仕事を進めるうえで、TODO管理・スケジュール管理は欠かせません。チームで協力して進める場合、チーム全体で今誰がどこまで進んでいるかの進捗確認も必要でしょう。そこで今回は、スケジューラーの基本概要やスケジューラーの種類・スケジューラーを導入するメリットをはじめ、管理がラクになるためのスケジューラーツールを解説します。【目次】スケジューラーとは?スケジューラー(スケジューラ)とは、スケジュール管理をするための仕組みのことを指します。仕事でスケジューリングするうえで大切なポイントは、「予定・タスクの洗い出しと整理」「期限を決める」ことです。仕事を進めるうえで、タスクが1つだけでなくいくつかが同時期に重なることは少なくありません。複数ある処理すべきタスクに対して優先度を設定し、管理する仕組みをスケジューラーと言います。この仕組みにはスケジュール管理ツールを活用することがおすすめです。スケジュール管理ツールはタスクの状況を見える化するだけではなく、重なった予定を自動的に調整することも可能です。「予定を管理する」というタスクから解放されることから、業務効率の向上が期待できます。スケジューラーの種類スケジューラーと呼ばれるものには、以下の3種類があります。生産スケジューラー1つずつ見ていきましょう。TODO管理スケジューラーの1つ目は、TODO管理です。TODO管理をするには、まず仕事を完遂するうえで必要なタスクを洗い出します。「社員がやるべきこと=TODO」にまで細分化し、優先順位を付けて管理していきます。TODO管理の目的は、やるべき順序を明確にし、忘れないようにすることです。TODO管理をすることで、作業の抜け漏れを防ぐことができ、しなくてもよいムダな作業を省くことにつながります。タスクスケジューラースケジューラーの2つ目は、タスクスケジューラーです。タスクスケジューラーとは、Windows系のOSに附属するプログラムで、「この時間帯にこのプログラムを実施する」と指示することで、指定の時間になるとプログラムが実行される仕組みを指します。ファイルのバックアップや溜まったゴミ箱からのファイルの抜去など、定期的に行う必要があるものに設定します。これらは社員に任せると後回しになったり忘れたりしがちな作業ですが、タスクスケジューラーで設定することにより確実に実施され、社員の管理工数も削減できます。生産スケジューラースケジューラーの3つ目は、生産スケジューラーです。生産スケジューラーとは、生産工場において生産活動のシュミレートを適切に行い、臨機応変な対応を可能にする仕組みを指します。これまで生産スケジューラーにはExcelなどが活用されていましたが、IT化による情報量の増加にともない、最近ではツールを活用する会社が多くなっています。スケジューラーを導入するメリットスケジューラーと呼ばれるものには多くの意味がありますが、ここでは主に、TODO管理のスケジューラーを導入するメリットについて、以下の3つの観点から解説します。予定に合う最適な行動を起こすことが可能1つずつ見ていきましょう。タスク漏れ防止スケジューラーを導入するメリットの1つ目は、タスク漏れ防止です。仕事を進めるうえで、複数のタスクを同時進行させるとき、優先順位を明確に付けることが求められます。納期を確認し、納期から逆算してスケジューリングしないと、タスクが漏れたり納期に遅れたりして会社としての信頼を落とすことにもつながる懸念があります。複数人でタスクを分担する場合、誰がどのタスクを担当し、いつまでに何をすべきか、を明らかにしたうえで共有すると良いでしょう。タスク漏れを防止するためには、タスクを可視化しておくことが重要です。タイムマネジメントが可能スケジューラーを導入するメリットの2つ目は、タイムマネジメントが可能であることです。タイムマネジメントとは、限られた時間を有効活用するために、タスクに必要な時間の短縮化を目指すことを指します。TODO管理をすることでタスクの可視化が可能です。必要なタスクを洗い出し優先順位を付けたら、多少のバッファを見積もった最低限の工数を算出します。この時点でムダな時間が発生しないよう管理することが重要です。タイムマネジメントでは、定期的な振り返りの時間を設定し、納期までのスケジュールと常にマッチした状態に保つことをおすすめします。予定に合う最適な行動を起こすことが可能スケジューラーを導入するメリットの3つ目は、予定に合う最適な行動を起こすことが可能であることです。