前回のお話では、Inboxの処理におけるルールはバッチリかと思います。これで、Inboxの処理の準備が整いました。ここからは、そのInboxの処理の方法についてお話ししていきます。Inboxの処理では、Inboxの中身1つ1つの内容の性質を把握して、それぞれ適切に分類していきます。今回の処理の判断基準は、「アクションを起こす必要があるかないか」です。■アクションが必要ないものを取りだすVol.1でも言ったとおり、Inboxに入っているのはタスクだけではありません。その中には、アクションが必要でないものも含まれていると思います。アクションが必要でないものは、大きく3つに分けることができます。3つが、アクションの必要ない物になります。私はInboxをEvernoteに作っています。Inboxの中身を適切なノートブックに振り分けることが、具体的なInboxの処理方法になります。それぞれご説明していきましょう。■ゴミゴミとは、言葉のとおりです。何かアクションをする必要もないし、参考資料としての価値もない。いうものは、Deleteボタンを押して、ノートを削除してしまいます。保留とは、今すぐのアクションが必要ないものです。これには大きく2つのカテゴリーに分けることができます。◇Somedayリスト例えば、私がInboxに投げ入れた「字を綺麗にかけるようになりたい」は、すぐのアクションは必要ない。いつか手をかけたいものです。漠然と「いつかやりたいなぁ」と感じるものですね。いうものは、私は「Wantノートブック」に入れてあります。Wantノートブックには、必要なアクション毎にノートブックをスタックしています。それが、どこかに行くのか、ほしい物なのか、はたまた読みたい物なのか等々。いうものは、レビュー(振り返り)をするタイミングを自分で作り、折をみてチェックしておきたいですね。◇タイミングが来たらチェック頂いたメールで「今度のアポイントの前日に、改めてチェックしておけばいい」というものもあります。いうものは、自分でリマインダーを設けるか、スケジュールに組み込んでおくと忘れにくいです。私の場合、まずEvernoteの「カレンダーノートブック」に入れます。共有用のURLをコピーして、Googleカレンダーのメモ欄にペーストしています。しておけば、そのタイミングですぐに見返すことができるので便利です。資料とは、特にアクションを起こす必要のないものです。気になるウェブクリップだったり、本を読んだ時の感想だったり。いったものは、それぞれ適切な場所に補完しておきましょう。私はEvernoteのノートブックで管理しています。▼コチラが、私の整理の仕方。【Evernoteが続かない3つのメンドクサい】第2話:整理整頓がメンドクサいを解消する。大切なのは、必要なときに必要な情報を取りだせること。これが達成できるなら、もちろんEvernoteに固執する必要はありません。■まとめ◇アクションが不必要なものは3つに分けられる。ゴミ・保留・資料の3つ。◆役立たないものはゴミ箱へ捨てる。「いつかやりたいこと」はSomedayリストへ。特定の日付でチェックしたいならリマインダーを。◆資料は、すぐ取りだせる場所へ補完しておく。■あとがき今回のお話で、地味に大事なのがEvernoteの共有を利用したテクニック。URLを作れるので、どこからでもアクセスできるリンクを作れる。これは今後も便利に使えます。次からはアクションの必要なものの処理について。その方法を振り返っていきましょう。vol.0】できている気になっているけど、しっくりこない。◇ストレスフリーの第一歩。vol.0】できている気になっているけど、しっくりこない。ストレスフリーの第一歩。前回はInboxへの収集についてお話ししました。これで、頭に引っかかっている事がらは、すべて外部に吐き出せたかと思います。次には、その吐き出した事柄を処理(仕分け)していきます。その内容が、タスクなのか資料なのか、はたまたゴミなのか。これを判断して、適切に処理していくのです。その前に、Inboxの整理におけるルールについてお話ししましょう。私がInboxの整理をするときは、3つのルールを遵守しています。このルールに則って行わなければ、効率性が失われるだけでなく、抜けや漏れの原因にもなってしまうのです。■ルール1:重要性の判断はしないInboxの処理をするにあたって、その中身の重要性を判断するのは、まだ先です。「コッチの方が大切だから、先に処理してしまおう」と、優先順位をつけてはいけないのです。自分の意図によって選んで処理をしていけば、必ず後回しになる物が出てくるからです。それは、抜けや漏れの原因になってしまう。Inboxの処理をする際は、中身の重要性を無視するのがルール。具体的に言えば、上から順番に処理していきましょうってことです。私はEvernoteのノートブックに「Inbox」を設けています。この場合は、上から順番に処理していくことがルールになります。■ルール2:複数の処理を同時に行わない処理をしていると、どうしても仕分けする先に迷ってしまうことがあります。...いや、もしかしたら将来役立つかもしれないから、資料か。やって悩みつつ、ふと横に目をやると、カンタンに処理できそうな物が目に飛び込んできました。「こっちから先にやろうかな...。」でも、この誘惑に負けてはダメ。これでは、ルール1を破ってしまうことになります。すれば、後回しが発生します。一度後回しにしてしまうと、再度それに手をつけるのに、最初のとき以上のやる気と集中力が必要になってしまう。処理をするときは1つ1つに集中しましょう。■ルール3:Inboxは空にするInboxの処理には、それなりの労力と時間を要します。言って途中で止めてしまうのはダメなんです。Inboxは空にして終わらせなければ。ルール1とルール2がありますので、Inboxの処理は上から順番に、そして1つずつこなしていきます。これを途中で止めてしまったら、どうなるか。次の日には、また新しい事柄がInboxに降り注いできますので、昨日残した物は下の方に埋もれてしまいます。そのまま今日もInboxの処理を始め、また途中で止めてしまった。これを繰り返していると、絶対に辿りつけない事柄が発生してしまうのです。辿りついた頃には、その埋もれた事柄の締切りが過ぎてしまった。そんなコトが、起こり得るわけです。Inboxの処理を始めたのなら、Inboxが空になるまで続ける必要があるのです。■あとがき次回からは、具体的なInboxの処理についてお話ししていこうかと思います。GTDの本を読みなおして、「できてなかったなぁ。」と言うのが今回の項目。我流でやっていました。読み直すと、いろいろと発見があるものですね。やって、自分で改めてまとめ直すと、いろんな発見があって面白いです。-プロフィールAuthor:bamka_t++----------++東京在住のウェブディレクター。1986年5月21生。黒髪天然パーマがトレードマーク。iPhone・Mac・WebServices。これらを使った生活に活かせる実用的な活用術をご提供しております。公務員叩きに物申す!こんな記事が人気ですNewSwitch10月の月間人気記事を一挙にご紹介!iPhone5系がやっぱり人気。(09/10)楽して家計簿。レシートを読み取って自動記入するiPhoneアプリ「私の家計簿」がオススメです。(08/04)[Mac]使い方に合わせた2つのタイプの無料Twitterクライアント。