIDER(Netherland Institute Voor Documentate en Registratuur)ના નામમાં પ્રયોજાયો હતો. 1934માં પૉલ ઑટલેટે Traite de Documentation પુસ્તક દ્વારા આ ક્ષેત્રે મહત્વનું પ્રદાન કર્યું. બ્રેડફૉર્ડે (Bradford) 1948માં Documentation પુસ્તક આપ્યું. 1950માં તેની બીજી આવૃત્તિ થઈ. તેમના મતે લેખ્યસૂચીકરણ એટલે બધા જ પ્રકારની બૌદ્ધિક પ્રવૃત્તિના લેખ્યો એકત્રિત કરવા, વર્ગીકૃત કરવા અને ઝડપથી મેળવી આપવા અંગેની કળા. તજ્જ્ઞોને તેમના વિશિષ્ટ વિષયના અદ્યતન વિકાસથી જાગ્રત રાખવા. વિશિષ્ટ વિષયનું અદ્યતન સાહિત્ય મેળવી આપવું. સમય જતાં આ શબ્દના અર્થમાં અને વ્યાપમાં ફેરફારો થતા રહ્યા છે. છતાં તેમાં સંગ્રહ, વ્યવસ્થા અને પ્રસારણની જુદી જુદી પ્રક્રિયાઓનો સમાવેશ થાય છે.
લેખ્યસૂચીકરણની પ્રવૃત્તિઓના બે પ્રકાર છે એક : સક્રિય (active); જેમાં સંક્ષેપીકરણ-સેવાઓ, નિર્દેશીકરણ-સેવાઓ, સમીક્ષાઓ, ડાઇજેસ્ટ, સ્ટેટ ઑવ્ આર્ટ; અનુવાદો, અદ્યતન જાગરુકતા, પસંદગીયુક્ત માહિતીપ્રસારણ-સેવાઓ, સંઘસૂચિ વગેરેનો સમાવેશ થાય છે. બે : મૂક કે ગૌણ (passive) જેમાં સાહિત્ય-શોધ, વાચન માટેની યાદીઓ તૈયાર કરવી, લેખ્યોનું સ્થાન દર્શાવવું, લેખ્યો એકત્રિત કરવા, અનુવાદોનું સ્થાન દર્શાવવું, લેખ્યોનું પ્રતિનિર્માણ કરવું વગેરેનો સમાવેશ થાય છે. સક્રિય લેખ્ય સૂચીકરણમાં ઉપયોગકર્તાની સંભવિત માંગને કેન્દ્રમાં રાખીને સેવાઓ આપવામાં આવે છે. જ્યારે મૂક-ગૌણ લેખ્ય સૂચીકરણ એ માટેનાં કાર્યો કરે છે.
વીસમી સદીમાં ઉપયોગમાં આવેલો આ શબ્દ આ સમયમાં જ પ્રસ્થાપિત થયો. આથી જ 1931માં પૉલ ઑટલેટે તેમની સંસ્થા ઇન્ટરનૅશનલ ઇન્સ્ટિટ્યૂટ ઑવ્ બિબ્લિયૉગ્રાફી, બ્રસેલ્સનું નામ બદલીને ઇન્ટરનૅશનલ ફેડરેશન ડૉક્યુમેન્ટેશન (FID) કર્યું. ઈ. સ. 1986માં આ નામમાં ઇન્ફર્મેશન શબ્દ ઉમેરીને 'ઇન્ટરનૅશનલ ફેડરેશન ઑફ ઇન્ફર્મેશન ઍન્ડ ડૉક્યુમેન્ટેશન' કર્યું. બીજા વિશ્વયુદ્ધ પછી યુનેસ્કોએ ડીબીએ(Division of Documentation Bibliotheques et Archive DBA)ની સ્થાપના કરી. યુનેસ્કોના આ વિભાગની પ્રવૃત્તિઓને લીધે લેખ્યસૂચીકરણની પ્રવૃત્તિઓને વેગ મળ્યો. યુનેસ્કોની સહાયથી 'ડૉક્યુમેન્ટેશન સેન્ટર' નામે અનેક રાષ્ટ્રીય કેન્દ્રો સ્થપાયાં; જેમ કે, ઇનસ્ડૉક (INSDOC), પાનડૉક (PANDOC), નીડૉક (NIDOC), ઇરાનડૉક (IRNDOC), થાઇડૉક (THAIDOC) વગેરે.
