LISKULについてホームビジネスビジネスコミュニケーションとは?3つの必須スキルと意識すべきポイントビジネス最終更新日:2023.3.7ビジネスコミュニケーションとは?3つの必須スキルと意識すべきポイントビジネスコミュニケーションとは、社内・顧客先を含む仕事上でのコミュニケーション全般のことを指します。職場内で上司や同僚との会話ややりとりはもちろん、取引先との商談や顧客との折衝など、業務や人間関係を円滑にするために大変重要なものであり、ビジネスコミュニケーションは同僚や上司、顧客との関係性を次第で、仕事ができるか否かの差がつくといっても過言ではありません。NTT発!ビジネスコミュニケーションを円滑に進められるチャットツール「elgana」しかし、このような悩みではないでしょうか。「どういうスキルが必要なのか知りたい」お互いの意図がずれてしまって会話自体が成立しなかったり、求める結果と異なってしまったりしては、業務をスムーズに進めることはできません。ビジネスコミュニケーションがうまくいくかどうかは「信頼関係」であり、そのため関係性をいかに構築するかが重要です。ビジネスの場合は、気心知れた関係がベースにあるとは限らないからです。そこで本記事では、ビジネスコミュニケーションの本質的な意味、ビジネスコミュニケーション力を上げるポイントや、役立つツールを解説します。この記事を読むことで、実際の現場でスムーズなやりとりを行うための基本をおさえ、あなたの仕事の質を今よりも上げるヒントにしていただければと思います。※本記事はNTTビジネスソリューションズ株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。ビジネスコミュニケーションの本質は、相手と信頼関係を構築することビジネスコミュニケーションは、社内外におけるコミュニケーション全般のことですが、その本質は相手との共通認識を作り、関係を構築することにあります。ビジネスでは、友人や家族のように自分と親しい間柄といった個人間でのコミュニケーションとは違い、自分と異なる立場にいる相手に対して意思疎通を図り、信頼を得ながら業務を進めていきます。そのためには、単に自分が伝えたいことを伝えるための伝達力だけではなく、「相手が聞きたいことが伝わったか」「相手の立場をいかに想像できるか」を意識することが重要です。ビジネスコミュニケーションでは、相手にどうしてほしいのかという「自分の意図」を明確に示しつつ、表現や言葉を慎重に選んで相手との信頼関係を構築していく必要があります。ビジネスコミュニケーションが必要な理由ビジネスコミュニケーションは、職場でも顧客先でもビジネスの根本を支えるために不可欠なものです。その理由としては、以下のようなものが挙げられます。職場のどの階層にも必要な基本スキルであるため業務をスムーズに進めるため認識のずれをなくすため職場のどの階層にも必要な基本スキルであるためビジネスコミュニケーションは、全社員に求められる基本スキルです。マネジメント層、リーダー層、メンバー層といった階層によって必要な能力の種類には違いがありますが、ビジネスコミュニケーションのスキルにおいてはどの階層でも求められます。組織の一員として活躍するためには、立場に関わらず仕事に関わる人々とより良い関係を築いていくことが重要となります。業務をスムーズに進めるためビジネスコミュニケーションは業務を円滑に進めるために行います。仕事は多くの人の協力を得て進めるものであり、ビジネスコミュニケーションがうまくいっていれば、業務の連携や分担もしやすくなります。過去の受注先の膨大なデータや書類をあたって、新規見込み顧客資料を明日にでも揃えないといけないといった場合、日頃からの協力体制ができていれば「データ整理は●●さん」「クリッピングは●●さん」と分担して進めることが可能です。コミュニケーションが活発な職場であれば、お互いのタスクも把握しやすくなり、問題の早期発見やサポートもしやすくなるなど、風通しが良く明るい組織風土を保つこともできるでしょう。認識のずれを無くすため関係者間の認識のずれをなくすことも、ビジネスコミュニケーションが必要な理由です。自分の思いや考えが、相手や他の人と同じとは限りません。営業担当である自分の担当ホームページ制作案件で、スケジュールは順調と思っていても、デザイナーにとっては明日をも知れぬひっ迫した事態なのかもしれません。事実情報を共有するだけではなく、考え方や価値観、コンセプトを共有し、お互いの認識をすり合わせ、自分以外の人と認識を極力近づけていく必要があります。Slackビジネスコミュニケーションの3つの基本スキルビジネスコミュニケーションに求められる基本スキルには、以下の3つが挙げられます。伝達スキルヒアリングスキル質問スキル伝達スキルまず一つ目は、自分が伝えたい内容を明確にし、話の筋道を作ってロジカルに伝える「伝達スキル」です。ビジネスで重要なのは、自分の意見や考えを相手に伝える力です。伝達スキルが未熟だと意思疎通がうまくいきません。