メールで請求書PDFを受け取るとめんどくさくなる?すべてのフリーランス・ひとり社長に関係する2022年1月電子帳簿保存法(電子取引)改正。メルマガ動画ショップ井ノ上写真館ホーム■IT電子帳簿保存法メールで請求書PDFを受け取るとめんどくさくなる?すべてのフリーランス・ひとり社長に関係する2022年1月電子帳簿保存法(電子取引)改正。メールで請求書PDFを受け取るとめんどくさくなる?すべてのフリーランス・ひとり社長に関係する2022年1月電子帳簿保存法(電子取引)改正。9/09電子帳簿保存法2021年9月9日URLをコピーしました!2022年1月より、経理のデータ保存の法律が変わります。便利になりそうで、めんどくさくなる部分も。フリーランス・ひとり社長に関して、この変更点について、現段階の考えをまとめてみました。(電子取引)改正後の結論。経理でやっておくべきこと2022年1月に経理データ保存の法律が変わる経理の書類の保存は、原則として紙です。現状(2021年まで)は、データで受け取ったものも、原則として紙で保存しなければいけません。この法律が、2022年1月から変わります。「データで受け取ったものは、データで保存しなければいけない」のです。・データで受け取ったものは、データで保存しなければいけないということ。法律上、「できる」と「しなければいけない」は大きな違いです。・「データで受け取ったものは、データで保存しなければいけない」を守らなかった場合は、青色申告を取り消す可能性もある・もしデータを改ざんしたら、高い罰金(重加算税)がかかるということになっています。改ざんはやらなきゃいいだけの話ですが、データで受け取ったものをデータで保存しないというのはできないということです。これがいつ問題になるか。その都度チェックというものはなく、数年(ときには十数年)に一度の税務調査のときに問題となります。今は、紙の書類を中心にチェックしていますが、2022年以降の取引については、データで受け取っている場合、それをルールにそって保管しているかをチェックされるということです。(実際どう運用、チェックされるかはわかりませんが)この対象(法律では「電子取引」)と考えられるのは、次のようなものがあります。・インターネットFAXで受け取った請求書等こういったもので、スマホアプリで決済していても、レシートを受け取れる場合は、そのレシートをとっておけば大丈夫です。(なお、レシートをスキャンして保存するには、それなりのルールがあります)これらについて、まずやってはいけないことを見ていきます。・パソコンへ単に保存といったことです。プリントアウトして保存してはいけないということは、紙での保存が一切ダメなのかというとそうではありません。紙で受け取れば、紙で保存してもいいのです。(スキャンしてそれなりの要件を満たせばデータ保存可能)データで受けとったら最後、データで保存しなければいけません。・紙で受け取り、紙で保存が楽に思えます。それはそれで、逆行するので悲しいことです。今回の改正は、データで保存できる!という利便性を考えたものではありません。現場を考慮していないのは、世の常です。どちらかというと、データ保存の規制強化と見るべきでしょう。いって、データ化をせず、紙で送るということをやっていても、未来は開けません。今回のルール変更にうまく対応して、全体的な効率化を図っていきましょう。やって保存すればいいか。フリーランス・ひとり社長についてまとめてみました。経理でやっておくべきことデータ保存には、次のような要件があります。ディスプレイ・プリンタで確認できるディスプレイは問題ないでしょう。やぶるほうが難しいです。いざ税務調査のときは、ちゃんと見ることができるよう、協力する必要はあります。「急ぎの仕事があるから、パソコン使っちゃダメ!」というのはナシです。2台以上のパソコンがあり、古いほうを税務調査専用にしたほうがいいいでしょう。プリンタは......。データ保存なのにプリンタというのはナンセンス。税務調査のときには、プリントアウトして見たい・持ち帰りたいわけです。今プリンタを持っていない人は、どうするか。税務調査のときだけ買うのかどうか。すみやかにプリントアウトできればいいので、最低限、「ちょっと行ってきますわ」と、コンビニでプリントアウトすれば問題ないでしょう。改ざんができないシステムを使う、または規程をつくるデータ保存にあたって改ざんをかなり警戒されています。改ざんなんてしませんて......と思っても、そうではないのでしょう。PDFの改ざんは、それなりに大変です。普通は編集できませんので。ここでの焦点は、改ざんできるかできないか。クラウド会計ソフトfreeeなら請求書をWeb共有ということができます。freeeを使い続けるかは注意が必要です。現状は、請求書を金額の範囲では検索できません。今後できるようになる可能性はありますが。フリーランス、ひとり社長(中小企業も含めて)は現実的には、システムを使わないということになるでしょう。この他、先方がタイムスタンプを押している、こちらでタイムスタンプを押すということでも要件を満たすのですが、タイムスタンプは、それなりに高く、現実的ではありません。システムもタイムスタンプもない場合でも、規程(ルール)をつくっておけば大丈夫です。「その規程を守っている」という体裁があればいいということになります。国税庁にはその規程のサンプルがあり、個人と法人がありますが、ひとり社長の場合は、個人に準じて考えればいいでしょう。私がちょこっと変えたサンプルですので、適宜変えていただければ。第1条(目的)この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を適正に履行するために必要な事項を定め、これに基づき保存することとする。第2条(電子取引の範囲)当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。