第十九条を除き、以下同じ。)であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。4職員が組織的に用いるというのは、2人以上の職員が閲覧した時点で該当すると解釈されていました。草案の時点では公文書でも、上司に見せた時点から行政文書という扱いになります。ぶっちゃけ文字で解説されてもわかりにくいと思うので、図で出したものがこちらです。公文書等の管理に関する法律上の分類区分なぜ公文書は新文書実務が根拠となっていて行政文書は法が根拠になっているのかというと、公文書等の管理に関する法律では「公文書」という用語の意味を定義していないからです。近しい用語は出てきますがこのような感じです。この法律において「公文書等」とは、次に掲げるものをいう。8全部ひっくるめて「公文書等」になっていて「公文書」だけの用語の意味は定義されていない為、用語の意味はふわっとしています。した用語の為、自衛隊では上記のように扱っていますが行政機関によって意味が異なる可能性が有ります。東京都の場合さて、法律ではこのように定義されている公文書と行政文書ですが、東京都ではどうなっているのでしょうか。この条例において「公文書」とは、実施機関の職員(都が設立した地方独立行政法人の役員を含む。その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。次に掲げるものを除く。2実は、東京都では行政文書の事を公文書と定義しています。そのため、都条例には行政文書という用語は一切出てきません。私は東京都の職員では無いので、本来の意味の公文書がどのような扱いを受けているかは不明です。憶測交じりとなりますが、仮の分類区分をするとこうなります。紛らわしいので以降は法律上の区分で解説をしていきます。東京都は行政文書の事を公文書と定義しているんだな~くらいに思って頂ければOKです。文書」とは法や条例に基づいて登録、保管されている文書の事です。具体的な法や条例はリンクを貼っておきますので確認したい方はどうぞ。具体的には、決裁を受けた文書とそれに付随する資料の事でそれ以外にはありません。どれが付随する資料に該当するかは担当のさじ加減一つで決まる事も多いです。案件によってメールがあったりなかったりするのは担当が資料と判断したか、職場で共有などをして行政文書的な扱いをしたかのどちらかでしょう。基本的に行政文書は全て登録される事になっているので「行政文書」と「文書管理規則上の文書」を分ける意味合いは薄いのですが、行政文書が発生した瞬間に登録する事は出来ません。文書」として登録されるまでの繋ぎ的な立ち位置で存在していると思ってもらえれば大丈夫です。(これ以降基本的に「文書管理規則上の文書」を「行政文書」として表記します)行政文書として登録されるとどうなるかこれらの法にや条例に基づいて登録されるとどうなるかというと、決められた項目ごとにファイルに綴り、指定された年数保存した後廃棄されます。保存期間は、恒常的な業務に関する事なら1年とかお金に関する事なら5年と基準が決まっています。開示請求や訴訟などのトラブルがあれば保存期間は延長されますが、通常はあり得ません。行政機関の本音と建前なぜ文書がこんなに色々と分けられているのかというと本音と建前の部分があります。建前お役所には正式に決裁された文書以外は存在しません。議事録などの正式な文書の体を成していないものでも、メインとなる文書の決裁を受ける時に正式な文書として扱われます。正式な文書以外は一切存在せず職員の頭の中に全ての資料が入っていて、業務の度に0から文書が生み出されています。本当にそんな事が有りえるでしょうか?本音んな訳ねぇだろ!去年の文書引っ張ってきて数字変えただけ、雛形の文書をチョコチョコ弄っただけで済ませた業務なんか山ほどあるわ!文書を作成した担当は日頃から色々な資料を収集し業務の参考にしています。どの会社や組織でも頼れる相棒のトップを争う「前任者からの申し送り資料」というものは存在すると思います。前任者からの申し送り資料なんていうのは前任者と後任者の2名が閲覧する資料なので、公文書等の管理に関する法律の「当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているもの」という定義にモロに引っかかります。本来は前任者からの申し送り資料は行政文書として扱わなければなりません。なっていない理由をこれから説明していきます。行政文書以外に公文書という区分が存在する必要性なぜ行政文書として扱われるべき資料などが行政文書として扱われていないかというと、先述の通り行政文書には保存期間が定められているからです。昔は文書の保存期間に「永久」という区分があったのですが、それが撤廃され最大でも30年となっています。文書の重要度ごとに設定するべき保存期間の基準が定められており、仮に申し送り資料を行政文書とした場合、どんなに頑張って理由をつけてもお金に絡めて5年が限界でしょう。なったら代々引き継がれてきた貴重な資料が5年で廃棄される事になってしまいます。自分はよかったとしても、異動になったら後任の為にまた1から申し送り資料を作り直さなければなりません。申し送り資料にはもう手に入らない文書などが綴られているので、同じものを作成する事は不可能です。