TMJ紙での管理をやめ、オペレーション業務を大幅削減。1,403名(2019年3月現在)デザインの力でクライアントの事業の一翼を担う株式会社TMJ。CXデザイン、BPOデザイン、コンタクトセンター、事務代行を軸に多彩なBPOサービスを展開し、クライアントの事業の成功に貢献しています。HRMOS採用の導入を決めた理由、導入によって生まれた変化について話を伺いました。管理、宮内様と関口様はオペレーション業務を担当しています。―HRMOS採用の導入のきっかけはなんでしょうか?竹中:HRMOS採用の導入前は紙での管理がほとんどで、応募書類の出力や保管・破棄に手間がかかっていました。応募書類を面接官の人数分印刷し、面接の評価シートも印刷して準備。手書きで記入された評価シートを回収し、PDF化して保存し、次の面接に進んだ際はまたそのPDFを印刷して手渡ししていました。個人情報管理の点においても不安があったので、一元管理できるツールを導入したく、2018年3月から活用しています。山本:導入前は書類選考時に現場の面接官がどういう評価をしたのか履歴が残っていなかったり、手書きの評価シートの文字が読めなかったりと、社内の情報共有方法にも課題を感じていました。書類選考をした社員の、「この経験について詳しく知りたい」「前職でのこの業務について聞いてほしい」といった申し送り事項がわかれば、1次面接での質問もよりクリアになります。選考において、候補者と十分なコミュニケーションをとり、面接の質を上げるためには、次の面接官に情報をきちんと引き継いでおくことがとても重要です。「HRMOS採用を見れば、前の選考段階の評価や様子が分かる」という状態をつくりたいと考えました。―HRMOS採用に決めた理由は何でしょうか?関口:複数のツールを比較検討しましたが、最終的に決め手になったのは画面の見やすさ、操作のしやすさでした。ビズリーチ・ダイレクトを活用していたこともあり、ツールの操作に慣れていたのも大きかったですね。現場の面接官にもアカウントを発行して、候補者情報の閲覧や評価情報の入力などを進めてもらうには、誰でも簡単に操作できることが大切だと考えました。採用成功に向け、社内の面接官とのコミュニケーションが増加。データベース検索などの母集団形成にも時間を使えるようになった―HRMOS採用の導入後、オペレーション業務はどのように変わりましたか?山本:面接前後の準備時間が圧倒的に短くなりました。HRMOS採用を見れば「書類選考でこの経験が気になった」「1次面接ではここを評価した」「次の面接ではこの点を詳しく聞いてほしい」といったコメントがあり、候補者情報もHRMOS採用にアクセスすればすぐに確認できます。以前は、メールに添付された応募書類を保存して、面接前に開く、といった手間がかかっていたので、その煩雑さがなくなったのはとても助かります。面接官のなかには、1次面接が終わった後、次の面接官へ引き継ぐために、手書きの評価シートを丁寧に書き直し、改めて資料を作成している社員もいました。このように余計な時間がかかっていましたが、HRMOS採用があれば、直接入力して完了です。現場の業務削減にもつながっていると思います。関口:私も社内でのやりとりが減ったのが大きな変化だと思います。導入前は、書類選考や面接を担当する複数の社員にメールで応募書類を共有していたため、宛先や添付ファイルを間違えないよう確認するのも大変でした。しても漏れが生じ、「どの人にどんな内容を送ったか」とメールをさかのぼって確認することも多々ありました。HRMOS採用では、面接官のアサインやデータの共有もボタン一つで完了します。面接官側も、「本日〇時からこの方の面接です」というリマインドメッセージが必ず送られてくるので安心だと思います。―導入によって得られた効果はありましたか?関口:オペレーション業務が削減されたことで、社内の面接官とのコミュニケーションをより多くとれるようになりました。面接官に対して「この方はぜひ採用したいと思っていますが、この点はもう少し深掘りする必要があるため、こういう質問をしてください」といった提案や、「この方は年収を重視しているので、オファー年収をもう少し上げられませんか」などの相談も積極的にできるように。候補者一人一人の情報を共有し、選考通過率を上げるためのコミュニケーションを増やせている実感があります。宮内:候補者への対応スピードも速くなったと思います。面接に来られた方から「いつも丁寧にありがとうございます」と言っていただけることが増えてうれしいですね。面接準備の時間が削減できたことで、「事前アンケート」をWeb上でできるようになりました。それまでは、転職で重視する点や求める条件、希望年収などを、面接前のタイミングでアンケート用紙に記入してもらっていました。面接で必ず確認する情報なので、面接前に書いてもらった方がよいだろうと思い実施していましたが、それをWeb上でできるようになったため、選考時に紙でいただく情報はゼロに。個人情報管理の点においても安心です。竹中:ビズリーチ・ダイレクトのデータベースを見る時間も増えています。スカウトに返信があれば、お会いする前に電話でコミュニケーションをとるなど、一人一人に合わせた対応もできています。HRMOS採用の導入後、ビズリーチ・ダイレクトから、半年で3名の採用ができています。以前は半年に1名というペースだったので、より時間をかけられるようになったことが影響しているのかもしれません。選考過程の履歴をきちんと残し、候補者との信頼関係構築につなげる―今後、HRMOS採用を活用して取り組みたいことはありますか?山本:レポート機能はまだまだ使いきれていません。1次面接の通過率、対象部門ごとの選考通過率などのデータを見ながら現場とのコミュニケーションを進めていきたいです。