マネジメントに必要な考え方やツール、情報をピックアップしてお届けします。◆特に、医療・福祉分野の方向けにまとめていますが、一般企業の方にもぜひ参考としていただければ幸いです。>2018年10月14日09:39義務化!年次有給休暇の管理簿も以前書きました「年5日の年次有給休暇の取得を企業に義務付け「働き方改革関連法」」のつづき。作成しなければならなくなりました。作成していない企業は、様式例が出ていますので、参考にしてみてください。面倒だなと考える職場もありますが、年休を管理していないために必要以上に年休を与えているケースもあります。https://jsite.mhlw.go.jp/yamaguchi-roudoukyoku/news_topics/topics/_120355/_120389_00005.htmlまた、管理簿はその期間が終了した後、3年間保存が義務付けられました。保管書類が増えてきました。コンピュータで管理保存できる職場はよいですが、そうでないところは整理整頓を常日頃から意識し行動していないといけないですね。与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存しなければならないこと。研修」インストラクターの鷹取が記事を書いています。研修・セミナーに関するお問い合わせは、次までお気軽にご連絡ください。進創アシスト」までご連絡ください。)2012年07月15日00:39コロコロを使って身だしなみを整える<管理職からの質問>飲食店の店長をしているのですが、先日お客様の声(アンケート)に「店員の制服に髪の毛がついていて不潔だった」という感想がありました。身だしなみには気をつけるように言っているのですが、ルーズになっているかもしれません。したらよいでしょうか?~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>お店に出る前の身だしなみチェックは、必須です。スタッフの各々に任せるのではなく、必ず店長や他の社員・スタッフがチェックするようにしてください。業務の途中でも髪の毛が落ちたり、いろいろなゴミが服にはつくものです。帽子をかぶっていない場合は注意が必要ですので、定期的にチェックをしてください。制服についた髪の毛などを取る方法として、粘着シートがローラー型になったコロコロを使うと簡単に、きれいにとれます。このとき、一人でするのではなく、スタッフ同士でやり合うと良いでしょう。これらは習慣化することが大事です。毎時56分に交代で“コロコロタイム”を作って実施してみてはどうでしょうか。最初は、面倒くさいと思いがちですが、これを確実に行なうことで身だしなみを整える習慣はつきます。コロコロをするだけではなく、同時にスマイルチェックもしてみてください。鏡の前で2人が並んで「スマイル」と声に出して、笑顔作りをするとよいでしょう。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<ポイント>身だしなみを整えるには、簡単にできる方法を見つけることと習慣をつけることが大事です。粘着シートがローラー型になったコロコロを使って、“コロコロタイム”を作って実施してください。確実にできるようになれば身だしなみレベルはアップします。)2012年06月27日12:39本を折り曲げたり、傷つけないで持ち運ぶ<管理職からの質問>本や厚みのある資料を持参して顧客に贈呈しようとするときに、折れ曲がっていることがよくあります。カバンの中で暴れてしまっているのでしょうか。カバン自体は丁寧に扱っているつもりですが、どうしたらよいでしょうか。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>本や厚みのある資料をきれいに持ち運ぶには、再生封筒(使い終わった封筒)を利用するとよいでしょう。右の写真のように角2型(A4サイズ)の封筒にA5型の本を2冊、背を合わせるように入れます。反対側(開く方)を合わせるように入れると、運んでいる途中で紙と紙が重なって折れたり、場合によっては破れたりしますので注意してください。3冊目の本は、方向を横にして入れるとよいでしょう。本の厚みにもよりますが、隙間がちょうど埋められます。再生封筒を利用することで、カバンの中で他の書類や文具と擦れ合ったりしなくなりますので、キズがつきません。お客様など受け取る側は、本や資料がきれいな状態や角がきちんと揃っている方がきもちよいものです。相手の立場になってお渡しするように心がけてください。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<ポイント>本や厚みのある資料をきれいに持ち運ぶには、再生封筒を利用するとよいでしょう。