2023/3/16おすすめナレッジ共有ツール13選を徹底解説!得られる効果や導入のポイントも紹介ナレッジマニュアル化ナレッジ共有ツールとは、業務を通して得られた知見・経験を共有するためのツールです。ナレッジを共有するときに重要なことは、個人の中に蓄積した経験値を言語化し、誰もが簡単にアクセスできる状態にすることです。ナレッジ共有ツールを導入することで、ナレッジを一ヶ所に集約しいつでも・どこからでもナレッジを確認することができます。今回は、ナレッジ共有ツールを導入した場合に得られる効果・導入するときのポイントを解説し、最後におすすめのナレッジ共有ツールを紹介します。【目次】ナレッジ共有ツールの導入で得られる効果ナレッジ共有ツールを導入すると企業にどのような恩恵があるのでしょうか。ここでは、ナレッジ共有ツールの導入で得られる効果を3つ解説します。ナレッジの管理が簡単にできる業務効率化が促進される業務スキルの蓄積・標準化が可能1つずつ見ていきましょう。ナレッジの管理が簡単にできるナレッジ共有ツールの導入で得られる効果の1つ目は、ナレッジの管理が簡単にできることです。ナレッジ共有ツールを導入することで、ナレッジの一元管理が可能となります。多くのツールはクラウド上で保存されるため、インターネット環境が整っていれば、リモートワークであってもナレッジにアクセスし編集することができます。検索機能が付いたシステムも多く、知りたいナレッジに短時間でたどり着くことができます。業務効率化が促進されるナレッジ共有ツールの導入で得られる効果の2つ目は、業務効率化が促進されることです。ナレッジ共有ツールで一元化されたナレッジは、アクセスする権利がある社員は誰でも簡単に確認が可能です。業務の工数やノウハウがナレッジの共有によってわかりやすくなるため、業務改善や効率の向上が期待できます。業務スキルの蓄積・標準化が可能ナレッジ共有ツールの導入で得られる効果の3つ目は、業務スキルの蓄積・標準化が可能になることです。ナレッジ共有ツールが無い場合、個人の中に業務スキルが蓄積した状態であったり、自社のサーバーにあるフォルダでナレッジが管理されていたりするケースが多いです。近年リモートワークが浸透したことから、ナレッジがいつでも・どこからでも共有しやすい環境が求められています。ナレッジ共有ツールであれば、時間・場所を問わず業務スキルを蓄積することができるため、ナレッジをベースにした業務の標準化が可能です。ナレッジ共有ツールを導入するときのポイントナレッジ共有ツールを導入するときに押さえておきたいポイントは以下の3つです。最適なコストパフォーマンスが得られるツールを選ぶ社員が使いやすいツールを選ぶセキュアなツールを選ぶ1つずつ見ていきましょう。最適なコストパフォーマンスが実現できるツールを選ぶポイントの1つ目は、最適なコストパフォーマンスが実現できるツールを選ぶことです。ナレッジ共有ツールを導入するときには、目的を満たすと同時に自社の予算に合うツールを選択する必要があります。料金は、ユーザー数・追加機能によって変わります。そのため、自社の規模や導入後の利用イメージを明確にしたうえで、自社にとって最適なツールを選択しましょう。社員が使いやすいツールを選ぶポイントの2つ目は、社員が使いやすいツールを選ぶことです。ナレッジ共有ツールを選ぶときの基準の1つに加えたいことは「実際利用する社員にとって使いやすい」という点です。ナレッジ共有ツールにはシンプルな機能のツールから多機能なツールまで幅広くあります。「機能がたくさんあって便利そうだから」という理由で導入を決めてしまい、導入後使い勝手が悪いことが判明したとします。この場合、高機能のナレッジ共有ツールが社員で利用されなくなり、ナレッジ共有がうまくいかなくなる可能性があります。ナレッジ共有ツールを選ぶときは機能だけを重視するのではなく、実際に使う社員の声を反映しながら検討を進めることが重要です。セキュアなツールを選ぶポイントの3つ目は、セキュアなツールを選ぶことです。ナレッジは企業の財産です。この重要な財産を守るためには安全性の高いツールを選ぶ必要があります。自社のセキュリティポリシーに照らし合わせて、自社に適したツールを選択することが重要です。ナレッジ共有ツールおすすめ13選ここでは多くのナレッジ共有ツールの中からおすすめできる13システムを紹介します。TeamsSlackDropbox1つずつ見ていきましょう。Workspaceは、Google社が提供するさまざまな働き方に対応した生産性向上のためのツールです。ビジネスツールとして日本でも多くの企業が採用しています。Drive」を活用することで、ナレッジ共有が可能です。ストレージ容量が大きく、ナレッジに必要な画像・動画の保存も容量を気にせずできます。Drive内の資料は同時編集が可能なため、社員が編集しながら最新のナレッジを共有できます。Workspaceの特長ドキュメント・スプレッドシートなどビジネスで活用しやすいアプリが揃っているハイセキュリティな状態が維持されている無料トライアルで機能を試すことができる詳細はこちら:https://workspace.google.co.jp/intl/ja/esaesaは、「早めの情報共有」をコンセプトとしたナレッジ共有ツールで、ナレッジとして完璧な状態でないものをアップしチームで協力して情報を仕上げていきます。「WIP(書き途中)」の状態であれば、何度更新してもチームに通知が飛ばないため、メンバーに気兼ねすることなく情報を育てていくことができます。365は、Microsoft社のOfficeをクラウドで活用できるツールです。ビジネスシーンにおいて欠かせないツールのひとつとして多くの企業で導入されています。この中にある「OneDrive」を活用すれば、手軽にナレッジ共有をすることができます。使い慣れたWord・Excelが使用できるため、新たなツールの使い方を覚える必要はなく導入にあたってのハードルが低いことが特長です。