06/20]5ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。06/19]タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。(Wed)重要なお知らせブログ移転のお知らせ!▼当ブログは移転しました!新しいサイトは以下となります!!http://bamka.info▼お手数おかけしますが、RSSの再登録もお願いします!!http://feeds.feedburner.com/bamka▼前回のエントリー5ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。前回お約束したとおり、今回のエントリーでは私が行っているプロジェクトの管理方法を、具体的にご説明していきます。人それぞれに合った方法がありますし、私もこれがベストだとは思っていません。これからも改良の余地はあります。今のところコレで上手く運用できていますので、満足はしています。ご参考になれば嬉しいです。■プロジェクトの作り方これは前回のエントリーもご参考にしてみてください。プロジェクトを作るために必要なのは、以下の5つのステップ。1.Why(目的と価値観を見極める)2.Goal(結果をイメージする)3.How(ブレインストーミングをする)4.Plan(思考を整理する)5.Do(次にとるべき行動を判断する)この5つのステップに沿って、プロジェクトは作られていきます。プロジェクトを何処に作るか。これにはEvernoteを利用します。■Evernoteによるプロジェクトの管理Evernoteには、プロジェクト用のノートブックを作っています。▼プロジェクトノートブックこのプロジェクトノートブックの中には、プロジェクト毎に、上記の5ステップに沿って作られたノートが入っています。言い換えれば、プロジェクトの数だけノートがあるわけですね。そのノートの中身は、こんな感じ。▼例:プロジェクトノート▼Evernoteリンクも作りましたので、ご参考にどうぞ。010:引越しの手配ノートの題名には、3ケタのプロジェクトナンバーと、そのプロジェクトの名前を付けています。■Why・Goal・Howプロジェクト作成の5ステップの内、最初の3つ(Why・Goal・How)に関してはラフに仕上げています。それぞれの項目を、箇条書きにしたり文章にしたりしています。▼最初の3ステップラフにやっているとは言え、大切なのは言葉にすること。頭の中ではいくらでも考えつきます。言葉にしようとすると、急に書けなくなる時があります。それは、自分の中で整理がついていない証拠。やって明言化しておくことで、自分の頭の整理を行います。眼に見えるカタチにしておけば、後から見つめ直したり、軌道修正ができますからね。丁寧に説明していきますね。Planの項目とは、つまりは今後のタスクの進め方を記載する項目です。そこにはタスクを列挙していく事になります。タスクの名前は、以下のような感じです。◆001-01:引越しについてのTipsをEvernoteから掘り出す最初の3ケタの数字。これは、プロジェクトナンバーです。次の2ケタの数字が、タスクナンバーです。タスクナンバーを振り分ける大きな理由は、タスクの進行状況を把握するため。タスクには大きく2種類あります。同時進行可能なタスク(垂直タスク)と、順番に進めていくタスク(水平タスク)です。これらを明確にするため、こうやってタスクナンバーを振り分けています。タスクナンバーが2ケタなのも、この垂直タスクと水平タスクを明確にするためにつけています。2ケタの数字の、最初の数字。01と書いてあったら、0の部分。これが、垂直タスクのナンバーです。2ケタの数字の、後ろの数字。01と書いてあったら、1の部分。これが、水平タスクのナンバーです。以下のようにPlanを立てたとします。◆010-01:引越し業者を探す◆010-02:引越し業者に相見積を取る◆010-11:部屋のいらない物をリストアップこの場合、「引越し業者を探す」と「部屋のいらない物をリストアップ」は、同時進行させられます。「引越し業者を探す」と「引越し業者に相見積りを取る」は同時進行させられません。順番にしか行えないのです。これらを明確にするために、タスクにナンバーを振っているのです。■Do(次に取るべき行動)次に取るべき行動を判断するのはカンタンです。タスクにナンバーを付けていますので、その下1ケタが小さいものから行動していけばOK。以下の例であれば...◆010-01:引越し業者を探す◆010-02:引越し業者に相見積を取る◆010-11:部屋のいらない物をリストアップ「引越し業者を探す」と「部屋のいらない物をリストアップ」が、次に行うべき行動です。1つ1つのタスクの処理方法については、また別のパートでご説明していきますので、ここでは割愛いたします。■Done(行った行動)プロジェクトを進行させていく上で、重要なのが行動の記録。行動の記録は、Doの後に続けて書いていくようにしています。水平線を引っ張って、その下に行動の記録を書いていく。していけば、このプロジェクトに関するプランと行動の記録を、同時に見ていくことができます。