2022.04.01基礎知識ナレッジ共有社内FAQ「Excelを活用した社内FAQの作り方が知りたい...」と気になってはいませんか。社内の問い合わせ数の減少に効果的である、社内FAQ。身近なツールであるExcelで作成したいという方も多いでしょう。そこで、本記事ではExcelを活用した社内FAQの作り方を解説します。Excelを活用して作成する際の問題点を説明するため、社内FAQの導入を検討している方は参考にしてください。社内FAQにはチャットボットの導入もおすすめです。弊社サンソウシステムズが提供する月額1万円から活用できるチャットボットツール「さっとFAQ」ではエクセルから簡単に会話データも作成できます。ノーコードでシナリオ作成やアンケート機能が実装・分析が可能です。今なら30日間の無料トライアルもご用意しておりますので、この機会にぜひご検討ください。月額1万円のハイブリット型チャットボット「さっとFAQ」チャットボット初心者の方におすすめです。Excelから簡単に会話データを作成、専用のダッシュボードで分析。ノーコードで導入・実装ができます。社内FAQを作成する際のポイントまとめ:社内FAQ作成ならチャットボットの活用がおすすめ社内FAQとはそもそも社内FAQとは、社内で問い合わせの多い質問を一つのデータベースにまとめたものです。社内に散在しているナレッジを一元で管理することで、社員がいつでも情報を確認できるようになります。社内FAQに記載している質問は、社員自身で解決できるようになり、問い合わせ担当者の業務負担を軽減することが可能です。社内にナレッジを蓄積できる点も社内FAQの魅力です。業務で得たナレッジを共有できるため、業務の属人化を防止できて、担当者が退職した際にも社内からナレッジは失われません。社内のナレッジを「社内FAQ」という形で共有すると、業務の効率改善が期待できます。本記事では、社内FAQを導入するメリットや作り方を紹介するので、導入を検討している方は参考にしてください。社内FAQやナレッジマネジメントにはチャットボットを導入し、効率よく解決していくこともおすすめです。www.satfaq.jp2023.05.22ナレッジマネジメントとは?理論モデルや事例、成功のコツを解説ナレッジマネジメントとは、社内ノウハウ、これまでの経験、収集データ、スキルといった社内ナレッジを共有し、全体に還元することで競争力や生産性、価値を高める経営手段です。SECIモデルや事例をご紹介するので、ぜひ参考にしてください。www.satfaq.jp2023.02.19社内FAQをExcelで作成するメリットこの章では、社内FAQをExcelで作成するメリットを説明します。無料で作成できる操作方法を新たに覚える必要がないこれより順番に説明していきます。無料で作成できる社内FAQを作成しても、必ず社内で定着するとは限りません。そのため、社内FAQの作成に費用をかけたくないという方もいるでしょう。そんな方におすすめなのが、Excelを活用した社内FAQの作成です。Excelは、表計算ソフトとして多くの企業で導入されています。社内FAQをExcelで作成する場合、追加で作成ツールを導入する必要がなく、作成費用を抑えることが可能です。数ある社内FAQの作成方法の中でも、最も手が出しやすい方法と言えるでしょう。操作方法を新たに覚える必要がない前項でも説明した通り、Excelは多くの企業で導入されています。社内FAQをExcelで作成するとなった場合、それに伴い、新しく操作方法を覚える必要はありません。利用者も新しく操作方法を覚える必要がないのがメリットです。作成時だけではなく、利用時にも特別なスキルや知識は不要であり、社員が受け入れやすい作成方法となっています。Excelを活用した社内FAQの作り方これまでExcelを活用して社内FAQを作成するメリットを説明しました。コスト面や操作面で導入のハードルが低い点が魅力です。次にこの章では、Excelを活用した社内FAQの作り方を説明します。作り方は、以下の通りです。質問を収集する回答を作成する更新する質問を収集するまずは社内で問い合わせの多い質問をまとめます。社内でQ&Aを作成している場合、その中から問い合わせが多い質問と回答を抽出すると、効率的に作成することが可能です。Q&Aがない場合は、問い合わせ担当者にどのような質問が多いかを尋ねて、情報を共有してもらいましょう。回答を作成するよくある質問を集めたら、次はそれに対応した回答を用意します。回答は、誰でも理解できるようなわかりやすい表現で作成しましょう。