カバンの中であちこち移動することがなく、また他の書類や文具と擦れ合ったりしなくなりますので、キズがついたり、折れたりしません。)2012年06月21日00:39年休の残日数の管理方法<管理職からの質問>年休の残日数がよくわかりません。その都度、どの程度の日数が残っているのかを、上司としても把握すべきだと思いますが、どうしたらよいでしょう。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>年休(日数)管理簿を従業員一人ひとりに作成することをお勧めします。年休管理を裏面で行ないます。それぞれの左欄に40日→1日まで1日単位の枠、40時間→1時間まで1時間単位の枠をとっておきます。従業員ごとに、年休更新時に新規に付与する日数と繰越日数とを合計して、その従業員に与えられている年休日数を出します。例では、新しく付与された日数20日と繰越分が16日ですので、合計36日が使えることになります。管理簿表面の40日~37日は使えませんので、大きく×印を付けておきましょう。年休を取ればその分だけ記録します。すると残り日数や時間数が明確にわかります。裏面で時間単位年休(例で言えば8時間分)を1日分取ったときには、表面の年休を1日分使ったとして削除します。これは、各従業員に任せず、人事課の方で処理をしてもらうとよいでしょう。年休(日数)管理簿は、休暇等届出書と一緒に提出させるようにすると、より適切な年休管理ができます。ダウンロードしてご覧ください。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<ポイント>年休の残日数を管理するには、「年休(日数)管理簿」を従業員一人ひとりに作成してください。年休を取ったときには、その都度管理簿に書き込んでいくようにすれば、残日数は一目でわかります。時間単位年休で1日分に相当する年休を取った場合は、年休の1日枠を削除するとよいでしょう。)2012年06月19日00:39休暇や欠勤等の届出を一つの書類にして管理する<管理職からの質問>休暇に関してその事由ごとに様式を定めるなど、わが社には社員が提出する届出書類がたくさんあり過ぎて部署での書類保管に困っています。産前産後休暇などは書式が決まっておらず任意の書式でも受け付けているため、どんなときに、どのように書かせればよいかわからず困っています。別々の書類にしていると、それだけで少なくとも4種類の届出書になってしまいます。暇という大きな分類(グループ)で一つの書式にまとまるように工夫するとよいでしょう。連絡先」など概ね共通している項目を設け、「事由(分類)」欄で該当のものにチェックを入れさせるようにします。一緒に取り扱うことができますので、これらの項目も含めておくとよいでしょう。←ダウンロードしてご覧ください。関する届出書は一つの様式にまとめるとよいでしょう。)2012年06月08日00:39クリアブックのポケットから資料が飛び出ないようにする<管理職からの質問>先日、クリアブックに重要な資料を入れて持ち運んでいたところ、知らぬ間に資料が飛び出ていました。近くにいる方が「落としてますよ」と声をかけてくれたのでよかったのですが、危うく紛失してしまうところでした。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>クリアブックは透明なポケットの中に書類や資料を入れておけるのでたいへん重宝しますが、ポケットの開口部から中身が飛び出てしまうことがあります。急いでいて上下を逆に持ってしまったときなどに起こりがちです。飛び出たときに気づかなかったときはたいへん困ります。重要な書類や資料の場合は尚更です。そんなときはポケットの開口部の裏から表にかけてセロテープを写真のように貼ってみてください。そのときに、テープの端を折って返しをつけ、つまみやすいようにするとよいでしょう。写真ではセロテープがわかりにくいので、見やすいようにガムテープを使用していますが、ガムテープでは粘着力が強すぎてポケットが傷んでしまいますので、セロテープがお勧めです。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<ポイント>クリアブックのポケットから中身が飛び出ないように開口部の裏から表にかけてセロテープを貼り、テープの端をつまみやすいように返しをつけておくとよいでしょう。)2012年05月29日00:39水栓をハンドルタイプからレバータイプに取り換える<管理職からの質問>汚れた手で水道の水栓ハンドルを回して開くと、ハンドルを汚して不潔にしてしまいます。次に、使う人のことを考えて、その都度ハンドルを洗うようにしているのですが、毎回のことなので何かよい工夫はありませんか?