2023/5/16進捗管理がラクになる!プロジェクト管理表の作成方法と便利なツールを徹底解説!チームマネジメントGoogleスプレッドシートプロジェクト管理表は、プロジェクトの進捗やタスクを管理するための表です。作成と管理を一元化し、タスク・リソースの管理・進捗の追跡・コミュニケーションの促進などが可能になるため、プロジェクト管理を行ううえでは便利なツールといえます。プロジェクト管理表の作成機能が搭載されているおすすめのプロジェクト管理ツールを紹介します。【目次】プロジェクト管理表とは何か?プロジェクト管理表とは、プロジェクトの進捗状況やタスクの配分を整理するためのツールです。通常は、表計算ソフト・プロジェクト管理ツールを使用して作成されます。記載されているため、プロジェクトのスケジュールやリソースの配分を確認することができます。プロジェクト管理表は、プロジェクトの規模や目的に応じて様々な形式があります。ガントチャートはタスクの期間や依存関係をグラフィカルに表示することができ、プロジェクトのスケジュールを可視化するために使用されます。一方で、WBSはタスクを詳細に分解し、リソースの配分やコミュニケーションの見直しを行うために使用されます。プロジェクト管理表の種類ここでは、プロジェクト管理表の種類を、以下の3点から紹介します。ガントチャートスケジュール表WBS1つずつ見ていきましょう。ガントチャートプロジェクト管理表の種類の1つ目は、ガントチャートです。ガントチャートは、プロジェクト管理においてタスクのスケジュールを可視化します。アメリカの経営コンサルタントのヘンリー・ガント氏によって考案されたことから命名されています。ガントチャートには、横軸に時間軸、縦軸にタスクが表示されており、それぞれのタスクが何日かかるのか、どのように進行しているのかを把握することができます。これにより、プロジェクト全体の進捗状況を一目で確認したり、タスクの依存関係を把握したりすることが可能です。リソースの管理にも活用でき、人員の割り当てや稼働率の確認なども行うことができます。スケジュール表プロジェクト管理表の種類の2つ目は、スケジュール表です。スケジュール表は、プロジェクトの進行状況を時間軸で可視化します。記録することで、プロジェクトの進行状況を一目で確認することができます。スケジュール表を使用することで、タスク・スケジュールの重複を防ぐことができ、リソースの管理においても、適切なリソースの割り当てが可能になります。WBSプロジェクト管理表の種類の3つ目は、WBSです。プロジェクト管理において、プロジェクトのタスクを階層構造に分解して管理するための表です。WBSでは、プロジェクト全体を大きなタスクに分解し、さらにそれぞれのタスクを細分化し、最終的には実行可能なタスクにまで分解します。これにより、プロジェクトのスケジュール・コスト・リソースなどが管理しやすくなります。WBSは、プロジェクトを進行中に管理するためにも有用であり、タスクの進捗状況を追跡し、問題が発生した場合は早期に対処することが可能です。WBSを使用することで、プロジェクトの規模が大きくなっても、管理が容易になり、タスクの進捗状況を簡単に確認できるようになります。チームメンバーがタスクを理解しやすくなり、コミュニケーションもスムーズになることが期待できます。プロジェクト管理表の作成手段プロジェクト管理表の作成手段にはさまざまな種類があるため、自社にとって最適な方法で作ることが望まれます。ここではプロジェクト管理表の作成手段を、以下の2点から紹介します。Googleスプレッドシート・Excelシートプロジェクト管理ツール1つずつ見ていきましょう。Googleスプレッドシート・Excelシートプロジェクト管理表の作成方法の1つ目は、Googleスプレッドシート・Excelシートです。Googleスプレッドシート・Excelシートは、すでに「表計算ソフト」として普及しており、多くの人が使い慣れているため、扱いやすく、データの入力・編集が容易に行えます。Googleスプレッドシート・Excelシートを使用するときには、まずはプロジェクトのタスクや作業をリストアップし、それらをタスク名・期限・責任者などの情報とともに入力します。その後、ガントチャートを挿入することで、プロジェクトの進捗状況を可視化することができます。GoogleスプレッドシートやExcelシートは、複数人での共同作業にも対応しているため、チーム内でのタスク管理にも有効です。複数人での共同編集や、タスクのアサイン、ステータスの変更をリアルタイムで共有することができます。GoogleスプレッドシートやExcelシートは、柔軟性が高く、カスタマイズ性に優れている一方で、複雑なプロジェクト管理には向いていない場合もあります。プロジェクト管理ツールプロジェクト管理表の作成方法の2つ目は、プロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの管理に必要な機能を提供し、作成から実行・追跡・報告までを効率的かつ簡単に行うことができます。