社員が使いたい社内ポータルサイトとは?事例で学ぶ成功の秘訣サイト運用お役立ち情報CMSを中心に、Webサイトを運用する上で役立つ情報を毎月更新!コーポレートサイトやポータルサイトなど、さまざまな分野でご活用いただける知識です。11:17#ポータルサイト#ポータル#社内ポータル#事例#機能#メリット一覧へ戻る前の記事:情報漏えいの原因はヒューマンエラーが多い??次の記事:WordPressとは...CMS初心者もこれさえ読めば簡単理解!*この記事は2021年8月17日に更新されました。はじめに企業内の情報を確認するのに欠かせない存在といえるのが、社内ポータルサイトです。社内に散らばった情報を一元管理し、さらにその管理を容易にする社内ポータルサイトは、非常に便利なツールだといえるでしょう。会社の規模が大きくなるほど、組織・拠点ごとに複数の社内ポータルが用意され、社員はどこに何があるのかがわからず、あまり利用されず情報共有がうまくいっていない会社も少なくありません。この記事では、社内ポータルサイトを運営するメリットや、新規構築・リニューアルする際の注意点、その機能や構築の流れまで一挙にご紹介します。これを読んで、社内ポータルサイトの失敗しない構築(リニューアル)方法、運用方法を学んでいただき、業務効率化・コスト削減を目指してみてください。社内ポータルサイトとは社内ポータルサイトを構築する5つのメリット社内ポータルサイトの主な機能こんな社内ポータルサイトは活用されない社内ポータルを構築する6つのポイント社内ポータルサイト構築手順と納期(シフトの場合)シフトで構築した社内ポータルサイトの成功事例シフトで構築する社内ポータルサイトまとめ社内ポータルサイトとは社内ポータルサイトとは、社内の様々な情報とアプリケーションにアクセスするために最初に通過する入り口となるWebサイトのことを言います。社内のあちこちに存在する情報・アプリケーションを一つにまとめておけるので、スマートフォンのホーム画面のようにさまざまなアプリケ―ションをひとまとめにしたようなイメージに近くなります。社員の方が業務上で何かわからないことがあった際に、社内ポータルサイトにアクセスすることで必要な情報をスピーディーに入手することができます。自身が得た情報をポータルサイト上にアップロードすることで簡単に社内共有をすることもできるため、業務の効率化にも繋がります。一般的なポータルサイトとの違いそもそも、ポータルサイトとは多くの情報を一つにまとめ、それぞれの情報に簡単にアクセスできるようにした入口(ポータル)となるサイトのことをいいます。ポータルサイトの代表例にYahoo!がありますが、情報の「入口」という役割は社内ポータルサイト同じです。違いとしては対象となる利用者が社内ポータルサイトの場合、社員の方に限定されるという点です。社員間での情報伝達や情報共有が目的となるため、社内の人間しか利用できないイントラネット上(組織内のプライベートネットワーク)で構築されます。外部と遮断された状態で情報のやり取りするため、セキュリティ面で優れているのが特徴です。SNSや、グループウェア、社内掲示板等があります。ここではそれぞれの役割や機能の違いについて説明していきます。SNSを社内向けに利用したものです。コミュニケーションや情報共有に用いられるツールとして使われ、部署横断のコミュニケーションが生まれやすく、いつでもどこでもコミュニケーションがとれる手軽さが特徴です。「SNS疲れ」に陥ってしまうリスクがあるともいわれています。コミュニケーションは活性化して良いのですが、その一方「すぐに返事をしなければ」「新しいメッセージが届いていないだろうか」というプレッシャーになることあり、そのストレスが溜まってしまうリスクもあります。グループウェアグループウェアは社内でのスケジュールやタスクの共有、情報共有に用いられるツールです。主な機能としてスケジュール管理、メール機能、ドキュメント共有などがあり、メールやチャットなどのコミュニケーションに重きを置いている社内SNSよりも業務効率化を図ることを目的としている場合が多いです。社内掲示板ここでいう社内掲示板とは、社員専用のインターネット掲示板です。従来、オフィスの目立つ場所にホワイトボードやコルクボードが設置され、連絡事項を掲示していたアナログ掲示版をデジタル化したものです。