事業をはじめるということは、何かしらの「取引」が行われるということ。フリーランスなどのスモールオフィスの方にご愛顧いただいている「eFica」。どのような機能が利用いただけるのかをご紹介します。にご興味もっていただけたら嬉しく思います。eFicaの機能一覧eFicaに備わっている機能一覧になります。レポート表示API設定また、以下の機能は実装予定です。eFicaは「クラウド請求書発行サービス」ですが、請求書以外にももちろん対応しています。作成できる帳票は、以下の通りです。全ての帳票に「複製」機能がついているので、以前のデータをコピーして作成することで帳票作成の作業効率がアップします。ホームページのメンテナンス等、月極サービスを提供している場合に便利な「請求書繰り返し」の機能をご用意。繰り返し機能を使えば、作成する手間だけではなく、請求忘れなどのミスも減らすことができます。eFicaには、以下のように一度PDF発行された帳票を一括ダウンロードする機能があります。低コストでも必要な機能がある」サービスを提供したいと考えております。実装予定でない機能も、ぜひ要望として挙げてください!便利な発行方法eFicaでは、現在以下の方法で作成した帳票を出力(発送)することが可能です。帳票の作成から取引先への配送(送信)まで全て完了できるようになります。すべてデータ登録することが可能です。マスタ登録することで、作業の効率が上がるだけでなく、記入ミスを減らすことができます。〇ステータス管理、チーム管理>発行した帳票がどのような状態にあるかを「ステータス」として管理することができるので、チーム内で簡単に情報を共有できます。入金済ステータスは、各帳票の一覧画面にも表示されるため、月取引の状態も一目で確認できて便利だと好評です。情報を共有できる人数は以下となります。現在の状況をダッシュボードと各種帳票の一覧画面で確認することができます。一覧画面の右上にはキーワード検索ができ、そこにステータス(「見積済」など)を指定することで、該当する帳票のみを抽出することが可能です。一覧については、CSV、XMLのファイルとしてダウンロードできます。API設定eFicaでは、他システムと連携できるようにAPIを用意しています。自社システムの請求書発行機能にeFicaを使用したい等、柔軟にご利用ください。APIについては、こちらのマニュアルを参考にしてください。令和5年(2023年10月1日)より、「インボイス制度」が適用されることが決まっています。eFicaを利用されている方にも深く関わってくる「インボイス制度」ですが、中には「インボイス制度って最近よく聞くけど、具体的にどんな制度なの?」という方も多いのではないでしょうか?ここでは、知っておかないと損をするインボイス制度について、図を使用してできるだけわかりやすく説明していきたいと思います。納める消費税について知ろう!現在の消費税の納税額は、上図のように「仕入税控除」が適用されていて、実際の納税額は【売上時に受け取った消費税】と【仕入時に支払った消費税】の差額です。「売上が1,000万円未満の場合は納税しなくてよい」ため、インボイス制度適用前は個人事業主(フリーランス)などの皆さんには「消費税なんて関係ない」ことだったかもしれません。インボイス制度導入後は、そうは言っていられなくなります。消費税を納付している事業者からの消費税しか控除が認められなくなるからです。インボイス制度って何なの?>現在、売上金が1,000万円未満の事業者は、消費税の納税が免除される免税事業者に分類されます。インボイス制度を導入した場合、今まで免税事業者だった事業者にも消費税の納税義務が発生することになり、結果として収入が減額されることに...。インボイス制度を導入するかは事業者の判断で決めることができるので、今まで通り免税事業者として活動することも可能です。「手続きも面倒だし、収入が減るし、インボイス制度なんて導入しないよ!」と普通はそう考えますよね?ただインボイス制度を導入しているかは事業者自身より、取引先に大きな影響を与えることになります。インボイス制度を導入していない免税事業者が発行した請求書は不適格請求書となり、仕入税控除の対象とならないからです。このように、取引先からすると、インボイス制度を導入している事業者と取引したほうが得なのです。自分はインボイス制度を導入したほうがいい?しなくていい?自身がインボイス制度を導入したほうがよいのか、しなくてもよいのか。その目安は売上金額や取引先との関係、業種によって異なります。・取引先と相談してインボイス制度を導入しないことで理解を得ている・取引先が企業ではなく消費者である・競合他社が少なく、免税業者だから受注できないということがない・副業や一時的な事業である個人事業主(フリーランス)の場合、インボイス制度を導入していないばかりに受注できないことがないよう対応しておく必要がありそうです。提出する必要があります。以下の方法で届け出可能です。ダウンロードできます。インボイス制度の経過措置インボイスが施行されるのは2023年の10月1日からですが、いきなり受注先(免税事業者)の消費税が控除できなくなる...というわけではありません。受注先が免税事業者であっても、施行後3年目までは80%の控除、4年目から6年目までは50%の控除が認められています。その間に、取引先や自分の業種での流れを見極めて、インボイス制度を導入するか決めてもよいでしょう。して、必要な情報を記載されている必要があります。赤字となっているところが、インボイス制度で新たに記載する必要となった項目です。eFicaもインボイス制度に対応すべく、準備しています!インボイス制度で経理事務の負担が増える?インボイス制度を利用したときに危惧されるのが、経理事務が膨大になってしまうのではないかという不安です。大きな企業で経理担当者がいればそんな心配もありませんが、そうでない場合、経理業務に時間を割くことは避けたいところ・・・。そんな経理業務の負担を軽減する措置として、「簡易課税」という制度が用意されています。簡易課税制度を利用するには、以下の2つの条件をクリアしなければなりませんが、それほど難易度は高くありません。提出している簡易課税制度には、業種別に「みなし仕入率」が用意されており、本来納税する消費税から差し引くことが可能です。仕入れに係るとみなされる消費税額まとめインボイス制度。(今まで)免税事業者だったので「大増税になる...」と頭を抱えているeFicaの利用者も多いようです。同時に、「インボイス発行事業者になったらeFicaが使えないのでは。eFicaでも適格請求書を発行できるようにしてほしい」という声もいただいています。eFica(エフィカ)」です。「eFica」を使えば、時間のかかる請求書の作成が簡単にできるだけでなく、その管理も簡単に行うことができます。「eFica」を使えば請求書の管理がここまで簡単に「eFica」は、パソコンが苦手でも操作しやすいように、必要な機能を厳選して実装しています。eFicaで発注書管理もしたい!」というリクエスト(要望)を受けて、発注書発行機能の実装も準備しております。実際の業務の流れをご説明します。一連の取引業務を「eFica」で行うことを想定して説明しています。「eFica」は、「見積書だけ」、「納品書だけ」、「請求書だけ」でも大丈夫。「eFicaで作成したいのは請求書だけなんだけど...」という場合も、ぜひ「eFica」をご利用ください!以下ではすべての手順を紹介していますが、ステップ1~3以降は必要なステップのみお読みください。