専門用語を使用すると、専門用語の意味がわからないという問い合わせによって、問い合わせ数を減少できない場合があるからです。回答を作成する際は、「これぐらいなら知っているだろう」と説明を省略せずに、知識がない人でも理解できるような内容を心掛けましょう。更新する社内FAQは作成して終わりではありません。実際に運用を開始してから、社内FAQの改善が必要になる場合があるからです。社内FAQを公開した後、FAQの中から質問を見つけにくいという問題が起こる可能性があります。運用中に質問に対する回答が変更になる場合も。そのため、社内FAQの公開後であっても、内容を修正する場面があります。その他にも、社内FAQの設置場所自体がわかりにくいという声があがる場合があります。その場合は、社内FAQを設置している場所の見直しや、再度設置している場所の共有をおこなわなければなりません。Excelを活用した社内FAQ作成に使えるテンプレートこれまでExcelを活用した社内FAQの作り方を解説しました。次にこの章では、Excelを活用した社内FAQ作成に使えるテンプレートを2つ紹介します。bizrouteExcelフリーソフト館bizroutebizrouteの公式サイトで詳細を確認するbizroute(ビズルート)は、株式会社エクシアが運営するWebサイトで、ビジネスに役立つツールが紹介されています。用意されているテンプレートは、総務や営業・人事・経理などさまざまです。その中でも、Excelを活用した社内FAQ作成に使えるテンプレートとして、「Q&AシートのExcelテンプレート」が用意されています。列ごとに質問に関する情報を入力します。No」に回答の情報を入力するといったシンプルなものです。各列にはフィルターが設定されており、簡単に質問や回答が見つけられるでしょう。Excelフリーソフト館Excelフリーソフト館の公式サイトで詳細を確認するExcelフリーソフト館は、Excelで作成したオリジナルのテンプレートを配布しているWebサイトです。FAQ」のテンプレートが配布されています。設定する項目は「Questions」と「Answers」の2つのみで、シンプルな形式となっています。Excelでの社内FAQに関する問題点Excelによる社内FAQの作成には、導入費用がかからないというメリットがあります。意識しておくべき問題点もあるため、併せて覚えておきましょう。Excelでの社内FAQに関する問題点は、以下の通りです。ファイルが重くなる可能性がある誤操作でファイルを削除する可能性があるファイルが重くなる可能性があるExcelで管理する質問や回答が多くなると、社内FAQのファイルが重くなってきます。操作も遅くなり、ユーザーはストレスを感じるでしょう。操作性が悪くなれば、使用率が下がる恐れもあります。Excelで管理する質問や回答が増えてきたら、重要度の低い質問や解答を削除することで、ファイルが重くなることを防止できます。質問のジャンルごとにファイルを分ければ、質問を削除することなく、質問数を増やすことが可能です。誤操作でファイルを削除する可能性があるExcelで作成した社内FAQの使用頻度が高い場合、誤操作でファイルを削除してしまう可能性があります。気付かぬうちにファイルを削除してしまい、また一から作成する羽目になることも。Excelで作成した社内FAQをうっかり削除してしまう可能性を考慮して、定期的にフォルダのバックアップを取っておきましょう。誰かが削除したとしても、バックアップがあれば、一から作成する必要はありません。おすすめの社内FAQの作り方これまでExcelで社内FAQを作成する問題点を説明しました。運営時に注意することで解消できる問題ではあるものの、長期的な運用を前提とした場合、効率的な社内FAQの運用とは言えないでしょう。そこでこの章では、Excelよりも効率的に作成・運用できる社内FAQの作成方法を2つ紹介します。FAQ作成ツールチャットボットツールFAQ作成ツールFAQ作成ツールとは、その名の通り、FAQを作成するツールです。FAQ作成ツールを活用すれば、プログラミングの知識は不要で、よくある質問や回答をデータベース化できます。作成機能だけではなく、分析機能も搭載されている点が魅力です。分析機能を活用すれば、ユーザーがどのような質問をより調べているのか、どの質問の回答率が低いのかを把握できるため、精度の高いFAQを作成できます。Excelとは異なり、導入に費用がかかるといったデメリットがあります。