アナログからペーパーレス化へ。新規登録アナログからペーパーレス化へ。シフト作成時間を70〜80%削減!現在、システム化推進による生産性向上と業務処理精度向上に取り組んでおり、スタッフの勤務シフト管理もペーパーレス化の実現を進めてきました。シフト作成には、毎回10時間ほど掛かっていましたが、oplus導入により2、3時間で作成できるようになりました。oplus導入の経緯を大隣さんにお話を伺いました。oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったかスタッフさんから希望の休暇を紙でもらい、勤務シフト作成をしていました。この作業はアナログで手間がかかっていました。美術館や博物館では、スタッフさんが多く、また開館時間に伴いスタッフさんの勤務時間が一定ではなく、バラバラで複雑なため、1日2、3時間を1週間かけて毎月の勤務シフト作成を行っていました。導入後はどのように活用されているのか各施設により違いはありますが、スタッフさんから希望の休暇を集めたり、出勤要請や掲示板を使って緊急連絡を行ったりしています。勤務の予定が変更になった場合も掲示板で連絡ができ、スタッフ間でのシフト勤務の情報共有ができるため、スタッフさんへの周知漏れを防げたりと、勤務シフト作成以外にも使える機能があり重宝しています。施設によっては、シフトの自動作成機能も利用していて、業務パターンを登録してそれを元に自動作成ができるので、業務もはかどり現場のマネージャーも喜んでいます。私たちが比較・検討した他社様のシフト管理サービスは多機能ではあるものの、私たちにとっては不要な機能も多く、料金も高価でした。oplusは料金も安価で、必要な機能は全て網羅されていたので最終的にoplusの導入を決めました。施設によっては、アナログでの修正が必要なので、Excelに落とせるという部分も魅力的な機能でした。導入後、どのような効果が得られたか導入以前は、スタッフさんの勤務表を紙に書いて提出していましたが、現在、システム化推進による生産性向上と業務処理精度向上に取組んでおり、その流れでoplusも導入し、登録する際にスタッフさんの個人情報などの点で抵抗のあるスタッフさんもいるかもと想定していましたが、スタッフさん自身もあまり抵抗なくうまくペーパーレス化できています。以前は紙による張り出しによる希望休暇の提出でした。そのため、希望休暇を出す際は、他の人に気を遣うというスタッフさんもいましたが、oplus導入後は、他スタッフの情報を見ずに希望休暇が出せるので精神的に楽になったとスタッフさんからの声もあり好評です。サポート対応についてシステムのアップデートが頻繁に行われていると思います。いいのは、サポートチャット機能です。不明点があった場合は、すぐチャットにて問い合わせができ、返信も早いので有難いです。今後、oplusを活用して取り組みたいことについて自動作成について、業務管理の作成時に施設ごとに内容を作り変える必要があります。そのため、一括で作り直したりするのですが、項目が多いほど入力に時間がかかるので、業務管理の設定をExcelでインポートできたらいいなと思います。