現場管理・オペレーションの負担を軽減ポイント1現場やバックオフィスで生まれるルーティンワークを効率化ダイビングツアーは、海に出る前段階でも様々なルーティンワークが発生します。担当ガイドを誰にするか、そのガイドは当日空いているのかといった手配業務。送迎に使う車両やボートの管理。お客様に渡す器材やレンタル品の管理など。どれも細かく、けれど怠ってしまうとクレームに繋がるものばかり。これらルーティンワークを少しでも効率化できるのもNutmegシステムの特徴です。個々のダイビングガイドを登録ガイド別にツアーやお客様を割り当てる担当ガイドにアサインを共有する参加日当日のお客様リスト、ピックアップ場所を管理する(マニフェスト)参加日当日のお客様リストを作るマニフェストのカスタマイズピックアップ(送迎)情報を知る車両・ボート・器材を管理するダイビングツアー用の車両の定員や外部依頼を管理するダイビングボートの管理に使う水中カメラやダイビング器材などの管理に使うまとめダイビングガイドのシフト・担当ツアー・勤務スケジュールを管理ダイビングショップには、常勤・非常勤のダイビングインストラクターやダイブマスターがいらっしゃると思います。ダイビングのために実際に海に出ることができるスタッフの勤務状況や、勤務可能日を予約の度に調整していては時間がかかってしまいますし、効率的ではありません。ダイビングガイドの勤務管理をシステムで行うことができるので、誰にどのツアーを担当してもらうのか、アサインが分かりやすくなり、ショップオーナーの負担を軽減してくれます。個々のダイビングガイドを登録ショップに所属するダイビングガイドを登録します。氏名、勤務スケジュールの他に、メモ欄もありますので、例えばダイビングライセンス種類やダイビング保険の期日などを登録しておけば、会社としても細部まで把握して適切なアサインやライセンス更新管理を行えます。氏名・勤務スケジュール海に出るスタッフは、氏名と勤務スケジュールを登録しておきましょう。勤務日や時間が契約上決まっていると登録はすぐに済みます。登録したスタッフは、スタッフ一覧から確認ができ、勤務日や氏名での絞り込み検索も可能。多くの非常勤ダイバーがいるお店などでも、お願いしたい日にどのダイバーが空いているのか、調べるのがとっても楽になります。勤務スケジュールをシフト管理として使用することもできます。2月1日~2月28日は火・木・土出勤のように、設定が可能。担当ガイドにログインIDとパスワードを付与しておけば、ガイド自身での更新もできます。週替わりでの勤務スケジュール設定は、作業量が増えてしまいますので、外部のシフト管理ツールなどの導入がいいかもしれません。担当ガイドの特徴や、どういったダイビングスタイルが得意なのか、経験本数やライセンス種類などをメモ書きとして残しておけます。インストラクターでないとできないツアー、ダイブマスターでも案系できるツアーがありますので、シフト管理者の参考にすることができます。PADIのようにダイバーが自分で保険加入をしなくてはいけない場合などにも、保険適用期間が過ぎていないかなど重要項目のチェックにもお使いいただけます。ガイド別にツアーやお客様を割り当てるガイド登録が終わったら、実際にツアーやお客様をガイドにアサインします。どのスタッフがどのお客様を担当するかひと目で分かるので、業務量を把握できます。1人のガイドが同じ日に複数回のツアーに対応する場合も大丈夫、開始時間ごとに分けて表示します。勤務日の表示・非表示お客様をガイドにアサインする際に、勤務日のオン・オフから適切なガイドを見つけることができます。4人最大人数の体験ダイビングには経験豊富なインストラクターを、2名の体験ダイビングには、ミドルクラスのインストラクターを付けるなどが一例です。ライセンス種別でアサイン体験ダイビングだとインストラクター以上でないとご案内ができません。ファンダイビングはダイブマスターでもご案内できますし、逆に人数が多いファンダイビングだとインストラクター+ダイブマスターという形になったりもします。スタッフのライセンス種別によりお客様のアサインを決められるので、安全なダイビングツアーの催行に近づきます。開始時間別にリスト表示ダイビングツアーは午前と午後で2回行われることもあります。1日に複数回ダイビングを行うツアーでも、お客様の開始時間を時間別に表示します。