タスク管理機能では、タスクの追跡や進捗状況の確認ができます。ガントチャート・スケジュール表の作成機能が搭載されていれば、タスクの関連性や依存関係の可視化が可能です。Structure)の作成機能により、プロジェクトをサブタスクに分解し、タスクの関連性を明確にすることができます。プロジェクト管理ツールは、複数の人が参加しているプロジェクトにおいて特に有用です。チーム全体でタスクを共有し、協力して進めることができるため、作業効率が向上します。報告や進捗状況の確認も容易になり、プロジェクトのスケジュールやコストの管理も行うことができます。最後に、プロジェクト管理表の作成に便利なツールを9選紹介します。SoftwareAsanamonday.comTrelloSmartsheet1つずつ見ていきましょう。BasecampBasecampは、タスク管理・スケジューリング・コミュニケーション・ファイル共有などのプロジェクト管理に必要な機能を統合したプロジェクト管理ツールです。インターネット環境があれば、どこからでもアクセスでき、チームメンバーが遠隔地にいても、プロジェクトを管理することができます。タスクは、ToDoリストとして表示され、完了したタスクは自動的にアーカイブされます。チームメンバー間のコミュニケーションも可能で、プロジェクト全体をスムーズに一元管理できます。https://basecamp.com/AirtableAirtableは、プロジェクト管理・データベース管理・Googleスプレッドシートなどの機能を統合したツールです。Googleスプレッドシートのようなインターフェースを持っており、Excelシート・Googleスプレッドシートに馴染みのある人にとっては、使いやすく理解しやすいといわれています。Googleスプレッドシートにはないデータベース管理の機能も備えているため、データ入力から分析までを一元管理することができます。https://www.airtable.com/WrikeWrikeは、Webブラウザからアクセス可能なプロジェクト管理ツールです。タスクのスケジュール管理・タスクのアサイン・コミュニケーション・ファイル共有などの機能を提供しています。マルチレイヤーのセキュリティで、安心して利用することができます。https://www.wrike.com/ja/ClickUpClickUpは、タスク管理から工数管理・スケジューリング・コミュニケーション・ドキュメンテーションまで、プロジェクト管理に必要な機能を提供するツールです。タスクの詳細設定が可能で、複数のプロジェクトやチームメンバーとの共同作業がスムーズにできます。豊富なビューオプションやカスタマイズ機能もあり、プロジェクトの見える化が容易に行えます。Softwareは、ソフトウェア開発チーム向けのプロジェクト管理ツールです。アジャイル開発に適した機能が充実しており、スクラムやカンバンのワークフローを簡単に設定できます。タスクやバグの追跡にも対応しており、開発チームがタスクの進捗を確認したり、問題を解決したりするためのデータを収集することができます。https://www.atlassian.com/ja/software/jiraAsanaAsanaは、タスク管理からプロジェクト管理まで幅広いニーズに対応するプロジェクト管理ツールです。チームワークに特化した機能が充実しており、タスクのアサイン・チームメンバーのフォローアップ・コミュニケーションなどがスムーズに行えます。Asanaはカスタマイズ性に優れており、タスクの表示形式・ワークフローの設定などを使いやすいように変更することができます。https://asana.com/jamonday.commonday.comは、タスク管理からプロジェクト管理まで幅広いニーズに対応するプロジェクト管理ツールです。視覚的な表示によるタスクの管理に特化しており、タスクのアサイン・フォローアップ・コミュニケーションなどがスムーズに行えます。カスタマイズ性があり、多様なアプリとの連携にも対応しており、チームでの作業の効率化を図ることができるツールです。https://monday.com/lang/ja/TrelloTrelloは、タスク管理からプロジェクト管理まで幅広いニーズに対応するプロジェクト管理ツールです。視覚的・直感的にタスクを管理できるのが特徴です。Trelloは、カードと呼ばれる単位でタスクを管理し、リストと呼ばれる単位でタスクをグループ分けします。一目で確認することができます。https://trello.com/jaSmartsheetSmartsheetは、タスク管理からリソース管理まで幅広いニーズに対応するプロジェクト管理ツールです。Googleスプレッドシートに似たインターフェースを持ち、表計算ソフトのようにタスクを管理できるのが特徴です。