法律事務所オーセンス「Excel」での管理から脱却。170名(弁護士を含む。2019年4月時点)「すべての依頼者に最良のサービスを。」を理念とする法律事務所オーセンス。まで幅広く引き受けています。弁護士の豊富な経験、専門性を生かし、激動する社会、経済情勢などの変化にタイムリーに対応し、従来の枠にとらわれない新しいリーガルサービスを提供しています。導入の決め手や、導入によって生まれた変化について話を伺いました。部署で同じ画面を確認、入力できるため、業務スピードが向上した従業員に基本情報を直接入力してもらうようになり、業務量の大幅削減につながった複数の「Excel」が存在し、所内の情報共有に労力がかかっていたーHRMOSタレントマネジメント導入を決めた背景は何でしたか?以前は、弁護士を含む170名の従業員データをすべて「Excel」で管理しており、入力や確認業務に限界を感じていました。1名入所があれば、その方に関するあらゆる情報を管理するために複数の「Excel」を開き、ときには10回以上、同じ名前をコピペしてあちこちに入力していました。当事務所は、所内の情報連携を密に行うカルチャーがあり、さまざまな部署から「こういう情報を教えて」と要望がきます。個人情報が詰まった「Excel」のシートをそのまま展開するわけにはいかないので、必要な情報だけ抜粋して送るなど、細かな業務に手間がかかっていました。管理業務が減らせないのなら人事・労務担当を増員するか、管理業務自体を効率化するか。その2択から、システム導入を決めました。ー数ある人材管理システムの中でも、HRMOSタレントマネジメントを選んだ理由は?HRMOS採用を活用しているので、情報連携ができるツールとしてHRMOSタレントマネジメントを選びました。実は2~3年前、従業員が100名を超えた時期から、人材管理システムの必要性を感じて、ほかのサービスを検討していたんです。どのシステムにも「できること」と「できないこと」のばらつきがあり、一元管理が難しそうだ考え、先送りしていました。HRMOSタレントマネジメントは、採用情報をそのまま連携させられること、カスタマイズしてさまざまな項目を作れるところがいいです。勤怠管理もいずれ同じシステム内でできるようにしたい。考えると、今後のシステム開発の将来性を考慮すれば、HRMOSタレントマネジメントを導入しておくメリットは大きいと思いました。評価機能のリリースが予定されている点も魅力的でした(2020年12月現在:リリース済)複数の部門で同じ情報を見ながら入力・確認でき、業務時間の大幅削減につながっているー導入してどのような効果を感じていますか?以前、一番大変だったのが入退所メンバーの情報管理でした。入所が多い月には、入力作業や情報の社内共有が終わらず、残業することも多くありましたが、HRMOSタレントマネジメント導入後は、残業時間が目に見えて減りました。HRMOS採用に入っている住所や名前などの基本データをそのままHRMOSタレントマネジメントに移行できるので、書き出したり、打ち直したりする手間が削減できました。HRMOSタレントマネジメントの一画面を社内の複数メンバーで共有できるので、入退所に関する情報をそれぞれの部門が入力、共有できるようになりました。当事務所にはシステム部門や総務の担当者が入っている入退所グループがあり、入所メンバーが決まれば、PCの準備、メールアドレスや内線番号の設定、机等の備品の準備などさまざまな業務が発生します。以前は「こういう方が入所します」と人事から各担当者に連絡し、それぞれが「Excel」に入力して、集約してと、煩雑な作業が発生していました。導入後は、アクセス権限を持ったメンバーがHRMOSタレントマネジメントを見て、該当箇所に入力すれば一覧で見られるように。連携のためのメールのやりとりもなくなり、複数の「Excel」の作成が不要になったことで管理ミスも減りました。入所のお知らせが自動で飛ぶようになったため「知らなかった」「気づかなかった」という事態もなくなりました。ーオーセンス様ならではの使い方はありますか?入所の際のタスクチェックをHRMOSタレントマネジメント内に作り、「この業務レクチャーを終えたか」「契約書を作成したか」など、一つ一つクリアすることで漏れをなくしています。以前は紙でチェックしていたので、ほかのメンバーと業務の進捗を共有できずにいました。属人化から脱することで、ミスがあれば周りが指摘できるような健全な状態になっているなと思います。従業員の基本情報は本人に入力してもらうようオペレーションを進めています。こちらも以前は紙で運用していました。記入してもらった情報を人事が読み取って入力していたため、どうしてもミスが出ていました。HRMOSタレントマネジメントは画面がわかりやすく操作が簡単なので、現場から質問が上がってくることもありません。住所変更や結婚などによる名字変更も各自で入力できるので、人事の業務はかなり軽減されていると思います。当事務所は、代表が「弁護士ドットコム」を立ち上げているほどですから、「システムでできることは、システムでカバーしよう」という価値観が根付いています。人がサービスを提供する業態なので、人に関する情報管理はちゃんとお金をかけてやろうという考えが浸透しています。現場もシステム化になじんでいるのではないかと思います。ーHRMOSタレントマネジメントに今後何を期待していますか?HRMOSタレントマネジメントの評価機能にも期待しています。今は目標管理シートをすべて紙とPDFで管理しており、最新の情報がどれかわからなくなるなど、さまざまな課題があります。あらゆる領域で「Excel」での管理を脱せられれば、倉庫に保管している膨大な人事書類もすべてデータベース化でき、検索性も高まりますし、個人情報管理の面でも画期的です。今後のサービス展開を、引き続き楽しみにしています。ーHRMOSタレントマネジメントをどんな企業、人事担当者におすすめしたいですか?従業員数が100名を超えると、「Excel」での管理は難しくなると実感しています。社内の複数のメンバーが、同じように「Excel」を作成している、という企業の方におすすめしたいです。一元管理できるシステムがあることで、最新の情報を複数人で共有でき、業務量の削減という点でも、透明性が担保される点でも有効だと思います。評価制度と人材データを集約し、人事業務の大幅削減と従業員同士の理解につながっているトラボックス株式会社パルスサーベイ/組織診断サーベイを通じた組織と個人の対話を実現。人事情報の一元化から始めるバックオフィス改革。人事管理は従業員データベースが肝になる。株式会社LASSIC煩雑な入社者からの情報取得手続き業務を1クリックで実装。従業員の活動履歴を追い、タレントマネジメントの実現へ株式会社ユニクエスト従業員の情報がすぐに見つかり、業務効率アップ。情報はすべて人にひもづけ、HRMOSタレントマネジメントで管理していく株式会社メック講師と従業員の2軸で情報を管理。細かな入力項目の設定とアカウントの付与、閲覧制限がスムーズな運用につながった滋慶学園グループ目標評価ツールを刷新し、未来の活躍人材を発掘する環境を構築。適材適所の実現へ株式会社ユニークワン1on1は「組織目標を達成するための場」。1on1レポートやアジェンダ作成機能の活用が、1on1の質の向上につながった株式会社デジタル・ナレッジ従業員データに関する問い合わせが急減。technologies社員数増加に伴い「一元管理」が不可欠に。EXPRESS株式会社これまでは複数の営業所がおのおのの社員情報を紙で管理。法律事務所オーセンス「Excel」での管理から脱却。/新卒採用をご検討中の企業様向け法人・審査制M&AマッチングサイトM&Aサクシード。