仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にする国内利用者数No.1(※)の中小企業向けビジネスチャット「Chatwork」を開発・運営しています。社内向けとして開発されたものでしたが、今では導入社数354,000社(2022年3月末時点)を突破し、広がり続けています。今回は、CHRO室・内田良子様、ピープル&ブランド本部人事部マネージャー・吉成大祐様に、HRMOS採用導入を決めた理由、導入によって生まれた変化、今後の活用方法について話を伺いました。効率化され、選考スピードが上がった部門マネージャーが、より本質的な採用活動にパワーを割けるようになったデータ分析により採用課題が明確になり、必要な施策を打てるようになったメンバークラスからマネージャーまで幅広く採用に携わるからこそ、細かな権限設定による情報管理が重要だった―HRMOS採用を導入されたのはいつでしたか。導入以前にはどのような課題があったのでしょう。内田:導入は2019年3月です。私が1人目の人事担当としてChatworkに入社したあとのタイミングでした。それ以前は人事専任はおらず、プロダクト本部、ビジネス本部の各部門マネージャーが、自分たちで採用媒体のそれぞれの管理画面を使って採用していました。採用フローもバラバラで、応募者情報も連絡手段も一つに集約されていませんでした。各部門から採用媒体の管理者IDやパスワードをもらって情報を取りにいっていましたが、エージェントや候補者への連絡漏れや取りこぼしも散見され、それが各部門の責任になっていました。そこで、採用活動のプラットフォームを作り、一つにまとめることで、候補者へのレスポンスを早くできる状態にしたいと考えました。―「人事」というポジションができて入社されたということは、会社としても採用に力を入れていこうという転換期だったのでしょうか。「Chatwork」をビジネスインフラにするべく、品質の向上をするためプロダクト組織をより強くしたいという思いがありました。プロダクト本部側で採用が回り始めたあとは、ビジネス本部でのインサイドセールス採用を加速させる必要が出てきました。2020年2月に中期経営計画を出し、ビジネス本部の採用強化が明確な戦略となっていました。ハイクラス人材を獲得するためには、採用に特化した強い人材が必要で、2021年2月に吉成が入社した経緯があります。吉成:私が入った当時、人事は4人体制でしたが、1年後には10人強になっています。新卒、中途、ビジネス側、プロダクト側と特性の違う採用を行うためには、それだけ人の配置が必要でした。Partner)としての活動から人事企画、組織の制度設計の見直しなど、役割分担をしながら動けるチームをつくっています。内田:一番の決め手は、細かな権限設定機能でした。当時のChatworkの採用は、部門のマネージャーだけではなくメンバークラスも選考にかかわることが多くありました。年収などの候補者の個人情報は、メンバークラスには開示する必要がありませんし、逆にノイズとなる可能性もあります。いって、採用に介入できない状態になるのは避けたかった。既存の採用フローや現場との協力体制ができているなかで、情報を一緒に、安全に共有できることが重要な観点でした。吉成:個人情報は慎重に扱わなくてはいけません。システムでできないのなら人的工数をかけて対応せざるを得ない領域ですが、人がかかわるほどアナログになりミスも増えます。HRMOS採用は、誰にどこまで情報開示するのかを詳細に切り分けて設定でき、当社のやり方に非常にマッチしていると思います。―導入に対し、社内からはどのような反応がありましたか。内田:経営陣も、採用オペレーションや採用情報の管理に課題感を持っていて、さらにその先には採用進捗を数字で見える状態にしたいと考えていたため、導入はスムーズに決まりました。現場への導入も、ITツールに慣れている人材ばかりなので、初期設定と運用ルールの説明をすれば、あとは自分たちでよりよい使い方を見いだしていってくれました。そのため、導入時に苦労したことはほとんどありませんでした。データ基盤ができ、課題に対して必要な施策を考えられるようになった―HRMOS採用導入以前と以後とで、採用フローや採用人数はどのように変化していますか。吉成:導入当初、月間の応募数は100~200名程度でしたが、現在は500~600名程度に急伸し、年間100名規模の採用を進めています。従業員数も、コロナ禍前まで約100名強だったのですが、2022年3月末には267名と倍以上になっています。事業成長とともに組織を一気に拡大してきました。選考は各部門で行い、本部長やマネージャークラスの人たちが自分たちでソーシングし、スカウトを送っています。それに対して人事は、事業戦略と関連づいた採用活動の方針を一緒に考えています。