エフィカeFicaエフィカクラウド請求書作成サービスホームサービス料金FAQお問い合わせお知らせブログログイン無料でお試し書類電子化をするなら知っておきたい電子帳簿保存法とe-文書法2020年の2月から感染拡大した新型コロナにより、テレワークやテレビ会議を取り入れる企業が増えてきました。そんな中で大活躍しているのは、「どこでも・どんなデバイスでも・誰とでも」情報を共有できる『クラウドサービス』です。クラウドに保存・共有できるのは電子化された書類のみ...。「e-文書法」についてお話します。実はこのときに保存できたのは帳簿書類のみで、それほど普及しませんでした。e-文書法の要件追加その後2005年の法改正によってスキャンすれば契約書や請求書などの取引書類も電子保存できるようになりましたが、スキャナ保存の要件(ルール)が厳しく、これまた不発で終わってしまいます。電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況」その後、2015年と2016年の法改正で電子化の要件が緩和されたことにより、書類の電子化に取り組む企業が増えてきました。電子化の要件が厳しかったので、「緩和されたといっても、まだ難しいんじゃないの?」と思われる人もいるかもしれませんね。「e-文書法」のポイントを紹介します。「e-文書法」、本やネットを調べても違いがイマイチわからない...。国税関係書類のみに適用される法律です。すべてに適用されますが、「e-文書法」は取引関係書類のみに適用される、ことになります。電子帳簿保存法とは?企業は所得税法や法人税法によって、国税関係書類を確定申告書の提出期限(事業年度)の翌日から原則7年間保存する必要があります。なると7年分もの国税関係書類をどう保存するかということが問題になる企業もいるでしょう。紙なので保存状態が悪ければ劣化してしまいますし、保存場所も問題になってしまいます。定められている保存法は以下の3通りです。条件を満たした会計ソフトなどで作成された帳簿データを保存します。取引先より紙で受け取った書類をスキャナで電子データにして保存します。電磁的記録による保存を電子計算機出力マイクロフィルム(COM)で保存します。こちらの保存方法を利用する企業は減少しています。一部であるようなイメージを抱いている人もいるかもしれませんが別モノです。取引書類(財務・税務関係の帳票類)で、企業決算書類(損益計算書や貸借対照表)は適用されません。企業決算書類は、会計ソフトを利用するなど、最初から電子データとして作成していれば「e-文書法」の対象外となり、書類の電子化が可能です。要件と聞くと難しそうなイメージですが、社内ルールを整備しておけば問題ないレベルの内容です。必要なデータをすぐ取り出せるように、検索機能が有効であること上記は経済産業省によって取り決められた内容で、文書の種類によって異なります。クリアしておけば大丈夫です。スキャナ保存ここまでで、どういう書類を電子化することができるのか、どういう保存方法があるのかについて紹介してきました。帳簿と決算関係書類には、以下に該当するため会計ソフトなどで作成されたデータのみを電子保存とすることしか許可されていません。自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び当該電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって当該承認を受けた国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。取引関係書類は以下の3パターンでの発行が考えられますが、スキャナ保存を許可されるのは3のみです。1自社で発行した取引関係書類(電子データとして保存するのは可)2自社または取引先より発行された取引関係書類(電子データとして保存するのは可)3取引先より紙で受け取った取引関係書類(スキャナ対象保存)スキャナの保存要件スキャナ保存をするときは、「真実性の確保」と「可視性の確保」について留意しなければなりません。取り入れる場合は、次の申請書類を地域の税務署長に提出して、承認を受ける必要があります。申請期限は、導入する3カ月前になるので先に準備をしておきましょう。会計ソフトなどを使用して電子データで作成・保存したい場合に申請します。電子データとして保存したい場合に申請します。取引先が作成した、または自社が作成した取引関係書類をスキャナ保存したい場合に申請します。書類の保存は、紙と電子データの2通りでもOK「一度にすべての書類を電子化するのは難しい。電子化を検討したものの、この理由で断念してしまったことはありませんか?実はルールを明確にできるなら、電子化するのは一部分でも大丈夫です。「初期費用がほとんどかからないクラウド請求書作成サービスで対応できる部分のみを電子化する」というのもOK!また「電子書類送付してくる取引先だけを電子保存対象にしたい」というのもOK!同じ取引先なのに、同じ書類(見積書や請求書など)が紙と電子データで混合するのはNGですが、きちんと紙と電子化の線引きができていれば、それは法律で認められています。作成を簡単に行うことができます!自社情報はもちろんのこと、取引先や商品もデータベース化できるので、書類作成にかかる時間は驚くほど短くなります。リピート機能も付いているので、毎月大変だった請求書発行の負担とストレスからも決別!そんなeFica(エフィカ)の導入費は0円、毎月の使用料も25枚まで無料です。25枚を超えた場合でも、1アカウント1,000円/月という、同サービスの中でも格安でお使いいただけます。適切に取り扱う企業の証明:CLIPマークは個人情報を適切に取り扱う企業にのみ発行される認証マークです。