誌面ビューアーで雑誌を読むデジタル雑誌セットのお申し込み私が描く、選ぶ、動き出す。資料を「紙1枚」にするだけ!仕事の質も効率も超アップ資料を「紙1枚」にするだけ!仕事の質も効率も超アップトヨタの書類の共通点は、紙1枚にまとめる、フレームで囲む、そして......?2021.10.04Terraceで話題!シェアシェア送る送るクリップクリップしました今、ビジネスパーソンに最も必要なのは、英語力でも会計力でもありません。あらゆる業種や職種ですぐに使える“究極のポータブルスキル”である文章術です。膝を打つ、誰でもまねができるテクニックをお届けします。ロジカルな書き方どんなに複雑な内容の報告書も、企画書も。長い会議の議事録も、仕事の進行管理も、上司への面談資料も。「すべての書類を『紙1枚』でまとめることで、仕事の質も効率も劇的にアップします」。話すのは著者累計45万部超、『トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術』著者の浅田すぐるさんだ。「トヨタでは、どんな仕事のベースにも必ず紙1枚がありました」という浅田さんに、1枚でまとめる効用、そしてそのまとめ方のコツを聞いた。......日々の業務であらゆる書類を作る機会がありますが、浅田さんはすべてを「紙1枚」でまとめる提案をしています。そのメリットは何でしょうか。私がトヨタ自動車の会社員時代に所属していた海外営業部門では、業務上の書類はすべてA3またはA4サイズの紙1枚に収める習慣が社員に根付いていました。入社当初は上司や先輩に真っ赤に修正されましたが、報告書も企画書も資料も、とにかく紙1枚にまとめる訓練を繰り返す過程で、自分の思考が整理されることに気付きました。「紙1枚」という大きな制約があるがゆえに、「誰のため、何のためにこの1枚を作るか」をしっかり考える癖がついたのです。目的を明確にしないとどんどん内容が膨らんでいき、紙1枚には収まりませんから。人は「好きなことを自由にやっていい」と言われると、逆に何をしたらいいか分からなくなるものです。ある程度の制約があるからこそ、考えが研ぎ澄まされ、無駄のない文章を書くことができるようになりました。紙1枚という「制約」がいい効果を生んでくれるのですね。紙1枚にまとめるコツは何でしょうか。先ほども言いましたが、まずは「誰のため、何のため」に作るかを明確化すること。読み手にどのような反応をしてほしいかまで考えます。「相手が知りたいことは何か?」を無視して、自分が伝えたい情報だけを載せても、相手の心を動かすことはできません。トヨタのあらゆる報告書や資料に共通する3つの特徴は、1.「紙1枚」にまとまっていること、2.「枠=フレーム」で囲まれていること、3.「テーマ」が各枠の上部に記載されていること。フレームで囲む理由は、「人は空白を嫌い、空っぽの状態を見ると何かしら埋めたくなる性質があります。いう問いが条件反射的に立ち上がってくるからです」。考えるスイッチが入るというわけだ。テーマを書く理由は、テーマと関係のない話を枠内に書かないため。「紙1枚」と同様に「制約」として機能させている「枠もテーマも書かれていない箇条書きの資料(左)は、何について、どんなことが、どんな構成で書かれているかが一見ただけでは分かりません。通知(お知らせ)設定フォローしている日経xwomanアンバサダー・ユーザーフォローしている連載フォローしているフォーラムフォローしているキーワード/タグ契約状況の確認・変更フォローしているキーワード/タグキャンセル。