1950ના દાયકામાં આ ક્ષેત્રે નવો વળાંક આવ્યો. અમેરિકાનાં મહત્વનાં વ્યાવસાયિક મંડળો સાથે આ શબ્દ જોડાઈ ગયો. અમેરિકન ડૉક્યુમેન્ટેશન ઇન્સ્ટિટ્યૂટ (ADI), એનું પ્રકાશન 'અમેરિકન ડૉક્યુમેન્ટેશન'. આમ છતાં અમેરિકનોને લેખ્યસૂચીકરણની પ્રવૃત્તિઓને અભિવ્યક્ત કરવા માટે બીજા શબ્દની જરૂર જણાઈ. એ માટે 1950માં કેલ્વિન મૂર્સે (Calvin Moores) 'ઇન્ફર્મેશન રિટ્રિવલ' (IR) સંજ્ઞા આપી. માહિતીની પુન:પ્રાપ્તિ માટે માહિતીનો સંગ્રહ કરવો એ પૂર્વ-શરત છે. આથી આ માટે થોડા સમયમાં જ 'ઇન્ફર્મેશન સ્ટૉરેજ ઍન્ડ રિટ્રિવલ' (ISR) સંજ્ઞા પ્રયોજવામાં આવી.
ઈ. સ. 1959માં યુએસમાં 'ઇન્ફર્મેશન સાયન્સ' શબ્દ ઉપયોગમાં આવ્યો. જોકે એનો સ્વીકાર 1962માં થયો. પરિણામે 1968માં એડીઆઈ(ADI)એ પોતાનું નામ બદલીને અમેરિકન સોસાયટી ફૉર ઇન્ફર્મેશન સાયન્સ (ASIS) કર્યું. 1970માં 'અમેરિકન ડૉક્યુમેન્ટેશન'નું પણ નામ બદલીને 'જર્નલ ઑવ્ અમેરિકન સોસાયટી ફૉર ઇન્ફર્મેશન સાયન્સ' (JASIS) કર્યું. 'ડૉક્યુમેન્ટેશન'ને માટે સામાન્ય લેબલ તરીકે 'ઇન્ફર્મેશન સાયન્સ' સંજ્ઞા પ્રસ્થાપિત થઈ. પછીથી માહિતી વિજ્ઞાનનો અત્યંત વિશાળ અને ગહન વિષય તરીકે વિકાસ થયો. એના એક ભાગ તરીકે લેખ્યસૂચીકરણને ગણાવી શકાય.
રશિયનોને 'ડૉક્યુમેન્ટેશન' શબ્દ અપર્યાપ્ત લાગ્યો. મિખેઇલોવ, ચૅરન્યી (Mikhailov, Chernyi) અને ગિલ્યારેવાસ્કી- (Gilyarevaski)એ 1966માં 'ઇન્ફર્મેટિક્સ' (Informatics) શબ્દ પ્રયોજ્યો. સોવિયેત યુનિયનમાં તે સ્વીકારાયો. ટૂંકમાં 'લેખ્ય'- (document)ને બદલે 'માહિતી' (Information) પર વધુ ઝોક અપાવા લાગ્યો.
વિશ્વના જુદા જુદા દેશોમાં લગભગ સમાન પ્રકારની પ્રવૃત્તિ માટે મુખ્યત્વે ત્રણ શબ્દપ્રયોગો 'ડૉક્યુમેન્ટેશન', 'ઇન્ફર્મેશન સાયન્સ' અને 'ઇન્ફર્મેટિક્સ' અમલમાં છે. લેખ્યસૂચીકરણની વિવિધ પ્રવૃત્તિઓ માટે લેખ્યસૂચીકરણકેન્દ્રો, માહિતીકેન્દ્રો શરૂ થયાં છે.
