2023/5/16プロジェクト管理の基本概要を徹底解説!目的・手法・ステップ・注意点をまとめて紹介ナレッジプロジェクト管理は、企業や組織が新しい製品やサービスを開発するときに必要な手順を体系的に管理することで、プロジェクト成功の確率を飛躍的に高めます。プロジェクト管理には、目標の設定・スケジュールの策定・リソースの配分・リスクの管理・コミュニケーションの確立などの機能が含まれます。プロジェクト管理を実施することにより、時間やコストの節約・品質の向上・リスクの最小化などの利点を得ることができるため、プロジェクト管理は円滑なプロジェクトの実施には欠かせない重要な手段だといえます。一方で、プロジェクト管理業務は高度な専門領域になっており、初心者には手を出しづらい状況があります。そこで今回は、プロジェクト管理の概要や基本的手法をはじめ、プロジェクト管理を始めるときの7つのステップや、3つの注意点を丁寧に解説します。【目次】プロジェクト管理の基本目的ここでは、プロジェクト管理の基本的な目的として、以下の3点を解説します。業務の標準化トラブル回避の効率化1つずつ見ていきましょう。進捗状況の見える化プロジェクト管理の基本目的の1つ目は、進捗状況の見える化です。時間が経つにつれて複雑化していくプロジェクトでは自分たちのプロジェクトがどの段階まで進んでいるのかが見えづらくなっていきます。そこで、徹底したプロジェクト管理を介して進捗状況を見える化することにより、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで捕捉し、遅延や問題があった場合にも早期に対応することができます。進捗状況の見える化は、スケジュールはもちろん、コスト消化率や成果物の品質などの要因を定期的にチェックすることで実現されます。業務の標準化プロジェクト管理の基本目的の2つ目は、業務の標準化です。中長期にわたるプロジェクトにおいては異動や退職など様々な理由によりメンバーが入れ替わる可能性があります。プロジェクト管理を通じて、作業手順や品質管理手順・コミュニケーションルールなどを定め、作業の一貫性を確保していれば、属人的なプロジェクト遂行を回避し、メンバーの交代によるトラブルを予防できます。業務の標準化は、プロジェクトの品質向上やリスクの軽減、プロジェクトメンバーのトレーニングにも役立つでしょう。トラブル回避の効率化プロジェクト管理の基本目的の3つ目は、トラブル回避の効率化です。プロジェクトには、スケジュール遅延や予算超過など、様々な問題が発生する可能性があります。プロジェクトを適切に管理できていれば、これらの問題を事前に予測し回避策を取れます。検討・対策の実施などを行えば、プロジェクトの品質向上や進捗状況の改善・プロジェクトチームのメンバーのストレス軽減も期待できます。プロジェクト管理の基本的手法ここでは、プロジェクト管理の基本的な手法として、以下の5点を解説します。CCPMP2MWBSPERTPPM1つずつ見ていきましょう。CCPMプロジェクト管理の基本的な手法の1つ目は、CCPMです。Management)は、プロジェクトのリソースの制約に着目し、スケジュールの最適化を図る手法です。CCPMでは、リソースを集中的に活用することで、スケジュールをできるだけ短縮することを目指します。タスクの終了日時にあえてバッファを設けることで、タスクの進捗状況に余裕を持たせスケジュールの遅延を防止します。P2Mプロジェクト管理の基本的な手法の2つ目は、P2Mです。Management)は、複数のプロジェクトを一元管理する手法です。P2Mでは、プロジェクトの優先順位を決定し、リソース配分や予算配分などを最適化することで、ポートフォリオ全体の最適化を目指します。P2Mでは、ポートフォリオ内のプロジェクトの関係性やリスクを考慮し、ポートフォリオの戦略的な管理を行います。WBSプロジェクト管理の基本的な手法の3つ目は、WBSです。Structure)は、プロジェクトの作業内容を分解して階層的に表現したもので、プロジェクト管理の代表的な手法の1つです。WBSでは、プロジェクト全体を小さな作業単位に分解し、プロジェクトの全体像を把握しながら進捗管理を行います。PERTプロジェクト管理の基本的な手法の4つ目は、PERTです。Technique)は、プロジェクトのスケジュール管理に用いられる手法の1つで、ネットワーク分析の手法の1つです。PERTでは、各タスクの予想所要時間やリスク、依存関係を考慮して、プロジェクト全体のスケジュールを算出します。タスク同士を矢印で結びつけ相互の関係性を視覚的にも理解しやすいよう図式化することが特徴です。PPMプロジェクト管理の基本的な手法の5つ目は、PPMです。Management)は、P2Mと同様に複数のプロジェクトを一元管理する手法です。PPMでは、P2Mと異なり、ポートフォリオの管理に加えて、プロジェクトの実行や進捗管理・投資や人的リソースの状況など、俯瞰的にプロジェクトライフサイクル全体を管理することが目的となります。PPMは、プロジェクト管理に必要な機能を一元化することで、プロジェクトの効率性を高め、リソースの最適化を実現します。プロジェクト管理を始める7つの基本ステップここでは、プロジェクト管理を始める基本ステップとして、以下の7点を解説します。工程の洗い出しメンバーの招集スケジュールの設定プロジェクトの共有プロジェクト管理の評価1つずつ見ていきましょう。目的の確認プロジェクト管理の基本ステップの1つ目は、目的の確認です。プロジェクト管理を始める前に、プロジェクトそのものの目的や目標を明確にすることが必要です。プロジェクトは中長期にわたり様々な人の考えに触れながら構築されていくため、目的が曖昧な場合には著しく軸がぶれていく可能性があります。