▼行動の記録は、ノートの下に書き続けていきます。■参考資料プロジェクトを進めていく上で、その都度参考にしたい資料なんかもあると思います。私は、「資料」というノートブックを別に作り、その中に参考資料を放りこんでいきます。必要な資料のリンクを、プロジェクトノートに貼り付けていく。すれば、いちいち資料を探す手間はいりません。資料の整理をする必要もないので便利しています。▼リンクを作りたいノートで右クリックし、「ノートリンクをコピー」を選択。▼プロジェクトノートの好きなところに貼りつける。■まとめ今回のエントリーをまとめたノートを共有しました。以下のリンクから閲覧することができます。000:プロジェクトの進め方ぜひご参考にしてみてください。■あとがきプロジェクトの管理は、私が一番苦手としている部分です。放りっぱなしになったり、次にするべき行動の判断ができなかったり。ダレてしまうんですよね。ガントチャートを使ったり、Toodledoなどのタスク管理サービスを利用したりもしました。現在はこの、テキストを利用したプロジェクト管理に落ち着いています。シンプルで分かりやすいのと、アクセスしやすいって言うのが理由ですね。Toodledoも利用していますが、ここでプロジェクトを管理はしていません。Toodledoで管理しているのは、次に起こす行動のみなのです。これについては、また別のエントリーでご説明しますので、お楽しみに。◇ストレスフリーの第一歩。◇タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。◇5ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。Vol.5】(お役に立ちましたら、はてなブックマークお願い致します!!)◇コメント頂けたら幸いです!!ご質問などもお気軽に!!GTDComment(0)Trackback(0)5ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。(Tue)重要なお知らせブログ移転のお知らせ!▼当ブログは移転しました!新しいサイトは以下となります!!http://bamka.info▼お手数おかけしますが、RSSの再登録もお願いします!!http://feeds.feedburner.com/bamka▼前回のエントリータスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。前回は、Inbox内の「アクションが必要なもの」を分類するために、アクションの数で分けるお話しをしました。そこでお話ししたのは、「プロジェクトは、タスクの集合体」ということでしたね。2つ以上のアクションが必要であれば、それは「プロジェクト」となるわけです。すると、プロジェクトというのは、実は意外と多いものです。そこで今回は、どうやってプロジェクトを作ればいいのか。それについてお話しします。綿密なプランニングさえあれば、頭にある「気になること」を追い出すことができ、毎日を安心した気持ちで過ごすことができます。そのためにもまず、正しいプロジェクトの作り方、プランニングの仕方を知ることが重要です。Customs}])プロジェクトそのものは、実行することはできません。実行できるのは、プロジェクトを達成するために必要な、具体的な行動の1つ1つ。このタスクを1つ1つクリアしていくからこそ、プロジェクトが進んでいる実感を得られるのです。すべてのタスクをクリアした時に、求めていた結果を得ることができる。行動の積み重ねによって、目的を達成できるわけです。踏むべきステップが目に見える。逆に言えば、そのステップを踏めば、求める結果を得ることができる。これが、日々の安心感を生むためには不可欠なんです。jetheriot}])例えば、「Aさんとディナーの約束したなぁ」という内容が、Inboxにあるとしましょう。Aさんとのディナーを達成するためには、複数のアクションが必要です。このプロジェクトのプランニングをしないでいると、頭の中にはとめどなく不安が流れこんできます。Aさんに都合のいい場所ってどこだろう。結局、こんなことが頭を駆け巡ってしまい、日々の生活の中で常に気にしてなければいけなくなります。頭の中に何かが残りつづけるのは、求める結果と次にとるべき行動が明確になっていないか、それらのリマインダーが定期的にレビューできるシステムに置かれていないことが原因である。何を、どういう順序で行えば、目的を達成できるのか。その道筋を立てていないと、闇雲に暗闇を歩き続けることになります。逆に、進むべき方向と、踏むべき道筋を立ててしまえば、あとは足を動かすだけ。機械的に身体を動かせばいいだけなのです。プロジェクトのプランニングは大切なんですね。プロジェクトをプランニングするには、どういうステップを踏めばいいのか。それには5つのステップが必要です。今回は、Aさんとのディナーを実現するまでの過程を例にとってみます。.sarahwynne.}])そもそも、何故Aさんとのディナーをやるのか。これがまず最初にあるべきです。約束をしたから?いや、それならきっと「約束を守りたいから」が理由になります。