માહિતીકેન્દ્રો : વૈજ્ઞાનિક અને ટેક્નિકલ ક્ષેત્રોમાં પ્રકાશન-વિસ્ફોટ અને માહિતી-વિસ્ફોટને પરિણામે પ્રલેખો-લેખ્યોની સંખ્યામાં ભારે વૃદ્ધિ થઈ છે. વળી તેના સ્વરૂપમાં પણ વૈવિધ્ય આવ્યું છે. સરકારી અનુદાનો પ્રાપ્ત થતાં માનવજાતના વિકાસ માટે સંશોધન-પ્રવૃત્તિઓ પણ વધી છે. આથી તજ્જ્ઞો અને સંશોધકોને માહિતીના અવિરત પ્રવાહમાંથી પોતાને જરૂરી વિશિષ્ટ વિષયની માહિતી પ્રાપ્ત કરવાનું મુશ્કેલ બન્યું છે. ગ્રંથાલયમાં પરંપરાગત રીતે અપાતી સંદર્ભસેવા ઉપરાંત પણ વિશેષ મદદની જરૂર પડી છે. તેથી ગ્રંથાલયોએ એ માટેના પ્રયત્નો શરૂ કર્યા. ઉપયોગકર્તાઓને માહિતી મેળવી આપવાની જવાબદારી માહિતીકેન્દ્રોએ સ્વીકારી.
આ માહિતીકેન્દ્રો કોઈ ગ્રંથાલયના ભાગ હોય એ જરૂરી નથી. એ માનવીય સ્રોતો (human resources) કે પ્રલેખો (documents) ઉપર નિર્ભર રહી શકે છે. કેટલાંક માહિતીકેન્દ્રોને સરકાર સહાય કરે છે; સરકાર ચલાવે છે. આવાં કેન્દ્રો મર્યાદિત હોય છે. તેઓ વિશિષ્ટ ક્ષેત્રોમાં સેવા આપે છે. દા.ત., ઇન્સડૉક (Indian National Scientific Documentation Centre – INSDOC) : (હવે નવું નામ NISCAIR – National Institute of Science, Communication and Infomation Resources). જુલાઈ, 1951માં યુનેસ્કો અને ભારત વચ્ચે લેખ્યસૂચીકરણ, વૈજ્ઞાનિક અનુવાદો અને પ્રતિનિર્માણસેવા માટેના ત્રણ વર્ષના કરાર થયા. માર્ચ 1952માં ભારત સરકારે વિજ્ઞાન અને ટેક્નૉલોજીના ક્ષેત્રે સંપૂર્ણ લેખ્યસૂચીકરણ સેવા આપવા માટે આ કેન્દ્રની સ્થાપના યુનેસ્કોની ટેક્નિકલ સહાયથી કરી. સંશોધન-સંસ્થાઓ, યુનિવર્સિટીઓ, ઔદ્યોગિક સંસ્થાઓ, સરકારી વિભાગો તેમજ વ્યક્તિગત સંશોધકો વગેરે આ સંસ્થાની સેવાઓનો ખૂબ ઉપયોગ કરે છે. ઉપયોગકર્તાની માંગ અનુસાર વિશિષ્ટ મુદ્દાઓ પર વાઙ્મયસૂચિ બનાવી આપવી, વૈજ્ઞાનિક લેખોની માઇક્રોફિલ્મ, માઇક્રોરેકૉર્ડિંગ અને ફોટો નકલો મોકલી આપવી. વિશ્વની વિવિધ ભાષાઓમાં થયેલા સંશોધનલેખોના અંગ્રેજી ભાષામાં અનુવાદ પૂરા પાડવા વગેરે સેવાઓ આપે છે. માહિતીની પુન: પ્રાપ્તિ માટે અલગ અલગ નિર્દેશીઓ માસિક તેમજ વાર્ષિક રૂપે પ્રકાશિત કરે છે. ઇન્ડિયન સાયન્સ ઍબ્સ્ટ્રૅક્ટ્સ તેમજ કેમિકલ ઍબ્સ્ટ્રૅક્ટ્સ પર આધારિત પસંદગીયુક્ત માહિતી-પ્રસારણ સેવા આપે છે. કમ્પ્યૂટર દ્વારા આંતરરાષ્ટ્રીય ડેટા-બેઝીઝમાંથી ઑનલાઇન માહિતી મેળવી આપે છે.
