電子契約サービス2023.03.282023.03.28紙の契約書はスキャン保存しても大丈夫なのでしょうか。して取り扱うことができます。民事訴訟法上、スキャンした契約書を「原本」として提出できない点に注意しましょう。契約書はスキャン保存できる?電子契約が普及しつつあるものの、紙の契約書は完全になくなったわけではありません。総務省の令和3年版情報通信白書によると、電子契約をなんらかの方法で利用している企業は67.2%です。一方で、15.1%の企業は「電子契約をまだ利用しておらず、予定もない」と回答しています。[注1]紙の状態で受け取った契約書は、スキャンして保存しても問題ないのでしょうか。ここでは、スキャンした契約書の電子帳簿保存法や民事訴訟法における取り扱い、2022年1月からスタートした規制緩和について解説します。電子データで保存するときのルールを定めた法律です。要件を満たす限り、契約書のスキャン保存が認められます。スキャン保存した契約書を国税関係帳簿書類の原本として取り扱うこともできます。民事訴訟法の取り扱いは?一方、注意が必要なのが民事訴訟法における取り扱いです。スキャン保存した契約書など、電子文書は民事訴訟法上の「準文書」に当たります(第231条)。そのため、民事訴訟の際の証拠物件が必要な場合に、スキャン保存した契約書を「原本」として提出することはできません。一定の証拠力は認められますが、あくまでも原本に準じた証拠物件として扱われます。文書の提出又は送付は、原本、正本又は認証のある謄本でしなければならない。裁判所は、前項の規定にかかわらず、原本の提出を命じ、又は送付をさせることができる。前述の通り、契約書をスキャン保存するには、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。2022年1月の法改正により、電子帳簿保存法の要件がいくつか緩和・廃止されました。以前よりも契約書のスキャン保存のハードルが下がったため、改正前と改正後の違いを確認しておきましょう。契約書をスキャン保存するメリット契約書をスキャン保存するメリットは2つあります。契約書の保管スペースを削減できる契約書の検索性が向上する紙の契約書をスキャンして保存すれば、コストカットや契約業務の効率化を実現することが可能です。契約書の保管スペースを削減できる契約書をスキャン保存すれば、契約書の保管スペースを削減できます。30万枚の契約書をキャビネットで保管する場合、およそ20坪の広さの保管スペースが必要です。オフィス空間が狭くなるだけでなく、貸倉庫などを利用する場合は賃料などの経費も発生します。契約書をスキャンして保存することで、保管スペースの削減やコストカットの実現につながります。契約書の検索性が向上する契約書をスキャンし、PDFファイルなどで保管すれば、契約業務を効率化できます。重要なのが、「契約書の検索性の向上」です。契約書をPDFファイルに変換すれば、必要なファイルをすぐに検索して探せます。PDFファイル内を検索することで、知りたい情報をすばやく見つけることもできます。契約書の検索性が向上し、紙の契約書を探す手間がなくなるのもメリットです。契約書をスキャン保存するときの注意点は2つあります。スキャン作業に手間がかかる収入印紙を貼っている場合は原本破棄できない契約書をスキャン保存すると、スキャン作業や契約管理台帳の更新など、バックオフィス業務が増える可能性があります。収入印紙を貼った契約書は原本を破棄できないため、紙と電子データ両方の保管が必要です。スキャン作業に手間がかかる紙の契約書をスキャンするのは意外と手間がかかります。ホッチキスを外す付箋をとる契約書をスキャンするスキャンしたデータをフォルダに入れる原本を破棄するスキャンする契約書の枚数が多い場合、スキャン作業に時間がかかり、事務作業の工数が増加する可能性があります。「契約業務の効率化」と「事務作業の工数増加」のどちらが重要か、事前によく検討することが大切です。スキャン作業に時間をかけたくない場合、契約書の電子化サービスやスキャンサービスを利用する方法もあります。収入印紙を貼っている場合は原本破棄できない書面契約を締結する場合、印紙税法の規定により、契約書には金額に応じた収入印紙を貼付する必要があります。