インターネット社内掲示版でも、目的は社内の人に連絡事項を伝えるために設けられているという点は同じです。最近では、他のサービスに取って代わられ、導入している会社も少なくなっているようです。上記のようなアプリケーション・メール・掲示板・社内SNSなどにアクセスするための入り口となるサイト、それが社内ポータルサイトなのです。社内ポータルサイトを構築する5つのメリット1.スムーズな情報伝達メリットの1つ目としては社員同士のコミュニケーションを向上させることができる点がまず挙げられます。サイトを使って勉強会を募集することもできるので、交流が活性化します。SNS機能やメッセージ機能を搭載することもできるので、社員同士の交流がしやすいでしょう。会社の規模が大きく社員数が多いほど、社員同士がどのような働き方をしているのか把握しづらくなると思います。SNS機能やメッセージ機能を使えば、他部署への依頼をコメント一つで可能にします。相手は任意のタイミングで閲覧でき、コメント機能を使って返信するだけなので、スムーズに伝達事項を伝えられます。必要な情報に簡単にアクセスできるようになります。社内で使う様々なツールを一ヵ所にまとめることによって、社内ポータルサイトを利用する人も増えるようになるでしょう。3.生産性が上がる必要な情報を社内ポータルサイトにまとめれば、社内やチーム内での情報共有のスピードが格段にアップします。結果として、情報の伝達ミスや無駄な会議・メールのやり取りを減らせるため、職場の生産性が上がるでしょう。ファイルの共有もより容易になりますし、業務に関するやり取りを閉鎖的な空間で行わずにオープンにできるため、業務効率が上がるというメリットも得られます。4.社内間の問合せが減る新入社員などは企業の福利厚生制度の内容について知らないことが多く、どうしても担当部署などへの問い合わせが多くなってしまうかと思います。Q&A方式にまとめて共有すれば、不明点がある社員は質問が格納されている場所を閲覧するだけで、多くの疑問を解消できるはずです。問い合わせの量を減らし、担当部署の業務負担を減らすことができます。社内ポータルサイトを導入することで、ペーパーレス化が期待できます。社内ポータルサイトで情報を共有すれば、紙を使った情報発信が不要となり、紙を使用しないことで経費削減にも繋がるというメリットがあります。営業活動を効率化することが出来ます。一元管理できれば、二重対応や対応の漏れも防ぐことが出来ます。社内ポータルサイトのスケジュール管理機能では、タスクの期日や会議の日時などをカレンダー形式で管理できます。登録した予定は共有できるので、チーム内でスケジュールを簡単に調整・共有できるようになります。やるべきタスクの見落としや、チーム内の情報の共有不足といった問題を解決できるでしょう。社内ポータルサイトのプロジェクト管理機能を利用すれば、プロジェクトの目標やその進捗状況・スケジュールをも包括的に共有できるようになります。各種申請を行う際のワークフローも、社内ポータルサイトに組み込むことができます。交通費の精算など、ワークフローのシステム上で一元化されるため、スムーズな決済を可能にします。手書きの書類やメールでのやり取りを行う場合よりも迅速に申請でき、ペーパーレス化も実現可能です。社内ポータルのレポート機能は、外出先でもスマホを通じてリアルタイムで現場の状況を職場と共有することが可能です。何か問題が起きたときでも迅速に対応できるようになると思います。データを入力すれば自動でグラフ化・分析してくれる機能もあるため、手間を省きながらより内容の充実した日報や報告書を書けるようになるでしょう。SNSやチャット機能などのコミュニケーションツールも含まれています。メールのように堅苦しく形式ばったものとは異なり、リアルタイムにフランクなやり取りができるため、社内間の活発なコミュニケーションがとれるでしょう。利用すれば、共有すべき必要な情報を「お知らせ」という形で素早く社員へ周知できます。部署をまたぐような形で対面でのコミュニケーションや質問が難しい場合でも、掲示板機能を使えば疑問やノウハウを共有できるというメリットもあります。勤怠管理機能ポータルサイトの勤怠管理機能を使えば、タイムカードやエクセルでの勤怠管理をする必要がなくなり、すべてオンラインで出退勤登録が可能になります。