製品によって料金形態は異なるため、長期運用を前提として、無理のない範囲で運営できるものを選ぶとよいでしょう。チャットボットツールチャットボットツールとは、自動会話プログラムを作成するツールです。FAQとチャットボットを組みわせることで、よりユーザーの悩みを解消できるようになります。一口にチャットボットと言っても、シナリオ型とAI搭載型の2種類があります。AI搭載型を導入すれば、ユーザーの質問を蓄積して、自動で質問が追加される点が魅力です。定期的なチューニングは必要であるものの、質問を追加する手間を削減しながら高精度のFAQを運用できます。FAQ作成ツールと同じく、導入に費用がかかるといったデメリットがあります。チャットボットを導入する際は、使い方や効果を検証するために無料で使えるものがあれば試してみたいですよね。本記事では、無料で利用できるチャットボットツールを8つ紹介します。無料でチャットボットツールを利用するメリットも紹介しているため、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。www.satfaq.jp2023.02.19社内FAQを作成する際のポイント社内FAQを作成したら、必ず社員がわかりやすいところに設置するようにしましょう。どれだけ充実したFAQを作成したとしても、見つけにくい場所に設置すれば、使用してもらえないからです。社員が業務でわからないことがあった際、FAQをすぐ確認できるように、FAQへの導線を設計しましょう。問い合わせページにFAQのリンクを貼ることも、問い合わせ件数の減少に効果的です。まとめ:社内FAQ作成ならチャットボットの活用がおすすめ本記事では、社内FAQをExcelで作成するメリットや作成方法について説明しました。無料で作成できるといったメリットがあるものの、以下のような問題点があります。ファイルが重くなる可能性がある誤操作でファイルを削除する可能性があるそのため、チャットボットを長期的に運用するのであれば、FAQ作成ツールやチャットボットツールの活用がおすすめです。本記事で紹介した作成時のポイントを参考にして、社内FAQを導入してみてください。弊社サンソウシステムズでは、FAQチャットボット「さっとFAQ」を提供しています。Excelから簡単に会話データを作成できる点が特徴のチャットボットです。社内FAQを行うチャットボットとしての導入実績があり、さまざまな業界・業種で250社以上にご利用いただいております。30日間の無料トライアルが利用可能ですので、ご興味のある方は下記ページよりお申し込みください。月額1万円のハイブリット型チャットボット「さっとFAQ」チャットボット初心者の方におすすめです。Excelから簡単に会話データを作成、専用のダッシュボードで分析。ノーコードで導入・実装ができます。ひとり情シスはチャットボットで解決!おすすめツールも紹介ひとり情シスが増加した原因や課題、改善におすすめのてチャットボットと導入事例を紹介しています。情報システム部門の担当者が1人、もしくは少人数の「ひとり情シス」体制が課題となっている企業の改善策になるでしょう。近年になって注目されているナレッジマネジメント。社内でうまくノウハウを共有できれば、企業は長期的に高いパフォーマンスを維持できます。本記事でナレッジマネジメントの課題と解決方法、ナレッジ共有に役立つツールを解説します。運用チャットボットの正答率を向上させるコツ3つ!成功事例も紹介チャットボットを導入はお問い合わせ業務の工数削減やコンバージョン率が高まるといった効果が期待できます。お問い合わせに対する正答率が高まるように運用をしなければなりません。本記事では、チャットボットの正答率を高めてユーザーの満足度を高める施策について解説しますので、ぜひ参考にしてください。業務引継ぎの際にはツールを活用すると、情報の抜け・漏れがなく効率的です。そこで本記事では業務引継ぎに活用できるツールと意識しておくべき引継ぎの成功ポイントを解説しています。業務引継ぎの際にはぜひご参考ください。「社内マニュアルの管理がうまくいかない」「効率よく管理したい」とお悩みの方必見!マニュアルの効果を発揮するには適切な管理が重要です。今回はマニュアルの適切な管理で得られるメリットや、管理に適したツールを紹介します。社内用チャットボットを導入するメリットや注意点、おすすめのチャットボットや企業の導入事例を紹介しています。社内用チャットボットは、社内問い合わせ業務の効率化に効果が見込めるツールの一つとして注目されています。チャットボットタイトルとURLをコピーしました。