導入を支援しています!こんにちは、クラウドエース編集部です。昨今の社会情勢により、ビジネスにおいてビデオ会議が一つの文化になりつつあります。活用する機会が大幅に増えました。利用しない日がないと言っても過言ではありません。会議をお願いされることがあります。多くのユーザに利用されていることを実感しています。比較すると機能面が非常に優れているため、多くのユーザに支持されているのだと思います。優れている点として、「ブレイクアウトルーム」という機能をよく耳にします。利用しているユーザも多いのではないでしょうか。正式なブレイクアウトルームの機能はありませんが、実は似たようなことを実現することは簡単にできます。許可されていない『ホストによる複数ミーティングの同時開催』ができるので、ホストが全部屋(もしくは任意の部屋)とコミュニケートすることができます。これは全体会議から複数の部屋に分けた後でホストから全員に話しかけたい場合などは非常に便利です。ブレイクアウトルーム風会議を行う方法について解説します。関する記事を数多く公開してきました。おかげさまで、それらの記事は公開以来、多くの注目を集めています。ついて詳しく知りたい方は是非以下の記事もご参考ください。大人数で会議を行う時に途中で小さなグループに別れてディスカッションを行う機会がありませんか?ブレイクアウトルームとは、ビデオ会議の参加者を小さなグループに分割する機能のことです。会議のホストは、会議の途中でチームを分割し、グループディスカッションを行うことができます。図にすると、以下の通りです。一時的にグループに別れてディスカッションを行い、その後全体会議に戻して、各グループの議論結果を発表する。ブレイクアウトルームは、そういった会議の生産性をあげるために利用される機能です。この一連の流れをシームレスに行えるとしたら、ビデオ会議の生産性が上がることは間違いありません。明確に「ブレイクアウトルーム」という機能はありません。利用する場合、他のサービスと併用することでブレイクアウトルームのような運用を行うことができます。除くと、以下2つです。オンラインフォーラムやメールベースのグループを作成するためのサービスです。今回は、会議の参加者をグループ化するために利用します。スケジュール管理アプリケーションです。参加者が会議に参加する入り口として利用します。これらのアプリケーションを使って、ブレイクアウトルームの仕組みを実現します。図にすると以下の通りです。イメージはできたでしょうか?ホスト(主催者)の役割は1と2、参加者の役割は4と5です(3は2を行うと自動実行されます)。実際に手を動かしてみないとイメージができないかもしれませんので、次章では実際に上図の手順を行なってみましょう。カレンダー、ドライブをビジネス向けにパッケージングしたグループウェアです。利用してブレイクアウトルームを実現してみるそれでは、ここまでの説明を踏まえて、実際に「ブレイクアウトルーム」を再現してみましょう。ホスト(主催者)と参加者、2つの視点からブレイクアウトルームの実現方法を説明します。ホスト(主催者)が会議の事前準備を行う会議の準備を行うのは、もちろんホストの役割です。以下の手順に従ってグループ・予定の作成を行なってください。グループで以下グループを作成します。全体会議用のグループ全ての参加者を登録します。ディスカッション用のグループグループ毎に参加者を登録します。カレンダーで予定を登録します。会議のゲストに「全体会議用のグループ」を追加します。会議のゲストに「ディスカッション用のグループ」を追加します。以上で、会議の事前準備は完了です。各会議の予定は参加者にメールで通知されているので、主催者は会議の本番を待つだけです。会議に参加する手順について説明します。以下の手順に従って、会議に参加してください。ログインし、会議の招待メールを開きます。参加する場合は「はい」を押下します。カレンダーから直接行うこともできます。カレンダーに接続し、予定を確認します。「全体会議」と「グループ会議」2つの予定が登録されていることがわかります。