仕組み化いかに楽して手抜きする方法を導入できるか?全力で知恵を絞る日々を送っているわけです。笑で、前回のブログでわかりやすいように「3つの事例」を紹介しました。今日は「4つ目のテーマ」です。自動で書類ができあがる「楽する仕組み化」の導入PTA役員名簿作成を例にくわしくお話しましょう。一般的な役員名簿の作成法の問題点まず、名簿作成の問題点から。一般的な役員名簿の作成を見ていると、たいていこんな感じですよね。「ハイフン(-)」「アンダーバー(_)」わかりづらいなどなど手書きの文字をパソコンで打ち直すのって、すごく面倒くさいし時間がかかる、ということ。書記さんも人間だからミスもする。漢字を間違えやすい名前もいっぱいありますしね。印刷した紙がもったいなかったり...ってなりません?だいたい紙の名簿って...いまどき必要ですか?(笑)そもそも名簿必要?役員連絡は「LINE活用」でしょ!まずは「そもそも名簿は必要?」って話ですよ。LINEを活用すれば名簿なんていらないでしょう?いちいち電話番号やメールアドレス交換とかしなくてもスマホをふるふるするだけで友だち追加でスグつながれるし、電話したいときもLINEなら無料で音声通話できる。グループ分けもカンタンだから◯年度保護者会LINE会計グループLINEお祭りかき氷班LINE年度・役職別にわけて連絡やり取りしやすいですよね?書記さんが作った「お知らせ・プリント類」も、まずは写真に撮ってLINEでシェア。画像でチェックすれば、紙も時間もムダにならない。他、カンタンなことを相談するとかちょっと役員さんに聞きたいこととかLINEならすぐにレスポンス返ってくるから1、2日で解決してしまう。LINEを使えば名簿はいらない役員名簿の代わりに「役員LINE」を使う。今のところ何の問題もありませんよ。役員名簿の作成が必須なら→「Googleフォーム」を活用!もちろんスマホを持ってない人がいる役員連絡用にLINEアカウントを教えたくない役員の人数が多いのでLINEだとやり取りしづらい役員名簿を学校・園に提出しなきゃいけないなどなど役員名簿の作成が必要な状況もありますよね。LINEグループでのやり取りは10数名までが限度かな。それ以上増えると(おしゃべりで通知が鳴りっぱなしになったり)収集つかない感じはします。こんな感じで作れます。「Googleスプレッドシート」と連動することでエクセル的な表に整理されるので、役員名簿が自動で完成します!Googleフォームは、Googleアカウント(Gmailアドレス)を持っている人なら誰でも無料で作れます。スマホからオンライン上で操作・設定できるのでアプリも不要です。直感的に作れるようになっているので色々いじって試してみるとよいです。仮で作ってみたので参考にどうぞ。ついては、フォームの1番上に明記しておくと良いですよ。個人情報保護法の改正に伴う対応について-公益社団法人日本PTA全国協議会Googleフォームで名簿作成のコツ・手順【スマホOK・アプリ不要】それでは以下Googleフォームで名簿作成するコツと手順をお話します!Googleアカウントを持っていない人は先に作ってログインしておいてくださいね。1フォームの開設まず「Googleフォーム」を開きます。1.ブラウザで「Googleフォーム」を検索し、タップします。Workspace)」が出てくるので、少し下にある「(一般向けの)Googleフォーム」を開いてください。▼こちらからも移動できます。Googleフォーム(無料)2.「Googleフォームを使ってみる」をタップ。パーソナルとビジネスは「パーソナル」を選んでください。3.「無題のフォーム」が表示されました。「名簿登録フォーム用」に変更していきましょう。何度でもやり直せます。変更するたびデータも自動保存されるので安心して作業を進めてくださいね。次に「回答項目を変更する方法」を説明しますね。1.回答項目(初期値はラジオボタン)をタップすると「他の回答項目」が出てきます。名簿で必要なデータに合わせて「回答項目」を変更しましょう。