Platformを社内に普及させるため、情シスが考えた秘策とは?面倒な承認フローの自動化など、実際の活用例について聞きました。一夫IIJグループの社内ITインフラを統括。勇IIJサービスのメールスペシャリスト。Platformの活用事例についてお聞きします。BI(パワー・ビーアイ)の3つが含まれるサービスですよね。365はその中でも中心となるサービスと捉えています。Platformの活用を社内に普及させたいと思っています。Platformの活用ができると、エンジニアではない一般社員でも、業務を効率化するために簡単なアプリケーション開発や自動化ができるようになるので、とてもよいですね。Automateの活用がポイントと考えています。365と連携するための高度なアプリケーションを、すばやく開発できるツールで、技術部門以外でも自作のアプリケーションを活用できます。Automateは様々なタスクの自動化ができるツールで、これもうまく活用できると部署内で業務効率化が進んで、会社全体として大きな生産性向上が見込めると思います。Platformを使える環境にありますよね。基本的な機能はライセンスの範囲で利用できます。Platformの利用はハードルが高いと思います。Automateを社内の誰もが活用できるようにしたいと思ったとき、「どんなシーンで、どんな使い方ができるのか」といった開発例というか、利用例がないと広く普及しないだろうと考えました。確かに、一般論としてもアプリケーション開発は、最初は利用者側が解決したい課題とか、使い方を思い浮かべるところから始まりますね。いえ、私も含めて、プログラミング経験がない社員にとっては、なかなか手が出しにくい印象はありますね。関そういった社員も多いので、まずは、アプリケーション開発の経験のある社員に、多くのユースケースを公開してもらおうと思っています。そこを起点に、アプリケーション開発の初心者でも、業務で抱えている課題を自ら解決しようとするモチベーションが高まることを期待しています。今後は、定期的に、開発経験がある社員に社内セミナーで登壇してもらう予定です。利用者が増えると、たくさんの小さなアプリケーションが存在することになりますよね。なると、情シスとしての管理工数が心配になるんですが、その点はどうでしょうか。365はクラウドサービスなので、例えば利用者というか開発者が増えたとしても、情シスとしての管理工数に大きな影響はないですね。その点もクラウドの大きなメリットです。コストについても、基本的な機能はライセンスに含まれているので、活用してもらえばもらうほどコスト効率が上がることになります。いうわけで、社内で活用が広がるとよいと思っています。Platformって何だろう?というところから始まったんですが、使ってみると、とても便利ですね。Automateでいろいろな業務を自動化しています。その活用事例を誰もが見られるように、社内で公開しています。Platformの活用事例を教えてください。シンプルな例でいうと、業務連絡や社内の定期的な連絡など、定型的なメールを何度も作成するシーンってあると思います。それを簡単な操作で作成できるようなアプリケーションを作りました。これならアプリケーション開発未経験者でも簡単に作れるし、おそらく多くの方が思いつきやすいユースケースですね。確かに、とても簡単に見えますね。定型的にメールを送るシーンは多そうです。承認フローの自動化も行いました。それまでは上長にメールで申請書のPDFを送って、上長数名にPDFのスタンプ機能で承認印をもらうフローで運用していました。入れたスタンプを作成する適切な場所にスタンプを配置するPDFを保存するメールにPDFを添付し、適切な宛先を入れて送信する特に2番以降は承認者側である上長の手順なんですが、結構ステップ数が多いですよね。上長は基本的に忙しいので、負担が大きかったと思います。このフローは他部署でもよくありそうですね。本格的なワークフローアプリケーションを導入するまでもないけれど、頻度もそれなりにあって工数を要する手順ですね。承認を依頼する側としては承認されたPDFが欲しいというより、上長からの承認されたログがあればよいですよね。Automateで承認するだけでフローが完了するようにしました。これで、承認者はわざわざPDFを開かなくてもよく、スマホでも承認できるようになりました。これまで手作業で作成していた申請書も自動化しました。すべての承認が終わると、元の依頼者にスタンプが入った状態で申請書のPDFが送られる仕組みです。いった事例を他の社員が見て、自分の業務も自動化できれば、会社全体で生産性が高まりそうですね。Automateで申請受付を自動化しています。それも含めて自動化の例がいくつかありますので、また機会があればご紹介します。IIJが選んだリモートアクセスVPN。365へのネットワーク。WindowsファイルサーバをBoxへ。IIJ社員が使う仮想デスクトップ。365のテナントを統合。バラバラだったIIJ社内システムの構成管理。WindowsファイルサーバをBoxへ。バラバラだったIIJ社内システムの構成管理。365のテナントを統合。IIJ情シスが苦労してでも統合した理由とは?IIJの法人向けサービス・ソリューションについては、お気軽にお問い合わせください。Blogこのサイトは株式会社インターネットイニシアティブが運営しています。