勤怠連絡まで、すべてをオンラインで完結でき、勤怠管理業務をシンプルにしてくれます。勤怠情報は自動で集計されるため月末のまとめ直しや、計算の手間がなくなり、有給残日数や残業時間数を実績と紐づけて管理できるため、その都度かかる計算が必要なくなります。こんな社内ポータルサイトは活用されない使い方が難しい機能が多くなりすぎると、マニュアルを見ないと使い方がわからないような社内ポータルサイトになってしまいます。そのように使い方が難しいものは、日常の業務に溶け込ませるのは非常に難しいです。一度「使うのが難しい」という印象を持ってしまうと、そのサイトを使うハードルが高くなってしまい、アクセスする機会は少なくなってしまうでしょう。使っている人が少ないそもそも社内ポータルサイトを使っている人が少ないと、活用されることもなくなってしまいます。社内ポータルサイトを用意して「どうぞ」と案内しても、使い方が難しかったり、見た目が複雑だったりすると利用者は増えません。社員の方にとって、見やすいデザインか、使いやすいサイトかは”利用されるかどうかの分かれ道”になります。普段から習慣的に利用するものだからこそ、使いやすいサイトにする工夫が必要です。情報が見つけにくい仕組みや情報を集めて羅列するだけでは、社員の方が得たい情報にたどり着くことが難しくなります。社内ポータルサイトをさまよい、結果的に業務効率を下げてしまうことがあれば、それこそ本末転倒です。全体への周知が行き届いておらず、社員の方がその存在すら知らない...なんてケースもあるようです。(もったいない)情報を見つけやすくするには、ページのレイアウトやデザインなどの工夫も必要ですし、検索機能などをつける場合は「検索性能」も気をつける必要があります。投稿がテンプレート化されていない社内での「情報共有」は、ある程度内容を特定しない限り、ジャンルが広すぎて何を投稿すればいいかわからない状態になります。社内ポータルサイトを導入し始めた最初の数ヵ月は、投稿するのに心理的なハードルが高くなります。そのため、最初にできる限り多くのサンプル投稿を作成しておき、「テンプレート」を作成すると運用がスムーズになるでしょう。テンプレートを作成することによって、「何を投稿すべきか」が明確になり、型にはめて書き始められるため、書く時間を短縮できるメリットもあります。社内ポータルを構築する6つのポイントポイント1:目的を明確にして運用責任者を決める社内ポータルサイトに限った事でもないのですが、まずはサイトの目的を明確にすることが大事です。そのサイトをどう運用するのか、その責任者を決定することもとても重要です。セキュリティは担保したまま外部からもリアルタイムにアクセスできるなど機能性にも注視して構築・運用しましょう。ポイント2:目的に合った要件定義を行う社内ポータルサイトを運用する目的が明確になれば、その導入にも大きな効果が期待できます。目的を掲げるだけでなく、その目的を達成するための課題を洗い出し、そして課題を解決するために社内ポータルサイトに何が必要なのか要件を整理しなければなりません。会社のビジョンを周知させる必要があれば社内掲示板のような機能が必要ですし、業務において情報共有が不足していないとなれば、グループウェアによる一元的な管理が効果的となるでしょう。SNSの導入を検討しても良いかもしれません。これらの機能の中から何が必要かは、社内ポータルサイト導入の目的を明確にすることで見えてきます。要件定義は楽ではありませんが、成果の出る社内ポータルサイトの構築には非常に大切な工程です。必要な要件の洗い出しは社内だけでは難しいケースもありますので、そんな時は制作会社などのプロに相談しながら進めていくと、社内だけでは気付けなかった要件なども見えてくることもあります。当社シフトでも社内ポータルサイトの案件は数多くありますので、疑問点やご質問などございましたら、どんな小さなことでもお気軽にお問い合わせください。1つに統合する大規模な企業ほど部署も多いため、社内に複数のポータルサイトが点在しているケースがあります。UXデザインを統一するなど、社員の方が使いやすいように設計しているのが特徴です。ポイント4:誰もが使いやすいインターフェースデザインインターフェース・デザインとはツールの使いやすさを向上させる、様々な要素の総合デザインを意味し、社内ポータルサイトは直感的に使える操作性の高さも大事です。