~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>水栓ハンドルを汚れていない手の甲で回すのもたいへんです。そこで、水栓ハンドルをレバータイプに交換してみてはどうでしょうか。レバータイプだと、手の甲や肘でも簡単に開栓でき水がでてきます。ご年配の方などでハンドルを回す力が弱くなっている方でも、レバータイプは殆ど力が要らないため使うことができます。水栓のレバータイプのものは、ホームセンターなどで300円程度で購入でき、簡単に取り付けができます。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<ポイント>水道の水栓を回すハンドルタイプから、レバータイプに変えれば簡単に水を出したり、止めたりすることができます。力の弱い方でも簡単に扱えます。)2012年05月28日00:39100点満点の仕事を求めない<管理職からの質問>部下に仕事をやらせるのですが、出来栄えが今一つだと思っています。あるとき、一人の部下から私(上司)の求める期待に応えようと頑張ってはいるのですが、100点満点の結果が出せないため、落ち込んでいるという話がありました。上司としてどのようにすればよいでしょうか?~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>「100点満点の仕事」「○○のミスを0件にする、○○を0%にする」というようにひじょうに高いレベルのものを部下に求めていませんか?テストで100点満点を取ろうとすると、出題範囲の全部を覚えておかなければなりません。出ていなくても絶対に出ないという保証はありませんから。一定の合格点数を取ればいいのであれば、出題範囲のある程度の重要項目だけを押さえておくだけでいいのです。全部を覚える必要はありません。80点を目指そうとすれば、20点は捨てることができます。80点を取る勉強の量は出題範囲の50%程度です。すれば、残り20点が50%程度の量となります。だいたいこのような割合ですので、20点を取ることがいかに非効率的かがわかるでしょう。100%仕事、完璧なものを目指そうとすると、起こる確率のひじょうに低いものまで対策を講じなければなりません。それでは、仕事が進みません。欠かせない内容は確実に押さえておかなければなりません。それは、80点を“確実に”取れるように仕事の質を高めていくということです。80点が偶然に取れたというのではダメです。捨てる20点の範囲、いわゆる準備していない範囲で想定外の事態が起きたときには、それをどう把握し、どのような対応をすれば適切かを考えておくようにしてください。これは、具体的な問題を一つひとつ想定するのではなく、想定外の事態についての対応パターンを自分自身の中に持つということです。2,3つの対応パターンが必要なこともあるでしょうが、具体的な問題をすべて考えることに比べれば時間は圧倒的に少なくて済みます。臨機応変な対応力もつきますので、この方向で部下を指導してください。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<ポイント>100点満点の仕事はさせないようにしましょう。起こるか起こらないかわからないことまで想定して仕事をするのは非効率的です。80点程度の結果を確実に出せるような方向で仕事をさせ、想定していない20点の範囲のことが出てきたら、それをどう把握し、どのような対応をすれば適切かというパターンを考えさせるとよいでしょう。)2012年05月26日00:39会議の資料は事前配布が基本<管理職からの質問>会議が時間通りに終わらず非効率的で、また発言が少なく結論が出ない状態になっていて困っています。どのような工夫をしたらよいでしょうか?~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>会議が予定の時間内に終わらず延々と続いてしまったり、発言が少なく結論が出ないなど非生産的な場合、その原因はいくつか考えられますが、その一つとして会議で使用する資料を、会議の時間に配っていることが挙げられます。会議のときに資料を配れば、当然参加者はそこから資料に目を通し始めます。その時間が勿体ないのです。出席者10人が資料を確認するのに各自5分を費やしたとしましょう。会議の時間はそれだけで5分短くなります。質問などし始めたら、もっと短くなるでしょう。総時間数にしてみれば10人×5分=50分も無駄にしていることになるのです。資料を見てすぐに意見や発言できる人ばかりならいいのですが、頭の中で意見を組み立ててからでないと発言ができない人の場合、会議中にまとめきれなくて一言も意見を言わないということもよくあることです。その他に、会議の時間に資料を配っているケースでは、会議そのものの目的や出したい結論が不明瞭なまま会議室に集合していることが多いのが実態です。