目的・目標を確固たるものにし、それを達成するために必要な成果物やタスクを明らかにしましょう。成果物の定義プロジェクト管理の基本ステップの2つ目は、成果物の定義です。プロジェクトの目的を達成するために必要な成果物をしっかりと定義することで、必要な作業やタスクを特定できます。成果物を明確にし、チーム全員がその成果物の在り方を理解していることが重要です。工程の洗い出しプロジェクト管理の基本ステップの3つ目は、工程の洗い出しです。成果物が定義できたら、そこに到達するまでの工程を洗い出せます。プロジェクトの全体像を把握し、大きなタスクを細かく分けていくことで、より具体的で鮮明なプロジェクト達成イメージを持つことが可能になります。メンバーの招集プロジェクト管理の基本ステップの4つ目は、メンバーの招集です。工程の洗い出しを終えたのちに、どのような専門的スキルを持つメンバーが必要かが見えてくるでしょう。最適なプロジェクトチームを構成するために、必要なメンバーを招集し、専門的な知見のもと改めて工程を洗い出しすれば、その精度を一層高めることができるでしょう。他方、プロジェクトチームの構成員はスキルがあることも大切ですが、プロジェクトの目的や目標を共有し、チームとして協力してプロジェクトを進められるメンバーであることが重要です。スケジュールの設定プロジェクト管理の基本ステップの5つ目は、スケジュールの設定です。タスクの洗い出しが済んだ時点で必要な日数などを按分し、プロジェクトのスケジュールを設定できます。スケジュールが見えてきたら、プロジェクトの全体像を把握することが容易になるでしょう。スケジュールは、プロジェクトの進捗状況を把握するための重要な指標となります。プロジェクトの共有プロジェクト管理の基本ステップの6つ目は、プロジェクトの共有です。プロジェクトの目的や目標・スケジュール・成果物などをチームメンバーと確実に共有しましょう。共有のレベルを上げておくことで、チーム全員が同じ方向を向き、協力して効率的にプロジェクトを進めることができます。ここまで完了したあとは、プロジェクト管理のもと、実際にプロジェクトに着手していきましょう。プロジェクト管理の評価プロジェクト管理の基本ステップの7つ目は、プロジェクト管理の評価です。プロジェクトの遂行中から完了時にかけて定期的にプロジェクトの進捗状況や問題点を評価しましょう。プロジェクト管理の評価を行うことで利点や課題を明確にでき、遂行中のプロジェクトや次のプロジェクトの改善に活かすことができます。プロジェクト管理の基本的な3つの注意点ここでは、プロジェクト管理の基本的な注意点として、以下の3点を解説します。プロジェクト目的を浸透させる内外のコミュニケーションを密に行う決裁フローを明確にしておく1つずつ見ていきましょう。プロジェクト目的を浸透させるプロジェクト管理の基本的な注意点の1つ目は、プロジェクト目的を浸透させるという点です。プロジェクトチーム全員がプロジェクトの目的や目標を共有し、理解することは非常に重要です。目的を明確にすることで、チーム全体が同じ方向を向いて協力し、プロジェクトを達成できます。この点が甘いと、プロジェクトの後半にかけて成果物に欠陥が出たり、チームの連携に齟齬が生じたりしてしまう恐れがあります。内外のコミュニケーションを密に行うプロジェクト管理の基本的な注意点の2つ目は、内外のコミュニケーションを密に行うという点です。プロジェクトの進捗状況や問題点を共有し、チーム全員が同じ目標に向かって協力することは重要ですが、それと同じくらいにチーム外からの理解も重要です。スポンサーやステークホルダーとのコミュニケーションを丁寧に行い、認識にずれが起こらないようにしておきましょう。決裁フローを明確にしておくプロジェクト管理の基本的な注意点の3つ目は、決裁フローを明確にしておくという点です。決裁フローが明確であれば、チーム全員が同じルールでプロジェクトを進めることができます。仮にトラブルが発生した場合においても、プロジェクトに関する決定が正確かつ迅速に行われ、プロジェクト遂行への影響を最小限にとどめることができます。大きなプロジェクトほど、担当者が複数の部門にまたがっていたり、場合によっては複数の企業が関わっている場合もあります。そのときに、決裁フローが不明瞭だとトラブルのもとになるので、よく注意しておきましょう。まとめ今回は、プロジェクト管理の概要や基本的手法をはじめ、プロジェクト管理を始めるときの7つのステップや、3つの注意点を解説しました。昨今のビジネスシーンにおいて、プロジェクト管理の実施はもはや常識になりつつあります。いえ、まだまだ専門的領域でもあるこのスキルは手が出しづらいと思われている場合も少なくありません。プロジェクト管理を学び始めた方々にとって、この記事は大いに役立つはずです。プロジェクト管理に携わることになったという方や、将来のためにプロジェクト管理を学んでみたいという方は、ぜひ参考にしてみてください。プロジェクト管理ツールのチェックリスト【決定版】〜導入を失敗しないための必須10項目〜プロジェクト管理ツールの導入を検討している経営者〜担当者向けに、導入時に押さえておくべき重要ポイントを解説した資料です。選定基準から導入後のサポートまで、効率的にプロジェクト管理ツールを導入するためのチェックポイントを確認できます。自社に合ったプロジェクト管理ツールを選定したいと考えている方は必見です。無料でダウンロード記事をシェアするこの記事を書いた人CrewWorks編集部CrewWorksコラムは、ビジネスチャット、タスク管理、CRM、社内SNS、ナレッジ共有などのコミュニケーションツールに関する情報やビジネスコミュニケーションをより円滑にするための情報を発信します。Corporation。