このスキルを磨くためには以下のようなことを意識すると良いでしょう。)ヒアリングスキル相手が何を伝えようとしているかを正確に聞き取る「ヒアリングスキル」はビジネスコミュニケーションにおける必須のスキルです。ビジネスコミュニケーションを取る上では、単に相手の会話を「聞く」だけでは不十分で、相手の意図を正しく把握することができなければ、意思疎通が難しくなりビジネスが立ち行かなくなります。相手が話している途中で会話を遮って自分が話し始めてしまったり、資料を目で追うことだけに必死になってしまったりという場合、相手は「自分の話に興味がない」と感じてしまい、会話が続けにくくなります。ここでのポイントは「いかに相手が自分の話をしっかり聞いているかを理解してもらうこと」です。相手の話は最後までしっかりと聞いた上で自分の意見や話をする、適度に相槌やアイコンタクトを取るといった対応を意識するようにすると良いでしょう。参考:部下を前向きにするフィードバックの正しいやり方・7つのポイント質問スキル会話の中での不明点や疑問点について深掘りする「質問スキル」もビジネスコミュニケーションに欠かせません。ビジネスでは、相手の意図や状況を正確に把握し、適切な判断や提案を行っていくことが重要です。明確に確認しておかなければ「こんなはずじゃなかった」という事態になりかねません。質問には「クローズドクエスチョン」と「オープンクエスチョン」の2種類があり、使い分けを意識すると良いでしょう。初対面に対する質問や、端的な回答が欲しい時は、YesかNoかで答えてもらう「クローズドクエスチョン」を活用します。相手の深い考えや自由な意見を引き出したい時は「オープンクエスチョン」を活用します。ビジネスコミュニケーション力を上げる3大ポイントビジネスコミュニケーション力を上げるためには、以下の3つの基本的なポイントをおさえましょう。結論から伝える相手が行動を起こしやすいようにする誠実な態度・対応をする結論から伝えるまず1つ目のポイントは、自分が伝えたい内容の結論から伝えることです。話の冒頭ではっきりと結論を示し、相手に何を伝えたいのかを明確にすることで、相手側もどういう返答が求められているのかをあらかじめ知ることができ、会話がスムーズに進むようになります。具体的には、PREP(プレップ)法を使ってみると良いでしょう。PREP法とは、結論(Point)、理由(Reason)、具体例(Example)、結論(Point)の流れで話を伝える方法のことで、以下のポイントを押さえるとコツが掴みやすくなります。聞かれたことに答える相手から「聞かれた内容」に対して、シンプルに答えるようにします。相手の心理を深読みしすぎず、まずシンプルに「良い/悪い」を明確に答えるようにすることで、結論から伝える流れが作りやすくなります。以下のような報告のシーンを例に挙げてみます。良い例では、最初に「聞かれたことにのみ」答え、次に出る相手の反応に対して答えていく流れでスムーズに話を展開できています。悪い例の方では、経緯や所感を話してしまい、相手を混乱させてしまっています。このように、まず質問に対して「Yes/No」と明確に返答することを心がけましょう。相手に何をしてほしいかを先に伝える相手への要望を先に伝えるのもスムーズに会話するためのコツです。話の冒頭に、相手にどう行動してもらいたいのかを伝えておくことで、相手は自分が具体的にどのような対応をすれば良いかあらかじめ準備をすることができます。例を挙げて説明します。【良い例】お疲れ様です。●●の商品写真について確認とお願いです。●●さんが既に撮影したものをお持ちでしたら、お手数ですが1/28●の12時までに3点ほどメールでお送りいただけませんでしょうか。実は昨日、メーカーから掲載商品が来週にならないと到着しないという連絡の旨が入り、別商品との差し替えをしなくてはならなくなりました。先方とのミーティングに間に合わせたく、ご協力をお願いいたします。【悪い例】お疲れ様です。昨日、メーカーから掲載商品が来週にならないと到着しないという連絡の旨が入りました。詳しい商品情報とサンプルを入手して再撮影をしなければなりません。カメラマンは今週から不在のため、社内の誰かに撮影を依頼して急いでコピーを差し替えなければ間に合わない状況です。先日●●さんが撮った商品写真があると●●さんから聞いたのですが、1/30に先方とのミーティングがあるので、ご協力いただきたくお願いいたします。良い例のほうは「1月28日の12時までにメールで画像3点を送って欲しい」という意図が明確にわかり、メールをもらった側はすぐに行動を起こすことができます。悪い例だと、最後まで読んで、「協力してほしい」という依頼であることはわかりますが、「何を」「どのように」して欲しいのかが曖昧であるため、具体的にアクションを取ることができません。詳しい理由や背景を伝えるに越したことはありませんが、常に相手に取ってもらいたい行動は何かを、いったん自分で明確にしてから相手に伝えるようにしてください。