記述式(※)※googleフォーム(スプレッドシート)で「電話番号の最初の0が消えないようにする設定」はこちらの記事が参考になります。専用の設定があります。3メールアドレスは専用設定がおすすめGoogleフォームで「メールアドレスを収集」する場合は、専用設定を使うのがおすすめです。1.フォーム上部にある縦向きの「...」をタップ。2.「設定」をタップします。3.「メールアドレスを収集する」にチェックを入れる。4.「メールアドレス専用」の回答項目が表示されました。5.メールアドレス専用の回答項目にすることで「打ち間違い」など防ぐことができます。回答項目の「追加・削除」もカンタンです。1.回答項目の「追加」は左下の「+」アイコンをタップ。2.回答項目の「コピー」は「❑」アイコンをタップ。3.または、回答項目の縦向き「...」→「アイテムのコピーを作成」でもコピーできます。4.回答項目の「削除」は「ゴミ箱」アイコンをタップ。このように「変更・追加・コピー・削除」は簡単です。やり直しも何度でもできます。名簿で必要なデータに合わせて「回答項目」を変更していきましょう。記述式(※)※googleフォーム(スプレッドシート)で「電話番号の最初の0が消えないようにする設定」はこちらの記事が参考になります。専用の設定があります。回答を必須化・補足(説明)を入れたいときは、以下のように操作します。「回答の必須化」から。1.回答を必須にしたい項目の「必須」をタップし有効にします。2.回答しないと「この質問は必須です」とエラーが出ます。回答項目を必須化することで「無回答や誤送信」を防ぐことができます。次に「回答項目の補足(説明)の入れ方」です。3.回答項目の縦向き「...」→「説明」をタップ。4.回答項目に「補足(説明)」を入れられます。6フォームを「プレビュー」で確認、「再編集」する作成・編集中のフォームは「プレビュー」で変更内容など確認できます。フォームが完成した後も「再編集」できます。1.フォーム右上の縦向き「...」をタップ。2.「プレビュー」をタップ。3.「プレビュー」が表示されました。フォームの作成・編集中など、変更内容がどのように表示されるかをプレビューして確認できます。第三者(回答者)の視点でチェックしたいときにプレビューを使うと良いですね。変更が完了してからプレビューすることも可能です。4.フォームを「再編集」するときは、フォーム右下の「鉛筆アイコン」をタップで再編集できます。7データを一覧表で管理「Googleスプレッドシート」と連動するGoogleフォームで集めたデータを「一覧表」にするため「Googleスプレッドシート」と連動します。回答」の回答をタップ。2.右側「緑色のアイコン」をタップ。3.「回答先の選択」が表示されます。「新しいスプレッドシートを作成」を選択。4.スプレッドシートのタイトルを変更して、右上「作成」をタップ。フォームと同じタイトルにすると管理しやすいです。5.画面下に「スプレッドシートへのリンクを設定しました」と表示されます。6.一覧表「スプレッドシート」ができました。7.フォームにデータが入力されるたび「スプレッドシート」のデータも自動更新されます。各自が入力した情報がこのスプレッドシートにどんどん追加され一覧表となるので、名簿が自動で完成する!というわけですこのスプレッドシートを「名簿」として活用しましょう!スプレッドシートを名簿として活用するポイントタイムスタンプなど不要な列を削除。必要に応じて列の入れ替え。明らかな入力ミスなど無いことを確認。(※入力漏れは「5回答を必須化」しておくことで防げます)枠線やタイトル(例:◯年度◯◯小学校PTA役員名簿)など入れましょう。8作成した「フォーム・スプレッドシート」を確認する作成したGoogleフォームやスプレッドシートは「Googleドライブ」に自動で保存・更新されます。1.左上「ファイルのアイコン」をタップ。2.Googleドライブから「フォーム・スプレッドシート」を確認できます。Googleドライブの場所がわからなくなったら「Googleドライブ」とネット検索すれば出てきます。アイコン」からスプレッドシートを開くこともできます。