具体的には現場が求める人物像と採用市場を踏まえた採用確度を勘案し、現実的なペルソナや採用チャネルに落とし込みます。事業戦略を起点に、そもそも部門がどんな役割を持ち、足りないケーパビリティーは何か、採用でどんな人材が必要か、いつまでにどんな手段で採用すべきかを整理していくのが大切です。―HRMOS採用を導入後、オペレーション業務はどのように変わりましたか。内田:採用情報がHRMOS採用に集約され、確認すべきプラットフォームが一つになったのは大きいです。候補者とのやりとりを履歴で確認できるようになったので、部門への伝え漏れ、情報共有漏れがなくなりました。以前は、媒体ごとにID、パスワードを入れて確認し、メールで受信した内容を社内チャットで通知していました。スプレッドシート」もどのタイミングで更新されるのかが分からず、候補者ファーストで動くためには常に見ていなければなりませんでした。小さな手間の蓄積で、業務時間がとられていました。導入後は、候補者とのコミュニケーションミスがなくなり、選考スピードも上がりました。カレンダー」を開いてメールで候補者に候補日を連絡し、確定したらカレンダーに入力する作業を一人一人行っていました。カレンダー」との連携により、一つの画面上で調整・連絡できるようになり、日程調整にかかる時間は大幅に減りました。カジュアルな面談も急増していたので、各部門でも日程調整にパワーがとられていました。それを人事側ですべて引き受けられるようになり、部門のマネージャーが本来リソースを割くべきコア業務に集中できるようになりました。会社の事業成長にとっても、大きな変化でしたね。―HRMOS採用の活用方法、工夫しているポイントはありますか。吉成:データ分析により、採用のモニタリングを進めています。当社ではHRMOS採用のレポート機能とは別に、自社でダッシュボードを作って運用しています。そのデータ基盤がHRMOS採用であり、必要な数値をダウンロードし、データドリブンな採用に向けたプラットフォームとして活用しています。採用課題がどこにあるかは、定量的に数字を見ていかなければ分かりません。入り口の応募数が問題なのか、選考に時間がかかっていて離脱につながっているのかなどは、各選考の通過率や内定承諾率などから判断できることが多いです。HRMOS採用は、ステータスや応募日、内定を出した日などと、ほしい形で細かく数字をダウンロードできます。定点的なモニタリングができるため、必要なところに施策を打てるようになっているのが現状です。私が入社した当初の課題は、応募数でした。「このまま進めても、目標採用数には至らない」と予測できたため、エージェントやチャネルの拡張、ビズリーチの活用強化に取り組み、数カ月で約1.5倍まで増やせました。今は候補者が他社と競合することが増えていて、内定承諾率にも数字として表れています。数字を眺め、ボトルネックを把握しながら、次にどう対策を考えるかが目下の課題です。―今後、取り組みたいことはありますか。吉成:採用は、あくまでも入り口だと思っています。採用後に一人一人がパフォーマンスを上げ、事業成長につなげられなければ意味がありません。HRMOS採用で得られたデータを定性的、定量的に振り返りながら、描きたい組織の実現に近づけた採用ができているのか、活躍、定着までを見ていきたいと思います。内田:HRMOS採用で蓄積したデータを使って、採用の重要性を全社にきちんと伝えていきたいです。この1~2年で組織が急拡大したため、「採用が大事」という価値観の浸透には濃淡があります。カルチャーとしては「採用は人事だけがやるものではなく、現場を含めて全社でやっていくものだよね」という意識はありますが、全員が「自分事化」できているとは言い切れません。マネージャーがどう採用にかかわり、力を入れているのか、メンバーから見えにくいところも数字で示すことで、理解につながるのではないかと思っています。―HRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか。吉成:HRMOS採用は、「UIの使いやすさ」と「細かいところまで見られる」というバランスがよくとれているツールだなと思います。人事畑が長いのでさまざまなATSを活用してきましたが、あまりに機能が細かいと運用がアナログになり工数がかかる、という課題に何度かぶつかってきました。結局オペレーションに人数が必要になり、ツールを入れたメリットがなくなってしまう。HRMOS採用は、最少人数で運用でき、必要なデータ分析も可能なツールとして、人的リソースが限られた組織に最適だと思います。内田:まさにそうですね。ATSを初めて導入する組織は「一人人事」のところも多いのではないでしょうか。人事も各部門も、本来時間を割くべきコア業務に向き合えるよう、システムに任せられるところは任せていく。定義づけてATSを選ぶのなら、もっとも効率化につながるツールは何かを見極めたほうがいいと思います。