〜準備編〜1:Googleスプレッドシートを用意する2:項目をつくる3:TODOをすべて書き出して整理するa:TODOをすべて書き出す。Done)」というTODO管理法はご存知でしょうか。Done)」で提唱されたもので、15年経った今でも根強い人気を誇る手法です。ナレッジワーカー向けの手法で、ストレスフリーに仕事をすすめることを目的としています。なんで「GTD」だとストレスフリーになるの?TODO管理法は数多ありますが、なぜGTDだとストレスフリーになるのでしょうか?1:全てのTODOを頭から追い出すからまず最初にやることが「収集」です。自分がやるべきことをすべて書き出すということです。現状分かっているTODOを全て書き出す必要があります。そのTODOを分類・リスト化し、常に目の見えるところに置いておきます。そのTODOリストはTODOが生まれたらすぐにそこに書くようにします。すると「あれ?何かかやらなきゃいけなかったことがあったような......」といった不安が無くなるんです。2:何度も優先度を見直すからリスト化したTODOは、定期的に優先度を見直します。することで、常に自分のTODOを俯瞰することになり、「いつ頃終わるのか」が見えてくるようになります。人間、先の見えない道を走っていたら、必ず不安にかられてしまいます。このTODOの洗い出しと俯瞰ができると、ゴールが予測できるので、安心して仕事を進められるのです。3:TODOをこなすことが楽しくなるからGTDでは、整理したTODOを、いつどの時間でやるのかを決めます。すると、TODOがどんどん終わっていくし、終わっていくことが可視化されるので、それが楽しくなってくるのです。あと、決めた時間よりも短くTODOが終わった時、メチャクチャ快感です。ちなみにGTDでは「2分以内に終わる仕事はその場で終わらせる」というルールがあります。いったちょっとした仕事はついつい放置しちゃいがちですが、それが無くなるので、楽しい状態が持続するのです。A:あります!私はデビッド・アレンさんのGTDに関する関連本「ストレスフリーの整理術」を5年前に買って読み、その本に書いてある方法を自己流にアレンジして、未だに使い続けています。当時、複数の受託案件のプロジェクトと同時に、自社サービスの黒字化のミッションを同時に進めていたこともあり、仕事を管理しきれていませんでした。ストレスフルな毎日を過ごしていて、これを打破しなければ......という時に、先輩からこの本を紹介されたんです。それ以来、本当にストレスが少なくなったし、仕事の効率が確実に上がりました。ストレスが無くなると、クリエイティビティが上がるため、仕事の質が高まります。仕事を俯瞰できるので、今やるべき仕事を進められるため、仕事の効率が上がるんです。ちなみにこの自己流の方法を社内でも共有しているのですが、既に10人以上が私の方法を実践しており、みんな「ぐっちさん(私のあだ名)のGTDで仕事の効率が上がった!」と絶賛して使い続けてくれています。「GTD」の凄さを語ってきましたが、「じゃあ実際にどうやればよいの?」という部分が気になるのではないでしょうか。「ストレスフリーの整理術」を読むと、システム手帳や書類のファイルボックスなどの様々なツールでのやり方を紹介しているのですが、自分がそれらを使うイメージが湧かなかったんですね。あと、この「GTD」の思想を活かしたアプリやツールも数多くあり、一通り試してみたのですがどれもイマイチだったんです。自分なり方法を編み出しました。いうわけで、私が5年間実際にやっている「GTD」の具体的な方法をご紹介します!ちなみにこの方法は普段PCで仕事をする人向けです。ナレッジワーカーの中でも、ずっと外回りの営業をされているなど、PCを仕事上あまり触らない方には向かない方法です。〜準備編〜まずは準備です。この準備はできれば営業日以外の土日などでやっておくと、安心です。1:Googleスプレッドシートを用意する私が編み出した方法ではGoogleスプレッドシートを使います。こちらは無料で登録をすることができます。Googleスプレッドシートは会社で使っている方も多いのと、登録も3分以内には終わるので、すぐに始めることができるかと思います。