એ જ રીતે ડેસિડૉક DESIDOC – Defence Scientific Information and Documentation Centre (અગાઉ જેની સ્થાપના સાયન્ટિફિક ઇન્ફર્મેશન બ્યૂરો – SIB નામે 1958માં થઈ હતી; 1967માં એનું નામ ડેસિડૉક થયું.) જે સંરક્ષણને લગતી માહિતી એકત્રિત કરે છે; તેની પ્રક્રિયા કરે છે તેમજ સંરક્ષણ-સંશોધન અને વિકાસની સંસ્થા (DRDO) સાથે જોડાયેલા વૈજ્ઞાનિકોને તેમજ મિનિસ્ટ્રી ઑવ્ ડિફેન્સને માહિતી પૂરી પાડે છે. આ કેન્દ્રમાં ડાઇલૉગ (DIALOG) માહિતી-સેવા દ્વારા અનેક આંતરરાષ્ટ્રીય વાઙ્મયસૂચિગત ડેટા-બેઝીઝમાંથી ઑનલાઇન માહિતી મેળવવાની સુવિધા છે. વળી જુદા જુદા માહિતીસ્રોતોમાંથી માહિતી એકત્રિત કરીને, તેનું પુન: ગઠન કરીને સંક્ષેપો, નિર્દેશીઓ, ડાઇજેસ્ટ, સ્ટેટ ઑવ્ આર્ટ રિપૉર્ટ, અદ્યતન અવબોધન-યાદીઓ વગેરે ઉપયોગકર્તાની પૂર્વ- નિર્ધારિત માંગના સંદર્ભમાં પ્રકાશિત કરે છે. આ જ પ્રમાણે નૅશનલ સોશિયલ સાયન્સ ડૉક્યુમેન્ટેશન સેન્ટર (NASSDOC) સામાજિક ક્ષેત્રે અને સેન્ડૉક (SENDOC) લઘુ ઔદ્યોગિક ક્ષેત્રે પ્રલેખન-સેવાઓ ઉપરાંત માહિતી-સેવાઓ આપે છે.
અલગ અલગ વિષયનાં માહિતીકેન્દ્રો વિવિધ પ્રકારની માહિતી-સેવાઓ પૂરી પાડે છે. અગત્યના સાહિત્યના માઇક્રોફૉર્મ્સ, સંક્ષેપો, નિર્દેશીઓ, સમીક્ષાઓ, અહેવાલો તૈયાર કરે છે. વળી અદ્યતન અને પસંદગીયુક્ત માહિતીનું પ્રસારણ કરવાનાં તેમજ ઑનલાઇન માહિતી પૂરી પાડવાનાં કાર્યો કરે છે.
માઇક્રોફોટોગ્રાફી : માઇક્રોફોટોગ્રાફી એટલે ફોટોગ્રાફી દ્વારા પ્રલેખનું સૂક્ષ્મ સ્વરૂપે નાના કદમાં પુનર્નિર્માણ કરવું. માઇક્રોફોટોગ્રાફી અને માઇક્રોગ્રાફિક્સ બંને એકબીજાના પર્યાય છે. 1939માં જૉન બેન્જામિન ડાન્સર (John Benjamin Dancer) નામના અંગ્રેજ વૈજ્ઞાનિકે 20 ઇંચના પ્રલેખને 1.8 (one-eighth) ઇંચની લંબાઈમાં છાપીને પુનર્નિર્માણ કર્યું હતું. બે દાયકા પછી રેને ડાગ્રોન (Rene Dagron) નામની ફ્રેન્ચ વ્યક્તિએ 1000 ટેલિગ્રામનો ફોટોગ્રાફ 2´´ પહોળી ફિલ્મસ્ટ્રિપ પર લીધો; જેનું કદ કબૂતરના પગે બાંધી શકાય એટલું નાનું હતું. ફ્રાન્કો-પ્રસિયન (Franco-Prussian) યુદ્ધ દરમિયાન ખાનગી સંદેશાઓ અને સમાચારો માઇક્રોફોટોગ્રાફી દ્વારા માઇક્રોફિલ્મ પર મોકલવામાં આવતા હતા.
