今回のソリューション:【tocaro(トカロ)】〜高いセキュリティ水準を満たすチャットツール「tocaro」の活用で、社内のコミュニケーションを効率化した、イオンドットコムの事例を紹介〜クラウドツールを活用して、企業の業務効率を改善する事例が増えてきている。社内SNSは、IT系企業を中心に導入が進み、コミュニケーションのあり方を大きく変えている。一方で、そうしたツールの導入がなかなか進まない企業もある。ハードルのひとつになっているのが、セキュリティへの対応だ。情報漏洩のリスクを厳格に考えると、ユーザーログの永久的な保存や、ファイルの添付の制限など、セキュリティの面で必要となる要件が多いためだ。イオングループのデジタル事業を担う、イオンドットコム株式会社。お客様の決済情報など、極めて機密性の高い情報を扱う同社が導入したコミュニケーションツール「tocaro(トカロ)」は、そういったセキュリティの問題を全てクリアしてくれたツールだという。正之さんに、その活用についてお話を伺った。▼直感的に使え、高度なセキュリティ要件もクリアできる「tocaro」とは...エンジニアとして入社後、組織を「IT化」する取り組みを行う自身での起業やLINEでの勤務を経て、2015年8月に、イオンドットコム初の社内エンジニアとして入社しました。当時はそれまで外注していた開発を、初めて内製化していこうというタイミングでした。そこで入社後は、開発者として手も動かしながら、同時にエンジニア組織をゼロから立ち上げるという活動に取り組んでいきました。採用を積極的に行ったのですが、弊社はそもそも小売業が母体ですので、コーポレートカルチャーや社内制度も、「IT」というよりは「小売」色の方が強かったです。社内業務もあまりシステム化されていなくて...。IT業界から来た私のような人間には、馴染みにくい部分もあったんですね。そこでエンジニア組織を作りながら、「制度」だったり「仕組み」の部分にも働きかけていきました。した活動を全社に拡大すべく、昨年の12月から人事部へ異動しまして、今年の5月に今の社長室へ異動しました。社長の直下で、イオンドットコムの社内制度やコーポレートカルチャー作りを推進しています。多岐に渡る業務・職種。弊社の業務領域は、かなり多岐に渡っています。イオングループの中でのシステム・インフラ関係の業務もあれば、自社サービスとして消費者向けに運営している「saQwa(サクワ)」のようなEC事業もあります。組織の構造としては、営業もいればエンジニアもいる。3箇所に分かれている。会社としてひとつにまとまった文化を持つことが、なかなか難しい構造なんです。そのような中で、重視したのが、社内コミュニケーションを変えるということです。大きな課題としては2点あって、ひとつは「社員同士の顔が見えなかった」こと、もうひとつは、「使われるコミュニケーションツールがバラバラだったこと」、でした。そこで、まずはWordPressを使い、自前で社内向けポータルサイトを作成しました。拠点が複数あって「人の顔が見えない」状態だったので、その対策としては社員の顔と名前を検索できるようにするのが一番早いと思ったんです。▼実際のポータルサイト弊社では250名ほどの従業員が働いていますが、毎日2,000〜3,000ほどのPVがありますね。全員が社員の顔写真をサイト上で見られるだけでなく、このポータルサイトでは、人事総務や経理からの情報も発信しています。イオンドットコム株式会社に限らず、グループ全社朝礼や社内セミナーなどを動画で見られるようにしています。することで、朝礼に参加できなかった人も、その場の雰囲気や伝えたいことを共有することができるようになりました。使われるコミュニケーションツールがバラバラだった過去もうひとつの課題は、様々なコミュニケーションツールがバラバラに使われていたことです。連絡方法として、とくに拠点間では、固定電話が使われることが多かったです。固定電話だとログが残らないので、「言った言わない」の問題になることもありました。職業柄かエンジニアは積極的に電話を取らないこともあり、あまり適切な方法とは言えませんでした。