操作性を高めるためには、サイトのデザインをわかりやすくするのが最も効果的です。企業のイメージに合わせたものや、企業理念に沿ったものなど、企業ごとに最適なデザインは異なります。社員の方に使いやすいと思ってもらえなければ、社内ポータルサイトの利用頻度を高めるのは難しいといえるでしょう。当社で制作を行ったポータルサイトの事例を参考にしてみて下さい。IPアドレスからのアクセスのみ許可したりと、社員だけが閲覧できるようにするのが一般的です。社外への情報漏洩を防止するためにセキュリティには十分注意が必要です。社内ポータルサイトには、ファイルデータの共有が行える機能があります。全社員に見せたくないファイルや、特定の人だけに共有したいファイルがあれば、そのファイルごとに閲覧制限をかけることが出来るので、情報の漏洩を防ぐことが出来ます。社外で不用意に閲覧して、情報漏洩に関する状況にならないためにも、社員の方にはセキュリティの意識を持ってもらうことが大切です。ルールを決めて定期的に啓蒙するようにして、情報漏洩を防ぎましょう。アクセス端末、アクセス数、インフラ要件などを整理していきます。利用する社員情報のアクセス制限仕様”です。コストが大きく変わります。社員(部署が多い)によってコンテンツの出しわけが必要となるケースも多いです。扱うコンテンツの種類も、例えば動画コンテンツを扱う必要がある場合、外部の動画配信ベンダーと連携をすることが多いです。外国人の社員が多い場合は、サイトを多言語展開することもあります。データ移行が発生する場合は、既存システムからのデータ移行設計の難易度が高くなることが多いです。要件定義にかかる期間は案件の内容によってさまざまですが、2ヵ月程度が一般的です。要件定義の内容に沿って、公開側と管理画面の設計を行います。データ移行を行う際に複数のサイトから移行する場合は、移行計画、設計に時間がかかることがあります。設計を行う期間は2ヵ月程度が多いです。3.デザイン作成デザインの作成は一般的なサイトと大きく変わりません。デザインがシンプルなスタイリッシュなデザインにすることが多いです。期間は1ヵ月から2ヵ月程度が多いです。作成したデザインを元に社内ポータルサイトを構築していきます。Webシステムの構築とあまり変わりはありません。アクセス制限による認証方式やコンテンツ閲覧制御に時間を使います。SITEMANAGEであれば標準プラグインの機能で対応できることが多いです。社内ポータルサイトの基盤として、CMS(コンテンツマネジメントシステム)を導入することで、コンテンツの共有をしやすくします。SITEMANAGEの詳細を見る規模にもよりますが、開発にかかる期間は2ヵ月から5ヵ月程度です。現状のコンテンツを新システムに移行します。移行元のシステムによってデータ移行の難易度が変わります。下記の方法でデータ移行を進めていきます。レイアウトを調整することが多いです。期間は、1ヵ月から6ヵ月と様々です。6.テスト社内ポータルサイトが正常に動作しているかを確認するためにテストを行ないます。アクセス制限による認証方式やコンテンツ閲覧制御のテストが難しいので、テストには時間を使います。3ヶ月程度となります。7.リリーステストを終えるといよいよリリースです。社内のインフラを利用する場合、リリース時に客先に伺うことがあります。AWSなどのクラウド環境で運用する会社が増えてきています。期間は1日で完了します。要件などによって納期は変動しますが、おおむね4ヶ月から6ヶ月ぐらいの納期が一般的です。SITEMANAGEについて詳しくリニューアル当時の課題グループ各社でイントラが独自に運用されており、他社の情報取得が困難だった。イントラごとに掲載場所・方法が異なり、必要な情報へ辿り着くのが難しかった。グループ共通情報は複数のイントラサイトへ同じ情報を掲載するため手間がかかっていた。社内ポータルサイトを運用していたのですが、このような課題を抱えていたため社内ポータルサイトをリニューアルすることとなりました。課題を踏まえ、目的を明確にして運用イメージをしっかりと持って要件定義を行っていきました。各社毎のコンテンツなどを見せ分けする制御など、プラグインをカスタマイズして理想の運用ができるよう設計しました。社内情報共有がスムーズに行えるようになりました。