けびん30代前半、製造現場の最前線で管理者を務めています。文献や実践から得られた学びをこのブログを通じてみなさんと共有していきたいと思います。ついて発信するメディアです。Teamsってどんなサービスなんだろうか?職場のメンバーもよくわかっていないなあなど職場の働き方につながるお悩みをお持ちの方も多いかと思います。実際にわたしの会社でもTeamsというツールが利用可能になったものの、まったく活用できないままの状態で宝の持ち腐れとなっていました。最新のツールに適用していかなければ、いつまでも職場の生産性は上がっていかないし、欧米からさらに遅れをとるだけ。Teamsを活用できれば、現状のコミュニケーションプロセス改善につながるでしょう。Teamsは以下の業務シーンで効果を発揮するものです。等もちろんTeamsだけでなく様々なツールを活用することで、情報共有のつなぎ役(ハブ)として活躍する優れものです。すべての関係者と共有したい内容です。そのTeamsについて解説していきますので、ぜひ最後までお付き合いください。Teamsは、複数のユーザーで共同作業をおこなうためのツールです。円滑なコミュニケーションを実現するために主に以下の機能が備えられています。メンバー間でのチャットチーム内でのファイル共有Skypeは1対1でのコミュニケーションに主眼が置かれているため、チームコミュニケーションに適しているのがこの「Teams」です。Teamsのメリットは?Teamsのメリットは以下の通りです。チーム内でやりとりしたメッセージがわかりやすく可視化されるため、どのようなやりとりが行われているかを簡単に把握できるファイルを管理する仕組みがあり、メール添付等と比べて場所がわかりやすいチャット機能が豊富。Teamsが使うには以下のプランでの契約が必要です。soloにはついていない機能であり、チームでワークする人たちに導入を検討してほしいツールです。会社員の方でまだ使いこなしていない場合には、ぜひおすすめします。Teamsを使うためのコツ4つTeamsを使う際の4つのコツを一つずつ紹介していきますね。同じプロジェクトであっても作業内容が異なる場合には、ワークスペースを分ける異なる作業を行っているチームが同じワークスペースでチャットしたりファイルを共有したりすると、チャットの会話が入り乱れたり、作業に必要なファイルを見つけにくくなったりします。そのため、プロジェクトの作業内容や目的が異なるのであれば、別のワークスペースを作成しましょう。目的が同じで作業内容が異なる場合には、作業内容や小チームごとに「チャネル」を作成しましょう。上記のように細かく分割していくことを試してみてください。プロジェクトに必要なファイルをまとめて保存するチームで作業を行う際に1つの場所にまとまって保存されていれば、ファイルの場所を誰かに聞いたりする手間を省けるでしょう。Teamsであれば、チャネルごとに共有ファイルを保存するスペースが用意されるため、必要なファイルを集約して作業効率を高めることができます。Teamsにアップロードしていくこととしましょう。OnedriveやBoxなどのファイル共有ボックスにアップロード済みのファイルを投稿することも可能です。年次ごとやプロジェクトごとに新しいファイルを作成していくものに関しては、Teams内での保存でよいですが、常時組織内で一つのファイルを最新版にアップデートしていく必要がある場合には、Teamsに置いておくとファイルの競合文書が発生してしまう恐れがあります。よってわたしが考えるおすすめの管理方法は以下の通り。:OneDrive等のファイル共有ソフト内で原本を1か所で保存。リンクをTeamsに貼って更新を周知とするのがよいのではないでしょうか。Plannerも活用してみるプロジェクト管理を行う上で、それぞれの作業の進行状況を把握することは欠かせません。Microsoftプランナーを使えば、どんなタスクがあるのかを一覧で表示することが可能になるほか、メンバーの負荷も簡単に把握できるようになります。Plannerを試してみましょう。ほかのツールとのすみ分けを明確にする職場のメンバーだけでなく、全社的に同じ考えでツールの使い方を統一させておくことが大切です。コニカミノルタは以下の通り、全社的な考え方を揃えるワークショップを行ってツール活用方法を明確にしてきたようですね。公式ホームページ)実際にこのような活動が、全社的な生産性改善につながると思います。Teamsとは?プロジェクトや定例会議などの共同作業が効率化!」というタイトルでまとめてきました。チャットを中心とした意思疎通の迅速化を図り、手間や時間を削減して本来やるべきことに注力できる環境を整えましょう。多人数でのファイル共有などの仕組みも活用し、チーム作業の効率化を図っていきましょう。最後までお付き合いいただきありがとうございました。続きを見るTwitterSharePocketHatenaLINEURLコピーこの記事を書いた人けびん30代前半、製造現場の最前線で管理者を務めています。文献や実践から得られた学びをこのブログを通じてみなさんと共有していきたいと思います。-生産性・仕事術author関連記事アドラーの自己勇気づけとは?困難を克服する力を身につける方法SDGsとは?持続可能な開発目標について解説【3つの実例付き】けびん30代前半、製造現場の最前線で管理者を務めています。文献や実践から得られた学びをこのブログを通じてみなさんと共有していきたいと思います。続きを見る【新定番】スタディサプリEnglish新日常会話コース3ヶ月経験後の徹底レビュー。ついて発信するメディアです。