「あくまでも自分自身だけが使用するという建前の個人的な資料であって行政文書ではない」という意味合いの公文書は必要です。どんなに紙に歴史を感じても、令和の時代に青焼きの資料を出してきたとしても、業務の為に個人的に収集したという建前を通しきればそれは行政文書ではありません。屁理屈感はありますし検査員の前でここまで強弁できる人間は少数なので、検査の時はちょっとここには書けないような方法でごまかしたりしてます。法律で定めるには扱いが難しすぎるし、黙認すれば何でもアリになってしまい文書の適切な管理・保管に影響が出過ぎる。余談ですが自衛隊では個人資料という名目で、過去の通達類の”かがみ”だけを捨てたりして廃棄されたはずの行政文書のコピーではないというやや苦しい言い逃れをして資料を保存しています。個人資料は各人の机に入るだけしか持てない事になっていますが、私の担当業務では精査して減らした後でも折り畳みコンテナ2個分の量があったので、とても個人の机に入りきりませんでした。東京都は行政文書の事を公文書と定義付けていますが、これらの理由から公文書?に該当する資料や書類は間違いなく存在します。これらの公文書を開示請求で引っ張り出す事が出来るかと言われれば、それはNOです。開示請求によって開示の対象となる文書は文書管理規則上の文書(行政文書)のみです。これはもう法律で定められているのでどうしようもないです。その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。次に掲げるものを除く。第五号の政令で定める機関にあっては、その機関ごとに政令で定める者をいう。)に対し、当該行政機関の保有する行政文書の開示を請求することができる。行政機関の保有する情報の公開に関する法律それ以外の公文書や個人資料は行政文書として登録していないので開示する必要はありません。防衛省にはメールを行政文書として扱う文化はありませんでしたが、東京都でもメールはよほど重要だと判断されない限り登録されないと思われます。メールのやりとりを開示請求したという話も聞いた事が有るのですが、上記の通り行政文書では無いので開示請求の対象外となる確率が極めて高いです。我々一般市民がそれらを知る術はあるのか?という疑問も出るかと思います。全ての文書を行政文書にする事は出来るのか結論から言いますと無理です。暇〇茜さんがアスナと結婚するくらいあり得ない話です。言えば、行政文書として登録する作業はわりと面倒です。一度登録してしまうと変更出来ないので、自衛隊では文書係のチェックを受けてOKが出たら登録という処理をしていました。メールのやり取りやちょっとした会議のメモまで行政文書として扱ってしまうと、1の業務に3も4も手間がかかり、ただでさえ貴重なリソースを適切に運用しているとは言えません。締め付けすぎると絶対に地下に潜ります。自衛隊では、文書管理を厳しくした結果こんな現象が起きています。注意などのファイルは一切所持していませんこんな状態で仕事なんかできる訳ありません!!!!検査当日は「早く見に来てさっさと帰れ、仕事が出来ないだろ」と規則を決めた人間と検査官を呪っています。(進まなかった仕事はサービス残業や休日出勤で対応します)ただでさえ文書管理業務は、本来業務とは関りがないクセに時間も手間もかかり嫌われています。厳しくなったら仕事の質を下げるか、捕捉されないようにするのは想像に難くないです。書類やメールで履歴を残しておいた方が確実なのに電話で済ませるようになったり、下手をすれば仕事用のGoogleアカウント等を個人で作り、そちらでやり取りをするようになるでしょう。なれば経緯を追う事など不可能になり、法を制定した意味が無くなります。禁酒法のようにできもしない事を押し付けるとアングラ化してしまうので、理想の姿を追いつつ現実とすり合わせるとこの辺りが落としどころだよね。言うラインが現在の形だと思われます。いう訳で、メールの1通まで開示請求をかければ出てくる時代は恐らく来ません。行政の透明性という観点からは出来た方が良いですが、現実的ではありません。あるある(演習編)自衛隊の演習や訓練のあるあるをまとめてみました。クスリとして頂けたら幸いです。時事ネタ自衛隊や消防、海保などで活躍中の熱中症対策アイテム!最近、特に消防が熱視線を注いでいる「ポカリスエットアイススラリー」を紹介します。自衛隊の広大な演習場はどうやって維持されているのか?自衛隊の演習場は、誰がどうやって手入れしているのか解説します。時事ネタ貧困者を利用し税金を吸い上げる貧困ビジネスお金贈れおじさんこと藤田孝典が、前澤氏を利用し炎上商法で潤ってるようなので記事にしました。4区隊が行ったBBQツアーによる新型コロナウイルスのクラスター発生事件について説明します。地域手当などの自衛隊の各種手当について解説していきます。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。※サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。上に表示された文字を入力してください。桜花@元自衛官のブログ.ホーム検索トップサイドバーモバイルバージョンに移動タイトルとURLをコピーしました。