人事情報の一元化から始めるバックオフィス改革。複数の「Excel」ファイルに人事情報が分散していたため、必要な情報を探すのに時間がかかっていた手作業ならでは煩雑さによる業務負荷がかかっていた「不動産とテクノロジーの融合が未来のマーケットを切り開く」をミッションに、不動産投資サービスを展開するロードスターグループ。2012年の会社設立後、2014年には日本初の不動産特化型クラウドファンディングサービス「OwnersBook」をリリースするなど、意思決定のスピードと業務推進力を強みに急成長を続けています。マネージャーの久保千春様に、活用方法や導入後の効果、今後活用したい機能などについて話を伺いました。複数のExcelファイル運用が限界に...。従業員情報の一元管理が必要だったーHRMOSタレントマネジメントを導入されたのはいつでしたか。導入以前にはどのような課題があったのでしょう。佐藤:人事情報の一元管理を目的に、2020年に導入しました。それまでは従業員別でフォルダに情報を格納しており、人事情報も目標管理もExcelファイルで運用していました。入社手続き時には、入社者にファイルを紙で印刷してもらい、手書きで記入してもらったものを人事が手入力するというアナログな運用でした。久保:従業員情報は、内容の性質ごとにExcelファイルがあり、情報が散らばっていました。従業員Aさんの情報を探す際、「基礎情報はこのファイル」「資格情報はこっちのファイル」と複数ファイルを開かなくてはならず、必要な内容にたどり着くまでに時間がかかっていました。社内からの問い合わせ(例えば住所変更の際はどんな手続きが必要かなど)も多く、回答対応にも手続き対応にも時間をとられていました。お送りしていたのですが、手入力による転記作業のため業務負荷がかかっていました。佐藤:もしその月に中途採用で入社するメンバーがいれば人事は残業して対応する、という運用だったため、生産性の低い状況でしたね。システム化して状況を改善しようと5社ほど比較・検討を始め、HRMOSタレントマネジメントの導入を決めました。ー複数ある選択肢の中から、HRMOSタレントマネジメントに決めた理由とは?佐藤:HRMOSタレントマネジメントは私たちが求める条件にちょうどマッチしていたんです。さんにお任せしており、上がってきた内容を確認するフローをとっています。そのため、労務管理システムはそこまで必要ありませんでした。従業員は100%中途採用で、かつ、職種ごとの採用をしているため全員がスペシャリストです。社内異動や職種・配置転換があまり発生しないため、配置を検討するための要素よりも人事情報管理がしっかりできる点で、HRMOSタレントマネジメントが最適だと思いました。カスタマーサポートも決め手の一つでした。2020年の導入時のHRMOSタレントマネジメントは、まだまだ発展途上のツールだなと思いましたが、「お客様の声を聞きながら開発に取り組んでいく」という姿勢を、CSのこまめな連絡から感じられました。当社も小さな会社でしたし、私たちもHRMOSタレントマネジメントと一緒に成長していこう、と思いましたね。久保:履歴管理機能が求めているものに合致していたことも重要でした。人事部には、社内のいろんな部署から様々な依頼が舞い込んできます。作成するから、〇年度末時点の情報を出してほしい」などです。HRMOSタレントマネジメントは日付で区切って履歴管理ができるので、すぐに欲しい時点の情報を出すことができとても便利だと感じています。以前は変更が発生する月ごとにExcelのシートを追加していたので、シート別になっている情報をまとめるのに工数がかかっていました。そのストレスがなくなるのはかなりの負担減だと感じましたね。HRMOSタレントマネジメント上で「従業員紹介ページ」を公開。社内のメンバー理解が深まったーHRMOSタレントマネジメントをどのように活用し、どんな業務効率化や社内の変化につながっていますか。久保:入社時の個人情報入力を従業員自身ができるようになったことで、業務負荷の大幅な軽減につながっています。社会保険労務士への連絡用シートの作成も、HRMOSタレントマネジメントからデータをダウンロードすれば必要な情報を連携でき、作成時の煩雑さがなくなりました。中途入社者は例年数名でしたので入社時手続業務は年に数回程度の発生でしたが、2022年は年間20名程度と一気に会社の規模が拡大し、ほぼ毎月入社時業務を行っていました。導入していなかったら、入社前手続きの業務が追いついていなかったのではないかと思っています。