2019-4-21会社/組織”手戻り”という言葉、聞いたことがありますか?一言で言えば、やり直し、という意味です。ビジネスの現場でもよくあることです。上司に資料の作り直しを命じられた提案が会議で否決された上に宿題が出た作ったプログラムにエラーが見つかってやり直しいずれもあってはならないこと、避けるべきことなんですが、残念ながらよくあることでもありますね。うちの会社でもこの手戻りが頻発しています。会社には、経営会議という重要な会議があります。経営会議では、社長や副社長といった取締役クラスや各領域の担当役員が主なメンバーとなり、全社的な重要事項の意思決定を行います。中間管理職である私は経営会議には出席しませんが、各領域を代表して経営会議に出席する担当役員のために、資料や情報をちゃんと整理して準備したりします。これがなかなかタフな仕事なんです。経営会議本番までの道のりは遠いです。われるかもしれませんが、これが昭和の大企業の実態です。こんな遠き道のりなので、経営会議の議題が決定してから本番まで、数週間は欲しいところです。無い、という前提においてです。うちの会社では最近特に顕著になってきて、経営レベルでの”手戻り”が発生し、役員から現場までみんなが疲れ果てています。発生するのか?(わが社の場合)私が考える最大の理由。それは、経営者と現場がつながっていないということです。意識も数字もつながっていない。いわゆる大企業病ってやつです。経営者は高い目標を掲げて仕事をしています。その高い目標に対して、現場の目標が低い、あるいは目標そのものが無い。会社としての目標や方向性において、経営と現場でギャップが生まれているのです。多発する根本的な原因だと私は考えています。このようなことが起こるのでしょうか?スタッフ部門が弱いスタッフ部門は、管理部門とも呼ばれており、経営企画部などを指します。会社組織においては、現場(ライン部門)が筋肉だとすれば、スタッフ部門は頭脳であり、血管や神経でもある部門です。経営者の考え方や会社の方向性を正しく迅速に現場に伝達し、経営と現場をつなぐことが、スタッフ部門の重要な使命です。会社の中ではよく聞こえてくる言葉ですね。人間関係は良好でも、仕事となると組織間で対立するようなケースって、どこの会社でも見られる光景です。私の実体験をお話します。ところが、このスタッフ部門の伝達する力が弱い。(青葉が現場の人間役です)アメリカから輸入する予定の生産設備ですが、予算に対していくらになりそうですか?3日後に役員に報告しますので、このフォーマットを使って報告資料まとめてください。来週の経営会議で議題になるそうです。事前に担当役員が見たいと言ってます。えらい急な話だね・・・まあ仕方ない。しても予算が厳しいな・・・これどうやって算出されたの?ええと・・・ちょっと確認してみます報告するのは金額だけでいいの?この設備はこんな予算じゃ買えないよ。その理由もちゃんと説明しないとダメなんじゃない?それも役員に確認してみます。予算未達の理由も必要なら、3日後の報告なんて無理だよ。価格交渉はこれからアメリカの取引先とするんだから。報告値は、ドルで報告するの?円で報告するの?為替レートはいくらを使えばいいの?それも合わせて確認します・・・ちょっと待って。このフォーマット、大事なポイントが抜けてるし、これじゃダメでしょ?すぐ持ち帰って修正します。上からの指示を、何も考えずに右から左に流しているだけの、ダメなスタッフの典型的なパターンです。このスタッフの依頼を、そのまま受けていたら確実に手戻りになります。スタッフとして、現場の人間に、ここまで言い返されるのは恥ずべきことです。スタッフ部門は、常に強く賢くあるべきで、圧倒的な知識とプライドによって、筋肉である現場を正しくコントロールするのが理想なのです。現場(ライン部門)においても、スタッフに言うべきことを言わずに、ただ黙って仕事を受ける管理職や担当者がたくさんいます。現場にもロボット化した人がたくさんいるのです。右から左に仕事を流していれば一見楽なように見えますが、実際は手戻りだらけとなり、結局は余計な仕事が増えることになります。なると、ますますストレスが高まり、モチベーションも下がっていくという悪循環に陥るのです。担当者レベルならともかく、管理職はこんな状況を見過ごしてはいけません。他部門やスタッフ部門から仕事を引き受けるときは、まずは自分自身が納得してから部下に展開することが必須です。適当に仕事を引き受けて、自分の部下に手戻りをさせてはならないのです。スタッフは、経営と現場の板挟みになることもあり、情に訴えて泣きついてくるケースもあります。そんなときでも、納得のいかないことは安易に引き受けてはいけません。泣きついてくるスタッフは、自らの責務を果たさずに、言いやすい相手(現場)に甘えているだけなのです。突っぱねるだけではなく、困り果てているスタッフに手を差し伸べ、一緒に問題を解決するのがよいでしょう。手戻りを無くすためにこの記事では、経営会議を事例に手戻りの話をしていますが、私と部下の間でも手戻りは発生します。部下に作成指示した資料が、私の思いとズレているようなケースもあります。「なんだこれ・・・違うじゃないか」とイラっとすることもあれば、「ああ、俺の指示が悪かったな・・・」と反省することもあります。一から十まで上司に指示してもらうことに期待するのは間違いです。優秀な部下であれば、上司の思いを忖度して、適当な指示でもしっかり期待に応えてくれますが、なかなかそうはいきません。あれば、わからないことはちゃんと上司に確認した上で、作業に取り掛かるべきです。これは、経営と現場の間にいるスタッフにも言えることです。結局、手戻りを無くそうと思えば、自分の目の前の仕事だけ見ていたらダメなんです。自分の仕事を引き渡す次の工程のために、自分の仕事をきっちりやりましょうね、という意味です。誰かから仕事を依頼されたときは、その依頼にただ応えようとするだけではなく、その依頼そのものが正しいものなのか、手戻りが発生するリスクは無いのか、ひとつ高い視点で仕事を俯瞰し、考えるべきなのです。必須サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。青葉のプロフィールグローバル大手企業に30年近く勤務している現役管理職。今は経営企画の仕事をしています。「仕事は人生を楽しむ手段」と考え、楽をしながら成果をあげる働き方を探求しています。>>詳しい紹介はこちらTwitter:@Chokoshin『青葉の働き方』はSDGsに賛同し、筆者のビジネスを通じてその目指す世界の実現に貢献します。青葉の働き方シェアTOPへホーム。