入力するメリットステップ1からステップ2は、基本情報の入力になります。最初に基本情報を入力するのは面倒かもしれません...。・情報管理ができるステップ1:自社情報登録ログインするとダッシュボード画面が表示されるので、右上の[人のマーク]をクリックします。表示されるので、必要事項を入力して、[保存]してください。表示されるので、必要事項を入力して、[保存]してください。原本を、[取引先情報]で登録した[住所]に郵送で送付することができます。※ここでは、わかりにくい入力項目のみ取り上げています。表示されるので、必要事項を入力して、[保存]してください。[仕入先を選択]から、取引先を選択できます。登録していない[仕入先]も、[仕入先を選択]から新規登録できます(※)。商品を分類する括りです。設定しなくても問題ありませんが、商品数が多いとき登録することで商品一覧画面からの検索がしやすくなります。※ここでは、わかりにくい入力項目のみ取り上げています。左メニューの[見積書▶新規作成]をクリックします。[見積先を選択]から、取引先を選択できます。登録していない[見積先]も、[見積先を選択]から新規登録できます(※)。値引きを表示したい場合、チェックをONにします。仕切りを表示したい場合、チェックをONにします。商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。下部[数量設定]で小数点の桁数を指定できます。商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。[見積先を選択]から、取引先を選択できます。登録していない[見積先]も、[見積先選択]から新規登録できます(※)。[商品]を選択すると、その商品に対しての明細を入力できます。※下部[税設定]よりも優先されます。[数量]×[単価]で自動計算されます。下部[金額設定]で小数点の桁数と端数処理の方法を指定できます。税の計算方法を指定できます。※ここでは、わかりにくい入力項目のみ取り上げています。POINT!「eFica」は計算の条件を細かく設定でき、自動算出してくれるので計算ミスをする心配がありません。基本情報を呼び出して入力すれば入力ミスも防ぐことができます。納品書は[新規作成]することもできますが、ここでは[ステップ4:見積書作成]で作成された見積書の内容で納品書を作成する方法をご紹介します。左メニューの[見積書▶一覧]を選択すると、見積書一覧が表示されます。一覧の中から[納品書を作成(トラックのアイコン)]を実行してください。[請求先を選択]から、取引先を選択できます。登録していない[請求先]も、[請求先選択]から新規登録できます(※)。値引きを表示したい場合、チェックをONにします。商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。下部[数量設定]で小数点の桁数を指定できます。商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。[見積先を選択]から、取引先を選択できます。登録していない[見積先]も、[見積先選択]から新規登録できます(※)。※下部[税設定]よりも優先されます。[数量]×[単価]で自動計算されます。下部[金額設定]で小数点の桁数と端数処理の方法を指定できます。税の計算方法を指定できます。毎月同じ内容の請求書を発行している場合は、「eFica」で自動的に請求書を発行することができます。[請求書作成と同時に請求先にメール送信]のチェックをONにしておけば毎月の請求作業が不要になります。[振込先を選択]から、振込先口座情報を読み込みます。登録していない[振込先]も、[振込先を選択]から新規登録できます(※)。※ここでは、わかりにくい入力項目のみ取り上げています。POINT!作成した見積書の情報を引き継いで納品書を作成するので、「見積書と内容が違う!」という取引トラブルも予防できますし、何より納品書作成に要する時間を大幅に減らすことができます。請求書は[新規作成]することもできますが、ここでは[ステップ5:納品書作成]で作成された納品書の内容で請求書を作成する方法をご紹介します。左メニューの[納品書▶一覧]を選択すると、納品書一覧が表示されます。一覧の中から[請求書を作成(紙幣のアイコン)]を実行してください。[請求先を選択]から、取引先を選択できます。登録していない[請求先]も、[請求先選択]から新規登録できます(※)。値引きを表示したい場合、チェックをONにします。商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。下部[数量設定]で小数点の桁数を指定できます。商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。商品を一覧から選択した場合、自動表示されます。[見積先を選択]から、取引先を選択できます。登録していない[見積先]も、[見積先選択]から新規登録できます(※)。※下部[税設定]よりも優先されます。[数量]×[単価]で自動計算されます。※下部[金額設定]で小数点の桁数と端数処理の方法を指定できます。税の計算方法を指定できます。毎月同じ内容の請求書を発行している場合は、「eFica」で自動的に請求書を発行することができます。[請求書作成と同時に請求先にメール送信]のチェックをONにしておけば毎月の請求作業が不要になります。[振込先を選択]から、振込先口座情報を読み込みます。登録していない[振込先]も、[振込先を選択]から新規登録できます(※)。※ここでは、わかりにくい入力項目のみ取り上げています。基本情報を選択画面で登録する方法(※)取引先、カテゴリ、商品、振込口座などの基本情報は、[商品登録]、[取引先情報登録]だけでなく、[××を選択]からでも新規登録できます。[仕入先の選択]を実行で表示される画面の[新規仕入先]を選択すると、取引先の情報入力画面が表示されます。必要事項を入力して、[保存]すれば、データ登録されて書類作成画面に反映されます。「eFica」の書類作成でできること(共通)「eFica」は、書類作成を効率的に行えるように、すべての書類で便利な機能(画面右上のアイコン)をご用意しています。選択された書類のPDFファイルで出力します。選択された書類のPDFファイルを作成し、取引先情報で登録されたメールアドレスへ送付します。[見積書作成]にのみ表示されます。選択された見積書データを基に、納品書を作成します。[見積書作成][納品書作成]にのみ表示されます。選択されたデータを基に、請求書を作成します。選択されたデータを基に、同種類の書類を作成します。選択されている書類のデータを削除します。作成された書類の一覧を表示します。これらの機能は、書類作成の手間を省くだけでなく、人的ミスを軽減してくれるでしょう。「eFica」は、請求書作成の負担軽減を第一に考えて開発をすすめてきました。詳細にまでこだわった見やすい画面レイアウトや、初心者でもわかりやすいシンプルな操作性が、ユーザーの作業負担を軽減します。類似した取引のときは登録したデータを呼び出ししてコピーができるので、いちいち記入する必要がなく作業効率もアップするでしょう。毎月の決まった取引については、決まった日にちに自動で請求書を発行する繰り返し処理を利用することで請求書作成作業そのものを省くことも可能です。