部門ごとに「この求人は、1名の採用にこれくらい時間がかかっています」など、可視化されたデータがあれば、現場の行動も変わるでしょう。売り手市場が続くなか、リードタイムをより短くし、選考の質を高めるためにも、まだまだできることがたくさんあります。―HRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか?山本:オペレーション業務を減らしたい方、選考の判断基準をしっかりと確認したい方は、導入すべきだと思います。人材の採用基準が明確ではない、というのはどの企業も悩んでいるのではないでしょうか。選考過程の履歴が残れば、どの選考フェーズをどう改善すべきかが見えてきます。候補者にとっても、面接で話した内容がきちんと引き継がれ、次の面接官まで伝わっていることは重要です。いった選考をしていくことが、企業としての信頼につながるのではないかと思います。社内の誰もが説明不要で操作できるので、候補者に関する会話が自然と増えたSCSKサービスウェア株式会社ユーザビリティを追求するHRMOS採用を活用し、リードタイムが半分に!リファラル採用と直接応募により採用単価を抑え、「攻め」の採用にシフトチェンジエイベックス株式会社オペレーション業務の大幅な削減により、第二新卒採用の本格的なスタートが可能に。採用情報を一元化し、現場も巻き込んだ採用活動を推進。人事3名体制で候補者情報の共有がスムーズに。株式会社OKAN未経験で人事へ異動し、中途採用と初の新卒採用を共に成功に導いた採用体制とは株式会社スノーピーク採用ページを充実させ、会社の魅力を伝えられるように。人事体制などの状況変化に対応。チーム一丸で採用に取り組めるように!リノベる株式会社レポート機能で選考状況をタイムリーに把握。現場担当と一緒に採用していく意識が醸成できた株式会社Asobica急成長スタートアップの採用を加速させる採用基盤を構築。STUDIO選考の正確な進捗を把握し、通過率などのデータからスケジュールを逆算。戦略的な採用活動が可能に株式会社マネーフォワードSlack連携機能で社内コミュニケーションがスムーズに。株式会社スクウェア・エニックス候補者の情報を一元管理し、業務の効率化とセキュリティ懸念払拭を同時に実現。採用チャネル・選考フェーズごとの数値分析が進み、採用戦略を立てやすく。地方拠点所属やリモートワーク等物理的に離れた採用メンバー間の情報共有もスムーズに株式会社ウィルゲート採用の進捗がリアルタイムで把握できるようになり、次に何を改善すべきかが明確に。International選考通過率やリードタイムを簡単にデータ化でき、選考プロセスの課題が明確に。現場の採用への意識も高まった株式会社エルテス新卒、中途採用を一人で担当。ラベル機能を駆使して業務効率化を進め、データに基づき適切な採用チャネルの選定を考える株式会社デザインフィル属人化していた採用情報の可視化へ。株式会社キュービック採用にもマーケティングの観点を!HRMOS採用で採用課題を可視化して新たな一手を考える基盤にコネヒト株式会社データ分析による課題抽出で、ダイレクトリクルーティング比率が全体の7割に。選考途中の離脱数は3分の1に、内定承諾率は約2倍に向上!株式会社wevnal候補者情報の一元管理によりオペレーション業務を大幅削減!人材紹介会社との連携強化、面接の質向上に向けたアクションもとれるように株式会社medibaHRMOS採用に蓄積したデータを深掘りして分析。senior新会社設立後間もなくの導入。「採用マーケティング」を実現するためにHRMOS採用を導入!採用におけるパイプライン管理とデータ分析が可能に株式会社JMDC自社の採用ページの充実で、直接応募が20倍以上、そこから採用決定へ。人事主導で採用広報に取り組む体制を築いた株式会社駅探アウトソーシングしていた採用業務を、すべて内製へ。株式会社アイワット人材紹介会社の取引数を10社から50社へ。共有がスムーズになり、選考に関わる現場の面接官の役割が明確に。採用スピードが格段にアップし、選考中の離脱がほぼゼロへ。株式会社TMJ紙での管理をやめ、オペレーション業務を大幅削減。採用プロセスの進捗や課題をデータで可視化。現場からの理解も深まり、採用活動に協力的に株式会社ワンキャリア採用活動本格化を見越し、採用課題が顕在化する前に採用管理ツールを導入。リレーションも深まり、紹介数の増加につながった株式会社FLIGHTS月間400名の応募に、2名で対応。株式会社enish候補者情報を一元管理できるようになり、社内の情報共有がスムーズに。採用状況の可視化もでき、経営陣の納得度も高いスマートキャンプ株式会社データ分析機能を活用し、職種ごとの通過率を把握。TRUTHデータにもとづいた採用のPDCAサイクルが全社に定着。株式会社マクアケ人材紹介会社への求人票の共有が簡単になり、紹介数が2倍に。かかるオペレーションを80%削減。エンジニア採用チームが発足。採用課題の分析から対策まで行えるようになり、ばらつきがあった全国10部門以上の採用を担当者1人で一括管理!株式会社ベガコーポレーション選考スピードが大幅にアップし、採用者数は約2倍に。株式会社ウィルグループ事業部間で採用状況の「見える化」を図り、採用効率を大幅に改善。タレントプール活用も本格的に進めていく株式会社インターコム人材紹介会社との連携がスムーズになり紹介数も増加。業務効率が上がり、人材紹介会社や候補者へのレスポンスがスピーディーに。社員紹介を推進し、採用難度の高いポジションを充足。新卒も中途もHRMOS採用で一元管理。/新卒採用をご検討中の企業様向け法人・審査制M&AマッチングサイトM&Aサクシード。