他にも「Aさんと会話をする場を作りたいから」かもしれません。そもそも何故このプロジェクトが、自分にとって必要なのか。その目的と、自分の価値観を見つめ直します。このステップが何故重要なのか。それは、今後すべてのステップは、このステップに向けて発進されるからです。目的が違えば方法が違う。価値観が違えば結果が違う。自分が得たい結果があるのなら、最初に目的と価値観を明確にしましょう。ないと、最後の最後になって「こんなはずじゃなかった...」と落胆する原因となります。Corsini]}])自分が得たい結果を、頭の中で創造します。「Aさんが和やかに笑っている様子が浮かぶ。私と2人で、時間は夜かな。店の雰囲気は、静かで清潔感のある場所だなぁ。...」こんな感じで、自分が得たい結果のイメージを思い浮かべるようにします。得たい結果を具体的に思い浮かべるほど、次のステップで出てくるアイデア・懸念事項・リスクなどが想定しやすくなります。自分は最終的にどんな状態になっていたいのか。それを頭の中で形作り、明確化しておくことが大切です。-}])得たい結果が想像できると、その結果に向かって、脳は勝手に別の想像を始めます。「Aさんの都合は、いつなら大丈夫だろう」「お店の定休日や時間は?」「エリアはどこらへんにしよう」「待合せはどこにしよう」「そういえばAさんって、タバコ吸ったっけ?」「あれ、誕生日近かったような...」あなたの脳は、望んでいることと現在の状況の間にギャップがあることを認識し、そのギャップを埋めるための手段を自動的に模索しはじめる。ストレスフリーの整理術ただし、この時の想像はかなり自由奔放。あっちにいったり、こっちにいったり。ワガママに働き続けます。ここでの想像に制限をかけてはいけません。思い浮かぶままに想像し、それを文字に残しておきましょう。整理は、このあとじっくりするので大丈夫。可能性をガンガン出すことが大切です。loungerie}])ブレインストーミングで出てきた数々のアイデア。これを整理することが、プロジェクトのプランニングのスタートです。レストランの予約かなりアバウトですが、こんな感じになりますかね。どんな順序で行動を起こせば、ゴールに到達できるのか。それを組み立てていきましょう。あるタスクが終わらないと実行できないタスクもあるでしょう。逆に、同時に進行できるタスクもあるでしょう。これらを上手くまとめて順序よくステップを決めていき、ゴールへの道筋を決めておく。これができれば、あとは実行するだけです。その道を踏めばゴールへ向かえると、今ココで決定したのですから。あとは何の心配もせず歩くだけ。それだけで、ゴールに到達できると今決めたのです。nattu}])プランニングが道筋なら、行動は足を踏み出すことです。実際に行動にしていきましょう。できることは、ディナーをする日付と時間を3つリストアップすることと、エリアの決定ですね。それが終わったら、アクションの結果の記録もお忘れなく。■まとめ<プロジェクトのプランニングにおける5つのステップ>1.Why目的と価値観を見極める。2.Goal結果をイメージする。3.Howブレインストーミングをする。4.Plan思考を整理する。5.Do次にとるべき行動を判断する。■あとがき今回は、プロジェクトの作り方についてお話ししました。概念的な内容になってしまいましたね。次のエントリーでは、私が具体的にどうやって進めているかお話しします。EvernoteとToodledoを利用した方法ですので、ユーザーにとってはお役に立てるかと思います。プランニングは、正直めんどうくさいです。時間もかかるし、プラン通りに進まないことだってある。道筋を定めないで場当たり的に行動していると、結局目的に辿りつけなかったり、得たい結果が得られなかったりします。時間を作って、しっかり練るようにしたいですね。◇ストレスフリーの第一歩。◇タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。Vol.4】(お役に立ちましたら、はてなブックマークお願い致します!!)◇コメント頂けたら幸いです!!ご質問などもお気軽に!!GTDComment(0)Trackback(0)タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。前回までの話で、Inboxにある「行動が必要ないもの」の処理は終わりました。これからは「行動が必要なもの」についてのお話です。行動が必要だと言っても、その性質は様々です。今できるものもあれば、特定の条件下でしかできないものもあります。他のタスクが終わらないと始められないもの等、その性質は千差万別。これらをゴチャゴチャにしたままでいると、抜けや漏れの原因になるだけでなく、タスクを実行するタイミングさえ逃してしまう可能性があるのです。「行動が必要なもの」を細かく属性分けしていくことが重要です。考えると、Inboxの整理は「タスクの属性分け」だと言えますね。これからは、この属性分けを1つ1つ順番に行っていくことになります。最初のステップとして、それが1つのアクションで完結するのか、それとも複数のアクションを必要とするのか。それを判断しましょう。