登録された内容は自動でグラフ出力できるので、請求書の月間把握も視覚的に確認できます。「eFica」はお客様のことを第一に考え、より使いやすいサービスを提供したいと考えています。「eFica」でお困りのことがあれば、解決できるよう万全のサポート体制を整えているので、いつでもお問い合わせください。お客様の声も取り入れてよりよいサービスを提供すべく、「eFicaでこんなことができればいいな」と感じた機能等ありましたらあれば、ぜひお問い合わせください。オンプレ対応など、「あったら便利」という要望にお応えして、これらの機能は実装準備を進めています。「eFica」を開発・提供している弊社(エアロソニック)は、「CLIPマーク認証対象事業者」を取得しており、お客様の情報を守るべくしっかりとセキュリティ対策を行っています。サービスはSSL化した環境で提供しているので、情報は全て暗号化されており、第三者によって傍受・改ざんされることはありません。そのほかにも、ウイルス感染を確認するウィルススキャンや、サイバー攻撃から保護するWAFの導入も検討しています。「eFica」は、メールアドレスがあればたったの2ステップではじめることができます。「eFica(エフィカ)」の公式ページにある「まずは無料でお試し」ボタンをクリックしてください。利用規約等を確認後、[名前]、[メールアドレス]、[パスワード]を入力してから、[アカウント作成をする]を実行すれば登録完了です。ステップ2:ログインアカウント作成で入力したメールアドレス宛に、「eFica」からメールが届くので、送られてきたメールに記載されているリンクをクリックしてください。納品までの取引に関する書類作成を簡単に行えるほか、取引データの管理も簡単に行える「eFica」。「eFica」は、導入費0円、機能制限なしで毎月25枚までは運用コスト0円、期間無期限でご利用いただけます。その甲斐あって、「eFica」は現在、多くのフリーランス(個人事業主)の方を中心に、ご利用いただいております。「eFica」がフリーランスの方々に選ばれる理由!導入コストが0円ではじめることができる。請求から納品まで、取引に必要な手続きを「eFica(エフィカ)」だけで管理できる。クラウドサービスなので、どこにいてもすぐに確認できる。機能制限なし、無期限で毎月25枚まで無料で利用できる。シンプルな画面・操作性で経理業務に詳しくなくても利用しやすい。WAF導入またお客様より要望のあった機能についても、随時精査させていただいており、今後も便利に使っていただけるよう「eFica」を進化させていきたいと考えております。簡単に使える請求書発行サービスを探しているなら、ぜひ一度「eFica」をお試しください!無料プランではじめる書類の電子化を検討されているお客様から受ける質問の中で、多いのが「見積書や請求書への押印はどうするのか」というもの。ここでは日本ビジネスにおける印鑑の役割と、今後書類の電子化をするうえで知っておきたい電子印鑑についてお話をしたいと思います。電子書類に捺印するにはどうしたらいいの?通常、書類に捺印するということは、「同意しました」という意思を示すことです。捺印することによって、書類の改ざんや偽装をしにくくする思惑もあるかもしれません。電子書類だと「捺印する」ことができないので、本当に取引相手が作成したのか、また同意を得ることができたのかがわかりにくいのが難点です。ここでは、電子書類でも相手に同意したことを伝えやすく、また書類の改ざんや偽装を予防するための手法をお伝えします。POINT!印鑑は、いくつかの種類に分類されますが、見積書や請求書などの取引関係書類に押印されるのは「認印」が一般的です。種類」で紹介しています。印影の画像データを読み込むひとつの方法として、WordやExcelで作成した書類に印影の画像データを読み込む方法があります。印影をスキャナで読み込んで画像データにする、またはWordやExcel、画像ソフトで作成することで実現可能です。電子書類の見積書や請求書に使用するのも、この方法で作成した印影の画像データで問題ありません。ここでは、WordやExcelを使用している人向けに、印影を作成する手順を紹介します。ProPlus(Word)を使用しています。STEP1.図形で印影の枠を作成するメニュー[挿入]-[図形]-[楕円]を選び、印影の枠となる円を作成します。形は円でも、楕円でもどちらでも構いません。STEP2.枠線の色を変更するSTEP1で作成した円を選択すると、Wordの上部(青タイトル部分)の[描画ツール]が表示されます。メニュー[描画ツール]-[図形の枠線]-[赤]を選ぶと、印影の枠が赤色になります。STEP3.円の塗りつぶしを変更するメニュー[描画ツール]-[図形の塗りつぶし]-[塗りつぶしなし]を選ぶと、印影の枠の中が透明になるので、文字の上に重ねても大丈夫です。これで外枠が完成しました。STEP4.テキストボックスで名前部分を作成するメニュー[挿入]-[図形]-[縦書きテキストボックス]を選び、その中に名前を書きます。STEP5.テキストボックスの枠線を変更するSTEP4で作成したテキストボックスを選択すると、Wordの上部(青タイトル部分)の[描画ツール]が表示されます。メニュー[描画ツール]-[図形の枠線]-[枠線なし]を選ぶと、枠がなくなります。STEP6.テキストボックスの塗りつぶしを変更するメニュー[描画ツール]-[図形の塗りつぶし]-[塗りつぶしなし]を選ぶことで、名前のテキストボックスが透明になるので、文字の上に重ねても大丈夫です。STEP7.名前のフォントを変更して、移動する名前のテキストボックスを印影の円内に移動します。[名前]の部分をダブルクリックすると名前が選択された状態になるので、その状態でメニューバーしたの[フォント]、[フォントサイズ]、「フォントの色]を変更し、印影になるように位置を調整しましょう。STEP8.印影の枠と名前をグループ化するメニュー[描画ツール]-[選択]-[オブジェクトの選択]を選び、印影の枠線と名前のテキストボックスよりも大き目にドラッグ&ドロップします。印影の枠線(円)と、名前のテキストボックスが選択されていることを確認してください。メニュー[描画ツール]-[レイアウト]-[グループ化]をすれば、印影の画像データの出来上がりです。作成した印影の画像データは、コピー&ペーストで他のWordファイルやExcelファイルに貼り付けることができます。よるデジタル署名は、秘密鍵と公開鍵という二つの鍵により電子書類の正当性を守ることができます。秘密鍵とは、電子書類の発行側がもつ暗号化するための鍵です。公開鍵とは、電子書類の発行側が作成し受取側に送付する鍵のことで、暗号化されたものを複号化できます。電子書類(デジタル署名)を作成した人しか公開鍵・秘密鍵を発行できないので、間違いなくその電子書類をその人が作成したことが証明できます。デジタル署名はコピーや改ざんはできません。よってデジタル署名を利用することで、以下のようなトラブルを防ぐことができるでしょう。・なりすまし・文章の改ざん・否認防止(発行先が「発行していない」と発言すること)デジタル署名をするには、「デジタル証明書」を認証局(CA)で発行してもらう必要がありますが、今はマイクロソフトやGMOなどの多くの企業がサービスの一貫として「デジタル証明書」を発行しています。タイムスタンプとはタイムスタンプとは、書類の存在を証明してくれる仕組みで、以下の2点を確認できます。改ざん証明タイムスタンプの時刻以降に文書が改ざんされていないことの証明タイムスタンプは、時刻認証局(TSA)に要求することで、発行してもらいます。