東京海上日動システムズ顧問2013.08.08コピーしましたPR当社でシステム基盤の開発・保守などを担う「ITサービス本部」に、保険申込書といった書類のデータ入力業務を運営するチームがある。このチームが業務改革のために「フューチャーセンター」の仕組みを試してみたところ、「まるで魔法をかけられているかのように」課題と改善案が整理できた。「おおげさな」と思う読者の方もいると思うので、議論の一部始終と二人の感想をお伝えしよう。筆者が所属する保険業界では、保険の契約者や申込者から様々な書類を受け取り、その内容をシステムに入力することで、事務処理が進んでいく。当社には、こうしたデータ入力業務を担う専門チームがある。このチームは、システムの開発・保守の際に、アプリケーションの設計・開発チームからデータ入力の対象となる書類の改定などについての提案を受け付け、その提案をレビューする。改訂内容が確定したら、設計・開発チームによるテストを支援し、本番サービスを提供する。チームに所属するのは、池田さんと熊谷さんの女性二人だ。今回、このデータ入力業務を対象に、書類変更の受け付けからサービス提供までにかかる日数を短縮できないかと検討してもらった。データ入力業務については、以前から上司に「改革してみよう」と指示されたり、あるいは自分たちで「改善してみよう」と考えたりしたことがあった。いい案がまとまらなかったという。そこで今回は、試しに「フューチャーセンター」の仕組みを適用してみたそうだ。フューチャーセンターとは、難しい問題について、未来を想像しながら対話によって解き明かすための場のことだ。特定のテーマにかかわるすべてのステークホルダーが一堂に会し、発想力を駆使して、創造力と情熱を主体的に生み出すのが目的である。データ入力業務について、フューチャーセンターで2時間半のワークショップを2回実施しただけで、大きく一歩を踏み出すチャレンジテーマが浮き彫りになったという。二人の感想コメントをベースに、ワークショップの一部始終を報告しよう。ワークショップの参加メンバーは全部で5人。池田さん、熊谷さん、二人の先輩と上司に、「ファシリテーター」である。ファシリテーターはワークショップの運営者だ。会社から歩いて2分のところにあるビルが、その場である。フューチャーセンターに向かいワークショップを始めるまでと開始直後の二人の感想から。会社から一歩出ることによって開放感が感じられた会議というよりも対談している感じで、堅苦しさがなかった緊張をほぐすため、お互いに愛称で呼び合ったりゲームをしたりすることで、上司が同席している感覚がなくなってきた間違いを恐れず何でもまずは言う、人の意見を否定しない、などの基本ルールが説明されて、5人の一体感が生まれたと思うファシリテーターが第三者であり、考え方や議論の組み立て方を客観的な立場でリードしてくれたために、いろいろな意見を言うことができた会社での普段の会議とは、まったく違う「場」がいいらしい。多くの人がそうであると思うが、上司との関係もあり、会社ではあまり本音で問題点を言えないものだ。できそうもないことを提案するのも難しい。このワークショップでは、会社で働くときのフォーマル感を脱ぎ捨てていることで、思っていたことが大胆に言えたようだ。人の意見は否定しないというルールがあることで、普段は「違っているかもしれないから言わないでおこう」と考えることでも、素直に言えるようだ。この記事は会員登録で続きをご覧いただけます。次ページでログインまたはお申し込みください。【第13期】8回のセミナーでリーダーに求められる“コアスキル”を身につけ、180日間に渡り、講師のサポートの...IT法務リーダー養成講座システム開発・運用に関するもめ事、紛争が後を絶ちません。人手不足に悩み、働き方改革の必要性が問われるIT企業。日本初のデジタルバンク「みんなの銀行」誕生の軌跡に学ぶ「みんなの銀行」という日本初のデジタルバンクをつくった人たちの話です。「次の一手」が分かるDXの祭典。2023年6月に大阪で開催します。情報変更・解約6/1開催ウェビナー『ChatGPTは我々の仕事をいかに変えるのか?。