短時間で効率よく、生産的な意見を出し合うには、あらかじめ出席者一人ひとりが自分なりの提案や結論などを準備して臨むことが大事です。そのためには、少なくとも会議の前日には資料を作成し終えて、事前に配布しておきましょう。(会議の内容によっては、もっと早めに資料作成を終えておいた方がよいこともあります。)ところで、資料を前日に作成し終えて、事前に配布しておくことに対して、準備がたいへんだという考えを持っている管理職や準備担当者がいますが、会議時間のギリギリまで資料作成していたからといって、良いものが出来上がるわけではありません。出来栄えは変わりません。いや、前日までに配布できるよう計画的に準備をしている方が出来栄えはよいものになっていることが多いのです。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<ポイント>会議の資料は、少なくとも前日までに準備して、出席者に配布し、会議までにあらかじめ確認しておいてもらいましょう。会議で提案したいことや出したい結論などもあらかじめ自分なりにまとめてきておいてもらうようにしてください。)2012年05月24日00:39ホワイトボード用のペンの補充方法<管理職からの質問>ホワイトボードにインクがかすれたペンや使えなくなったペンが置かれていることがよくあります。何本ものペンが置かれていても1本も使えないときがあって、会議の途中に新品のペンを取りに行くこともよくあります。なにか、よい工夫はありませんか?~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>まず、補充用のペン箱をホワイトボードのある部屋に設置してください。この箱には各1色の新品のペンを置いておきます。ホワイトボードを使っているときに、インクがかすれたり、でなくなったときはそのペンをすぐにゴミ箱へ捨てます。捨てた色のペンだけを補充用ペン箱から取り出し、使います。補充用ペン箱には、取り出した色のペンだけがなくなっていますので、その色のペンだけを補充すればよいでしょう。補充用ペン箱のチェックと新品のペンを補充する担当は決めてください。ホワイトボードの利用頻度にもよりますが、できるだけ毎日確認するのが望ましいでしょう。ホワイトボードをよく活用するとしても、ペンのキャップをきちんと締めていれば1日は持つはずです。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<ポイント>補充用のペン箱をホワイトボードのある部屋に設置し、ペンが使えなくなったらゴミ箱へ捨て、補充用ペン箱から捨てた色のペンだけを取り出しましょう。次に、補充用ペン箱をチェックし、新品のペンを補充する担当を決めて、定期的確認すればペンが使えないという問題は減るでしょう。)2012年05月19日00:39窓の開閉状態の瞬時チェック<管理職からの質問>仕事が終わって最後に部屋を出る者には、鍵の戸締りをしっかり確認するように伝えているのですが、窓の施錠忘れがときどきあります。なにかよい工夫はないでしょうか?~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>窓の鍵に色のテープやシールを鍵の片側に貼ります。鍵本体の色とは明らかに違う目立つ色を、窓が開いている状態の側だけに付けるのです。すると一つひとつ窓をチェックしなくても、遠くからでも開閉状態が確実にわかるカイゼン事例です。目線より高い位置にあったり、手の届きにくいところにある窓には、特に有効です。この事例は2つの状態のうち、今はどちらの状態であるのかを色をつけることで、一目で区別できるように工夫したものです。窓がきちんとしまっていない(少し空いた)状態でも鍵を閉める側にすることは可能です。これでは窓の施錠は不十分です。そのときには窓と窓枠の両方にテープを貼ります。閉まっているときには、一直線に見えるように貼ってください。閉まっていないときにはテープに隙間ができますので、それをチェックすれば良いでしょう。皆さんの職場にも同じようなことや応用できることが、いろいろあるのではないでしょうか。この事例をヒントにして、考えてみてください。「開・閉」「ある・なし」「ON・OFF」「いる・いない」などが目をつけるヒントになりそうです!~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<ポイント>窓の鍵に色のテープやシールを鍵の片側に貼ります(又はペンキを塗ります)。鍵本体の色とは明らかに違う目立つ色を、窓が開いている状態の側だけに付けると開閉状態が瞬時にチェックできます。)