商品名や販売先、産地コードなど、ほとんどの入力項目はタッチ操作で選ぶだけでキーボード操作は不要。会社の基幹システムからマスターデータを読み込むのでいつでも最新のリストになっている。拠点を構える、加賀野菜を中心とした青果の仲卸業者。時に始まる競りで青果を買い付け、スーパーマーケットなどの小売店に販売している。事務員の負担となっていたという。導入の発案者は、取締役の北形典子氏だ。手作業に頼っていた伝票処理が限界に「以前から会社全体の仕入れや売上のデータを管理するために基幹データベースシステムを導入していました。売上データ集計までの流れは次のようだったという。営業担当者は競り場で、売り買いした青果の数や金額を、立ったままでメモに走り書きする。目まぐるしく展開する競りの最中に記されるメモは書いた人にしか判読できないラフなものも多い。時過ぎに競り場での仕事が終わると、メモから専用の伝票用紙に手書きで転記する。記入する項目は、商品名や産地、個数(または重さ)、サイズ、金額などだ。そこからは事務員の仕事だ。センチ近くにもなる伝票を一枚一枚繰りながら、パソコンで基幹システムに入力する。時間続けて入力をするので、腕がパンパンになります。日の仕入れと売上を集計できる。それから正式伝票の発行など、すべての経理事務が完了するのは夕方だ。採用の経緯メモの内容を手書きで伝票に転記し、それをさらにパソコンで手入力する。この煩わしい手間を解消したい。それが、北形氏の願いだった。営業担当者にパソコンでの入力は任せられない。存在を知ったことで、これならとひらめいた。伝票入力システムの開発プロジェクトがスタートすることになった。採用はベストの選択だと思いました。システム自体のロジックはシンプルですが、今回最も気を配ったのはインタフェース部分です。実際に入力を行う営業担当者の皆さんはパソコンに不慣れなうえ、年齢層も高いため、誰でも使えるわかりやすいインタフェース作りを心掛けました」と開発当時を振り返る。導入を初めて聞いたときは「北形さんたち事務員の仕事を楽にできるし、りくつなあ(理に適っている)」とは思ったが、その反面、「学校を卒業してずいぶん経っているし、パソコンも使えない私たちが、今から覚えられるかな」と不安もあったという。画面イメージを確認できるプロトタイプを開発した。その使いやすさやわかりやすさに、営業担当者たちもひと安心したという。か月を掛けて、丸友青果からのフィードバックを反映したインタフェースデザインの変更とブラッシュアップを重ねた。か月半で本稼働までこぎつけたのだ。文字を大きくしカーソルエリアも広く確保。接続のテンキーも用意した。伝票入力システムから基幹システムへのデータの流れはこうだ。伝票入力を終えると、データを事務所のパソコンに送信する。画面から送信ボタンをタップするだけだ。接続されており、事務所とは別棟の営業部からもデータ転送できる。データを受け取ると事務所のプリンターに担当者別リストを出力する。日の自分の売上がその場で確認でき、伝票の付け忘れがないかダブルチェックもできる。基幹システムに送るデータを準備する。立ち上げ、ボタンをひとつクリックするだけだ。基幹システムへの取り込みもメニューから選ぶだけで完了する。これで売上データがすべて基幹システムに入り、経理事務を進められる。260%システムのカットオーバーにあたっては、営業担当者にわずか数ページの説明書を配布し、簡単な説明会を開いただけで、特別な研修は一切しなかった。週間が経っても使い方についての問い合わせは特になかったため、「もしかすると、もう使うのを止めてしまったのでは」と若林氏は危惧したが、実際はその正反対で、インタフェースがシンプルでわかりやすいため、問い合わせるまでもなかったのだ。伝票入力を始め、すぐに慣れたという。なっています」と、パソコンはもちろん、携帯メールさえしないという営業担当者も、実にリズミカルに入力している。時間以上かかっていましたが、今ではボタンひとつで終わります。万円くらいコストが抑えられています」という。納品書や送り状の作成を省力化することだ。データベースに必要なデータはすべて入っているのでかなりの部分を自動化できるという。利点のひとつは、今動いているシステムを使いながら新しい機能を追加してどんどんシステムを拡張していくことができるところです。」という若林氏の返事に、北形氏は目を輝かせる。活用していきたいと考えるようになったという。「ただ仕入れて売るだけではなく、生産者と小売業者をより良く結ぶ様々な提案をしていきたいと考えています。加賀野菜や能登野菜などを生産している小規模農家の作物は、小ロットのため流通にのせるのは難しいのですが、レシピや生産者情報などの付加価値をうちが提供することで販路拡大に貢献できればいいなと思っています。組み合わさったことで、活気にあふれる未来が丸友青果には広がった。この事例のビデオをこちらからご視聴いただけます。月に公開したお客様事例を再掲したものです。*写真のみを記事告知目的以外で転用することはご遠慮ください。