明確なスケジュールを把握できていれば、スムーズにタスクを消化していくことができます。今すべきことがスケジュール化されているので、必要のないタスクに手を付けてしまうことはありません。仮に急ぎの案件が入った場合でも、すぐにスケジュールを見直して、スケジュール通り進めることが可能かを正確に判断できます。万が一遅延が発生した場合でも原因を突き止めやすくなります。タスクを整理し優先順位を明確にしたうえでスケジュールに落とし込めば、期日までに必要なアクションを明確にすることが可能です。おすすめのスケジューラーツール5選を紹介TODO管理を行うには、適切なスケジューラーツールを選ぶことが大切です。ここでは、おすすめのスケジューラーツール5選を紹介します。Free1つずつ見ていきましょう。AsanaAsanaは、個人の小さなタスクから企業におけるビジネス活動の全体像まで、幅広くスケジュール管理が可能なツールです。チームのプロジェクトを1つの場所で共有し、見やすいビューになるよう個人での設定が可能です。リストビューでは社員個人に割り当てられたTODOが可視化されます。タイムラインビューを使えば、月をまたいだ年単位の予定が確認できます。Crowdは、タスクにかかる時間を記録して見える化することに特化したツールです。Chrome拡張を使うことで、今開いているWebページの名前をタスク名に変更できるため、文字入力の作業が減らせます。チームのメンバーが記録している時間を共有できるため、メンバーの動きを把握することも可能です。レポート機能を活用すれば、チーム全体の工数と人件費などを管理できます。https://timecrowd.net/TrelloTrelloは、タスク管理の他、プロジェクト・ワークフローの管理まで幅広く対応できるツールです。チームの働き方に合わせたカスタマイズも可能です。登録してサインアップしたらすぐに使い始められるため、大企業から個人まで気軽に活用することができます。実際にクレジットカード大手や世界最高峰の検索エンジンを運営する企業が導入しているツールです。シンプルで「やるべきこと」と「達成した結果」が明確にわかります。https://trello.com/jaジョルテジョルテは、カレンダー&システム手帳アプリで仕事用だけに留まらず家族やパートナーとのスケジュール管理も可能な無料ツールです。「世界で一番たくさんの機能を持つカレンダーアプリ」であり、予定を入れるカレンダー機能・TODO管理機能・写真貼り付け機能などがあります。背景やフォントなども自由に設定できるため、使いやすいようにカスタマイズすることが可能です。Freeは、Officeに搭載されているOutlookのようなデザインでスケジュール管理・TODO管理からメールの送受信までを行うことができるツールです。PCだけではなくスマートフォンにも対応しているため、いつ・どこからでもスケジュールの確認が可能です。無料プランもありますが、ビジネスプランの場合は費用を支払う必要があります。https://www.essentialpim.com/まとめ今回は、スケジューラーの基本概要やスケジューラーの種類・スケジューラーを導入するメリットをはじめ、管理がラクになるためのスケジューラーツールを解説しました。スケジュール管理を正確に行うことで、社員個人のTODO管理をはじめプロジェクト全体の管理まで簡単に把握できます。スケジューリングを行うにあたっては、スケジューラーの導入がおすすめです。自社の目的・使い勝手の良さなどを確認し、最適なスケジューラーの導入を検討しましょう。タスク管理ツールのチェックリスト【決定版】〜導入を失敗しないための必須10項目〜タスク管理ツールの導入を検討している経営者〜担当者向けに、導入するうえで押さえておきたい10項目を学べる資料です。導入検討時に抑えておくべきポイントを網羅的に把握できます。タスク管理ツールの導入を検討されている方、業務の可視化を通じてチームのコミュニケーションをスムーズに取りたいと思っている方、必読です。無料でダウンロード記事をシェアするこの記事を書いた人CrewWorks編集部CrewWorksコラムは、ビジネスチャット、タスク管理、CRM、社内SNS、ナレッジ共有などのコミュニケーションツールに関する情報やビジネスコミュニケーションをより円滑にするための情報を発信します。Corporation。