1930ના ગાળામાં ગ્રંથાલયોમાં અપ્રાપ્ય ગ્રંથો અને સમાચારપત્રોની માઇક્રોફિલ્મ બનાવવાની શરૂઆત થઈ; જેનો હેતુ જગ્યાનો બચાવ અને જાળવણી કરવાનો હતો. 1959માં એ સ્પષ્ટ થયું કે માઇક્રોફિલ્મ એ માત્ર જૂની ફાઇલો, મોટા કદના કે અપ્રાપ્ય ગ્રંથોની જાળવણી માટે કે જગ્યા બચાવવા માટે જ નથી; પરંતુ એ માહિતી પદ્ધતિનો જ એક અંતર્ગત ભાગ છે. 1960ના સમયગાળા દરમિયાન માઇક્રોફૉર્મ ટેક્નૉલોજી અસ્તિત્વમાં આવી. ઓછા ખર્ચે રીડર અને પ્રિન્ટર ઉપલબ્ધ બન્યાં. પરિણામે ગ્રંથાલયોમાં અને વ્યાવસાયિક એકમોમાં માઇક્રોફૉર્મનો ઉપયોગ વધ્યો. આ દાયકામાં માઇક્રોગ્રાફિક્સ ટેક્નૉલોજી અને ઇલેક્ટ્રૉનિક્સ ડેટા પ્રોસેસિંગ – બંનેના સમન્વયથી માઇક્રોફિલ્મ પર સીધું જ રેકૉર્ડિંગ શક્ય બન્યું. પરિણામે કમ્પ્યૂટર દ્વારા તૈયાર થયેલા ડેટા પ્રાપ્ત થયા. સીઆઈએમ (CIM – Computer Input Microfilm) અને સીઓએમ(COM – Computer Output Microfilm)ની શરૂઆત થઈ. 1970ના ગાળામાં પૉર્ટેબલ માઇક્રોફૉર્મ્સ રીડર બજારમાં ઉપલબ્ધ બન્યાં. આથી સૂક્ષ્મ સ્વરૂપના પ્રલેખોનો ઉપયોગ કરવાનું સરળ બન્યું. માઇક્રોફૉર્મનું માનકીકરણ થયું. ઉત્પાદન વધ્યું. મૂળભૂત પ્રલેખો માઇક્રોફૉર્મ્સમાં ઉપલબ્ધ બન્યા.
માઇક્રોફૉર્મ મુખ્યત્વે ચાર વિભાગોમાં વિભક્ત થયાં છે : (1) માઇક્રોફિલ્મ, એ જૂની અને જાણીતી છે અને જેમાં સેલ્યુલોઝ ઍસિટેટ (Cellulose acetate) આધારિત સિલ્વર-બ્રોમાઇડ (Silver-bromide) મિશ્રણનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. તે સૂક્ષ્મ પારદર્શક હોય છે. અધિકૃત ફોટોગ્રાફિક પ્રક્રિયા દ્વારા તે પ્રકાશિત થાય છે, વિકસે છે અને સ્થિર પણ થાય છે. તેના જુદા જુદા કદની લંબાઈના રોલ હોય છે. તે 16 mm, 35 mm, 70 mm અને 105 mmની પહોળાઈમાં મળે છે. ગ્રંથાલયમાં સામાન્ય રીતે 35 mmનો ઉપયોગ થાય છે.
(2) માઇક્રોકાર્ડ અથવા તો માઇક્રોઓપેક : એ 7.5 ત્ 12.5 cm માપના સૂક્ષ્મપત્રના રૂપમાં હોય છે. જે ફોટોગ્રાફીની રીતે તૈયાર થાય છે. તેનો ઉપયોગ કરવાનું સરળ છે.
(3) માઇક્રોકાર્ડ : એ માસ્ટર નેગેટિવ પરથી મળતી કૉન્ટેક્ટ ફોટોગ્રાફિક પ્રિન્ટ છે. આવા જ માઇક્રોપ્રિન્ટ કાર્ડ ફોટોલિથોગ્રાફીની મદદથી પણ થઈ શકે છે.