ガイドが重複してしまうことが防げるので、便利です。担当ガイドにアサインを共有するお客様の担当ガイドへのアサインが完了したら、最後にガイドへ情報共有をしましょう。非常勤ガイドなど、毎日ショップにいないスタッフへも、メールやURLで当日のお客様情報やツアー内容を送信することができます。メールで共有するお客様のアサイン画面から直接メールで担当ガイドへ情報共有が可能です。出勤していないガイドや非常勤ガイドへの共有に便利です。印刷してガイドへ配布もちろん画面は印刷も可能です。ペンで書き込みをいれたりすることが多ければ、従来の印刷を使った方法が便利な場面がまだまだ多いですよね。csvでエクセル加工リストに補足を加えたり、見せたくない情報を削除したい場合は、エクセルでの加工がおすすめ。リストのデータを直接落とせるので、そのまま編集が行えます。参加日当日のお客様リスト、ピックアップ場所を管理する(マニフェスト)Nutmegではダイビングインストラクターやツアーガイドが当日担当する、お客様リストの総称を”マニフェスト”と呼んでいます。繁忙期には、1日に2回、午前と午後で違うお客様をダイビングに連れていったり、午前中に2名のインストラクターやダイブマスターがツアーに出ることがあります。Nutmegの「マニフェスト」機能を使いこなせば、送迎からガイドの案内、受付やチェックインの対応までカバー可能。ダウンロードリンクをブックマークしておけば、当日の参加者リストを担当ガイドに紙で印刷して配る必要もありません。日々ルーティンで行う作業が減るため、各スタッフがより大切な仕事に集中することができるようになります。参加日当日のお客様リストを作る真夏の繁忙期には、大変多くのお客様が、各ダイビングツアーに参加されます。商品数が多いとそれだけで管理が大変。当日の確実なご案内は満足度を支える大切な要素ですので、失敗しない仕組みを準備しましょう。ツアー・担当ガイド別に表示ショップオーナー・マネージャーに嬉しい機能です。ツアーや担当ガイドごとに当日のお客様を表示します。当日の参加者の中で、「グルーピング」という自由項目で括る機能があります。「当日支払い」グループを作り、該当するお客様を入れておけば、担当ガイドはどのお客様へ支払いをお願いすればいいのか一目で分かります。いったレベル別グループを作って、ダイバーのレベルに合わせた対応ができるように、スタッフに伝える用途も考えられますね!複数ツアーの紐づけもしかしたら、ダイビングの後に観光ツアーと合流するようなスケジュールの商品をお持ちかもしれません。複数のツアーとオペレーションが交わるような場合にも、ツアーとツアーを紐づけておけます。朝はツアーAとしてお迎えして、帰りはツアーBに合流する、といったグルーピングも可能です。繁忙期には担当ガイドも混乱してしまうこともありますので、リスト化しておけば、間違いも減らせます。マニフェストのカスタマイズマニフェストの項目はカスタマイズができるので、ショップの見やすいように変更していただけます。表示項目はプリセットマニフェストに出る項目は最初はプリセットされています。この中から、ダイビングショップ様の運営に必要と思う項目だけ残し、後は削除すればOK!削除したものは戻すこともできます。項目の順序にも各社希望があると思います。ドラッグアンドドロップで項目は入れ替えができるので、お好みにカスタマイズをしていただけます。予約フォームも表示できる予約時に設定した予約フォームも表示可能。「ダイビング本数」や、「最後に潜った日」など予約時の回答をマニフェストに反映ができます。担当ガイドがお客様情報を把握しておけるので、高品質な体験の提供を目指せます。ピックアップ(送迎)情報を知るマニフェストはお客様の送迎情報を含んでいます。誰が何時にどこで待っているのか、一覧で見ることができるので、担当ガイドは予め送迎ルートを決めておくことができます。道路の混雑状況によっては、お客様の滞在先まで緊急連絡を入れることもリスト化されていると迷わず行えます。待ち合わせ場所の表示ダイビングショップの予約担当者がお客様に何時に、どこのどこら辺の場所で待つように伝えたか、マニフェストで表示されます。ホテルのロビー内なのかロビー外なのかの違いで参加できなくなってしまうこともありますので、お客様にどのような情報が伝わっているのか正確に把握することは重要です。