MEGURO就業規則は、「常時10人以上の従業員を使用する事業所」にのみ作成が法律で義務付けられています。上記に該当しなければ、なくても違法ではありません。就業規則がなければ従業員の勤怠管理が難しいだけでなく、特定の助成金を申請できないなどのリスクが発生します。この記事では就業規則がないことの違法性やリスク、周知義務について解説します。き・雇用契約のペーパーレス化を徹底解説!」デジタル化に拍車がかかり、「入社手続き・雇用契約の書類作成や管理を減らすために、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、入社手続き・雇用契約のペーパーレス化です。システムで管理すると、雇用契約の書類を作成するときに、わざわざ履歴書を見ながら書類作成する必要がありません。書類作成に必要な項目は自動で入力されます。紙の書類を郵送する必要がないので、従業員とのコミュニケーションが円滑に進み、管理者・従業員ともに”ラク”になります。入社手続き・雇用契約のペーパーレス化を成功させるため、ぜひ「3分でわかる入社手続き・雇用契約のペーパーレス化」をご参考ください。目次1.就業規則がないのは違法?2.就業規則がないことで起こりうるリスク3.就業規則は従業員への周知も必須4.就業規則の作成は、会社の円滑な運営に必須1.就業規則がないのは違法?就業規則は「ないと違法となるケース」と「なくても違法とならないケース」の2つがあります。具体的には、労働基準法第89条で「常時10人以上の従業員を使用する使用者」に就業規則の作成が義務付けられており、上記事業所で就業規則がない場合は違法となり、30万円以下の罰金が科されます。[注1]本章では、「常時10人以上の従業員」の定義や就業規則がないことに違法性があるのかについて詳しく解説します。1-1.常時とは、臨時ではなく常に雇用されている場合を指す常時とはシフト勤務などを含め、常に雇用されている従業員のことを指します。そのため、例えば普段は従業員が1名のみの事業所で、繫忙期の数ヵ月のみ従業員が11名となる場合は、常時には該当しません。1-2.10人以上は各事業所単位で考える「常時10人以上の従業員」とは、会社全体ではなく、各事業所単位で考えます。そのため、会社全体で10名を超えるからといって、直ちに就業規則が必要な訳ではありません。A事業所は8名、B事業所は4名の全社合計12名の場合、就業規則は不要となります。A事業所は11名、B事業所は1名の全社合計12名の場合、就業規則が必要となるため注意しましょう。1-3.従業員とは、正規・非正規にかかわらず雇用されている者のこと従業員は正社員だけでなく、契約社員やパート・アルバイト従業員も含みます。そのため、正社員が2名、アルバイト従業員が9名の事業所では、全従業員数は11名と考えます。1-4.従業員が常時10人以下なら就業規則が無くても違法ではない以上より、各事業の従業員が常時10人以下なら、就業規則が無くても法律上は違反となりません。就業規則がないことは多くのリスクにつながります。次章以降でどのようなリスクがあるのかを解説します。関連記事:就業規則の作成方法や注意すべきポイントを解説2.就業規則がないことで起こりうるリスク就業規則がないことで起こりうるリスクは多数あります。就業規則に記載していないことで労働問題が起こった際は会社側が不利になるケースが多い点に注意しましょう。2-1.遅刻・欠勤に対応できない就業規則には、始業・終業の時刻を必ず定めなくてはいけません。就業規則で定めることで初めて、従業員の遅刻や欠勤を理由とした賃金の減額が可能となります。これらの時間や休日が定められていない以上、遅刻や欠勤した際にその分の賃金を給与から控除することはできません。2-2.懲戒処分をおこなえない懲戒処分は就業規則に具体的な定めがない限り、おこなうことはできません。そのため、そもそも就業規則のない会社では、従業員が問題行動を起こしたとしても、それを理由とした処分はできません。2-3.年次有給休暇の計画的付与ができないあらかじめ取得日を決め、従業員に有給休暇を取得させることができる計画的付与は、就業規則への明記と、労使協定での合意が必要です。就業規則や労使協定での合意がないことで、臨時で特別な事情があり時季変更権を行使したい場合でもできない可能性があります。従業員が事前の予告なしに勝手に有給休暇を取ったとしても、就業規則がなければ、有給休暇の取得を認めざるを得ないなど、運用上さまざまな問題点が出てくることがあります。2-4.一部の助成金は申請できない企業が申請できる助成金の中には、就業規則の提出が義務付けられているものもあります。「常時10人以上の従業員を使用する使用者」でなくとも、就業規則が必要なケースが多いため、必要な助成金をすぐに申請できなくなります。このように、就業規則がないことによって会社側が不利になることがあります。就業規則を作成義務がある企業でなくても、作成しておくことでリスク回避につながるため、しっかりと作成しておきましょう。就業規則は作成さえすればよいわけではなく、従業員に周知して初めて効力を発揮します。[注1]また、周知方法は下記のように定められています。常時各作業場の見やすい場所へ掲示・備え付ける書面で交付する磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に従業員が当該記録の内容を常時確認できるような機器を設置するパソコンで就業規則を閲覧できるようにする場合、従業員全員が閲覧できること、また、格納場所や共有場所を理解している必要があります。「就業規則がどこにあるのかわからない」といった従業員がいないよう、いつでも従業員が閲覧できる状態にしておきましょう。就業規則の周知義務を怠った場合、30万円以下の罰金が科される恐れがあるため、就業規則を定めた際や変更した際は速やかに周知しましょう。就業規則は、常時10人以上の従業員を使用する事業所のみ、作成が法律で義務付けられています。常時10人以下の事業所なら、就業規則がなくとも違法とはなりませんが、人事管理など、会社を円滑に運用するためには無くてはならないものです。労使間のトラブルを回避し会社を円滑に運用するためにも、就業規則は事業規模にかかわらず、作成した方が安心でしょう。今回は、人事管理システム「ジンジャー人事」の機能や特徴を徹底解説した資料をご用意いたしました。人事業務を効率化したい方や、システムの導入を検討している担当者様はぜひ一度ご覧ください。blogの運営に携わっています。事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。ジンジャーTOP>ブログトップ>人事・労務管理>就業規則がないとどうなる?その違法性やリスクを解説ジンジャーサービスに関してご不明な点はお気軽にお問い合わせください。Blogはバックオフィスに関する基本的な業務の進め方から、最新のトレンド情報まで幅広い情報を発信し、バックオフィス業務を支援するメディアです。