(4) માઇક્રોફિશ (Microfiche) અને અલ્ટ્રાફિશ (Ultrafiche) : એ માઇક્રોફિલ્મ જેવી જ સૂક્ષ્મ-પારદર્શક હોય છે. પરંતુ આ શીટ સ્વરૂપે હોય છે. તેમાં છાપ(images)ની અનેક સીધી હાર (rows) આવેલી હોય છે. આ જુદી જુદી સાઇઝમાં મળે છે; જેમ કે 75.125 mm, 90 x 120 mm, 105 x 148 mm, 105 x 150 mm અને 228 x 152 mm. માઇક્રોફિશના અત્યંત નાના કદને અલ્ટ્રાફિશ કહે છે. 105 x 148 mm અલ્ટ્રાફિશ પર લગભગ 3,200 પૃષ્ઠ આવે છે.
જોકે આ બધાં જ માઇક્રોફૉર્મ વચ્ચે સ્પર્ધા ચાલે છે. છતાં દરેકનું વિશિષ્ટ મહત્વ છે. રિબન માઇક્રોફિલ્મનો સમાચારપત્રોની ફાઇલોના પુનર્નિર્માણમાં વિશેષ ઉપયોગ થાય છે. માઇક્રોકાર્ડ અને માઇક્રોફિશ એ નાનાં પ્રકાશનો માટે વધુ અનુકૂળ રહે છે. માઇક્રોફૉર્મના ઉપયોગ માટે માઇક્રોફૉર્મ રીડર હોવાં જોઈએ. દરેક માઇક્રોફૉર્મની અલગ અલગ સાઇઝને લીધે જુદા જુદા પ્રકારનાં રીડરની જરૂર પડે છે. દરેક ફૉર્મ માટે એક જ રીડરનો ઉપયોગ થઈ શકે એવાં રીડર ખૂબ મોટાં તેમજ ખર્ચાળ હોય છે. માઇક્રોફૉર્મને યોગ્ય રીતે વાપરવામાં આવે તેમજ ચોક્કસ તાપમાનમાં રાખીને, હવા તથા કેમિકલોના પ્રદૂષણથી બચાવીને યોગ્ય રીતે જાળવવામાં આવે તો તેનું આયુષ્ય લાંબું હોય છે.
ગ્રંથાલય સ્વયંસંચાલન (Library Automation) : ગ્રંથાલયનાં કાર્યો અને વિવિધ પ્રક્રિયાઓ માટે ડેટા-પ્રોસેસિંગનાં સાધનો અને પ્રક્રિયાઓનો આરંભ 1935માં યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સમાં થયો. યુનિવર્સિટી ઑવ્ ટેક્સાસના ગ્રંથાલયમાં પરિક્રમણ પદ્ધતિ માટે પંચકાર્ડનો ઉપયોગ શરૂ થયો. લગભગ આ જ અરસામાં બૉસ્ટન પબ્લિક લાઇબ્રેરીમાં ગ્રંથપ્રાપ્તિનાં કેટલાંક કાર્યોમાં પંચકાર્ડનો ઉપયોગ શરૂ થયો. 1941માં મૉન્ટક્લેર (Montclaire), ન્યૂજર્સી, પબ્લિક લાઇબ્રેરીમાં પ્રયોગાત્મક ધોરણે ખૂબ જ વિકસિત પરિક્રમણ પદ્ધતિ અપનાવી.