このときに発行されるタイムスタンプトークン(証明書のようなもの)は、ハッシュ値と時刻情報で生成されます。ハッシュ値は不可逆な一方向関数で生成されているので、ハッシュ値からデータを探ることはできません。そのハッシュ値と時刻情報を組み合わせることで、文章の変更や改ざんを防ぐことができるのです。※改ざんや変更された電子書類は、ハッシュ値が異なるため「本物でない」ことがわかります。POINT!タイムスタンプでは、「誰が」発行したかまでは管理されません。タイプスタンプとデジタル署名を併用すれば、さらにセキュリティを高めることができるでしょう。実は、電子書類でも紙の書類でも、見積書や請求書など多くの取引書類において、押印は必須ではありません。押印があってもなくても、その有効性に変わりはないのです。して、多くの取引書類に押印が必要となっているのでしょうか。それは取引上トラブルが発生したときに、書類に押印があるのと、ないのでは大きな違いがでてくるからです。取引トラブルで裁判となった場合、押印された書類は法的根拠の証拠として使用できます。4私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。)もちろん「私は押印なんかしていない」と主張されるかもしれませんが、それは「二段の推理」によって本人が押したと判断されるようです。書面に押された印章は、その本人が自らの意思で押したものであり、自らの意思で押したものは「書面の内容を認めた」ことになる。電子書類の場合は、実際に捺印できません。陰影を画像データにして電子書類に取り込んでいるとしても、複製や偽造しやすいということを考えると、証拠にはならないと考えられます。電子書類は、デジタル署名やタイムスタンプを利用することで、「発行した本人」と「偽造や改ざんがないこと」が証明できます。考えると、紙の書類よりも電子書類のほうが信頼性は高いと考えることができるのではないでしょうか。【補足】法的に有効な電子書類ここまで、「書類を電子化しましょう!」と訴えてきましたが、実は書類の電子化が法的に認められているのはごく一部です。ほとんどの書類について電子化が認められています。書類の電子化をこれからはじめようというのなら、まず「どの書類を電子化できるのか」を総務省のホームページで確認しておくことをおすすめします。シャチハタ印に分けることができます。シャチハタ印はゴム印となるため、正式な書類に使用できませんが、実印を銀行印、認印と使用することは可能です。安全面を考慮すると、使用用途に合わせて印鑑を変えたほうがよいでしょう。実印とは実印は市町村役場で印鑑登録した印鑑のことで、15歳以上であれば1人1本まで持てます。公的に認められているため、多くの契約や取引で使用できる印鑑です。出番がいちばん多いのがこの「認印」です。社内関係書類などシャチハタ印ゴム印ともいわれる、スタンプ型の印鑑です。力加減で陰影が異なってしまうため、ビジネスでは荷物の受け取りで使われることがある程度で、ほとんど使用されません。荷物の受け取りなど注意!見積書や請求書を作成するとき、実際の印影をスキャナして印影を画像データにして電子書類に読み込むことがあります。印影の画像データはコピーや偽造が安易となるため、スキャナするのなら認印までに留め、実印は使用しないようにしましょう。電子印鑑、eFica(エフィカ)ではどう対処している?弊社が提供している、クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」は電子書類に捺印したように見せるため、印影の画像データを取り込んで反映させる機能を備えています。PDFでの出力が可能です。DCをお持ちなら、どなたでも出力したPDFにデジタル署名やタイムスタンプを追加できます。無料プランではじめるお知らせeFica(エフィカ)では、サービス(システム)から印影を作成する機能を実装できるように準備しています。まとめ今までの紙をベースとしたビジネススタイルでは、「印鑑」が信頼の担保となっていました。書類の電子化が進み、デジタル署名やタイムスタンプなどの、より信頼性の高い技術を取り入れることができるようになっています。書類の電子化を行っていないのなら、まずは無料で導入・利用できるクラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」で電子化を試してみませんか?無料プランではじめる2020年の2月から感染拡大した新型コロナにより、テレワークやテレビ会議を取り入れる企業が増えてきました。そんな中で大活躍しているのは、「どこでも・どんなデバイスでも・誰とでも」情報を共有できる『クラウドサービス』です。クラウドに保存・共有できるのは電子化された書類のみ...。「e-文書法」についてお話します。実はこのときに保存できたのは帳簿書類のみで、それほど普及しませんでした。e-文書法の要件追加その後2005年の法改正によってスキャンすれば契約書や請求書などの取引書類も電子保存できるようになりましたが、スキャナ保存の要件(ルール)が厳しく、これまた不発で終わってしまいます。電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況」その後、2015年と2016年の法改正で電子化の要件が緩和されたことにより、書類の電子化に取り組む企業が増えてきました。電子化の要件が厳しかったので、「緩和されたといっても、まだ難しいんじゃないの?」と思われる人もいるかもしれませんね。「e-文書法」のポイントを紹介します。「e-文書法」、本やネットを調べても違いがイマイチわからない...。国税関係書類のみに適用される法律です。すべてに適用されますが、「e-文書法」は取引関係書類のみに適用される、ことになります。電子帳簿保存法とは?企業は所得税法や法人税法によって、国税関係書類を確定申告書の提出期限(事業年度)の翌日から原則7年間保存する必要があります。なると7年分もの国税関係書類をどう保存するかということが問題になる企業もいるでしょう。紙なので保存状態が悪ければ劣化してしまいますし、保存場所も問題になってしまいます。定められている保存法は以下の3通りです。条件を満たした会計ソフトなどで作成された帳簿データを保存します。取引先より紙で受け取った書類をスキャナで電子データにして保存します。電磁的記録による保存を電子計算機出力マイクロフィルム(COM)で保存します。こちらの保存方法を利用する企業は減少しています。一部であるようなイメージを抱いている人もいるかもしれませんが別モノです。取引書類(財務・税務関係の帳票類)で、企業決算書類(損益計算書や貸借対照表)は適用されません。企業決算書類は、会計ソフトを利用するなど、最初から電子データとして作成していれば「e-文書法」の対象外となり、書類の電子化が可能です。要件と聞くと難しそうなイメージですが、社内ルールを整備しておけば問題ないレベルの内容です。必要なデータをすぐ取り出せるように、検索機能が有効であること上記は経済産業省によって取り決められた内容で、文書の種類によって異なります。クリアしておけば大丈夫です。スキャナ保存ここまでで、どういう書類を電子化することができるのか、どういう保存方法があるのかについて紹介してきました。帳簿と決算関係書類には、以下に該当するため会計ソフトなどで作成されたデータのみを電子保存とすることしか許可されていません。