2012年05月16日00:39電話を切ったときに“ガチャッ”という大きな音を防ぐ<管理職からの質問>話し相手が受話器を電話機本体に戻したときに“ガチャッ”という大きな音が聞こえて嫌な思いをしたことが、ここ続けてありました。私の職場でも同じようなことをしているのではないかと心配です。なにかよい工夫はありませんか?~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>話し相手が電話を先に切ったとき“ガチャッ”という大きな音が聞こえてくることは誰でも経験があるでしょう。なにか怒らせてしまったのだろうかと考えてしまうことがあります。相手は怒っている訳でもなく、荒っぽく受話器を置いたという意識もないのに、大きな音が出てしまうことがよくあります。電話機の性能が良くなったのかもしれませんが、気持ちのよいものではありません。場合によっては、自分の職場でもやっている可能性がありますので工夫をした方がよさそうです。一つの方法として、電話機本体へ受話器を置いたときの通話口側に薄いスポンジを切って貼り付けておくと緩衝材になり音は軽減されますので、試してみてください。よいのは電話を切るときに受話器を置いて切るのではなく、指でフックを押して電話を切るのがベストです。すると大きな音が聞こえてくることはありません。社会人としてのマナーですね。あわせて対策を講じるとよいでしょう。)2012年05月10日00:39「なんだ、そんなことでいいのか」<管理職からの質問>誰でもできる小さな業務改善に取り組もうとしており、部下も頭では理解しているようですが、今一つピンときていないようです。部下に理解させる何かもっと簡単な例はありませんか?~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>例えば、机のスペースがなくてラックにフックを利用してメモ用紙の束をかけてあるとしましょう。クリップで留めたメモ用紙を取るときにフック(写真でいえば水色のS字のもの)が外れてしまうことがよく起きます。S字フックを外れないようにするには、ラックに掛けてある箇所(写真の黄色の円内)のように外れないようにすればよいのです。[写真では、商品を買ったときに袋を綴じている細い針金をテープでカバーしているものを利用しました。]「なんだ、そんなことでいいのか」と思われるでしょう。実際の職場ではS字フックが外れては掛ける、外れては掛ける、そんなことを繰り返しているのではないでしょうか?写真はあくまでも一例ですが、同じようなことは日常たくさんあります。あなたやあなたの部下の周りにもたくさん見つけられるでしょう。職場を眺めてみてください。「なんだ、そんなこと」でいいのです。した工夫や改善もやらなければ何も変わりません。小さな改善の積み重ねが職場と部下の意識を少しずつ変えていくのです。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<ポイント>「なんだ、そんなことでいいのか」というようなことも、実際に工夫を凝らし、改善行動を起こさなければ何も変わりません。小さな改善の積み重ねが職場と部下の意識を少しずつ変えていくのです。)2012年05月09日00:39社用車の配車をスムーズにする<管理職からの質問>社用車が5台あり、どの車も共用で使っていますが、車を使おうとしても全くなかったり、今誰が使っているのか、いつ帰ってくるのかもわからず困ってしまうことがたまにあります。訪問時刻に遅れるとお客様に大変失礼になりますので、予定どおりに使いたいのですが、どうしたらよいでしょう?~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<解説>まず、ホワイトボードを利用して、本日の配車予定表を作成してください。事前に提出するようにさせなければなりません。使用がバッティングしているのであれば、調整が必要ですが、事前にわかっていれば使う直前になって困ることも少なくなるでしょう。配車予定表にマグネットを利用し、車のカギを備え付けておいてください。予定の車を使うときには、カギと取ると同時に、そのマグネットを自分の名前の上に移動させておきましょう。すると、今誰が使用中なのかが一目でわかります。右図の場合、12時ころの状況は、鈴木さんがA車、谷さんがC車を使用中です。残りの3台は駐車場に止まっているはずです。~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<ポイント>配車予定表を作成し、今日は誰がどの車を使う予定なのか。今誰がどの車を使っているか、帰社時間は何時かなどをわかりやすく表示するとよいでしょう。そのためには、事前に社用車の使用願書を提出させ、使用開始時は予定表にマグネットを移動させるなどのルールを守らせることが大事です。「はい、わかりました」それだけを受け取らない。