事務の種類・仕事の内容は異なっても、基本的な役割は「その部署本来の仕事を円滑に進められるよう気を配り手伝うこと」ではないでしょうか。目立って功績をあげたり感謝されるわけではないけれど、事務員が存在しないと困ることも多いです。掛け売りで販売したサービスは、毎月〆て請求書を送らなければお金は永遠に入ってきません。入社があったときに担当部署の事務員が必要な手続きを行っているので、社員は社会保険に加入ができて健康保険証を使えます。電話が鳴ったらそれを取って内容を聞き取り、適切な人へ取り次ぐ役目は事務仕事の一つで、相手へ与える印象の良し悪しも変わります。部署を問わず基本的に求められるもの事務職は主役ではなく裏方的な役割だけれど、欠かせない存在なのです。それでは、基本的な事務職の役割を考えたときに、求められるもってなんでしょうか。会社の事業内容について知っているそこで働いているのだから知っていて当たり前だろうと思えますが、実は会社のことをよく知らないことは良くあります。慣れない頃は目の前の仕事をこなすことが精いっぱいかもしれませんが、自分が働いている会社のことを会社のホームページや商品カタログなど一度じっくりと閲覧することをお勧めします。興味をもって、会社の歴史や事業について先輩に質問をしてみましょうね。パソコンを使って依頼された書類作成ができるパソコンを使って書類や資料の作成は主な仕事の一つ。スキルは高ければ高いほうが望ましいですね。タイピングのスピードも速ければ、処理も早くできます。どの程度パソコンが出来れば?ということですが、「●●の書類を作って」と頼まれたとき、Excelなら○○の機能と関数を使えばできそうだとイメージ出来ればいいと思います。普段から、社内に既にある書式を見たり、社外で目にする資料があれば、「どうやって作っているのだろう?」「こんなのが作れたらいいな」と興味を持ち、実際に作ってみるとよいですよ。作りながらExcelやWord等ソフトの機能を覚えることがおすすめです。ビジネス文書のキホンフォーマットについて自分だけでなく部署のスケジュール(予定)も把握しているご自身の担当業務に対してはスケジュール管理ができていても、部署全体のスケジュールについて無関心ではありませんか?部署全体のスケジュール把握しておけば、予定外の仕事が増えそうなタイミングに気づくことができます。チームで業務をすすめているというより業務をそれぞれの担当者が個々に進めている場合でも、仕事はどこかでつながっているので周囲への目配りができる余裕を持ちたいものです。1日または週単位で、「予定外業務をする時間」を確保できるようにスケジュール管理を心がけましょう。臨機応変に対応ができるルーチンワークのイメージが強い事務職ですが、急ぎで対応しなければならない事や過去に経験がない事例に対応しなければならないこともあります。経験が浅いうちは機転を利かせることができなくても、気にしないでくださいね。たくさんの事例に対応して経験を積むことが、臨機応変に対応できる人へ成長する秘訣です。使い分けて管理ができる長く同じ仕事に携わっていると、数年前は有効であったことが今では時代遅れであったり不要なのではないかと思われることがあったりします。仕事そのものは変わらなくても手順を変えなければいけないときもあります。質を高める・時間を有効活用するために、定期的に担当の業務を見直して整理・整頓する習慣を持つことをお勧めします。業務で使う書類やデータも同じように、整理・整頓が必要。分類ルールを決めて、それを守ることが効率化にもつなががり、わかりやすくなると思います。分類は、規則性をもたせる・一定のルールを決めること整理は減らすこと(本当に必要なものを残す)整頓は、あるべき位置に収めることデータについて、ファイル名の先頭を数字(日付や優先度、使用順など)にしておくのがおすすめです。ファイルは年度ごとや内容ごとにフォルダへ分類しましょう。書類は、使う頻度や時期で分類しておくと処理漏れが起こりにくいです。間違って分類してしまうこともあるのでたまに全部出して中身を確認しましょう。わからないことはある程度自分で調べて対応できる先輩社員は後輩社員が入ってきたら、将来その仕事を任せるためやアシスタントとして活躍してもらうために仕事を教えることも大切な仕事です。人が迷ったり躓きやすいポイントを整理して先に伝えてあげることも先輩の役割だと思います。言って後輩(新人)である自分は「何でもかんでも教えてもらえて当然」という姿勢は、ご自身の成長のチャンスを逃しているのと同じではないかと思います。その職場ならではの事柄については都度細かく教わる必要がありますが、調べて解決できることもあるかと思います。教わった仕事をやってみた結果、何が(どこが)わからなくて躓いているのかをはっきりさせてから質問する姿勢が大切です。パソコンの操作がわからないときは、検索で調べて方法を探して実際に試してみるほうが早く覚えるし身につきます。期限があることは間に合わせることが大切なので、躓いて前に進めない時間が長くなりそうなら無理して自分自身で解決しようとせずに聞く。最初のミス後々に響いて最初からやり直しということになる場合もあるので、確認しながら進めていった方がいい場合もあるので、し「このようにやってみたけれど、続けて大丈夫か」「自分は●●と考えてこのようにしました」という中間や結果の報告は忘れないようにしましょう。部署ごとに求められるもの基本的に求められるものの優先順位が部署ごとで異なると考えるとよいかと思います。営業事務では経理事務と比較して、よりスピードと臨機応変さが求められます。外部からの依頼や問い合わせに対応することが多いので、常に優先順位を意識してルーチンの中に予定外の仕事を組み込めることも大切です。逆に経理は、スピードより正確であることが求められます。出納処理や月次決算など期日が決まっていることが多いので、前倒しの処理を心がけて余裕をもって処理する姿勢が大切です。法律が変われば日々の処理に影響がでることもあるので、常に勉強は欠かせません。法務事務や貿易事務など、専門的な知識が必要な事務職については、関連する資格の勉強をしましょう。資格取得を目指すのではなく、日々の仕事の質を高める目的や自身の成長を目指し目的で勉強すると楽しいと思います。その結果、試験を受けてみるのも良いですね。合格すれば、より一層、仕事の楽しさにも気付けるでしょう。事務職は適性が必要?「私はじっとしているのが苦手なので、デスクワークは無理。