自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び当該電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって当該承認を受けた国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。取引関係書類は以下の3パターンでの発行が考えられますが、スキャナ保存を許可されるのは3のみです。1自社で発行した取引関係書類(電子データとして保存するのは可)2自社または取引先より発行された取引関係書類(電子データとして保存するのは可)3取引先より紙で受け取った取引関係書類(スキャナ対象保存)スキャナの保存要件スキャナ保存をするときは、「真実性の確保」と「可視性の確保」について留意しなければなりません。取り入れる場合は、次の申請書類を地域の税務署長に提出して、承認を受ける必要があります。申請期限は、導入する3カ月前になるので先に準備をしておきましょう。会計ソフトなどを使用して電子データで作成・保存したい場合に申請します。電子データとして保存したい場合に申請します。取引先が作成した、または自社が作成した取引関係書類をスキャナ保存したい場合に申請します。書類の保存は、紙と電子データの2通りでもOK「一度にすべての書類を電子化するのは難しい。電子化を検討したものの、この理由で断念してしまったことはありませんか?実はルールを明確にできるなら、電子化するのは一部分でも大丈夫です。「初期費用がほとんどかからないクラウド請求書作成サービスで対応できる部分のみを電子化する」というのもOK!また「電子書類送付してくる取引先だけを電子保存対象にしたい」というのもOK!同じ取引先なのに、同じ書類(見積書や請求書など)が紙と電子データで混合するのはNGですが、きちんと紙と電子化の線引きができていれば、それは法律で認められています。作成を簡単に行うことができます!自社情報はもちろんのこと、取引先や商品もデータベース化できるので、書類作成にかかる時間は驚くほど短くなります。リピート機能も付いているので、毎月大変だった請求書発行の負担とストレスからも決別!そんなeFica(エフィカ)の導入費は0円、毎月の使用料も25枚まで無料です。25枚を超えた場合でも、1アカウント1,000円/月という、同サービスの中でも格安でお使いいただけます。無料プランではじめる働き方改革や新型コロナの影響で、今の日本の業務体制は大きく変わろうとしています。経理書類については、郵送ではなくメール送付に切り替える事業所が増えてきました。中には、「紙に押印されたものが正式な書類だ」という意見もあるようですね。ここでは、請求書などをPDFでメール送付したときの効力についてお伝えします。電子化された請求書(PDF)も有効です請求書などの電子化を検討している中で、「電子データのやり取りで法律的に問題はないの?」という点を不安に感じているかもしれません。ご安心ください!電子化された請求書なども法的に有効です。「e-文書法」については、別途記事にて紹介予定です。経理書類にも押印するのが当たり前となっています。請求書などには押印義務はなく、押印の有無によって法的に有効・無効が左右されることはありません。日本で請求書などにも押印される理由は、以下であると弊社では考えています。・押印は日本の商習慣のひとつである・押印することで書類を偽装されにくくする・押印することで書類の信頼度が向上すると考えられている・押印することで偽装したときの刑罰が重くなるので偽造抑制につながる押印する必要はなくても、「押印していない書類は受け取れない」という企業があるのも事実。請求書などの電子化を行うのなら、印影を書類に反映できる機能を実装しているサービス(システム)を選んだほうがよいかもしれませんね。クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」は、印影の画像を使用することで押印したような請求書などを発行することが可能です。電子印鑑はどうやって作ればいいの?請求書などの電子書類に押印したい場合は、電子印鑑の作成サービスを利用する方法と、画像編集ソフトを使って印影を作成する方法が考えられます。電子印鑑を作成してくれるサービス電子印鑑を作成してくれるサービス(ショップ)があるので、以下で紹介します。-画像ソフトで印影を作成するPhotoshopやFotophireなどの画像編集ソフトで印影を作成する方法があります。1.白紙に押印し、スマホやスキャナーで取り込む2.画像編集ソフトで、取り込んだ画像の背景を透明化する3.PNGなどの形式で保存する背景色を使用せず、そのまま取り込んだ印影を使用することも可能ですが、偽造抑制などで文字に被せることを考えると、背景を透過しておくことをおすすめします。電子印鑑に適しているのは?認印と実印に違いはある?書類の内容を承認するときに押印する場合、「実印」か「認印」が使用されます。実印と認印の違いは、実印が印鑑登録をしているのに対し、認印はどこにも登録されていない点です。※銀行印は、一般的に金融機関に印影を届けている印鑑を指します。実印と認印の2つの法的効力は同等なのですが、実印の管理は厳重にする傾向にあり、いっぽう認印の管理は安易になりがち。そのため認印は盗印や偽造、トラブルになったときに誰が押印したのかを立証できずにトラブルへ発展するかもしれません。そのようなことから重要な取引においては、認印ではなく実印(社印)を使用することが通例となっています。社内文書の回覧や承認としては、認印が使用されることが多いです。電子印鑑を作成しようと思っているのなら、認印と実印(社印)の両方を作成しておき、取引内容で電子印鑑を変えるのがベターと言えるでしょう。PDFがいいの?請求書などを電子化する場合、そのほとんどがPDFのファイルです。Excelを使用することがほとんどなので、「PDFにするの面倒じゃない?」と思われたことはありませんか?書類の電子化でPDFが一般的なのは、ズバリ「改ざんされにくい」から!作成されたPDFは、以下のように電子署名をつけることでその書類の正当性を証明できます。電子署名をつけたPDFファイルは、書類全体が暗号化されるので第三者からの改ざんを防ぐことができるでしょう。DCは無料でダウンロード&使用が可能で、電子署名も利用できます。請求書などの電子書類をメールで送るには、次のような点を注意する必要があります。事前に取引先に確認しよう請求書などの電子書類を何度もメールで送っているときは不要ですが、最初に送るときは以下を取引先に確認するようにしましょう。・宛先(TO、CC)とくに今まで紙ベースでやり取りをしていた場合、確認せずに電子書類を送ってしまうと「何これ?」という話になってしまいますし、最悪なケースではウィルスメールや迷惑メールとして扱われてしまうかもしれません。取引先を困らせない、またトラブルを予防するためにも、メールで送る2~3日前に確認しておきましょう。無料で使用できるテンプレートがありふれています。ありふれたフォーマットをそのまま使用してしまうと、電子書類を改ざんされてしまうかもしれません!請求書などの電子書類を作成するときは、少しでも改ざんされにくいフォーマットにすることをおすすめします。・会社のロゴを入れる・押印するときは文字にかかるようにする※もちろん、電子署名などで改ざんされないようにするのも効果的です。クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」では、複数のフォーマットが用意されているほか、会社のロゴマークや印影を取り込むことができます。相手に伝わりやすい件名で送ろう業務内容によっては、一日数十件のメールを処理する人もいるかもしれません。メールタイトルなどの情報のみ。請求書などの取引に関係するメールでいち早く確認してほしい場合は、そのことをメールタイトルに指定するのがベストです。ご案内POINT!クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」でメール送信すると、「XXX送付のご案内」の件名がデフォルト表示(変更可能)されます。※XXXには、“納品書”・“請求書”・“納品書”の文字が入ります。請求書とパスワードは別のメールで送ろう請求書などの電子書類を送付するときは、セキュリティのことを考えてパスワードをかけるのがベストです。「銀行では通帳と印鑑を一緒に保管するのはNG」とアドバイスを受けますが、電子書類とパスワードを一緒に送るということは、それと同等の行為だと思ってください。PDFファイルそのものにパスワードをかける、圧縮したファイルにパスワードをかける、このどちらでも構いません。請求書を添付してメールを送ったあとに、別にパスワードを記載したメールを送るようにしましょう。ボタンひとつで簡単にPDFにできます。作成したPDFは、パソコンなどにダウンロードして保存できるのはもちろんのこと、ボタンひとつでメールすることもでてきてとても便利!またPDFをメールで送付すると、ステータスが自動で「請求済」となる(※)ので、送付したかが目瞭然、送付忘れの予防にお役立てください。※初期設定では自動で「請求済」となりますが、自動ではなく手動で「請求済」に切り替えることも可能です。引用元:「新型コロナウイルス感染拡大に伴うIT施策の実施状況」(株式会社アイ・ティ・アール)コロナウィルス(COVID-19)をきっかけに急速に進みはじめた、テレワークや業務のIT化。それに伴い、請求書などの経理書類も電子化に切り替える企業が増えていることが、株式会社アイ・ティ・アールの調査でわかっています。弊社では、導入費0円からはじめることができるクラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」を提供しています。請求書などの電子化をすすめたいけど、どうすればいいかわからない。取引書類の作成を、どのように行っていますか?・紙の請求書などに手書き?・ExcelやWordに手入力してプリントアウト?もし上記に当てはまるのなら、請求書発行サービス(システム)を導入することでコストカットや作業効率をアップできるかもしれません!請求書発行サービスを導入したら...請求書などの経理書類(取引伝票)は決まったフォーマットや手順があるため、それほど難しい作業ではないかもしれません。商談や取引先が多ければ、見積書や請求書などの作成業務に係る工数は膨れ上がっていきます。(適用・金額など)、よく使用する情報はデータベース化します。データに登録してしまえば、今までは顧客情報や商品情報と照らし合わせて記入していた作業も、データを呼び出すだけでOK!請求書発行サービス(システム)によっては、前回作成した書類をコピーして作ることも可能です。(データベース化した内容)の記入ミスを減らせるPOINT!弊社がおすすめするクラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」なら、面倒な毎月の請求処理を自動化できます。領収書をボタンひとつで作れる(※)ようになっています。今まで30分程度かけて作成していた書類も、ほんの5分ぐらいで作成完了できるかも!また請求書作成サービス(システム)で書類(伝票)作成を一元化すれば、記入ミスを減らすことにもなるでしょう。作成した見積書や請求書を送付するときも、取引先情報に登録されたメールアドレスや住所に請求書作成サービス(システム)から行えば、誤送信というミスも防げますね。誤送信によって情報漏洩が起こってしまうと、信用を損ない大きな不利益になります。このように、請求書作成サービス(システム)で見積書から領収書までの業務内容を一元化すれば作業効率があがるだけでなく、人的ミスもかなり減らせるでしょう。※使用する請求書作成サービス(システム)によっては、対応していないかもしれません。クラウド請求書作成「eFica(エフィカ)」は業務の一元化に対応しています。CHECK!請求額の記入ミスによって、損失が発生してしまった事例を「請求書作成サービス(システム)で損害を防げたかもしれない事例」で紹介しています。どこでも素早く請求書の発行ができる今までは、商談をしてから社内で見積書などを作成するというのが一般的でした。クラウド請求書作成サービスなどであれば、商談している場所での見積書作成が可能です。「別に今まで通り社内でもいいじゃない!」そう思われる人もいるかもしれません。たしかに請求書や納品書、請求書は決まった取引に対して発行する書類(伝票)なので内容が変わることはほとんどないでしょう。見積書は、商談途中に相手に提示する条件なので、内容によっては「もう少し単価を...」と修正が発生するかもしれません。商談の場で見積書を作って取引先に提示できたなら、何度も社内で作って確認して...という手間を省けます。※クラウド請求書作成サービスで作成された見積書は会社でも確認できるので、商談中に上司に相談(確認)というのも可能です。請求書作成サービス(システム)で大変になることは?請求書作成サービス(システム)を導入すると、作業の効率化を図れます。導入するにあたり、会社にとっては負担になることもあるでしょう。・導入コスト・導入時の基本情報の登録作業ただし導入コストの問題なら、初期費用0円、月額料金も毎月25枚までの発行ならずっと無料、それ以上の発行枚数でも1,000円(※)で利用できるクラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」なら解決できますね、また基本情報の登録作業についてはまとめてするのではなく、一定期間内に少しずつ対応することで作業不安を減らせるかもしれません。作業者の単価によっては、クラウドソーシングなどの外注を検討するのもよいでしょう。※2020年9月末まで、「eFica(エフィカ)」のすべての機能を制限なく無料で使用できます。パッケージソフトウェアとクラウドシステム、どっちがいいの?私たちが普段使っているシステムは、「パッケージソフトウェア」、「クラフドシステム」、「自社運用型(オンプレミス)システム」の3種類に分類できます。自社運用型システムは、導入費もランニングコストも高額になってしまうので、今回は導入しやすいパッケージソフトウェアとクラウドシステムを対象にしています。以下に、パッケージソフトウェアとクラフドシステムについて簡単に紹介していますが、結論からいうとクラウドシステムのほうが導入費・ランニングコスト・使い勝手が優れていると思います。パッケージソフトウェアパッケージソフトウェアとは、ソフトウェア会社が販売しているソフトウェアのことです。パッケージ型システムのメリットは、最初に購入した金額だけでソフトが使い放題になること。一度購入してしまえば、それ以降の使用料は必要ありません。デメリットは、複数のユーザーでシステムを共有する場合、パソコンごとにライセンスを購入する必要があること。