団体旅行にも最適グルーピング機能を使えば、別々の参加者を括ることもできます。団体旅行で予約を分けてしている場面などに使いこなせると便利になります。緊急時の連絡にも使える思わぬアクシデントにより、約束していた時間にお迎えに上がれないこともあると思います。約束時間を大きく過ぎてしまうと、お客様を不安にしてしまいますので、滞在先ホテルなどにご連絡を入れると思いますが、マニフェストはお客様の滞在先が明記されているので、余計な手間を必要とせず、最短の行動でコンタクトを取ることができます。車両・ボート・器材を管理するダイビングツアーで使う送迎車両、沖のポイント移動に使うボート、ダイビングをするのに必須な器材や各種レンタル品などをそれぞれ登録・在庫管理ができます。全てのアイテムを登録する必要はありませんが、在庫数が限られているものや、アサインが必要なアイテムは登録しておくと便利です。ダイビングツアー用の車両の定員や外部依頼を管理するダイビングツアーの送迎に使う車両には定員があります。一部のショップでは、送迎を外部の送迎会社に委託したり、旅行会社が行うこともあると思います。いった個別パターンにも対応し、各車両1台につきアサインできる定員を登録、管理することができます。車両の登録ダイビングショップが管理しやすい名称で登録したり、定員数を登録します。メモ欄には、車検期限や保険の有効期限を入れておくと便利です。定員に対して何%埋まっているのかを自動計算して表示します。感染防止対策として70%を基準とするなど、各ダイビングショップの方針を決めて運用すると便利ではないでしょうか。登録できる車両は自社所有の物に限りません。手配できるならばレンタカーや委託業者の車両も登録可能。大切なのは、予約申し込み数にあった、車両が空いているか、キャパシティを管理できているかです。ダイビングボートの管理に使う車両の代わりに、ダイビングボートの管理としてもお使いいただけます。お客様のレベルによってキャパシティをコントロールしたり、人数を集めるためのプロモーションの判断材料にするなど、用途も様々考えられます。車両の登録時と基本は全く同じです。ボートの名称を決め、定員数を設定します。ボートキャプテンに集客状況を共有しておくとお客様のご案内がスムーズになるでしょう。ボート毎に乗船客を一覧表示どのボートにどのお客様が乗船しているのかが一目でわかります。万が一、事故などが発生した際に、落ち着いてリストを見返すなど、記憶だけでなく、こういったリストも使って対応できると安全性を高めることにも繋がります。ボートのメンテナンスにも活用メモ欄を使って、次回のドライドッグの日程を入れておいたり、過去の稼働率を見返して、メンテナンス頻度を変えたりといった、より催行の安全性を重視した運用もできるようになります。水中カメラやダイビング器材などの管理に使うこの機能は、ガイドの勤務スケジュールや車両・ボート管理だけでなく、備品管理にまで応用が可能です。ダイビングの重機材は、ベテランダイバーでないと持っていないことも多く、レンタル需要が高いのですが、数に限りもあると思います。そのような限度数がある備品は、在庫登録をしておくと、オーバーブッキング防止にも繋がります。Proなど)があれば、車両同様に登録をしておくと後々便利です。予約受付のスタッフが変わっても、在庫状況を把握できるため、手配ミスがなくなります。お客様との紐づけで一覧表示どのお客様が、レンタル品をご入用なのか、どの器材を渡したのか、一覧で表示できます。予約手配時の管理にも便利ですし、当日の担当ガイドが迷うことなく、適切な器材をお客様に渡すことができます。利用率分析にも使える器材登録した物は後程CSVで出力も可能。加工して使えば、どの器材がどれくらい使われたのか、何%の確立で予約されるのかといった分析ができます。お客様の満足度を上げたり、売上を上げるための施策としての活用が見込めます。まとめいかがでしょうか?改めて、予約には担当ガイドのアサイン、ツアー車両や器材準備など多くのルーティンワークが発生することが分かります。1名のお客様でも同じ工数が発生するこういったルーティンワークは、極力システムで管理できることが望ましいもの。スタッフ数が多いダイビングショップほど、こういったバックオフィスの管理業務は増えていきますので、今のうちにシステム化を推進していきましょう。