ગ્રંથાલય-સ્વયંસંચાલન એટલે પરંપરાગત ગ્રંથાલયનાં કાર્યો – ગ્રંથપ્રાપ્તિ, વર્ગીકરણ, સૂચીકરણ, પરિક્રમણ, ગ્રંથમેળવણી, સામયિક નિયંત્રણ વગેરે – તેમજ ગ્રંથાલય અને માહિતીસેવાઓ – માહિતી પુન:પ્રાપ્તિ, યાંત્રિક નિર્દેશીકરણ અને સંક્ષેપીકરણ-સેવાઓ, વિષયવસ્તુનું યાંત્રિક પૃથક્કરણ, યાંત્રિક અદ્યતન અવબોધન-સેવાઓ વગેરે માટે કમ્પ્યૂટરનો ઉપયોગ જેને બે વિભાગમાં મૂકી શકાય : (1) હાઉસ કીપિંગ ઑપરેશન (House Keeping Operation), (2) ઇન્ફર્મેશન હૅન્ડલિંગ (Information handling). ગ્રંથાલયોમાં કમ્પ્યૂટર આધારિત ટેક્નિક અપનાવવામાં શરૂઆતમાં અનેક પરિબળો અવરોધરૂપ હતાં; જેમ કે, કમ્પ્યૂટર વિશેના જ્ઞાનનો અભાવ, ડર, મૂળાક્ષરોની મર્યાદા, વિરામચિહ્નો, ગ્રંથાલયના જૂના સંગ્રહ સ્વયંસંચાલિત કરવાની પ્રક્રિયા, તે અંગેનો ખર્ચ. 1960ના સમયગાળા દરમિયાન સામાન્ય હેતુ માટેનાં કમ્પ્યૂટર ઉપલબ્ધ બન્યાં. ગ્રંથાલય-સ્વયંસંચાલનનો ઉત્સાહ વધ્યો.
ભારતમાં સંશોધનમાં અને વિશિષ્ટ ગ્રંથાલયો તથા માહિતીકેન્દ્રો- પ્રલેખનકેન્દ્રોમાં સૌપ્રથમ કમ્પ્યૂટરનો ઉપયોગ થયો. 1964માં ઇન્સ્ડૉકે (INSDOC – Indian National Scientific Documentation Centre) લેખ્યસૂચીકરણ અને માહિતી પુન: પ્રાપ્તિનાં કાર્યો માટે કમ્પ્યૂટરનો ઉપયોગ શરૂ કર્યો. શરૂઆતમાં તેમણે IBM 1620 મૉડેલનો ઉપયોગ કર્યો, જે આઈઆઈટી (IIT) કાનપુરમાં ઉપલબ્ધ હતું. સૌપ્રથમ આ ગ્રંથાલયે વૈજ્ઞાનિક સામયિકોની સંઘસૂચિ તૈયાર કરી. ગુજરાતમાં પણ સંશોધન-ગ્રંથાલયોમાં કમ્પ્યૂટરનો ઉપયોગ કરવાની શરૂઆત થઈ. અટીરા લાઇબ્રેરી, અમદાવાદે 1967માં એસડીઆઇ (SDI – Selective Dissemination of Information) સેવા આપવા માટે તથા ગ્રંથાલયની ગ્રંથસૂચિઓ બનાવવા માટે IBM 1620 કમ્પ્યૂટરનો ઉપયોગ કર્યો. પીઆરએલ લાઇબ્રેરીએ પણ નવા આવેલા ગ્રંથોની કમ્પ્યૂટર-આધારિત યાદી ક્વૉક ઇન્ડેક્સ (Kwoc Index) સાથે આપવાની શરૂઆત કરી. આ માટેના પ્રોગ્રામો SPS અને PL/7 ભાષામાં હતા. એ માટે શરૂઆતમાં IBM 1620 અને પછીથી 360/44 મૉડેલના કમ્પ્યૂટરનો ઉપયોગ કરવામાં આવ્યો. આ જ કમ્પ્યૂટર પર 1980માં Fortran IV ભાષા દ્વારા સામયિકની વ્યવસ્થાપદ્ધતિ (Periodical Management System – PMS) વિકસાવાઈ.
યુનિવર્સિટી ઑવ્ મિસોરી, યુએસ(The University of Missori, US) ગ્રંથોનો ઑર્ડર આપવા માટેની યાંત્રિક પ્રક્રિયા વિકસાવવામાં પ્રથમ છે (1957). યુનિવર્સિટી ઑવ્ ઇલિનોઇસે (The University of Illinois, Chicago) 1964માં IBM 1401 કમ્પ્યૂટર દ્વારા ગ્રંથપ્રાપ્તિની કમ્પ્યૂટરાઇઝ્ડ પ્રક્રિયા શરૂ કરી; જે ઑફ લાઇન પદ્ધતિ હતી. 1968માં વૉશિંગ્ટન સ્ટેટ યુનિવર્સિટી(Washington State University)એ ઑનલાઇન પદ્ધતિનો આરંભ કર્યો.