佐藤:従業員数が増えてきたこともあり、名前と顔が一致しにくくなってきたと感じていました。そこで、社内におけるメンバー同士の理解を深めるために、「従業員紹介ページ」を作成し、HRMOSタレントマネジメント上で公開しています。広報担当者に編集権限を付与し、各メンバーへのインタビュー、掲載内容のドラフト、HRMOSタレントマネジメント上での公開までの全てのプロセスを広報担当者が一気通貫で対応しています。教訓や趣味などを詳しく掲載しているので、人となりがだいぶ分かるんです。当社ではシャッフルランチや懇親会を定期的に行っています。シャッフルランチで一緒になる人が初対面でも、HRMOSタレントマネジメントの従業員紹介ページに目を通しておけば安心。「初めて顔を合わせたメンバーでも、話せる内容が増えた」と好評です。ほかに、個人情報利用の同意や、雇用条件改定時の本人同意などにワークフローを活用しています。「同意する」というボタンをつけ、本人が押したら人事部に自動通知が届くような仕組みです。以前は、書面を出力して手渡しし、同意の捺印をもらって書面を戻してもらうオペレーションでした。「同意書、出しましたか?」「〇日に出しましたよ」といったやりとりが都度発生していましたが、そうした確認作業やお互いの手間が一切なくなりましたね。ーHRMOSタレントマネジメントのサポート面で役立ったことはありましたか。佐藤:「こういうことがやりたいんです」と相談すると、すぐに教えてくれるのでとても助かっています。導入後しばらくは、定期ミーティングを行っていました。機能改善の要望をかなりたくさんさせてもらいましたが、反映していただいたものも多く、意見したことに対するフィードバックが明確だったのも安心でした。急な組織規模拡大でも、HRMOSタレントマネジメントがあるから対応できるー今後、活用したい機能はありますか。佐藤:人事部は2人の少人数体制なので、できる限り効率化を追求したいですね。アカウントを付与してもらうなどができるようになればいいなと思います。勤怠ツール等とのAPI連携等が進む事も期待しています。人事としての取組みも増やしたいと思っています。2021年から導入している評価管理機能を使った目標管理や今後使用する個人コンディションサーベイも有効活用し、より良い組織づくりを進めていきたいです。ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。佐藤:Excelでの情報管理を続けている企業でしたら、日々の業務がかなり楽になり、コスト削減につながると思います。当社のように、年間採用人数が一気に増えるような拡大期の企業では、急な業務負荷が増えることも多いでしょう。HRMOSタレントマネジメントがあれば、人事の人数を増やさなくても業務を回すことができます。自分たちでカスタマイズできる余地が多いので、自社にあった運用を実現したいと考えている担当者にもおすすめしたいです。ワークフロー活用による、人事側の業務負荷の削減ができた似たような採用課題がある、気になるがシステム導入にハードルを感じている、もっと具体的に聞いてみたい等、お気兼ねなくご相談ください。評価制度と人材データを集約し、人事業務の大幅削減と従業員同士の理解につながっているトラボックス株式会社パルスサーベイ/組織診断サーベイを通じた組織と個人の対話を実現。人事情報の一元化から始めるバックオフィス改革。人事管理は従業員データベースが肝になる。株式会社LASSIC煩雑な入社者からの情報取得手続き業務を1クリックで実装。従業員の活動履歴を追い、タレントマネジメントの実現へ株式会社ユニクエスト従業員の情報がすぐに見つかり、業務効率アップ。情報はすべて人にひもづけ、HRMOSタレントマネジメントで管理していく株式会社メック講師と従業員の2軸で情報を管理。細かな入力項目の設定とアカウントの付与、閲覧制限がスムーズな運用につながった滋慶学園グループ目標評価ツールを刷新し、未来の活躍人材を発掘する環境を構築。適材適所の実現へ株式会社ユニークワン1on1は「組織目標を達成するための場」。1on1レポートやアジェンダ作成機能の活用が、1on1の質の向上につながった株式会社デジタル・ナレッジ従業員データに関する問い合わせが急減。technologies社員数増加に伴い「一元管理」が不可欠に。EXPRESS株式会社これまでは複数の営業所がおのおのの社員情報を紙で管理。法律事務所オーセンス「Excel」での管理から脱却。/新卒採用をご検討中の企業様向け法人・審査制M&AマッチングサイトM&Aサクシード。