氏2月20日(木)、東京・麹町会館にて「メンタージャム東京」を開催いたしました。今回は、文章改善コンサルタントの小田順子氏を講師にお迎えし~文章を変えただけで問い合わせ倍増!~「士業のための文章力強化セミナー」と題してご講演いただきました。小田氏は15年間ほど中野区の職員として勤務され、7年前に退職。その後、独立され文章改善コンサルタントなどとして活動。最近、文章に対する関心が高まってきていて、特に2011年の震災以降、大企業や行政から依頼される文章サポート業務が増えているとのこと。今回の講演では「士業に求められる文章力とは」「お客様が理解できる文章の書き方」「士業なら知っておきたい文章のルール」「問合せがアップするウェブ文章の書き方」の4つについてお話しいただきました。最初の「士業に求められる文章力」で、小田氏は文章をわかりにくくしている原因について「長ければ長いほどよい文章」「難解な文章を書く人は優秀」という思い込みが影響している。ビジネス文章であっても1000年以上前の漢詩の作法である「起承転結」で書かなければいけないように思われている。これではわかりやすい文章が書けるはずがない。言いたいことは最後に書くことがよいことだという教育がされてきたことも難しい文章、わかりにくい文章が増えている原因だと小田氏は指摘。ビジネス文章で重要なのは「わかりやすさ」。士業が書く文章は法律をもとにしていることが多いので知らず知らずのうちにわかりにくくなっている。士業に求められる文章力とは、お客さまにわかりやすい文章を書く力。文章にもっと注意を払ってくれれば「トラブルを防ぐことができ、事務所の好感度が増す」、それがお互いの無駄を省き利益を生むことにつながる。「お客様が理解できる文章の書き方」は「中学生でもわかるように書く」こと。そのコツと基準は次の4点だそうです。(1)常用漢字を使う、漢字使用率は45%以内にする(2)具体的な言葉や身近な言葉を使う(3)文を複雑にする要素をできる限り使わない(4)1文の長さを65字以内にするこれを心がけるだけで文章はかなりわかりやすくなる。中学生レベルの漢字でも実は相当難しいのでできる限り漢字は少なくするのがよいそうです。使い方を説明していただきました。使い分けが間違っていることが多い。動作をする人に対して敬意を表するときは「尊敬語」、動作をされる人に対しては「謙譲語」、そして話の読み手・聞き手に対しては「丁寧語」を使う。「ご利用できます」は間違いで「利用できます」「ご利用いただけます」が正解。この間違いを少なくするコツは「お」や「御」をむやみに使わないことだそうです。これにはなるほどと思いました。最後は「問い合わせがアップするウェブ文章の書き方」。ウェブ文章をプル型とプッシュ型に分けて、書き方のポイントについて解説。実際に士業が書いていそうな「悪文例」と問い合わせが倍増した「改善例」を使って具体的に説明を加えていただきました。使い方が自分も含めていかに乱れているか再認識されている方が多かったようです。1文の長さを65字以内にする、漢字を少なくする、身近な言葉を使い敬語を意識する、というだけでも文章力(わかりやすさ)は確実にアップすると確信しました。第2部交流会は、同じく麹町会館にて、小田氏によるご挨拶と乾杯でスタート。終わったばかりの講演について、それぞれのテーブルで話が弾んでいるようでした。名刺交換や情報交換なども活発に行われていました。お忙しいなか参加いただきましたみなさま、ありがとうございました。次回3月19日(水)開催の「メンタージャム東京」は、日本で最初の”かたづけ士”小松易氏(スッキリ・ラボ代表)を講師にお迎えし~あなたと事務所のビジネスが劇的に変わる!~「仕事力10倍アップの超・オフィス整理術」と題して開催いたします。みなさまのご参加を心よりお待ちしております。