複数の社員がそれぞれのパソコンで使用する場合、その人数分のライセンス購入が必要になるため、導入費が高くなります。パッケージソフトウェアの場合、バージョンアップやサポートを受けるには別途費用が発生することがあるので、中にはクラウドシステム以上の月額費用が発生する可能性も考えられます。クラウドシステムクラウドシステムとは、インターネット経由で使用できるシステムで、会員登録することによって誰でも簡単に利用できます。クラウドシステムのメリットは、導入コストやランニングコストが安いこと。導入費は0円というクラウドシステムもありますし、ランニングコストも数千円程度で済むのは魅力です。クラウドシステムは、サービス提供業者によってシステムはいつでも最新の状態なので、バージョンアップなどの手間は一切かかりません。サポートに関しても、月額料金に含まれていることがほとんどです。クラウドシステムのデメリットはインターネットに接続しないと使えないことです。中には、「大切な顧客情報とかをクラウド(インターネット上)に保存していて大丈夫なのか」と不安を感じている人もいるでしょう。クラウドシステムは、インターネットに接続することを前提にしているからこそ強固のセキュリティ対策が行われているので、ある意味パッケージソフトウェアより安心できると思います。請求書作成サービス(システム)と手書きや手入力を比較した場合、後者のほうが記入ミスのリスクが高くなります。気づいて修正したものを再発行し、取引先がそれを了承してくれれば大きな問題になることはありません。ただ中には、「請求書の額は入金済み。」そんな企業があるようで、「請求額の算出ミスで約35万円の損失を出してしまった」という相談が、「教えて!goo」に寄せられていました。間違って請求書を出してしまいました。(引用元:教えて!goo)意外にも金額記入ミスは多いようで、同じような相談をたくさん見つけられました。一元化されているので、伝票間で違う金額を記入してしまうリスクを減らせるでしょう。eFica(エフィカ)で導入体験してみよう!クラウド請求書作成サービス「eFica(エフィカ)」は、導入費0円ではじめられます。無期限で毎月25枚まで無料で利用できますし、25枚以上の場合でも、毎月1,000円(1ユーザー)という同サービスでも格安の月額料金!さらに個人情報保護法に準拠していると認められた業者であることを示す「CLIPマーク認証対象事業者」を取得しているので、セキュリティ面もご安心ください。POINT!2020年9月末まで、無料で枚数制限なく「eFica(エフィカ)」を使用いただけます。無料プランではじめるまとめクラウドソーシングサービスを提供する「クラウドワークス」が行ったアンケートで、「最もやりたくない仕事は「書類対応」だ」と答えた人が14.06%にもなったそうです。1人で100件以上の請求書作成で、その時期は、必ず残業になるから。(引用元:「14.06%の人の最もやりたくない仕事は「書類対応」<アンケート調査結果>」(クラウドワークス))もしクラウド請求書作成サービス(システム)で、毎月の請求書作成を自動で行えたらどうでしょう?また自動化しないにしても、請求書1枚の作成時間を大幅に短縮できたら?社員にとっては残業がなくなってストレスも減りますし、会社にとっては残業代というコストを大幅カットできます。それが仕事とはいえ、もし書類作成を効率化ができれば、どれだけ負担が軽くなるでしょうか?書類作成の効率化を図るには、まず書類の電子化をすすめなければなりません。書類の電子化には、メリットだけではなく、デメリットがあるのも事実。ここでは、書類の電子化のメリットとデメリットを紹介し、「今後どうしたら会社にベストな選択ができるのか」を判断するための情報をお伝えします。※ここでは、とくに作成機会の多い経理関係書類を例に説明させていただきます。書類電子化のメリット見積書や請求書など、書類を電子化するメリットは、以下のようなことが考えられます。同じようなことでお悩みなら、ぜひ書類の電子化導入を検討してみてください。仕事をしていると、日常的に発生するのが経理関係書類の作成です。作成が「仕事の大半を占めている」...ということがあるかもしれません。中には修正や再発行が必要となって、何度も何度も、同じような作業を繰り返すこともあるでしょう。その作業を手書き、またはExcelなどに手入力しているとしたら、それはかなりの労力と時間が必要です。書類の電子化を導入すれば、それらの作業は軽減できるかもしれません。・書類ごとに、自社情報の記入(入力)をする必要がない・取引先情報の入力も、取引先の選択で自動表示されるようになる・過去に作成した取引内容を元に、取引書類を簡単に作成できる・見積書から請求書と納品書、請求書から領収書を作成できるもちろん使用する請求書作成サービス(システム)で、実現できる機能は変わってきます。書類作成に要する時間は短縮されるでしょう。インク代、プリンターレンタル料金など、さまざまなコストが発生しています。発表した「税務書類の電子保存に関する報告書」によると、企業がそれぞれの取引で書類を発行している場合、ペーパーレス(書類電子化)をすることで、1年間で60数%~70%のコスト削減効果が見込めるそうです。※初年度のみ、システム導入や業務フロー変更による経費や工数が発生します。発表した「税務書類の電子保存に関する報告書」3.保管場所を取らない紙の書類であれば、ファイリングしてキャビネットに並べたり、使用頻度が低いものは段ボールに入れて倉庫で保管したりします。電子化された書類であれば、記憶媒体にデータを入れるだけで、保管スペースはそれほど必要になりません。保存スペースが小さくなると、コストカットにつながるのをご存じでしたか?一般的なキャビネットの大きさは900mm×400mm。そこに人が通るための通路(800mm)を考えると、キャビネット1つを置くのに1.08平方メートルのスペースが必要です。1坪=約3.30平方メールであることを考えると、約1/3坪を占有することになりますね。三幸エステート株式会社が公表している東京主要5都市のオフィス相場をみると、中規模ビル(50~100坪)の賃料相場は約2万円(1坪)。キャビネットを1つ減らすだけで、約6,700円(月)のコストカットになるのです。請求書などの書類を電子化すれば、キャビネットをいくつ減らせるのか考えてみましょう!4.送付履歴が確認できる仕事をしていて、「あれ?あの書類を送ったかな?」と不安になったことはありませんか?または郵送をほかの人に任せて、きちんと出してくれたか気になったことはありませんか?見積書や請求書の電子文書なら、郵送ではなく、社内の自分のデスクからすぐ送ることができます。送付した履歴はデータとして残るので、送付したか不安になってもすぐに確認できて安心です。手書きなら書き直し、ExcelやWordの場合でも打ち直しやプリントアウトが必要になるでしょう。ケアレスミスは激減できます。(作業)内容は、データとして登録することができ、登録しておけば2回目からは選択するだけで済むからです。いうミスがなくなれば工数やコストの無駄が減るだけでなく、取引先に迷惑をかけたり、不快な気持ちにさせる機会を減らすことになるでしょう。6.発着のタイムラグがない見積書や請求書を郵送で送った場合、同一市内に速達で送ると届くのは翌日です。通常ならばそれほど問題になることはありませんが、自社や取引先の都合で急いでいるときにこのタイムラグを悩ましく感じるでしょう。電子メールなら、見積書や請求書をほんの数秒で相手とやり取りができます。7.