2022-11-18formLab編集部Tips集ツイートシェアはてブ送るPocketこんにちは。formLab編集部です。休暇期間を対象とし、フォーム受付後のタイミングですぐに返答/対応できない旨を、エンドユーザー様に伝えられる機能があります。エンドユーザー様に通知することなく通常通りの自動返信メール、通常対応を行なった場合、エンドユーザー様から返答/対応が遅いと思われ、最悪の場合にはトラブルへと繋がることもあります。formrunでは、サービスを休業した場合においても、エンドユーザー様へ適切にご案内できる機能があります。自動メール返信」です(※STARTERプラン以上にてご利用可能です)。ご利用方法と、コピー&ペーストですぐに使える「営業時間外の自動メール返信」の例文テンプレートをご紹介します。「営業時間設定」とは、ご利用者様(formrunにログイン可能なユーザー)の営業時間(問い合わせ対応が可能な時間)を設定するためのものです。この設定を行うことで、営業時間外に来た問い合わせに対して、通常と違うパターンの自動メール返信を送ることができます。上記の時間にて登録しておくと、20:00に来た問い合わせに対して「現在は営業時間外です。翌営業日の10:00以降に対応させていただきます。」といった内容のメールを送ることができます。連休/長期休業設定とは「連休/長期休業設定」とは、ご利用者様の連休、長期休業日を設定するためのものです。この設定をすることで、連休中や長期休業中に来たお問い合わせに対して、通常と違うパターンの自動メール返信を行えます。お盆期間が8月10日〜8月18日だとすると、連休/長期休業設定でそれらの時間を登録しておけば、お盆期間に来た問い合わせに対して「現在は営業時間外です。翌営業日の8月19日以降に対応させていただきます。」といった内容のメールが送られます。連休/長期休業設定は、以下のような場合にご利用ください。任意の休業日を設定後、「登録する」を押し忘れないようにしましょう。「営業時間外の自動メール返信」の例文テンプレート(年末年始休業の場合)営業時間時間外には、営業時間内の自動メール返信とは別の文面を送るようにしましょう。営業時間外の自動メール返信を効率的に作成できるよう、テンプレートを用意しました。件名:【●●株式会社】お問い合わせありがとうございます※このメールはシステムからの自動返信です田中様お世話になっております。●●株式会社へのお問い合わせありがとうございました。以下の内容でお問い合わせを受け付けいたしました。●月●日(●)から●月●日(●)は誠に勝手ながら、年末年始休業とさせていただいております。今しばらくお待ちくださいませ。「特別休業設定」とは、ご利用者様の休業日を設定するためのものです。こちらも、設定した休業日に来たお問い合わせに対して、通常と違うパターンの自動メール返信を行えます。社員研修があり、お問い合わせ対応ができない日を特別休業設定で登録した場合、社員研修日にきたお問い合わせに対して「現在は営業時間外です。翌営業日の9:30以降に対応させていただきます。」といったメールの内容が送られます。特別休業設定は、以下のような場合にご利用ください。任意の休業日を設定後、「登録する」を押し忘れないようにしましょう。「営業時間外の自動メール返信」の例文テンプレート(社員研修の場合)営業時間時間外には、営業時間内の自動メール返信とは別の文面を送るようにしましょう。場合にも、営業時間外の自動メール返信を効率的に作成できるよう、テンプレートを用意しました。件名:【●●株式会社】お問い合わせありがとうございます※このメールはシステムからの自動返信です田中様お世話になっております。●●株式会社へのお問い合わせありがとうございました。以下の内容でお問い合わせを受け付けいたしました。●月●日(●)は社員研修のため休業とさせていただきます。今しばらくお待ちくださいませ。「自動メール返信」のテンプレートの例文テンプレートもあります。自動メール返信をまだ設定されていない方は、以下の記事にございます例文テンプレートを参考のうえ、自動メール返信の文面をご作成くださいませ。【保存版】コピペで使える自動返信メールの例文まとめ!用途別に8つのテンプレートを紹介まとめ自動メール返信機能は、お問い合わせをしてくださったエンドユーザー様に対し、一次対応を自動化することに適している機能です。自動メール返信を設定することで、エンドユーザー様に安心感や信頼感をもたらすことができます。それぞれご活用ください。formLab編集部formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。EFO(エントリーフォーム最適化)や問い合わせ対応など、フォームに関するお悩みを解決します。