文章を検索する5.Notionを使いこなして業務効率化を図ろうNotionとは?Notionはクラウド型ドキュメント作成アプリです。Notionを活用することで資料やホームページを作成できたり、資料を他人に共有したり、データを保管することができます。テレワークや顧客とのやり取り、プレゼン資料作成などに活用できるサービスです。Notionはイメージ的にはドキュメント作成アプリのEvernoteに近いです。Notionはドキュメント作成アプリの中でも比較的新しく、最近になって利用者が増えています。大切なノートを整理Notionの利用料金Notionには4つのプランがあり、利用料金は次のようになっています。個人で使う場合は無料プランでも特に問題はありません。無料プランでもドキュメントの作成や管理などの機能は基本的に使えるためです。パーソナルProに変更することで、ファイルのアップロード数やゲスト数が無制限になるため、業務で使う場合はパーソナルProがおすすめです。パーソナルProなどのプランには無料トライアルが設けられており、1ヶ月間無料で各機能を試すことができるため、課金すべきか迷ったらひとまず無料で使ってみると良いでしょう。–料金プランEvernoteとの違いEvernoteもNotionもドキュメントを管理・共有するのに便利なサービスです。Evernoteには接続できる端末の数が無料プランの場合2つまでという制限があるのに対し、Notionには制限がありません。Notionは動作が軽量でサクサク動くことも特徴です。くわえて、Notionではデータベース機能を使うことができます。データベースとは、情報の管理が容易になるように整理整頓された情報の集まりのことです。データべース機能を使うことで、情報の検索や閲覧をすばやく行うことができるため、多くの情報を管理するならNotionの方が適しています。一方で、Evernoteにも画像内検索ができたり、手書き入力機能があったりさまざまなメリットがあります。画像保存をメインに使う方はNotionよりもEvernoteの方が適している可能性があります。大切なノートを整理データベースとは?今更聞けないその内容をITエンジニアとして改めて学ぶNotionのメリットNotionの具体的なメリットについて解説します。他のドキュメント管理サービスに比べどのような点が優れているのかまとめました。本項目を読むことで、Notionがなぜ注目されているのか分かります。日本語化されているNotionは2021年10月に日本語化されたため、英語が苦手な方でも利用しやすくなっています。管理画面も日本語化されているため、どこに何の機能があるのか分かりやすくなっています。日本語化されたことで、Notionの人気がさらに高まることが予想されるでしょう。情報を一元管理できるNotionを使うことで情報を一元管理できるメリットがあります。会社の重要な資料などがさまざまなツールに散らばっている場合Notionに集約させた方が管理しやすくなるでしょう。NotionはパーソナルProにアップグレードすることで、アップロード数が無制限になるため、ファイル量が多くても使いやすい点が便利です。Notionにはデータベース機能があり、情報の管理がしやすくなっています。必要なときに必要な情報をすぐに取り出せるため、プレゼン中やテレワーク時のオンライン会議での資料共有時にも活用できます。スムーズに操作できるNotionは他のドキュメント管理ツールに比べ動作が早いのがメリットです。クラウドツールであるため、パソコンのスペック関係なしに動作が早いです。動作が早いと資料の作成・共有がスムーズに行え、余計なストレスを感じることがありません。各端末からデータにアクセスできるNotionはパソコンからはもちろん、スマホやタブレットからでもアクセスすることが可能です。そのためNotionに資料を保管すれば、出張先でもスマホから資料の確認ができます。Notionは端末ではなくクラウド上にデータを保管するため、どの端末からでもアクセスが可能になります。アカウントも端末ごとに作り直す必要はありません。Googleアカウントのパスワードが分かればすぐにログインして利用することが可能です。基本的には無料で使えるNotionは基本的には無料で使うことが可能です。有料プランもありますが、無料プランでも資料の作成や共有、データベースの活用は行うことができます。無料である分他のツールよりも気軽に使えるツールと言えるでしょう。ある程度使い慣れたら有料プランにアップグレードするのも良いです。Proプランに変更すれば、より多くのファイルを管理できるようになり業務効率が上がります。テンプレートが豊富Notionにはおしゃれで使いやすいテンプレートが豊富に用意されています。新しいページを作成する際、Templateメニューからテンプレートを選択することが可能です。テンプレートを使えばすぐにページの枠組みを用意することができ、資料作成の手間を省くことができます。自作のテンプレートも追加することもできます。プロジェクトごとに別々のテンプレートを利用してどの資料か分かりやすくする、といった使い方ができるでしょう。