書類の劣化・紛失を防げる見積書や請求書の書類は、いくら保存に気をつけても劣化するのを止めることができません。・高温多湿な気候によるカビの発生ラミネート加工などすれば書類を長期保存できますが、ラミネート加工にコストがかかりすぎてしまいますよね?また一度保管した書類を探そうとしても、書類の山から見つけることは困難ですし、紛失している可能性も考えられます。書類を電子化しておけば書類は劣化しませんし、検索をかけることで必要な書類をすぐ見つけることができるでしょう。書類電子化のデメリットこれまでに見積書や請求書の、電子化のメリットについてお話してきましたが、以下のようにデメリットとなる面も持っています。見積書や請求書の作成を手書きやExcel、Wordで行っている企業が電子化をすすめた場合、業務フローが変更となる場合があるかもしれません。中には「パソコンが苦手」という人にとっては作業の効率化どころか、妨げになってしまうかも...。慣れてしまえば作業効率は格段にアップしますが、慣れるまでにどれぐらいの期間が必要なのかは導入前に検討する必要があるでしょう。2.システム導入にコストがかかる見積書や請求書などの電子化導入で、いちばん気になるのが導入コストという人も多いのではないでしょうか?電子化導入は、大きく以下の3パターンに分けることができます。・自社システム(オンプレミス)を導入する(導入コスト高)・請求書発行システム(パッケージ販売)を導入する(導入コスト中)・クラウド請求書発行サービスを導入する(導入コスト安)パッケージ販売されている請求書発行システムや、クラウド請求書発行サービスは無料体験できるものもあるので、導入前に試してみるのもよいでしょう。POINT!弊社が展開しているクラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」は、無料プランが無期限で使用できます。3.情報漏洩のリスク見積書や請求書を電子化した場合、心配事のひとつが「情報漏洩などのトラブルはないのか?」ということではないでしょうか。情報漏洩は、パソコンのウイルス感染、メール誤送信、データを持ち出したときの媒体紛失、クラウドサービスからの流出などが考えられます。「メールの誤送信」は、請求書発行サービス(システム)の導入でリスク回避できるでしょう。先に顧客情報を登録するため、登録時に間違いがない限りはメールの誤送信は考えにくいからです。そのほかについても、セキュリティサービスが考慮された請求書発行サービス(システム)を導入し、データの持ち出しなど社内ルールを徹底していればリスクは最小限にとどめることができます。※紙ベースも書類の置忘れや渡し間違いなど、電子化と同じようにリスクゼロではありません。POINT!クラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」は個人情報保護やセキュリティ対策に力をいれております。詳しくは「書類の電子化はeFica(エフィカ)がおすすめ」をお読みください。4.取引先が電子書類NGの場合がある中には、「見積書や請求書は郵送にてお願いします」と指定のある取引先もあるでしょう。その場合は、取引先に合わせた対応をするしかありません。この場合はメールなどによる送付がNGというだけなので、請求書作成サービス(システム)で作成したものをプリントアウトすれば問題ありません。クラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」から、郵送できる機能を実装予定です。詳細が決まりましたら、公式サイトの「お知らせ」で通知いたします。見積書や請求書の電子化で困るのが、パソコンが動かなくなって作成した書類が見られなくなること。書類の電子化とデータ損失のリスク管理は一緒に考えなければなりません。リスク管理としては、定期的なデータのバックアップを記憶媒体やクラウドにしておくことが挙げられます。POINT!クラウド請求書発行サービス「eFica(エフィカ)」はデータの損失に備えて3時間ごとのバックアップなど、できる限りの対策をとっています。詳しくは「書類の電子化はeFica(エフィカ)がおすすめ」をお読みください。6.クラウド系はインターネット回線が必要イントラネット上で動作する請求書発行システムや、1台のパソコンにインストールして使用する請求書発行システムならインターネット回線は必要ありません。クラウド請求書発行サービスを導入する場合は、インターネット回線が必要になります。結果」によると、企業のインターネット使用率は99.5%なので、インターネット回線の有無がデメリットになる企業は少ないでしょう。「e-文書法」の2つの法が整備されています。「e-文書法」をクリアするには企業負担が大きいという声があり、2016年と2018年の2回にわたり規制緩和が行われています。この流れを見ると、国そのものが企業に書類の電子化を推奨しているように感じられますね。POINT!はじめませんか、帳簿書類の電子化!(国税庁)今までの書類も電子化したほうがいい?書類化の電子化導入を決めたとき、過去の書類も一緒に電子化したほうがよいのでしょうか?答えは「NO!」で、電子化するのはよく見る書類に限定したほうがよいです。見ない書類を電子化するメリット(※)よりもコストが高くつくからです。※見ない書類はダンボールにまとめて保管すれば保管場所をあまりとることがありませんし、検索などの利便性も必要ありません。取引内容をデータ登録・表示できるほか、PDF発行、メール送信など、取引業務に必要な書類作成をeFica(エフィカ)ひとつで完了させることができます。請求書など書類の電子化のデメリットとなる導入コストやセキュリティ面も、eFica(エフィカ)なら大丈夫!eFica(エフィカ)の導入コストは0円、月々の使用料金も類似サービスと比較すると格安で提供しております。1ユーザー500円(※)※無料プランは、機能制限なし、使用期限なしです。※リリースキャンペーン価格で、キャンペーン終了後は1ユーザー1,000円です。「eFica(エフィカ)」を運営・管理しているエアロソニック合同会社は、個人情報取り扱いの法的義務を履行しているなど第三者から認定を受けた「CLIPマーク認証対象事業者」を取得しております。セキュリティ対策としては、今後、以下を導入して強化していきます。・WAF(WebApplicationFirewall)不正侵入による情報漏えいやウェブサイト改ざんなどを防ぐファイアウォールです。・アンチウィルスソフトPDFファイルなどのスキャンを行います。eFica(エフィカ)のデータ損失対策eFica(エフィカ)のデータ損失の対策は、以下となっております。データベース・3時間ごとのフルバックアップ・週に1回、3世代分の差分バックアップPDF・3時間ごとのフルバックアップ・週に1回、3世代分の差分バックアップ・別サーバーへのバックアップ実施まとめ2020年の2月からは新型コロナ(COVID-19)の影響で、取引書類の郵送から、電子文書を電子メールで送付するように切り替えている企業も増えています。「IT化」、「働き方改革」、「新型コロナ(COVID-19)」など、これからの企業の在り方を考えると、今が書類の電子化をするタイミングなのかもしれません。請求書などの書類電子化は、企業としてのメリットのほかにペーパーレス化による温暖化防止(社会意義)にも貢献できそうです。適切に取り扱う企業の証明:CLIPマークは個人情報を適切に取り扱う企業にのみ発行される認証マークです。