第3条(取引データの保存)前条に定めるデータについては、保存サーバー内に7年間保存する。第4条(対象となるデータ)保存する取引関係情報は以下のとおりとする。第5条(訂正削除の原則禁止)保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。第6条(訂正削除を行う場合)業務処理上やむを得ない理由(正当な理由がある場合に限る。保存期間に合わせて保存するとことをもって当該取引情報の訂正及び削除を行う。(施行)この規程は、2022年1月1日から施行する。・スクリーンショットで保存といった方法で保存することになります。保存する場所はなんでもかまいませんし、バックアップは義務付けられてませんが、「データが消えた」ということがないようにしておきましょう。私は、Dropboxに保存します。次の要件3と合わせて考えていきましょう。検索できる現実的に難しいのが、この検索です。国税庁の資料どおりに解釈すれば、それなりの要件が求められます。入れるで要件を満たします。うち2以上の項目を組み合わせて検索できるかというもの。Excelも一手間かかりますが、今考えられる効率的な方法はこれです。国税庁のサンプルはこういうものがあります。連番に1とあるのはExcel的にはNGです。全部手入力になりますし。日付がこの形式だと、範囲指定で検索できません。私が考えるのはこんな感じです。ファイルは、専用のフォルダに、連番で、e1、e2......とふっています。「電子」という言葉が嫌いなので、eで。この方法で、Excelのe1を探し出せればいいので、ファイル名はなんでもいいかと。受け取ったファイル名に連番、スクリーンショットを撮ったら連番という流れを想定しています。中身がわかるようにかえてもかまいませんが。効率化の案としては、PDFからExcel入力、Excelからファイル名入力、Excelを会計ソフト取り込み(その他との兼ね合いがやや難しい)といったことを考えてはいます。PDFでもpngでもかまいません。パソコンの写真を撮るのはありかどうか。効率はよくないので、スクリーンショットを覚えましょう。————-※税務調査のときに、すべてのデータをダウンロードできれば、範囲指定や2以上の項目での検索は不要です。Excelで準備する方向性で考えていきます。—————-では、パターン別に見ていきます。メールでPDFを受け取った場合ダウンロードして、連番→Excelで、保存します。メールのままでもいいと思うんですけど。国税庁のQ&Aには、「また、対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要ですので、当該データが添付された電子メールについて、当該メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません。Gmailの検索なら十分かと。他のメールソフトはそうでない可能性があるからこう書いてあるのでしょうが。メールでPDFを送った場合そのPDFを、連番→Excelで、保存します。Webゆうびん(PDFをアップして郵送)もこの部類でしょうね。メール本文で受け取った場合メールをPDF出力か、スクリーンショット保存の上、連番→Excel。自動返信メールを含めて、メール本文で送ることもあります。この場合も、対象でしょうね。自動返信→PDF化というプログラムをつくりたくなります。サイトからダウンロードできる場合たとえばPayPalだと、サイトから請求書をダウンロードできます。この場合も、そのPDFに連番→Excelです。スマホアプリで、レシートがない場合スマホアプリで、レシートがあれば、紙で保存したほうが速いでしょう。(これは、パンですけど)交通系ICカードはまともな明細がでないので、どうしようもないでしょうね。支払先はわかりませんし。レシートをもらうのが安全です。スタバのモバイルオーダーペイのように、レシートが基本的に出ないものは、スマホアプリでスクリーンショット→連番→Excelとなります。流れがなんかよくありませんが......。検索できればいいのでメールから集めるこのプログラムでも問題ありません。PayのデータをGmailから集めるGASネットで買い物をした場合ネットで買い物をして、紙の領収書が届くなら、それを保存しておけば済みます(またはスキャン)。データのみなら、PDF化またはスクリーンショットで、連番→Excelです。スマホアプリ、ネットで買物については、「訂正削除ができないシステムなら電子取引の要件を満たす」とされているので、会計ソフトに連動していれば明細をスクリーンショットしたりPDF保存しなくていいとも考えられます。ウェブストアを使って、履歴CSVを保存しておきましょう。検索できればいいので。この拡張機能が使えなくなると怖いのですが。今回の改正、実際どこまでやるか?というのが見えにくい部分もあります。(まとも追加で国税庁から情報が出る可能性もありますし。税務調査での対応もまちまちでしょう。今回の記事は、現時点(2021年9月)の考えであり、国税庁の情報を元に解釈したものです。実際にどうするかは、また違ってくる部分もあるでしょうから、この記事を随時更新していきます。YouTubeにもアップしました。Kindle本を中心に。夕方は個別コンサルティング(うけるほう)。ひとり社長の経理の基本』の重版の連絡をいただきました。お買い上げいただいた皆様、ありがとうございます。エヴァンゲリオン』をミス。Twitterで情報収集し、別サイトでも予約を受け付けていて、無事予約できました。最近狙っていて品切れだったものも無事購入。タイミングがよかったです。・Instagram『1日1新』エヴァストアとある個別コンサルティング■娘(4歳5ヶ月)日記→Kindle『娘日記』ヨドバシカメラやビックカメラによく付き合ってもらうので(最近は少ないのですが)、テーマソングを聞くと、「え、もしかして......。