書面契約では、収入印紙が貼られた契約書が「原本」にあたり、スキャンしたデータは「コピー」として扱われます。そのため、収入印紙を貼った契約書をスキャンした場合、紙の原本を破棄することはできません。契約書の電子データと紙の原本を両方管理する必要があります。契約書はスキャン保存が可能!書面契約の場合は原本も保存しよう紙の状態で受け取った契約書はスキャン保存が可能です。して取り扱うことが認められています。電子帳簿保存法が2022年1月に改正され、検索要件や適正事務処理要件などの用件が廃止されたため、スキャン保存のハードルが低くなりました。契約書をスキャン保存すれば、コストカットや契約業務の効率化といったメリットが得られます。印紙税法の規定により、収入印紙を貼った契約書は原本を破棄できません。紙と電子データ両方の保管が必要になるため、契約書のスキャン保存ではなく「電子契約」を導入する企業も増えています。外部業者に自社の業務を委託する際、委託者と受託者の間で業務委託契約を締結します。その際に作成・交付されるのが業務委託契約書ですが、その文書が印紙税法における2号文書や7号文書に該当する場合は、収入印紙を用いて印紙税を納める必要があります。必要な印紙を貼り付けないと印紙税法違反となるため注意が必要です。今回は、業務委託契約書で印紙が必要な2号文書、7号文書について詳しく解説します電子契約サービス電子契約サービス2023.05.08PDFに押す電子印鑑の作り方や編集方法!押し方や注意点も解説PDFファイルに電子印鑑を押す場合、PDF編集ソフトを使うことにより、電子印鑑をPDFに押すことができます。編集ソフトにも電子印鑑を無料で自作するツールが搭載されているため、それらを活用し押印することも可能です。Readerを使ってPDF文書に電子印鑑を押す方法や作成方法、注意点を解説します。近年ではさまざまな企業で契約書類の電子化が取り入れられています。電子化が進んでいる要因の一つが、電子契約が取引の証拠として扱えるようになった点です。そこで用いることになるのが「タイムスタンプ」です。この記事では、電子契約を導入する際に必要になるタイムスタンプの目的や使い方について解説し、無料で利用できるソフトやアプリについても紹介します。企業同士の契約や、企業と個人との契約の手続きでは、契約内容を契約書に残すことになります。契約書は片面印刷だけでなく両面印刷で作成される例もあります。この記事では、契約書の正しい印刷方法について解説します。契約書を片面印刷するときと両面印刷するときについて、それぞれのメリットやデメリットを確認していきましょう。近年、テレワークの普及やペーパーレス化を推進する動きが高まるなか、電子印鑑が押された書類を見かけることも増えてきました。電子印鑑の使用を求められるシーンは今後ますます増えることが予想されるため、まだ電子印鑑を作成していない場合は用途に応じたものをあらかじめ作成しておくと安心です。今すぐ資料をダウンロード個人情報の入力不要でダウンロードいただけます。企業のみなさまへあなたもDXログにサービスを掲載しませんか?あなたもDXログにサービスを掲載しませんか?今なら無料でサービスを掲載いただけます掲載を申し込む(無料)媒体資料をダウンロードするあなたの企業のDX推進室DXログは、クラウドサービスの選び方ガイドやサービスの資料などを無料でダウンロードできる比較・資料請求サイトです。口コミなどさまざまな角度から、複数の種類のクラウドサービスを一覧で比較することができます。クラウドサービスの比較・検討に役立つ選び方ガイドも会員登録不要でダウンロードできます。グローバル企業や国内企業においても加速する「DX」に関連するクラウドサービスやの情報やDX導入事例の成功例などお届けします。業務の効率化、生産性の向上や働き方改革を実現するためにお役立て下さい。Ltd.サービス資料をダウンロード入力いただいたメールアドレスあてにダウンロードURLをお送りします。同意するダウンロードURLを送るサービス掲載企業向けDXログ媒体資料DXログにサービスの掲載をご検討者様向けの資料です。ご登録いただいたメールアドレスに資料をお送りいたします。取り扱いについてに同意する資料を送信する資料を送信する。