9フォームのURLを「短縮・コピー」する方法GoogleフォームのURLは「短縮・コピー」できます。1.フォーム上部にある「▷」をタップ。2.「フォームを送信」という画面が表示されるので...3.送信方法の「クリップのアイコン」をタップします。4.「URLを短縮」にチェックを入れて「コピー」をタップすることで、フォームのアドレス(URL)をコピーできます。短縮URLでも通常の長いURLでもどちらも同じフォームが表示されますが、短縮URLの方が短い分扱いやすいです。コピーしたURLは、名簿作成を依頼するときにLINEやメールでシェアしたり、プリントに印刷して配布します。GoogleフォームのURLを印刷して配布するときは「QRコード化」するのがおすすめです。10データが登録されたら「メールでお知らせ(通知)」するフォームにデータが登録されるたび「メールでお知らせ(通知)」することもできます。回答」の回答をタップ。2.右側の縦向き「...」アイコンをタップ。3.「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をタップし、チェックを入れます。4.チェックを入れるとメール通知ON、チェックを消すとOFFになります。データが登録されるたび通知がほしいときはON。たくさんの人が登録するなど通知はいらないときはOFFにしておくと良いです。したいときは以下のように操作します。回答」の回答をタップ。2.右側の縦向き「...」アイコンをタップ。3.「回答を受付中」のボタンをタップすると...4.「回答を受け付けていません」に切り替わります。この操作をすることで、締め切り後に登録されるのを防止できます。期日・締め切りは事前にお知らせしておきましょう。「名簿登録のお願いプリント」をこの記事の後半で紹介しています。合わせて参考にどうぞ(ダウンロードできます)名簿フォームは「QRコード」で配布しましょできましたか?(^^以上の手順で作ったフォームがこちら↓です。QRコードメーカー(公式)作り方はカンタン。先ほど作った名簿登録フォームのURLをコピペして「作成」を押して「ダウンロード」するだけ。9フォームのURLを「短縮・コピー」する方法』を参考にしてください。役員さんには「QRコードを配布・掲示」すればオッケーで、役員さんには「QRコードを配布すればいい」んですよ。こちらのプリントも誰でもダウンロードできるようにしますね。役員引き継ぎや初顔合わせで集まるときに黒板にQRコード印刷した紙をペタッと貼り付けてその場で、スマホで読み取り入力してもらってもいい。各自で、Googleフォームに移動してもらい名前やメールアドレスを入力してもらう。その場で自動で名簿が完成しますよ?超・楽ちん~♪うちの役員さんにこのフォーム作って見せてあげたらちょっとした歓喜の声が上がりました。笑スマホで無料でカンタンに作れる「自動化の仕組み」です。あなたの園・学校でも導入してみてくださいね!▼「役員引き継ぎマニュアルの作り方」もよく読まれています。今すぐチェック!あなたにもできる具体的な方法をお伝えします。【PTA・保護者会マニュアル】引き継ぎ4つのコツ!役員の仕事で楽するために!この記事を書いた人りあこ「保育園継続【1人起業】マニュアル」著者。O型/静岡県民/3姉妹のママ。育休退園やリストラ・引っ越しなど保育園の退園(危機)を4回経験した強運の持ち主。(コロナ・雨天)カンペOKこのブログを書いている人3人娘のママ・りあこです育休退園やリストラ・引っ越しなど保育園の退園(危機)を4回経験した強運の持ち主。同じ境遇で悩んでいる全国の保育園ママに向けて日本初の「保育園継続マニュアル」を作成・公開しました。在宅ワークで保育園継続できる?→在宅ワークの実態を教えます。検索:保育園の退園問題に4度巻き込まれたわが家の体験談と、実体験から発見した【退園を回避する方法】をお伝えするブログです。ママが転職や失業・リストラ・妊娠等で退職すると、子どもは保育園を退園になっちゃいますよね?通い慣れた保育園をサヨナラさせたくないけど、その場しのぎの転職もしたくないジレンマ。