365の特長Word・Excel・PowerPointのアプリが利用可能1TBのクラウドストレージで大容量のナレッジ共有が可能30日間は無料でトライアルできる詳細はこちら:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365GROWIGROWIは、コミュニケーションツールとして設計された社内Wikiツールです。オープンソースのため誰でも気軽に社内Wikiの活用を始めることができます。デザインがシンプルで動作が軽いことも、人気の理由です。マークダウン記法を採用しているため、エンジニアに好んで使われるツールです。情報を見た人がわかり「いいね」機能がある無料で利用できる詳細はこちら:https://growi.org/ja/#cloudScrapboxScrapboxは、チームに必要な情報を何千・何万という大容量の単位で管理することができるツールです。各ページの単語どうしが自動でつながり合うため、分類をしなくても検索することで簡単にナレッジへアクセスできます。構造がシンプルで誰でも気軽なアウトプットが可能です。情報・議論の内容が検索で取り出すことができるScrapbox上では内容の濃い議論が可能なため会議のカットが可能40,000件のプロジェクト運用実績がある詳細はこちら:https://scrapbox.io/DocBaseDocBaseは、ハイセキュリティであることにこだわった社内Wikiツールです。マークダウン記法を採用していますが、入力サポートがあるためプログラミング言語に精通していなくても気軽にナレッジの共有ができます。グループ・メンバー・タグなど複数の条件から検索できるため、知りたい情報にアクセスしやすいです。Teamは、エンジニアが使いやすい仕様の社内Wikiです。マークダウン記法を採用していますが、入力補助があるためスムーズな記入が可能です。画面の右側にプレビューが同時に表示されるため、UI(ユーザーインターフェース)を意識しながら書き進めることができます。絵文字・リアクションで気軽なコミュニケーションができる詳細はこちら:https://teams.qiita.com/ConfluenceConfluenceは、オンライン上で時間・場所を問わず作業・整理・コラボレーションが可能なツールです。画面表示がシンプルで簡単に使いこなせる仕様になっています。テンプレートが用意されているため資料やベースを1から作成しなくても、一貫性がある資料作成が可能です。Confluenceの特長75,000社以上の導入実績がある他のビジネスツールとの連携が可能Freeプランがあるので無料で使うことができる詳細はこちら:https://www.atlassian.com/ja/software/confluenceStockStockは、「驚くほど簡単に」チームのナレッジ・タスク・やりとりをシンプルに管理できるツールです。閲覧のみの権限を付与することができるため、重要なナレッジを編集者以外が誤って削除することを防止できます。多機能なツールに比べ、できることが限られていますが、その分使いやすいため、導入・運用が手軽です。Jリーグのプロサッカーチームから大学のゼミまで幅広く利用されています。詳細はこちら:https://www.stock-app.info/NotePMNotePMは、ナレッジマネジメントの課題を解決するための社内Wikiツールです。高機能なエディタとテンプレートを使ってフォーマットを統一できます。保存したWord・Excel・PowerPoint・PDFなどのファイルの中身も全文検索でき、知りたい情報へのアクセスが簡単にできます。Teamsは、Microsoft社が提供するMicrosoft365のサービスの1つで、チャット機能・Web会議機能を備えたツールです。社内Wiki・ファイル共有などの機能など幅広い活用ができます。Teamsでofficeソフトを利用して作成したナレッジを簡単に共有することができます。詳細はこちら:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-softwareSlackSlackは、個人のタスク・チームのタスクどちらも管理できる機能を備えたツールです。チャンネルごとに必要な情報・ファイル・メンバーを集めてタスクを整理することができます。チャンネルごとのコミュニケーションが可能なため、ファイルの共有とともに必要なメッセージを追記することができます。業界最先端を誇る高いセキュリティ2,200を超える他のサービスと連携可能フリープランがある(機能制限あり)詳細はこちら:https://slack.com/intl/ja-jp/DropboxDropboxは、チームのコンテンツを1ヶ所に集約し情報を整理して安全に共有することができるツールです。ファイルだけでなく、Webコンテンツへのショートカットの保存も可能です。他のシステムと連携ができます。セキュリティに関しては50万社を超える企業から信頼を得ており安全な運用が期待できます。Dropboxの特長7億人以上の登録数がある信頼性・プライバシー・セキュリティを備えたサービス利用制限がある無料プランも活用できる詳細はこちら:https://www.dropbox.com/ja/まとめ今回は、ナレッジ共有ツールを導入した場合に得られる効果・導入するときのポイントを解説し、最後におすすめのナレッジ共有ツールを紹介しました。ナレッジ共有ツールを導入することで、ナレッジの一元管理が可能です。インターネット環境を利用してリモートワークでの活用もできます。ナレッジ共有ツールは、ナレッジ共有だけに特化したものよりも多機能なツールが多くあります。そのため導入するときには、自社にとって必要な機能を見極め、また、実際に利用する社員の声を聞いたうえで最適なツールを選ぶことが大切です。選択の観点を自社で決めたうえで、豊富なツールから最適な導入を進めましょう。セキュリティ対策」など多角的な視点から解説します。無料でダウンロード記事をシェアするこの記事を書いた人CrewWorks編集部CrewWorksコラムは、ビジネスチャット、タスク管理、CRM、社内SNS、ナレッジ共有などのコミュニケーションツールに関する情報やビジネスコミュニケーションをより円滑にするための情報を発信します。Corporation。