その他の事例セガサミーホールディングス株式会社様のほか、株式会社ノーリツ様や株式会社ゼンリンデータコム様の構築実績もございます。その他、ご紹介できない会社様の実績もあり、これまで数多くの社内ポータルサイトを手掛けて参りました。制作事例はこちらシフトで構築する社内ポータルサイトSITEMANAGEについて詳しく知りたい方はこちらをご覧くださいCMSパッケージがあることすでに全ての機能がパッケージングされている製品では、必要のない機能にまでコストをかけることになり、結果として無駄が発生してしまいがちです。ゼロからのスクラッチ開発では、サービスに合わせた全ての機能に対する要件を聞き取り、それに合わせた開発が必要になってくるため、開発期間が非常に長くなってしまいます。完成された機能プラグイン選択式のSITEMANAGEなら、コスト面でも時間面でも最小限に抑えることができ、効率に優れた構築が行えます。完成されたプラグインの組み合わせ、というと細かなカスタマイズが苦手と思われるかもしれませんが、そんなことはありません。かゆいところに手が届くカスタマイズを得意としており、ご好評をいただいております。外部サービス連携(API)に慣れているプラグインでカバーできない部分や既存システムで使われているASPサービスを使い続けなければならない場合には、SITEMANAGEから柔軟に連携することが出来ます。いった外部サービスとの連携経験も豊富なのも当社の強みです。データ移行経験が豊富かつ専門部署を持っている基幹システムの切り替えで旧システムから新システムへの移行を行う際、最大の難関が「データ移行」と言われています。シフトではこれまで数多くのデータ移行経験があり、また社内にデータ移行の専門部署がある為、より確かなデータ移行が可能です。これまで社内ポータルサイトも数多く手がけてきました。これから構築・リニューアルを検討されている会社様はまずは気軽にご相談ください。9:30~18:00お問い合わせフォーム資料ダウンロード最近よく聞く社内ポータルサイト構築ツールさいごに最近よく耳にする社内ポータルサイトの構築ができる3つのツールについて紹介します。シフトのパッケージCMSのSITEMANAGEで構築する場合と比べながら、目的に合ったツールを選んでみてください。365のサービスで、ファイルや情報を共有するためのサービスです。サイトも作成できます。365との連携性の高さです。ファイルが共有でき、複数人で同時編集することができ、その編集内容もリアルタイムで反映されるため、効率よく作業が行えます。作成できるデザインが限られるので、デザイン面では自由度は低いかもしれません。料金形態はユーザー数に応じての課金形式なので、組織規模によって費用が大きく変わる可能性もあります。365をベースに制作会社に開発を依頼したいGoogleサイトGoogleサイトは、Googleが無料で提供しているWebサイト作成サービスです。Googleのサービスと相性がよく、Googleカレンダーで部署ごとにスケジュールが共有しやすく、Googleマップで会社住所の共有できたりと、さまざまなGoogleサービスとの連携がスムーズです。編集者の権限の付与をすることで、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのように複数人が同時に社内ポータルサイトを編集することが出来ます。Suiteを活用すれば、社内ポータルに閲覧制限をかけることも可能です。細かなデザイン変更ができなかったり、5階層までしかページが作れなかったりと、自由度の高さやカスタマイズ性を求める場合は注意が必要です。Googleサイトはこんな人におすすめ・Googleのサービスを利用しているため、連動させたい・社内ポータルサイト構築に時間やコストをかけたくないWordPress個人ブログから企業サイトまで構築できるCMSで有名な「WordPress」は、社内ポータルサイトの構築も可能です。Webの知識がなくても操作ができ、情報の作成や更新が簡単に行えます。オープンソースなので無料で使うことができるため、運用コストを抑えたい場合におすすめです。社内ポータルサイトを構築する場合、HTMLやCSSなどの基本的な知識がある程度ないと難しいため、社内にそのような方がいない場合はWordPressを使った構築ができる制作会社に依頼して、運用や更新だけを自社で行う方が良いかもしれません。