人時は増えてしまってるのです」とあるチェーンの人事部長からのご相談です。お話しをお聞きすると、時間給のパートナーさんの時間外勤務は、ほぼなくなったものの、残業の付かない管理職の人時が、それを肩代わりしてむしろ増えているとのこと。――問題は違うとこにあるはずです。パートナーさんの時間外勤務は、作業指示書によって、確認ができるようになり、余計な作業は減ってきました。本社員のやっている作業は、その人にしかできない業務があり、それが残業となっていました。「うーん、・・・・・・・ここだけの話、指示事項や報告書だと思います」と、小声で答えられました。いった、計画書と報告書の作成にかかる作業人時のことです。実は「答え探し」に時間を掛けている昨年と同じことをしているのに、報告書や計画書が必要なのかどうか?は疑問ですが、それはさておき、追跡調査をしていきますと、そこで、一番時間が掛かるのは数値の拾い出しであったり、競合チラシの見比べであったりといった、答え探しに時間を掛けているという事実にぶつかります。当然ですが、そこからは利益を伸ばす発想は生まれません。戦略人時とは、利益を生まない作業を止めて、利益を生む作業に変換し、利益を倍増させていくことです。いう意味では、利益を生まない資料作成作業は直ちにやめるべき業務の一つといえます。文書が必要な基準は新しい利益を生むか?断っておきますが、全ての計画書、報告書づくりが不要と言ってるわけではありません。いったものには、全て計画書や報告書は必要です。言い換えますと、新しい利益を生むかどうか?ということがそういった文書の必要性のポイントであるということになります。報告書がないと不安という経営者は要注意しかし、なんでもかんでも報告書がないと不安でしょうがないというタイプの経営者がおられますと、同じような書類がいろんな部門から出されます。それ以外にも、チェーン○○協会や○○商工会や○○省庁からのアンケートなどのお金を生まない報告書は、山ほどあります。お金を払って入会しているのに、わざわざ手間を掛け、請け負うこうした業務は注意しなくてはなりません。人がいっぱいいた大昔であればまだしも、人手が少ない今、真っ先に止めるべきで、その判断は経営者がすべきことと考えます。調査をしていきますと、こういったことが山ほど出てきます。書類作りは今まで、お金がかからない業務の一つと思っている人はおられないと思いますが、作業生産性が求められる時代ですから、この書類は何分でまとめるといったガイド数値をつけて、作成指示を出しませんと、店舗は作業指示書に組み込むことができなくなります。先の、チェーンもその問題に直面されていて、管理職が処理にあたる作業時間が個人に任されているために、旧態依然として、管理職の人時が高止まりになっていのです。「管理職は、それも含めての手当てがありますから」という声が聞こえてきそうですが。時間外手当の支払いが発生しないことをいいことに、これを続けていければ、管理職は疲弊していきます。企業としてお金を生まない業務を潜在化させたまま、非効率業務をやり続けることになります。採用面への影響も出てきている問題は、そういった本質的な改革に取り組もうとしない経営に対して、新入社員やパートナーさんが、「素晴らしい働き甲斐のある仕事だ」「この企業を選んでよかった」「ここは素晴らしい企業だから長く勤めたい」「友達や身内に紹介したい職場だ」と思えるかどうかで、採用面で避けて通れない問題となってきているのです。「そうはいってもどこから手をつければいいのか・・・・」という声が聞こえてきそうですが。作業指示書は、全自動洗濯機のようにスイッチを入れたら、全てをやってくれるものでないことは、皆さんご存知のことと思います。先のチェーンも今後、管理職の業務項目まで明確にした、作業指示書にレベルアップし、人時改善をしていくことになりますが、ここにも陥りやすい罠があります。管理職の非効率業務は浮かび上がりにくいというのは、管理職の非効率業務はヒアリングをしても、なかなか浮かび上がってこないということです。いった仕事がなくなってしまうと、管理職として長年やってきた業務がなくなることから「自分の仕事がなくなる」と勘違いされるため、表立って出てくることが少ないのです。経営が主体になり管理職の意識を変えるこの意識を変えるために、経営が主体となり、その重要性を従業員に向けて伝えていかなくてはなりません。管理本部としても作業指示書運用のレベルアップをサポートする体制を敷いていくことになります。報告書を減らすために、全ての数値は自動で出力化する。その出力用紙に差異コメントを入れておくことに変更する。これだけでも店舗管理職の業務は大幅改善できます。業務量削減と合わせ、年次有給休暇の取得率を上げ、実質時間給を引き上げると、従業員の意識高揚につながります。今やどこでも品出し、加工、清掃といった誰でもできる業務は効率化を図っているところも増えてきています。詳細は、セミナーでお伝えしておりますが、これからは、こうした本部から出された指示業務の生産性改善にかかってきていると言っても過言ではありません。商業界オンラインTweet儲かるチェーン“個店力最大化®”の5大戦略セミナーを開催いたしました。今週のコラムはいかがでしたでしょうか?コラム執筆にあたり、その時々の背景や経緯をメルマガ会員限定で記しております!あわせてビジネスの深読みにお役立てください。儲かるチェーンとなるために、どう考え、どう行動すればいいのか?その仕組み作りとプロセスを解説する実務セミナー。「赤字体質のチェーン企業が、どうやって増益革新の道すじを、見いだすことができたのか?経営の本質を変えることの重要性がわかった」と絶賛。———-「3~100店チェーン、時給2000円払っても営業利益率10%出せる収益モデルの作り方」~人時生産性を高めて、自然と儲かるチェーンを築く社長の実務戦略~儲かるチェーン店企業になるための人時活用の始め方ついて解説した、チェーン経営者のための注目の書。~破綻寸前だった国内GMSチェーン企業を、どのようにして成長軌道に乗せることができたのか?そのベールに包まれた手法を描いた注目の書。随時していただけます。当サイトはラウドセキュア株式会社によって認証されている安全なウェブサイトです。