相手が行動しやすいようにするビジネスコミュニケーション力を上げる2つ目のポイントは、相手が行動を起こしやすいようにすることです。ビジネスにおいては、自分と相手がしっかりと意思疎通を行い、何にどう対応すべきか迷わずすぐに行動を起こす必要があるためです。相手が聞いてきたことを自分の言葉で相手に再確認し、認識合わせをすると良いでしょう。具体的には「5W1H」を活用するのがおすすめです。相手と初めて一緒に仕事をする場合など、お互いの信頼関係が築けていない場合に有効です。営業担当が新規取引先のサイト制作打ち合わせの際のアポを取るとします。その際には以下の点を明確にして、事前に相手に伝えておくとスムーズに進めやすいです。何を、いつまでに、どうすれば良いのかなどをしっかりすり合わせをして具体的に取るべき行動を明確にするようにしてください。誠実な態度・対応をする3つ目のポイントは、誠実な態度・対応をすることです。ビジネスコミュニケーション能力が高い人は、相手に対して誠実な態度や対応を行っており、常に「相手に伝わるかどうか」を意識し、丁寧に対応していくことで相手との信頼関係をより深めることができます。具体的には、以下のような態度を指します。(ホウレンソウ)」の段階を見直してみるのもひとつの方法です。報告=仕事の進捗具合や状態、結果について上司などに知らせること連絡=仕事の目標を達成する上で、必要な連絡を行うこと相談=問題や難しい判断が必要な際、上司や先輩などにアドバイスをもらうことこれらをおさらいした上で、適切な対応を取るようにしてください。参考:【報連相を完全マスター】怒られない報連相をするためのポイントとコツ|LISKULビジネスコミュニケーションに有効なツール一覧ビジネスコミュニケーションには、ツールを積極的に活用しましょう。ツールをうまく活用すれば、ビジネスでの意思疎通がスムーズになり、相手との信頼関係を構築しやすくなるからです。それぞれの機能やメリット、製品例を一覧にしましたので、自社や自分にどんなコミュニケーションが必要かチェックしてみてください。・Jooto・Trelloなど例えば、誰でも使いこなせるビジネスチャットツール「elgana」であれば、まずは無料プランから始めることができます。下記に「elgana」のサービス資料をご用意しましたので、ぜひダウンロードしてみてください。LISKUL共有のスピードがあがる従来の電話などでの方法に比べて、よりスピーディーで確実なやりとりができるようになります。関係者でグルーピングすることが容易なため、個別にやりとりする時間を省くことができます。相手とやりとりした内容を他の人と共有しなければならない場合、メールや電話の場合で行っていれば、新たに書類を作成するなどの必要があり属人的で非効率になりがちです。チャットツールやファイル共有では、リアルタイムに情報を伝達できるため、非常に効率的です。複数人での情報共有がしやすくなるツールを活用すれば、担当者だけでなく業務に関係する複数人で情報を共有しやすくなります。共有先をデジタル情報として一箇所に集めておくことができるためです。一度ファイルを格納しておけば必要な人が場所や時間を問わず情報を確認することもできるため、会議の時間の削減にも繋がります。セキュリティを強化できるツールを使えば、紙の資料のような従来の共有方法より、セキュリティを強化することができます。ユーザー認証などのセキュリティ対策が施されているからです。サイバー攻撃のリスクが全くないわけではありませんが、ツールの設計段階から対策を行っているので、紙のように紛失や流出のリスクの低減は期待でき、危機管理がしやすくなります。まとめビジネスコミュニケーションは、社内外におけるコミュニケーション全般のことを言います。その本質は「相手との共通認識を作り、関係を構築すること」です。そのためには、相手への伝達力はもちろん、相手側にとって聞きたいことが伝えられているかを意識します。ビジネスコミュニケーションが必要な理由としては、以下のようなものが挙げられます。職場のどの階層にも必要な基本スキルであるため認識のずれを無くすため業務を円滑に進めるためまた、必要なスキルは以下の3つです。伝達スキルヒアリングスキル質問スキルビジネスコミュニケーション力を上げるためには、以下の3つをポイントにします。下記に、誰でも使いこなせるチャットツール「elgana」のサービス概要資料をご用意いたしました。「elgana」は無料プランからはじめることができ、ビジネスコミュニケーションを円滑に進めることができます。気になる方は、下記資料をぜひご覧ください。・NTT発のビジネスチャットツール・無料プランから始められる資料をダウンロードする(無料)※本記事はNTTビジネスソリューションズ株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。堀内翔太LISKUL編集。自分に素直に、忠実に。皆さんの助けになるような情報を発信していきたいです。LISKULについて検索:。