オフィスインテリアなどについての情報サイトです。法人様向けオフィスデザイン会社の規模が大きくなったとき、又は会社の規模が縮小したとき、オフィスの移転が必要になります。会社の規模だけではありません。最近は、経費削減のためや、環境整備のために、オフィスの引っ越しを行う企業も増えています。実際にもしあなたが企業の経営者で、オフィスを引っ越そうと考えた場合、あるいは、あなたがオフィスの引越し担当者に任命された場合、オフィスの移転について、どのような考えを持ち、具体的にどのように進めていけばいいのでしょうか。オフィス移転に関する専門の業者やサービスは、様々なものが存在し、それぞれ費用が違います。いったものを選び、どういったものを省けばよいのでしょうか。オフィスを移転するということは様々な手続きが必要になります。公的な手続きもあれば社内的な手続きも必要です。それらを全て、引っ越し当日トラブルが起きないように進めるためには、しっかりとした工程をあらかじめ立て準備をしておかなければなりません。して羅列すると、たくさんしなければならないことがあるように感じてしまうと思いますが、整理すれば大丈夫です。ついて解説していきます。Projectオフィスの移転の作業工程まずはオフィスを移転するまでの作業工程を順番に見ていきましょう。何のためにオフィスを引っ越しするのかという根本的な部分をはっきりさせるところから、引越し業者の選び方や、工程表の作り方、オフィスの引越しに関する手続きや、引っ越し当日どのような作業すればいいのかなどオフィスの移転計画開始から移転完了まで必要な作業工程をもれなくお伝えしていきます。オフィスの移転と言われても右も左もわからないといった方でも大丈夫です。ここを読んで全体像を把握しましょう。オフィス引越し準備編オフィスの移転は、非常に大きなプロジェクトです。それによって大きな利益が上がるわけではありませんが、その後の会社の運営に大きく関わってきます。そのため、「ただの引越し」と思わずに、会社の将来を担う一大プロジェクトだと認識を改める必要があります。プロジェクトを開始するまでには様々な準備が必要になります。大前提として考えなければいけないのは、「なぜオフィスを移転するのか」ということです。あなたが会社からオフィス移転の担当者として任命されたという場合、つい「オフィスの移転」が目的になってしまい、そもそも「何のためにオフィスを移転するのか」という本来の目的を見失ってしまうことがあります。事業の拡大なのか、社内の風通しを良くするためなのか、経費を削減するためなのか、何らかの課題を解決するためなのか、元々移転プロジェクトが動き出すきっかけとなった目的を明確化しましょう。それによって、移転した後のオフィスのレイアウトなども大きく変わってきます。目的が明確化できたら、次はオフィス移転の担当者を選出しましょう。移転担当者は、出来るだけ人望があり、その人がお願いしたら、社内の人はだいたい聞いてくれるという立場にある人が良いでしょう。あなたが選出された側なのであれば、オフィスの引越しに関して積極的に手伝ってくれそうな人を探しておきましょう。オフィスの引っ越しは1人では不可能です。会社の周りの皆さんの協力があって初めてできることなので、プロジェクトが開始された段階から協力体制作りを始めておく必要があります。10人から20人規模のオフィスの引越しであれば担当者は1名でも周りの人に手伝ってもらうことで進めることが可能ですが、30名を超える規模の事業所が移転するとなると、担当者が1名では移転は難しくなります。プロジェクトチームを編成しなければいけません。プロジェクトチームが編成できたら、最初に決めた目的を共有し、その目的に基づいて最適化された移転後のレイアウトを作成、そして現在会社で保有しているオフィス家具の数やサイズなどを確認し、不要なものと新たに必要になるもの洗い出しましょう。オフィス引越し業者選定編オフィスの移転のために必要な準備が整ったら、次はオフィス移転業者の選定を行います。いうわけではありません。それはオフィスの引越しのほんの一部分です。その他にも様々なオフィス移転専門の業者に依頼を出さなければならなくなります。どのような業者に依頼を出すかは最初に決めた目的によって大きく変わってきます。機器のメーカーや電機メーカーに相談し、ネットワーク回線やパソコン環境などをよりよいものにしてもらわなければいけません。移転先の物件が決まっておらず、経費削減のために家賃の安いところに引越しをしたいのであれば、不動産会社に相談しなければいけません。社内の風通しを良くして、効率的なレイアウトにしたいのであれば内装デザインの事務所や建築設計事務所に相談する必要があります。企業のイメージ戦略の一つとして会社の場所を移転するのであれば、デベロッパに相談しなければいけません。そもそもの目的の部分によって、相談する業者が大きく変わってくるのです。中には、パソコン関係の知識を持っている社員の方がいれば、業者に頼まなくとも移転に関係するパソコンや電話回線などといった電気機器の接続をすべて自社で行うこともできます。会社がトラックなど保有しているのであれば、引越し業者に依頼は出さず、オフィス家具も含めて全ての引っ越しを社員でしてしまう会社もあります。経費を考えた時にそれが一番安上がりにはなるのですが、それをしてしまうと、その日1日、あるいは2日や3日に渡って会社全体の業務がストップしてしまいます。そのときに失う利益を考えると、全て業者に任せた方が最終的には安くつくという考え方もあります。引越しの本来の目的を考えたときに達成しなければならない最低限のラインに届くクオリティーにしなければいけません。自分たちの力だけでそれが不可能だというのであれば、やはり専門家であるオフィス移転業者に依頼を出し、相談してみるのが良いでしょう。依頼する業者が決まったら、移転の内容や条件を伝え、見積もりを出してもらいましょう。その見積もりに書かれた作業日程をベースにしてオフィス移転のための工程表を作成します。頭の中だけで移転の計画を立ててしまうと、必ずどこかで狂いが生じます。そのため、紙に書き出す形でも良いですし、Excelデータで作成する形でも良いので、必ず目に見える形の工程表を作成しましょう。すれば、プロジェクトチームで流れを共有することもできますし、社内の人への協力も仰ぎやすくなります。事業所の責任者に「今引っ越しの件はどうなってる?」と聞かれた際にも、すぐにその工程表出して答えることができます。工程表の作り方は、横軸を時間にし、縦軸を作業項目とするチェックリスト形式の一覧表がよいでしょう。横軸の一番左が現在、一番右が移転完了日とします。縦軸は上が先にしなければいけないことで、下に行くほど後々必要になってくるものだとします。縦軸の一番上を「移転の目的把握」とした場合、横軸の最も左の部分に目的把握や共有に必要な期間だけ「←→」マークを引き、それが終了したら「移転の目的把握」のチェックボックスにチェックを入れます。上から順番にチェックをしていき、一番下の項目までチェックがもれなくつけば、無事に引っ越しが完了するという仕組みです。それぞれの作業予定期間の横軸に「←→」マークを付けておけば、その行程表とその時の日程を照らし合わせた際に、今何をしなければいけないのかがはっきりとわかるはずです。具体的な項目については、企業ごとに少しずつ変わってくると思いますので、一概には言えませんが、大まかなグループ分けとしては、まず最初に必要なのが「オフィスビル選び」のグループになるでしょう。このグループに属する項目としては、「物件調査」や、「新しいオフィスに関する元社員の要望を聞き出す」「現在のオフィスビルに対する解約予告通知」などがあてはまります。