વર્ગીકરણની પ્રક્રિયાનું યાંત્રિકીકરણ કરવા માટે ભારતમાં ડીઆરટીસી (DRTC – Documentation Research and Training Centre), બૅંગ્લોરે પ્રયત્નો કર્યા છે. યાંત્રિક વર્ગીકરણ માટેના સંશોધનમાં બે બાબતોનો સમાવેશ થાય છે. (1) વર્ગીકરણની પદ્ધતિ તૈયાર કરવી, વિષયવાર શિડ્યૂલ બનાવવા. (2) પ્રલેખના વિષયનું પૃથક્કરણ કરવું, તેને વર્ગાંક આપવા.
સૂચીકરણ : ગ્રંથાલયના સ્વયંસંચાલનના કાર્યમાં યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સનું લાઇબ્રેરી ઑવ્ કૉંગ્રેસ ગ્રંથાલય અગ્રેસર રહ્યું છે. 1958માં લાઇબ્રેરી ઑવ્ કાગ્રેસે કમિટી નીમી. એ કમિટીએ ગ્રંથાલયની વાઙ્મયસૂચિની પ્રક્રિયા માટે તથા વિષયવસ્તુની કમ્પ્યૂટર દ્વારા પ્રાપ્તિ થઈ શકે એ માટેની શક્યતાઓનો અહેવાલ આપ્યો. પરિણામે વાઙ્મયસૂચિની માહિતીનો યંત્ર-વાંચનક્ષમ-સ્વરૂપે વિનિમય થઈ શકે એ માટે માર્ક (Machine-Readable Cataloguing) યોજના 1966માં અસ્તિત્વમાં આવી. 1967માં માર્ક-II ફૉર્મેટ આવ્યું. ઇફલા કમિટી ઑન કૅટલૉગિંગ (IFLA – Committee on cataloguing) અને કમિટી ઑન મિકેનાઇઝેશન(Committee on Mechanisation)ના સહયોગથી પ્રલેખોના અનુવાદો અને ડેટાના આંતરરાષ્ટ્રીય વિનિમય માટે યુનિમાર્ક-(UNIMARC)ની રચના 1975-76માં. યુનેસ્કો(UNESCO)ના જનરલ ઇન્ફર્મેશન પ્રોગ્રામો (PGI) દ્વારા કૉમન કમ્યૂનિકેશન ફૉર્મેટ(CCF – Common Communication Format)નું 1984માં પ્રકાશન થયું.
માહિતીની પુન:પ્રાપ્તિના સંદર્ભમાં નિર્દેશીકરણની નવી નવી ટેક્નિકનું સંશોધન થયું. 1958માં એચ. પી. લ્હૂને (H. P. Luhn) કમ્પ્યૂટર-આધારિત નિર્દેશીકરણપદ્ધતિ ક્વિક (Kwic – Key Words – In – Context) આપી, જે લેખના શીર્ષક ઉપર આધારિત સરળ પદ્ધતિ છે. આ ઉપરાંત થીસોરસની રચના, યંત્ર દ્વારા સંક્ષેપ કરવા માટે ભાષાનું આંકડાકીય પૃથક્કરણ, શબ્દભંડોળમાં સુધારા વગેરે અનેક અભ્યાસો થયા છે.
ભારતનાં યુનિવર્સિટી-ગ્રંથાલયો, માહિતીકેન્દ્રો, વિદ્યા-સંસ્થાઓ, સંશોધન અને વિકાસની સંસ્થાઓનાં ગ્રંથાલયોનું રાષ્ટ્રીય નેટવર્ક તૈયાર કરવા માટે યુજીસી(UGC)એ 1991માં અમદાવાદમાં ઇન્ફ્લિબનેટ સેન્ટર(INFLIBNET – Information and Library Network Centre)ની સ્થાપના કરી છે. આથી યુનિવર્સિટી-ગ્રંથાલયોમાં યાંત્રિકીકરણ સ્વયંસંચાલનની પ્રક્રિયાઓ શરૂ થઈ છે.