WordPressは利用者が多いCMSなので、ハッカーなどからも狙われやすいです。そのためセキュリティ対策は特に注意が必要です。WordPressはこんな人におすすめ・あまりコストをかけずに社内ポータルサイトを作成したい・デザインもこだわった社内ポータルサイトを構築したいこれらのツールでは実現が難しい要件などあれば是非ご相談ください。パッケージCMSのSITEMANAGEはが柔軟にカスタマイズでき、必要な機能がない場合も開発することができるので、要件に合わせた社内ポータルサイトを構築することが出来ます。まとめ社内ポータルサイトは、社内にある様々な情報を一元管理でき、社員の業務効率化を図る便利なツールだと紹介してきました。上手く運用していくためには、しっかりと目的を定めて、社員の誰もが簡単に使えるように構築していくことが大切です。企業が抱える課題解決のために、社内ポータルサイトをうまく活用してみてください。シフトではこれまで社内ポータルサイトを含む様々なポータルサイトを構築して参りました。これからポータルサイトを構築する方向けに、ポータルサイトに関する情報をまとめた特設サイトをご用意しております。11:17#ポータルサイト#ポータル#社内ポータル#事例#機能#メリット会員制サイト構築のすべて。13:07#会員制サイト#会員制サイト#クローズドサイトカテゴリーCMS(42)CMS基礎知識(33)CMS機能紹介(8)Web制作(40)ポータルサイト(5)ECサイト(7)SITEMANAGE(7)セキュリティ(5)BtoBサイト(1)その他(1)会員制サイト(1)コーポレートサイト(2)採用サイト(1)スマホサイト(1)基礎知識(1)コミュニティサイト(1)オウンドメディア(1)製品サイト(1)サポートサイト(1)サービスサイト(1)物件サイト(1)IRサイト(1)多言語サイト(1)編集部おすすめの記事ポータルサイトとは?構築方法や成功事例に学ぶビジネス活用のヒントこの記事は2023年5月1日に更新したものです。「ポータルサイトってよく耳にするけれど、普通のWebサイトとなにが違うのかよくわからない」という方も少なくないと思います。一般的な企業情報を発信するコーポレートサイトとの一番の違いは「集客」が目的になっている点です。社員が使いたい社内ポータルサイトとは?事例で学ぶ成功の秘訣*この記事は2021年8月17日に更新されました。企業内の情報を確認するのに欠かせない存在といえるのが、社内ポータルサイトです。社内に散らばった情報を一元管理し、さらにその管理を容易にする社内ポータルサイトは、非常に便利なツールだといえるでしょう。会社の規模が大きくなるほど、組織・拠点ごとに複数の社内ポータルが用意され、社員はどこに...#ポータルサイト#ポータル#社内ポータル#事例#機能#メリット会員制サイト構築のすべて。会員の方だけがWebサイトにアクセスできたり、一般ユーザーと会員ユーザーで閲覧できるコンテンツを制御したりできるのが会員制サイト。その会員制サイトはクローズドサイトとも呼ばれ、運用する目的によってさまざまな種類があります。種類や形態によって違いはあるものの、会員との関係を強化でき、製品やサービスの追加購入がしやすくなるというメリットは共通します。...#会員制サイト#会員制サイト#クローズドサイト#CMS機能#パッケージCMS#オープンソースCMS#SEO対策#WordPress#セキュリティ#メリット#デメリット#SNS#プラグイン#CMSとは#EC#Eコマース#事例#情報漏えい#ポータル#脆弱性#マーケティングオートメーション#社内ポータル#クラウドCMS#サイトリニューアル#機能#データ移行#デザイン#ハッキング#フォーム#システム#管理画面#メール#分析#オウンドメディア#ブログ#MA#サーバ#スクラッチ開発#HTML#Googleアナリティクス#API#ハッカー#Pマーク#個人情報#テスト1#BtoBサイト#会員制サイト#クローズドサイトお問い合わせ資料ダウンロードご不明点やご相談がございましたらお気軽にご連絡ください些細なお悩みや質問などございましたら、どんな小さなことでもお気軽にお問い合わせください。全ての文章・画像の転載をお断りします。