テキストを用いたコミュニケーションもされてはいたのですが、メールを中心に使う人がいる一方で、開発メンバーは「Slack(スラック)」を使っていました。別の拠点では「IPMessenger」や「Lynk(Skype)」が使われているなど様々なツールが乱立し、コミュニケーションロスが生じていたんです。誰でも使いやすく、セキュリティに強い「tocaro」を導入そこで、コミュニケーションツールの一本化を図るために導入したのが、「tocaro(トカロ)」です。様々なチャットツールを検討した中で、こちらを選んだ理由は主に2点あります。UIが使いやすいことです。直感的に操作できるようになっているので、ITリテラシーを問わず、誰でもすぐに使うことができます。次に、セキュリティレベルを非常に高く設定できることです。弊社の2つの拠点では、お客様の個人情報など機密性が高い情報を取り扱っています。そのため、チャットツール上での添付ファイルの送信を制限する必要があったんですね。希望する要件にマッチするツールは意外に少なかったのですが、tocaroは要件に対応していました。特定のIPアドレスにおいて、指定したメールアドレスでしかログインをできなくし、そのアカウントではファイルを添付できなくする。いう細かい設定を、提供元のCTCさんが行ってくださいました。tocaroでは、ユーザーのログに関しても、永続的に残すことが可能でした。Slackですと、有料プランであってもログは一定量を超えると消えてしまうので。機能もすべて「使いやすい」!検索もラクラク、アプリも便利tocaroでは、ユーザー同士の1対1のチャットだけでなく、グループを自由に設定してコミュニケーションをとることができます。絵文字も使えるので、フランクなコミュニケーションが可能です。▼「絵文字」を使えば、カジュアルなコミュニケーションも可能また、メッセージの中身を枠線で囲うなどの装飾も、アイコンをクリックするだけで簡単に利用できます。チャットにはファイル添付も可能ですが、社内では制限をかけているため、ファイルを送りたい場合は、社内サーバーへのパスを貼ったり、「Gyazo(ギャゾー)」というスクリーンショットをURLで共有できるツールを利用するようにしています。スマホアプリからコミュニケーションをとることも可能です。弊社は、会議等で拠点同士を移動することもあるので、移動中にもコミュニケーションができるのはありがたいですね。検索機能も充実しています。全部のグループの中から全文検索で探すこともできますし、グループやユーザーを指定して検索することも可能です。▼「検索機能」も充実していて、ほしい情報を見つけやすいちなみに、まだあまり使えていないのですが、自分自身のタスク管理機能もあり、ToDo管理にも使えるようですね。社内のコミュニケーションが「カジュアル」にtocaroの活用により、メールの数が減って、社内のコミュニケーションが効率化されました。それだけでなく、コミュニケーションがよりカジュアルになってきたと感じています。チャットだと、「お世話になっております」「宜しくお願い致します」みたいな決まり文句っていらないじゃないですか。堅い感じの人がtocaroでチャットを送るようになってくれたり、電話だと怖い印象のあった人がtocaroでは絵文字を送ってきて、「人となり」がわかって安心したといった声があったりと、コミュニケーションがフラットになったように感じます。tocaroは一言でいうと、「融通のきくチャットツール」だと思いますね。弊社のようにセキュリティに厳しい企業では、活躍してくれるツールではないでしょうか。Web系の会社さんが提供されているチャットツールだと、なかなか企業の個別の要件に対応できない部分があったりすると思いますが、tocaroは、SIerのCTCさんが作っているので、社内システムとのインテグレーションも提案することができます。いう意味で、他のチャットツールとは視点が少し違っているのだと思います。今後は、チャットツールを軸に、よりリアルなコミュニケーション機会を増やすことで、引き続きコミュニケーションの改善を行っていきたいと思っています。毎週の新着記事を無料でお届けします!プライバシーポリシーに同意しました。