■タスクの定義ここでまず、「タスクとはなんぞや?」と迷ってしまわないように、定義付けしておきましょう。タスクとは、目に見える物理的な行動です。「旧友との飲み会をセッティングする」というのは、タスクとは言えません。”セッティング”というのが曖昧だからです。これを物理的な行動に落としこむとしたら、「招待メンバーのリストアップ」や「飲み屋の予約」となるでしょう。物理的な行動である必要があるのか。次にとるべき具体的な行動を決めておかないと、そのことが意識にのぼってくるたびにもやもやした気持ちになり、ますます行動から遠ざかってしまう。ストレスフリーの整理術ということだからです。ここで一つ気をつけなければいけないのが「決断」という性質のもの。これは、タスクには成り得ません。物理的な行動ではないからです。「明日行うべき行動を決める」とあっても、これをそのままタスクリストに入れてはいけません。物理的な行動としては「明日行うべき行動を手帳に書き出す」となるわけです。行動を設定しないことには、タスクは前に進まない。これが、とても大切です。■複数のアクションが必要か?それではここから、「1つのアクションで完結するもの」か「複数のアクションが必要か」を判断し、分けていきましょう。「1つのアクションで完結するもの」は、読んで字の如くです。「Aくんに電話する」とか「ツメを切る」など。それ1つで完結するものですね。逆に複数のアクションが必要なものは何か。これは先程の「旧友との飲み会をセッティングする」というようなものです。セッティングするには、いくつかのプロセスが必要になるはずです。メンバーを選定し、メンバーに連絡し、スケジュールをフィックスし...。これが「プロジェクト」になるわけです。プロジェクトとは、つまりタスクの集合体。ゴールが「旧友との飲み会を開催する」ことになり、それを達成するための物理的な行動を列挙すれば、それがプロジェクトにおけるタスクリストになるわけですね。■単体アクションもプロジェクトの一部かもしれない1つのアクションで完結するもの。それも掘り下げて考えると、プロジェクトの一部かもしれない。これも、見逃せない視点です。先ほど「Aくんに電話する」というタスクを例に出しました。この要件が、ただの雑談であれば構いません。これが「今度の飲み会の幹事をお願いする」のが要件だとします。するとこのアクションが、実は「飲み会を開催する」というプロジェクトの一部であることが分かります。いうコトが、割と日常にありえます。考えると、自分が抱えているプロジェクトが意外と多いことに驚くかもしれません。タスクとは何かの目的を達成するためのアクションであることが多い。プロジェクトの数が多いのは必然とも言えますね。■プロジェクトの粒度を考えるもう1つ、プロジェクトかどうかを判断するに当たって考えるべき視点があります。それが、プロジェクトの粒度です。1つのアクションで完結するものであっても、それを細かくしようと思えばどこまで細かくできてしまいます。「Aくんに電話する」というのも、細かくすれば「電話帳からAくんの電話番号を調べる」「受話器を手に取り、番号をプッシュする」など、いくらでもできます。これをやることが非常に非効率であることは、感覚で分かると思います。どこまでがプロジェクトで、どこまでが単体タスクなのか。分からなくなってきました。そこで、自分の中の明確なものさしを持っておくといいでしょう。そのタスクにかかる時間で判断してもいいかもしれません。「45分以上かかるタスクは、細かく分ける」とか。このものさしは、自分で見つけることが大切です。参考としては、タスク管理の鬼であるjMatsuzaki氏のエントリーが役に立つかと思います。旧jMatsuzaki■タスクはToodledo、プロジェクトはEvernote。タスクとプロジェクトの判断・区別ができたら、それぞれ適切な受け皿を用意しましょう。私の場合、タスクは全てToodledo、プロジェクトはEvernoteで管理するようにしています。タスクはそのままToodledoに追加し、プロジェクトはEvernoteにノートブックに放り込みます。先程も言ったとおりプロジェクトはタスクの集合体です。プロジェクトにおける行動も、最終的にはToodledoに入り込んでくることになりますね。ToodledoとEvernoteでの管理方法については、「プロジェクトの進め方」についてエントリーを今後書きますので、そこでお話しします。今回は、タスクとプロジェクトを判断・区別し、それを適切な受け皿に放り込むところまでやりましょう。■あとがき今回の話は、実は私が苦手とする部分でもあります。どこかと言うと、プロジェクトの粒度の部分。粒度が大きすぎると、そのタスクを実行するための気力と労力が大きくなってしまう。手付かずになり、後回しの原因となってしまう。逆に粒度が細かすぎると、今度は確認や進捗の記録を細かく取らなければならず、非効率になってしまいます。先程は、自分のものさしを持つことが重要だと言いました。長くこなして感覚を養うことも大切なんです。いう意味で、私はまだまだ経験不足。これから自分のスタイルを確立していかないといけないと考えています。次回は、プロジェクトの管理方法についてお話ししようかと思います。