今回の相談は臨時総会を開催しましたが、3か月以上議事録が作成されていません。臨時に総会を開催する以上、組合としては急ぎの決議が必要でした。これまで再三、作成をお願いしましたが、「忙しい」「もう少し待って欲しい」と言われています。このような場合、どのようにすれば良いのでしょうか。アドバイス管理会社に強く要請するためには契約内容を確認する必要があります。次のように管理会社の業務が示されています。総会議事録案の作成この内容が現在の管理会社との契約書に記載されていることを確認します。この内容が記載されていれば、臨時総会の議事録の作成業務が契約に定められていることになります。契約事項の履行が遅滞した場合の対処方法が記載されています。いときは、本契約を解除することができる。し、損害賠償を請求することができる。期間を定めて履行を求め、それでも履行しない場合は契約解除、さらに損害賠償を要求することもできると書かれています。上席に訴える一般的にはフロントが遅い場合は、フロントの上席に事情を話し、対応を急がせる方法が一般的です。会社によってはフロントが上席だったり、フロントに任せているなど訳の分からない理由で事態が好転しないこともあります。そんな時に利用する方法が内容証明です。内容証明を利用する電話やメールで催促しても言い訳ばかりで実行しない場合は、内容証明で履行期日を定めた上で履行の要求を行うことが効果的な方法になります。この際注意することは、請求相手はフロントではありません。契約書の相手である会社になります。契約の内容を説明する資格を有しているだけで契約の相手ではありません。内容証明で履行を促したことは何度もあります。内容証明が届いた翌日にフロントの上席が理事長に連絡をしてきます。「申し訳ありませんでした。使った履行請求をするとそれ以降、対応が変わります。この理事会は、本気で怒らせるとまずいと管理会社が認識したからです。このようなことが起きるか一言でいればフロントに甘く見られているからでしょう。優秀なフロントは手の抜き方が上手いと言われます。フロントも皆さん管理組合をよく見ています。甘く見られたら最後、相手はとことん手を抜き始めます。議事録に限ったことではない今回の例は議事録でしたが、理事会の要請をなかなか聞き入れてくれないケースでそれが委託契約書の業務に含まれていれば、内容証明は有効な手段になります。重要なことは「委託契約書の業務」です。会計や出納業務は詳細な業務が記載されていますが、期間業務以外についてはかなり大雑把な表現になっています。理事長や管理組合からの不満を聞くと管理会社の対応が悪いと言いますが、そもそもその要求が管理会社の契約に含まれるのかをわからずにいることが多くあります。「管理会社の仕事でしょう。「いえいえ、契約書には記載がありません。」そんなやり取りをよく聞きます。実際、理事会で話合われる議案についての助言、資料の作成と示されていますが、どこまで管理会社の業務になるのかは定かではありません。理事会で管理会社に何を依頼する時は、契約の範囲(有償、無償)かどうかを確認した上で、理事会議事録に記録することで委託契約の範囲を明確化することができます。できれば標準管理規約に囚われず、組合と管理会社で業務の範囲を定めておこう事が重要なのです。素人が集まっている管理組合だけではそこまで気に留めることは出来ないのも当然かもしれません。いずれにしても管理会社が契約書で定めた内容を履行しない場合は内容証明書が有効な手段であることは覚えておいてください。どの程度の遅れは許容範囲?なかなか難しい問題ですが、毎月理事会を開催している組合であれば、1ヵ月でしょうね。前回の理事会議事録が未提出の状態で、新しい理事会を開催すべきではありません。2カ月、3カ月に1回の組合でも1カ月を過ぎることは避けるべきでしょう。考えると、それなりに提出を請求した上で1カ月を過ぎても未提出の状況にある時はひとつの選択して内容証明書による履行の請求があると考えてください。内容証明を出す前にフロントの上席に状況を伝えることはすべきでしょうね。FJマンション管理士事務は分譲マンション生活に係る様々な情報を発信しています。皆さんからのご質問や相談をお受けしています。お気軽にお問合せください。問合せ最後までお読み頂きありがとうざいます。記事の内容はいかがでしたか?「せっかめブログ」はブログ村に登録しています。訪問相談、オンライン相談、電話相談を行っています。あれば訪問することもできます。それ以外の地域の方は電話、メール、オンラインによる相談も可能です。様々なマンション生活に係る相談を受けております。検索:ブログ管理人のせっかめです。うううぅおりゃーせっかちな性格なのに亀の様に慎重派。東京都墨田区の国技館のある両国でマンション管理士事務所(不動産アドバイザー)を開業、現在は都内3か所で営業しています。)のアドバイス、ファイナンシャルなど個人向けのアドバイスを多岐に渡り受けています。なにぶん、腰が重いほうで特に文才には恵まれず、なかなか更新ができませんが、少しでも皆さんのお役に立つ情報をお伝えしたいと思って日々精進しております。散歩中に見つけたことも残したいです。