当社にとっては、権限設定がしやすく、機能連携が豊富なHRMOS採用がマッチしていたのだと思います。社内の誰もが説明不要で操作できるので、候補者に関する会話が自然と増えたSCSKサービスウェア株式会社ユーザビリティを追求するHRMOS採用を活用し、リードタイムが半分に!リファラル採用と直接応募により採用単価を抑え、「攻め」の採用にシフトチェンジエイベックス株式会社オペレーション業務の大幅な削減により、第二新卒採用の本格的なスタートが可能に。採用情報を一元化し、現場も巻き込んだ採用活動を推進。人事3名体制で候補者情報の共有がスムーズに。株式会社OKAN未経験で人事へ異動し、中途採用と初の新卒採用を共に成功に導いた採用体制とは株式会社スノーピーク採用ページを充実させ、会社の魅力を伝えられるように。人事体制などの状況変化に対応。チーム一丸で採用に取り組めるように!リノベる株式会社レポート機能で選考状況をタイムリーに把握。現場担当と一緒に採用していく意識が醸成できた株式会社Asobica急成長スタートアップの採用を加速させる採用基盤を構築。STUDIO選考の正確な進捗を把握し、通過率などのデータからスケジュールを逆算。戦略的な採用活動が可能に株式会社マネーフォワードSlack連携機能で社内コミュニケーションがスムーズに。株式会社スクウェア・エニックス候補者の情報を一元管理し、業務の効率化とセキュリティ懸念払拭を同時に実現。採用チャネル・選考フェーズごとの数値分析が進み、採用戦略を立てやすく。地方拠点所属やリモートワーク等物理的に離れた採用メンバー間の情報共有もスムーズに株式会社ウィルゲート採用の進捗がリアルタイムで把握できるようになり、次に何を改善すべきかが明確に。International選考通過率やリードタイムを簡単にデータ化でき、選考プロセスの課題が明確に。現場の採用への意識も高まった株式会社エルテス新卒、中途採用を一人で担当。ラベル機能を駆使して業務効率化を進め、データに基づき適切な採用チャネルの選定を考える株式会社デザインフィル属人化していた採用情報の可視化へ。株式会社キュービック採用にもマーケティングの観点を!HRMOS採用で採用課題を可視化して新たな一手を考える基盤にコネヒト株式会社データ分析による課題抽出で、ダイレクトリクルーティング比率が全体の7割に。選考途中の離脱数は3分の1に、内定承諾率は約2倍に向上!株式会社wevnal候補者情報の一元管理によりオペレーション業務を大幅削減!人材紹介会社との連携強化、面接の質向上に向けたアクションもとれるように株式会社medibaHRMOS採用に蓄積したデータを深掘りして分析。senior新会社設立後間もなくの導入。「採用マーケティング」を実現するためにHRMOS採用を導入!採用におけるパイプライン管理とデータ分析が可能に株式会社JMDC自社の採用ページの充実で、直接応募が20倍以上、そこから採用決定へ。人事主導で採用広報に取り組む体制を築いた株式会社駅探アウトソーシングしていた採用業務を、すべて内製へ。株式会社アイワット人材紹介会社の取引数を10社から50社へ。共有がスムーズになり、選考に関わる現場の面接官の役割が明確に。採用スピードが格段にアップし、選考中の離脱がほぼゼロへ。株式会社TMJ紙での管理をやめ、オペレーション業務を大幅削減。採用プロセスの進捗や課題をデータで可視化。現場からの理解も深まり、採用活動に協力的に株式会社ワンキャリア採用活動本格化を見越し、採用課題が顕在化する前に採用管理ツールを導入。リレーションも深まり、紹介数の増加につながった株式会社FLIGHTS月間400名の応募に、2名で対応。株式会社enish候補者情報を一元管理できるようになり、社内の情報共有がスムーズに。採用状況の可視化もでき、経営陣の納得度も高いスマートキャンプ株式会社データ分析機能を活用し、職種ごとの通過率を把握。TRUTHデータにもとづいた採用のPDCAサイクルが全社に定着。株式会社マクアケ人材紹介会社への求人票の共有が簡単になり、紹介数が2倍に。かかるオペレーションを80%削減。エンジニア採用チームが発足。採用課題の分析から対策まで行えるようになり、ばらつきがあった全国10部門以上の採用を担当者1人で一括管理!株式会社ベガコーポレーション選考スピードが大幅にアップし、採用者数は約2倍に。株式会社ウィルグループ事業部間で採用状況の「見える化」を図り、採用効率を大幅に改善。タレントプール活用も本格的に進めていく株式会社インターコム人材紹介会社との連携がスムーズになり紹介数も増加。業務効率が上がり、人材紹介会社や候補者へのレスポンスがスピーディーに。社員紹介を推進し、採用難度の高いポジションを充足。新卒も中途もHRMOS採用で一元管理。/新卒採用をご検討中の企業様向け法人・審査制M&AマッチングサイトM&Aサクシード。