スプレッドシートはスマホアプリなどには向かないのですが、結局PCで仕事をするので、スプレッドシートで十分事足りるのです。ちなみにPCがない状況でTODOが生まれた場合の管理方法もこの後ご紹介します。2:項目をつくるスプレッドシートに項目を入れていきます。項目名のみ記載してください。項目ごとの意味は下記のとおりです。#:TODOの番号を入れます。(これは無くてもOKです)タスク:TODOの概要を書く行です。URL:TODOに関連するURLを書く行です。(例:GithubのissueURL、資料のURL等)分類:「GTDの具体的な方法〜運用編〜」で詳細を説明します。カテゴリ:プロジェクト名を書きます。場所:そのTODOの制約条件を書く行です。そのTODOを進めることができる場所(社内ネットワークでしかできない作業の場合は「社内」)、ないしTODOを進めるにあたって必要なメンバーの名前等を書きます。期日:そのTODOを実行する日を書きます。ちなみに項目はすべてソートできるようにしておいてください。3:TODOをすべて書き出して整理するTODOをすべて書き出します。作業の流れを細かく説明していきます。a:TODOをすべて書き出す。「タスク」の行にひたすらに思いつく限りの「もうすでに分かっているTODO」を書いていきます。定常的にやっている(週1で必ずやるTODO等)も全て入れます。ちなみに私は最初これを書き出すのに4時間ほどかかりました。書き出していくうちに、このGTDが無かったら忘れていたであろうTODOも思い出していくので、これやるだけで「GTDやってよかった〜」って思えます。b:整理をする書き出したTODOを整理していきます。ここでは「URL」「カテゴリ」「場所」をTODOに応じて書いていきます。ちなみに書かなくても管理はある程度できるのですが、書いておくと「運用」を始めた時に楽になります。4:優先度を付け、日付ごとに整理する残りの項目「期日」を入れていきます。その時に自ずと優先度を付けることになります。TODOを管理していると、ついつい「全部優先度MAX!」「明日やろうは馬鹿野郎!」と、全部今日やってしまおうとしてしまいませんか?でも、そんなことは無理です。このTODOはこの日にやる、という現実的な日程を「期日」に埋めていってください。あと「分類」の欄にはいったん「カレンダー」と入れておいてください。〜運用編〜ここからは毎日の営業日におけるGTDの運用方法をご紹介します。1:朝に今日の日付でソートをしてTODOを確認するまずは準備編の「4:優先度を付け、日付ごとに整理する」で入れた「期日」の日付を今日の日付でソートします。すると、その日にやるべきTODOが一覧になります。この今日のTODOが一覧になる、というのもGTDの特長です。今日のTODOの終わりが見えるので、それだけでストレスがかなり軽減されます。2:カレンダーにTODOをやる時間を埋める一覧になった今日のTODOそれぞれがどれくらい時間がかかるか見積もった上で、カレンダーにTODOを入れていきます。カレンダーに入ったら、シートに書かれている該当するTODOの「分類」を「スケジュール済み」にします。カレンダーに入れる時のポイントは、必ず2時間、空き時間を作ることです。仕事していると、絶対に差し込みの仕事って入りますよね?2時間あけておくと、その差し込み仕事も処理することができるんです。あとTODOを入れて、カレンダーの中に入れられなかった場合は次の日のTODOにします(期日を次の日にする)。ここで無理して2時間の空き時間にTODOを詰め込んではいけません。定時を過ぎた時間までTODOを入れないようにしてくださいね。そこで定時を超えるようであれば、業務量が過剰である証拠なので、すぐに上司に相談しましょう。運良く差し込みの仕事が入らなければ、その2時間で次の日に回したTODOをやりましょう。3:TODOが発生したら整理してシートに埋めるTODOが発生したら、すぐにシートに記入します。その時に基本的には全ての項目を埋め、分類は「カレンダー」にしておきます。当日に、新規で発生したTODOが処理できるならカレンダーに入れて分類を「スケジュール済み」にし、難しいようであれば「期日」を次の日以降の日付にしてください。