他のサービスとの同期も可能Notionは他サービスとの同期も簡単に行えます。EvernoteやTrello、Googleドキュメントなどのドキュメント管理ツールとも連携できるため、各サービスからデータを集約させることが可能です。他のサービスと連携させNotionで情報を一元管理するのも良いでしょう。ドキュメントNotionのデメリット続いて、Notionのデメリットについて解説します。場合によってはNotionよりも他のドキュメント管理サービスを使った方が相性が良いこともあります。使いこなすのに時間がかかる機能が豊富な点はメリットですが、同時にデメリットでもあります。機能が豊富だとどのボタンを押せば何ができるのか把握するのに時間がかかってしまうからです。細かい機能まですべてを覚えるためには、それなりの学習期間を有するでしょう。社内でNotionを導入する場合も、ドキュメント管理ツールに慣れていない従業員がいる場合、使いこなせるようにアシストしなければいけない可能性があります。ページ作成などの基本的な機能を使うだけならそこまで難しくはありません。最初は大変でも慣れてくればNotionの便利さに気づくことができるでしょう。ネット上に情報が少ないNotionはまだ新しいサービスなうえに最近日本語化されたため、日本語の情報がまだネット上に少ないです。そのため、使い方に関して調べようと思っても知りたい情報を得難い可能性があります。日本は現状ではEvernoteの方が知名度が高く、Evernoteの方が操作方法について情報を得やすいです。個人でNotionを使う場合、操作方法に関して身近な人に質問ができないため、操作が難しいと感じた場合にはEvernoteを使った方が良いかもしれません。Notionの使い方やできることについて最後に、Notionの使い方やできることについてまとめました。ページの作成方法や整理方法など基本事項について説明しているので参考にしてください。ページの新規作成Notionで資料を作成するにはまずページを新規作成する必要があります。Notionの管理画面横には「+」ボタンがあるのでクリックしましょう。すると、何も書かれていないページが表示されます。新規ページにはタイトルと本文を入力する欄がそれぞれ設けられています。タイトルを正しくつけることでページの管理がしやすくなります。メモ帳などのエディタはファイルに書き込んだ際に保存処理を行う必要がありますが、Notionでは自動で保存してくれるため、資料を作成したらそのまま閉じても問題ありません。ページの整理ある程度ページが増えてくると、どこに何の資料があるか分かりにくくなります。そこで、ページの種類ごとにフォルダに分けて整理する必要があります。Notionでフォルダを作る場合、さきほど同様に「+」ボタンをクリックし、ページタイトルを設定します。他のページを現在開いているページへドラッグ&ドロップすると、フォルダにファイルを入れることが可能です。このようにNotionではページをフォルダとして使い、他のページを収納することができます。文章を検索するNotionには全体検索機能も用意されています。Notionの管理画面のサイドバーから「検索」をクリックすると、検索窓が表示されるので、検索したい単語を入力します。Notionでは探したい資料を簡単に探すことが可能であり、業務の効率化に貢献してくれるでしょう。Notionを使いこなして業務効率化を図ろう本記事ではNotionとは何かについて解説しました。Notionのメリット・デメリットや基本的な機能などがお分かりいただけたかと思います。Notionは動作が軽量かつ機能も豊富であり、今後主流になる可能性を秘めています。ドキュメント使い方Notion気になる人のTwitterをフォローしよう!@AndEngineerJpさんをフォローアンドエンジニア公式LINEでは新着記事やエンジニアに役立つ情報をお届け!日々のキャッチアップをお手伝いします!この記事をシェアTwitterFacebookLINEHatena編集部オススメコンテンツIT・Webエンジニアの「よくある転職活動のお悩み」や「転職活動の流れ」とは?マイナビITエージェントSponsoredPythonの勉強方法・手順とは?具体的なロードマップを解説!アンドエンジニア編集部2022.02.23SESはやめとけ?未経験者におすすめな理由とホワイト企業の特徴アンドエンジニア編集部2023.05.23プログラマーに向いていないと感じる。茉由2023.03.22知られざる"競技タイピング"の世界。競技タイピング日本一のmiriさんに聞くその面白さや見どころとは。編集部おすすめコンテンツIT・Webエンジニアの「よくある転職活動のお悩み」や「転職活動の流れ」とは?マイナビITエージェントSponsoredPythonの勉強方法・手順とは?具体的なロードマップを解説!アンドエンジニア編集部2022.02.23SESはやめとけ?未経験者におすすめな理由とホワイト企業の特徴アンドエンジニア編集部2023.05.23プログラマーに向いていないと感じる。茉由2023.03.22知られざる"競技タイピング"の世界。競技タイピング日本一のmiriさんに聞くその面白さや見どころとは。