【仕事術】仕事が早い人のなるためのコツ。2021.04.29スポンサーリンク爆速仕事術を下記の記事でお伝えしている通り、メールの設定を最大限活用して、メール仕事をいかに早くするかはかなり重要です。受信フォルダの設定は非常に重要です。メールの仕事を早くする1つの方法として、余計なメールに時間を取られないようにすることが重要です。その為には、読まないメールは、受信フォルダに表示させないことです。一方で、自分宛に届くメールは見落とさないようにすることも重要です。【仕事術】仕事が早い人のなるためのコツ。コロナ禍において、直接会って仕事をすることがなくなったことで、仕事のスピードを測る基準が変化しつつあるかもしれません。その一つが、圧倒...読まなくてもいいメールとは一体どんなメールなのか、私の考え方は下記の通りです。CC程度に入っているメーリングリストのメール他社がセールスで送ってくるメール社内のシステム等で通知ように届くメールこれらのメールをみなくていいようにする設定は、Gmailとして2つの設定をする必要があります。1つは、メールフォルダの設定を「未読メールを先頭」を選択することです。しておくと、未読メールがメールフォルダの上段に表示される為、対応すべきメールがわかりやすくなります。次に必要なのが、メールフォルダの振り分け設定をしておくことです。次にGmailでのフィルタ設定をの方法を説明していきます。スポンサーリンクGmailのフィルタ設定の方法Gmailのフィルタ設定は、至ってシンプルです。メールを検索する検索した条件でフィルタを設定する対象のメールに対して行う設定を行うこの3ステップでGmailのメールにフィルタ設定をすることが可能になります。1メールを検索するメールを検索する方法は、簡単です。グールグ検索をする要領でキーワードや条件でメールを検索することが可能です。Gmailの検索画面ここにキーワードやメールアドレスを入力すると、それに関連するメールが検索できます。詳しい条件でメールを検索するには、検索窓の右にある「▼」をクリックすると条件入力のポップアップを表示します。Gmail「検索詳細」ここに必要事項を入力するとさらに詳細なメール検索が可能になります。それぞれの項目を見ていきましょう。メールの送信元を検索します。アドレスを入力することが基本です。メールの送り先を検索します。アドレスを入力することが基本です。メールの件名を検索します。含めれているキーワードを検索します。メールに含まれているキーワードを設定することで、そのキーワードが含まれているメールを検索します。キーワードを設定することで、そのキーワードが含まれていないメールを検索することができます。メールのサイズを検索します。添付ファイルの量など特定の重いものを検索することで削除するメールを表示しやすくなります。メールの検索期間を設定します。ある日付からの前後何日間で検索するかを選択することが可能です。検索する対象を指定します。全てのメールなのか、特定のフォルダなのか、設定しておいたタグなのかを検索対象を指定します。チェックボックスに☑︎を入れることで、添付ファイルのついたメールのみに絞り込みを行います。Gmailは、グーグルのチャットとも連動しており、1つのチャットトークをメール1通として扱います。チャットを検索するかの可否をんたくします。Gmail「検索詳細」一覧フィルタ設定には、まずはメールの検索をしっかりとすることが必要です。細かく設定しておくことで、メールを迷子にしないように設定する必要があります。2検索した情報でフィルタを設定する1で検索すると、そこにヒットするメールが表示されます。そのメールにフィルタがかかり自動処理されるように設定する為には、この検索を「フィルタ設定」する必要があります。このフィルタ設定も至って簡単です。Gmail「検索詳細」フィルタの設定方法は、右下の「フィルタを作成」をクリックするとフィルタが作成されます。3対象のメールに対して行う設定を行う2で「フィルタを作成」を押すと、次のような画面に切り替わります。ここでは、フィルタのメールに対して行うメール処理を設定していきます。Gmail「フィルタを作成」設定画面この設定画面は、全てチェックボックスになっていて、設定するためのチェックを行なっていきます。詳細は、下記の通りです。受信メールを受信トレイ(受信BOX)に表示させないことができます。メールは削除されるわけではなく、メーラーに残っているので、検索するとメールを確認することができます。メールを読んだメールとして届いた瞬間から扱うことができます。メールにスターを付けます。メールに指定するラベルを付けることができます。Gmailでは、このラベルがフォルダの役割を果たします。メールを指定したアドレスに自動的に転送をしてくれます。メールを届いた瞬間に削除します。Gmailの場合、自動で危険なメールなどを迷惑メールに振り分けるられるのですが、迷惑メールにならないように設定します。メールには、重要マークというフラグが設定されており、重要として取り扱うことができます。逆に重要マークを付けない設定ができます。適用するカテゴリは、カテゴリごとに受信トレイを分ける設定をする場合には有効です。カテゴリを選択しておくとそのカテゴリのメールとして取り扱われます。検索した際に出てきたメール(過去に届いている分)にも同様の設定を行うかのチェックです。必要箇所ににチェックと設定をするし、右下の「フィルタを作成」をクリックするとフィルタが設定され、今後届くメールは自動で処理されます。メール仕事術を行うためのフィルタ設定Gmailでのフィルタ設定がわかったところで、メール時短術を実現するための設定をする必要があります。設定方法は、何度も話していますが、至って簡単です。検索して、そのフィルタを設定する。検索でどのように検索を入れるとその設定ができるのかを知る必要があります。不必要なメールを未読メールのトレイに表示させない方法は、至って簡単です。次の手順で設定していきます。表示させたくメールを検索する正しく表示できたらフィルタを設定する「受信トレイをスキップする」を選択するフィルタを作成しますこの設定に追加するとすると、既読にしたり、そのまま削除するかです。基本的には、既読にして受信トレイをスキップすると、もう見ることはないと思います。一方で、完全にいらないメールがある場合は、「削除する」も付け加えておくことで、受信BOXないのデータ容量を使う必要がないいので、どんどん削除して良いと思います。未読としても扱いたいし、フォルダに少し分けておきたいという場合があると思います。自分が担当する案件ごとにメールを分けたいということがあると思います。その場合、Gmailでは、「フラグを付ける」でそれらを区別します。フラグを付けることで、そのフラグがついたメールだけを表示することが可能になります。設定したメールを検索するフィルタを作成し、「フラグを付ける」を選択します既存のフラグを使う場合は、選択します。新たに設定する場合は新たなフラグを作り、選択しますフィルタを作成するこれだけで、いわゆる受信BOXをたくさん作ることができます。自分に来たメールのみがわかるようにフォルダ分けをしておく次に、自分宛にきたメールは見落としたくないものです。私のおすすめは、自分宛にきたメールがわかるように設定しておくと良いと思います。この場合のポイントは、自分宛のメールを検索する方法です。メールの詳細検索で「TO」に「自分のアドレス」を入れます自分が宛先になっているメールだけが表示されれば正解ですこの検索をそのままフィルタ設定します「迷惑メールにしない」「フラグ(新たに自分用のフラグを作って)」を設定しておくあとは好みに条件を設定するこれで自分に届くメールがある場合は、フラグの横に数字が表示されるので、もしそこに数字が表示されている場合は、そこを確認すればOKです。まとめメールの仕事術をます他する為には、機会に頼る部分を機会に頼って行くことが良いと思います。その上で、自分が行う時短に必要なテクニックを駆使することが重要です。【仕事術】仕事が早い人のなるためのコツ。