追加するたびに今日の日付でソートをすれば、新しいTODOが表示されないので、「あぁ、このTODOあるよ...」といった余計なストレスを感じずに済みます。ちなみに差し込みのTODOが入ったら、先程空けておいた2時間のバッファで処理するようにしてください。あと2分以内に終わるTODOは、シートに書かずにその場でやる、というのも重要です。4:PCが触れない時はメールでTODOを自分に送る外にいてどうしてもTODOをシートに記入できない...。そんな時は自分に対してTODOをメールで送ることで、TODOの抜け漏れがないようにします。PCを触った時にメールボックスを確認して、そのTODOをシートに入れます。ちなみに自分にメールを送る時に便利なのがCaptioです。これはアプリを開いたらテキスト編集画面になり、そこに打った内容を1タップで自分にメールすることができるアプリなんです。アドレスを選ぶ」→「送信」と4ステップあるのですが、それが2ステップになるので、積み重なってかなりの時間短縮になります。108円かかってしまうのですが、払う価値アリです。5:TODOをこなすカレンダー通りにTODOをこなしていきます。TODOが完了したら「分類」を「done」にしていきます。時間通りにTODOをこなせなかったら、カレンダーをTODOが終わった時間にした上で、再度カレンダーを埋めなおしてください。今日のカレンダーにTODOがハマらなくなったら、次の日にTODOをずらしてください。「今日できないことは明日やる」という諦めがGTDでは大事です。6:定期的にTODOを俯瞰するTODOが終わる度に、まだ終わっていないTODOを俯瞰してください。TODOは常に変化(特に増加)します。こまめに俯瞰をしないと「今やるべきTODO」が分からなくなってしまいます。「え、そんなにしょっちゅう俯瞰するの?時間のムダじゃない?」と思うかもしれません。「今やるべきTODO」を間違えて、あとで無理をしてそのTODOをこなさなければいけなくなるより、よっぽどストレスが無いし、余裕を持ってTODOをこなすことができます。すれば必ず仕事の質はあがるので、絶対に「俯瞰」をサボらないでください。7:仕事終わりに1日を振り返る仕事が終わったら、今日できたTODOを確認してください。スプレッドシートの「分類」を「done」にすると、今日やったTODOが出てきます。朝に入れたカレンダーと実際のカレンダーで差が出た部分を確認することで、次の日以降のTODO消化時間の見積もりの精度が高まります。やってPDCAを回していくことで、よりストレス無くTODOをこなすことができるようになります。スプレッドシート」のあわせ技をおすすめします。2015-11-26AmazonKindle楽天ブックス★Twitterやってます!ぜひフォローをよろしくお願いします。全てはツイートから始まった!第1回コンテンツ飲み「革命のファンファーレ飲み」レポートコンテンツ飲み主催の坂口です。昨日、2017年11月17日(金)に第1回コンテンツ飲みを開催しました。そんな時は、普段読めていない本を読んで見るなんていかがでしょう。声優オーディションの審査員をやったことがある坂口です。〜「そうか、君は課長になったのか」書評〜10月から会社でチームのリーダーになった坂口淳一です。私はスタートアップの会社で働いています。規模がそこまで大きくないた...記事を読むPerfumeの人気が高い秘密、それは3つの「余白」にあったPerfumeファン歴が10年目の坂口です。お笑いが大好きな坂口です。MA...記事を読むビジネスでよく使うコミュニケーション方法を分類してみた会社でチームリーダーをやっている坂口です。同じチームのメンバーが、プロジェクト内でのコミュニケーションの方法が適切ではなかっ...記事を読む「人生の勝算」はコミュニティ作りの教科書だコミュニティマネージャー見習いの坂口です。最近「コミュニティ」の話題が世の中的にも盛り上がっているなぁ...と感じています。...記事を読む広告売上を9ヶ月で12倍にした時に、私が何をしたのか?私は一時期、広告部署の担当だったことがありました。プロダクトマネージャーの坂口です。